• Nie Znaleziono Wyników

POLITYKA DOBORU I OCENY ODPOWIEDNIOŚCI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "POLITYKA DOBORU I OCENY ODPOWIEDNIOŚCI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ"

Copied!
8
0
0

Pełen tekst

(1)

Załącznik do Uchwały nr 37/2019 Rady Nadzorczej

Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu

z dnia 12.04.2019 r.

Załącznik do Uchwały nr 14/2019 Zebrania Przedstawicieli

Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu

z dnia 28.04.2019 r.

POLITYKA

DOBORU I OCENY ODPOWIEDNIOŚCI

CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ

(2)

Metryka dokumentu

Komórka opracowująca

regulację Zespół Organizacyjno-Administracyjny

Pełna nazwa dokumentu Polityka doboru i oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej Data ostatniej aktualizacji nd

Data utworzenia

Uchyla Politykę doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej wprowadzoną Uchwałą Zebrania Przedstawicieli nr 18/2018 z dnia 15.04.2018 r.

Historia zmian:

Data Rodzaj zmian ( syntetyczny opis) Autor

( komórka opracowująca regulację)

28.04.2019 Utworzenie dokumentu Zespół Organizacyjno-

Administracyjny

Dokumenty powiązane:

Lp. Nazwa regulacji Uwagi

1 Statut Banku

2 Regulamin Organizacyjny

3 Regulamin działania Rady Nadzorczej 4 Polityka różnorodności

(3)

I.

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Zasady określone w Polityce doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej zwanej dalej

„Polityką”, Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu stosuje w przypadku dokonywania doboru i oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej Banku.

2. Celem oceny jest stwierdzenie, czy kandydaci na członków Rady Nadzorczej oraz czy członkowie Rady Nadzorczej w czasie sprawowania swoich funkcji, dają rękojmię sprawowania tych funkcji w sposób określony przepisami prawa, czy posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji swoich funkcji oraz czy ich reputacja osobista nie stwarza zagrożenia dla utraty reputacji Banku.

3. Polityka opracowana została na podstawie:

1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe;

2) ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym;

3) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/36/UE z dnia 26 czerwca 2013 r. w sprawie warunków dopuszczenia instytucji kredytowych do działalności oraz nadzoru ostrożnościowego nad instytucjami kredytowymi i firmami inwestycyjnymi, zmieniająca dyrektywę 2002/87/WE i uchylająca dyrektywy 2016/48/WE oraz 2006/49/WE;

4) Wytycznych w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje (EBA/GL/2017/12 z dnia 21/03/2018);

5) Rekomendacji M dotyczącej zarządzania ryzykiem operacyjnym w bankach, stanowiącej załącznik do uchwały Nr 8/2013 Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 8 stycznia 2013 r.;

6) Zasady Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych;

i wykładni jej postanowień należy dokonywać zgodnie z powyższymi regulacjami.

§ 2 Przyjęte w niniejszej Polityce określenia oznaczają:

1) Bank – Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu;

2) członek Rady Nadzorczej – członek Rady Nadzorczej Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu;

3) odpowiedniość – oznacza stopień, w którym osobę uważa się za posiadającą nieposzlakowaną opinię oraz posiadającą samodzielnie lub łącznie z innymi osobami odpowiedni poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na wykonywanie swoich obowiązków. Odpowiedniość obejmuje również uczciwość, etyczność i niezależność osądu każdej osoby oraz zdolność poświęcania wystarczającej ilości czasu na wykonywanie obowiązków;

§ 3

W Regulaminie Zebrania Grupy Członkowskiej, które dokonuje wyboru kandydatów na członków Rady Nadzorczej oraz wstępnie ocenia ich reputację i wystąpienie konfliktu interesu kandydatów z Bankiemi w Regulaminie obrad Zebrania Przedstawicieli, które dokonuje indywidualnej oceny odpowiedniości poszczególnych członków Rady Nadzorczej przed powołaniem w skład organu, jak również w czasie sprawowania funkcji oraz dokonuje oceny odpowiedniości Rady Nadzorczej jako organu nadzoru, powinny zostać zawarte odpowiednio postanowienia niniejszej Polityki.

(4)

§ 4

1. Zebranie Przedstawicieli dokonuje oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej przed dokonaniem wyboru i w czasie sprawowania funkcji członka Rady Nadzorczej oraz dokonuje oceny kolegialnej Rady Nadzorczej jako organu nadzoru.

