Wzór – Załącznik Nr 5 do SIWZ Umowa nr ………./2016
zawarta w dniu ……….. r. w Poznaniu pomiędzy:
………..
zwaną w dalszej treści umowy WYKONAWCĄ reprezentowaną przez:
………..
a
Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Poznaniu ul. Nowowiejskiego 11
61-731 Poznań
o numerze NIP: 778-13-54-899
reprezentowanym przez:
Aleksandrę Kowalską –Dyrektora
zwanym w dalszej treści umowy ZAMAWIAJĄCYM wspólnie zwanymi dalej STRONAMI
ZAMAWIAJĄCY oświadcza, że na dzień zawarcia niniejszej umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na ważność niniejszej umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia.
§ 1
1. Przedmiotem umowy jest uiszczanie przez ZAMAWIAJĄCEGO należności w formie opłaty z dołu za świadczenie niżej wymienionych usług pocztowych:
w obrocie krajowym i zagranicznym ekonomicznych i priorytetowych:
a) przesyłek listowych nierejestrowanych, b) przesyłek listowych rejestrowanych, c) paczek pocztowych,
oraz za przesyłki rejestrowane zwracane do ZAMAWIAJĄCEGO po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, usługi komplementarne do przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym i zagranicznym.
2 2. Przedmiotem umowy jest również uiszczanie przez ZAMAWIAJĄCEGO należności w formie opłaty z dołu za świadczenie usługi ODBIÓR KORESPONDNECJI DO NADANIA polegającej na przewozie przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi, z miejsca wskazanego przez ZAMAWIAJĄCEGO do wskazanej w umowie placówki WYKONAWCY, w celu ich nadania. Szczegóły realizowania i zasady rozliczania ww. usługi określa Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez ZAMAWIAJĄCEGO, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż:
1) nadanie przesyłek,
2) odbiór przesyłek rejestrowanych zwracanych do ZAMAWIAJĄCEGO po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia/wydania odbiorcy,
3) realizowanie usługi ODBIORU PRZESYŁEK DO NADANIA,
z uwzględnieniem zasad rozliczania i regulowania należności, o których mowa w § 3.
§ 2
Warunkiem zastosowania formy opłaty z dołu jest wykonanie przez ZAMAWIAJĄCEGO czynności polegających na:
1) nadawaniu przesyłek w wyznaczonej placówce WYKONAWCY, wskazanej w załączniku nr 2 do niniejszej umowy,
2) odbieraniu przesyłek rejestrowanych zwracanych do ZAMAWIAJĄCEGO po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia/wydania odbiorcy,
3) adresowaniu, oznakowaniu i opakowaniu przesyłek listowych zgodnie z polską normą - PN-T-85004:
1999/Az1:2002,
4) wypełnieniu przeznaczonych dla ZAMAWIAJĄCEGO części w formularzach adresowych,
5) umieszczeniu oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści:
„OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE - POLOGNE
umowa nr …… z ………..”
a) w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej, na stronie adresowej przesyłek listowych, b) w górnym prawym rogu na stronie adresowej paczek pocztowych – w przypadku korzystania
przez ZAMAWIAJĄCEGO z nalepek adresowych nakładu WYKONAWCY.
Dodatkowo na nalepce adresowej w polu „Opłata” ZAMAWIAJĄCY umieszcza napis „Opłata pobrana - Umowa ”,
c) we wskazanym przez WYKONAWCĘ miejscu na nalepce adresowej dla paczek pocztowych – jeżeli ZAMAWIAJĄCY uzyska zgodę na stosowanie nalepek adresowych własnego nakładu,
3 6) nadawaniu przesyłek, których zawartość stanowią wyłącznie materiały własne oraz nie załączaniu do przesyłek żadnych materiałów pochodzących od osób trzecich, a w szczególności reklamowych, informacyjnych, promocyjnych i innych,
7) sporządzaniu w dwóch egzemplarzach, zaopatrzonych w informacje o ZAMAWIAJĄCYM, formie opłaty, numerze i dacie zawartej umowy, z których oryginał przeznaczony jest dla placówki WYKONAWCY:
a) książki nadawczej - dla przesyłek rejestrowanych, wpisując każdą przesyłkę kolejno w oddzielną pozycję czytelnie, zgodnie z określeniem kolumn, zaznaczając w kolumnie „uwagi”:
usługi komplementarne (np. „P.O.” - dla przesyłek z potwierdzeniem odbioru),
kategorię przesyłki w przypadku przesyłek priorytetowych – używając skrótu „P”,
gabaryt w przypadku przesyłek w gabarycie B używając skrótu „B”,
b) zestawienia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszej umowy- dla przesyłek nierejestrowanych.
