ITE Workflow Wrocław, r.

(1)

opis systemu

ITE Workflow

(2)

2/14

1 I NFORMACJE OGÓLNE

Poufność dokumentu: Niniejszy dokument jest własnością IT Excellence Sp. z o.o. Nie może być on powielany w jakiejkolwiek formie bez uprzedniej zgody firmy IT Excellence Sp. z o.o. Dokument został opracowany w oparciu o założenie, że tylko pracownicy firmy będą mieli do niego dostęp i że informacje zawarte w treści dokumentu nie będą udostępnione dla stron trzecich bez uprzedniej pisemnej zgody firmy IT Excellence Sp. z o.o..

Osoby kontaktowe: Łukasz DOBROWOLSKI

e-mail: lukasz.dobrowolski@itexcellence.pl tel. 530 750 523

(3)

2 IT E XCELLENCE S P . Z O . O .

IT Excellence jest firmą oferującą usługi w zakresie doradztwa, sprzedaży, wdrożenia i instalacji oprogramowania wspomagającego zarządzanie, w szczególności dostarczającą usług szkoleniowych, wdrożeniowych oraz opieki posprzedażowej oprogramowania firmy Sage.

Wszyscy nasi konsultanci posiadają certyfikaty potwierdzające ich wysokie kompetencje w zakresie ww. oprogramowania. W naszej ofercie znajdą Państwo także oprogramowanie naszej własnej produkcji takie jak Masowe Fakturowanie Umów Ubezpieczeniowych, Masowe Fakturowanie Energii Elektrycznej, Obieg Dokumentów.

Wysokie kwalifikacje i doświadczenie zdobyte przy realizacji różnorodnych projektów informatycznych pozwalają nam na oferowanie kompleksowych usług z dziedziny IT.

Przeprowadzamy analizy przedwdrożeniowe pozwalające optymalnie dostosować rozwiązania informatyczne do potrzeb i wymagań Klientów. Następnie dostarczamy rozwiązania, które pozwalają firmom osiągać trwałe korzyści i efektywnie rozwijać prowadzoną działalność.

Dzięki działaniu w różnych sektorach przedsiębiorczości wiemy, jak ważny dla trafnego podejmowania decyzji jest przepływ informacji. Jesteśmy w stanie wspomóc Państwa w integracji systemów, aby raz wprowadzona informacja nie musiała być wprowadzana ponownie przez inne działy, lecz była dostępna z poziomu systemu informatycznego firmy.

Dostarczamy także sprzęt komputerowy i inne urządzenia niezbędne do właściwego funkcjonowania przedsiębiorstw, a nasi serwisanci są gotowi pomagać Państwu w rozwiązywaniu ewentualnych problemów z hardware`em.

IT Excellence Sp. z o.o. to:

• kompleksowe rozwiązania z zakresu IT

• sprzedaż, wdrożenia, szkolenia, dedykowane rozwiązania programistyczne

• wysokie kompetencje w zakresie oprogramowania Symfonia ERP oraz Symfonia potwierdzone certyfikatami producenta

• wdrożenie systemów Obieg Dokumentów i Work Flow

• systemy raportowe

• zarządzanie infrastrukturą informatyczną

• doświadczenie i profesjonalizm w działaniu

(4)

4/14

1. Opis systemu ITE Workflow

OBSZARY ITE WORKFLOW

1) Obieg Dokumentów 2) CRM

3) Karta Czasu Pracy i Wnioski Urlopowe 4) Budżetowanie

5) Naliczanie prowizji 6) Zarządzanie Projektami 7) Fakturowanie masowe umów 8) Windykacja

1) OBIEG DOKUMENTÓW

Program wspomaga, nadzoruje i usprawnia przepływ dokumentów i zadań w firmie w szczególności obieg dokumentów kosztowych.

Program posiada następujące moduły funkcjonalne:

• Obieg dokumentów (w tym dokumentów kosztowych, zamówień, pism, umów)

• Opis procesów (Mapowanie procesów w firmie) PRRZEPŁYW DOKUMENTÓW

Program wspomaga obieg dokumentów w firmie poprzez skanowanie dokumentów i przesyłanie je w sposób elektroniczny pomiędzy użytkownikami

PROGRAM POSIADA FUNKCJONALNOŚĆ W ZAKRESIE OBIEGU DOKUMENTÓW:

• skanowanie dokumentów i przechowywania ich w sposób elektroniczny

• wprowadzenia akceptacji merytorycznej, księgowej i innych zdefiniowanych w systemie jako wymogu obiegu dokumentów w firmie

• wprowadzenia kosztowego podziału dokumentów

• przesyłania dokumentów do systemu Finanse i Księgowość

• kontroli dostępu do dokumentów

• wydruk kopii oryginału dokumentów w dowolnym momencie pracy z systemem

(5)

• przesyłanie dokumentów do dowolnej ilości osób

• przesyłanie dokumentów według zaplanowanych scenariuszy obiegu dokumentów

• kontrole dostępu do dokumentów

• automatyczne zapisywanie historii dokumentów

• automatyczne zapisywanie osób przeglądających dokumenty

• powiadamianie e-mail-em o dokumentach czekających do akceptacji

• system zastępstw w czasie nieobecności pracownika

• rejestracje zamówień do kontrahentów MAPOWANIE PROCESÓW

Program wspomaga mapowanie procesów w firmie poprzez rejestracje rysowanie przepływu procesów w firmie z uwzględnieniem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

