Zasady (polityka) rachunkowości

(1)

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 47 Rektora AGH z dnia 29 grudnia 2010 r.

Zasady (polityka) rachunkowości

dla projektów realizowanych z udziałem środków

Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych.

(2)

WSTĘP.

W związku z realizacją projektów z udziałem środków zagranicznych tj. Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych środków pochodzenia zagranicznego wprowadza się zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r.,Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Projekty realizowane są w oparciu o następujące podstawowe akty prawne zewnętrzne i wewnętrzne, w szczególności :

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz.

1223, z późn. zm.),

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 z 2009 r., poz.

1240)

- ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164, poz.

1365, z późn. zm.),

- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. nr 246 z 2006 r., poz.1796),

- ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655, z późn. zm.),

- Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013, Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych wprowadzonych na podstawie ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658),

- Zarządzenia Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej dotyczące zasad realizacji inwestycji finansowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych.

Realizowane projekty są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programów Ramowych, Programów Operacyjnych lub innych środków pochodzenia zagranicznego oraz środków budżetu państwa.

Za realizację danego projektu odpowiada Kierownik projektu.

(3)

Polityka (zasady) rachunkowości obowiązuje w okresie realizacji projektów, zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów i ewentualnych aneksów. Zasadnicze zmiany do niniejszej polityki wprowadzane będą w trybie zarządzeń zmieniających.

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są w walucie polskiej, w złotych i groszach oraz z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej. Księgi prowadzi się przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, do których zalicza się:

- dowody obce w postaci faktury VAT, rachunku lub noty księgowej, - dowody własne w postaci noty księgowej, faktury wewnętrznej,

- rozliczenie kosztów podróży (wnioski i rozliczenie delegacji z załączonymi dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatku),

- wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu, - polecenia księgowania (PK),

- listy płac pracowników zatrudnionych na umowę o pracę/umowę cywilnoprawną, - rozdzielniki płac

Dowody księgowe podlegają:

1) oznaczeniu symbolami cyfrowo-literowymi odrębnymi dla każdego dokumentu przy rejestracji dokumentu (dokumenty zewnętrzne) a następnie pozycją księgową narzucaną przez system księgowy (FK),

2) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na których mają zostać zaksięgowane. Dekretu nie zawierają listy wypłat i dokumenty źródłowe, w oparciu o które listy powstają (umowy, rachunki). Przyjęty system Finansowo - Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe. Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekty błędnego księgowania za pomocą dokumentu źródłowego lub PK w następujący sposób:

(4)

- zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) korygującymi błędne księgowania po odwrotnych stronach kont,

- zapisami ujemnymi (tzw. storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po tych samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych dodatnich zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach.

Koszty w projekcie uznaje się za kwalifikowane lub niekwalifikowane zgodnie z zawartą umową o realizację projektu i szczegółowym budżetem projektu.

Dowody zaksięgowane w danym dniu tworzą dziennik obrotów. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.

Przetwarzanie dokumentów w cyklu miesięcznym pozwala na uzyskanie kompletu następujących wydruków:

- bilans otwarcia,

- dokumenty miesiąca obliczeniowego, - obroty i salda kont syntetycznych,

- obroty miesięczne oraz salda kont analitycznych,

- tabulogramy obrazujące koszty według rodzajów i jednostek ewidencyjnych na poszczególnych kontach układu kalkulacyjnego oraz dochody według rodzajów i jednostek organizacyjnych (MPK),

- kontrahentów rozliczonych i nierozliczonych na koniec miesiąca.

Analiza poprawności zapisów księgowych na poszczególnych kontach kosztowych i rachunkach bankowych dokonywana jest na podstawie wydruków analitycznych danego projektu. Archiwizacja zbiorów przeprowadzana jest na dzień B.O., na dzień zamknięcia poprzedniego miesiąca oraz zbiorów bieżących za dany dzień.

Eksploatowany system FK posiada opcję równoległego wprowadzania danych dotyczących miesiąca bieżącego i miesiąca następnego, co pozwala na skrócenie czasu przetwarzania dowodów księgowych za określony miesiąc sprawozdawczy oraz umożliwia zachowanie terminowości ewidencji.

(5)

I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.

Rokiem obrotowym dla projektu jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, tj. 31 grudnia każdego roku, który jest dniem bilansowym.

Dane finansowe z realizacji projektu niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz w terminach określonych zapisami umowy lub kontraktu.