W przypadku dokonania błędnego wpisu i jego poprawienia bądź wykreślenia, ZAMAWIAJĄCY poświadcza ten fakt składając obok swój podpis,
8) nadawaniu przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku:
a) rejestrowanych – według kolejności wpisów w książce nadawczej, dokonywanych z uwzględnieniem podziału na: poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe,
b) nierejestrowanych – w podziale wynikającym z zestawienia, o którym mowa w pkt 7) lit. b.
§ 3
1. Szacunkową roczną wartość zamówienia w części obowiązującą w okresie realizacji umowy dotyczącej usług określonych w § 1 ust.1 i ust.2 Strony ustalają do kwoty ……….. brutto (słownie: ……….), ustalonej na podstawie cen jednostkowych świadczonych usług zawartych w formularzu ofertowym, które nie mogą być podwyższone z zastrzeżeniem § 4.
2. Strony zgodnie postanawiają, iż ostateczna wartość zamówienia, o którym mowa w § 1 ust.1 i ust.2, wynikać będzie z rzeczywistej realizacji zamówienia do końca czasu trwania umowy, według bieżących potrzeb ZAMAWIAJĄCEGO i może być niższa niż wartość szacunkowa określona w ust. 1, w związku z czym WYKONAWCY nie przysługuje roszczenie odszkodowawcze.
3. Strony ustalają następujące zasady rozliczania i regulowania należności za usługi, o których mowa w § 1 ust.1 i ust.2:
1) za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy,
2) podstawą rozliczeń finansowych jest ustalona na podstawie Załącznika nr 3a niniejszej umowy, suma opłat za:
4
a) nadane przesyłki wymienione w § 1 ust. 1 stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych z zastrzeżeniem pkt 3,
b) przesyłki rejestrowane zwracane do ZAMAWIAJĄCEGO stwierdzone na podstawie dokumentów oddawczych,
3) faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy, wystawiane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego,
4) należności wynikające z faktur VAT ZAMAWIAJĄCY regulować będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. Na przelewie ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest określić tytuł wpłaty "wpłata za fakturę VAT nr ……..., umowa nr
…………..”,
5) za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego WYKONAWCY,
6) za nieterminowe regulowanie należności WYKONAWCA naliczać będzie odsetki w wysokości ustawowej. Jeżeli WYKONAWCA nie dostarczy faktury VAT co najmniej 7 dni przed terminem płatności, odsetki będą liczone od 8 dnia od daty dostarczenia faktury,
7) w przypadku zalegania przez ZAMAWIAJĄCEGO z płatnościami, przez okres dłuższy niż 21 dni od wskazanego w pkt. 4 terminu zapłaty, usługi będą realizowane z zastosowaniem formy opłaty z góry na ogólnie obowiązujących zasadach, począwszy od następnego okresu rozliczeniowego.
8) powrót do formy płatności z dołu nastąpi po uregulowaniu zaległych należności wraz z ustawowymi odsetkami, począwszy od następnego okresu rozliczeniowego.
9) Strony ustalają, że faktury VAT będą:
- wystawiane i przesyłane na adres ZAMAWIAJĄCEGO tj. Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Poznaniu ul. Nowowiejskiego 11, 61-731 Poznań
10) zmiana zasad wystawiania i przesyłania faktur VAT, określonych w pkt. 9, nie wymaga aneksowania umowy, pod warunkiem pisemnego powiadomienia o tym fakcie WYKONAWCY.
§ 4
1. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług w trakcie obowiązywania niniejszej umowy, kwota brutto określona w § 3 ust. 1 nie ulegnie zmianie, a Strony zawrą aneks do niniejszej umowy stosownie korygujący kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług.
2. Wynagrodzenie za poszczególne usługi, o których mowa w § 1, ulegnie zmianie w następujących okolicznościach i na następujących zasadach:
1) od 2017 roku – na wniosek WYKONAWCY albo ZAMAWIAJĄCEGO – o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za rok poprzedni, ogłoszony przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim, poczynając od następnego miesiąca po miesiącu, w którym WYKONAWCA albo ZAMAWIAJĄCY złożyli stosowny wniosek; wskaźnik ten świadczy o zmianach kosztów mających pośredni wpływ na koszty wykonania przedmiotu umowy;
5 2) w przypadkach zmian:
a) minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008)
b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
– pod warunkiem jeżeli WYKONAWCA, w terminie 30 dni od dnia wejścia przepisów dokonujących tych zmian złoży pisemny wniosek, a jeżeli złoży po tym terminie - od chwili jego złożenia, w którym WYKONAWCA wykaże bezpośredni wpływ tych zmian na koszty wykonania przedmiotu umowy, a ZAMAWIAJĄCY uzna ten wniosek za zasadny.
