ona 1
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU DZIAŁ I Zasady Ogólne
§ 1
Zamówienia publiczne w Uczelni mogą być realizowane jedynie na zasadach określonych we właściwych przepisach prawa, w tym w szczególności w przepisach:
1) Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej w dalszej części regulaminu: „Ustawą”,
2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 3) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny,
4) Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
§ 2
Użyte w Regulaminie określenia mają następujące znaczenie:
1) Kierownik zamawiającego – Rektor lub osoba przez niego upoważniona do wykonywania czynności związanych z udzielaniem zamówień;
2) władze Uczelni – Rektor, Prorektorzy oraz Dyrektorzy wchodzący w skład Zarządu Uczelni;
3) EOD – Elektroniczny Obieg Dokumentów;
4) E-Sklep – narzędzie Zamawiającego do składania zapotrzebowania;
5) Ustawa –ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.);
6) wartość – wartość szacunkowa zamówienia ustalona zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy;
7) Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
8) Zamawiający/Uniwersytet – Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu;
9) jednostka merytoryczna - jednostka Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu wnioskująca lub inicjująca proces zakupowy lub prowadząca postępowanie o udzielenie zamówienia i odpowiedzialna za realizację umowy w sprawie zamówienia publicznego;
10) DZP – Dział Zamówień Publicznych Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu; jednostka Uniwersytetu odpowiedzialna od strony proceduralnej za prawidłowość postępowania prowadzonego w trybie wskazanym w Ustawie;
11) dysponent budżetu – pracownik Uniwersytetu (kierownik jednostki organizacyjnej lub inny wskazany pracownik. Dysponent odpowiedzialny jest przed Kierownikiem zamawiającego za poziom wydatkowania otrzymanych funduszy i ich celowość;
Str ona 2
12) postępowanie - należy przez to rozumieć zarówno postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego procedowane w trybie Ustawy, jak i postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, do którego nie stosuje się przepisów Ustawy.
§ 3
1. Uniwersytet dokonuje wydatkowania środków publicznych zgodnie z Ustawą oraz niniejszym regulaminem, a w przypadku zamówień finansowanych z funduszy unijnych lub innych źródeł zewnętrznych – również z uwzględnieniem wymagań wynikających z umowy o dofinansowanie i odpowiednich wytycznych.
2. Niniejszy regulamin określa przygotowanie i przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Uczelni.
3. Wszyscy pracownicy Uczelni zobowiązani są do stosowania niniejszego regulaminu.
4. Postępowania prowadzone na podstawie Ustawy oraz w trybie przetargu otwartego i zapytania ofertowego są procedowane za pośrednictwem platformy zakupowej pod
adresem dedykowanym dla Uniwersytetu: www.platformazakupowa.pl/pn/ump.
5. Przy realizacji zamówień, które nie podlegają przepisom Ustawy, zastrzega się możliwość komunikowania się wykonawcy z Zamawiającym za pośrednictwem poczty elektronicznej jako opcji dodatkowej w odniesieniu do ust. 4.
6. Do dokonywania wydatków, o których mowa w ust. 1 uprawnione są władze Uczelni oraz Działy wskazane w § 4 ust. 1.
7. Proces zakupów podlega kontroli wewnętrznej, która obejmuje:
1) kontrolę celowości wydatku, 2) kontrolę gospodarności,
3) kontrolę legalności zakupów i zgodności z procedurami i dokumentami wewnętrznymi Uniwersytetu,
4) kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 5) kontrolę prawidłowości zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych.
8. Kontrola celowości wydatku dokonywana jest przez dysponenta budżetu i polega na ustaleniu celowości i określeniu przeznaczenia zakupu, dokonywana jest przez osobę składającą zapotrzebowanie oraz dysponenta środków. Zapotrzebowania, które są składane w systemie informatycznym przez jednostki merytoryczne Uniwersytetu mogą być realizowane jedynie w ramach budżetu, którym jednostka dysponuje.
Wstępna ocena celowości polega również na ustaleniu związku pomiędzy planowanym wydatkiem a realizacją zadań przypisanych do danej jednostki. Zadania wszystkich jednostek reguluje Statut, Regulamin Organizacyjny i inne akty Uniwersytetu.
9. Kontrola gospodarności obejmuje optymalizację procesów zakupowych.
Ma na celu redukcję wydatków i znaczący wzrost generowanych oszczędności. Rozpoczyna się zwykle od analizy rynku, porównania cen i dostępnych rozwiązań oraz wypracowania jak najkorzystniejszych warunków współpracy. Kontrola ta dokonywana jest przez osoby upoważnione do realizacji zakupów w Dziale Obsługi Zakupów, Dziale Inwestycyjno-Technicznym, Dziale Nauki, Zarządzania Projektami i Współpracy z Zagranicą, Dziale Informatyki, Dziale Analiz i Rozwoju oraz Bibliotece Głównej.
10. Kontrola legalności i zgodności z procedurami i dokumentami wewnętrznymi Uniwersytetu obejmuje swym zakresem kontrolę zgodności zamówienia m.in.
z Ustawą, Planem Zamówień, niniejszym regulaminem, a także kontrolę odpowiedniego nadania trybu postępowania przez pracowników DZP.
11. Kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności w zakresie operacji gospodarczych i finansowych dokonuje Dyrektor ds. finansowych lub osoby przez niego uprawnione.
ona 3
12. Wszelkie wydatki Uczelni powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
DZIAŁ II PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ
§ 4 1. Kierownicy:
1) Działu Obsługi Zakupów,
2) Działu Inwestycyjno–Technicznego, 3) Działu Informatyki,
4) Działu Nauki, Zarządzania Projektami i Współpracy z Zagranicą, 5) Działu Analiz i Rozwoju,
6) Biblioteki Głównej
składają w terminie do 30 listopada danego roku informacje o planowanych zakupach dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych na następny rok kalendarzowy do Kierownika DZP. Nieprzekazanie Kierownikowi DZP przedmiotowych informacji o planowanych zakupach we wskazanym w zdaniu poprzednim terminie może skutkować nieuwzględnieniem ich w Planie zamówień publicznych dla Uniwersytetu, o którym mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu.
2. Informacja o planowanych zakupach winna uwzględniać wszystkie wydatki danego rodzaju, które przy zachowaniu należytej staranności Kierownicy, o których mowa w ust. 1 byli w stanie przewidzieć. Wydatek winien być określony w kwocie netto i brutto, wraz z informacją o przybliżonym planowanym terminie realizacji.
3. Kierownik DZP, na podstawie przekazanych informacji, o których mowa w ust. 1 sporządza Plan zamówień publicznych dla Uniwersytetu.
4. Kierownik zamawiającego sporządza, ogłasza i aktualizuje plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych, na zasadach wskazanych w Ustawie.
§ 5
1. Dla każdego wydatku ponoszonego w Uczelni obligatoryjne jest złożenie przez jednostkę merytoryczną zapotrzebowania, które składane jest za pośrednictwem e-Sklepu, z zastrzeżeniem § 8 ust. 3 niniejszego regulaminu.
2. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 1 stanowi podstawę do wszczęcia odpowiedniej procedury udzielenia zamówienia publicznego.
Str ona 4
DZIAŁ III PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA PROWADZONE NA PODSTAWIE USTAWY PZP
§ 6
1. Udzielanie zamówień publicznych proceduje się w trybach określonych w Ustawie, tj. : 1) w zakresie zamówień, w których wartość przedmiotu zamówienia jest równa lub
przekracza progi unijne (z zastrzeżeniem przepisów Ustawy) przeprowadza się odpowiednio: przetarg nieograniczony (art. 132 Ustawy), przetarg ograniczony (art. 140 Ustawy), negocjacje z ogłoszeniem (art. 152 Ustawy), dialog konkurencyjny (art. 169 Ustawy), partnerstwo innowacyjne (art. 189 Ustawy), negocjacje bez ogłoszenia (art. 208 Ustawy), albo zamówienie z wolnej ręki (art. 213 Ustawy);
2) w zakresie zamówień o wartości przedmiotu zamówienia równej bądź wyższej niż kwota 130 000,00 złotych, a niższej niż progi unijne (z zastrzeżeniem przepisów Ustawy) przeprowadza się odpowiednio: tryb podstawowy w jednym z trzech wariantów (art. 275 Ustawy), partnerstwo innowacyjne (art. 297 Ustawy), negocjacje bez ogłoszenia (art.
300 Ustawy), zamówienie z wolnej ręki (art. 304 Ustawy).
2. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w ust. 1 procedowane są zgodnie z postanowieniami Ustawy.
3. Do procedowania zamówień, o których mowa w ust. 1 stosuje się także zasady postępowania określone w: Rozdziałach I i III w Dziale IV, w Rozdziale I w Dziale V, a także w Dziale VI niniejszego regulaminu.
ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA PROWADZONE POZA ZAKRESEM ZASTOSOWANIA USTAWY
Podrozdział I Zasady ogólne
§ 7
1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzane są w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, równe traktowanie wykonawców, z zachowaniem zasad racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi i zasadą efektywności ekonomicznej.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w celu wyboru oferty najkorzystniejszej złożonej przez wykonawcę na warunkach określonych przez zamawiającego w jednym z przyjętych trybów udzielenia takiego zamówienia.
3. Wybór trybu udzielenia zamówienia należy do jednostki merytorycznej w oparciu o przesłanki wymienione w każdym z trybów, z uwzględnieniem uwarunkowań rynkowych, zasad przejrzystości, proporcjonalności, gospodarności, zasady zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz maksymalnej efektywności osiągnięcia celu.
4. W przypadku zamówień, które udzielane są w ramach umów o dofinansowanie (projekty unijne, granty badawcze itp.) pierwszeństwo w stosowaniu przed niniejszym regulaminem mają regulacje zawarte w tych umowach i odpowiednich wytycznych.
5. Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia dokonuje jednostka merytoryczna.
ona 5
6. Przed wszczęciem procedury jednostka merytoryczna szacuje z należytą starannością wartość zamówienia w celu ustalenia:
1) czy istnieje obowiązek stosowania Ustawy,
2) czy wydatek został ujęty w Planie zamówień publicznych,
7. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług.
8. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym, że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
9. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
10. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania Ustawy.