2. W każdym przypadku członkowie Rady Nadzorczej powinni cieszyć się nieposzlakowaną reputacją przed wyborem jak i podczas sprawowania funkcji.

3. Uznaje się, że kandydat oraz członek Rady Nadzorczej ma nieposzlakowaną opinię o ile nie ujawniono informacji temu zaprzeczających.

§ 5

W toku indywidualnej oceny odpowiedniości kandydata/członka Rady Nadzorczej, ocenie podlega:

1) reputacja, uczciwość i etyczność;

2) poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia w odniesieniu do pełnionej funkcji i powierzonych obowiązków oraz rękojmia należytego wykonywania tych obowiązków;

3) liczba funkcji pełnionych jednocześnie przez członka pod kątem czasu koniecznego na wykonywanie obowiązków w Banku;

4) możliwość wystąpienia konfliktu interesów oraz umiejętność zachowania niezależności osądu;

5) niezależność oraz wiedza i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych oraz wiedza i umiejętności w zakresie bankowości i usług świadczonych przez Bank w odniesieniu do członków Rady Nadzorczej.

II.

Ocena odpowiedniości na etapie wyboru członka Rady Nadzorczej

§ 6

1. Obsługę techniczną Zebrania Przedstawicieli wykonuje pracownik Banku, który prowadzi sprawy związane z działalnością Rady Nadzorczej.

2. Zebranie Przedstawicieli dokonuje wyboru członków Rady Nadzorczej spośród kandydatów rekomendowanych przez Grupy Członkowskie, jak również dopuszcza się zgłaszanie kandydatów przez uczestników Zebrania Przedstawicieli.

3. Listę kandydatów na członków Rady Nadzorczej rekomendowanych przez Zebrania Grup Członkowskich, pracownik Banku wykonujący obsługę techniczną Zebrania Przedstawicieli, przekazuje Przewodniczącemu Zebrania przed ogłoszeniem wyborów członków Rady Nadzorczej.

4. Pracownik Banku wykonujący obsługę techniczną Zebrania Przedstawicieli po zamknięciu przez Przewodniczącego Zebrania listy kandydatów na członków Rady Nadzorczej, przekazuje każdemu kandydatowi druk oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 niniejszej Polityki, które każdy z kandydatów zobowiązany jest wypełnić i złożyć Przewodniczącemu powołanej przez Zebranie Przedstawicieli Komisji ds. odpowiedniości.

5. Ocena kandydatów na członków Rady Nadzorczej dokonywana jest w oparciu o analizę złożonych oświadczeń, o których mowa w ust. 4 oraz innych przedłożonych dokumentów, przeprowadzoną przez Komisję ds. odpowiedniości.

6. Informację o wynikach analizy przedkłada Zebraniu Przedstawicieli Przewodniczący Komisji ds.

odpowiedniości, przed ogłoszeniem głosowania na członków Rady Nadzorczej.

(5)

III. Ocena odpowiedniości członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji dokonywana przez Zebranie Przedstawicieli

§ 7

1. Oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji, na podstawie złożonych oświadczeń (Załączniki nr 1 do niniejszej Polityki) dokonuje raz w roku Zwyczajne Zebranie Przedstawicieli po zapoznaniu się z informacją sporządzoną przez Komisję ds.

odpowiedniości.

2.Informację o spełnianiu warunków odpowiedniości nowo wybranych członków Rady Nadzorczej Komisja ds. odpowiedniości sporządza w oparciu o oświadczenia, o których mowa w § 6, dla wybranych przez Zebranie Przedstawicieli członków Rady Nadzorczej.

3.W trakcie trwania kadencji Rady Nadzorczej Pracownik Banku wykonujący obsługę techniczną, zbiera dla Zebrania Przedstawicieli,w terminie do 31 stycznia każdego roku, wypełnione przez członków Rady Nadzorczej oświadczenia (Załącznik Nr 1 do niniejszej Polityki) i przekazuje Przewodniczącemu Komisji ds. odpowiedniości.

4.Komisja ds. odpowiedniości po zapoznaniu się oświadczeniami, o których mowa w ust. 1 lub ust. 3, proponuje Zebraniu Przedstawicieli podjąć Uchwałę w sprawie posiadania lub nieposiadania odpowiedniości przez poszczególnych członków Rady Nadzorczej, w której stwierdza czy poszczególni członkowie posiadają lub nie posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji tej funkcji oraz czy ich reputacja osobista nie stwarza zagrożenia lub jest zagrożeniem dla utraty reputacji Banku.

