Warszawa, 18.02.2021 r.
Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Centralny Ośrodek Medycyny Sportowej
ZAPYTANIE OFERTOWE
na wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Postępowanie prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych
na podstawie art. 7 ust. 2a ustawy z dnia 4 października 2018 r.
o pracowniczych planach kapitałowych.; dalej „ustawa o PPK”
Nr sprawy: COMS/02/01
Zatwierdził:
...
(podpis)
I. Dane Zamawiającego
Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Centralny Ośrodek Medycyny Sportowej (COMS), z siedzibą przy ul. Żwirki i Wigury 63A, 02-091 Warszawa („Zamawiający”)
Telefon: 22 3179909
e-mail: sekretariat@coms.pl Strona internetowa: www.coms.pl
godziny urzędowania: pon. – pt. - 8.00-16.00
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie o PPK.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrażania PPK, w tym:
a) przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników oraz przekazanie materiałów informacyjnych na temat PPK;
b) przeprowadzenie szkoleń dla uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym;
c) przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Działu Księgowości w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
d) wsparcie w opracowaniu harmonogramu wdrożenia PPK u Zamawiającego;
e) inne działania proponowane przez Wykonawcę oraz koszty z nimi związane, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.
2) Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z wdrożeniem PPK w tym:
a) przygotowanie niezbędnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji elektronicznej;
b) wsparcie prawne Pracodawcy przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych, poprzez, np. informowanie na żądanie Zamawiającego o interpretacji przepisów prawa dotyczących PPK.
c) wsparcie w opracowaniu procedur funkcjonowania PPK u Pracodawcy.
3) Uruchomienie i bieżąca obsługa PPK, w tym (wypełniane zgodnie ze złożona ofertą):
a) bezpłatne wsparcie w dostosowywaniu systemu kadrowo – płacowego Zamawiającego do modułu do obsługi PPK;
b) wyznaczenie dedykowanego opiekuna do bezpłatnego wsparcia Pracodawcy w całym procesie prowadzenia PPK;
c) zapewnienie bezpłatnej platformy internetowej dla pracowników Pracodawcy przystępujących do PPK oraz dla pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
d) zapewnienie infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest do złożenia oferty uwzględniającej wykonywanie umowy na zarządzanie i umowy na prowadzenia PPK.
4. Do opisu przedmiotu zamówienia przyjęto klasyfikację ze Wspólnego Słownika Zamówień CPV nr: 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe.
III. Informacja o Zamawiającym
1. SP ZOZ Centralny Ośrodek Medycyny Sportowej według stanu na dzień 01.02.2021 r.
zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK zatrudnia 24 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:
WIEK (w latach) LICZBA
I < 40 lat 8
II 40 – 49 lat 4
III 50 – 54 lat 8
IV 55 – 59 lat 1
V 60 + lat 3
2. Średnie wynagrodzenie miesięczne brutto zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wynosi:
5 438,20 zł
3. Mediana wynagrodzeń miesięcznych brutto osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wynosi: 5 736,29 zł
IV. Termin wykonania zamówienia
1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie później niż do 26.03.2021 r.
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10.04.2021 r.
3. Umowa o zarządzanie PPK oraz umowa o prowadzenie PPK będą zawarte w postaci elektronicznej.
4. Umowa o zarządzanie PPK zostanie zawarta na czas nieokreślony.
5. Umowa o prowadzenie PPK zostanie zawarta na czas nieokreślony.
V. Warunki udziału w postępowaniu:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy wpisani do Ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A.
2. Niespełnienie powyższego warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty.
VI. Informacja o przygotowaniu oferty oraz dokumentach załączanych przez Wykonawcę.
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty przez tego samego Wykonawcę spowoduje odrzucenie wszystkich ofert tego Wykonawcy.
2. Wykonawca składa ofertę na Formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego,
3. Do Formularza oferty należy załączyć:
1) projekt umowy o zarządzanie PPK oraz projekt umowy o prowadzenie PPK,
2) potwierdzenie wpisu na Listę instytucji zarządzających funduszami zdefiniowanej daty, zgodnie z ustawą o PPK, wpisanych do Ewidencji PPK przez Polski Fundusz Rozwoju;
3) aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert;
4) opis szczegółowego zakresu usług oferowanych przez Wykonawcę w ramach obsługi PPK w tym określenie proponowanych warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK;
5) pełnomocnictwo (jeżeli oferta jest podpisywana przez osoby, które nie zostały wskazane w dokumentach rejestrowych);
4. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i musi być sporządzona zgodnie z niniejszym Zapytaniem ofertowym.
5. Formularz oferty musi być podpisany przez osobę(y) uprawnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy lub umocowaną(e) przez tę/te osobę(y) do reprezentowania Wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa.
VII. Miejsce oraz termin składania ofert
1. Ofertę podpisaną podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną należy przesłać wyłącznie pocztą elektroniczną na adres sekretariat@coms.pl
2. Wiadomość należy zatytułować: OFERTA COMS/02/01 „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)”.
3. Termin składania ofert upływa w dniu 01.03.2021 r. o godz. 10:00.
4. Wykonawca nie może wprowadzić zmian do złożonej oferty lub wycofać złożonej oferty przed upływem terminu składania ofert.
