Zapytanie ofertowe dla zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości w złotych kwoty euro netto (bez podatku VAT)

1

Załącznik nr 6 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Zapytanie ofertowe

dla zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości w złotych kwoty 30 000 euro netto (bez podatku VAT)

Zamawiający:

Dział Promocji Politechniki Krakowskiej ul. Warszawska 24

31-155 Kraków

(nazwa i adres jednostki zamawiającej)

1. Zaprasza do złożenia oferty cenowej na:

Opracowanie, przeprowadzenie i bieżącą optymalizację rozbudowanych kampanii promujących studia I stopnia oraz rekrutację na studia I stopnia na Politechnice Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie, w tym:

a)

opracowanie koncepcji kreatywnej kampanii;

b)

przygotowanie kreacji graficznych (zgodnych z Księgą Identyfikacji Wizualnej Zamawiającego), które będą spójne koncepcyjnie i będą wykorzystane w działaniach reklamowych stanowiących przedmiot zamówienia niniejszego zapytania, jaki i w działaniach reklamowych podejmowanych bezpośrednio przez Zamawiającego.

Zamawiający ma prawo do modyfikacji koncepcji graficznych na własny użytek.

c)

przygotowanie i obsługa kampanii reklamowych (w tym dokonywanie opłat) w trzech kanałach społecznościowych: Facebook, Instagram i TikTok;

d)

przygotowanie i obsługa (w tym dokonywanie opłat) kampanii reklamowych Google Adwords oraz w serwisie YouTube;

e)

promocja z wykorzystaniem narzędzi marketingu natywnego;

f)

doradztwo dotyczące optymalizacji kosztów;

g)

przeniesienie praw autorskich na Zamawiającego.

Założenia, które należy wziąć pod uwagę przy przygotowaniu kampanii:

a)

Zasięg kampanii:

Województwa małopolskie, śląskie, podkarpackie i świętokrzyskie.

b)

Grupa docelowa kampanii:

Młodzież w wieku około maturalnym czyli 17-22 lata.

c)

Cele kampanii:

Zachęcenie maturzystów do wzięcia udziału w rekrutacji na studia I stopnia i rozpoczęcia studiów na Politechnice Krakowskiej.

d)

Szczegółowe cele:

Kreowanie wizerunku Politechniki Krakowskiej jako Uczelni mającej w swoich szeregach nie tylko bardzo dobrych studentów, ale i profesjonalną kadrę: jako uczelni, będącej dobrym wyborem dla maturzysty, który chce w przyszłości mieć dobrą pracę, rozwijać karierę i zmieniać świat na lepszy.

W trakcie podjętych działań w ramach kampanii promocyjnej należy:

a)

wykorzystywać niestandardowe, różnorodne i innowacyjne formy komunikacji oraz promocji;

b)

dawać Odbiorcom możliwość zaangażowania się w przebieg prowadzonych działań promocyjnych;

c)

uwzględnić specyfikę grupy docelowej i dostosować do niej język komunikacji;

d)

dostosować wszystkie działania do harmonogramu promowanego wydarzenia;

e)

dostosować wszystkie kreacje graficzne do wymogów zawartych w Księdze Identyfikacji Wizualnej Zamawiającego.

2

W kampanii należy unikać:

a)

protekcjonalnego tonu wypowiedzi;

b)

hermetycznego języka;

c)

stosowania stereotypów dotyczących płci, narodowości, wieku i wykształcenia;

d)

agresji i kontrowersyjnych pomysłów.

Szczegółowy opis wymaganych działań I. Media Społecznościowe

Kanały komunikacji:

a)

Facebook;

b)

^Instagram;

c)

TikTok.

Zadania Wykonawcy:

a)

opracowanie i przygotowanie reklam – w tym projekty graficzne zgodne z Księgą Identyfikacji Wizualnej Zamawiającego (minimum 70% reklam powinno być zrealizowane w formie video);

b)

obsługa kampanii (w tym dokonywanie opłat) w Facebook Business Suite;

c)

monitorowanie wyników i przedstawianie ich Zamawiającemu w formie raportów po każdej kampanii;

d)

dostosowanie działań reklamowych do harmonogramu rekrutacji;

e)

prowadzenie działań zmierzających do aktywnego pozyskiwania fanów – przygotowane przez Wykonawcę reklamy powinny:

a.

zachęcać do przejścia na stronę https://rekrutacja.pk.edu.pl

b.

zachęcać do zapoznania się z ofertą dydaktyczną Zamawiającego oraz do dokonania rejestracji na studia;

c.

zachęcać do zapoznania się z przygotowanymi przez Wykonawcę innymi narzędziami promocyjnymi (marketing natywny);

f)

promować Politechnikę Krakowską im. Tadeusza Kościuszki jako uczelnię, która jest dobrym wyborem dla maturzysty.