11. Ustalenia szacowanej wartości zamówienia dokonuje się odpowiednio na podstawie:
1) kosztorysu inwestorskiego opracowanego na etapie przygotowania dokumentacji projektowej;
2) planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno- użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 07.07.1994 r. - Prawo budowlane;
3) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 07.07.1994 r. - Prawo budowlane (dotyczy zaprojektowania i wykonania robót budowlanych);
4) wartości historycznych dotyczących kosztów podobnych zamówień (dotyczy usług i dostaw);
5) analizy danych z innych postępowań o udzielenie zamówienia;
6) informacji rynkowych zebranych na podstawie:
- odpowiedzi na zapytania cenowe od potencjalnych wykonawców,
- analizy ogólnodostępnych źródeł (np. katalogi branżowe, cenniki, sklepy internetowe),
- innych danych na temat kształtowania się cen na rynku
12. Wybór odpowiedniej metody szacowania wartości zamówienia dokonywany jest w oparciu odpowiednie zapisy Ustawy oraz o wymóg zapewnienia należytej staranności przy szacowaniu wartości zamówienia.
13. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:
1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym;
2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.
Str ona 6
14. Podstawą ustalenia wartości zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się, ciągłe lub podlegające wznowieniu w określonym czasie, jest łączna wartość tych zamówień:
1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem albo
2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
15. Jeżeli zamówienia na dostawy na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu udziela się na czas:
1) nieoznaczony lub których okres obowiązywania nie może być oznaczony, wartością zamówienia jest wartość miesięczna pomnożona przez 48;
2) oznaczony:
a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia,
b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
16. Przeliczania wartości szacunkowej zamówień na euro, dokonuje się wyłącznie na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, wynikającego z obowiązującego w czasie ustalania wartości szacunkowej zamówienia obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej
"Monitor Polski" w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, o którym mowa w art. 3 ust. 3 Ustawy.
17. Wszystkie zamówienia powyżej kwoty 10.000 zł netto podlegają dodatkowej pisemnej akceptacji Kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej. Zamówienia, w których wartość przedmiotu zamówienia jest równa bądź niższa niż kwota 10.000 zł netto, nie podlegają dodatkowej akceptacji, o której mowa w zdaniu poprzednim. Kontrola procesu zamówień odbywa się zgodnie z zasadami opisanymi w § 3 ust. 8-11.
18. Zamówienia na dostawy materiałów i usług, w ramach umów sukcesywnych, zawartych zgodnie z niniejszym regulaminem realizowane są przez jednostki merytoryczne - działy Uniwersytetu upoważnione do dokonywania zakupów, na podstawie złożonego zapotrzebowania w systemie e-Sklep i po zaakceptowaniu przez dysponenta budżetu.
Podrozdział II - Tryby udzielenia zamówień publicznych poza zakresem zastosowania Ustawy
§ 8
1. Zamówienia procedowane poza zakresem zastosowania Ustawy, udzielane są na podstawie niniejszego regulaminu, w następujących trybach:
a) transakcji bezpośredniej;
b) porównania cenowego;
c) zapytania ofertowego;
d) przetargu otwartego;
e) wskazania wykonawcy.
ona 7
2. Podstawowymi trybami udzielenia zamówień poza zakresem zastosowania Ustawy są przetarg otwarty oraz zapytanie ofertowe.
3. Do zakupu w przypadkach nagłych (np. awarie sprzętu, urządzeń, instalacji budynkowych i sieci przyłączeniowych, a także robót budowlanych, których skutki wymagają natychmiastowych działań, a mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia) dopuszczalne jest zastosowanie trybu transakcji bezpośredniej lub trybu wskazania wykonawcy – niezależnie od progów kwotowych wskazanych w postanowieniach niniejszego regulaminu, dotyczących możliwości zastosowania tych trybów (z zastrzeżeniem przepisów Ustawy). Jednocześnie w takim przypadku brak jest konieczności złożenia zapotrzebowania w e- sklepie.
4. Dla zamówień, o których mowa w ust. 1, jednostką realizującą procedurę zakupu jest właściwa dla przedmiotu zamówienia jednostka merytoryczna, z zastrzeżeniem ust. 5 niniejszego paragrafu.
5. W porozumieniu Kierownika jednostki merytorycznej z Kierownikiem DZP, w zakresie zakupów, do których zastosowanie mają tryby określone w ust. 1 lit. c i d niniejszego paragrafu, jednostką realizującą procedurę zakupów może być DZP.
6. Warunki oraz wymagania w postępowaniach, do których nie mają zastosowania przepisy Ustawy, kształtuje się z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także zgodnie z zasadami przejrzystości i proporcjonalności.
§ 9
TRANSAKCJA BEZPOŚREDNIA
1. Transakcja bezpośrednia jest trybem, który może być stosowany do zamówień, o których mowa w § 8 ust. 3 niniejszego regulaminu oraz zamówień o wartości nieprzekraczającej 5.000,00 zł netto, oraz w szczególności zamówień, których przedmiotem jest:
a) zakup biletów kolejowych, tramwajowych, autobusowych oraz przejazd taksówką;
b) opłata za zjazd, konferencję, lub szkolenie;
c) zapłata składek członkowskich w towarzystwach naukowych, instytucjach i organizacjach krajowych i zagranicznych;
d) przewodów doktorskich, postępowań habilitacyjnych oraz postępowań o nadanie tytułu profesora;
e) opłaty skarbowe;
f) opłaty za publikację w czasopismach naukowych.
2. Udzielenie zamówienia w trybie transakcji bezpośredniej polega na nabyciu przedmiotu zamówienia u konkretnego wykonawcy.