I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Administracji Centralnej – w Pionie Kwestury, w Krakowie przy Al. A. Mickiewicza 30.

I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w oparciu o:

1. System Finansowo - Księgowy (FK) autorstwa firmy „SUPRA” sp. z o.o., który jest systemem autonomicznym, mogącym współpracować z innymi systemami zawierającymi informacje księgowe. System przewiduje rejestrację danych źródłowych, przetwarzanie ich w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów użytkowych oraz archiwizację zbiorów systemu.

Rejestracja danych źródłowych prowadzona jest na stanowiskach komputerowych pracujących w sieci i polega na księgowaniu operacji gospodarczych na kontach. System FK tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie kadrowo- płacowym.

2. System Ewidencji Środków Trwałych obejmuje:

- ilościowo-wartościową ewidencję analityczną środków trwałych, umorzenia według grup rodzajowych GUS i jednostek organizacyjnych,

- naliczanie amortyzacji i umorzenia środków trwałych oraz wnip od miesiąca następnego po dacie przyjęcia na stan do czasu zrównania umorzeń z wartością początkową,

- środki trwałe niskocenne o wartości poniżej 3500 zł objęte są ewidencją poza systemem i podlegają jednorazowej amortyzacji. Ewidencję prowadzi Dział Księgowości Majątkowej.

System pozwala na sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych według poszczególnych grup klasyfikacji rodzajowej oraz rodzajów ich przychodu i rozchodu. Jest

(6)

powiązany z systemem FK. Jednostki organizacyjne AGH prowadzą ewidencję w książkach inwentarzowych w formie elektronicznej lub papierowej.

Ewidencją nie objęte są rzeczowe składniki majątku, których równowartość odpisuje się bezpośrednio w koszty, w szczególności:

- szkło laboratoryjne, które ulega szybkiemu zużyciu lub uszkodzeniu w warunkach intensywnego wykorzystania w realizacji projektu,

- przedmioty, drobne narzędzia i materiały w odniesieniu do których nie jest ekonomiczne i merytorycznie zasadne objęcie ich ewidencją.

I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych.

Wycenę aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych przeprowadza się :

1) na dzień bilansowy według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty obowiązującego na ten dzień,

2) w ciągu roku obrotowego:

a) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie PLN, operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia,

b) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie obcej (np. euro) operacje gospodarcze polegające na:

- wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowanej zleceniem płatniczym,

- zapłacie zobowiązania kontrahentowi zagranicznemu za zakup towaru lub usługi na podstawie faktury,

- dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej poleceniem wyjazdu, - wpływie środków od kontrahenta zagranicznego, przelicza się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs, - refundacji wydatków w walucie PLN lub obcej według kursu kupna lub sprzedaży banku z którego usług korzysta Uczelnia.

(7)

II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych II.1. Zakładowy plan kont

W celu realizacji projektów zgodnie z ZPK prowadzi się ewidencję na wydzielonych kontach analitycznych w oparciu o numer wewnętrzny (sygnaturę) projektu nadany przez odpowiednią jednostkę organizacyjną , na który składa się:

- numer jednostki realizującej projekt, - numer wewnętrzny projektu.

Ewidencja kosztów projektu na wyodrębnionym koncie dotyczy wyłącznie kosztów kwalifikowanych. Koszty kwalifikowane są kosztami bezpośrednimi projektu, mogą nimi być również koszty pośrednie rozliczane ryczałtem jeżeli wynika to z wytycznych w zakresie wydatków projektu i zawartej umowy.

Ze względu na uproszczenie procedur w Zakładowym Planie Kont nie wyodrębniono dla projektów kont w zespole 2 „Rozrachunki i roszczenia" oraz kont w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie".