Każda kampania i/lub reklama przygotowana przez Wykonawcę musi być przed publikacją zaakceptowana przez Zamawiającego. Akceptacja lub poprawki zostaną przekazane przez Zamawiającego do Wykonawcy drogą elektroniczną w ciągu trzech dni. Po wniesieniu uwag Wykonawca w ciągu dwóch dni roboczych wprowadzi poprawki i prześle do Zamawiającego do akceptacji.

II. Google Adwords + Youtube

Kampania typu display, czyli graficzna reklama banerowa oraz marketing SEM w najpopularniejszej w Polsce wyszukiwarce oraz w serwisie Youtube.

Zadania Wykonawcy:

a)

opracowanie, przygotowanie i obsługa (w tym dokonywanie opłat) kampanii reklamowych;

a.

zdefiniowanie minimum 20 wyrazów/fraz kluczowych dotyczących przedmiotu kampanii,

b.

dostosowanie reklamy do grupy docelowej,

c.

określenie miejsc wyświetlania się reklam oraz wybór wydawców,

d.

określenie czasu wyświetlania się reklam,

e.

opracowanie autorskich projektów banerów reklamowych;

b)

monitorowanie wyników i przedstawianie ich Zamawiającemu w formie raportów po każdej kampanii;

c)

pozycjonowanie organiczne strony internetowej https://rekrutacja.pk.edu.pl

a.

przygotowanie strategii działań pozycjonowania,

3

b.

przeprowadzenie audytu strony oraz jej optymalizacji,

c.

dokonanie wnikliwej analizy i doboru słów kluczowych do pozycjonowania,

d.

monitoring funkcjonowania strony i zachowań użytkowników,

e.

rekomendacje techniczne optymalizacji dla strony internetowej i ich wdrażanie,

f.

uważne monitorowanie algorytmu Google i reagowanie na wszystkie jego zmiany,

g.

analiza statystyk odwiedzin i ruchu na stronie;

d)

dostosowanie działań reklamowych do harmonogramu rekrutacji.

III. Marketing natywny

Marketing natywny rozumiany jako nieinwazyjna reklama, która polega na prezentacji wysokiej jakości treści w naturalnym otoczeniu.

Dopuszczalne formy reklamy:

a)

artykuły sponsorowane online;

b)

reklamowe filmy video (także z udziałem studentów Politechniki Krakowskiej);

c)

treści sponsorowane autorstwa Zamawiającego;

d)

artykuły na blogach autorstwa Zamawiającego;

e)

reklamy w feedach – przykładowe narzędzie contentstream.pl, Facebook, Twitter;

f)

poradniki;

g)

gry i quizy.

Zadania Wykonawcy:

a)

opracowanie koncepcji działań (Wykonawca powinien przedstawić min. 3 propozycje działań, z uwzględnieniem specyfiki grupy docelowej);

b)

realizacja zaproponowanych działań;

c)

raportowanie skuteczności każdej reklamy – po zakończeniu publikacji reklamy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raport prezentujący następujące wskaźniki:

a.

liczbę wyświetleń,

b.

liczbę unikalnych użytkowników,

c.

liczbę udostepnień,

d.

liczbę komentarzy;

d)

Wykonawca będzie przesyłał ostateczną wersję reklamy nie później niż 10 dni przed publikacją. Zamawiający zaakceptuje lub zgłosi uwagi w ciągu 3 dni. W przypadku uwag Wykonawca prześle poprawioną wersję w ciągu 5 dni od daty otrzymania uwag. Akceptacja poprawionej wersji nastąpi najpóźniej w ciągu 3 dni.

e)

Zamawiający dopuszcza możliwość zaproponowania przez Wykonawcę innego pomysłu niż wymienione w punkcie „Dopuszczalne formy reklamy”.

2. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz osoby prawne spełniające następujące warunki:

a) posiadają udokumentowane doświadczenie minimum 2 lata w realizacji podobnych kampanii reklamowych (referencje, umowy, protokoły odbioru, faktury);

b) przedstawią przykłady zrealizowanych kampanii w formie prezentacji.

4

3. Inne istotne warunki zamówienia

Termin realizacji (czas prowadzenia kampanii)

Kampania ma być prowadzona w okresie od maja do października 2021 r. Działania promocyjne mają zostać dopasowane do harmonogramu rekrutacji, który zostanie opublikowany po dniu 15 maja 2021 r.

Warunki płatności: 14 dni od dnia otrzymania faktury VAT (faktura wystawiana po pełnym odbiorze) Kary umowne: wg umowy

- w przypadku rozwiązania, wypowiedzenia, odstąpienia od umowy przez Zamawiającego wskutek okoliczności, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia Wykonawcy,

- w przypadku rozwiązania, wypowiedzenia, odstąpienia od umowy przez Wykonawcę wskutek okoliczności, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia Wykonawcy,

- za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy bądź poszczególnych jego części w wysokości 0,5%

wynagrodzenia umownego brutto lub odpowiednio wynagrodzenia miesięcznego za każdy dzień opóźnienia, licząc od dnia następnego po upływie terminu realizacji umowy.

- za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze oraz w okresie rękojmi i gwarancji w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego brutto Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za każdy dzień opóźnienia, licząc od dnia następnego po upływie terminu określonego przez Zamawiającego w celu usunięcia wad,

- w przypadku nieprzystąpienia przez Wykonawcę do naprawy albo w przypadku nieusunięcia awarii lub wady przez Wykonawcę w terminach wskazanych w § 8 ust. 6 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień opóźnienia.

- jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

- naliczone kary umowne będą potrącone z faktury VAT za wykonanie usługi,

- W przypadku gdy Wykonawca narusza postanowienia umowy lub wykonuje ją nienależycie, Zamawiający może wezwać go do usunięcia naruszeń i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu, Zamawiający ma prawo natychmiastowego wypowiedzenia umowy,

- powtarzające się niewypełnianie warunków umowy, nieterminowa bądź niezgodna pod względem jakości realizacja usługi dają prawo Zamawiającemu do wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem

natychmiastowym,

Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w całości lub w części w terminie do 30 dni od dnia uzyskania przez niego wiedzy o okoliczności uzasadniającej odstąpienie, w następujących sytuacjach:

- gdy Wykonawca opóźnia się z wykonaniem przedmiotu umowy powyżej 7 dni w stosunku do terminu umownego w § 2 ust.4 umowy,

- gdy okres opóźnienia jest na tyle duży bądź stan zaawansowania prac będących przedmiotem umowy jest na tyle mały, że według oceny Zamawiającego nie jest prawdopodobne, żeby Wykonawca zdołał wykonać usługę w określonym niniejszą umową terminie,

- nieusprawiedliwionej przerwy w realizacji usługi trwającej dłużej niż 7 dni roboczych i ich niekontynuowania pomimo wezwania Zamawiającego na piśmie,

- wystąpią okoliczności leżące po stronie Wykonawcy uniemożliwiające zrealizowanie przedmiotu umowy, - gdy Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn nie rozpoczął wykonywania usługi lub nie kontynuuje jej wykonywania mimo wezwania przez Zamawiającego na piśmie.

1. W ramach wynagrodzenia umownego, o którym mowa w § 3 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego pełnię praw autorskich do utworu/kreacji reklamowej (w tym grafiki) na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności prawo do:

a) wykorzystywania w dowolny sposób w celach informacyjnych i reklamowych,

b) przystosowywania, modyfikacji do własnych potrzeb, zmiany układu lub wprowadzania jakichkolwiek innych zmian z zachowaniem wszystkich określonych w niniejszym ust. pól eksploatacji:

-wykorzystanie w internecie,

- druk (utrwalanie i zwielokrotnianie), - wyświetlanie i publiczne odtwarzanie,

- sporządzania dowolnej ilości kopii na dowolnym nośniku.

5

4. Przy wyborze oferty zamawiający będzie kierował się kryterium:

• K1 (cena) – 50% (maksymalna liczba uzyskanych punktów 50)

• K2 (pomysł, doświadczenie, kompetencje i kwalifikację osoby przygotowującej kampanię) – 50%

(maksymalna liczba uzyskanych punktów 50 przy założeniu, że podkryterium „pomysł” oceniony przez komisję może uzyskać maksymalnie 40 punktów, natomiast podkryterium „doświadczenie, kompetencje i kwalifikacje” może uzyskać maksymalnie 10 punktów). Członkowie komisji dysponują punktacją w skali 1-10 pkt. Skład komisji zostanie ustalony w późniejszym terminie. W jej skład wejdą przedstawiciele społeczności akademickiej, w tym Działu Promocji.

Punkty w kryterium K1 zostaną przyznane wg poniższego wzoru:

Cena oferty najtańszej

………. x 50 = Liczba punktów Cena oferty badanej

Punkty w kryterium K2 zostaną przyznane wg poniższego wzoru:

Liczba punktów oferty badanej

……….. x 40 = Liczba punktów Liczba punktów najwyżej ocenionej oferty

oraz

Liczba punktów oferty badanej

……….. x 10 = Liczba punktów Liczba punktów najwyżej ocenionej oferty

5. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

Zamawiający wybierze spełniającą wszystkie wymagane warunki ofertę, która jednocześnie uzyska największą liczbę punktów (P) zgodnie z wyżej przyjętymi kryteriami.

Ostateczna ocena punktowa (P) wyliczana będzie według wzoru:

P = K1+K2, gdzie:

K1 - oznacza kryterium cena,

K2 - oznacza kryterium pomysł, doświadczenie, kompetencje i kwalifikację osoby przygotowującej kampanię.

6. Wszelkich informacji udziela:

w sprawach merytorycznych:

mgr Joanna Skowrońska – tel. 605 247 999, e-mail: joanna.skowronska@pk.edu.pl w godz. 8.00-14.00 w sprawach procedury składania ofert:

mgr Małgorzata Braś – tel. 780 505 219, e-mail: malgorzata.bras@pk.edu.pl w godz. 8.00-14.00

6

7. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu „Oferta Cenowa” z uwzględnieniem opisu przedmiotu zamówienia i przekazać do zamawiającego drogą elektroniczną na adres: promocja@pk.edu.pl do 18 marca 2021 r.

W treści oferty należy podać:

a) nazwę i adres Wykonawcy,

b) szczegółowy opis propozycji realizacji zamówienia zgodnie z Zapytaniem Ofertowym, c) cenę netto, kwotę podatku VAT oraz cenę brutto,

d) osoby upoważnione do reprezentowania firmy i uzgodnień technicznych, e) dołączyć przykłady zrealizowanych kampanii reklamowych w formie prezentacji, f) dołączyć dokumenty potwierdzające zrealizowanie kampanii reklamowych.

Uwaga:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) nieprzyjmowania ofert cząstkowych,

b) nierozpatrywania ofert otrzymanych po terminie,

c)

nierozpatrywania ofert, które nie spełniają warunków udziału w postępowaniu,

d)

unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

8.03.2021 r. mgr Elżbieta Niechciał

data i podpis kierownika jednostki organizacyjnej realizującej zakup

7

8. Obowiązek informacyjny wynikający z RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki, ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków,

2) kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych na Politechnice Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki możliwy jest pod adresem e-mail: iodo@pk.edu.pl i tel. 12 628 22 37,

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z niniejszym zapytaniem ofertowym tj. w celu zawarcia umowy i realizacji zamówienia,

4) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na postawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz na podstawie:

a) Zarządzenia nr 67 Rektora PK z dnia 22 grudnia 2016 r. z późniejszymi zmianami w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych Politechniki Krakowskiej,

b) Zarządzenia nr 82 Rektora PK z dnia 14 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia na Politechnice Krakowskiej przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

5) Pani/Pana dane osobowe zostaną pozyskane na podstawie złożonej oferty lub/oraz na podstawie zawartej umowy, 6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat lub w okresie niezbędnym do wyżej wskazanych celów przewidzianych przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami prawnymi obowiązującymi na Politechnice Krakowskiej,

7) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w postępowaniu, brak ich podania spowoduje brak możliwości wyboru oferty i zawarcia umowy,

8) odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą upoważnieni pracownicy uczelni oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona będzie dokumentacja postępowania zgodnie z Zarządzeniem Rektora 67 z dnia 22 grudnia 2016 r., z późn. zm. oraz w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,

9) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, 10) posiada Pani/Pan: prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo do sprostowania

Pani/Pana danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

11) nie przysługuje Pani/Panu: prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, prawo sprzeciwu, wobec

przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

8

OFERTA DANE WYKONAWCY:

Imię i nazwisko (nazwa firmy)

………

Adres ……….

Telefon ………..

Nawiązując do zaproszenia do złożenia oferty na ………..…….

oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:

cenę netto ... złotych podatek VAT ... złotych cenę brutto ... złotych

słownie brutto ... złotych Cena oferty uwzględnia wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia.

Udzielamy zamawiającemu gwarancji na okres ………

Przedmiot zamówienia zostanie wykonany w terminie ………

Inne informacje ………

Oświadczam, że uznaję się za związanego treścią złożonej oferty, przez okres …… dni od daty terminu składania ofert.

Załącznikami do oferty są:

……….

……….

Miejscowość, dnia ...

Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

………..

podpis osoby wykonawcy lub osoby upoważnionej