3. Transakcja bezpośrednia wymaga udokumentowania w postaci rachunku lub faktury.
§ 10
PORÓWNANIE CENOWE
1. Porównanie cenowe może być stosowane do zamówień o wartości niższej, niż kwota 15.000,00 zł netto.
2. Udzielenie zamówienia w trybie porównania cenowego polega na dokonaniu rozeznania rynku poprzez:
a) analizę stron internetowych, b) korespondencję mailową
c) inną formę kontaktu z potencjalnymi wykonawcami,
a następnie wysłaniu w formie elektronicznej Zlecenia, do Wykonawcy.
Str ona 8
3. Zlecenie wysyłane jest do wykonawcy, którego oferta handlowa jest najkorzystniejsza na podstawie przeprowadzonego rozeznania.
4. Rozeznania dokonuje się na podstawie kryterium:
a) ceny, albo
b) ceny oraz innych zasadnych kryteriów.
5. Porównanie cenowe wymaga analizy co najmniej trzech potencjalnych ofert, chyba że liczba potencjalnych wykonawców jest mniejsza.
6. Porównanie cenowe wymaga udokumentowania na podstawie wydruków stron internetowych, korespondencji elektronicznej, cenników, a także rachunku lub faktury.
7. Kierownik jednostki merytorycznej odpowiedzialnej za przeprowadzenie postępowania zatwierdza wybór i dokonuje zakupu.
§ 11
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Zapytanie ofertowe można stosować do zakupu dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 złotych netto, lecz nie mniejsza, niż 15 000,00 złotych netto.
2. Zapytanie ofertowe wszczyna się poprzez skierowanie drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy zakupowej, zaproszenia do złożenia oferty w celu zawarcia umowy, do minimum trzech (3) wykonawców, chyba że liczba potencjalnych wykonawców jest mniejsza.
3. Do zapytania ofertowego stosuje się wzór zapytania stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
4. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. w szczególności:
a) jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne;
b) organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia lub doświadczenie wykonawcy jeżeli mogą mieć wpływ na jakość wykonania zamówienia;
c) serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.
5. Po otrzymaniu ofert na skierowane zapytanie ofertowe, jednostka merytoryczna realizująca zapytanie ofertowe sprawdza ich poprawność zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym. Jeśli cena nie jest jedynym kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej, przy jej ocenie należy brać pod uwagę inne warunki realizacji zamówienia, uwzględniając zarówno oferowaną cenę jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia (tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp.) lub właściwości wykonawcy - opisane wcześniej w zapytaniu ofertowym.
6. Jeżeli jednostką merytoryczną realizującą zapytanie ofertowe nie jest DZP, jednostka ta jest obowiązana przedłożyć pełną dokumentację z zapytania ofertowego wraz z raportem z dokonanych czynności (stanowiącym wydruk z platformy zakupowej) do DZP.
7. Pracownik DZP sprawdza poprawność przeprowadzonej procedury i zatwierdza raport, o którym mowa w ust. 6, a następnie przekazuje go celem zatwierdzenia Kierownikowi zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej.
ona 9
§ 12
PRZETARG OTWARTY
1. Przetarg otwarty można stosować do zakupu dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 złotych netto, lecz nie mniejsza, niż 15 000,00 złotych netto.
2. Przetarg otwarty wszczyna się poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: platformazakupowa.pl/pn/ump ogłoszenia o zamówieniu.
3. Do ogłoszenia o zamówieniu stosuje się wzór określony w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu.
4. Ofertę w przetargu otwartym mogą złożyć wszyscy zainteresowani wykonawcy.
5. Do przetargu otwartego stosuje się odpowiednio zapisy określone w § 11 ust. 4-7.
§ 13
WSKAZANIE WYKONAWCY
1. Wskazanie wykonawcy polega na udzieleniu zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
2. Wskazanie wykonawcy stosuje się do:
1) zamówień, o których mowa w § 8 ust. 3 niniejszego regulaminu;
2) zamówień, w których wartość szacunkowa zamówienia jest większa niż 5.000,00 złotych netto i zarazem mniejsza od kwoty 130 000,00 złotych netto, oraz gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w ust. 3 niniejszego paragrafu.
3. Zamówienie, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 niniejszego paragrafu, może zostać udzielone w trybie wskazania wykonawcy, w następujących przypadkach:
1) zamówienie może zostać wykonane tylko przez jednego wykonawcę, a zawarcie umowy z innym wykonawcą, z przyczyn technicznych, gospodarczych lub organizacyjnych, byłoby niecelowe;
2) konieczne jest natychmiastowe wykonanie Zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia;
3) możliwe jest udzielenie zamówienia na szczególnie korzystnych warunkach;
4) w uprzednio prowadzonym postępowaniu w trybie przetargu otwartego lub zapytania ofertowego nie złożono żadnej oferty albo wszystkie złożone oferty zostały odrzucone – a warunki zamówienia nie uległy istotnym zmianom;
5) Przedmiotem zamówienia są:
a) usługi badawcze i rozwojowe – określone w art. 11 ust. 1 pkt 3 Ustawy;
b) usługi prawne – określone w art. 11 ust. 1 pkt 2 Ustawy;
c) pożyczki lub kredyty – określone w art. 11 ust. 1 pkt 8 Ustawy.
4. Zamawiający wszczyna postępowanie poprzez przesłanie wykonawcy za pomocą platformy zakupowej, lub drogą elektroniczną zaproszenia do negocjacji, zawierającego co najmniej:
1) nazwę i adres Zamawiającego;
2) dane osób do kontaktu ze strony Zamawiającego;
3) określenie przedmiotu zamówienia;
4) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres wykonawcy, któremu zamawiający zamierza udzielić zamówienia.
