ZAPYTANIE OFERTOWE nr 8

(1)

Realizator projektu: Biuro projektu:

Poznań, dnia 04 kwietnia 2011r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 8

Eureka Sp. z o.o. działając jako Projektodawca w ramach projektu „Kompetencje z zakresu HR atutem wielkopolskich MMP” (nr umowy o dofinansowanie UDA.POKL.08.01.01-30-087/10-00), zaprasza do udziału w postępowaniu konkurencyjnym dotyczącym usługi przygotowania graficznego oraz produkcji materiałów szkoleniowych. Projekt jest dofinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowany na terenie woj. wielkopolskiego w ramach Poddziałania 8.1.1. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy części zamówienia na materiały szkoleniowe. Postępowanie ma charakter niepubliczny i jest realizowane zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu „Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” (wersja z dnia 21 grudnia 2010 r. z erratą).

W ramach niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Siedziba Zamawiającego: Eureka Sp. z o.o., ul. Janickiego 20B, 60 – 542 Poznań Biuro projektu: ul. Janickiego 20b (parter), 60-542 Poznań

II. DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym zapytaniu mowa jest o:

Oferencie – należy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o zawarcie Umowy w ramach niniejszego zapytania ofertowego;

Wykonawcy – należy przez to rozumieć podmiot wyłoniony w toku niniejszego zapytania ofertowego, z którym zostanie podpisana umowa ramowa na realizację przedmiotu zamówienia;

Zamawiającym – należy przez to rozumieć Eureka Sp. z o.o.;

Zapytaniu ofertowym – należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe wraz z załącznikami.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego:

Przedmiotem postępowania jest świadczenie usług projektowania graficznego oraz produkcji materiałów szkoleniowych na szkolenia realizowane w ramach projektu „Kompetencje z zakresu HR

(2)

atutem wielkopolskich MMP”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 8.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt realizowany będzie wyłącznie na terenie województwa wielkopolskiego. Uczestnikami szkoleń będą właściciele i pracownicy mikro i małych przedsiębiorstw z województwa wielkopolskiego.

2. Określenie przedmiotu, wielkości oraz terminu realizacji zamówienia:

Przedmiot niniejszego zamówienia:

a) Usługa projektowania graficznego oraz wyprodukowania materiałów szkoleniowych – opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV); Słownik główny: Usługi projektów graficznych – 79822500-7, Usługi drukowania – 79810000-5, Usługi drukowania cyfrowego – 79811000-2, Segregatory, pudełka na listy, pudełka do przechowywania i podobne wyroby – 30199410-7, Długopisy kulkowe – 30192121-5, Notatniki – 22815000-6.

Ogólna wielkość zamówienia:

a) Usługa projektowania graficznego oraz wyprodukowania materiałów szkoleniowych:

w ramach projektu zakłada się organizację 60 (sześćdziesięciu) szkoleń dla średnio 10 (dziesięciu) uczestników;

zamówienie obejmuje przygotowanie po 1 (jednym) komplecie materiałów szkoleniowych dla każdego z 600 (sześciuset) uczestników szkoleń;

1 (jeden) komplet szkoleniowy dla 1 (jednego) uczestnika przygotowany w ramach zamówienia obejmować będzie: 1 (jeden) segregator, 1 (jeden) notes, 1 (jeden) długopis.

Termin realizacji zamówienia:

a) Zamówienie powinno zostać zrealizowane do 4 maja 2011 r.

IV. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZAMÓWIENIA:

1) Przygotowanie projektu graficznego:

- segregatora - notesu - długopisu

zgodnych z wizualizacją projektową przedstawioną przez Zamawiającego.

2) Wyprodukowanie 600 sztuk:

- segregatorów: sztywnych, z nadrukiem na grzbiecie, okładce przedniej i tylnej, lakierowanych, kolorowych, szerokość grzbietu maksymalnie 45 mm, dwuringowe, wewnątrz foliowa kieszonka na wizytówkę; format umożliwiający wpięcie materiałów w formacie A4;

(3)

- notesu: 50 kartek w formacie A4, kolorowy nadruk, dziurki umożliwiające wpięcie do segregatora;

- długopisu: długopis kulkowy, z mechanizmem automatycznym, tworzywowy (z nadrukiem kolorowym) lub metalowy (z nadrukiem czarnym).

