POLECENIE SŁUŻBOWE NR

ixx.fi minjin iw^riLINA

,3.

POLECENIE SŁUŻBOWE NR

SEKRETARZA MIASTA KOSZALINA Z

Na podstawie § 21 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Koszalinie stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 125/469/15 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 30 lipca 2015 r. z późn. zm, w związku z udzielaniem zamówień w projektach planowanych do realizacji oraz realizowanych w perspektywie finansowej UE na lata 2014-2020 w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności zobowiązuję Dyrektorów i Kierowników Komórek Organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Koszalinie do:

§ 1. Stosowania obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 22 sierpnia 2019 r. przy dokonywaniu zamówień o wartości nie przekraczających wyrażonych w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto, tj.:

1. w przypadku dokonywania zamówień o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku lub zastosowania zasady konkurencyjności.

2. w przypadku dokonywania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto do stosowania zasady konkurencyjności lub Prawa zamówień publicznych.

§ 2. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia - wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców, itd.

§ 3. W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy:

1. Upublicznić zapytanie ofertowe, które polega na jego umieszczeniu w bazie konkurencyjności na stronie internetowej https://bazakonkurencvinosci.funduszeeuropeiskie.aov.pl. a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego - skierowaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej.

W przypadku, gdy beneficjent rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, zapytanie ofertowe upublicznia się na stronie internetowej https://bazakonkurencvinosci.funduszeeuropeiskie.gov.pl.

2. W zapytaniu ofertowym zawrzeć co najmniej:

- opis przedmiotu zamówienia publicznego, który opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. W wyjątkowych przypadkach, gdy niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, dopuszcza się stosowanie takich odniesień, ale muszą towarzyszyć im słowa „lub równoważne".

- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,

- kryteria oceny oferty,

- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,

- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,

- termin składania ofert, który wynosi co najmniej 7 dni - w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych,

- termin realizacji umowy,

- określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,

- informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje,

- opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie,

- informację o planowanych zamówieniach na usługi lub roboty budowlane polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień.

3. Wybrać najkorzystniejszą ofertę zgodną z opisem przedmiotu zamówienia złożoną przez wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu, w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 4.

4. Udokumentować wybór oferty protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w formie pisemnej, zawierającym co najmniej:

a) wykaz wszystkich ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,

b) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,

c) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,

d) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, e) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego, f) następujące załączniki:

- potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego w sposób wskazany w pkt 1 wraz ze zmianami w zapytaniu ofertowym, o ile zostały dokonane,

- złożone oferty,

- oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez zamawiającego i osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert.

5. Informację o wyniku postępowania upublicznić w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę zamówienia. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, należy udostępnić wnioskodawcy protokół postępowania o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

6. Zawrzeć umowę z wykonawcą w formie pisemnej lub elektronicznej (wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym). W przypadku gdy wybrany wykonawca odstąpi od zawarcia umowy z zamawiającym, zamawiający zawiera umowę z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

§ 4. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu.

§ 5. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian.

§ 6. Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku należy w opublikowanym zapytaniu ofertowym uwzględnić informację o zmianie. Informacja ta powinna zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, a także opis dokonanych zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

§ 7.

1. Postępowanie, mające na celu wybór wykonawcy do realizacji zamówienia, którego wartość szacunkowa w danym roku budżetowym jest równa i przekracza kwotę 20 000 złotych netto a nie przekracza kwoty 50 000 złotych netto, przeprowadzane jest bezpośrednio przez właściwą komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego.

2. Postępowanie, mające na celu wybór wykonawcy do realizacji zamówienia, którego wartość szacunkowa w danym roku budżetowym przekracza kwotę 50.000 złotych netto a nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro netto, przeprowadzane jest przez Biuro Zamówień Publicznych.

3. Komórka organizacyjna zwraca się do Biura Zamówień Publicznych o przeprowadzenie postępowania o udzielenie danego zamówienia poprzez złożenie „Wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 50 000 złotych netto i nie przekraczającej równowartość kwoty 30.000 euro netto" stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego polecenia.

4. Zapytanie o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia, o którym mowa w § 2 ust. 1 - na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej zamieszcza Biuro Zamówień Publicznych po otrzymaniu z komórki organizacyjnej jego treści w wersji elektronicznej na adres mailowy Kierownika Biura Zamówień Publicznych (wielkość plików nie przekraczająca 10 MB). Zapytanie o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia zostanie usunięte ze strony internetowej po otrzymaniu przez Biuro Zamówień Publicznych pisemnej informacji z komórki organizacyjnej o zakończeniu procedury rozeznania rynku.

§ 8.

1. Za udokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa w danym roku budżetowym jest równa i przekracza kwotę 20 000 złotych netto a nie przekracza kwoty 50 000 złotych netto, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej.

2. Za udokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa w danym roku budżetowym przekracza kwotę 50.000 złotych netto a nie przekracza równowartości kwoty 30.000 euro netto, odpowiada kierownik Biura Zamówień Publicznych.

3. Udokumentowanie postępowania, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2, powinno zawierać odpowiednio informacje zawarte w „Protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego" stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego polecenia.

