Formatowanie tekstu
1. Formatowanie czcionki
Formatowanie czcionki można albo ustawić przed rozpoczęciem pisania, albo, jeżeli chcemy zmienić format już istniejącego tekstu, musimy go zaznaczyć. Do formatowania czcionki można wejść albo poprzez menu Format/Czcionka, albo klikając prawym klawiszem myszy na zaznaczony tekst i wybierając opcję Czcionka.
Dygresja: w celu zaznaczenia całego tekstu dokumentu należy użyć kombinacji klawiszy Crtl A.
W skład formatu czcionki wchodzą:
• typ czcionki
Podstawowe czcionki (jedynie dla trzech wymienionych firma Microsoft gwarantuje to, że zawierają one polskie czcionki: ą, ć, ę itd.), używane w dokumentach to:
Times New Roman
– czcionka ozdobna, używana w tekstach ciągłych, przeznaczonych do czytaniaArial
– (w Europie jej odpowiednikiem jest Helvetica) jest to pismo techniczne, służy do wpisywania zawartości tabel, opisywania wykresów, schematów, diagramów itp.Courier New
– w przeciwieństwie do wcześniej opisanych, w których obszar zajęty przez znak (szerokość pola znakowego) zależy od tego, czy czcionka jest szeroka, czy wąska, w omawianej czcionce szerokość pola znakowego (zwana w programie MS Word kerningiem) jest stała.Oto przykład:
Times New Roman Courier New
Warszawa 1234 Warszawa 1234 Igołomia 1234 Igołomia 1234
Czcionki Courier New używamy, gdy zależy nam na utrzymaniu układu kolumnowego znaków, np. przy kopiowaniu ze stron WWW różnego rodzaju zestawień danych, jak również przy wstawianiu do swojej pracy listingów programów.
• styl czcionki
Jest to pogrubienie (Ctrtl B), pochylenie (kursywa, italik, Ctrl I), podkreślenie (Ctrtl U) znaków.
• rozmiar czcionki
Jednostką rozmiaru czcionki jest punkt drukarski (point, pt.) określający wielkość znaków po wydrukowaniu danego tekstu. Optymalnym rozmiarem, pozwalającym na wygodne czytanie tekstu w odległości dobrego czytania jest 12 pt. (można też użyć 11 pt., ewentualnie nawet 10 pt.). Do tekstów o pomniejszonych (przypisy itp.) można użyć czcionki o rozmiarach 8 pt.
Najmniejszy rozsądny rozmiar czcionki, przy którym po wydrukowania jest ona czytelna, to 6 pt.
• wiele innych (kolor, podkreślenie, kolor podkreślenia itd.)
W skład formatu czcionek wchodzą też np. odstępy między znakami, dzięki którym wyróżniamy wybrane fragmenty tekstu.
2. Formatowanie akapitu
Akapit jest to podstawowy sposób dzielenia tekstu na rozpoznawalne wzrokiem mniejsze fragmenty w celu zwiększenia jego czytelności. Jest to podstawowa jednostka logiczna dłuższego tekstu, składająca się z jednego lub wielu zdań stanowiących pewną całość treściową (myśl). Zadaniem akapitu jest wyraźne zaznaczenie nowej myśli w bieżącym wątku wypowiedzi. Częstym nieporozumieniem jest nazywaniem akapitem wcięcie pierwszego wiersza.
W ramach składu tekstu akapitem nazywamy część tekstu, zakończoną znakiem końca akapitu. Znak ten, niegdyś określany skrótem CRLF, w większości programów, w tym również MS Word, wstawiany jest poprzez wciśnięcie klawisza Enter, dlatego popularnie nazywa się go znakiem Enter. Znak ten nie jest oczywiście widoczny w tekście, w celu jego uwidocznienia (i innych znaków ukrytych) należy wcisnąć odpowiedni przycisk na pasku narzędzi:
Znaki Enter są wtedy widoczne w tekście dokumentu jako .
Akapity, zgodnie z przedstawioną powyżej definicją, są zwykle bez problemu identyfikowalne w dokumencie, jak przykładowo zaznaczono na poniższym przykładzie:
Zdarza się jednak niekiedy, że fragment tekstu, który jest ewidentnym akapitem, akapitem z punktu widzenia Worda nie jest. Zjawisko to występuje w przypadku wykorzystywania tekstów napisanych w innych niż Word edytorach, lub tekstów skopiowanych ze stron WWW. W takich przypadkach niekiedy twórca tekstu, aby przejść do nowej linii, musiał nacisnąć klawisz Enter i w efekcie na końcu każdego wiersza znajdziemy taki znak, który w tym przypadku oczywiście nie sygnalizuje końca akapitu. Ponieważ formatowanie akapitów wymaga, aby były one „widoczne” przez Worda, należy usunąć nadmiarowe znaki Enter przed rozpoczęciem formatowania.
Oto dokument z „fałszywymi” akapitami:
Nadmiarowe znaki Enter można oczywiście usunąć „ręcznie” przy pomocy klawisza Del, jednak w przypadku dużych tekstów byłoby to uciążliwe. Dlatego proponuję zautomatyzować ten proces.
1. Należy zaznaczyć dany fragment tekstu tak, aby w obrębie zaznaczenia znalazły się tylko „złe Entery”. Pamiętajmy, aby nie zaznaczać tych znaków Enter, które rzeczywiście sygnalizują koniec akapitu:
2. Dokonujemy zamiany za pomocą opcji menu Edycja/Zamień lub kombinacji klawiszy Ctrl H.
W pole Znajdź wpisujemy kod znaku Enter, czyli ^p, zawartość pola zamień zależy od tego, czy
„fałszywe” Entery poprzedzone są spacjami (wtedy nic nie wpisujemy), czy nie (wtedy wpisujemy spację):
Wciskamy przycisk Zamień wszystko, a po dokonaniu zamiany na zapytanie „Czy chcesz przeszukać resztę dokumentu” odpowiadamy Nie. Nie chcemy przecież zamienić całego dokumentu w jeden wielki akapit!
Sprawdzeniem tego, czy dany fragment tekstu jest akapitem, może być chociażby próba jego wyjustowania, czyli wyrównania tekstu do obu marginesów. Aby to zrobić, nie musimy zaznaczać akapitu – wystarczy, że kursor znajduje się w prawidłowym akapicie, a elementy formatowania (w tym np. justowanie) dotyczą całego tego akapitu.
Do formatowania akapitu można wejść bądź poprzez menu Format/Akapit, bądź klikając wewnątrz formatowanego akapitu prawym klawisze myszy i wybierając opcję Akapit.
Do podstawowych elementów formatowania akapitu należą:
• Wyrównanie, omówione przed chwilą (do lewego marginesu, do prawego marginesu, wyśrodkowanie, justowanie)
• Wcięcia, lewo- i prawostronne, dotyczą pozycjonowania całego akapitu względem marginesów, wcięcie specjalne jest to np. wcięcie pierwszego wiersza (zwane popularnie
„akapitem”). Poniżej przedstawiono wygląd dokumentu testowego po ustawieniu dla pierwszego akapitu wcięć lewo- i prawostronnych równych 3 cm oraz wcięcia pierwszego wiersza równego 0,5 cm.
• Interlinia, czyli Odstęp między wierszami, dotyczy odstępów między wierszami wewnątrz formatowanego akapitu.
Jednostką interlinii określanej jako: Pojedyncza, 1,5 wiersza, Podwójne, Wielokrotne jest wiersz, czyli Podwójne oznacza, że między wierszami będzie odstęp o wysokości równej dwóm wysokościom wiersza. Opcja Wielokrotne umożliwia ustawianie dowolnej liczby wierszy odstępu. W praktyce interlinii 1,5 wiersza używa się w celu „rozciągnięcia” tekstu na stronie, aby był czytelniejszy, natomiast podwójnej interlinii używamy oddając naszą pracę do recenzji.
Jeżeli zależy nam jedynie na subtelnym rozsunięciu wierszy w danym akapicie, np. w celu wyróżnienia go spośród innych, używamy opcji Dokładnie lub Co najmniej (czyli – jeśli jest to możliwe, ustawi zadaną wielkość, jeśli nie – najmniejszą możliwą), umożliwiającej podanie odstępu między wierszami w jednostkach rozmiarów znaków, czyli w pt.
• Przed: i Po: dotyczą odstępów między sąsiednimi akapitami, wyrażonych w pt.
Niedopuszczalne jest używanie znaków Enter do rozsuwania akapitów od siebie! Poniżej przykład niewłaściwego rozsunięcia akapitów, po prawej przy użyciu tego typu odstępów (z uwidocznieniem znaków ukrytych). W drugim przypadku odstęp „Przed” wynosił 12 pt., odstęp
„Po” 6 pt.
• Tabulatory
Opcja ta służy do pozycjonowania tekstu wewnątrz akapitu.
Nagminnie spotykaną metodą pozycjonowania tekstu wewnątrz akapitu jest wstawianie szeregu spacji (pokazano znaki ukryte):
Jest to całkowicie zła metoda pozycjonowania – spacja nie służy do pozycjonowania, lecz do rozdzielania wyrazów!
W celu pozycjonowania tekstu wewnątrz akapitu wykorzystuje się tabulatory.
Tabulatory są to wyróżnione pozycje w każdym wierszu danego akapitu. Domyślnie zaczynają się one od lewego marginesu i występują co 1,25 cm (czyli 1,25 cm, 2,5 cm, 3,75 cm, 5 cm itd.).
Początek danego tekstu ustawiamy na pozycji tabulatora przy pomocy klawisza Tab (po lewej stronie klawiatury), który wstawia w wierszu tzw. znak tabulacji.
Oto nasz przykład pozycjonowany przy pomocy tabulatorów domyślnych (ponownie pokazane znaki ukryte):
Tabulatorów domyślnych używamy wtedy, gdy zależy nam na szybkim pozycjonowaniu tekstu, bez konieczności ustalania dokładnego położenia (w naszym przykładzie nie da się np.
spozycjonować dat urodzenia na 6 cm, gdyż 6 nie jest podzielne przez 1,25). Pamiętajmy także, że niepożądane jest wielokrotne powtarzanie pod rząd tego samego znaku – w tym przypadku znaku tabulacji.
Jeżeli chcemy ustawić własne tabulatory, musimy wejść do właściwego okna. Tabulatory są na tyle istotne, że można ich ustawienia osiągnąć zarówno z poziomu okna formatowania akapitu, jak również z poziomu menu Format/Tabulatory.
Pamiętajmy, że jeżeli (a często tak jest) ustawiamy wspólne tabulatory dla kilku akapitów, musimy je wcześniej zaznaczyć, aby wskazać, których akapitów formatowanie ma dotyczyć.
W efekcie możemy spozycjonować nasz przykład następująco:
Jak widać, pozycje tabulatorów zaznaczyły się na górnej linijce markerami (znacznikami).
Markery te można przesuwać przy pomocy myszki, przesuwając jednocześnie przywiązane do nich teksty.
Utworzone tabulatory są lewostronne, tzn. wyrównują pozycjonowany tekst począwszy od jego początku w prawo. Można zmienić tabulatory np. na prawostronne lub centrujące, po prostu zaznaczając je kolejno w opisanym wcześniej oknie Tabulatory (po zaznaczeniu formatowanych akapitów!) i zmianie rodzaju wyrównania. Można też wprowadzić znaki wiodące – często używane przy różnego rodzaju listach.
W celu wykropkowania obszaru między wyrazami nie używa się powtarzającej się kropki!
A oto efekt powyższych czynności (przesunięto markery, zamieniono tabulatory na prawostronne, wprowadzono znaki wiodące w formie wykropkowania):
3. Kolumny
Możliwe jest pisanie tekstu w jednej (domyślnie), dwu, trzech i większej ilości kolumn.
W założeniu cały tekst dokumentu powinien mieć stałą, niezmienną liczbę kolumn (np. cały tekst jednokolumnowy lub cały tekst – jak artykuł w gazecie). Zmienianie liczby kolumn w obrębie dokumentu prowadzi do jego podziału na sekcje, co skutkuje m.in. zaburzeniami w numeracji stron czy też problemami ze wstawianiem przypisów. Bywa jednak, że w pracach naukowych musimy zacytować innego autora i często wtedy tekst cytowany pragniemy umieścić w dwu kolumnach. Dokonujemy tego poprzez zaznaczenie interesującego nas fragmentu tekstu i następnie ustawieniu żądanej liczby kolumn w menu Format/Kolumny.
Pamiętajmy jednak, aby unikać takiej sytuacji!
4. Style
W przypadku konieczności jednoczesnego sformatowania części tekstu wieloma formatami (np.
określonym rodzajem i rozmiarem czcionki, pozycjonowaniem, wcięciami itp.) możemy taki zestaw formatów zapisać jako tzw. Styl. Oprócz możliwości definiowania własnych stylów program MS Word oferuje zestaw gotowych stylów, np. styl Tytuł. Nałożenie stylu na wybrany fragment tekstu polega na jego zaznaczeniu, poczym otwarciu opcji menu Format/Style i formatowanie (nazwa tych opcji menu i ich lokalizacja jest różna w różnych wersjach programu MS Word).
Poniżej pokazano sformatowanie tytułu publikacji przy pomocy stylu Tytuł (pamiętajmy, żeby na liście na dole okna Style i formatowanie wybrać opcję Pokaż: Wszystkie style). Jak widzimy, styl Tytuł zawiera w sobie następujące formaty: czcionka Arial, rozmiar 16, pogrubiona, akapit wyśrodkowany. Poszczególne formaty stylu można zmieniać.
Oprócz stylów, których celem jest zmiana wyglądu fragmentów tekstu, istnieje szereg stylów wpływających na strukturę dokumentu. Jeżeli np. chcemy stworzyć automatyczny spis treści (a każda praca dyplomowa, magisterska itp. musi go zawierać), to wcześniej musimy „nauczyć”
Worda, jakie są tytuły poszczególnych rozdziałów. Dokonujemy tego przy pomocy stylów nagłówkowych: zaznaczamy tytuł rozdziału, który chcemy sformatować i nakładamy na niego odpowiedni styl – Nagłówek 1, jeśli jest to jeden z głównych rozdziałów, Nagłówek 2 w przypadku podrozdziału, Nagłówek 3 w przypadku pod-podrozdziału itd. Numer nagłówka nie jest numerem kolejnym rozdziału w dokumencie, lecz numerem w hierarchii rozdziałów. W naszym przykładzie tytuły rozdziałów I, I, III, IV zostaną sformatowane stylem Nagłówek 1, natomiast podrozdziały II.1 i II.2 stylem Nagłówek II. Style tego typu można szybko wybierać z listy w lewej części paska narzędzi.
Gdy już mamy w ten sposób zdefiniowaną strukturę dokumentu, można w prosty sposób wykonać automatyczny spis treści. W tym celu należy ustawić się na końcu dokumentu, a następnie wejść w opcję menu Wstaw/Odwołanie/Indeks i spisy (nazwa tych opcji menu i ich lokalizacja jest różna w różnych wersjach programu MS Word).
Jeśli w dokumencie zostały dokonane jakieś zmiany (np. zmieniono tytuły rozdziałów lub uległy one poprzestawianiu – zmieniła się numeracja stron), otrzymany w ten sposób spis treści można zaktualizować klikając w niego prawym klawiszem myszy i wybierając opcję Aktualizuj pole. W zależności od rodzaju zmian w dokumencie wybieramy albo aktualizację numerów stron, albo aktualizację całego spisu.
Dygresje, będąca uzupełnieniem lekcji
– Własne kodowanie znaków, niemożliwych do wpisania z posiadanej klawiatury
Niekiedy zdarza się, że nie możemy wpisać na klawiaturze np. polskich liter (awaria klawiatury, nielokalizowana wersja Windows, specjalizowany program do składu). W takim przypadku umownie używa się tzw. dwuznaków, które składają się ze znaku $ i drugiego znaku kodującego, np. $a oznacza literę ą, $c literę ć, $z literę ż a $x literę ź itp. W przypadku otrzymania tekstu zawierającego takie (bądź inne) dwuznaki, należy je w posiadanym edytorze zamienić na właściwe znaki, tzn. np. $a na ą. W programie MS Word dokonujemy tego przy pomocy opcji menu Edycja/Zamień lub kombinacji Ctrl H.
– problem błędów ortograficznych i literówek
Program MS Word posiada wbudowane „słowniki” – zestawy słów używanych w j. polskim, j. angielskim i j. niemieckim. Język domyślny jest wypisany w pasku informacyjnym (pod oknem tekstowym), można go zmieniać po podwójnym kliknięciu w tę opcję. Najczęściej MS Word sam rozpoznaje język, używany w danej części tekstu.
Jeżeli danego wyrazu nie ma w słowniku MS Word dla danego języka domyślnego, jest on podkreślony czerwonym „wężykiem”. Poprawienie polega na kliknięcie w taki wyraz prawym klawiszem myszy i wybranie spośród propozycji Worda tę, która wydaje nam się poprawna.
Jeżeli danego wyrazu w słowniku nie ma, propozycji zmiany nie będzie – wtedy musimy sami zdecydować, czy zostawiamy wyraz w tej postaci, czy też próbujemy znaleźć jego formę
poprawną (oczywiście, zwykle podkreślone będą nazwiska, jeżeli nie są wyrazami pospolitymi, oznaczenia wielkości itp.)
– problem samotnych spójników
W języku polskim pozostawienie na końcu wiersza „samotnych” spójników i, w, z, a, o, u traktowane jest jako błąd. Przyczyną wystąpienia takiego przypadku jest „nie zmieszczenie się”
kolejnego wyrazu w danym wierszu (wyraz „przeskakuje” do następnego wiersza, spójnik zostaje). Należy w takim razie zastąpić spację między spójnikiem i wyrazem po nim następującym tzw. spacją nierozdzielającą, która „skleja” je ze sobą. Możemy to zrobić na dwa sposoby:
a) Pisząc tekst po każdym spójniku zamiast zwykłej spacji należy wstawić spację nierozdzielającą przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl Shift spacja.
b) W przypadku formatowania istniejącego tekstu (jak w naszym przykładzie) można „masowo”
dokonać odpowiedniej zamiany dla wszystkich wystąpień danego spójnika, wykorzystując opcję menu Edycja/Zamień (lub skrót klawiszowy Ctrl H). W pole Znajdź wpisujemy wtedy np (dla spójnika z): _z_ (dolna kreska oznacza spację, której niestety nie widać), w pole Zamień na: _z^s (gdzie ^s jest kodowym zapisem właśnie spacji nierozdzielającej), po czym klikamy przycisk Zamień wszystko. Tę samą czynność należy wykonać dla pozostałych spójników.
– dzielenie wyrazów
Niekiedy zdarza się, że jakiś wyraz nie mieści się w danym wierszu i „przeskakuje” do następnego, jak to się stało ze słowem „charakterystyki” w piątym wierszu streszczenia w naszym przykładzie:
W efekcie w wierszu poprzednim odstępy między wyrazami ulegają zwiększeniu, aby pozwolić na wyrównanie obu marginesów (justowanie). Niewiele pomoże rezygnacja z justowania na rzecz wyrównania do lewej strony, gdyż wtedy po prawej stronie pozostaje „dziura”. Wyjściem z tej sytuacji jest dokonanie podziału wyrazu „charakterystyki” na sylaby (najlepiej ręcznie – automatyczne dzielenie wyrazów nie zawsze działa poprawnie) tak, żeby te sylaby, dla których jest to możliwe, powróciły do wiersza poprzedniego. Dzielenie wyrazów odbywa się następująco:
a) Ustawiam kursor w pozycji, w której chcę dany wyraz podzielić.
b) Naciskam kombinację klawiszy Ctrtl – (u góry klawiatury, nie numeryczny!)
c) Powracam do punktu a) aż do momentu, w którym kolejna zaznaczona sylaba się nie przeniesie.
Używając opisanej powyżej kombinacji klawiszy wstawiam tzw. łączniki opcjonalne, których nie widać wewnątrz wyrazu, natomiast pozwalają one na jego podział na końcu wiersza.
Tak wygląda tekst z podziałem słowa charakterystyki:
a tak ten sam tekst z ukazaniem znaków ukrytych:
Widzimy tu zarówno łączniki opcjonalne w słowie charakterystyka, jak również opisane wcześniej spacje nierozdzielające (oznaczone jako białe kółeczka) „sklejające” spójnik „z” z następującymi po nim wyrazami.
– łączniki, myślniki, pauzy
Podstawowe rodzaje znaków pisarskich z grupy znaków interpunkcyjnych to:
• łącznik
Wpisywany jaki znak minus: -
Służy do łączenia wyrazów, mających tworzyć całość, np.
Anna Nowak-Kowalska 12-12-2011
Między wyrazami łączonymi a łącznikiem nie wstawiamy spacji! Łącznik łączy, a nie dzieli.
• myślnik, zwany też półpauzą
Wpisywany kombinacją klawiszy Ctrl minus_numeryczny (-: w bloku klawiszy numerycznych po prawej stronie klawiatury)
Służy głównie do wpisywania wtrąceń, np. Jak wiadomo – z innych opracowań – przepływ wody…
Między myślnikiem a wyrazami przez niego dzielonymi wstawiamy spację – myślnik dzieli, a nie łączy
• pauza
Wpisywana kombinacją klawiszy prawy Alt minus_numeryczny (-: w bloku klawiszy numerycznych po prawej stronie klawiatury)
Służy do zaznaczania braku jakiejś danej, np. w tabeli („wypauzowywania”).
Np. Imię: Jan Drugie imię: — Nazwisko: Nowak
Warto też wiedzieć, że trójkropek … wstawimy przy pomocy kombinacji klawiszy:
prawy Alt kropka .
