ZAPYTANIE OFERTOWE*
(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych - Dz. U. z 2018 r. poz. 1986)
Zamawiający:
Gmina Suwałki ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki
Osoba upoważniona do kontaktów: Emilia Leszczyńska fax: 875659300, e-mail:
sekretariat@gmina.suwalki.pl
I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, ich ewentualnych zwrotów oraz realizowanie przekazów pocztowych na rzecz Gminy Suwałki i jej jednostek organizacyjnych
2. Obsłudze będą podlegały:
Urząd Gminy Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki
Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki
Szkoła Podstawowa im. Papieża Jan Pawła II w Nowej Wsi, Nowa Wieś 40 A, 16-402 Suwałki
Szkoła Podstawowa im. 2 Pułku Ułanów Grochowskich w Przebrodzie, Przebród 15, 16-402 Suwałki
3. Przez przesyłki i przekazy pocztowe rozumie się:
1) przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000 g (gabaryt A i B):
a. zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,
b. zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
c. polecone - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem w obrocie krajowym i zagranicznym.
d. polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym ,
e. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym , f. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym.
g. z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.
Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:
minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.
Gabaryt B
minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,
maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
2) Paczki krajowe i zagraniczne o wadze do 10 kg (gabaryt A i B):
a. ekonomiczne - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii b. priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii,
c. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO).
Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:
minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm. maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości: 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.
Gabaryt B
minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm,
maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
3) Przekazy pocztowe krajowe –polecenie doręczenia adresatowi określonej kwoty pieniężnej przez operatora pocztowego
4. Usługa nadawania przekazów pocztowych będzie usługa komplementarną i będzie obejmowała wszystkie czynności związane z dostarczeniem przekazu pieniężnego Adresatowi lub zwrot do zasobów Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, w sytuacji niemożliwości dostarczenia.
5. Kwoty przekazów dotyczyć będą świadczeń z zakresy pomocy społecznej, ze świadczeniami rodzinnymi oraz dodatkami mieszkaniowymi.
6. Nadawanie przekazów odbywać się będzie za pomocą książki nadawczej bądź formularza sporządzonego w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz wraz z przekazami pocztowymi będzie otrzymywał Operator, a kopię otrzyma Zamawiający. Blankiety przekazów papierowych będą dostarczane bezpłatnie przez Operatora.
7. Zamawiający dokona z góry wpłat kwot przekazów dla klientów Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej na rachunek bankowy podany przez Operatora w umowie.
8. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), Operator będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów, trybów i na zasadach, określonych w przepisach:
- ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) (tj. Dz.U.
z 2017 r., poz. 1257),
- ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 800),
- ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2018 r., z poz.
1360),
- ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2017 r, poz. 1481) (art. 17).
9. Mając na uwadze specyfikę wykonywanych zadań Zamawiający przewiduje, iż z generowanych przesyłek listowych doręczanie pism urzędowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – w trybie przepisów ustawy KPA oraz ordynacji podatkowej, stanowi około 85 % całości wysyłanej korespondencji. Dla w/w przesyłek wymagane jest potwierdzenie ich nadania z mocą
dokumentu urzędowego, zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 29 grudnia 2012 r. Prawo pocztowe.
10. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Operatora do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
11. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego.
12. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a. dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Operatora w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b. dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Operatora w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Operatorowi ich doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
14. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona.
Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uszkodzeniem przesyłki w czasie przemieszczania.
15. Operator zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, z Biura Obsługi Interesanta zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego w Suwałkach przy ul. Świerkowej 45 od poniedziałku do piątku w godzinach między 9°°-11°°.
16. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.
17. Operator zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru dla przesyłek nadanych na zasadach ogólnych w obrocie krajowym i zagranicznym.
18. Operator musi umożliwić nadanie we wskazanych placówkach pocztowych przesyłek i przekazów dostarczanych samodzielnie przez Zamawiającego oraz jednostki organizacyjne.
Placówki te muszą spełniać niżej wymienione wymagania:
- placówka czynna jest co najmniej we wszystkie dni robocze, przy czym za dzień roboczy uznaje się dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni wolnych od pracy określonych w art. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 90), - budynek, w którym znajduje się placówka oznakowany jest w sposób widoczny np. „szyldem”
z nazwą lub logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na umiejscowienie placówki
Wykonawcy w tym budynku, a jeżeli znajduje się w budynku, w którym prowadzona jest również inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębniony lokal lub stanowisko obsługi Klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy,
- posiadać adres zgodnie z art. 47a ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz.2101)
19. Znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć lub nadruk wykonany wg wzoru dostarczonego przez Operatora.
20.Operator zobowiązuje się do umieszczenia na fakturach danych: Podatnik VAT i Nabywcy.