§ 9. W przypadkach nieuregulowanych niniejszym poleceniem zastosowanie mają aktualne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, wytyczne dotyczące udzielania zamówień Programu Operacyjnego, w ramach któregojest lub będzie realizowany projekt, jeśli takie istnieją oraz zapisy umowy o dofinansowanie.

§ 10. Nadzór nad wykonaniem Polecenia powierzam Dyrektorom i Kierownikom Komórek Organizacyjnych.

§ 11. Traci moc Polecenie służbowe nr 5/16 Sekretarza Miasta Koszalina z dnia 5 sierpnia 2016 r.

§ 12. Polecenie wchodzi w życie z dniem wydania.

:a

W?''

Załącznik nr 1 . do Polecenia służbowego nr

5../A.P

S e k r e t a r z a M i a s t a z d n i a . 2 0 1 9 r.

Koszalin, dn.

Biuro

Zamówień Publicznych

WNIOSEK

o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 50 000 złotych netto i nie przekraczającej równowartość kwoty 30.000 euro netto.

Komórka organizacyjna składająca wniosek:

Data złożenia wniosku:

Nr ewidencyjny wniosku:

Określenie przedmiotu zamówienia:

wg CPV

Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia:

- netto zł /EURO -brutto zł/EURO

Ustalenia szacunkowej wartości zamówienia dokonał w dniu

na podstawie

Zmiany szacunkowej wartości zamówienia dokonał w dniu

z uwagi na

Termin wykonania zamówienia:

Osoba/y proponowana do przeprowadzenia postępowania

Osoba zajmująca się postępowaniem w komórce organizacyjnej

tel

Kierownik komórki organizacyjnej:

Podpis:

Zatwierdzam:

Sekretarz Miasta

Część opisowa do wniosku:

1. Projekt zapytania ofertowego zgodnie z § 3 ust. 2 Polecenia 2. Projekt umowy

IC 1 E Biura Za

mgr wz.

Z²) l i 0 \

y y mngier

Załącznik nr 2 do Polecenia służbowego nr

Sekretarza Miasta z dnia tilAŁ.&.&r.

Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

o wartości od 20 000 zł netto do 50 000 zł netto

o wartości przekraczającej 50 000 złotych netto a nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro netto

Koszalin, dnia

(data sporzqdzenia protokołu)

(pieczątka)

(znak sprawy)

Przedmiot zamówienia:

Kod CPV -

Szacunkowa wartość zamówienia wynosi , została wyliczona w dniu

przez na podstawie

Informacja o sposobie upublicznienia zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia / zapytania ofertowego

o zebranie cen/cenników w odpowiedzi na upublicznienie w dniu , na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej, zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia

o zebranie cen/cenników w odpowiedzi na skierowane w dniu , do potencjalnych wykonawców, zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia

o zebranie ofert w odpowiedzi na upublicznienie w dniu w bazie konkurencyjności, zapytania ofertowego

o zebranie ofert w odpowiedzi na upublicznienie w dniu , na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej, zapytania ofertowego i jego skierowanie do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców

W załączeniu ceny/cenniki pozyskane ze stron internetowych Wykonawców:

(podać nazwy i adresy wykonawców)

W załączeniu ceny/cenniki złożone przez Wykonawców w odpowiedzi na zapytania cenowe wraz z opisem przedmiotu zamówienia: upublicznione na stronie Biuletynu Informacji Publicznej / skierowane do potencjalnych wykonawców

(podać nazwy i adresy wykonawców)

W załączeniu oferty złożone przez Wykonawców w odpowiedzi na zamieszczone w bazie konkurencyjności zapytanie ofertowe

(podać nazwy i adresy wykonawców, ceny ofert, datę wpływu oferty do Zamawiajpcego)

W dniu przekazano zapytanie ofertowe w formie pisemnej do niżej wymienionych Wykonawców:

(podać nazwy i adresy wykonawców, którym przekazano zapytanie ofertowe)

W załączeniu oferty złożone przez Wykonawców w odpowiedzi na zamieszczone na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej i przesłane do 3 potencjalnych wykonawców zapytanie ofertowe

(podać nazwy i adresy wykonawców, ceny ofert, datę wpływu oferty do Zamawiajgcego)

Warunki udziału w postępowaniu oraz informacja o ich spełnianiu przez Wykonawców:

Kryteria oceny ofert wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowych im przypisanych oraz sposobie przyznawania punktacji:

Punkty przyznane wykonawcom za spełnienie danego kryterium:

Do realizacji zamówienia wybrano następującego wykonawcę:

(podać nazwę i adres)

za cenę:

słownie:

w tym podatek VAT %

Uzasadnienie wyboru wykonawcy / dokonana analiza cen/cenników:

Postępowanie przeprowadzili:

- inspektor Biura Zamówień Publicznych

(imię i nazwisko) (podpis)

inspektor z komórki organizacyjnej

(imię i nazwisko) (podpis)

Akceptacja kierownika komórki organizacyjnej

(podpis)

Postępowanie zatwierdził w dniu

Sekretarz Miasta

(podpis)

Załączniki:

potwierdzenie upublicznienia zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia / zapytania ofertowego wraz ze zmianami, o ile zostały dokonane,

- złożone oferty / ceny/cenniki

- oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez zamawiającego i osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert

Z up ;ta

Se