IV. Sposób dokonywania indywidualnej oceny odpowiedniości kandydatów/członków Rady Nadzorczej

§ 8

Indywidualna ocena odpowiedniości kandydatów/członków Rady Nadzorczej dokonywana jest jako:

1) indywidualna ocena wstępna – przy wyborze kandydata do Rady Nadzorczej Banku, przed jego powołaniem,

2) indywidualna ocena bieżąca – w trakcie pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej Banku, dokonywana raz w roku przez Zebranie Przedstawicieli, oraz w przypadku zaistnienia następujących okoliczności:

a) w odniesieniu do członka Rady Nadzorczej gdy powierzono mu inne stanowisko w Radzie, w szczególności wymagające niezależności. Ocenę taką ogranicza się do analizy tych aspektów/wymogów, które uległy zmianie;

b) kiedy istnieją obawy dotyczące odpowiedniości indywidualnej członków lub kolegialnej Rady Nadzorczej Banku;

c) w przypadku wystąpienia zdarzenia o istotnym wpływie na reputację członka Rady Nadzorczej lub całego Banku, w szczególności w przypadku, gdy członkowie Rady Nadzorczej nie przestrzegają przyjętej w Banku polityki zarządzania konfliktami interesów;

d) jeśli członek Rady Nadzorczej obejmuje dodatkowo funkcję w zarządzie lub radzie nadzorczej innej instytucji lub zaczyna wykonywać inne mające znaczenie działania.

(6)

V.

Kolegialna ocena odpowiedniości Rady Nadzorczej

§ 10

1. Rada Nadzorcza jako organ Banku podlega kolegialnej ocenie odpowiedniości przez Zebranie Przedstawicieli, polegającej na weryfikacji czy indywidualne cechy i kompetencje poszczególnych członków organu/kandydatów dopełniają się sposób zapewniający odpowiedni poziom kolegialnego nadzorowania banku.

2. Kolegialna ocena odpowiedniości obejmuje ocenę możliwości podejmowania przez Radę Nadzorczą jako organu Banku decyzji w istotnych obszarach działania Banku z uwzględnieniem ryzyk towarzyszących tej działalności,w tym podejmowanie decyzji dotyczących modelu biznesowego, gotowości do podejmowania ryzyka, strategii oraz rynków, na których funkcjonuje Bank.

3. Rada Nadzorcza w celu dokonania oceny odpowiedniości kolegialnej Rady, w terminie do 31 marca składa wypełniony i zatwierdzony przez siebie arkusz stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Pracownik Banku prowadzący dokumentację Rady Nadzorczej zobowiązany jest powyższy arkusz dołączyć do dokumentacji najbliższego Zebrania Przedstawicieli i przekazać Komisji ds.

odpowiedniości, z zastrzeżeniem ust. 7.

4. Komisja ds. odpowiedniości po analizie oceny, o której mowa w ust. 2, proponuje Zebraniu Przedstawicieli podjęcie uchwały o odpowiedzialności kolegialnej Rady Nadzorczej, w której stwierdza czy Rada Nadzorcza jako organ kolegialny Banku posiada odpowiedniość, czy indywidualne cechy i kompetencje poszczególnych członków organu dopełniają się w sposób zapewniający odpowiedni poziom kolegialnego nadzorowania Bankiem.

5. Kolegialnej ocenie odpowiedniości Rada Nadzorcza, zgodnie z kryteriami zawartymi w Załączniku nr 2 do niniejszej Polityki, podlega:

1) łączny poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia posiadanych przez poszczególnych członków Rady Nadzorczej w odniesieniu do całej działalności Banku, umożliwiający przedstawianie swoich poglądów, wpływanie na proces podejmowania decyzji, zrozumienie działań podejmowanych przez Bank oraz głównych ryzyk w jego działalności;

2) poziom znajomości przez Radę Nadzorczą jako całość tych dziedzin funkcjonowania Banku, za które członkowie są odpowiedzialni zbiorowo;

3) umiejętność nadzorowania Banku;

4) reputacja Banku, jako pochodna działań członków Rady Nadzorczej;

5) spełnienie wymogu posiadania co najmniej dwóch członków niezależnych.