Wyodrębnione konta księgowe analityczne przedstawiają się jak niżej:

Konta bilansowe Symbol kont

syntetycznych

Symbol kont analitycznych

Nazwy kont

Zespół 0 - Aktywa trwałe 080 ^xxx¹^xxxx²^x³⁰⁰

1 -źródło finansowania 2 –kolejny numer inwestycji 3 – koszty kwalifikowane projektu„0”

- koszty niekwalifikowane „1”

Wydatki inwestycyjne finansowane i współfinansowane ze środków F. Strukturalnych - środki trwałe

w budowie

081 ^xxx¹^xxxx²⁰⁰⁰

1 – jednostka realizująca projekt

2 – nadany numer projektu

Wydatki na zakup (montaż) środków trwałych i wnip tzw. aparatury w projektach badawczych

Zespół 1 - Środki pieniężne, rachunki bankowe

135 Rachunki bankowe krajowych środków pieniężnych dot. projektów inwestycyjnych w tym z Funduszy Strukturalnych

Xxx D xx¹

1 – oznaczenie dwucyfrowe

Ewidencja analityczna wg kolejnego numeru trzycyfrowego przypisanego do projektu

Dodatkowo wydzielony rejestr dla odpowiedniego księgowego konta bankowego

(8)

136 Rachunki bankowe walutowe, w tym dla projektów badawczych UE

Xxx G, H xx¹

139 Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych w tym dla projektów badawczych z Funduszy Strukturalnych

Xxx C xx¹

Zespół 5 - Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

501 xxx¹ xxxxx² xx³

1 – oznaczenie cyfrowe wydziału 2 – nadany unikalny numer działania 3 – rodzajnik kosztów prostych jak w zespole

„4”

Koszty działalności badawczej, projekty krajowe Projekty finansowane przez UE w ramach Programów Ramowych i F. Strukturalnych

1 – oznaczenie cyfrowe wydziału 2 – nadany unikalny numer działania 3 – rodzajnik kosztów prostych jak w zespole

„4”

Koszty działalności dydaktycznej finansowanej przez UE (Erasmus, Sokrates, Leonardo da Vinci, inne) oraz projekty edukacyjne finansowane w ramach POKL (Fabryka Inżynierów, Kierunki Zamawiane, studia podyplomowe i inne)

521 Koszty wydziałowe jednostek rozliczane schematem na

poszcz. rodzaje działalności i korygowane wg sporządzonych kalkulacji

Zespół 7 - Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

1 – oznaczenie cyfrowe wydziału

2 – nadany unikalny numer projektu jak przy „5”

3 – tytuł przychodu

Przychody działalności dydaktycznej ( konto 502)

3 – tytuł przychodu

Przychody działalności badawczej ( konto 501)

3 – cyfry zerowe

Koszt własny działalności dydaktycznej ( konto 502)

3 – cyfry zerowe

Koszt własny działalności badawczej ( konto 501)

Zespół 8 - Kapitały, Fundusze, Rezerwy, Wynik finansowy

(9)

845 xx –analityka wg tytułów przychodów Rozliczenia międzyokresowe przychodów

Konta pozabilansowe Symbol kont

syntetycznych

Symbol kont

analitycznych Nazwy kont

891

xxx¹ xxxx²

1- jednostka

2- numer projektu

Składniki majątku rzeczowego tzw. aparatura specjalna zakupione ze środków prac badawczych o wartości powyżej 3500,-

892 j.w.

Składniki majątku rzeczowego tzw. aparatura specjalna zakupione ze środków prac badawczych o wartości poniżej 3500,-

899 Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych

Ze względu na różnorodność zadań realizowanych w projektach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko, w celu ich prawidłowego ujęcia w ewidencji księgowej dany projekt księguje się w dwóch zespołach. Część projektu dotycząca zadań związanych z obsługą i zarządzaniem projektem ewidencjonowana jest w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", zespole 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie", zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem"

oraz zespole 8 „Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy". Część projektu dotycząca zadań związanych z budową oraz zakupem sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego zaliczanych do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. nr 54 z 2000r., poz. 654 z późn.zm.- art.16d, ust.1) ewidencjonowana jest w zespole 0 „Aktywa trwałe".

Konto 080 - Wydatki inwestycyjne.

Na koncie ewidencjonuje się koszty modernizacji istniejących budynków, nowych inwestycji budowlanych, zakupy środków trwałych i koszty ulepszenia istniejących środków trwałych.

Konto 080 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji rozpoczętych.

(10)

Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji, na podstawie dokumentu OT. Budynki i budowle są umarzane. Zakupione składniki majątku trwałego rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni na podstawie dokumentu OT. Są one amortyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do używania. Kwalifikowanie poniesionych kosztów realizowanych projektów do wydatków inwestycyjnych odbywa się na podstawie podpisanych umów o realizację projektów i ich szczegółowe budżety.

Konto 081 – Wydatki na zakup lub budowę środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych tzw. aparatury w projektach badawczych finansowanych z Funduszy Strukturalnych.

