BIBLIOTEKA KRAKÓW
KANCELARIA
WPŁYNĘŁO PROTOKÓŁ DATA; ?• 3.
PAŹ. 2010
kontroli w zakresie udzielania informacji publicznej na wniosek.
Podstawa przeprowadzenia kontroli:
Upoważnienie Prezydenta Miasta Krakowa nr 43/2018, znak: BK-02.1711.11.2018 z dnia 06.07.2018 r.
Jednostka kontrolowana:
Biblioteka Kraków, pl. Jana Nowaka- Jeziorańskiego 3, Dyrektor - Pan Stanisław Dziedzic.
Kontrolująca:
Irena Kościsz - główny specjalista w Biurze Kontroli Wewnętrznej UMK.
Termin przeprowadzenia kontroli: od dnia 11.07.2018 r. do dnia 27.07.2018 r.
Okres objęty kontrolą:
- dane zawarte w Biuletynie Informacji Publicznej Biblioteki Kraków weryfikowane na dzień 12.07.2018 r.
- wnioski o udostępnienie informacji publicznej - od dnia 01.01.2017 r. do dnia 12.07.2018 r.
Kontrolą objęto:
Dokumentację w zakresie stanowiącym przedmiot kontroli, udostępnioną przez kontrolowaną jednostkę.
Zagadnienia objęte kontrolą skontrolowano w zakresie możliwości materializacji ryzyka: udzielenia informacji publicznej niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej zwanej w dalszej części protokołu ustawą, tj.
- nieudzielenia informacji publicznej,
- udzielenia informacji publicznej w niepełnym zakresie, - nieterminowego udzielenia informacji publicznej.
I. Ustalenia ogólne.
Biblioteka Kraków zwana w dalszej części protokołu Biblioteką jest samorządową instytucją kultury (uchwała Nr L/917/16 Rady Miasta Krakowa z dnia 06.07.2016 r.
w sprawie połączenia samorządowych instytucji kultury: Krowoderskiej Biblioteki Publicznej w Krakowie, Nowohuckiej Biblioteki Publicznej w Krakowie, Podgórskiej Biblioteki Publicznej w Krakowie, Śródmiejskiej Biblioteki Publicznej w Krakowie w jedną samorządową instytucję kultury pod nazwą Biblioteka Kraków). Biblioteka wpisana jest do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę Miejską Kraków, pod numerem 34 i posiada osobowość prawną.
Prowadzi swoją działalność statutową od 2017 roku, za pośrednictwem 56 bibliotek filialnych funkcjonujących pod dotychczasowymi adresami. Zakres działania jednostki obejmuje wykonywanie zadań własnych Gminy Miejskiej Kraków, w szczególności, poprzez prowadzenie działalności kulturalnej, zaspakajanie potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych ogółu społeczeństwa oraz uczestniczenie w upowszechnianiu wiedzy i kultury, a także zapewnienie mieszkańcom Krakowa dostępu do materiałów i usług bibliotecznych.
Biblioteka, jako osoba prawna jednostki samorządu terytorialnego, zobowiązana jest na podstawie art. 4 ust.l pkt. 4 ustawy do udostępniania informacji publicznej.
II. Udostępnianie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.
Biuletyn Informacji Publicznej, zwany w dalszej części protokołu BIP, to urzędowy publikator teleinformatyczny, tworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej, w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej (art. 8 ust. 1 ustawy). W rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 18.01.2007 r. sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej rozporządzeniem, uregulowano szczegółowe wymagania dotyczące układu ujednoliconego systemu stron Biuletynu, w tym standardów struktury stron podmiotowych. W § 11 ust. 1 rozporządzenia wskazano jakie elementy winna zawierać strona podmiotowa BIP, tj. logo BIP, dane kontaktowe osób redagujących stronę, instrukcję korzystania, menu podmiotowe, moduł wyszukujący.
Podmioty obowiązane do udostępnienia informacji publicznej w BIP są zobligowane do udostępniania informacji publicznej, w szczególności o:
1. polityce wewnętrznej i zagranicznej,
2. podmiocie, w tym o statusie prawnym lub formie prawnej, organizacji, przedmiocie działalności i kompetencjach, organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach, strukturze własnościowej, majątku, którym dysponują,
3. zasadach funkcjonowania (w tym o trybie działania, sposobach przyjmowania i załatwienia spraw, stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach, o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych, naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie określonym w przepisach odrębnych),
4. danych publicznych, w tym: dokumentacji przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających, treści innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej, informacji o stanie państwa, samorządców i ich jednostek organizacyjnych,
5. majątku publicznym.
