Zarządzanie czasem w projekcie
Halina Tańska
Istota zarządzania czasem
Czas to jeden z pięciu podstawowych parametrów definiujących projekt
Istota zarządzania czasem
Wszelkie modyfikacje odnośnie czasu projektu mają swoje odzwierciedlenie w zmianach dotyczących pozostałych
parametrów - zakresu, kosztów, jakości, zasobów
Istota zarządzania czasem
• Czas to zasób nieodnawialny, jest najmniej elastycznym parametrem
• „panta rhei”
Istota zarządzania czasem
• Menadżerowie projektów wymieniają dostarczanie projektów na czas jako największe wyzwanie w ich pracy
• Problemy z dotrzymaniem terminu
ukończenia projektu są główną przyczyną konfliktów w zespole projektowym
Istota zarządzania czasem
• Badania Standish Group nie pozostawiają złudzeń co do skali problemu:
• 2000 rok – 63%
• 2003 rok – 82%
• 2013 rok – 62%
Tyle projektów było ukończonych po
Istota zarządzania czasem
• Średni poziom przekroczenia czasu wynosił:
– 1994 rok – 164%
– 2004 rok – 105%
– 2013 rok – 84%
• Oznacza to, że w 2013 roku projekt trwający w założeniu
Istota zarządzania czasem
• Opóźnienia w realizacji projektów wynikają w dużej mierze z przyczyn losowych
• Z każdym pojawiającym się problemem można sobie poradzić pod warunkiem, że właściwie zarządza się czasem
• „Margines bezpieczeństwa” to zadanie
kierownika, chyba że czeka on na swojego następcę
Istota zarządzania czasem
• Opóźnienie projektu wpływa na jego
opłacalność, ale ma też inne negatywne skutki:
– Późniejszy zysk
– Utrata zaufania i pozycji na rynku
Sformułowanie problemu
• Jakie procesy składają się na dobre zarządzanie czasem w projekcie?
• Jakich metod i technik użyć na każdym etapie zarządzania czasem?
• Jakimi narzędziami wspomagać zarządzanie czasem?
Procesy składowe zarządzania czasem
• Identyfikacja działań
• Określanie kolejności działań
• Szacowanie czasu trwania działań
• Opracowanie harmonogramu
• Kontrola harmonogramu
Identyfikacja działań
• Określenie zadań, które muszą być wykonane w celu uzyskania różnych produktów pośrednich niezbędnych do realizacji celów projektu
• Punkt wyjściowy – SPP (struktura podziału pracy):
– Według faz
– Według skutków
– Według umiejętności
• Metody – dekompozycja, szablony
• Rezultaty – lista czynności, uaktualnienia SPP
Określanie kolejności działań
• Znalezienie logicznych powiązań między poszczególnymi działaniami w projekcie
• Punkt wyjścia – lista czynności
• Konieczność uwzględnienia zależności:
– Obiektywnych – Subiektywnych – Zewnętrznych
Określanie kolejności działań - metody
• Diagramy strzałkowe (ang. activity on arrow - AOA)
– Węzły oznaczają zdarzenia, numerowane są kolejnymi liczbami
– Strzałki oznaczają czynności
– Tylko jeden rodzaj zależności między czynnościami – Konieczność wprowadzania czynności pozornych – Deterministyczne
Określanie kolejności działań - metody
• Diagramy węzłowe (ang. activity on node - AON), inaczej diagramy pierwszeństwa (ang.
precendence diagram method - PDM)
– Prostokątne węzły oznaczają czynności – Strzałki reprezentują zależności
– Cztery rodzaje uwarunkowań – Nie ma czynności pozornych – Deterministyczne
Określanie kolejności działań - metody - PDM
• Notacja graficzna zależności między czynnościami
Określanie kolejności działań - metody - PDM
• Koniec do początku (KP):
– Testowanie systemu rozpoczyna się po integracji
– Przed podłączeniem do sieci trzeba zainstalować kartę sieciową
– Fakturę wysyła się przed otrzymaniem zapłaty
Określanie kolejności działań - metody - PDM
• Początek do początku (PP):
– Po zaprojektowaniu części jednostek
lekcyjnych może się zacząć ich kodowanie – Drukowanie dokumentów zaczyna się przed
ich podpisywaniem
– Wykopywanie ziemi musi się zacząć przed jej wywożeniem
Określanie kolejności działań - metody - PDM
• Początek do końca (PK):
– Deinstalacja starego oprogramowania może się zacząć po uruchomieniu nowego
– Dostawy „just in time”
• Rzadko stosowana
Określanie kolejności działań - metody - PDM
• Koniec do końca (KK):
– Integracja systemu nie może się skończyć szybciej niż programowanie składowych – Malowania ścian nie można skończyć
wcześniej niż gruntowania
– Drukowanie dokumentów musi się skończyć wcześniej niż ich podpisywanie
Określanie kolejności działań - metody
• Diagramy warunkowe (ang. conditional diagramming method - CDM)
– Węzły oznaczają zdarzenia – Strzałki oznaczają czynności
– Wprowadzenie pętli i zależności
warunkowych z określonym pdb (odchylenia czasu trwania od oczekiwanego)
Określanie kolejności działań - metody -CDM
• Notacja graficzna węzłów
Określanie kolejności działań
• Rezultaty:
– Diagramy sieciowe
– Uaktualnienia listy czynności
Szacowanie czasu trwania działań
• Wykorzystanie informacji odnośnie dostępności zasobów i ograniczeń
projektu w celu określenia czasu trwania poszczególnych działań
• Analiza zasobów: materialnych, pieniężnych, ludzkich!
• Ocena efektywności pracy – ach te przerwy
Szacowanie czasu trwania działań - metody
• Analiza danych historycznych
• Rada ekspertów
• Delficka
• Trzech punktów
• Delficka uśredniająca
• Zmodyfikowany czas pracy – CPP, CPC, CU i mamy: wkład_pracy_standardowy*100/(100 -
Szacowanie czasu trwania działań
• Rezultaty:
– Oszacowany czas trwania czynności – Dane „na przyszłość”
– Uaktualniania listy czynności
Opracowanie harmonogramu
• Ustalenie dat rozpoczęcia i zakończenia wszystkich działań składających się na
projekt, a tym samym wyznaczenie czasu realizacji całego projektu
• Punkt wyjścia – diagramy sieci czynności z czasami ich trwania
Opracowanie harmonogramu - CPM
• Oparta na diagramie pierwszeństwa
• Analiza czasu do przodu i wstecz pozwala wyliczyć NWR, NPR, NWZ, NPZ zadań
• Można określić zapasy czasu (NPZ-NWZ):
– Całkowity – Swobodny
• Zapas zerowy = czynność krytyczna
• Zapas prawie zerowy = czynność podkrytyczna
• Zapas ujemny = błąd
Opracowanie harmonogramu - CPM
• Czynności krytyczne tworzą ŚCIEŻKĘ KRYTYCZNĄ – jej długość determinuje czas trwania całego projektu
• Jakiekolwiek opóźnienia w czynnościach należących do ŚK powodują opóźnienie całego projektu
Opracowanie harmonogramu - PERT
• Oparta na diagramie strzałkowym
• Wymaga 3-stopniowej oceny czasu trwania czynności: O,N,P
• Analiza czasu pozwala wyliczyć NW i NP czas zaistnienia zdarzeń
• Można określić zapasy czasu, ścieżkę krytyczną
Opracowanie harmonogramu - PERT
• Dodatkowo można wyliczyć:
– Pdb odchylenia czasu trwania od oczekiwanego – (P-O)/6
– Pdb realizacji projektu w zadanym czasie
CPM i PERT - zalety
• Przejrzystość
• Nieskomplikowane obliczeniowo
• Informacja o zapasach czasu i ścieżce krytycznej
• Dodatkowo w PERT pdb (odchylenia czasu trwania od oczekiwanego)
• Liczne narzędzia wspomagające
CPM i PERT - wady
• Jednoznaczność powiązań i kolejności działań
• Błędne wyniki, gdy źle oszacowano czasy trwania czynności
• Zbytnie skupienie się na ścieżce
krytycznej ogranicza kontrolę innych czynności
Opracowanie harmonogramu - GERT
• Obok czasów trwania czynności zamieszcza się pdb (odchylenia czasu trwania od
oczekiwanego) wykonania danej czynności w przypadku działań alternatywnych lub
prawdopodobieństwo powrotu do danego wierzchołka w pętli
• W celu dalszych obliczeń trzeba dokonać uproszczenia sieci
GERT – zalety i wady
• Zalety:
– Uwzględnia różne drogi do celu
– Grupuje rozwiązania według pdb sukcesu – Łatwiejsza modyfikacja
• Wady:
– Trudność konstrukcji i obliczeń
– Wymaga utrzymania bazy danych do szacowania czasów i pdb (odchylenia czasu trwania od
Opracowanie harmonogramu
• Wymaga uwzględnienia ograniczeń:
– Zasobowych
– Międzyprojektowych – Kierowniczych
– Czasowych
• Pakiet bezpieczeństwa kierownika = rezerwa kierownicza
Opracowanie harmonogramu – prezentacja graficzna
• Harmonogramy Gantt’a:
– Najstarsza metoda – koniec XIX w.
– Poziome paski równoległe do osi czasu z odpowiednio dobraną skalą
– Każdej czynności odpowiada jeden pasek o długości równej jej czasowi trwania
– Jeżeli niektóre paski zachodzą na siebie, oznacza to, że odpowiadające im czynności są realizowane
Opracowanie harmonogramu – prezentacja graficzna - HG
• Zalety:
– Przejrzystość
– Łatwość konstrukcji – Kamienie milowe
• Wady:
– Brak logicznych powiązań – tylko następstwo w czasie
– Nieczytelny, gdy naniesie się za dużo czynności – Trudności w nanoszeniu poprawek
Opracowanie harmonogramu – prezentacja graficzna - DS
• Diagramy sieciowe uzupełnione o daty rozpoczęcia i zakończenia czynności
• Uwzględnienie zależności logicznych
Kontrola harmonogramu
• Całokształt czynności dotyczących badania zgodności przebiegu prac z
harmonogramem oraz wprowadzania do niego zmian i zapewniania aktualności
• Wymaga raportów wykonalności
Kontrola harmonogramu
• Zadania:
– Uwzględnianie i dokumentowanie zmian celowych – Wykrywanie odchyleń niezamierzonych
– Aktualizacje
• Rezultaty:
– Uaktualnienia harmonogramu – Działania naprawcze
– Dane „na przyszłość”
Przykład - SPP
• SPP według faz
Przykład - SPP
• SPP według skutków
Przykład - SPP
• SPP według umiejętności
Przykład – lista czynności + oszacowanie czasów
• Analiza kursu
– Specyfikacja kursu - 2 dni – Analiza odbiorców - 2 dni – Analiza zadań - 2 dni – Analiza techniczna - 3 dni
– Koncepcja wstępna kursu - 5 dni
• Projektowanie kursu
– Określenie celów i strategii nauczania - 7 dni
– Projektowanie poszczególnych jednostek lekc. - 14 dni
• Produkcja i testowanie kursu
– Tworzenie środowiska - 21 dni
– Programowanie jednostek lekcyjnych - 21 dni – Integrowanie poszczególnych elementów - 7 dni –
Przykład – CPM i PERT
Przykład – diagram Gantta
Wnioski
• Dostarczenie projektu na czas to priorytet, stąd wielkie znaczenie ma skuteczne zarządzanie czasem
• Zarządzanie czasem jest powiązane z
zarządzaniem kosztami, zasobami i jakością
• Rezultaty każdej z metod to tylko szacunkowe wartości
• Żaden harmonogram nie będzie użyteczny, o ile nie jest aktualny
Bibliografia
• Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami
• N. Mingus, Zarządzanie projektami
• R. Wysocki, R. McGary, Efektywne zarządzanie projektami
• M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek, Zarządzanie projektami
• D. Lock, Podstawy zarządzania projektami
• Z. Szyjewski, Zarządzanie projektami informatycznymi
Przykład
Harmonogram prac zespołu projektującego serwis internetowy dla gminy, regionu lub miasta (GRM)