Na koncie ewidencjonuje się koszty budowy i zakupu środków trwałych tzw. aparatury wykorzystywanej do realizacji prac badawczych.

Konto 081 może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które oznacza poniesione koszty na budowę lub montaż środka trwałego. Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji, na podstawie dokumentu OT. Podlegają amortyzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do użytkowania.

Typowe zapisy na stronie Wn konta 080, 081

Lp. Treść operacji Konto

przeciwstawne 1. Koszty budowy i montażu oraz zakupów środków

Trwałych, wnip związanych z realizacją projektu

242 I , 202, 203DL

Typowe zapisy na stronie Ma konta 080, 081

przeciwstawne 1. Wartość uzyskanych z inwestycji i przyjętych do użytkowania:

- środków trwałych

- wartości niematerialnych i prawnych

011, 020 poprzez konto 084 –

rozliczenie inwestycji

(11)

Konto 135,136,139 - Rachunki bankowe.

Na koncie ewidencjonuje się środki otrzymane od Instytucji Zarządzających, Wdrażających, Pośredniczących lub Koordynatorów projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach programu operacyjnego oraz wszystkie operacje finansowe związane z realizacją projektów. Ewidencję szczegółową prowadzi się odrębnie dla każdego realizowanego projektu.

Typowe zapisy na stronie Wn konta 13*

Lp. Treść operacji Konto przeciwstawne

1. Wpływ środków na realizację projektu na konto bankowe 845

2. Wpływ środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni, refundacja wydatków niekwalifikowanych

145

3. Naliczone przez bank odsetki (z reguły dodatnie odsetki nie stanowią przychodu projektu, jednak mogą stanowić podstawę do obniżenia o ich wartość przekazywanych transz środków)

Dodatnie różnice kursowe

845

750

Typowe zapisy na stronie Ma konta 13*

przeciwstawne 1. Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom

w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) Projektu

845

2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków Zespół 4, 234

3. Zapłata zobowiązań krajowych i zagranicznych 202, 203 DL,

242 I

4. Wypłata wynagrodzeń dla osób realizujących zadania w projekcie 249

5. Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni, zwrot środków

z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni 145

6. Ujemne różnice kursowe 751

(12)

Konto Zespół „5” - Koszty operacyjne działalności dydaktycznej 502 oraz działalności badawczej 501.

Na kontach zespołu „5” ewidencjonuje się koszty projektów realizowanych w ramach działalności dydaktycznej i badawczej. Większość europejskich programów dydaktycznych ewidencjonowana jest na koncie 502, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności dydaktycznej. Na koncie 501 ewidencjonowane są koszty związane z działalnością badawczą dotyczącą zarówno projektów krajowych jak i europejskich realizowanych w ramach Programów Ramowych i Funduszy Strukturalnych. Projekty wykonywane są na podstawie zawartych umów lub kontraktów, które zawierają szczegółowe warunki ich realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Dział Programów Międzynarodowych i Centrum Transferu Technologii wewnętrzna sygnatura stanowiąca symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

Typowe zapisy na stronie Wn konta zespołu „5”

L.p. Treść operacji Konto

przeciwstawne

1. Przeniesienie kosztów prostych z zespołu 4 490

2. Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521

Typowe zapisy na stronie Ma konta zespołu „5”

L.p.

Treść operacji Konto

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Zespół „7”

Konta zespołu „7” - Przychody działalności dydaktycznej i badawczej (720, 721).

Na koncie ewidencjonuje się przeniesienie z konta 845 przychodów poszczególnych działalności w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

L.p.

Treść operacji Konto

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym wg stanu na 31.12 danego roku 865

(13)

Konto zespołu „7”- Koszt własny działalności dydaktycznej i badawczej (726,727).

Na koncie ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich projektów wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występują) z kont zespołu „5” ( 501, 502) oraz rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje).

Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

Konto 845 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Na koncie ewidencjonuje się wpływy środków na realizację zadań w projektach finansowanych ze źródeł zagranicznych. Środki przekazane w walucie obcej przelicza się według przyjętych metod wyceny walut obcych, w podziale na rodzaje projektów. Środki niewykorzystane w danym roku bilansowym stanowią przychód następnego roku. Konto 845 może wykazywać wyłącznie saldo Ma. Analitykę do konta prowadzi się ze względu na źródło finansowania projektu.