Ponadto, w BIP zamieszcza się informacje:
1. o sposobie dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu podmiotu i nieudostępnianych w BIP (art. 8 ust. 4 ustawy),
2. w przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej -podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, w przypadku ograniczenia ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy (art. 5 ust. 2 ustawy) - podmiot, w interesie
którego dokonano wyłączenia jawności (art. 8 ust. 5 ustawy).
Prawo do uzyskiwania informacji publicznej przysługuje każdemu i obejmuje uprawnienia do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego, wglądu do dokumentów urzędowych, dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów. Prawo do informacji obejmuje uprawnienie do niezwłocznego
Informację publiczną udostępnia się przez ogłoszenie w BIP, na wniosek (pisemny i ustny), może być udostępniona również poprzez wyłożenie lub wywieszenie w miejscach ogólnie dostępnych.
Kontrolowana jednostka posiada zarówno tzw. domową stronę internetową jak i stronę internetową funkcjonującą w ramach BIP Miasta Krakowa, zwanym dalej BIP MK, w którym publikowane są informacje dotyczące Prezydenta Miasta Krakowa, Rady Miasta Krakowa oraz Urzędu Miasta Krakowa (zarządzenie nr 2178/2016 PMK z dnia 22.08.2016 r. w sprawie zasad i trybu publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa).
Regulamin publikowania w BIP MK stanowi załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. W BIP MK funkcjonują biuletyny informacji publicznej miejskich jednostek organizacyjnych, zwane w dalszej części protokołu BIP MJO (§ 1 ust. 3 ww. zarządzenia, który stanowi, iż W BIP MK mogą funkcjonować biuletyny informacji publicznej miejskich jednostek organizacyjnych, zwane dalej BIP MJO oraz biuletyny informacji publicznej innych podmiotów, które po złożeniu wniosku zgodnego z załącznikiem nr 3 niniejszego zarządzenia uzyskały stosowną zgodę na realizację swojego biuletynu informacji publicznej w ramach BIP MK), między innymi, Biuletyn Informacji Publicznej Biblioteki Kraków. Zgodnie z § 3 pkt. 1 Regulaminu Użytkownicy są zobowiązani do wypełniania treścią wszystkich stron podlegających publikacji, zgodnie z zakresem kompetencji.
Na podstawie § 3 ust.l ww. Zarządzenia PMK w sprawie zasad i trybu publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa osobą upoważnioną do nadzorowania czynności związanych z publikowaniem informacji publicznej w BIP jest Dyrektor Magistratu.
Natomiast zgodnie z treścią § 5 pkt. 2 ww. zarządzenia osobą odpowiedzialną pod względem formalnym i merytorycznym za publikowanie informacji publicznych, w tym wyłączenia jawności w BIP MJO oraz określania zasad ponownego wykorzystania informacji sektora publicznego jest dyrektor Biblioteki. Na podstawie przepisów ww. zarządzenia osobami odpowiedzialnymi za właściwe prowadzenie oraz publikowanie w BIP Biblioteka są Administrator i Redaktor (§ 5 pkt. 3).
Ponadto, w BIP MK, w zakładce „Pomoc", znajdują się materiały pomocnicze dla administratorów i redaktorów BIP MJO. Zamieszczono tam, między innymi, propozycje zakresu informacyjnego dla BIP MJO. Z przedstawionych tam materiałów wynika, iż w BIP MJO powinny znaleźć się informacje o:
1. Strona główna, logo jednostki, link do strony domowej jednostki, informacja o trybie udostępniania informacji publicznej,
2. Informacja o jednostce,
3. Prawo: statut jednostki, dokumenty regulujące działanie jednostki oraz kontrole zewnętrzne i wewnętrzne,
4. Finanse i mienie: budżet i mienie,
5. Informacje organizacyjne: podstrona redakcja, podstrona instrukcje.
6. Struktura organizacyjna.
W tabeli poniżej zamieszczono informacje, które zostały zamieszczono w BIP MJO Biblioteka Kraków
3
nformacje publiczne udostępnianie przez Bibliotekę Kraków wg stanu na dzień 12.07.2018 r.
L.p. Menu przedmiotowe Nazwa podstrony Zakres informacji 1 Strona główna BIP Biblioteka
Kraków
Brak Dane dotyczące nazwy, adresu.
Informacja o możliwości uzyskania informacji publicznej na wniosek.
Link do tzw. strony domowej jednostki.
