str. 1
Dąbrowa Chełmińska, 17.01.2017 r.
M BROKER UBEZPIECZENIOWY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Gzin 2
86-070 Dabrowa Chełmińska
Zapytanie ofertowe
Dotyczy: Opracowanie innowacji produktowej oraz towarzyszącej innowacji organizacyjnej w skali kraju – elektronicznego brokera ubezpieczeniowego.
1. Zamawiający:
M BROKER UBEZPIECZENIOWY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Gzin 2
86-070 Dabrowa Chełmińska NIP: 9671172750
REGON: 093148397
2. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie innowacji produktowej oraz towarzyszącej innowacji organizacyjnej w skali kraju – elektronicznego brokera ubezpieczeniowego. Projekt zakłada opracowanie kompleksowego oprogramowania przeznaczonego zarówno dla klientów
Badania prowadzone będą w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej za pośrednictwem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój w zakresie Poddziałania 2.3.2. „Bony na innowacje dla MŚP”.
Przedmiotem zamówienia jest następujący zakres badań:
a) Opracowanie zasadniczego modułu kompleksowego systemu do obsługi klientów, tj. elektronicznego brokera ubezpieczeniowego. Niniejszy element umożliwi śledzenie oraz podejmowanie akcji związanych z aktualnymi działaniami u danego pracownika-brokera z poziomu przyznanego konta użytkownika. Konto użytkownika zawierać będzie następujące elementy:
- informacje o aktualnych polisach,
- informacje o prowadzonych postępowaniach,
- zbiór korespondencji dotyczącej danego klienta (broker-klient,),
- panel użytkownika, za pośrednictwem którego możliwe będzie podejmowanie działań – przesyłanie wiadomości, przegląd korespondencji, przedłużenie polis, płatności i inne bieżące akcje.
str. 2
Z drugiej strony swoje konto posiadać będą również osoby obsługujące danych klientów. Konto pracownika zawierać będzie elementy analogiczne do elementów konta użytkownika, a dodatkowo wyposażone będzie w funkcjonalności związane z dodawaniem dokumentów, obsługą klientów, informacjami ważnymi z punktu widzenia pracownika (np. dotyczące terminów, specyfiki klienta itp.).
W pierwszej kolejności moduł zostanie zaprojektowany, a następnie zaprogramowany zgodnie z projektem. Oprócz tego moduł wyposażony zostanie z odpowiedni interfejs (przejrzysty i łatwy w obsłudze).
b) Przeprowadzenie miesięcznych testów w warunkach laboratoryjnych. Na potrzeby testów utworzonych zostanie ok. 20 kont powiązanych z utworzonym jednym kontem pracownika. Następnie dodawane będą wszelkie możliwe informacje w różnych wariantach w celu zweryfikowania wszystkich możliwych sytuacji, zbioru danych istniejących obecnie w firmie.
c) Opracowanie odpowiedniego systemu automatyzującego przekierowywanie korespondencji do odpowiednich lokalizacji (do których klienci i brokerzy mają wgląd z poziomu konta). Każdy dokument zostanie wprowadzony do programu pod automatycznie nadanym numerem jego kartoteki. Numeracja dekretów będzie oddzielna dla korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Poza informacjami o nazwie, numerze, nadawcy, adresacie czy dodatkowych uwagach zakłada się również możliwość podpinania ich skanów. Do dziennika korespondencji trafią również zadekretowane emaile czy faxy. Dla rozróżnienia poszczególnych elementów listy, wpisy w dzienniku będą katalogowane w podziale na ich rodzaj (poczta, email, sms, fax) z określeniem rodzaju:
korespondencja wychodząca/przychodząca.
Moduł będzie jednocześnie platformą do automatycznej wysyłki emaili czy sms’ów dla zaplanowanych w procesach komunikatów czy ostrzeżeń. Po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji dokumentu z przyszłą datą, program dokona automatycznej wysyłki w określonym na karcie dokumentu czasie.
Równolegle każdy wpis z dziennika podlegać będzie dodatkowej dekretacji.