Lp. Treść operacji _Konto

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 845

1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych

501, 502

2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551

1. Przeniesienie kosztów w zamknięciu rocznym wg stanu na 31.12. danego roku 490

(14)

Konto 295 (pozabilansowe) – Wkład własny do projektów.

Konto pozabilansowe, na którym ewidencjonuje się wkład własny do projektów realizowanych, w szczególności ze środków Unii Europejskiej wg jednostki i numeru projektu.

Konto 891, 892 ( pozabilansowe) - Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych.

Konto pozabilansowe, na którym ewidencjonuje się między innymi składniki majątkowe, a także inne wydatki, w tym cross-financing zakupione ze środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych, służące i niezbędne do realizacji określonych zadań w projektach.

Ich równowartość obciąża w całości koszty poszczególnych projektów. Składniki majątkowe po zakończeniu projektu są przyjmowane w wartości przeszacowanej na stan ewidencyjny Uczelni jako środki trwałe lub niskocenny majątek rzeczowy i obejmowane są ewidencją analityczną. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest dla każdego realizowanego projektu.

Konto 899 - Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych.

Konto stosuje się z uwagi na to, że system ewidencji księgowej FK przewiduje dwustronny zapis zarówno na kontach bilansowych jak i pozabilansowych. Jego saldo powinno być równe różnicy sald Wn i Ma kont pozabilansowych po stronie przeciwnej.

Typowe zapisy na stronie Wn konta 845

1. Przeniesienie wykorzystanych środków na przychody 720, 721

2. Przekazanie środków partnerom realizującym projekt 13*

3. Przeniesienie różnic pomiędzy kosztami a środkami 761

4. Ujemne różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 751, 145

Typowe zapisy na stronie Ma konta 845

1. Wpływ środków na realizację projektów, naliczone odsetki 13*

2. Zwrot niewykorzystanych środków 145

3. Dodatnie różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 750, 145

(15)

III. Kwalifikowanie wydatków i zatwierdzanie dokumentacji księgowej.

III.1. Wydatki uznaje się za kwalifikowane jeżeli są:

- niezbędne do realizacji projektu,

- zostały uwzględnione w budżecie projektu,

- są zgodne z regulacjami prawa Unii Europejskiej i prawa krajowego,

- zostały poniesione po podpisaniu umowy z instytucją finansującą chyba, że zasady realizacji

projektu stanowią inaczej,

- są odpowiednio udokumentowane, - potwierdzone zapłatą.

Odpowiedzialność za zakwalifikowanie wydatku w koszty projektu oraz zgodność z budżetem i harmonogramem projektu ponosi Kierownik projektu.

Każdy dokument stanowiący dowód księgowy powinien być opisany w sposób umożliwiający ustalenie bezpośredniego związku wydatku z realizowanym projektem. Opis powinien zawierać elementy określone w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków.

Dowód księgowy powinien zawierać ponadto:

- wskazanie trybu zamówień publicznych, w jakim został dokonany zakup, - dekret księgowy i numer rejestru VAT, pod którym ujęto fakturę,

- dla dokumentów w walutach obcych, średni kurs NBP i wartość w PLN na potrzeby ewidencji księgowej kosztu oraz kurs z dnia dokonania płatności na potrzeby rozliczenia wydatku we wnioskach o płatność,

- podpisy kierownika projektu i kierownika jednostki organizacyjnej, - wskazanie rachunku bankowego w celu realizacji płatności.

III.2. Podatek VAT.

W celu właściwego rozliczenia podatku VAT w projektach, odliczanego w całości, w części lub nie odliczanego prowadzi się odrębny dla każdego projektu rejestr zakupu VAT, również w przypadku importu usług lub nabycia wewnątrzwspólnotowego towarów (WNT) na podstawie faktur wewnętrznych.

(16)

III.3. Umowy o pracę i cywilno-prawne.

Umowy o pracę i umowy cywilno-prawne zawierane na okres realizacji projektu powinny zawierać numer projektu, akronim i źródło finansowania umowy ze wskazaniem rachunku bankowego.

Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyłącznie do realizacji projektu lub oddelegowanych do realizacji projektu, Dział Kadrowo-Płacowy na podstawie wniosków jednostek organizacyjnych realizujących projekt, sporządza oddzielną listę płac.