2 Informacje o jednostce Brak Nazwa, dane kontaktowe, dane dot. osób kierujących jednostką, godziny urzędowania sekretariatu, NIP i REGON jednostki, zakres działania, link do strony zawierającej szczegółowe informacje organizacyjne o jednostce.
Przetwarzanie danych osobowych Ogólna informacja o przetwarzaniu danych osobowych wraz z podaniem podstawy prawnej, uprawnienia osób których dane są przetwarzane, cel przetwarzania danych. Informacja dot.
przetwarzania danych w związku z realizacją zadań przez Bibliotekę. Link do poczty mailowej Inspektora Ochrony Danych.
3 Prawo Podstawowe przepisy Linki do stron zawierających takie uregulowania jak: Statut, Regulamin Organizacyjny, Regulamin korzystania z materiałów bibliotecznych oraz usług Biblioteki Kraków, Schemat Organizacyjny. Wykaz rejestrów i ewidencji.
Kontrole brak
4 Jak załatwić sprawę Brak Dane adresowe jednostki, godziny urzędowania, link do poczty mailowej sekretariatu, link do elektronicznej skrzynki podawczej, link do strony pn. Struktura Organizacyjna zawierającej szczegółowe informacje o strukturze organizacyjnej jednostki, link do strony pn. Wykaz filii zawierającej szczegółowe informacje (godz. urzędowania, dane kontaktowe osób kierujących filiami Bibliotek)o filiach
6 Ogłoszenia Brak Link do strony zawierającej cele i zadania Biblioteki Kraków, link do strony domowej jednostki, link do informacji o nowym oddziale Biblioteki. Link do strony w sprawie Budżetu Obywatelskiego Miasta Krakowa.
7 Zamówienia publiczne Brak Link do strony domowej jednostki zawierającej aktualne zamówienia publiczne,
Link do strony domowej zawierającej wykaz zakończonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
8 Informacje organizacyjne Redakcja Dane (imię, nazwisko, nr telefony, adres skrzynki mailowej) dotyczące administratora i redaktora BIP Biblioteki
Instrukcja Zamieszczono instrukcję korzystania z Biblioteki.
9 Struktura Organizacyjna Brak Dane (imię i nazwisko, nr telefonów, adres skrzynki mailowej) kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Biblioteki, link do strony zawierającej wykaz filii Biblioteki.
10 Elektroniczna skrzynka podawcza
Brak Zawiera informacje dot. działania elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e- PUAP. Podlinkowany adres elektronicznej skrzynki podawczej..
5
Uwagi do informacji zamieszczonych w tabeli:
Ad. 1. Na stronie głównej BIP Biblioteki została zamieszczona informacja następującej treści
„Informacja publiczna nie opublikowana w BIP podlega udostępnieniu w trybie na wniosek.
W tym celu należy złożyć pisemny wniosek w Bibliotece Kraków. Informacja zostanie udostępniona w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku. ". Pouczenie tej treści nie spełnia wymogów określonych w art. 10 i art. 13 ust. 1 ustawy, gdyż zapis informujący o udostępnieniu informacji publicznej wyłącznie po złożeniu pisemnego wniosku stanowi ograniczenie dla zainteresowanych. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP lub w centralnym repozytorium, jest udostępniana nie tylko na wniosek pisemny lecz także w formie ustnej w przypadku informacji publicznej, która może być niezwłocznie udostępniona.
Udostępnienie powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Ponadto należy zaznaczyć, iż oprócz informacji publicznej nieudostępnianej na wniosek (pisemny lub ustny) ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje inne sposoby jej udostępniania określone w art. 11 cyt. ustawy tj. między innymi, w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych.
Ad. 3. W BIP zamieszcza się również informację o zasadach funkcjonowania podmiotów, w tym o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobie udostępniania danych w nich zawartych (art. 6 ust. l.pkt. 3 lit. f ustawy). W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż nie został udostępniony rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Kontrolowany pismem z dnia 18.07.2018 r. wyjaśnił, (...) rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej prowadzony jest w formie papierowej. Z uwagi na skalę zagadnienia - przez niedopatrzenie nie umieszczono informacji o tym rejestrze w BIP. Brak ten zostanie uzupełniony(...). Powyższy rejestr został opublikowany w trakcie kontroli (data 23.07.2018 r.).