W trakcie realizacji zlecenia Zamawiający będzie współpracował z Wykonawcą, określając dokładnie wymagania co do grafiki oraz akceptując i korygując na bieżąco otrzymywane projekty graficzne.

Zamawiający deklaruje, iż będzie współpracował z Wykonawcą zgodnie ze wskazanym przez Wykonawcę harmonogramem prac w celu szybkiej realizacji zamówienia.

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Każdy z Oferentów składa jedną, zaparafowaną ofertę sporządzoną według załączonego wzoru Formularza Ofertowego, zawierającą:

a) dane Oferenta, tj.:

o nazwę i adres siedziby Oferenta, o numer NIP i Regon Oferenta, o numer telefonu, faksu i adres email,

o imię i nazwisko osoby do kontaktów roboczych, numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego, bezpośredni adres e-mail osoby do kontaktów roboczych.

b) ofertę cenową za usługę wymienioną w niniejszym zapytaniu, tj.:

o projekt graficzny i wyprodukowanie 600 segregatorów, o projekt graficzny i wyprodukowanie 600 notesów, o projekt graficzny i wyprodukowanie 600 długopisów.

c) oświadczenie Oferenta, że podana cena obejmuje wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia,

d) oświadczenie Oferenta potwierdzające, iż spełnia on warunki udziału w postępowaniu, tj.:

o posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

o posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

o znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, o nie jest objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zalega z uiszczeniem

podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.

(4)

2. Złożona oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub odręcznie w czytelny sposób. Wszystkie strony oferty powinny zostać trwale spięte, zaś oferta podpisana i parafowana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta zgodnie z dokumentem rejestrowym.

3. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

4. Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy realizacji części zamówienia (projekty graficzne i produkcja materiałów szkoleniowych) na wszystkie komplety materiałów szkoleniowych, jakie zostaną przygotowane dla uczestników w ramach projektu.

5. Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia ofert niekompletnych.

6. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.

VI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Cenę za wykonanie zamówienia należy przedstawić na Formularzu Ofertowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2. Cenę oferty netto i brutto (tj. wraz z należnym podatkiem VAT) należy podać jednostkowo w złotych polskich dla:

- łącznie dla projektu graficznego i wyprodukowania segregatorów, - łącznie dla projektu graficznego i wyprodukowania notesów, - łącznie dla projektu graficznego i wyprodukowania długopisów,

uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym.

3. Ceny powinny być wyrażone w polskich złotych (PLN) z dokładnością dwóch miejsc po przecinku.

4. Zamawiający wskazuje, że ceną wiążącą oferty jest cena brutto, zawierająca podatek VAT. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto, która nie będzie podlegała zmianom ani waloryzacji przez cały okres trwania projektu (do 29 lutego 2012r.).

5. Ceny obejmować będą wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia.

6. Cena oferty stanowiąca podstawę oceny oferty obejmować będzie całkowity koszt realizacji usług projektu graficznego i produkcji kompletu materiałów na szkolenia dla wszystkich uczestników szkoleń.

VII. PROCEDURA I KRYTERIA OCENY:

1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą konkurencyjności w rozumieniu aktualnie obowiązujących „Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”.

(5)

2. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie 8.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

3. W trakcie przygotowania ofert, każdy Oferent ma prawo zgłaszać Kierownikowi Projektu p. Karolinie Salis-Maciejewskiej dodatkowe pytania dotyczące niniejszego postępowania w formie pisemnej na adres Biura Projektu lub za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail projektu:

kompetencje@eureka-hr.pl. Odpowiedzi zostaną przesłane do Oferenta będącego autorem pytania w ciągu jednego dnia roboczego.

4. W ramach niniejszego zapytania, Zamawiający nie przewiduje pobierania wadium.

5. Oferta Oferenta zawierająca wszystkie ww. informacje i oświadczenia, powinna zostać dostarczona:

- osobiście, pocztą tradycyjną lub kurierem na adres:

Biuro Projektu „Kompetencje z zakresu HR atutem wielkopolskich MMP”, ul. Janickiego 20 b (parter), 60-542 Poznań

- faksem na numer 0-61 622 06 22

- lub e-mailem (skan) na adres kompetencje@eureka-hr.pl.

6. Oferta powinna zostać złożona do dnia 11 kwietnia 2011r., godzina 14:00. O złożeniu oferty decyduje data i godzina dostarczenia/wpływu oferty. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane.

7. Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny ofert:

a) w zakresie oceny spełniania przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu: wszystkie złożone oferty zostaną poddane ocenie w zakresie ich kompletności, tj. Zamawiający poprzez zastosowanie kryterium „spełnia” – „nie spełnia” zweryfikuje czy zawierają wszystkie informacje i oświadczenia określone w punkcie V niniejszego zapytania („Opis sposobu przygotowania oferty”).

Oferty niekompletne oraz sporządzone niezgodnie z wymaganiami Zamawiającego zostaną odrzucone bez możliwości uzupełnienia.

b) w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty: według procedury wyszczególnionej w pkt. 8.

8. Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowanie będą miały następujące kryteria:

a) cena – waga 100% (1% = 1 pkt.)

Ad. a. Najwyższą (maksymalną) liczbę punktów za kryterium cena otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna oferta oceniona zostanie zgodnie ze wzorem:

Liczba punktów oferty = cena oferty najniższej x 100 / cena oferty ocenianej

9. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, którego oferta spełniała wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz uzyskała najwięcej punktów obliczonych jako suma punktów uzyskanych za

(6)

poszczególne kryteria. Wybór Wykonawcy/ów udokumentowany zostanie protokołem, którego kopię otrzymają wszyscy Oferenci biorący udział w postępowaniu.

VIII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Termin związania ofertą wynosi 7 dni kalendarzowych od terminu składania ofert, tj. do 18 kwietnia 2011r.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w całości lub w części, bez podawania przyczyn.

3. W przypadku gdy oferta cenowa złożona przez Oferenta będzie przekraczać kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia dodatkowych negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści oferty, Oferent zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 (trzech) dni kalendarzowych od dnia zakończenia negocjacji.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przez Wykonawców z usług Podwykonawców.

5. Wykonawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacje dotyczące faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Wykonawcę jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji.

(7)

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

miejscowość, data

pieczęć firmowa

FORMULARZ OFERTOWY

Ja, niżej podpisany ________________________________, działając w imieniu i na rzecz (dane Oferenta):

Nazwa Adres

Nr telefonu i faksu E-mail

NIP REGON

Imię, nazwisko, nr telefonu i mail osoby kontaktowej

w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zadania usługa projektowania graficznego oraz wyprodukowania materiałów szkoleniowych dla 600 uczestników szkoleń w ramach projektu „Kompetencje z zakresu HR atutem wielkopolskich MMP”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i realizowanego w ramach Poddziałania 8.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, składam niniejszą ofertę.

Lp. Zakres usług Cena [netto] Cena [brutto]

1. Projekt graficzny i wyprodukowanie 600 segregatorów 2. Projekt graficzny i wyprodukowanie 600 notesów 3. Projekt graficzny i wyprodukowanie 600 długopisów

Oświadczamy, że będziemy w stanie zrealizować usługi wymienione w powyższej tabeli w liczbie przedstawionej przez Zamawiającego, w terminie przedstawionym przez Zamawiającego (tj. do 4 maja 2011 r.)

Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zapytania i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty.

(8)

Oświadczamy, że usługi przez nas świadczone, zaoferowane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, spełniają wszystkie wymagania przedstawione w zapytaniu ofertowym.

Niniejszą ofertą jesteśmy związani przez 7 dni kalendarzowych, licząc od terminu składania ofert, tj. od 11 kwietnia 2011r.

W przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego, nie później jednak niż 18 kwietnia 2011 r.

Niniejszym oświadczamy również, że:

1. Podana cena obejmuje wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji zamówienia.

tak nie

2. Spełniamy warunki udziału w postępowaniu, tj. oświadczamy, że:

a) Posiadamy uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

b) Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

c) Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

d) Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu:

- otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości,

- zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

- złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania.

1 Formularz ofertowy powinien być parafowany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta¹

miejscowość, data

(pieczęć Oferenta)