Program do rezerwacji sal na spotkania
Program o nazwie „SALE SZKOLENIOWE” ma służyć do rezerwacji sal na spotkania lub szkolenia spośród wszystkich sal dostępnych w konkretnym budynku. Program będzie szczególnie efektywny przy dużej liczbie spotkań i szkoleń, organizowanych w danej siedzibie przez pracowników firmy z różnych lokalizacji.
Przed opracowaniem programu rezerwacja sal była prowadzona przez pracowników sekretariatu na podstawie zgłoszeń telefonicznych lub faksowych z wykorzystaniem
papierowej rejestracji wcześniejszych zgłoszeń. Czynności te były dość uciążliwe, zwłaszcza przy dużym obciążeniu pracowników sekretariatu innymi zadaniami. Ponadto taka
organizacja uniemożliwiała wcześniejsze zaplanowanie spotkań przez zgłaszających, ponieważ nie znali oni wcześniej dokonanych rezerwacji.
W przygotowywanym programie kolejne kroki przy rezerwowaniu sali są następujące:
1. Nacisnąć przycisk „Nowe zgłoszenie” – otworzy się okno do rezerwowania sali.
2. Wybrać numer sali, którą chcemy zarezerwować – po jej wybraniu mamy możliwość podglądu rezerwacji już istniejących TYLKO DLA TEJ SALI – przycisk „Inne rezerwacje tej Sali”. Jeżeli chcemy podejrzeć wszystkie rezerwacje sal, to możemy to zrobić w głównym widoku aplikacji.
3. Podać datę spotkania.
4. Podać godziny spotkania od … do … 5. Zamawiający wypełniane automatycznie.
6. Zlecający – należy podać imię i nazwisko osoby, na której wniosek jest rezerwowana sala (konieczność wyboru osoby z Książki Adresowej).
7. Wypełnić temat spotkania – obowiązkowo.
8. Podać planowaną liczbę osób – obowiązkowo.
9. W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczyć będą osoby, które nie są pracownikami firmy – podać ich liczbę i jednocześnie uzupełnić sekcję „Imienna lista uczestników nie będących pracownikami firmy”.
10. Ewentualnie podać konieczne wyposażenie (komputer, projektor, rzutnik folii).
11. Ewentualnie podać dodatkowe informacje – TYLKO w przypadku spotkania, w którym uczestniczyć będą osoby z zewnątrz, można tu wpisać swoją prośbę o dodatkowe
wyposażenie spotkania (kawa, herbata, napoje chłodzące).
12. Potwierdzić w/w informacje przyciskiem „Zapisz i wyślij zgłoszenie”, co spowoduje zapisanie rezerwacji w programie.
Efektywność opisywanego programu jest bardzo wysoka:
- rezerwacja sal jest dokonywana z dowolnym wyprzedzeniem, bezpośrednio przez zainteresowanych, w terminach im odpowiadających. Zamawiający mogą w dowolnym momencie odwołać wcześniejszą rezerwację.
- zbiorcze zestawienie wszystkich zarezerwowanych spotkań ułatwia ich obsługę.
- lista uczestników zewnętrznych (gości, interesantów) może być dostępna u Służby Ochrony, co eliminuje konieczność dostarczania przez organizatora spotkania listy w postaci
papierowej. Lista taka może być konieczna do wpuszczania gości lub interesantów do siedziby firmy.
- wykaz niezbędnego wyposażenia sal (komputer, rzutnik, itp.) jest dostępny w magazynie, co umożliwia wcześniejsze przygotowanie takiego wyposażenia.
- udział pracowników sekretariatu w sal zostaje wyeliminowany.
- zapewnione jest maksymalnie możliwe wykorzystanie sal i dokonywanie analiz stopnia ich wykorzystania.
Program do udzielania zezwoleń na pracę w dni wolne
Program o nazwie „SOBOTY” ma służyć do przekazywania do Służby Ochrony nazwisk osób, którym przełożony zezwolił na pracę w dni wolne.
Przekazywanie takich danych warunkuje, zgodnie z ustalonymi zasadami, wpuszczanie pracowników do siedziby firmy w dni wolne. Powodem opracowania i wdrożenia tego programu była uciążliwość dotychczas obowiązującej procedury takich zgłoszeń w postaci papierowej. Dodatkowym argumentem była praca w dni wolne pracowników z innych
jednostek organizacyjnych. Zgłoszenia o nich przekazywane były wcześniej telefonicznie lub e-mailem,co niepotrzebnie angażowało upoważnionych pracowników firmy do sporządzania stosownych zawiadomień i przekazywania ich do Służby Ochrony.
Wpisywanie zezwoleń ze wszystkich lokalizacji firmy znacznie upraszcza pracę, stwarza możliwość bezpośredniego nadzoru oraz stosownego zabezpieczenia logistycznego i technicznego, np. zapewnienie klimatyzacji.
W opracowywanym programie kolejne kroki przy zgłaszaniu osób do pracy w dni wolne są następujące:
1. Nacisnąć przycisk „Nowe zgłoszenie” – otworzy się okno do zgłoszenia osób.
2. Podać datę.
3. Podać godziny pracy od … do …
4. Zgłaszający - wypełniane automatycznie.
5. Zlecający – domyślnie zgłaszający, można podać imię i nazwisko osoby, na której wniosek jest generowane zezwolenie (konieczność wyboru osoby z Książki Adresowej).
6. Wypełnić imienną listę osób – dla jednego zgłoszenia można podać maksymalnie pięć osób.
8. Potwierdzić powyższe informacje przyciskiem „Zapisz i wyślij zgłoszenie”, co spowoduje zapisanie zgłoszenia w programie.
Zgłoszone w poszczególnych dniach zezwolenia można wyświetlić po wybraniu danej pozycji widocznej w kalendarzu.
W przypadku rezygnacji z wcześniej dokonanego zgłoszenia należy je bezzwłocznie anulować (może to wykonać jedynie osoba zgłaszająca) w sposób następujący:
1. Wybrać utworzone przez siebie zgłoszenie.
2. Nacisnąć przycisk „Anulowanie zgłoszenia” – otworzy się okno ze zgłoszeniem do anulowania.
3. Potwierdzić przyciskiem „OK.” anulowanie zgłoszenia.
Zgłoszenie zostanie usunięte z widoku.