Str ona 10
5. W sytuacjach, o których mowa w § 8 ust. 3 niniejszego regulaminu można odstąpić od przekazania wykonawcy zaproszenia do negocjacji – wówczas negocjacje warunków realizacji zamówienia można przeprowadzić drogą telefoniczną lub osobiście. W wypadku, gdy zamówienie zostało udzielone po przeprowadzonych telefonicznie/osobiście negocjacjach, wymagane jest sporządzenie odpowiedniej notatki dokumentującej wynik negocjacji. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające zastosowanie niniejszego trybu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia.
6. Zamawiający przeprowadza negocjacje z wykonawcą. Jeśli negocjacje przeprowadzane są przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu, inną niż DZP, jednostka ta obowiązana jest przedłożyć do DZP pełną dokumentację z postępowania wraz z protokołem z czynności, zawierającym uzasadnienie wyboru tego trybu (załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu).
7. Po zatwierdzeniu przez Kierownika DZP protokołu, o którym mowa w pkt 6, w przypadku kiedy osiągnięto porozumienie z wykonawcą, zamawiający zawiera z nim umowę.
§ 14
1. Zaproszenie do złożenia oferty w zapytaniu ofertowym oraz przetargu otwartym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu zawiera co najmniej:
1) nazwę i adres Zamawiającego,
2) dane osób do kontaktu ze strony Zamawiającego, 3) opis przedmiotu zamówienia,
4) wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, 5) opis kryteriów oceny ofert,
6) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty,
7) wymagania dotyczące oferty,
8) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów,
2. Zaproszeni wykonawcy składają oferty w formie elektronicznej - za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Dla ważności oferty nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny.
4. Porozumiewanie się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów następuje w formie elektronicznej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub za pośrednictwem platformy zakupowej.
5. Zamawiający określa treść zapytania lub ogłoszenia z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, oraz przejrzystości i proporcjonalności.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania negocjacji treści oferty z wykonawcą w przypadkach:
1) gdy co najmniej dwie oferty zostały złożone na jednakową kwotę, gdy jedynym kryterium wyboru oferty jest cena;
2) gdy wszystkie oferty złożone w danym postępowaniu przekraczają kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
§ 15
Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, tj. na usługi wymienione odpowiednio w załączniku XIV do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę
ona 11
2004/18/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 94, str. 65 z późn. zm.) których wartość przedmiotu zamówienia nie jest równa, ani wyższa, niż kwota 130 000,00 złotych netto, udzielane są na zasadach przewidzianych dla konkretnych trybów postępowania określonych w niniejszym rozdziale.
§ 16
1. Zamówienia, o których mowa w art.11 ust. 5 pkt 1 Ustawy (tj. zamówienia, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju), których wartość jest niższa od kwoty 130 000,00 złotych netto, można udzielić w trybie transakcji bezpośredniej, z tym zastrzeżeniem, że konieczne jest wówczas, przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia, przedłożenie przez jednostkę merytoryczną wnioskującą, oświadczenia potwierdzającego, iż przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju - treść przedmiotowego oświadczenia winna być udostępniona przez jednostkę merytoryczną (wnioskującą) w e-sklepie.
2. Zamówienia, o którym mowa w art. 11 ust. 5 pkt 1 Ustawy, którego wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000,00 złotych netto, a przy tym jest mniejsza niż tzw. próg unijny (tj. odpowiednia kwota określona w obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", o którym mowa w art.
3 ust. 3 Ustawy), można udzielić w przypadku spełnienia łącznie następujących warunków:
1) uzyskania od jednostki merytorycznej (wnioskującej) oświadczenia, potwierdzającego, iż przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, którego treść zawarta jest w e-Sklepie;
2) przeprowadzenia postępowania w jednym z trybów konkurencyjnych, o których mowa w § 8 ust. 1 lit. c i d niniejszego regulaminu.
DZIAŁ IV WSZCZYNANIE POSTĘPOWANIA I ZAWARCIE UMOWY ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE USTAWY
§ 17
1. Kierownicy jednostek merytorycznych (działów) wymienionych w § 4 przekazują do zaopiniowania przez DZP wypełniony wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. DZP zaopiniowany wniosek przekazuje do zatwierdzenia pod względem zabezpieczenia środków finansowych, po czym wniosek przekazywany jest Kierownikowi Zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej. Po uzyskaniu niezbędnych akceptacji, DZP podejmuje czynności przygotowania i wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Z uwagi na konieczność przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami - wniosek o udzielnie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, należy złożyć do DZP nie później niż na 3 miesiące przed końcem obowiązującej dla danego przedmiotu zamówienia
Str ona 12
umowy, a dla wniosków, które nie dotyczą umów obowiązujących, na co najmniej 1 miesiąc przed zamiarem wszczęcia postępowania.