3. Zmiany wynagrodzenia w okolicznościach, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonane wyłącznie w wyniku negocjacji Stron i wyłącznie w drodze wprowadzenia aneksu do umowy.
§ 5
Umowa może być rozwiązana przez każdą ze Stron w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z obowiązkiem dokonania płatności za czynności będące w toku wynikające z wykonania umowy:
1) w terminie natychmiastowym, w przypadku niedotrzymania warunków niniejszej umowy, lub w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy przepisów podatkowych i przepisów prawnych regulujących działalność pocztową, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy, 2) z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca
kalendarzowego, bez podania powodów.
§ 6
1. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się o zmianach dotyczących określonych w umowie nazw, adresów, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy. Korespondencję doręczoną na adresy do korespondencji wskazane w ust. 2, każda ze Stron uzna za prawidłowo doręczoną w przypadku nie powiadomienia drugiej Strony o zmianie swego adresu. Każda ze Stron przyjmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie negatywne skutki wynikłe z powodu nie wskazania drugiej Stronie aktualnego adresu.
2. Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące:
WYKONAWCA:
………
ZAMAWIAJĄCY:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu ul. Nowowiejskiego 11
61-731 POZNAŃ
3. W zakresie realizacji umowy, Strony ustalają następujące osoby do kontaktu:
6 WYKONAWCA:
………. – tel. …………., mail: ………
ZAMAWIAJĄCY:
………. – tel. ……….; mail: ………
§ 7
Wszelkie spory wynikające z realizacji Umowy będą podlegały rozstrzygnięciu przez sąd powszechny w Poznaniu
§ 8
1. Strony oświadczają, iż zasady korzystania z usług pocztowych wymienionych w § 1 ust. 1, odpowiedzialność WYKONAWCY z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług, uprawnienia nadawcy i adresata oraz procedury reklamacyjne określają niżej wymienione akty prawne:
1) Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529, z późn. zm.),
2) Umowa międzynarodowa Światowa Konwencja Pocztowa sporządzona w Bukareszcie dnia 5 października 2004 r. (Dz.U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494),
3) Regulamin Poczty Listowej sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744),
4) Regulamin dotyczący Paczek pocztowych- protokół końcowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 745),
5) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r. poz. 1468).
6) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, (Dz. U. z 2013 r., poz. 545).
2. ZAMAWIAJĄCY oświadcza, że zapoznał się z przepisami wskazanymi w ust.1.
3. Do świadczenia usług, o których mowa w § 1 ust. 1, mają zastosowanie przepisy wskazane w ust.1, obowiązujące w dniu nadania przesyłek.
4. Zmiana przepisów wskazanych w ust. 1 nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy, pod warunkiem ich opublikowania odpowiednio w Dzienniku Ustaw.
§ 9
1. Z uwagi na wprowadzenie drugiego kryterium oceny ofert jakim jest kryterium społeczne związane ze wskazaniem przez WYKONAWCĘ liczby osób zatrudnionych na umowę o pracę, które będą rzeczywiście zaangażowane w wykonywanie zadań związanych z realizacją umowy przez cały okres jej obowiązywania, ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo co półrocznej kontroli spełnienia przez WYKONAWCĘ zobowiązania zawartego w swojej ofercie, jakim jest zatrudnianie pracowników na umowę o pracę, w liczbie gwarantującej utrzymanie procentowego wskaźnika zatrudnienia wskazanego
7 w ofercie WYKONAWCY.
2. Kontrola o której mowa w ust. 1 dokonywana będzie poprzez weryfikację złożonego przez WYKONAWCĘ oświadczenia o poziomie zatrudnienia i szczegółowego wykazu zawierającego liczbę wszystkich osób realizujących przedmiot zamówienia niniejszej umowy w tym liczbę osób, które realizują przedmiot umowy, a są zatrudnione na podstawie umowy o pracę – wykaz powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, stanowisko, miejsce wykonywania pracy, okres obowiązywania danej umowy o pracę.