Dla innych pracowników Uczelni, którym powierzono realizację prac związanych z projektem są sporządzane rozdzielniki płac, w których jednostka organizacyjna podaje szczegółowe wyliczenie kosztów wynagrodzeń. Podpisane przez kierownika projektu, upoważnionego przez kwestora pracownika i zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej, stanowią wewnętrzny dowód księgowy.

IV. Realizacja płatności projektu.

Realizacja płatności dotyczących wydatków kwalifikowanych projektu lub płatności na rzecz partnerów następuje z wydzielonych rachunków bankowych. W odniesieniu do projektów, w których w umowie przewidziane są zaliczki, otwierane są dwa rachunki bankowe:

zaliczkowy i refundacyjny. W przypadku gdy z umowy o dofinansowanie wynika obowiązek otwarcia odrębnych rachunków zaliczkowych dla środków strukturalnych i środków z budżetu państwa, dodatkowo otwierane są odrębne dwa rachunki bankowe przeznaczone na wpłaty zaliczek.

Rachunki bankowe dla każdego projektu otwierane są na wniosek kierownika projektu, poprzez Dział Finansowy w banku obsługującym Uczelnię. Wniosek o otwarcie rachunku podpisuje kierownik projektu i kierownik jednostki organizacyjnej.

Wpłaty na rachunki mogą pochodzić wyłącznie z instytucji finansującej lub lidera/koordynatora. Z rachunków zaliczkowych projektu mogą być dokonywane płatności wyłącznie dotyczące kosztów kwalifikowanych. Dla projektów, dla których instytucja finansująca dopuszcza zasilenie rachunku projektu z własnych środków, jest otwierany tylko jeden rachunek bankowy.

(17)

V. Zasady ewidencji kosztów zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w projektach dydaktycznych lub badawczych.

W przypadku projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych przyjmuje się następujące zasady ewidencji zgodne z przepisami krajowymi i przepisami wewnętrznymi stosowanymi w Uczelni:

- koszty związane z zakupem urządzeń, wyposażenia, itp. zaliczanych do środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza wartości określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (tzw. jednorazowa amortyzacja) i ewidencjonuje się na koncie 013. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we wszystkich projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych,

- koszty związane z zakupem programów komputerowych, których wartość początkowa nie przekracza wartości określonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d, ust.1) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania i ewidencjonuje się jako koszty usług obcych. Taki sposób ewidencji przyjmuje się we wszystkich projektach realizowanych z udziałem środków zagranicznych, - koszty nabycia sprzętu, oprogramowania, licencji, itp. zaliczane do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych (w tym cross-financing), których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art.16d,ust.1), a są niezbędne i wykorzystywane bezpośrednio do wykonania określonych zadań w projektach zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w całości w miesiącu oddania ich do używania.

Koszty te ujmuje się w księgach jako aparaturę specjalną zgodnie z zapisami wynikającymi z ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 96, poz.

615). Składniki majątkowe podlegają przez cały okres realizacji projektów ewidencji na koncie pozabilansowym 891 i 892 a po zakończeniu projektu są przyjmowane na stan ewidencyjny majątku rzeczowego Uczelni na podstawie protokołu przyjęcia. Taki sposób ewidencji środków trwałych przyjmuje się w projektach realizowanych w ramach Programu

(18)

Operacyjnego Kapitał Ludzki, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej.

W projektach badawczych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko koszty ewidencjonowane są w zespole 0 „Aktywa trwałe", na koncie 081. Środki trwałe przyjmowane są na stan majątku rzeczowego Uczelni na podstawie druku OT i podlegają amortyzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi zasadami. W przypadku urządzeń stanowiących część innego urządzenia, o zaliczeniu bądź do kategorii aparatury, bądź do kategorii materiałów i surowców decyduje możliwość samodzielnego ich wykorzystania. Środki trwałe wykorzystywane w projekcie do celów badawczych zaliczane są do kategorii aparatury. Jeżeli stanowią jeden z elementów innego urządzenia – np. modelu, czy nieprzydatnego komercyjnie prototypu, zaliczane są do kategorii materiałów i surowców.

W przypadku gdy zakupu środka trwałego dokonuje się ze środków projektu, amortyzacja obciąża koszty wydziałowe a do wysokości amortyzacji przenoszona jest kwota z rozliczeń międzyokresowych przychodów w pozostałe przychody operacyjne.