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać niezbędne informacje, propozycje i załączniki - a w szczególności:
1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
2) w przypadku postępowań procedowanych w trybie wynikającym z Ustawy - informację o tym, czy przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe, o których mowa w art. 84 Ustawy, a także wskazanie środków zapobiegających zakłóceniu uczciwej konkurencji, w przypadku, o którym mowa w art. 85 ust. 1 Ustawy;
3) proponowany tryb udzielenia zamówienia, a w przypadku wyboru trybu podstawowego (w kontekście postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000,00 złotych netto, a mniejszej niż progi unijne) proponowany wariant trybu podstawowego;
4) informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 Ustawy,
5) informacje, czy przewidywane jest składanie ofert równoważnych lub częściowych;
6) proponowany wzór umowy o udzielenie zamówienia publicznego (zaparafowany przez radcę prawnego lub adwokata);
7) wartość szacunkową zamówienia;
8) informację, czy zamówienie dotyczy dostaw i usług powtarzających się, ciągłych lub podlegających wznowieniu, a także czy przewidziano prawo opcji;
9) kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia;
10) wymagania dotyczące gwarancji, serwisu itp.;
11) kryteria oceny ofert wraz z systemem punktowania;
12) warunki udziału w postępowaniu;
13) szczegółową informację dotyczącą przedmiotowych środków dowodowych oraz odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych od wykonawców;
14) termin i warunki realizacji zamówienia;
15) imiona i nazwiska osób dokonujących: opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, określenia warunków udziału w postępowaniu, określenia kryteriów oceny ofert, określenia innych istotnych warunków dotyczących przedmiotu zamówienia, przedmiotowych i odpowiednich podmiotowych środków dowodowych.
4. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej odpowiedni próg unijny, jednostka merytoryczna sporządza analizę potrzeb zamawiającego, o której mowa w art. 83 Ustawy - z zastrzeżeniem wyjątków określonych w Ustawie. W takim wypadku do wniosku, o którym mowa w ust. 1 załącza się przedmiotową analizę potrzeb i wymagań.
5. Momentem wszczęcia postępowania jest w przypadku postępowań procedowanych w trybie Ustawy moment przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (postępowania o wartości zamówienia równej lub powyżej progów unijnych dla trybu przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego albo partnerstwa innowacyjnego) lub poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (postępowania krajowe);
w przypadku trybów negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki moment wszczęcia postępowania, niezależnie od wartości udzielanego zamówienia, wyznacza przekazanie – odpowiednio – wykonawcom lub wykonawcy zaproszenia do negocjacji.
ona 13
§ 18
1. Po opracowaniu dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania przetargowego, pracownik DZP przedkłada je do zatwierdzenia Kierownikowi zamawiającego lub innej osobie upoważnionej.
2. Specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań wraz z załącznikami są parafowane przez osoby opracowujące wskazane dokumenty i zatwierdzane przez Kierownika DZP.
3. Uzyskanie zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, stanowi podstawę do wszczęcia procedury przetargowej.
4. W przypadku postępowań prowadzonych w trybach ustawowych - postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie: negocjacji z ogłoszeniem; dialogu konkurencyjnego; partnerstwa innowacyjnego; trybu podstawowego, o którym mowa w art. 275 pkt 3 Ustawy – pracownik przygotowujący opis przedmiotu zamówienia, odpowiada zarówno za wkład merytoryczny opisu potrzeb i wymagań, jak i specyfikacji warunków zamówienia, sporządzanych na odpowiednim etapie procedury.
5. Jeżeli w trakcie postępowania przetargowego zaistnieje konieczność wyjaśnienia treści specyfikacji warunków zamówienia w zakresie przedmiotu zamówienia, odpowiedzi i wyjaśnień w tym zakresie dokonuje pracownik przygotowujący opis przedmiotu zamówienia.
6. W sytuacji, gdy Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę wyższą od podanej przed otwarciem ofert, a cena oferty najkorzystniejszej byłaby wyższa od kwoty, jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, zamawiający może, z zachowaniem zasad wynikających z przepisów obowiązującego prawa oraz niniejszego regulaminu, przeznaczyć na realizację zamówienia odpowiednią kwotę (wyższą od podanej przed otwarciem ofert) i udzielić zamówienia. Zwiększenie kwoty zamówienia odbywa się na wniosek i wymaga pisemnej akceptacji ze strony Kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej.
§ 19
1. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pracownik DZP - na podstawie parafowanego przez radcę prawnego lub adwokata wzoru umowy o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w § 21 ust. 1 pkt 2 - przygotowuje ostateczną treść umowy w sprawie zamówienia publicznego i przekazuje ją wykonawcy do podpisu, z zastrzeżeniem następnych ustępów niniejszego paragrafu.
2. Umowa, o której mowa w ust. 1 winna być opatrzona parafą pracownika DZP sporządzającego jej finalną wersję i zatwierdzona przez Kierownika DZP przed przekazaniem jej wykonawcy do podpisu.
3. Za zgodą Kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej, w szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwa jest zmiana procedury określonej w niniejszym paragrafie i kolejności podpisywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.
ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA POZA ZAKRESEM ZASTOSOWANIA USTAWY
§ 20
1. Jednostka wnioskująca, w celu wszczęcia procedury zakupu, składa zapotrzebowanie za pośrednictwem e-Sklepu, z zastrzeżeniem § 8 ust. 3 niniejszego regulaminu.
2. Zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 1 wymaga zatwierdzenia pod względem:
1) wartości szacunkowej zamówienia przez dysponenta budżetu,
Str ona 14
2) zgodności zamierzonego zamówienia z Planem Zamówień, Ustawą oraz niniejszym regulaminem, a także nadania odpowiedniego trybu zakupu – przez pracownika DZP;
3. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie regulaminu, po uzyskaniu, wypełnionego zgodnie ze wzorem i zaakceptowanego w sposób określony w ust. 2 zapotrzebowania, uprawnione są jednostki organizacyjne wskazane w § 4 ust. 1 niniejszego regulaminu. DZP jest uprawniony do przeprowadzenia każdego rodzaju zakupu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
4. Momentem wszczęcia postępowania jest w przypadku postępowań procedowanych w trybach innych niż wynikające z Ustawy - moment, gdy oświadczenie zamawiającego o woli udzielenia zamówienia publicznego doszło do wykonawcy w taki sposób, że ten mógł zapoznać się z jego treścią; oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone wykonawcy z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby ten mógł zapoznać się z jego treścią.