• rysowanie procesów

• hierarchiczność procesów

• odzwierciedlenie struktur organizacyjnej

• wpływ procesów na obieg zadań i dokumentów

(6)

6/14 2) CRM

PODSTAWOWE FUNKCJONALNOŚCI

• zarządzanie kartoteką kontrahentów

• zarządzanie kontaktami z kontrahentem

• zarządzanie szansami sprzedaży

• możliwość generowania ofert (obieg i akceptacja ofert)

• zarządzanie zamówieniami klienta

• raportowanie pracy pracowników KORZYŚCI CRM

• wiedza o pracy pracowników (m.in.: ilość złożonych ofert, wykonanych telefonów)

• wiedza na jakim etapie rozmów z Klientem jesteśmy (jaka jest oferta, szansa sprzedaży)

• lejek sprzedaży

• wiedza o rozliczeniach z klientem (powiązanie z systemem Handel Symfonia/ERP)

(7)

3) KARTA CZASU PRACY I WNIOSKI URLOPOWE

• zgłaszanie i procesowanie wniosków urlopowych między innymi: urlop okolicznościowy, urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop planowany

• weryfikacja i prezentacja bilansu urlopowego wraz z informacją o urlopie zaległym dla pracownika. Podczas rejestracji urlopu system będzie weryfikował czy nie został przekroczony bilans urlopu pracownika

• budowa grafików pracy dla poszczególnych działów lub pracowników w przedziale czasowym: dzień / tydzień / miesiąc / rok

• generowanie faktycznego wykonania pracy dla pracowników / działu w określonym przedziale czasu: dzień / tydzień / miesiąc z uwzględnieniem zaakceptowanych nieobecności

• generowanie Karty czasu pracy pracownika / działu za okres miesiąca przykładowy wydruk / raport xls

(8)

8/14 KORZYŚCI

• możliwość określenia dni obecności pracownika w firmie

• możliwość generowania zestawień związanych z czasem pracy – karta czasu pracy

• uproszczenie procesu zarządzania czasem pracy pracowników i budowania grafika czasu pracy

• możliwość weryfikacji planowanych urlopów w dziale / firmie.

(9)

4) BUDŻETOWANIE

• wprowadzenia budżetu startowego na podstawie szablonu w formacie .xls

• rejestrowanie kosztów ponoszonych w ramach budżetu

• prezentowanie zmian zachodzących w budżecie w podziale na kategorie budżetowe

• możliwość tworzenia wykresów na podstawie danych zawartych w budżecie

(10)

10/14 5) NALICZANIE PROWIZJI

PODSTAWOWE FUNKCJONALNOSCI

• automatyzacja procesu naliczania prowizji na potrzeby zmodernizowanej struktury sprzedaży

• ograniczenie kosztów wewnętrznych związanych z kontrolą procesu naliczania prowizji

• bezawaryjne i rzetelne rozliczenie handlowców, wpływające pozytywnie na zaufanie do pracodawcy

• dostęp do historycznych danych sprzedażowych

• monitorowanie postępów handlowców

• proces składania reklamacji prowizyjnych

6) ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

• baza projektów prowadzonych w firmie

• określenie zasobów do projektów (ludzie, sprzęt)

• określenie harmonogramów i budżetów projektów

• dokumentacja do projektu w jednym miejscu

(11)

7) FAKTUROWANIE MASOWE UMÓW PODSTAWOWE FUNKCJONALNOSCI

• możliwość rejestrowania umów z Klientami

• możliwość definiowania własnych parametrów umów

• możliwość rejestrowania zdarzeń mających wpływ na rozliczenie umów

• weryfikowanie rentowności umów

(12)

12/14 8) WINDYKACJA

• generowanie zestawienia faktur sprzedaży z informacją o rozliczeniu dokumentu

• generowanie zestawień faktur sprzedaży z ustaleniem parametru przeterminowania płatności

• automatyczna wysyłka przypomnień mailowych do Kontrahentów w przypadku przekroczenia terminu płatności (możliwość zdefiniowania po ilu dniach od przekroczenia terminu płatności ma zostać wysłana informacja oraz możliwość zdefiniowania więcej niż jednego rodzaju przypomnienia)

• synchronizacja rozrachunków z modułem Symfonia ERP Handel lub Symfonia ERP Finanse i Księgowość

(13)

FUNKCJONALNOŚCI DODATKOWE

• możliwość rejestrowania dodatkowych czynności (zadań) windykacyjnych dla Kontrahenta lub faktury – np. telefon

• możliwość generowania przypomnień dla pracownika, aby wykonał dodatkową czynność windykacyjną po przekroczeniu terminu płatności fakturę o określoną liczbę dni

(14)

14/14 9) SYNCRHONIZACJA DANYCH Z MODUŁEM HANDLOWYM

• Generowanie zamówień własnych lub obcych na podstawie dokumentów wprowadzonych w WF

• Generowanie faktur do bufora lub wystawionych faktur na podstawie dokumentów wprowadzonych w WF

• Synchronizacja stanów magazynowych

10) SYNCRHONIZACJA DANYCH Z MODUŁEM FINANSOW KSIĘGOWYM

• Synchronizacja rozrachunków z systemem księgowym

• Możliwość przesyłania faktur kosztowych do systemu księgowego

• Możliwość wprowadzenia i eksportu dekretacji do systemu księgowego