3. Kontrola i Weryfikacja o których mowa w ust. 2 zostanie dokonana trzykrotnie podczas realizacji umowy (jedna kontrola na półrocze). Pierwsza kontrola nastąpi w pierwszym półroczu wykonywania przez WYKONAWCĘ umowy i polegać będzie na złożeniu ZAMAWIAJĄCEMU przez WYKONAWCĘ dokumentów, o których mowa w ust. 2 w ciągu 14 dni kalendarzowych (licząc od dnia przesłania stosownego wezwania), wg stanu na dzień, który wskaże ZAMAWIAJĄCY. Druga kontrola nastąpi w pierwszym półroczu 2017 r. i polegać będzie na złożeniu wskazanych dokumentów wg stanu na dzień, który wskaże ZAMAWIAJĄCY w ciągu 14 dni kalendarzowych (licząc od dnia przesłania stosownego wezwania). Trzecia i ostatnia kontrola, która odbędzie się w drugim półroczu 2017 r.
zobowiązuje WYKONAWCĘ do przedłożenia wskazanych dokumentów wg stanu na dzień, który wskaże ZAMAWIAJĄCY w ciągu 14 dni kalendarzowych (licząc od dnia przesłania stosownego wezwania).
Każdorazowo po złożeniu wskazanych dokumentów będą one analizowane przez ZAMAWIAJĄCEGO, w zakresie uzyskania procentowego wskaźnika osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, z ogólnej liczby osób, którym zostanie powierzona realizacja zamówienia. Wskaźnik ten musi utrzymywać się na poziomie minimalnej wysokości wskaźnika wskazanego w ofercie WYKONAWCY. Po dokonanej analizie (najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia przez WYKONAWCĘ dokumentów) ZAMAWIAJĄCY powiadomi WYKONAWCĘ o wynikach dokonanej kontroli. Negatywny wynik kontroli będzie skutkował naliczeniem kary umownej o której mowa w ust.
4.
4. WYKONAWCA, w przypadku nie wypełnienia warunku o którym mowa w ust. 1 lub nieprzedłożenia w terminie wymaganych dokumentów o których mowa w ust. 2, zobowiązuje się zapłacić na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO karę umowną w wysokości :
1) 1% kwoty brutto wskazanej w § 3 ust. 1 umowy, gdy niewypełnienie warunku o którym mowa w ust.
1 będzie spowodowane spadkiem wskaźnika o 1 punkt procentowy,
2) 1% powiększonego o 0,1% kwoty brutto wskazanej w § 3 ust. 1 umowy, za każdy kolejny punkt procentowy w przypadku, gdy niewypełnienie warunku o którym mowa w ust. 1 będzie spowodowane spadkiem wskaźnika o więcej niż 1 punkt procentowy.
Nieprzedłożenie w terminie wymaganych dokumentów o których mowa w ust. 2 umowy, traktowane będzie jako spadek zadeklarowanego wskaźnika do poziomu „0”. W tej sytuacji WYKONAWCA zobowiązany będzie do zapłaty kary.
8 Powyższe kary mogą zostać naliczone maksymalnie trzy razy w trakcie wykonywania przedmiotowej umowy, każdorazowo jedna kara w wysokości wyliczonej w sposób opisany wyżej po negatywnym dla WYKONAWCY wyniku kontroli przeprowadzonej przez ZAMAWIAJĄCEGO lub w przypadku nieprzedłożenia wymaganych dokumentów (ZAMAWIAJĄCY przewiduje trzy kontrole, a tym samym daje sobie uprawnienie do naliczenia trzech oddzielnych kar umownych w wysokości wskazanej w niniejszym ustępie).
§ 10
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa pocztowego.
§ 11
Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków określonych w § 3 ust. 3 pkt 10, § 6 oraz § 8 ust. 4 niniejszej umowy.
§ 12
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje przez okres 18 miesięcy tj. od dnia 1-07-2016 roku do dnia 31-12-2017 r.
2. W przypadku wygaśnięcia umowy lub jej rozwiązania, Strony zobowiązują się do dokonania, w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy, rozliczenia liczby nadanych/zwróconych przesyłek oraz zastosowanych opłat, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia na podstawie wystawionych przez WYKONAWCĘ faktur korygujących VAT.
3. Strony zastrzegają możliwość wprowadzenia zmian do Umowy w zakresie opustów.
§ 13
Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa otrzymuje Zamawiający.
Zamawiający Wykonawca
... ...
podpis podpis
9 Załączniki:
nr 1 – Warunki świadczenia usługi ODBIORU KORESPONDENCJI DO NADANIA.
nr 2, 2a – Wykaz operacyjny.
nr 3, 3a – Wzór „Zestawienia ilościowo - wartościowego przesyłek w obrocie krajowym nadanych w dniu …….” i „Zestawienia ilościowo - wartościowego przesyłek w obrocie
zagranicznym nadanych w dniu …….”