6. Kolegialna ocena odpowiedniości dokonywana jest co najmniej raz w roku oraz w każdym zidentyfikowanym przez Bank przypadku, mającym wpływ na odpowiedniość zbiorową organu Banku, w szczególności:

1) w momencie zmiany składu organu Banku;

2) w momencie zmiany wymogów dotyczących stanowiska lub jeśli członek organu Banku został wyznaczony na inne stanowisko w organie Banku;

3) kiedy następuje istotna zmiana w zakresie modelu biznesowego Banku, gotowości do podejmowania ryzyka lub strategii dotyczących ryzyka Banku.

7. W przypadku nowo wybranej Rady Nadzorczej ocena odpowiedniości dokonywana jest wyłącznie przez Komisję ds. odpowiedniości, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszej Polityki.

(7)

VI. Środki naprawcze

§ 10

1. Jeżeli zgodnie z dokonaną oceną odpowiedniości dana osoba nie jest odpowiednia, osoba ta nie zostanie powołana w skład organu Banku lub jeśli została już powołana, powinna zostać odwołana, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Jeżeli w dokonanej ocenie odpowiedniości zidentyfikowane zostały łatwe do uzupełnienia braki w poziomie wiedzy, umiejętności czy doświadczenia, Bank podejmie odpowiednie środki naprawcze, aby niezwłocznie zlikwidować te braki, jednak nie później niż w terminie do 12 miesięcy od objęcia funkcji członka organu Banku.

3. Jeżeli zgodnie z dokonaną kolegialną oceną odpowiedniości organu Banku, dany organ nie jest odpowiedni , Bank podejmie odpowiednie środki naprawcze, aby zlikwidować te braki w terminie do miesiąca od ich zidentyfikowania.

4. Odpowiednie środki naprawcze, o których mowa w ust. 3, mogą obejmować w szczególności: dostosowanie podziału obowiązków pomiędzy członkami organu Banku, zmianę wybranych członków organu Banku, rekrutację dodatkowych członków organu Banku, podjęcie ewentualnych środków w celu zminimalizowania konfliktu interesów, organizację szkolenia dla wybranych członków organu Banku lub organizację szkolenia dla organu Banku jako całości, aby zapewnić odpowiedniość indywidualną i zbiorową organu Banku.

VII. Sukcesja i wprowadzenie w obowiązki członków organów Banku

§ 11

1. Rada Nadzorcza nadzoruje proces sukcesji członków Zarządu, który obejmuje etap wyznaczenia osoby sukcesora, określenie i realizację działań przygotowujących sukcesorów do realizacji nowych zadań na stanowiskach w Zarządzie, uzyskanie wymaganych przepisami zgód oraz możliwość objęcia stanowiska przez sukcesora, w przypadku wakatu.

2. Rada Nadzorcza planując sukcesję członków Zarządu, zapewnia ciągłość podejmowania decyzji oraz, jeśli to możliwe, unika zastępowania jednocześnie zbyt dużej liczby członków. Jedna osoba może zostać wskazana jako sukcesor na więcej niż jedno stanowisko członka Zarządu.

3. W przypadku składania przez członków Zarządu rezygnacji z pełnionych funkcji dobrą praktyką jest ich składanie na datę przyszłą, odpowiednio odległą, by umożliwić Radzie Nadzorczej wypełnienie swoich obowiązków w opisanym zakresie.

4. Nominacja w przypadku ponownego powołania lub powołania na kolejną kadencję w Radzie Nadzorczej Banku jest możliwa jedynie z uwzględnieniem wyniku oceny dotyczącej działalności danego członka Rady obserwowanej podczas ostatniego ostatniej kadencji.

5. Nominacje na stanowisko Prezesa Zarządu następują po uzyskaniu zgody Komisji Nadzoru Finansowego. Z wnioskiem o uzyskanie zgody występuje Rada Nadzorcza.

6. Bank dąży do maksymalnego skrócenia czasu, w którym stanowisko wymagające uzyskania zgody Komisji Nadzoru Finansowego jest nieobsadzone.