Na marginesie należy wskazać, że w BIP MK (https://www.bip.krakow.pl/reiestry/) zamieszczone są również informacje dotyczące podstawy prawnej funkcjonowania rejestrów, ewidencji i archiwum oraz dane kontaktowe pracowników, którzy je prowadzą. Zamieszczenie tego typu informacji, ułatwia zainteresowanym dostęp do nich i dlatego można rozważyć zamieszczenie tych danych w BIP Biblioteka.
Brak jest zamieszczenia informacji o zasadach ponownego wykorzystania informacji sektora publicznego zgodnie z ustawą z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
III. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek.
Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem, iż w przypadku gdy informacja nie może zostać udzielona w tym terminie, podmiot zobowiązany do jej udzielania przed upływem tego terminu powiadamia o powodach opóźnienia oraz o terminie w jakim udostępni informacje, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (art. 13 ust.l i 2 ustawy).
W okresie objętym kontrolą do jednostki wpłynęły 3 wnioski o udostępnienie informacji
W tabeli poniżej przedstawiono informacje dot. wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
L. p. Znak sprawy Przedmiot wniosku Data wpływu wniosku
Data udzielenia odpowiedzi 1. KBK.0133.1.2017 Podanie imion i
nazwisk kierowników wszystkich filii Biblioteki Kraków
11.08.2017 r. 18.08.2017 r.
2. KBK.0133.2.2017 Dostawa sprzętu komputerowego
przetarg nieograniczony
79/2017
11.12.2017 18.12.2018 r.
3. KBK.0133.1.2018 Informacja o rejestrach i ewidencjach finansowych
08.01.2018 11.01.2018 r.
Skontrolowane wnioski zostały przekazane drogą elektroniczną, dotyczyły danych finansowych, warunków w umowach zawartych przez jednostkę oraz szczegółowych informacji organizacyjnych. Odpowiedzi zostały udzielone w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, w terminie wskazanym w art. 13 ust. 1 ustawy.
IV. Wnioski.
BIP Biblioteka Kraków funkcjonuje w ramach Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa. W jednostce wyznaczono osoby odpowiedzialne za udostępnienie informacji publicznej (podano dane osób które wytworzyły informację i odpowiadają za jej treść lub wprowadziły informację do BIP, oznaczono również czas wytworzenia i udostępnienia informacji). Co do zasady struktura organizacyjna i techniczna BIP Biblioteka Kraków odpowiada wymaganiom określonym w przepisach prawa. Udostępnianie informacji publicznej w kontrolowanej jednostce ocenia się pozytywnie z następującymi uwagami:
1. W kategorii informacji „Strona Główna" znajduje się odniesienie do sposobu uzyskania informacji publicznej udzielanej na wniosek, tj. „Informacja publiczna nie opublikowana w BIP podlega udostępnieniu w trybie na wniosek. W tym celu należy złożyć pisemny wniosek w Bibliotece Kraków. Informacja zostanie udostępniona w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku. Pouczenie tej treści nie spełnia wymogów określonych w art. 10 i art. 13 ust. 1 ustawy, gdyż informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP lub w centralnym repozytorium, jest udostępniania zarówno w formie pisemnej lub ustnej w przypadku informacji publicznej, która może być niezwłocznie udostępniona. Udostępnienie informacji publicznej następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
2. W kategorii informacji „Prawo", podstrona „rejestry, ewidencje, archiwa" nie udostępniono informacji o prowadzonym w kontrolowanej jednostce rejestrze wniosków o udzielenie informacji publicznej (który został udostępniony dopiero w trakcie kontroli w dniu 23.07.2018 r.), nie wskazano również informacji o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych.
3. Brak jest zamieszczenia w BIP Biblioteka Kraków informacji o regulacjach dotyczących ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego.
Udostępnianie informacji publicznej na wniosek.
1. W okresie objętym kontrolą do jednostki wpłynęły 3 wnioski o udostępnienie informacji publicznej (2 wnioski w 2017 r., 1 wniosek w 2018 r.). Skontrolowane wnioski zostały przekazane drogą elektroniczną. Odpowiedzi zostały udzielone w sposób i w formie zgodnej ze wnioskiem, w terminie wskazanym w art. 13 ust. 1 ustawy.
Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń w nim zawartych, w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania.
Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie tej odmowy.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli - § 10 Regulaminu przeprowadzania kontroli organizacyjno - prawnej przez Biuro Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 135/2010 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 22 stycznia 2010 r.
W przypadku podpisania protokołu, kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany zgodnie z § 9 ust. 4 ww. Regulaminu do zaparafowana każdej jego strony.
Kraków, dnia 03.10. 2018 r.
Kontrolowany Kontrolujący
D.YRBKTOR