Operator może podpiąć go do kartoteki jednego z istniejących obiektów: klienci, negocjacje, tematy, polisy czy szkody. Po tej czynności dokument będzie widoczny również z poziomu obiektu, pod który został załączony.
d) Stworzenie odpowiedniego systemu gromadzącego tak znaczące ilości korespondencji elektronicznej (etap c)), który będzie zintegrowany i odpowiednio współpracujący z elementem automatycznego przekierowywania korespondencji.
Oba elementy składają się na jeden moduł gwarantujący jedno z kluczowych funkcjonalności systemu. Moduł zostanie zintegrowany z system stworzonym w ramach etapu nr 1. Opisane działania doprowadzić również powinny do określenia wymagań wobec serwera, który obsługiwać będzie gromadzoną bazę danych.
e) Przetestowanie w warunkach laboratoryjnych i zweryfikowanie elementu dotyczącego automatycznego przekierowywania korespondencji. W tym celu utworzone zostaną konta na potrzeby testów (ok. 20 kont), dla których wygenerowane zostaną odpowiednie identyfikatory. Następnie przez okres 1 miesiąca prowadzona będzie korespondencja (zarówno zewnętrzna, jak i
str. 3
wewnętrzna) z użyciem danych identyfikatorów. Z użyciem opracowanego panelu użytkownika możliwe będzie pełne zweryfikowanie, wprowadzenie modyfikacji i poprawek do modułu.
f) Przygotowanie modułu systemu do rejestrowania wysokości prowizji poszczególnych uczestników polisy. Podczas rozliczania not program powinien odwołać się do zawartych na karcie polisy definicji podziału wynagrodzenia i stosownie rozliczyć kwoty wpłat z not ubezpieczyciela. W tym celu zakładane są poszczególne etapy zadania:
- import uczestników do kartoteki aktualnie istniejących firm i osób z określoną strukturą podziału;
- zdefiniowanie grup uczestników – zbudowanie schematów podziału prowizji automatycznie przypisujących uczestników podczas zakładania karty polisy;
- wprowadzenie schematów podziału prowizji do istniejących procesów biznesowych z uwzględnieniem obecnego systemu ustawień grup użytkowników i istniejących uprawnień.
g) Opracowanie funkcjonalności obejmującej prawidłową interpretację not prowizyjnych w celu ich automatycznego kojarzenia z nierozliczonymi ratami polis, których wpłaty dotyczą. W zakresie prac zakłada się przygotowanie scenariuszy do rozliczania większości not prowizyjnych zapisanych w formacie programu MS Excel otrzymywanych od ubezpieczyciela.
Dzięki temu operator programu komputerowego zaczyta plik z rozszerzeniem .xslx bez wcześniejszej konieczności jego formatowania. Interpretacja danych nastąpi w systemie na podstawie wcześniej zdefiniowanego schematu dla pliku.
Schemat projektowanego procesu:
- pobranie pliku .xlsx z listą wpłat klienta, jego automatyczna interpretacja i przedstawienie wyników na ekranie Operatora. Ewentualna korekta schematu pobierania danych w razie takiej potrzeby;
- zaczytanie pozycji wpłat z noty prowizyjnej wraz z wszystkimi potrzebnymi w procesie polami (wpłata, kurtaż, polisa, daty, ..). Zapisanie rekordów w bazie danych wpłat;
- weryfikacja wpłat, porównanie z listą rat, wskazanie rozbieżności i ewentualna korekta danych. Wskazanie potencjalnie błędnych wpisów wraz z sugestią ich powodów i propozycją korekty danych;
- autorozliczanie – automatyczne przypisanie wpłat do rat, których dotyczy wraz z częściowym lub całkowitym ich rozliczeniem;
- automatyczne naliczenie wynagrodzeń zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi schematami rozliczania prowizji brokerskich;
- raport nierozliczonych wpłat.
Moduł zostanie zintegrowany z całym systemem. Moduł korzystać będzie z ogólnej bazy danych w zakresie klientów i aktualnych polis, a także prowadzonych działań przez poszczególnych brokerów.
str. 4
h) Przeprowadzenie testów w warunkach laboratoryjnych opracowanego modułu.
Testy prowadzone będą przez jeden miesiąc i obejmować będą weryfikację wszystkich funkcjonalności poprzez zastosowanie różnych wariantów, różnego rodzaju dokumentów i not. Testy służyć będą przede wszystkim funkcjonalności, takich jak autorozliczanie, automatyczne naliczanie wynagrodzeń, generowanie raportów, import danych, schematy podziału prowizji.
Łączny czas realizacji opisanego zakresu prac badawczo-rozwojowych nie może przekroczyć 18 miesięcy.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Do udziału w postępowaniu ofertowym dopuszczone są następujące podmioty (ograniczenie związane z zasadami naboru w ramach Poddziałania 2.3.2 PO IR):
• jednostki naukowe w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r.
o zasadach finansowania nauki:
1) podstawowe jednostki organizacyjne uczelni w rozumieniu statutów tych uczelni;
2) jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U. z 2016 r. , poz. 572)
3) instytuty badawcze w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r.
o instytutach badawczych (Dz. U. z 2016 r. poz. 371);
4) międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
5) Polska Akademia Umiejętności;
6) inne jednostki organizacyjne niewymienione w pkt 1-5, będące organizacjami prowadzącymi badania i upowszechniającymi wiedzę w rozumieniu art. 2 pkt 83 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014;
posiadające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przyznaną kategorię naukową A+, A albo B, o której mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o zasadach finansowania nauki, nie powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ust 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2016 poz. 359).
5. Sposób przygotowania oferty Oferta musi zawierać:
- Pieczątkę firmową oferenta - Datę sporządzenia oferty
- Adres lub siedzibę oferenta, nr telefonu, nr NIP - Osobę do kontaktu w sprawie oferty
- Cenę netto za wykonanie całego wskazanego zakresu badań;
str. 5
- Cenę netto za wykonanie poszczególnych zadań wskazanych w zakresie;
- Wycenę materiałów i urządzeń, które zostaną zakupione przez Wykonawcę dla potrzeb realizacji zadania (jeżeli dotyczy);
- Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym;
- Czytelny podpis oferenta.
- Termin ważności oferty powinien wynosić 180 dni.
6. Sposób, miejsce i termin składania ofert a. ofertę należy przesłać:
- pocztą elektroniczną na adres dotacje@mbu.com.pl
b. Ostateczny termin składania ofert upływa 27.01.2017 roku, do godz.
16.00.
c. Ocena ofert zostanie przeprowadzona w siedzibie Zamawiającego do dnia 27.01.2017 roku
d. Oferent może przed upływem terminu składania ofert wycofać lub zmienić ofertę
e. Zamawiający może podczas badania i oceny ofert żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści oferty
7. Kryteria oceny ofert
Zamawiający dokona oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie:
- ceny wykonania zamówienia – 100%
8. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty
Zamawiający przekaże wybranemu Oferentowi informację o jego wyborze za pomocą poczty elektronicznej.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
10. Zmiany umowy
Zmiany umowy mogą dotyczyć:
- terminów realizacji zdania;
- wydatków na poszczególne zadania;
- zakresu realizowanych zadań;
- innych okoliczności istotnych z perspektywy realizacji projektu i mających wpływ na osiągnięcie jego celu.
Zmiany umowy bezwzględnie będą wymagały zgody obu stron. Zmiany umowy mogą wymagać zgody instytucji odpowiedzialnej za udzielenie wsparcia na realizację projektu. W celu dokonania zmiany umowy strona inicjująca będzie zobowiązana do przekazania drugiej stronie wyczerpujących informacji na temat wnioskowanej zmiany umowy wraz z uzasadnieniem jej wprowadzenia w kontekście osiągnięcia celu wyrażonego w zakresie zadania.
str. 6
11. Dodatkowe informacje można uzyskać wysyłając zapytanie na adres mailowy wskazany jako adres do kontaktu / składania ofert nie później, niż 24 godziny przed terminem składania ofert.