Warszawa, dnia 14.05.2020 r.
Rozeznanie rynku - przeprowadza się w celu zbadania oferty rynkowej oraz wyboru najkorzystniejszej oferty
I. ZAMAWIAJĄCY
MDDP Akademia Biznesu Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Al. Jana Pawła 25
00-854 Warszawa NIP: 5213589864 REGON: 142749140
II. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
W związku z realizacją projektu „Akademia Rozwoju Kadr Pomocy Społecznej – makroregion VI”
[„Projekt”], w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój [PO WER], Priorytet II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.5 Skuteczna pomoc społeczna (nr umowy o dofinansowanie: POWR.02.05.00-00-0365/19-00), zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie i dostawę materiałów biurowych i szkoleniowych dla 1 020 Uczestników/Uczestniczek Projektu.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79800000-2 Usługi drukowania i powiązane;
79823000-9 Usługi drukowania i dostawy;
79822000-2 Usługi składu;
22100000-1 Drukowane książki, broszury i ulotki.
2. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa materiałów biurowych i szkoleniowych, tj.:
2.1. długopis: metalowy, z aluminiowym oksydowanym korpusem, wyposażony w metalowy klip oraz metalową końcówkę w kolorze srebrnym z wkładem wymiennym, kolor niebieski, znaki graficzne na obudowie (grawer laserowy), ilość – 1 020 szt.;
2.2. notatnik: twarda okładka (przód + tył), kolor 4/0 (projekt jednostronnie zadrukowany w pełnej kolorystyce), folia mat 1/0, papier offset 80g/m2, kolor 4/0, bez spadu, objętość do 50 kartek, papier ekologiczny, klejenie po krótszym boku (góra), liniatura – kratka, format A4, znaki graficzne – na każdej stronie, ilość – 1 020 szt.;
2.3. teczka: o formacie A4, z gładzonego kartonu, lakierowana, zadruk jednostronny w pełnym kolorze, gramatura – 350 g/m², znaki graficzne – na froncie teczki, w teczce musi się zmieścić w/w notes, ilość – 1 020 szt.;
2.4. certyfikat: format A4, papier powlekany 160 g/m2, awers pełnokolorowy (CMYK), rewers czysty, znaki graficzne, ilość – 1 020 szt.;
2.5. materiały szkoleniowe: format A4, środek – do 120 kartek, papier offset gramatura 90 g/m2, papier ekologiczny, bindowanie po dłuższym boku (lewa strona) -z okładką tylną o gramaturze 250 g/m2 i przezroczystą foliową okładką przednią o grubości min. 150 mic.1, wydruk w kolorze, dwustronny, znaki graficzne – na każdej stronie, ilość – 1 020 szt.
1Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z bindowania materiałów i zamówienia materiałów zszywanych, podzielonych na co najmniej 4 pakiety, przy czym każdy z pakietów zszywany będzie oddzielnie, w lewym górnym rogu.
1. Wykonawca będzie zobowiązany do:
1.1. przygotowania materiałów szkoleniowych składających się na przedmiot zamówienia według wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego oraz uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego przed wykonaniem materiałów szkoleniowych wymienionych w cz. III, ust. 2.
p. 2.1 - 2.5.,
1.2. wykonania/wydruku, w tym łamania i składu materiałów szkoleniowych składających się na przedmiot zamówienia,
1.3. sukcesywnych dostaw wykonanych materiałów do wyznaczonego przez Zamawiającego miejsca (na terenie Polski) i/lub do siedziby Zamawiającego w Warszawie. Dostawy przedmiotu zamówienia będą odbywać się według zapotrzebowania zgłaszanego na bieżąco przez Zamawiającego (dostawa w/w materiałów maksymalnie w 10 częściach/przesyłkach w terminie zadeklarowanym przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym. Koszt dostawy materiałów po stronie Wykonawcy),
1.4. udzielenia Zamawiającemu gwarancji i rękojmi za wady na wykonany przedmiot zamówienia.
2. Dodatkowe istotne warunki realizacji przedmiotu zamówienia:
2.1. Materiały szkoleniowe wskazane w części III ust. 2 pkt. 2.1 – 2.5 powyżej muszą być nowe, nieużywane oraz wolne od wad i usterek.
2.2. Liczba zamawianych kompletów w danej dostawie będzie uzależniona od liczby zrekrutowanych Uczestników/Uczestniczek szkoleń, a bieżące zapotrzebowanie Zamawiającego przedstawiane będzie Wykonawcy wraz z uruchomieniem kolejnych grup szkoleniowych.
2.3. Gdy podczas odbioru okaże się, że dostarczony przedmiot zamówienia nie odpowiada w pełni wymaganiom Zamawiającego i/lub dostarczone materiały szkoleniowe zawierają wady lub usterki, Zamawiający przekaże Wykonawcy uwagi i zalecenia dotyczące dostawy.
Wykonawca zobowiązany będzie w terminie 7 dni od dnia przekazania uwag i zaleceń do ich wprowadzenia, w tym do wymiany wadliwych materiałów szkoleniowych na własny koszt.
2.4. Dostawa materiałów szkoleniowych będzie odbywała się na koszt własny Wykonawcy.
2.5. Znaki graficzne – Zamawiający prześle w wersji elektronicznej wraz z dokładnym opisem sposobu ich rozmieszczenia.
2.6. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia wielkości zamówienia (ilości zamówionych materiałów szkoleniowych) w ramach umowy, w zależności od potrzeb. Wynagrodzenie będzie zależne od liczby faktycznie dostarczonych materiałów szkoleniowych.
2.7. Zamawiający zastrzega możliwość udzielenia Wykonawcy w okresie do 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego zamówień polegających na powtórzeniu usług podobnych do przedmiotu zamówienia, w szczególności gdy w konsekwencji dokonanych zmian w umowie o dofinansowanie/ wniosku o dofinansowanie realizacji projektu okaże się, że Zamawiający w celu prawidłowej realizacji projektu zobowiązany jest do zamówienia dodatkowych materiałów szkoleniowych o podobnym charakterze do zamówionych pierwotnie. Zamawiający będzie mógł je zamówić u dotychczasowego Wykonawcy za wynagrodzeniem w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia pierwotnie określonej w umowie zawartej z Wykonawcą i na warunkach odpowiadających tym, które Wykonawca ten zawarł w złożonej przez siebie pierwotnie ofercie.
3. Planowany termin realizacji Umowy: od dnia zawarcia Umowy do 30.06.2021 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji Umowy.
IV. WARUNKI WSPÓŁPRACY
1. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu zamówienia będzie płatne na podstawie protokołów odbioru prac podpisanych przez Wykonawcę i Zamawiającego oraz faktur VAT/ rachunków wystawianych przez Wykonawcę po realizacji przedmiotu zamówienia/ danej części zamówienia. Płatności realizowane będą w terminie do 60 dni od dnia otrzymania dokumentu rozliczeniowego, pod warunkiem
2. Rozliczenia dokonywane będą za usługi faktycznie zrealizowane (na podstawie faktycznej liczby wykonanych i dostarczonych materiałów), z zastrzeżeniem zapisów ust. 4 pkt. 4.2. poniżej.
3. Wynagrodzenie zaproponowane przez Wykonawcę obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty dostawy materiałów będących przedmiotem zamówienia, przejazdów, wysyłek, rozmów telefonicznych, noclegów i wyżywienia i innych materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia oraz o ile dotyczy – podatek VAT.
4. Zamawiający informuje, iż w umowie dotyczącej realizacji zamówienia, zawarte będą następujące zapisy:
4.1. zastrzegające, w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, terminów realizacji zamówienia, prawo Zamawiającego do zlecenia wykonania przedmiotu zamówienia innym wykonawcom, którzy zapewnią terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia oraz do obciążenia Wykonawcy kosztami poniesionymi w związku ze zleceniem wykonania przedmiotu zamówienia innym wykonawcom,
4.2. zastrzegające możliwość udzielenia zaliczki na poczet wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy, z zastrzeżeniem, że:
a) wysokość zaliczki każdorazowo wymaga akceptacji przez Zamawiającego, b) wypłata zaliczki nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy,
c) Wykonawca po zaksięgowaniu wpłaty wystawi fakturę zaliczkową (o ile dotyczy),
d) w przypadku gdy przedmiot Umowy nie zostanie wykonany lub wykonany zostanie częściowo, lub zostanie nienależycie wykonany, zaliczka podlega zwrotowi w całości lub części, w zależności od poziomu realizacji przedmiotu Umowy oraz decyzji Zamawiającego,
4.3. zastrzegające Zamawiającemu możliwość potrącenia kosztów, o których mowa w ust. 4 pkt. 4.1 powyżej lub kwoty zaliczki z wynagrodzenia Wykonawcy,
4.4. zastrzegające Zamawiającemu prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody w wysokości przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych,
4.5. wyłączające odpowiedzialność Zamawiającego za utracone korzyści,
4.6. uzależniające termin płatności wynagrodzenia Wykonawcy od terminu wpłynięcia na konto Zamawiającego środków dofinansowania na realizację Projektu przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją Umowy i zastrzegające tym samym opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia,
4.7. zobowiązujące Wykonawcę do umożliwienia, na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, przeprowadzenia przez Zamawiającego, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, instytucje kontrolne wyznaczone przez Zamawiającego, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub inne uprawnione podmioty, kontroli w zakresie sposobu i terminowości wykonywania przedmiotu zamówienia oraz do umożliwienia, przez okres wynikający z przepisów prawa krajowego, Zamawiającemu i instytucjom kontrolującym wgląd we wszystkie dokumenty, w tym finansowe związane z realizacją przedmiotu zamówienia (bez względu na rodzaj nośnika, na którym są przechowywane).
V. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Oferty zostaną ocenione według poniższych kryteriów:
a) Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia – waga 100%
Ocenie podlegać będzie zaoferowana kwota brutto w PLN ogółem za realizację przedmiotu zamówienia wskazana w pkt. 2.5 Formularza ofertowego.
Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto. Przyznając punkty kolejnym ofertom Zamawiający będzie posługiwał się poniższym wzorem:
C = NC
x 100
C – liczba punktów badanej oferty za cenę NC – cena oferty o najniższej cenie BC – cena badanej oferty
BC
2. Oferty uszeregowane zostaną pod względem liczby punktów ogółem uzyskanych w drugim etapie oceny, w kolejności od najwyższej do najniższej liczby punktów.
3. Wszystkie wyliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematycznymi.
4. W toku badania i oceny ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
4.1. korygowania oczywistych omyłek pisarskich lub dotyczących wyliczeń ceny,
4.2. sprawdzenia wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.
5. Jeżeli cena oferty będzie wydawać się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i wzbudzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, w szczególności jeśli będzie niższa o 30%
od szacowanej wartości zamówienia (z uwzględnieniem podatku od towarów i usług) lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, Zamawiający może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, w szczególności w zakresie:
5.1. oszczędności metody wykonania zamówienia, wybranych rozwiązań, wyjątkowo sprzyjających warunków wykonywania zamówienia dostępnych dla wykonawcy, kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008 oraz z 2016 r. poz. 1265);
5.2. pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.
Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy.
W przypadku gdy oferta wzbudzi wątpliwości Zamawiającego co do rażąco niskiej ceny, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień. Zamawiający odrzuci ofertę potencjalnego Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranym Wykonawcą zaoferowanej ceny, w szczególności w przypadku, gdy przewyższać ona będzie środki przeznaczone przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
7. Od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania nie przysługują odwołania.
VI. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego rozeznania należy składać:
1.1. pocztą elektroniczną (zeskanowany formularz ofertowy wraz z wymaganymi dokumentami/
oświadczeniami) na adres e-mail: biuro@akademiapomocyspolecznej.pl z tytułem wiadomości
„Oferta - wykonanie materiałów szkoleniowych“, lub
1.2. osobiście, pocztą lub kurierem w siedzibie Zamawiającego, w formie pisemnej, na adres Zamawiającego wskazany w części I niniejszego rozeznania, w zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie ze wskazaniem nazwy i adresu Wykonawcy oraz z dopiskiem „Oferta - wykonanie materiałów szkoleniowych“,
2. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty, odrzucone zostaną i pozostaną bez rozpatrzenia wszystkie oferty złożone przez danego Wykonawcę.
4. Oferta wraz z załącznikami powinna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/-y do tego uprawnioną/-e zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy oraz parafowana na każdej stronie.
W przypadku podpisu przez inną osobę/osoby, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą stosownego pełnomocnictwa.
5. Termin złożenia oferty: do 20.05.2020 roku, do godz. 16.00. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.
6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
VII. POZOSTAŁE ISTOTNE POSTANOWIENIA
1. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
2. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą.
3. Jeżeli wybrany Wykonawca uchylać będzie się od podpisania umowy z Zamawiającym lub w toku negocjacji ceny, o których mowa powyżej nie zostanie ustalone akceptowalne i przez Zamawiającego i przez Wykonawcę stanowisko, Zamawiający będzie miał prawo do wybrania kolejnego Wykonawcy, którego oferta uzyskała najwięcej punktów w ramach oceny ofert.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
4.1. zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert,
4.2. odwołania postępowania lub jego unieważnienia w całości lub części bez podania przyczyny, 4.3. zmiany warunków postępowania bądź zmiany jego przedmiotu, w tym jego ograniczenia.
5. Zamawiający powiadomi niezwłocznie o wynikach rozstrzygnięcia rozeznania.
6. W sprawach związanych z rozeznaniem dopuszcza się komunikowanie z Zamawiającym za pomocą poczty elektronicznej.
7. Ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami jest Pani Joanna Karwas, e-mail: biuro@akademiapomocyspolecznej.pl.