21.Faktury za wykonanie usługi pocztowej, będące przedmiotem zamówienia będą opisywane w następujący sposób:
Faktury na rzecz Gminy Suwałki
Nabywca: Gmina Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki, NIP: 844-214-60-35 Odbiorca: Urząd Gminy Suwałki, ul. Świerkowa 45,16-400 Suwałki,
Faktury na rzecz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
Nabywca: Gmina Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki, NIP: 844-214-60-35 Odbiorca: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki,
Faktury na rzecz Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół Nabywca: Gmina Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki, NIP: 844-214-60-35 Odbiorca:: Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół, ul. Świerkowa 45, 16 - 400 Suwałki
Faktury na rzecz Szkoły Podstawowej im. 2 Pułku Ułanów Grochowskich w Przebrodzie
Nabywca: Gmina Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki, NIP: 844-214-60-35 Odbiorca: Szkoła Podstawowa im. 2 Pułku Ułanów Grochowskich w Przebrodzie, Przebród 15, 16-402 Suwałki,
Faktury na rzecz Szkoły Podstawowej im. Papieża Jana Pawła II w Nowej Wsi Nabywca: Gmina Suwałki, ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki, NIP: 844-214-60-35 Odbiorca: Szkoła Podstawowa im. Papieża Jana Pawła II w Nowej Wsi, Nowa Wieś 40A, 16-402 Suwałki,
22. Pozostałe szczegółowe warunki realizacji usług określa Załącznik nr 2 – Istotne postanowienia umowy stanowiący załącznik do niniejszego Zapytania.
II. Termin wykonania zamówienia:
Termin wykonania zamówienia: w okresie od dnia 02.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r.
III. Warunki udziału w postępowaniu (np. szczególne uprawnienia, wymagana wiedza i doświadczenie, warunki odnoszące się do norm zarządzania środowiskiem)
1. Wykonawca składając ofertę winien wykazać, że posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe.
2. Wykonawca składając ofertę winien przedłożyć wykaz głównych usług, w którym wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje minimum jedną usługę pocztową w obrocie krajowym i zagranicznym trwającą nieprzerwanie minimum 6 miesięcy, o wartości nie mniejszej niż 100 000 złotych brutto i udokumentuje to przez podanie jej wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dowody potwierdzające, że usługa ta została wykonana lub jest wykonywana należycie.
W przypadku zamówień, które są nadal wykonywane - Wykonawca musi wykazać, iż wartość zrealizowanych usług w ww. zakresie została wykonana na kwotę co najmniej 100 000 złotych brutto.
Ocena czy wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu dokonana zostanie przez Zamawiającego na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń, według formuły
„spełnia - nie spełnia”.
Na potwierdzenie powyższych warunków Wykonawcy dołącza do oferty następujące dokumenty:
1) Aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w zakresie powszechnych usług pocztowych, w kraju i zagranicą, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe
2) Wykaz wykonanych lub wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów, że co najmniej jedna usługa, której przedmiotem była usługa pocztowa w obrocie krajowym i zagranicznym trwająca nieprzerwanie minimum 6 miesięcy, o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł brutto, została wykonana lub jest wykonywana należycie.
W przypadku zamówień, które są nadal wykonywane - Wykonawca musi wykazać, iż wartość zrealizowanych usług w ww. zakresie została wykonana na kwotę co najmniej 100 000 złotych brutto.
IV. Wymagania dotyczące oferty.
1. Informacje, jakie Wykonawca musi uwzględnić w ofercie:
- Wypełniony Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego - formularz ofertowy,
- Aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe,
- Wykaz wykonanych lub wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów, że co najmniej jedna usługa, której przedmiotem była usługa pocztowa w obrocie krajowym i zagranicznym trwająca nieprzerwanie minimum 6 miesięcy, o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł brutto, została wykonana lub jest wykonywana należycie.
W przypadku zamówień, które są nadal wykonywane - Wykonawca musi wykazać, iż wartość
zrealizowanych usług w ww. zakresie została wykonana na kwotę co najmniej 100 000 złotych brutto.
2. Oferty w zamkniętej kopercie wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w Sekretariacie Urzędu
Gminy Suwałki (parter) ul. Świerkowa 45, 16-400 Suwałki do dnia 11 grudnia 2018 r. do godz. 10.00 oznakowanej w następujący sposób : „Oferta na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Gminy Suwałki”. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
V. Kryteria oceny ofert, ich wagi i sposób dokonywania
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium i jego wagą:
- cena oferty brutto: 100%.
Oferty, które nie zostaną odrzucone poddane zostaną procedurze oceny zgodnie z kryterium oceny ofert, według następującego wzoru.: Ilość punktów badanej oferty = Cena brutto oferty najtańszej (PLN) / Cena brutto oferty badanej (PLN) * 100.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów.
* Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i w związku z tym nie przysługują środki odwoławcze określone w Dziale VI tej ustawy.
Zapytanie ofertowe nie jest również ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie wywołuje określonych w nim skutków prawnych.
Sporządziła: Emilia Leszczyńska
Zbigniew Mackiewicz
Wójt Gminy Suwałki