5. Udzielenie zamówienia publicznego którego wartość jest równa bądź wyższa od kwoty 15 000,00 złotych netto, wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej. W takich przypadkach, postanowienia § 19 niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio, przy czym finalna treść umowy jest przygotowywana przez pracownika właściwej jednostki merytorycznej, a następnie jest zatwierdzana przez Kierownika tejże jednostki.
ROZDZIAŁ III ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW POD WZGLĘDEM PRAWNYM
§ 21
1. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych w trybie wskazanym w Ustawie, zaparafowania przez radcę prawnego lub adwokata wymagają:
1) wzory umów o udzielenie zamówienia publicznego (które po zaparafowaniu przedkładane są wraz z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do DZP, zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 6 niniejszego regulaminu);
2) zmiany do wzorów umów, o których mowa w pkt 1 (jeżeli mają charakter prawny, a także jeżeli stanowią zmiany istotne).
2. W postępowaniach prowadzonych na podstawie niniejszego regulaminu (poza zakresem stosowania Ustawy) zaparafowania przez radcę prawnego lub adwokata wymagają:
1) wzory umów o udzielenie zamówienia publicznego, w których wartość zaciąganego zobowiązania jest równa bądź wyższa od kwoty 15 000,00 złotych netto;
2) zmiany do wzorów umów, o których mowa w pkt 1 (jeżeli mają charakter prawny, a także jeżeli stanowią zmiany istotne).
DZIAŁ V OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA POSTĘPOWANIE
ROZDZIAŁ I POSTĘPOWANIA NA PODSTAWIE USTAWY PZP
§ 22
1. Postępowania, w których wartość przedmiotu zamówienia jest równa lub wyższa niż próg unijny (tj. odpowiednia kwota określona w obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski", o którym mowa w art. 3 ust. 3 Ustawy), przygotowywane i przeprowadzane są przez komisje przetargowe.
ona 15
2. Dla postępowań, w których wartość przedmiotu zamówienia jest mniejsza niż odpowiedni próg unijny, Kierownik zamawiającego, lub osoba posiadająca odpowiednie upoważnienie, może powołać komisję przetargową.
3. Powołanie komisji przetargowej, o której mowa w ust. 1 i 2 odbywa się w drodze zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w § 17 ust. 1 lub w drodze zarządzenia.
4. Zmiana składu osobowego komisji przetargowej wymaga zgody Kierownika zamawiającego, lub osoby przez niego upoważnionej – wyrażonej w formie pisemnej.
5. Jeżeli dla postępowań, o których mowa w ust. 2 nie zostanie powołana komisja przetargowa, Kierownik zamawiającego wyznacza osobę do przeprowadzenia tego postępowania.
6. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób:
1) Przewodniczącego;
2) sekretarza (z prawem głosu);
3) jednego albo więcej członków komisji.
7. Każda z osób wchodzących w skład komisji przetargowej ponosi odpowiedzialność w zakresie powierzonych jej obowiązków.
§ 23
1. Rozstrzygnięcia komisji podejmowane są większością głosów, przy obecności co najmniej połowy jej składu. W razie równej liczby głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.
2. Każdy członek komisji ma prawo złożyć umotywowane zastrzeżenia do rozstrzygnięcia komisji.
3. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez Kierownika zamawiającego czynności w postępowaniu lub czynności związanych z przygotowaniem postępowania.
4. Komisja wykonuje zaakceptowane przez Kierownika zamawiającego rozstrzygnięcia oraz zamieszcza i przekazuje zaakceptowane przez jej członków propozycje ogłoszeń, informacji i korespondencji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 24 1. Przewodniczący Komisji przetargowej:
1) kieruje pracami Komisji, wyznacza zadania poszczególnym jej członkom oraz nadzoruje
i koordynuje ich pracę,
2) przedkłada Kierownikowi Zamawiającego wnioski o zmianę składu komisji przetargowej oraz
o powołanie biegłych,
3) przedkłada Kierownikowi Zamawiającego do akceptacji rozstrzygnięcia Komisji, a także propozycje korespondencji oraz ogłoszeń i informacji związanych z postępowaniem przetargowym,
4) odpowiada za czynności w postępowaniu niewyznaczone innym członkom Komisji.
Str ona 16
§ 25 Sekretarz Komisji przetargowej:
1) sprawuje obsługę prawno-administracyjną Komisji, w tym w szczególności sporządza i przechowuje: protokoły i pisma z jej prac, projekty dokumentów oraz korespondencji z wykonawcami, a także innymi podmiotami i instytucjami w związku z postępowaniem przetargowym;
2) przekazuje pozostałym członkom Komisji korespondencję od wykonawców oraz innych podmiotów w związku z postępowaniem przetargowym;
3) składa w imieniu komisji do Kierownika Zamawiającego (lub osoby upoważnionej) i Dyrektora ds. Finansowych wniosek o zwiększenie środków, w przypadku, gdy cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę, jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia;
4) wykonuje inne czynności wyznaczone przez Przewodniczącego Komisji.
§ 26 Członek (lub członkowie) komisji przetargowej:
1) odpowiada za kwestie merytoryczne związane z przedmiotem zamówienia, a w szczególności za:
a) ocenę zgodności złożonych ofert z wymogami specyfikacji warunków zamówienia lub opisu potrzeb i wymagań zamawiającego, dotyczącymi przedmiotu zamówienia, ocenę przedmiotowych środków dowodowych, a także ocenę odpowiednich podmiotowych środków dowodowych (referencje itp.) i ocenę, czy wykonawca w postępowaniu zaoferował rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (porównanie do cen rynkowych itp.);
b) inne czynności związane z postępowaniem przetargowym w zakresie przedmiotu zamówienia, a w szczególności dotyczące wniesionego odwołania oraz skargi na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej.
2) wykonuje inne czynności wyznaczone przez Przewodniczącego Komisji.
§ 27
1. Wniosek, o którym mowa w § 17 ust. 1 zawiera wskazanie osób dedykowanych do komisji przetargowej, za wyjątkiem sekretarza komisji,
2. Kierownik DZP, po przekazaniu do DZP wniosku, o którym mowa w § 17 ust. 1 niniejszego regulaminu, zatwierdzonego pod względem zabezpieczenia środków finansowych, wskazuje pracownika DZP do pełnienia funkcji sekretarza komisji.
§ 28
W przypadkach, w których wartość przedmiotu zamówienia jest mniejsza niż odpowiedni próg unijny i nie powołano komisji przetargowej – postępowanie przygotowuje i przeprowadza właściwa jednostka merytoryczna we współpracy z DZP, na zasadach wynikających z odpowiednich postanowień niniejszego regulaminu, oraz z poszanowaniem przepisów Ustawy.
ona 17
ROZDZIAŁ II POSTĘPOWANIA POZA ZAKRESEM ZASTOSOWANIA USTAWY
§ 29
1. Dla postępowań prowadzonych w trybach poza zakresem zastosowania Ustawy, Kierownik zamawiającego, lub osoba posiadająca odpowiednie upoważnienie, może powołać komisję przetargową. Wówczas postanowienia § 22- 27 niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio.
2. W postępowaniach prowadzonych w trybach poza zakresem zastosowania Ustawy, w przypadkach, w których nie powołano komisji przetargowej – postępowanie przygotowuje i przeprowadza odpowiednia jednostka merytoryczna, na zasadach wynikających z odpowiednich postanowień niniejszego regulaminu.
DZIAŁ VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 30
1. Nadzór nad realizacją umów sprawowany jest przez Kierowników odpowiednich jednostek merytorycznych (działów).
2. W stosownych przypadkach Kierownik jednostki merytorycznej sporządza raport z realizacji zamówienia, o którym mowa w art. 446 Ustawy i przekazuje go do DZP.
3. Zgodnie z art. 448 Ustawy Zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy. Powyższy obowiązek dotyczy zarówno postępowań krajowych, jak również postępowań o wartościach równych i przekraczających progi unijne. Zamawiający jest obowiązany udokumentować zamieszczenie ogłoszenia o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych i przechowywać dowód jego zamieszczenia. Ogłoszenie o wykonaniu umowy jest przygotowywane przez właściwą jednostkę merytoryczną nadzorującą jej realizację i przekazywane do DZP najpóźniej w terminie 14 dni od wykonania tejże umowy, po czym DZP zamieszcza ogłoszenie o wykonaniu umowy w Biuletynie Informacji Publicznej.
4. Jednostki merytoryczne realizujące umowy, zawierane w wyniku procedowanych przez DZP postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zobowiązane są do informowania DZP o zamiarze zawarcia i podpisania ewentualnych aneksów do umów, oraz przekazania ich oryginałów do DZP.
§ 31
1. Dokumentacja postępowań wraz z oryginałami umów przechowywane są w:
1) DZP – w przypadku zamówień udzielanych na podstawie Ustawy;
2) Jednostce merytorycznej - dziale przeprowadzającym dane postępowanie – w przypadku pozostałych zamówień.
2. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pełni Kierownik odpowiedniego działu.
3. Dokumentacja postępowań, o której mowa w ust. 1 pkt 2, obejmuje całość dokumentów związanych z danym postępowaniem, w tym w szczególności: zaproszenie do negocjacji, zaproszenie do złożenia oferty, oferty wykonawców, korespondencję z wykonawcami, notatki itp.
Str ona 18
§ 32
1. Kierownik zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona w szczególnie uzasadnionych przypadkach – tj. m.in. w sytuacjach, w których zastosowanie niniejszego regulaminu mogłoby spowodować niepowetowaną lub niewspółmierną szkodę dla zamawiającego - może odstąpić od stosowania przepisów niniejszego regulaminu w całości lub w części, nie naruszając przy tym zasad wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym Ustawy. Odstąpienie od zastosowania postanowień niniejszego regulaminu odbywa się w drodze wyjątku i z poszanowaniem zasady transparentności.
2. Decyzja o odstąpieniu od stosowania niniejszego regulaminu, może nastąpić po przedłożeniu Kierownikowi zamawiającego lub osobie przez niego upoważnionej stosownego wniosku, zawierającego szczegółowy opis okoliczności, które nie pozwalają na zastosowanie niniejszego regulaminu.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności aktów prawnych dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
4. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania niniejszego regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia.