5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Oferta złożona po terminie ulega odrzuceniu.
VIII. Kryteria oraz sposób oceny ofert
1. Ocenie będą podlegały oferty ważne, tj. oferty niepodlegające odrzuceniu, które będą spełniały warunki określone w Zapytaniu ofertowym i jego załączniku.
2. Oferty oceniane będą na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Kryterium Waga
Maksymalna wartość punktowa
Koszt 50% 50
Liczba uczestników PPK 30% 30
Wartość zarządzanych aktywów 20% 20
3. Każda z ważnych ofert będzie punktowana w następujący sposób:
1) Kryterium 1 – Koszt
Zamawiający wymaga od Wykonawcy w tym kryterium określenia średniej opłaty w % wartości aktywów w skali roku za zarządzanie PPK, w tym opłatę zależną od wyników inwestycyjnych, którą Wykonawca będzie pobierał w okresie 20 lat od zawarcia umowy.
Liczba punktów w tym kryterium dla każdej ocenianej oferty zostanie wyliczona wg poniższego wzoru:
K min
K = --- x 50 pkt gdzie 1 pkt = 1%
K bad
gdzie:
K - ilość punktów badanej oferty w kryterium Koszt K min - najniższy koszt spośród wszystkich ważnych ofert K bad - koszt badanej oferty
2) Kryterium 2 – Liczba uczestników PPK
Zamawiający wymaga od Wykonawcy w tym kryterium określenia liczby uczestników PPK ustalonej na podstawie zawartych przez Wykonawcę umów o prowadzenie PPK wg stanu na dzień 31.12.2020 r.
Liczba punktów w tym kryterium dla każdej ocenianej oferty zostanie wyliczona wg poniższego wzoru:
U bad
U = --- x 30 pkt gdzie 1 pkt = 1%
U max
gdzie:
U - ilość punktów badanej oferty w kryterium Liczba uczestników
U max - najwyższa liczba uczestników PPK spośród wszystkich ważnych ofert U bad - liczba uczestników PPK badanej oferty
3) Kryterium 3 – Wartość zarządzanych aktywów
Zamawiający wymaga od Wykonawcy w tym kryterium określenia wartości zarządzanych przez niego aktywów według stanu na dzień 31.12.2020 r.
Liczba punktów w tym kryterium dla każdej ocenianej oferty zostanie wyliczona wg poniższego wzoru:
A bad
A = --- x 20 pkt gdzie 1 pkt = 1%
A max
gdzie:
A - ilość punktów badanej oferty w kryterium Wartość zarządzanych aktywów
A max - najwyższa wartość zarządzanych aktywów spośród wszystkich ważnych
ofert
A bad - wartość zarządzanych aktywów badanej oferty
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w wyniku oceny uzyska największą sumaryczną liczbę punktów – Wynik punktowy (Wp), obliczoną wg poniższego wzoru:
WP = K + U + A gdzie:
WP - wynik punktowy
K - liczba punktów w kryterium Koszt, wyliczona według wzoru z pkt 1),
U - liczba punktów w kryterium Liczba uczestników PPK, wyliczona według wzoru z pkt 2), A - liczba punktów w kryterium Wartość zarządzanych aktywów, wyliczona według zasad
określonych w pkt. 3).
Maksymalna liczba punktów za w/w kryteria wynosi 100 punktów.
5. Zamawiający będzie przyznawał punkty w oparciu o informacje zawarte w Formularzu oferty złożonym przez Wykonawcę w oparciu o wzór określony w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego.
IX. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
1. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym i Wykonawca odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną.
2. Pytania w sprawach związanych z Zapytaniem ofertowym należy kierować na adres e- mail: sekretariat@coms.pl
3. Zamawiający informuje, iż dopuszcza możliwość zmiany treści Zapytania ofertowego, w tym Opisu przedmiotu zamówienia i warunków zamówienia, w formie pisemnej wraz z publikacją na stronie internetowej www.coms.pl/bip/przetargi
4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego w terminie do 3 dni od daty publikacji zapytania ofertowego na stronie Zamawiającego: www.coms.pl/bip/przetargi
5. Jeśli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął po terminie wyznaczonym w pkt 4, Zamawiający pozostawi wniosek bez rozpoznania.
X. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni
XI. Postanowienia końcowe
1. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy w oparciu o złożone oferty oraz w porozumieniu z Przedstawicielem Pracowników Zamawiającego.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcami, którzy uzyskali najwyższą liczbę punktów spośród wszystkich złożonych ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchylać się będzie od zawarcia umowy, Zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ważnych ofert.
XII. Klauzula informacyjna.
Na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych jest Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Centralny Ośrodek Medycyny Sportowej z siedzibą w Warszawie (02-091) przy ul. Żwirki i Wigury 63A, adres e-mail: sekretariat@coms.pl, numer telefonu 223179909, wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych, zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000220245, numer NIP: 526-17-23-881, REGON: 000289259, (dalej:
COMS).
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem nr COMS/02/01 na wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK);
3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
5. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z tej ustawy.
6. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
1) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.
18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
2) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
XIII. Wykaz załączników:
1. Formularz oferty – Załącznik nr 1,