7. Bank zapewnia sukcesorom rozwój kompetencji niezbędnych do realizacji zadań na stanowisku członka Zarządu m.in. poprzez szkolenia, w tym stanowiskowe, konferencje, certyfikacje, dostęp do baz wiedzy i forów branżowych. Potrzeby rozwojowe sukcesorów w zakresie niezbędnym do prawidłowego wypełniania obowiązków na stanowisku członka Zarządu realizowane są w sposób priorytetowy, 8. Sukcesorom na stanowisko Prezesa Zarządu umożliwia udział w Programie Stażowym dla Kandydatów

na Prezesów Zarządów Banków Spółdzielczych „Kompas” realizowanym przez bank zrzeszający.

(8)

9. W przypadku wakatu na stanowisko członka Zarządu, w procesie rekrutacji w pierwszej kolejności rozpatrywane są kandydatury sukcesorów.

§ 12.

1. W procesie sukcesji preferowane są osoby, które utożsamiają się z kulturą, wartościami Banku i zachowują się zgodnie z nimi.

2. Nowo wyznaczeni członkowie Rady Nadzorczej Banku otrzymają kluczowe informacje najpóźniej podczas 2-go posiedzenia Rady Nadzorczej po objęciu stanowiska, a wprowadzenie ich w obowiązki będzie zrealizowane sukcesywnie w terminie 1 roku.

3. W przypadku gdy członkowie Rady Nadzorczej podlegają wymogom dotyczącym zdobycia określonego zakresu wiedzy i umiejętności, szkolenie i wprowadzenie w obowiązki takiego członka będzie miało na celu uzupełnienie stwierdzonych braków w odpowiednim terminie, niezwłocznie po faktycznym objęciu funkcji. W każdym przypadku członek spełni wszystkie wymogi dotyczące wiedzy i umiejętności nie później niż w terminie 1 roku od objęcia funkcji.

4. Członkowie Rady Nadzorczej Banku będą aktualizować i pogłębiać wiedzę i umiejętności konieczne do wypełniania swoich obowiązków.

VIII. Przechowywanie dokumentacji związanej z oceną odpowiedniości

§ 13

Dokumentacja związana z oceną odpowiedniości dokonywanej przez Zebranie Przedstawicieli przechowywana jest przez pracownika Banku prowadzącego sprawy Rady Nadzorczej, w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osób nieuprawnionych.

IX.

Postanowienia końcowe

§ 13

1. Polityka doboru i oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej dla swojej ważności wymaga zatwierdzenia przez Zebranie Przedstawicieli Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu.

2. Polityka doboru i oceny odpowiedniości członków Rady Nadzorczej musi być dostępna publicznie, co oznacza, że każdy członek Banku może zapoznać się ze sposobem oceny każdego kandydata na członka Rady Nadzorczej. Niniejsza Politykę Bank udostępnia na stronie internetowej Banku www.pbs.zamosc.

Cytaty

Powiązane dokumenty

GI GROUP POLAND S.A.. PRZEGLĄD WYNIKÓW FINANSOWYCH SPÓŁKI I GRUPY KAPITAŁOWEJ ... POLITYKA WYNAGRODZEŃ ... WYNAGRODZENIA CZŁONKÓW ZARZĄDU ... POZIOM WYNAGRODZEŃ CZŁONKÓW

W zakresie wynagrodzenia Członków Zarządu wszelkie ostateczne decyzje dotyczące wynagrodzenia, w tym decyzje dotyczące przypisywania wynagrodzenia zmiennego, nabywania

1) Członkowie Zarządu objęci niniejszą Polityką wynagrodzeń mogą otrzymywać wynagrodzenie zmienne (premię roczną zależną od realizacji celów zarządczych). 2)

Wszelkie świadczenia na rzecz osób wchodzących w skład Zarządu Spółki są przyznawane przez Radę Nadzorczą na podstawie uchwały tego organu (poprzez wskazanie wprost

Komitet dokonał wtórnej oceny odpowiedniości indywidualnej każdej ze wskazanych wyżej osób pod kątem: (i) konfliktu interesów, (ii) możliwości łączenia funkcji oraz

Podsumowanie oceny przeprowadzonej przez Oceniającego Przedstawione w niniejszym formularzu informacje wpływają negatywnie na ocenę rękojmi kandydata pod kątem

Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, rady dyrektorów oraz likwidator spółki należącej do grupy spółek może powoływać się na działanie lub

Zagadnienie zostało omówione w 1.7 Polityki i odnosi się również do członków Rady Nadzorczej. 2.8 Opis jasnych, kompleksowych i zróżnicowanych kryteriów w zakresie