Koszt amortyzacji urządzeń zakupionych z własnych środków jednostki organizacyjnej (fundusz inwestycyjny jednostki), wykorzystywanych do realizacji zadań może być zaliczony do kosztów kwalifikowanych projektu w proporcji, w jakiej środek trwały lub wartości niematerialne i prawne są wykorzystywane do realizacji projektu.

Przeksięgowanie amortyzacji w koszty projektu odbywa się na podstawie rozdzielnika kosztu amortyzacji przygotowanego przez daną jednostkę organizacyjną. Zakup środków trwałych w takim przypadku nie może być sfinansowany z innej dotacji wspólnotowej lub krajowej.

VI. Zasady ewidencji kosztów pośrednich.

Koszty pośrednie stanowią koszty wydziałowe jednostek organizacyjnych i koszty ogólnouczelniane. Kosztami pośrednimi są koszty, których nie można bezpośrednio przypisać do poszczególnych zadań realizowanych w ramach projektu. Zalicza się do nich, w szczególności:

1) koszty zarządu, obsługi księgowej i administracyjnej, 2) koszty materiałów i wyposażenia,

3) koszty utrzymania pomieszczeń, w tym media,

(19)

4) koszty pozostałych usług (pocztowe, telefoniczne, kurierskie, kserograficzne, ubezpieczeń majątkowych itp.).

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Operacyjnych, Funduszy Strukturalnych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują występowanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, na podstawie opracowanej metodologii i procentowego limitu wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu, są księgowane przy sporządzeniu rozliczenia do jednostki finansującej. Księgowaniu podlegają koszty pośrednie w podziale na koszty pośrednie wydziałowe, koszty pośrednie ogólnouczelniane, w proporcji ustalonej indywidualnie dla danego projektu. Refundacji kosztów pośrednich z rachunku projektu na konto bankowe ogólne Uczelni dokonuje się na wniosek kierownika projektu.

W przypadku gdy nie jest możliwe ryczałtowe naliczenie kosztów pośrednich, księguje się udokumentowane poniesione rzeczywiste koszty ogólne. Ewidencji służy wydzielone subkonto w ramach nadanego numeru projektu.

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej lub innych, w sytuacji gdy założenia programu przewidują występowanie kosztów pośrednich, Uczelnia rozlicza koszty pośrednie stosując ryczałt, w wysokości określonej przez wytyczne, w zależności od typu projektu.

VII. Zasady ewidencji przychodów.

Wpływ środków pieniężnych na realizację projektów realizowanych z udziałem środków zagranicznych ewidencjonuje się na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów"

w miesiącu ich otrzymania. Równolegle do ponoszonych kosztów przenoszone są w okresach rozliczeniowych projektu na przychody, na odpowiednie konta w zależności od rodzaju projektu. Na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów" ewidencjonuje się również odsetki od środków zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych projektów, które z reguły nie stanowią przychodu projektu, niemniej jednak mogą stanowić podstawę do obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz środków.

Przychody z operacji finansowych ewidencjonuje się na koncie 750, a pozostałe przychody operacyjne na koncie 760.

(20)

VII. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych.

Ze względu na bezpieczeństwo danych, dostęp do systemu jest ograniczony. Posiadają go upoważnieni w jednostkach i komórkach organizacyjnych pracownicy, którzy są jedynymi uprawnionymi użytkownikami w danej jednostce zobligowanymi do zachowania zasady poufności informacji. Dostęp do systemu wymaga podania własnego loginu i hasła.

Dokumenty księgowe związane z realizacją projektów przechowywane są w Samodzielnej Sekcji Rozliczeń Programów Międzynarodowych, Dziale Finansowym i Dziale Kadrowo- Płacowym. Pomieszczenia, w których przechowuje się dokumenty zamykane są na klucz.

IX. Okres przechowywania dokumentów.

Dokumenty przechowuje się przez okres czasu wynikający z wytycznych, zgodnie z przepisami szczegółowymi dotyczącymi Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych.

X . Udostępnianie danych i dokumentów.

Dowody księgowe, księgi rachunkowe oraz inne dokumenty związane z realizacją projektów udostępniane są do wglądu osobom upoważnionym, zarówno na potrzeby wewnętrzne Uczelni jak i potrzeby związane z przeprowadzeniem audytu. Kserokopie dowodów księgowych i innych dokumentów niezbędnych w procesie realizowania i rozliczania projektów udostępniane są po podpisaniu „za zgodność z oryginałem" przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa.