PROJEKT UMOWY DZZ-382-44/…/18
(Projekt umowy w zakresie Części nr 3)
zawarta w dniu ………… r. w Olsztynie w wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZZ-382-44/18, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2015 r. poz. 2164 oraz z 2016 r. poz. 831, 996 i 1020),
pomiędzy:
Miejskim Szpitalem Zespolonym w Olsztynie, 10-045 Olsztyn, ul. Niepodległości 44 KRS 0000000460, REGON 510650890, NIP 739-29-55-802
reprezentowanym przez:
Dyrektora – Joannę Szymankiewicz-Czużdaniuk
przy kontrasygnacie Z-cy Dyrektora ds. Ekonomicznych - Głównego Księgowego – Zbigniewa Marcinkiewicza
zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym a:
KRS ………….. REGON ………….. NIP ……….
reprezentowanym przez……….
………..
zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą
Postanowienia ogólne
§1
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonywanie odpłatnych usług w zakresie transportu samochodowego materiałów pobranych do badań laboratoryjnych w Gabinetach Podstawowej Opieki Zdrowotnej, zwrotne dostarczenie wyników badań oraz dodatkowe usługi transportowe wynikające ze specyfiki pracy laboratorium Zamawiającego, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
2. Integralną część umowy stanowią Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia oraz oferta Wykonawcy.
§ 2
Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia ……….do dnia ………. r.
Warunki współpracy
§ 3
1. Wykonawca będzie realizował transport samochodowy od poniedziałku do piątku na potrzeby Działu Diagnostyki Laboratoryjnej Miejskiego Szpitala Zespolonego w Olsztynie.
2. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć materiał do badań laboratoryjnych z Gabinetów Podstawowej Opieki Zdrowotnej do Działu Diagnostyki Laboratoryjnej Zamawiającego do godz. 12:00 oraz wyniki badań laboratoryjnych do Gabinetów Podstawowej Opieki Zdrowotnej zlokalizowanych do godz. 14:00 na terenie powiatu olsztyńskiego, zgodnie z wykazem zawartym załączniku nr 1 do umowy. Podany wykaz ma charakter poglądowy i może ulec zmianie w trakcie realizacji umowy.
3. Wykonawca ma zapewnić taki system transportu i taką ilość kierowców aby materiał biologiczny przeznaczony do badań laboratoryjnych pobrany w gabinetach Podstawowej Opieki zdrowotnej znalazł się w czasie nie większym niż 1 godzina po zakończeniu pobierania w Laboratorium zamawiającego.
4. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć materiał do badań laboratoryjnych z Gabinetu Polmed w dwóch turach do godziny 09:30 badania z zakresu medycyny pracy i do 11 :30 pozostałe badania.
5. Wykonawca będzie pozostawać w okresie realizacji umowy dyspozycji kierownika Działu Diagnostyki Laboratoryjnej Miejskiego Szpitala Zespolonego w Olsztynie, który będzie określał rodzaj przewozów koniecznych do wykonania. Dodatkowe zamówienia będą składane telefonicznie. Wykonawca w godzinach 8:00 do 14:30 zobowiązany jest zapewnić kontakt telefoniczny z kierowcami samochodów transportowych.
6. Wykonawca z chwilą dokonania załadunku ponosi ryzyko utraty lub zniszczenia powierzonego materiału.
7. Wykonawca zapewnia, że usługi stanowiące przedmiot umowy będą wykonywane przez osoby o odpowiednich uprawnieniach i kwalifikacjach zawodowych, przy użyciu środków transportowych spełniających wymagania techniczne wynikające z odrębnych przepisów i zapewni wywiązanie się ze wszystkich wymogów Zamawiającego.
8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za nienależyte i nieterminowe wykonywanie obowiązków związanych ze świadczeniem przedmiotowej usługi.
9. Wykonawca wyraża zgodę na świadczenie usług wyłącznie na potrzeby Miejskiego Szpitala Zespolonego w Olsztynie.
10. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na środki transportu przeznaczone do realizacji usług wynikających z niniejszej umowy. Wykonawca zobowiązuje się do ciągłego utrzymywania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przez cały okres trwania niniejszej umowy.
11. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się i zobowiązuje do realizacji wytycznych Ministra Zdrowia w sprawie transportu materiału do badań laboratoryjnych (Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dn. 21 stycznia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie standardów jakości dla medycznych laboratoriów diagnostycznych i mikrobiologicznych Dz. U. z 2009 r. Nr 22 poz. 128 ze zm.) i we własnym zakresie przygotuje samochód transportowy do realizacji umowy zgodnie z wytycznymi Ministra Zdrowia. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia zapisów dotyczących zapewnienia standardów jakości przewożonego materiału 12. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących u Zamawiającego procedur i
standardów Systemów Zarządzania i Jakością zgodnie z załącznikiem nr 2 do umowy oraz wyraża zgodę na przeprowadzenie audytów celem potwierdzenia zachowania wymaganych standardów świadczonych usług. Audyt może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego Zamawiającego lub audytora firmy zewnętrznej.
13. Wykonawca musi legitymować się doświadczeniem potwierdzonym oświadczeniem w zakresie transportu materiału potencjalnie zakaźnego.
14. Wykonawca zobowiązuje się o zachowania w tajemnicy uzyskanych w czasie wykonywania umowy informacji podlegających ochronie, a w szczególności danych osobistych, jednostek chorobowych pacjentów oraz wyników badań.
15. W przypadku naruszenia obowiązku określonego w ust. 12 Zamawiający może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, a także dochodzić roszczeń na zasadach określonych w przepisach kodeksu cywilnego.
16. W ramach realizacji umowy Zamawiający i Wykonawca gwarantują bezpieczeństwo przetwarzania informacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27.04.2016r. W sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych 17. Na podstawie art. 13 RODO Zamawiający jest Administratorem danych osobowych, które w
związku z realizacją zamówienia powierza Wykonawcy.
18. Przedmiot, czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz prawa i obowiązki Wykonawcy i Zamawiającego w związku z powierzeniem i przetwarzaniem danych osobowych, zostaną uregulowane na podstawie „umowy
powierzenia przetwarzania danych osobowych” stanowiącej załącznik nr 3 do umowy głównej.
Rozliczenia
§ 4
1. Za usługi określone w § 1 umowy strony ustalają wynagrodzenie miesięczne zryczałtowane, w wysokości ... PLN / słownie: .../ netto miesięcznie, plus obowiązujący podatek VAT, co stanowi sumę ... PLN / słownie: ... / brutto miesięcznie oraz proporcjonalnie za niepełne miesiące.
2. Wynagrodzenie brutto (z podatkiem VAT) za wykonanie przedmiotu umowy w pełnym zakresie wynosi: ……….. zł; słownie………...
3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 stanowi wynagrodzenie ryczałtowe, w rozumieniu art. 632 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami). Oznacza to, że Wykonawca nie może żądać podwyższenia tego wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów realizacji przedmiotu umowy. Jeżeli jednak wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie przedmiotu umowy groziłoby Wykonawcy rażącą stratą, sąd może podwyższyć wynagrodzenie ryczałtowe lub rozwiązać umowę. W konsekwencji wynagrodzenie, określone w niniejszym paragrafie zawiera wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania przedmiotu umowy wynikające wprost z zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, umowy oraz załączników do umowy, jak również w nich nie ujęte, a bez których nie można wykonać przedmiotu umowy.
Wykonawca jest zatem zobowiązany przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na określone w niniejszym paragrafie wynagrodzenie.
§ 5
1. Zapłata należności za nastąpi przelewem w ciągu …….. dni od dnia dostarczenia faktury VAT na wskazane konto Wykonawcy.
2. Zamawiający oświadcza, że upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury VAT bez jego podpisu.
3. Brak zapłaty za wykonanie usługi nie może być przyczyną wstrzymania wykonywania usług bez dodatkowego wyznaczenia terminu zapłaty.
§ 6
W przypadku niewykonania zlecenia w terminie, wykonania go wadliwie lub w sposób nienależyty Zamawiający ma prawo do pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy o wysokość poniesionej szkody.
Ustalenia końcowe
§ 7
1. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego.
2. Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia w przypadku:
a) utraty przez Wykonawcę uprawnień koniecznych do wykonywania usług objętych niniejsza umową;
b) w związku z nieodpowiednią jakością i nieterminowym wykonywaniem usług przez Wykonawcę.
§ 8
1. Zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić jedynie w formie pisemnej z zastrzeżeniem postanowień art. 144 Ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. W przypadku zmian stawki podatku od towarów i usług – wynagrodzenie wykonawcy w
odniesieniu do niezrealizowanej części zamówienia zmienia się stosownie do ceny brutto wynikającej z nowej stawki począwszy od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających zmianę.
§ 9
Wierzytelność oraz ewentualne odsetki wynikające z niniejszej umowy mogą być przeniesione na osobę trzecią jedynie w trybie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej.
§10
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeksu Cywilnego.
§11
W przypadku ewentualnego sporu sprawa będzie rozstrzygana przez Sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego.
§12
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:
Załącznik nr 1 do umowy
Wykaz Poradni Lekarskich
Poradnie Lekarskie na terenie Olsztyna
1. Poradnia Vita - Med. , ul. Świtycz - Widackiej 2. Poradnia Pieczewo-Med., ul Gębika
3. Poradnia Pantamed , ul. Pana Tadeusza 4. Poradnia Ars-Medica, ul. Kajki
5. Poradnia Zakrzewska-Rogal ska, ul. Kajki 6. Poradnia Medi-C, ul. Kościuszki
7. Poradnia Salus, ul. Szrajbera
8. Poradnia Medycyny Pracy Ul.Szrajbera 9. Poradnia Opieka, ul. Zbożowa
10. Poradnia Ol-Med., ul Wyszyńskiego 11. Poradnia Sunrned ul Wyszyńskiego 12. Poradnia Akademicka, ul. Kanafojskiego 13. Poradnia Likusy, ul. Bałtycka
14. Poradnia MB Medica ul. Bałtycka
15. Poradnia Remedium, ul. Obrońców Tobruku 16. Poradnia Polmed ul. Kardynała Wyszyńskiego 17. PoradniaAtarax ul.1-szego Maja
Poradnie lekarskie poza Olsztynem 1. Ośrodek Zdrowia w Łukcie
2. Ośrodek Zdrowia w Dywitach z filią w Tuławkach
Podany wykaz ma charakter poglądowy i może ulec zmianie w trakcie realizacji umowy.
Harmonogram odbioru badań układa Wykonawca uwzględniając godziny pracy Gabinetów Zabiegowych Poradni Lekarskich.
Załącznik nr 2 do umowy
Zobowiązanie wykonawcy i dostawcy do przestrzegania obowiązujących w Miejskim Szpitalu Zespolonym przepisów z zakresu BHP, procedur i standardów Zintegrowanego Systemu Zarządzania jakością Norm: ISO 9001, zarządzanie środowiskiem ISO 14001, zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy PN - EN 18001 , zarządzanie bezpieczeństwem żywności ISO 22000, bezpieczeństwo informacji 27001 oraz standardów akredytacyjnych.
§ 1
„Wykonawca” zobowiązuje się do wykonywania usług we własnym zakresie: odbierania i utylizowania wszystkich odpadów powstałych na terenie „Zamawiającego” Miejskiego Szpitala Zespolonego w Olsztynie w trakcie wykonywania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami.
§ 2
„Zamawiający” ma prawo do przeprowadzenia kontroli u „Wykonawcy” z zakresu usług § 1 .
§ 3
„Wykonawca” ponosi odpowiedzialność za ewentualną szkodę wyrządzoną „Zamawiającemu”
i osobom trzecim powstałą w związku z nienależytym wykonaniem obowiązku wynikającego z § 1 .
§ 4
W przypadku odstępstwa od w/w postanowień związanego z zagrożeniem życia lub zdrowia ludzkiego bezpośredniego lub pośredniego wyznaczony przez „Zamawiającego” koordynator ma prawo wstrzymania pracy w całości lub w części stwarzającej zagrożenie.
§ 5 Obowiązki „Wykonawcy”:
1.„Wykonawca” zobowiązany jest posiadać aktualne profilaktyczne badania lekarskie oraz szkolenia pracowników z zakresu bhp i aspektów środowiskowych.
2.„Wykonawca” zobowiązany jest zabezpieczyć pracowników w odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej.
3. „Wykonawca” w trakcie prowadzenia prac ma obowiązek wyposażyć teren prac w tablice ostrzegawcze, informujące o rodzaju zagrożenia oraz instrukcje bezpiecznej pracy.
4. „Wykonawca” zobowiązany jest do tego, żeby wszystkie materiały, środki i preparaty używane do wykonania usługi, jak również wnoszone na teren „Zamawiającego” posiadały karty charakterystyki, a w przypadku preparatów dezynfekujących badania danego preparatu zgodnie z deklarowanym spektrum działania.
5. „Wykonawca” zobowiązany jest do zapoznania pracowników z oceną ryzyka zawodowego własnego zakładu.
6. „Wykonawca” zobowiązany jest do zapoznania pracowników do postępowania na wypadek awarii - sposób informowania:
Q spowodowanych z winy podwykonawców / wykonawców Q spowodowanych przez „Zamawiającego”
7. „Wykonawca” zobowiązany jest:
Q zagwarantować, że sprzęt, którym się posługują spełnia minimalne wymagania BHP, posiada deklarację zgodności, certyfikat lub znak CE
8. Wymienione części, elementy, oraz opakowania po zużytych materiałach utylizuje „Wykonawca”, załączając do protokołu końcowego świadectwo ich utylizacji zgodne z zaleceniem producenta.
9. „Wykonawca” zobowiązany jest do zgłaszania Sekcji BHP wypadków przy pracy jak również zagrożeń środowiskowych, które wystąpiły podczas wykonywania prac na terenie „Zamawiającego.”
10. „Wykonawca” zobowiązany jest do zgłaszania Sekcji BHP zdarzeń potencjalnie wypadkowych, które miały miejsce na terenie „Zamawiającego”.
11. W przypadku spowodowania skażenia środowiska, „Wykonawca” ponosi koszty usunięcia jego skutków.
12. „Wykonawca” ma obowiązek zapoznać się z ryzykiem występującym z tytułu wykonywania prac na terenie „Zamawiającego”.
13. „Zamawiający” zastrzega sobie możliwość wstrzymania prac na danym stanowisku w przypadku bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego lub stwierdzenie uporczywego (3 krotne stwierdzenie) nie stosowania się do powyższych ustaleń
14. „Zamawiający” ma prawo żądać udostępnienia dokumentów od „Wykonawcy” lub dostawcy dotyczących usług określonych w § 1 niniejszego załącznika.
Podpis Wykonawcy
………
Załącznik nr 3 do umowy
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu ………….. w……… pomiędzy:
Miejski Szpitalem Zespolonym w Olsztynie, 10-045 Olsztyn, ul. Niepodległości 44 REGON 510650890, NIP 739-29-55-802, KRS 000000460
reprezentowanym przez:
Joannę Szymankiewicz – Czużdaniuk – Dyrektora
Zwanym dalej „Administratorem”, lub „Udzielającym zamówienia”
a
………..
reprezentowanym przez :
………..
zwanym dalej „Przetwarzającym”, lub „Przyjmującym Zamówienie”
łącznie zwanych „Stronami”
Mając na uwadze, że Miejski Szpital Zespolony jako administrator danych osobowych jest zobowiązany zapewnić, iż przetwarzanie przez Przyjmującego Zamówienie danych osobowych w jego imieniu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwane RODO od dnia jego stosowania,
Strony zawierają umowę o następującej treści:
§ 1
Przedmiot umowy
Przedmiotem niniejszej umowy jest określenie zasad przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych, które Przetwarzający przetwarza w imieniu Administratora.
§ 2
Dane osobowe przetwarzane przez Przetwarzającego w imieniu Administratora
1. Udzielający zamówienia jako Administrator powierza Przyjmującemu zamówienie przetwarzanie danych osobowych swoich pacjentów (dalej jako „Dane Osobowe”) na potrzeby realizacji zamówienia, o którym mowa w Umowie Głównej.
2. Przyjmujący Zamówienia, jako podmiot przetwarzający przyjmuje Dane Osobowe do przetwarzania i zobowiązuje się je przetwarzać w imieniu Administratora na zasadach określonych w niniejszej umowie. Przetwarzający oświadcza, że nie będzie przekazywał Danych Osobowych do państwa trzeciego nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub organizacji międzynarodowej.
3. Powierzone Przetwarzającemu Dane Osobowe obejmują w szczególności:
a. imię i nazwisko b. datę urodzenia c. numer PESEL d. adres zamieszkania
c. wyniki badań diagnostycznych d. jednostki chorobowe
4. Przetwarzający jest uprawniony do wykonywania na Danych Osobowych wszelkich zautomatyzowanych lub niezautomatyzowanych operacji przetwarzania, uzasadnionych i niezbędnych dla realizacji zamówienia, które mogą obejmować: zbieranie, utrwalanie,
organizowanie, porządkowanie, aktualizację, przechowywanie, archiwizowanie, modyfikowanie, pobieranie, kopiowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.
5. Przetwarzający jest uprawniony do przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie w celach związanych z realizacją zamówienia na podstawie Umowy głównej.
6. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie Danych Osobowych w jego imieniu przez okres obowiązywania Umowy Głównej.
7. Strony zobowiązują się przy przetwarzaniu Danych Osobowych przestrzegać zasad określonych w RODO oraz stosować się do wytycznych i zaleceń dotyczących przetwarzania danych osobowych wydanych przez Europejską Radę Ochrony Danych, o której mowa w art. 68 RODO.
§ 3
Dalsze powierzenie przetwarzania danych
1. Przetwarzający nie jest uprawniony do korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego w trakcie realizacji przetwarzania Danych Osobowych na podstawie niniejszej umowy bez uprzedniej zgody ze strony Administratora wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie.
2. W przypadku wyrażenia zgody przez Administratora, Przetwarzający jest zobowiązany zapewnić, iż inny podmiot przetwarzający, z którego usług zamierza korzystać przy przetwarzaniu Danych Osobowych, daje wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie zapewniało stopień bezpieczeństwa danych odpowiednio do kategorii Danych Osobowych powierzonych mu do przetwarzania oraz zagrożeń związanych z ich przetwarzaniem, jak również chroniło prawa osób, których te dane dotyczą.
3. Dalsze powierzenie czynności przetwarzania innemu podmiotowi przetwarzającemu, o którym mowa w § 3 ust.1, jest możliwe jedynie pod warunkiem nałożenia przez Przetwarzającego na ten inny podmiot przetwarzający na mocy umowy tych samych obowiązków ochrony danych, jakie spoczywają na Przetwarzającym w ramach niniejszej umowy.
4. Przetwarzający ponosi wobec Administratora pełną odpowiedzialność za niewywiązywanie się innego podmiotu przetwarzającego, któremu powierzył przetwarzanie Danych Osobowych, ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych. W takim przypadku Administrator ma prawo żądać zaprzestania korzystania przez Przetwarzającego z usług tego podmiotu w procesie przetwarzania Danych Osobowych.
§ 4
Obowiązki Przetwarzającego
1. Przetwarzający jest zobowiązany przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenia Administratora. Za udokumentowane polecenia będą uznawane przekazane zamówienia.
Do przetwarzania Danych Osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia, o których mowa w obowiązujących przepisach (w szczególności w art. 29 RODO).
Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy Danych Osobowych i środków ich zabezpieczenia, zarówno w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak i po jej rozwiązaniu.
2. Przetwarzający jest odpowiedzialny za ochronę powierzonych mu do przetwarzania Danych Osobowych.
3. Przetwarzający jest zobowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę powierzonych mu do przetwarzania Danych Osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii tych danych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przetwarzający prowadzi dokumentację opisującą środki, o których mowa w zdaniu poprzednim oraz sposób przetwarzania Danych Osobowych.
4. Przetwarzający jest zobowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie Dane Osobowe, kiedy i przez kogo w jego organizacji zostały pozyskane oraz komu są przekazywane.
5. Na żądanie Administratora, Przetwarzający poinformuje go o lokalizacji przetwarzania Danych Osobowych przez podmioty, o których mowa w § 3 niniejszej umowy.
6. Przy przetwarzaniu Danych Osobowych Przetwarzający jest zobowiązany przestrzegać niniejszej umowy, przepisów prawa oraz stosować przekazane mu przez Administratora polityki, wytyczne i zasady odnoszące się do zapewnienia ochrony i poufności Danych Osobowych, o ile ich stosowanie nie narusza obowiązujących Przetwarzającego przepisów szczególnych.
7. Przetwarzający umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, o których mowa w § 5 niniejszej umowy i przyczynia się do nich.
8. Przetwarzający niezwłocznie poinformuje Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania Danych Osobowych przez Przetwarzającego, a także o wszelkich czynnościach kontrolnych podjętych wobec niego przez organ nadzorczy oraz o wynikach takiej kontroli, jeżeli jej zakresem objęto Dane Osobowe powierzone Przetwarzającemu na podstawie niniejszej Umowy.
9. Przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych Osobowych jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki (nie później niż 24 h od wystąpienia naruszenia) zgłosić je Administratorowi wskazując w zgłoszeniu:
• charakter naruszenia ochrony Danych Osobowych, w tym w miarę możliwości wskazać kategorię i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów Danych Osobowych, których dotyczy naruszenie;
• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Danych Osobowych;
• opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Przetwarzającego w celu zaradzenia naruszeniu ochrony Danych Osobowych, w tym opis działań podjętych w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków naruszenia.
10. Przetwarzający jezt zobowiązany udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania, iż spełnia obowiązki określone w niniejszym paragrafie umowy.
11. Przetwarzający podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO w celu zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych.
12. Przetwarzający, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, jest zobowiązany w miarę możliwości pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądanie osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w obowiązujących przepisach, w tym w szczególności RODO. Zwłaszcza Przetwarzający jest zobowiązany poinformować Administratora o wszelkich otrzymanych pytaniach lub żądaniach osób, których dotyczą Dane Osobowe. Przekazanie przez Przetwarzającego wyżej wskazanych informacji następuje niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 2 dni od otrzymania pytania lub żądania od podmiotu danych. Przetwarzający nie jest uprawniony do samodzielnego – w szczególności bez konsultacji z Administratorem – udzielania odpowiedzi na pytania i podejmowania działań w związku z żądaniami podmiotu danych.
13. Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
14. W związku z obowiązkami, określonymi w ust. 9 i ust. 12 niniejszej umowy Przetwarzający niezwłocznie poinformuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów Unii Europejskiej lub kraju jego siedziby w zakresie ochrony danych osobowych.
§ 5 Prawo Audytu
1. Administrator jest uprawniony do przeprowadzenia audytu przetwarzania Danych Osobowych w celu zweryfikowania, czy Przetwarzający spełnia obowiązki określone w niniejszej umowie.
2. Strony ustalają następujące zasady przeprowadzenia audytu, o którym mowa w ust. 1:
• Audyt może polegac zarówno na żądaniu przedstawienia dokumentów oraz informacji dotyczących przetwarzania danych, jak i na czynnościach kontrolnych prowadzonych w miejscu przetwarzania danych w trakcie dni roboczych (rozumianych jako dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem sobót i świąt) w godzinach pracy Przetwarzającego, po uprzednim poinformowaniu Przetwarzającego o terminie audytu i jego zakresie;
• Administrator prowadzi audyt osobiście, lub za pośrednictwem osób, które zostały upoważnione przez Administratora do przeprowadzenia audytu w jego imieniu.
3. Czynności kontrolne prowadzone w ramach audytu mogą polegać w szczególności na sporządzaniu notatek z przeprowadzonych czynności; tworzeniu kopii dokumentów dotyczących przetwarzania Danych Osobowych; wydruków Danych Osobowych z systemów informatycznych;
wydruków kopii obrazów wyświetlanych na ekranach urządzeń wchodzących w skład systemów informatycznych wykorzystywanych do przetwarzania Danych Osobowych; kopii zapisów
rejestrów systemów informatycznych; zapisów konfiguracji technicznych środków zabezpieczeń systemów informatycznych, w których odbywa się przetwarzanie Danych Osobowych.
4. Administrator dostarcza Przetwarzającemu kopię raportu z przeprowadzonego audytu. W przypadku stwierdzenia w toku audytu niezgodności działań Przetwarzającego z niniejszą umową lub przepisami o ochronie danych osobowych, do których stosowania Przetwarzający jest Zobowiązany, Przetwarzający niezwłocznie zapewni zgodność przetwarzania Danych Osobowych z postanowieniami umowy, lub właściwymi przepisami, których naruszenie stwierdzono w raporcie z audytu.
§ 6
Odpowiedzialność Stron
1. Przetwarzający odpowiada za szkody, jakie powstaną u Administratora lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem lub niniejszą umową przetwarzania przez Przetwarzającego Danych Osobowych.
2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Przetwarzającego niniejszej umowy, Administrator zobowiązuje się do zapłaty odszkodowania na zasadach ogólnych.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.
2. Wypowiedzenie Umowy głównej skutkuje równoczesnym wypowiedzeniem niniejszej umowy.
3. W przypadku, gdy wyniki audytu o którym mowa w niniejszej umowie, lub kontroli przeprowadzonej przez organ nadzoru u Przetwarzającego lub innego podmiotu, któremu Przetwarzający powierzył Dane Osobowe, iż Przetwarzający w sposób zawiniony naruszył postanowienia niniejszej umowy, Administrator jest uprawniony do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Naruszenie niniejszej umowy przez Przetwarzającego stanowi również podstawę do wypowiedzenia Umowy głównej ze skutkiem natychmiastowym.
4. W przypadku rozwiązania niniejszej umowy, Przetwarzający zgodnie z decyzją Administratora, usuwa lub zwraca Administratorowi powierzone Dane Osobowe, w tym wszelkie nośniki zawierające Dane Osobowe oraz niezwłocznie i nieodwracalnie niszczy wszelkie kopie dokumentów i zapisów na nośnikach zawierających Dane Osobowe, jeśli nośniki te nie mogą być przekazane Administratorowi, chyba że przepisy szczególne nakazują Przetwarzającemu dalsze przechowywanie Danych osobowych.
5. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Wszelkie spory wynikające ze stosunku prawnego objętego niniejszą umową rozpatrywane będą przez sąd właściwy dla siedziby Administratora.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Przetwarzający: Administrator:
