TECHNOLOGIA INFORMACYJNA. Bazy danych.
Moduł 5
1. Praca z aplikacją
1.1. Podstawy baz danych
Baza danych to zbiór informacji zapisany (zebrany) z zastosowaniem reguł pozwalających na wyszukiwanie konkretnych informacji. Książka telefoniczna, słownik ortograficzny, kata- log rzeczowy w bibliotece, encyklopedia, wykaz pracowników w przedsiębiorstwie, dziennik lekcyjny to przykłady baz danych.
Bazy danych zapisane w komputerze wiele korzystnych właściwości:
– umożliwiają szybkie wyszukiwanie, łatwą modyfikację danych, łatwe powielanie i uaktual- nianie bazy
– umożliwiają łatwy przesył, ponieważ zajmują niewiele miejsca;
– pozwalają na wprowadzanie informacji tylko jeden raz z możliwością wielokrotnego wyko- rzystania,
– umożliwiają wybór standardu, – zapobiegają niespójności danych,
– mają wbudowane mechanizmy zabezpieczania danych,
– pozwalają na łatwe tworzenie raportów, zestawień, analiz (funkcjonalność), – są wielodostępne,
Dostęp do danych zapisanych w komputerowej bazie danych zapewniają programy (na- rzędzia). Taki program nazywamy systemem zarządzania bazą danych. Oto przykładowe pro- gramy: MS ACCESS, dBSAE, MySQL.
Ze względu na sposób organizacji danych bazy dzielimy na: hierarchiczne, relacyjne, obiektowe i inne.
Organizacja danych w hierarchicznej bazie jest podobna jak organizacja folderów (katalo- gów w systemach operacyjnych komputerów.
W modelu relacyjnym dane gromadzone są w tabelach identyfikowanych przez ich na- zwy. Tabela składa się z wierszy – rekordów i kolumn – pól. Każdy wiersz zawiera informa- cje o jednym obiekcie. Relacyjna baza danych może mieć dowolną ilość tabel.
1.2 Struktura bazy
MS Access jest zaawansowanym, profesjonalnym i przyjaznym użytkownikowi systemem zarządzania relacyjną bazą danych. Jest wyposażony w rozbudowany system pomocy i me- chanizm kreatorów. Struktura bazy zapisywana jest w jednym pliku, co umożliwia łatwe jej przenoszenie.
Uruchamiając MS Access musimy wskazać istniejący plik z bazą danych lub podać nazwę i lokalizację nowo tworzonej bazy. Access domyślnie nadaje rozszerzenie mdb plikom przez niego zarządzanym (okna mają postać podobną do okien w innych programach MS Office).
Otwieranie nowej (pustej bazy danych) –Po wybraniu polecenia Pusta baza danych…
pojawia się okno dialogowe, w którym musimy podać nazwę bazy (pliku) i jego lokalizację.
Otwieranie istniejącej bazy – w okienku wybieramy polecenie Otwórz i wskazujemy na- zwę pliku.
Access umożliwia tworzenie:
– Tabel (miejsc przechowywania danych).
– Relacji (powiązań między tabelami),
– Formularzy (wyświetlanie zawartości pojedynczego rekordu z możliwością obliczeń, umieszczenia komentarza i elementów graficznych. Formularze umożliwiają przegląd- nie danych, modyfikację i dodawanie rekordów.
– Kwerend (zapytań) – wybranie danych spełniających określone kryteria i dokonanie na nich pewnych operacji.
– Raportów – możliwość wydruku podsumowań, wartości średnich, maksymalnych in- nych.
– Stron dostępu do danych – strony WWW umożliwiające analizowanie i modyfikowanie danych przez Internet.
– Makropoleceń – zapis sekwencji poleceń, które pomagają zautomatyzować często wy- konywane czynności.
– Modułów – zbiory deklaracji i procedur w języku Visual Basic for Applications, które są przechowywane pod jedną nazwą.
W górnej części okna dialogowego (pasek narzędzi) widoczne są przyciski: Otwórz (umożliwia wyświetlenia zawartości tabeli, wykonanie kwerendy lub raportu), Projektuj (umożliwia modyfikację wskazanego obiektu), Nowy (umożliwia utworzenie nowego obiek- tu), przycisk podobny do nożyczek umożliwia usunięcie zaznaczonego obiektu. Działanie przycisków dotyczy również obiektu wskazanego w oknie dialogowym (tabela, kwerenda).
Przyciski: Duże, Małe ikony, Lista, Szczegóły umożliwiają zmianę sposobu wyświetlania obiektów w oknie dialogowym.
2. Tabele
2.1 Widok tabeli
Po otwarciu bazy widzimy bazę zawierającą szereg tabel. Wskazując nazwę tabeli i klika- jąc dwukrotnie (można wykorzystać przycisk Otwórz) widzimy zawartość tabeli w widoku arkusza danych. Możemy teraz zmieniać zawartość danych w tabeli: wprowadzać i modyfi- kować dane, formatować dane, zmieniać wygląd tabeli, sortować, filtrować dane.
Zmieniając w menu widoku na widok projektu, możemy modyfikować strukturę tabeli.
2.2. Tworzenie tabeli
Tworzenie tabeli możemy wykonać trzema sposobami:
– Za pomocą kreatora. Kolejne następujące po sobie okna dialogowe umożliwiają utwo- rzenie tabeli poprzez dokonanie wyboru prezentowanych opcji). Jedno z pierwszych okien pokazano na rys. 1.
– Korzystając z widoku projektu. Przechodzimy do okna podobnie jak na rys 1. i samo- dzielnie definiujemy parametry tabeli (jest to najbardziej uniwersalny sposób). Zazna- czamy przycisk Utwórz tabelę w widoku projektu. Klikamy myszą (naciskamy Enter lub Projektuj). Pojawi się pusta tabela. Wprowadzamy nazwy pól, typ danych, komen- tarze. We właściwościach pól ustalamy dodatkowe parametry dla wartości umieszczo- nych w polach.
– Wprowadzamy dane do ACCESS’a i on sam ustawia typy danych w polach. Następnie w widoku projektu należy zmienić nazwy pól.
Tworząc tabelę można wyróżnić pole lub układ pól ustawiając klucz podstawowy. Wska- zuje on, że to pole (pola) zawierają unikatowe dane (nie powtarzające się – np. nr PESEL) po- zwalające na jednoznaczną identyfikację rekordu. W przypadku ni zdefiniowania pola klu- czem podstawowym, przy zapisie tabeli ACCESS zaproponuje utworzenie takiego pola. Takie pole zajmuje pierwsze miejsce na liście pól i jest typu autonumerowanie.
2.2.1. Nazwy pól
W kolumnie Nazwa pola wprowadzamy nazwy kolejnych pól stosując następujące zasady:
– Nazwa pola może mieć najwyżej 64 znaki.
– Może zawierać dowolne znaki z wyjątkiem kropki, wykrzyknika, apostrofu i nawia- su kwadratowego.
– Nie może zaczynać się spacją.
– Nazwa nie może powtórzyć się w tabeli.
Rys. 1. Okno Accesa z okienkami otwartymi z menu Plik 2.2.2. Typy danych
Każde ze zdefiniowanych pól określa cechy obiektu (tekst, liczba, data). Projektując tabelę należy określić typ informacji umieszczonych w danym polu (kolumnie). Moż- na stosować następujące typy danych (poniższa tabela):
Typy danych Zastosowanie Rozmiar
Tekst
Tekst lub kombinacja liter i cyfr, na przykład w adresie.
Również liczby, na których nie są przeprowadzane obliczenia, takie jak numery telefonów, numery katalogowe i kody pocztowe.
Maksymalnie 255 znaków.
Aby ograniczyć maksymalną liczbę znaków, jaka może być wprowadzona, można ustalić Rozmiar pola (np. na 25).
Nota Długie tekst i liczby, na przykład Notatki i opisy
Maksymalnie 64 000 znaków.
Liczba
Dane liczbowe, na których przep- rowadzane są obliczenia, z wyją- tkiem obliczeń walutowych.
Wówczas należy użyć typ Waluta
1, 2, 4 lub 8 bajtów. 16 bajtów tylko dla identyfika- tora replikacji (GUID).
Data/Godzina Daty i czas 8 bajtów.
Waluta
Wartości walutowe. Typ Waluta zapobiega zaokrąglaniu wartości podczas obliczeń. Dokładność wynosi 15 cyfr po lewej stronie
8 bajtów
separatora dziesiętnego i 4 cyfry po stronie prawej.
Autonume- rowanie
Access wprowadza automatycznie kolejną liczbę naturalną lub losową. Generator klucza podstawowego.
4 bajty.
Tak/Nie
Pola zawierające jedną z dwóch możliwych wartości, np. Tak/Nie, Prawda/Fałsz, Wł/Wył.
Stosowane do pól wyboru.
1 bit.
Obiekt OLE
Obiekty (dokumenty) programu Word, Excel, rysunki lub inne dane binarne) utworzone w w innych programach, które mogą być połączone lub osadzone w tabeli programu Access.
Maksymalnie 1 GB.
Ograniczeniem jest również miejsce na dysku.
Hiperłącze Pole, w którym przechowywane są hiperłącza (adresy stron WWW).
Maksymalnie 64 000 znaków.
Kreator odnośników
Wybranie tej opcji powoduje uruchomienie kreatora, który definiuje pole.
Taki sam, jak rozmiar pola klucza podstawowego, które jest również polem odnośnika (zazwyczaj 4 bajty).
Dobierając typ danych w polu tabeli, należy uwzględnić następujące czynniki:
– W polu tekstu nie można przechowywać danych typu liczba – Ile miejsca będą zajmowały dane przechowywane w polu?
– Jakie operacje będą wykonywane na wartościach umieszczonych w polu? Nie można sumować wartości pól typu Tekst czy Obiekt OLE.
– Czy wartości w polu będą sortowane czy indeksowane? Pól typu Obiekt OLE nie można ani sortować, ani indeksować.
– Czy pole będzie używane do grupowania rekordów w kwerendach lub raportach?
Pól Obiekt OLE nie można używać do grupowania rekordów.
– W jaki sposób wartości pola będą sortowane? W polu typu Tekst liczby są sorto- wane liczby są sortowane jako ciągi znaków (1, 10, 100, 2, 20 ,200, itd.), a nie ja- ko wartości liczbowe. Aby poprawnie sortować liczby, należy je zapisywać w po- lu typu Liczba lub Waluta. Podobnie daty, aby były poprawnie sortowane, należy je zapisywać w polach typu Data/Godzina
2.2.3. Opis
Informacje umieszczone w opisie pojawią się na pasku stanu w trakcie przeglądania danych w widoku tabela lub formularz.
2.2.4. Właściwości pól
Na informacje umieszczone w polu jak i na sposób ich wyświetlania można dodat- kowo wpływać poprzez ustalenie właściwości pola takich jak:
Rozmiar (w polu typu Tekst maksymalna liczba znaków, w polu typu Liczba zakres i rodzaj wartości numerycznych.
Dostępne są następujące rozmiary pola i zakres ich wartości:
Określenie Zakres Zajmowana pamięć
Bajt 0 do 255 1 bajt
Liczba całkowita -32 768 do 32 767 2 bajty Liczba całkowita długa -2 147 483 648 do 2 147 483 647 4 bajty Pojedyncza precyzja -3,4028E+38 do 3,4028E+38 4 bajty Podwójna precyzja -1,79769E+308 do 1,79769E+308 8 bajtów
ID replikacji1 Unikatowy identyfikator 16 bajtów
1 Replikacja to proces kopiowania bazy danych, aby kopie (repliki) mogły wy- mieniać między sobą aktualizację danych – formularzy, kwerend, raportów itd...
Format służy do ustalenia wyglądu wyświetlanych danych. Określając format można korzystać z symboli, podobnie jak w masce wprowadzania danych (format nie narzuca sposobu wprowadzania danych):
Symbol Znaczenie symbolu
< Test będzie wyświetlany małymi literami.
> Tekst będzie wyświetlany dużymi literami.
& Wpisane po symbolu & znaki dopisywane są do zawartości pola, np.
dopisanie jednostek miar &”kg”.
% Wyświetla liczby w %.
Liczby można pisać w następujących formatach:
Liczba ogólna 3456,789 Walutowy 3 456,79 zł
Euro 3456,789 € (€ prawy Alt+ulub lewy Alt+0128) Stałoprzecinkowy 3456,79
Standardowy 3 456,79 Procentowy 3 45700,00%
Wykładniczy 3,46E+03.
Dla dat i czasu dostępne są formaty:
Data ogólna 06-06-09 17:34:23 Data długa 19 czerwca 2007 Data średnia 19-cze-07 Data krótka 07-06-19 Godzina średnia 05:34 Godzina krótka 17:34
Program MS Access interpretuje daty ze skróconym formatem roku w następujący spo- sób:
Zakres dat dla skróconego formatu roku:
Access poprawnie interpretuje datę przy zapisie roku w formacie rrrr, a nie rr (na przykład 1959, a nie 59).
Wprowadzony format obowiązuje w całej kolumnie (polu).
Aby wymusić poprawność wprowadzania danych typu numer telefonu, kod pocztowy, NIP, data, czas, należy używać masek wprowadzania, które można stosować dla pól typu Data/Godzina i Tekst. Klikając odpowiedni przycisk po ustawieniu się w polu maska wpro- wadzania, uruchamiamy kreator masek wprowadzania. W maskach można stosować symbole jak w tabeli niżej:
Symbol Znaczenie symbolu
0 Zastępuje dowolną cyfrę (wpis wymagany; znaki plus i minus są niedozwolone.
9 Zastępuje dowolną cyfrę lub spację (wpis niewymagany: znaki plus i minus są niedo- zwolone.
# Pozwala na wpisanie cyfry lub spacji (niewymagany; puste miejsca konwertowane na spacje, znaki plus i minus dozwolone.
od 00-1-1 do 29-12-31 od 2000-1-1 do 2029-12-31 od 30-1-1 do 99-12-31 od 1930-1-1 do 1999-12-31
L Zastępuje dowolną literę (wymagany).
? Zastępuje dowolną literę (niewymagany).
A Zastępuje literę lub cyfrę (wymagany).
a Zastępuje literę lub cyfrę (niewymagany).
& Dowolny znak lub spacja (wymagany).
C Dowolny znak lub spacja (niewymagany).
. , : ; - / Dziesiętny symbol zastępczy oraz separatory tysięcy, daty i godziny. (Używany znak zależy od ustawień regionalnych Panelu sterowania systemu Windows).
< Wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na małe litery
> Wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na duże litery
! Powoduje, że znaki w masce wprowadzania są wyświetlane od strony prawej do lewej.
\ Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są wyświetlane jako litery. Np. \A jest wyświetlane jako A.
Hasło Znak wpisywany w to pole wyświetlany jest jako *.
Przykłady masek:
Maska Przykładowe dane
(032) 00-00-000 (032) 55-50-248
>L0L 0L0 T2F 8M4
>L< ???????????????? Jan Ewangelista ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7
Tytuł – etykieta pola na formularzu pozwalająca na jego identyfikację i mogąca wystąpić jako argument w wyrażeniach obliczających np. =suma(Netto). Suma to nazwa funkcji a Netto jest tytułem pola. Jeżeli pole Tytuł nie zostanie wypełnione, to wtedy automatycznie przyjmie wartość nazwy pola.
Wartość domyślana wartość wpisywana automatycznie w nowych rekordach.
Reguła poprawności – pozwala na zdefiniowanie zakresu dopuszczalnych wartości dla danego pola. Można zdefiniować dwa rodzaje reguł poprawności: sprawdzania pola i rekordu. Reguła poprawności pola jest wykorzystywana do sprawdzania wprowadzanej wartości z chwilą przejścia użytkownika do innego pola. Na przykład dla pola Liczba >=10 And <=100 ograniczy wprowa- dzane wartości liczb do zakresu 10 do 100. w razie naruszenia zasady wprowadzania danych obie reguły będą wyświetlały komunikaty z informacją jak poprawnie wprowadzić dane.
Przykłady reguł poprawności:
<>0 Należy wprowadzić wartość różną od zera.
0 Or >100 Wartość musi być równa 0 lub większa od 100.
Like „K???” Wartość musi składać się z czterech znaków i zaczynać od litery K.
<=#6-1-1# Należy wprowadzić datę sprzed roku 2006.
>+#06-1-1# And <#07-1-1# Należy prowadzić datę z roku 2006.
Jeżeli wprowadzimy dane niezgodnie z regułą poprawności, to pojawi się komunikat o błędzie. Wymagane przyjmuje wartości Tak/Nie. Pole może być puste gdy Tak lub wpisanie wartości nie jest wymagane (ustawienie domyślne).
Zerowa długość dozwolona określa czy dopuszczalny jest ciąg znaków zerowej długości.
Dotyczy to pól typu Tekst, Memo i Hiperłączy. Jeżeli opcja Zerowa długość dozwolona ma wartość Tak, będą rozróżniane dwa rodzaje pól pustych: pole z wartością Null i pole z cią- giem zerowej długości. Wartość Null oznacza, że nie znamy wartości, którą należy wpisać.
Ciąg zerowej długości wpisujemy, gdy wartość rzeczywista nie istnieje. Jeżeli w tabeli jest pole Numer faksu, wówczas może być ono puste, ponieważ nie znany jest jego numer lub po- zostaje puste, ponieważ klient nie posiada faksu. Zatem pozostawienie pustego pola dla Ac- cessa oznacza wartość Null, co znaczy – nie wiem, wprowadzenie ciągu znakowego zerowej długości (wpisanie znaku cudzysłowu „„) znaczy – klient nie posiada faksu. Jeśli pole ma po- zostać puste bez podawania przyczyny, to właściwości Wymagane i Zerowa długość dozwo-
lona powinny mieć wartość Nie (wartość domyśla przy tworzeniu nowego pola typu Tekst, Memo, Hiperłącze.
Indeksowanie to funkcja przyspieszająca wyszukiwanie i sortowanie danych. Indeks jest tworzony automatycznie dla pola klucza podstawowego. Indeksowane nie mogą być pola No- ta i Obiekt OLE.
Rys. 2. Okno projektu bazy Lista adresowa1. (struktura o nazwie db1) ze wskazaniem na Klucz podstawowy
Kompresja UNICODE Pakiet Microsoft Office jest oparty na standardzie kodowania tekstu UNICODE. Pozwala on programom pakietu Office wyświetlać poprawnie dokumenty bez względu na język, w którym zostały napisane pod warunkiem, że system operacyjny ob- sługuje znaki charakterystyczne dla danego języka. Pola typu Tekst, Memo, Hiperłącze zaj- mują mniej miejsca w pamięci, gdy kompresja ustawiona jest na Tak.
Ogólne zasady tworzenia struktury bazy:
– Nazwa pola powinna odzwierciedlać jego zawartość.
– Pole powinno zawierać tylko jedną informację (np. nazwisko).
– W tabeli powinny być umieszczane tylko obiekty tego samego typu.
– Dane powinny mieć format odpowiadający polom.
– Przemieszczanie się po polach bazy powinno się odbywać za pomocą myszki lub klawi- sza TAB.
– Dane można wprowadzać w dowolnej kolejności. – Nie wprowadzać kilkakrotnie tych samych informacji.
– Unikać nawiasów w nazwach pól. Ponieważ są one wykorzystywane przy zapisie argu- mentów funkcji – może to prowadzić do błędów w konstrukcji bardziej skomplikowa- nych zapytań.
Zamykając widok projektu tabeli należy nadać nazwę, pod jaką będzie widoczna w oknie bazy. Nazwa tabeli nie jest tym samym co nazwa pliku zawierająca strukturę bazy.
Nazwa tabeli, widoku lub procedury projektu nie może zaczynać się znakiem spacji, może zawierać dowolną kombinacje liter, cyfr, spacji i znaków specjalnych z wyjątkiem kropki, wykrzyknika, znaku akcentu, nawiasu kwadratowego.
Jeżeli podczas tworzenia tabeli zostało wprowadzone pole z typem danych Autonume- rowanie to Access zaproponuje utworzenie dla tego pola klucz podstawowy. W przypadku braku takiego pola zaproponuje utworzenie pola Identyfikator z typem Autonumerowanie i ustawi dla niego klucz podstawowy.
Klucz podstawowy to pole lub zespół pól, których wartość jest niepowtarzalna np. ko- lejny numer. Klucz podstawowy jest tworzony, aby umożliwić odwoływanie się do rekor- dów innych tabel powiązanych ze sobą relacjami. Klucz podstawowy można stworzyć samodzielnie w dowolnym momencie w widoku projektu tabeli zaznaczając pole i klika- jąc przycisk klucz podstawowy na pasku narzędzi (Rys. 2.).
2.3. Wprowadzanie i modyfikacja danych
Modyfikowanie danych w tabeli odbywa się z widoku arkusza danych. Po wskazaniu da- nej, którą chcemy zmodyfikować pojawia się selektor pola dla rekordu (wypełniony trójkąt), w którym znajduje się zaznaczona wielkość. Po dokonaniu modyfikacji selektor zmienia kształt na ołówek (Rys. 3.)
Rys. 3. Okno tabeli wprowadzania danych
2.3.1. Dodawanie, usuwanie rekordów
Dodanie nowego rekordu nastąpi po naciśnięciu przycisku z wypełnionym trójkątem i gwiazdką (Rys. 3. Dolny pasek tabeli). Rekord można także dodać lub usunąć wskazując na selektor pola, naciskając prawy przycisk myszy i wybierając opcję z menu konteksto- wego.
2.3.2. Usuwanie, ukrywanie pól
Aby usunąć pole należy kliknąć jego nazwę i po wyświetleniu menu kontekstowego należy wybrać opcję Usuń kolumnę.
Aby ukryć kolumnę zaznaczamy ją i wybieramy opcję Ukryj kolumnę i zaznaczone pole staje się niewidoczne (dane są nadal w tabeli). Kolumnę można ponownie wyświe- tlić wybierając opcję Format → odkryj kolumny i wskazując, które kolumny mają być widoczne.
2.3.3. Formatowanie tabel
Formatowanie dotyczy całej tabeli. Dokonujemy tego korzystając z paska formatowa- nia. Można go wyświetlić korzystając z menu Format → Dostosuj... → wybrać z menu zakładkowego Dostosowywanie opcję Formatowanie (arkusz danych). Formatowanie czcionki można wykonać wybierając jej właściwości z menu Format → Czcionka lub z menu Format →Arkusz danych.
2.4. Sortowanie tabeli
W wyniku sortowania wszystkie rekordy tabeli uporządkowane są wg określonego kryte- rium. Sortowanie może odbywać się rosnąco lub malejąco. Rodzaj sortowania możemy wy- brać odpowiednim przyciskiem z paska narzędzi. Jeżeli chcemy dokonać sortowania tabeli wg danych zapisanych w kilku polach, wówczas korzystamy z menu zawansowany filtr → sor- towanie.
Przeciągamy nazwy pól do dolnej części okna w kolejności (od lewej) żądanego kryte- rium. Efekt sortowania będzie widoczny po wybraniu z menu opcji Rekordy → Zastosuj filtr
→ sortowanie.
2.5. Filtrowanie
Filtrowanie pozwala wyświetlić tylko te rekordy, które spełniają zadane kryterium sorto- wania. Mając tabelę w widoku arkusza danych filtrowanie można zrealizować na cztery spo- soby:
– Filtruj według wyboru W tabeli zaznaczamy wartość, która ma być kryterium wyboru.
Może to być na przykład tylko fragment tekstu umieszczonego w komórce. (nie jest roz- różniana wielkość liter).
– Filtruj według formularza Ten sposób filtrowania pozwala na budowanie filtru złożo- nego. W pole formularza wpisujemy kryteria lub wybieramy je z listy rozwijanej. Filtr uaktywniamy przyciskiem z ikoną lejka. Warunek dla pól pustych to Is Null, a dla pól niepustych Is Not Null.
Kryterium (nie rozróżnia wielkości liter) Znaczenie Between #07-05-01# And #07-05-31 Maj 2007 r.
Not Poland Oprócz Polski.
Len([Nazwa])>Val(25) Treść w polu Nazwa dłuższa od 25 znaków
>”P” And Like „e” Nazwa zaczyna się od P i dalsze litery dowolne bez e
„Poznań” Or „Gdańsk” Poznań lub Gdańsk
Like „[E-G]*” Nazwa zaczyna się od E do G.
< date( ) – 15 Daty sprzed 15 dni.
Year ([Data zamówienia])= 2007 Daty z roku 2007.
– Filtruj z wyłączeniem wyboru Wyświetlane są rekordy nie spełniające podanego kry- terium.
– Zaawansowany filtr/sortowanie Pracujemy w oknie z siatką projektu. W wier- szu/wierszach budujemy kryteria. Można stosować tzw. Znaki blankietowe: * – dowol-
ny ciąg znaków, ? – jeden dowolny znak). Jeżeli kryteria muszą być spełnione jednocze- śnie (i) należy je zapisać w jednym wierszu. Jeżeli alternatywnie (lub) – w kolejnych wierszach. Naciskając przycisk „lejka” uruchamiamy filtrowanie.
3. Relacje
to powiązania (zależności) między danymi zawartymi w różnych tabelach.3.1 Typy relacji
– Jeden-do-wielu Pole „jedno” jest polem unikatowym(oznaczone kluczem podstawo- wym lub indeksem unikatowym). Przykład: tabela z danymi czytelników biblioteki i ta- bele z wypożyczonymi książkami.
– Jeden-do-jednego Powiązane są dwa pola unikatowe. Przykład: W jednej tabeli są da- ne pacjentów szpitala, a w drugiej ich karty choroby.
– wiele-do-wielu Pole występujące w wielu rekordach jednej tabeli jest powiązane z pole występującym w wielu rekordach drugiej tabeli. Ta relacja jest realizowana dzięki do- datkowej trzeciej tabeli jako złożenie dwóch relacji jeden-do-wielu. W niej klucz pod- stawowy składa się z dwóch pól z kluczami obcymi z tabeli pierwszej i drugiej. Przy- kład: W szkole jeden uczeń jest uczony przez wielu nauczycieli i jeden nauczyciel uczy wielu uczniów.
3.2 Tworzenie i edycja relacji
Tworząc relację można łączyć pola o różnych nazwach, muszą być tego samego typu i o tych samych właściwościach. Aby utworzyć relację z menu wybieramy opcję Narzędzia
→Relacje. Następnie wybieramy tabele, między którymi będzie tworzona relacja (na każdym etapie pracy można połączyć relacjami następne tabele). W tym celu w oknie edycji relacji klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy opcję Pokaż tabelę.
Pojawia się okno dialogowe z dostępnymi tabelami.
Relacja między dwoma polami oznaczonymi kluczem podstawowym: Ustalamy, która ta- bela będzie nadrzędna (po stronie jeden), a która podrzędna (strona wielu). Od pola unikato- wego tabeli nadrzędnej przeciągamy myszką do pola tabeli podrzędnej. Otwiera się okno dia- logowe. Wymuszanie węzłów integralności uruchamia mechanizm kontroli spójności danych między powiązaniami (w tabeli podrzędnej w polu powiązanym relacją nie może występować wpis nie mający odpowiednika w tabeli nadrzędnej). Przykład: Nie może być wypożyczona książka przez osobę nie będącą w spisie czytelników.
Kaskadowa aktualizacja pól pokrewnych oznacza, że po zmianie wartości w polu klucza podstawowego nastąpi zmiana tej wartości we wszystkich polach w tabeli podrzędnej (za wy- jątkiem sytuacji, gdy pole klucza obcego w tabeli podrzędnej jest typu autonumerowanie).
Analogicznie w przypadku użycia opcji kaskadowo usuń rekordy pośrednie po usunięciu re- kordu w tabeli nadrzędnej usuwane są wszystkie rekordy z tą wartością w tabeli podrzędnej.
Przykład: Usunięcie osoby z listy czytelników spowoduje usunięcie wypożyczonych przez niego książek.
Edycji i modyfikacji istniejącej relacji można dokonać klikając prawym przyciskiem myszki na linię powiązania między tabelami.
4. Formularze
Formularz jest obiektem bazy danych przeznaczonym do wyświetlania i edycji danych zawartych w rekordach tabeli. Formularz można utworzyć za pomocą: kreatora formularzy, autoformularza, widoku projektu, kreatora wykresów i kreatora tabeli przesuwnych.
4.1. Kreator formularzy
Po uruchomieniu kreatora formularzy pojawia się kolejne okna dialogowe, w których na zasadzie wyboru między dostępnymi opcjami budujemy formularz. Na początku wy- bieramy źródło (tabelę), z którego będą pobierane (i zapisywane dane) do formularza. Na-
stępnie wybieramy pola, których zawartość będzie widoczna na formularzu. W dwóch ko- lejnych oknach dokonujemy wyboru układu i szaty graficznej formularza. Formularz musi mieć swoją nazwę. Przyjęło się, aby w nazwie formularza była nazwa źródła (np. tabela – czytelnicy, raport – Czytelnicy.
4.2. Autoformularz
Po zaznaczeniu obiektu Formularze i naciśnięciu przycisku Nowy otwiera się okno dialogowe, z którego wybieramy autoformularz dla wybranego układu oraz źródło danych do formularza (tabela). Akceptując wybór otrzymujemy gotowy formularz. Metoda ta po- zwala na sprawne utworzenie formularza poprawnego pod względem formalnym bez wpływu na jego wygląd estetyczny na etapie tworzenia.
4.3. Widok projektu
Ten sposób pozwala na ręczne utworzenie formularza. Na pustym oknie szablonu umieszczamy obiekty typu pole tekstowe, etykieta czy list rozwijane. Następnie powiązać te obiekty ze źródłem danych i sformatować. Jest to najbardziej pracochłonny sposób two- rzenia raportu. Zaletą tego sposobu tworzenia raportu jest możliwość pełnej kontroli nad jego zawartością oraz wyglądem.
Wybieramy opcję Utwórz formularz z opcji menu w widoku projektu lub okna dialo- gowego (menu Nowy formularz). Po dokonaniu wyboru opcji Widok projektu otwiera się okno widoku projektu, w którym widoczna jest lista pól wybranej tabeli. Umieszczenie pola na formularzu następuje poprzez przeciągnięcie go za pomocą myszki z listy pól na obszar formularza. Tworzona jest etykieta i pole tekstowe. Etykieta zawiera komentarz do informacji zawartych w polu tekstowym. Informacje do pola tekstowego pobierane są z tabeli wskazanej jako źródło danych. Osadzone obiekty można przesuwać myszką po ob- szarze formularza. chwytając myszką czarny kwadrat w lewym górnym rogu etykiety (po- la tekstowego).
Formatowanie wykonujemy korzystając z menu kontekstowego.
W przypadku uruchomienia formularza w widoku projektu klikając w menu, nie jest widoczna lista pól. Etykiety, pola tekstowe umieszczamy w formularzu korzystając z przybornika. Tak utworzone pole jest niezwiązane z żadnym polem zawierającym dane.
Aby je dowiązać do pola z danymi, wybieramy po kliknięciu selektora formularza wła- ściwości, a następnie jako źródło rekordów wybieramy obiekt z danymi (tabelę). Dalej z menu kontekstowego pola tekstowego wybieramy opcję Właściwości i na zakładce Dane w pozycji Źródło formatu z listy rozwijanej wybieramy właściwe pole.
Pole tekstowe poza wyświetlaniem danych z obiektów bazy (tabel, kwerend) może również zawierać wyrażenia matematyczne.
Poniższa tabel pokazuje przykłady wyrażeń w polu tekstowym Wyrażenie w polu tekstowym Wynik
[Sprzedaż]/Suma([Sprzedaż])*100
Wyświetla obrót procentowy wyrażony przez stosunek wartości formantu
„Sprzedaż” do sumy wszystkich wartości Formantu „Sprzedaż”. Jeśli właściwość Format formantu jest ustawiona na Procent, to nie należy mnożyć przez 100.
=Suma([Ilość]*[Cena])
Funkcja Suma powoduje wyświetlenie sumy iloczynów wartości
formantów „Ilość” i „Cena”.
=[Cena]*1,06 Iloczyn wartości pola „Cena” i liczby 1,06 (dodaje 6 procent do wartości „Cena”.
=[Ilość]*[Cena] Iloczyn wartości pól „Ilość” i „Cena”.
=Średnia([Wartość]) Funkcja Średnia powoduje wyświetlenie średniej wartości formatu „Wartość”.
=Suma([Sprzedaż]) Funkcja Suma wyświetla sumę wartości w formacie „Sprzedaż”.
=Date()
Date() wyświetla bieżącą datę w formacie rr-rr-mm, gdzie rr to dwie ostatnie cyfry
roku (1980-2099), mm jest miesiącem a dd dniem.
=[Imię] & „ „ & [Nazwisko] Wyświetla wartości formantów „Imię” i
„Nazwisko” oddzielone spacją.
Wyrażenie rozpoczyna się znakiem „=”, nazwa formantu umieszczana jest w nawia- sach kwadratowych [ ], argumenty funkcji umieszczane są w nawiasach okrągłych ( ).
Przyczyną błędów pojawiających się przy tworzeniu formuł sygnalizowanych komu- nikatami #Błąd? Lub #Nazwa? Może być:
– Usunięcie z tabeli źródła formantu (brak pola do którego nastąpiło odwołanie).
– Błąd w pisowni nazwy formantu.
– Brak znaku równości przed wyrażeniem.
– Brak nawiasów kwadratowych dla nazw formantów lub pól zawierających spacji.
Aby np. odjąć wartość pola „Data wysyłki” od wartości pola „Data zamówienia”, należy wprowadzić wyrażenie: =[Data zamówienia]-[Data wysyłki].
– Niewłaściwa liczba argumentów dla funkcji wbudowanej, argumenty zostały podane w niewłaściwej kolejności lub zostały opuszczone znaki interpunkcyjne.
– Nastąpiło cykliczne odwołanie do formantów.
Aby formularz dobrze odzwierciedlał przedstawiane wartości należy używać właści- wych formatów obliczanych wartości.
4.4. Prezentacja, edycja formularza
Formularz może być wyświetlany w jednym z trzech widoków: widok Projekt For- mularz Arkusz danych (nie jest to widok tabeli źródłowej).
Zmianę widoku formularza uzyskujemy naciskając odpowiedni przycisk w menu kon- tekstowym.
Widok Projekt umożliwia tworzenie i korektę (edycja) formularza. Widok Formu- larz służy do przeglądania i wprowadzania danych. Widok Arkusz danych, to tabela z danymi znajdującymi się w formularzu. Mogą się tutaj pojawić pola wirtualne z warto- ściami będącymi wynikami obliczeń (tych pól nie ma w tabeli źródłowej). Dostęp do na- główka/stopki formularza uzyskujemy poprzez rozwinięcie menu kontekstowego w ob- szarze formularza.
5. Kwerendy
(zapytania)Kwerendy umożliwiają wyszukanie w bazie danych, które spełniają określone kryteria i tylko te będą wyświetlone. Wyświetlone dane mogą być prezentowane w taki sam sposób jak dane oryginalne. Mogą stanowić źródło dla formularzy i raportów. Można również ukrywać określone pola oraz wyświetlać dodatkowe zawierające wyniki obliczeń czy działań wykona- nych na wartościach pól. (np.: wyświetlenie nazwy miesiąca z daty zapisanej w tabeli).
Zasady tworzenia pytań:
– Rekordy muszą pasować do zadanych kryteriów.
– Rekordy zupełnie nie pasują do kryteriów.
– Zawierają się w określonym przedziale wartości.
– Nie zawierają się w określonym przedziale wartości.
– Są większe lub mniejsze od podanych wartości.
– Zawierają lub nie zawierają zadanego ciągu znaków.
– Są niepuste lub puste.
– Zaczynają się lub kończą podanym ciągiem znaków.
– Nie zaczynają się lub nie kończą podanym ciągiem znaków.
– Spełniają kryteria będące wynikiem obliczeń formuł lub ich nie spełniają.
Podział kwerend: wybierające i funkcjonalne.
5.1. Kwerenda wybierająca
Wybieraj z bazy (z jednej, kilku lub wszystkich tabel)rekordy spełniające określone kryteria nie ingerując w dane zawarte w tabelach (nie zmieniają zawartości tabeli). Kwe- renda nie tworzy nowych danych w bazie. Jest jedynie zbiorem zasad, które w momencie jej uruchomienia każdorazowo na podstawie danych z tabel wyświetlają wynik.
Tworzenie za pomocą kreatora. Dokonujemy wyborów w odpowiedzi na pytania po- jawiające się w oknach dialogowych. Po zaznaczeniu w menu opcji Kwerendy wybieramy Utwórz kwerendę za pomocą kreatora lub Nowy.
Wybieramy najpierw tabelę i dalej pola
Rys. 4. Okno kreatora kwerend
Z tabeli Office Adress List wybrano pola: Tytuł, Imię, Nazwisko, Miasto. Kolejne okno dialogowe po kliknięciu przycisku Dalej pozwala na wybór: kwerenda Szczegółowa (pokazuje wszystkie pola każdego rekordu), kwerenda Podsumowująca. Po wybraniu kwerendy podsumowującej pojawia się okno komentarza. Należy w nim wskazać pola oraz typ podsumowania.
Sposoby wyświetlania: Widok projektu (pozwala na edycję kwerendy), arkusz da- nych (przedstawia wynik działania zapytań – kwerendy), SQL (pokazuje składnię polece- nia tworzącego kwerendę w języku programowania baz danych.
Uniwersalnym sposobem tworzenia kwerend jest samodzielna praca w widoku projek- tu. Po dwukrotnym kliknięciu w pole Utwórz kwerendę w widoku projektu otwiera się okno dialogowe Pokazywanie tabeli z nazwami tabel znajdującymi się w bazie. Okno Pokazywanie tabeli można otworzyć także z menu kwerenda → Pokaż tabelę.
Po wskazaniu właściwej tabel, naciskając przycisk Dodaj umieszczamy ją w górnym panelu siatki projektu. W projekcie można umieszczać dowolną liczbę tabel i kwerend.
Przycisk Zamknij powoduje zamknięcie okna Pokazywanie tabeli I umożliwia dalsze projektowanie zapytania. W górnym panelu okna widoczne są tabele z dostępnymi plami.
Jeżeli tabele są powiązane, to widoczne będą relacje między nimi. Panel dolny, to siatka projektu, gdzie powinny znaleźć się pola uwzględnione w kwerendzie. Pola z tabel można dodawać do siatki kwerendy w następujący sposób:
– Klikając nazwę pola.
– Przeciągając nazwę pola. Można przeciągnąć większą liczbę pól po uprzednim ich zaznaczeniu (z klawiszem Shift – cała lista, z klawiszem Ctrl – wybrane pola).
– Wybierając nazwę pola z listy rozwijanej, która pojawi się po kliknięciu w prawą część pola..
– Samodzielnie wpisując nazwę pola.
Aby usunąć pole klikamy prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumny i wy- bieramy opcję Wytnij lub wskazując pole kursorem i naciskając klawisz Delete.
W ramach menu w widoku projektu mamy kolejne wiersze jak niżej:
Pole Miejsce na nazwę kolumny (domyślnie pochodzi od nazwy pola tabeli) lub na formułę zliczającą zaprojektowaną przez użytkownika.
Tabela Nazwa tabeli z danymi lub kwerendy będącej źródłem zapytania.
Sortuj ustala kolejność wyświetlania rekordów (rosnąco lub malejąco).
Pokaż Gdy pole wyboru jest zaznaczone, kolumna jest widoczna w kwerendzie. Pola niewidoczne mogą brać udział w zliczeniach, sortowaniu, w wyrażeniach.
Kryteria Miejsce na wprowadzenie wyrażeń określających zakres rekordów. Kryteria wpisane w jednym wierszu różnych kolumn łączy operator logiczny i (and). Oznacza to, że muszą być spełnione wszystkie warunki równocześnie. Jeżeli choć jeden z wa- runków nie zostanie spełniony, rekord nie będzie widoczny w nowo utworzonej tabeli.
Kryteria wpisywane w kolejnych wierszach łączy warunek logiczny lub (or). Wi- doczne są tylko rekordy, dla których jest spełniony co najmniej jeden warunek.
5.1.1. Kryteria
Wyboru wyświetlanych informacji dokonujemy wpisując warunki w wierszu Kry- terium. Formułując warunki należy mieć na uwadze typ danych i odpowiednio dobie- rać kryteria.
Poniżej przedstawiono przykłady kryteriów Wpis
użytkownika Access poprawi Rezultat szukania
Dom1 „Dom” 3 literowe słowo DOM (nie ma zna-
czenia wielkość liter.
>100 >100 Pola o wartości liczbowej większej od 100.
<=100 <=100 Pola o wartości liczbowej mniejszej, równej 100.
>=100and<200 >=”100”And<”200 Pola o wartościach z przedziału
<100,200).
<=100or>200 <=”100”Or>”200 Pola o wartościach mniejszych lub równych100 lub większych od 200.
>N >”N” Pola zaczynające się na literę N(n) lub dalszą.
Kraków or Katowice „Kraków” Or „Katowice” Pola zaczynające się słowem Kato- wice lub Kraków
02-12-15 (format daty uzależnio-
#07-11-15#
(# oznacza symbol daty) Pola z datą od 15 listopada 2007 roku
ny od
ustawień regionalnych systemu)
Between „C” and „G” Between „C” And „G” Pola ze słowami rozpoczynającymi się od C do G
Between 07-10-01 and 07-10-31
Between #07-10-01# And
#07-10-31# Pola z datą październik 2007 in(Katowice; Kraków;
Poznań)2
In(Katowice; Kraków;
Poznań)
Odnalezione zostaną pola ze słowem Katowice, Kraków lub Poanań not Francja Not „Francja” Pola nie zawierające słowa Francja len([Imię])>=Val(4) Len([Imię])>=Val(4) Odnajdzie imiona składające się z 4
lub więcej liter
1Jeżeli wpisany tekst zawiera kropkę, to MS Access utworzy wyrażenie np. [Moc].[Dom].
2W zależności od wersji MS Access’a i ustawień regionalnych separatorem listy może być, W kryteriach można stosować symbole wieloznaczne – * lub ? (znaki blankietowe).
Poniżej podano przykłady.
Wpis
użytkownika Access poprawi Znaczenie
a* Like „a*” Zawartość pola zaczyna się od litery a lub A
* * Like „* *” Pole zawiera przynajmniej jedną spację co najmniej 2 razy.
*i Like „*i” Zawartość pola kończy się literą i.
* i Like „* i” Zawartość pola kończy się pojedynczą literą i.
„?a*” Like „?a*” W zawartości pola drugą literą jest a.
* ? Like „*?” Zawartość pola kończy się pojedynczą do- wolną literą
„????” Like „????” Pole zawiera jeden wyraz 4 literowy
* ???? Like „*????” W polu znajduje się wyraz 4 literowy na końcu.
>N and not O* >”N” And Not Like
“O*”
Zawartość pola rozpoczyna się od N (n) i dalszych liter z wyłączeniem O (o).
Kraków or P* “Kraków” Or Like “P*” Zawartością pola jest Kraków lub dowolny tekst rozpoczynający się litera P(p).
between c and p and not m*
Between “c” And “p”
And Not Like “m*”
Zawartość pola zaczyna się literą C(c ) i kończy na literę O(o ), bez litery M (m).
“[A-D]” Like “[A-D]” Zawartość pola rozpoczyna się od A(a) do D(d).
*kaw* Like “*kaw*” Pole zawiera znaki kaw.
5.1.2. Kwerenda wybierająca z podsumowaniem
Ten rodzaj kwerendy pozwala na wybranie z tabeli rekordów spełniających zadane kryteria I dodatkowe ich pogrupowanie. Grupowanie polega na tym, że konkretna wartość
pola występuje raz, a na pozostałych zostaną wykonane działania. Pola tekstowe mogą zo- stać policzone, liczbowe sumowane, uśrednione itp.
Przykład: Tabela z wykazem książek zawiera następujące pola: Nazwisko autora, Ce- na książki. Jeżeli pogrupujemy dane wg pola Nazwisko autora, to autor będzie pokazany raz, natomiast ceny książek będą sumowane.
Wykaz funkcji agregujących przedstawia poniższa tabela.
Funkcja Wynik Typ danych
Suma Suma wartości pola Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonume- rowanie.
Średnia Średnia z wartości pola Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonume- rowanie.
Minimum Najmniejsza wartość pola (ko- lumny).
Tekst, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Auto- numerowanie.
Maksimum Największa wartość pola. Tekst, Liczba, Data/Godzina, Waluta, Auto- numerowanie.
Zlicz Ilość pól bez wartości Null (pu- stych).
Wszystkie typy pól.
OdchStd Odchylenie standardowe warto- ści pola.
Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonume- rowanie
Wariancja Wariancja wartości pola. Liczba, Data/Godzina, Waluta, Autonume- rowanie
Wyrażenie
Pole obliczeniowe zawierające w swoim wyrażeniu funkcję agregującą. Pole obliczeniowe tworzy się zazwyczaj wtedy, gdy w wyrażeniu jest kilka funkcji lub operatorów.
Gdzie
Umożliwia wprowadzenie kryterium pola, bez grupowania danych. Access ukryje to pole w wynikach kwerendy poprzez wyczyszczenie pola wyboru Po- każ.
Pierwszy Pierwszy element grupy. Wszystkie typy pól Ostatni Ostatni element grupy. Wszystkie typy pól
Aby utworzyć kwerendę wybierającą z podsumowaniem, tworzymy kwerendę wybie- rająca i na pasku narzędzi wybieramy przycisk z ikonką Sigma. Access dla wszystkich pól domyślnie w siatce kwerendy wstawi polecenie Podsumowanie:Grupuj według. W za- leżności od potrzeb można zmienić funkcję agregującą
W widoku projektu nazwa pola tabeli zawierającej dane jest nazwą kolumny. W wi- doku Arkusza danych jest to tytuł pola. Naciskając w widoku projektu przycisk Właści- wości, otwiera się okno dialogowe. Można w nim zmienić tytuł pola oraz format wielkości numerycznych.
5.1.3. Pola obliczeniowe
Kwerenda wybierająca umożliwia tworzenie kryteriów będących wynikiem obliczeń.
Można tworzyć nowe pola, w których jako argumentów użyjemy nazw pól połączonych operatorami. Można wykonywać działania matematyczne, stosować funkcje wbudowane w program. Można stosować operatory:
Arytmetyczne: +, -, *, /, \ (dzielenie bez reszty), ^, mod (reszta z dzielenia).
Porównania: <, <=, >, >=, =, <> (różny).
Logiczne: And, Eqv (porównanie wyrażeń), Imp (implikacja – jeżeli p, to również q), Not, Or, Xor (nierównoważność).
Jeżeli wyrażenie zawiera operatory różnych kategorii, to najpierw wykonywane są operacje arytmetyczne, potem porównania i na końcu operacje logiczne. Działania aryt- metyczne wykonywane są w następującej kolejności: ^, (*, /), \, Mod, (+/-) & (konkatena- cja – łączenie znaków). Operatory porównania wykonywane są od lewej strony do prawej.
Operatory logiczne wykonywane są w następującej kolejności: not, AND, Or, Xor, Eqv, Imp. Stosowanie nawiasów pozwala zmieniać kolejność działania operatorów.
Poniżej podano przykłady wyrażeń z użyciem operatorów.
Wyrażenie Wynik
Imię i Nazwisko: [Imię] & ”
„& [Nazwisko]
Wyświetla w polu „Imię i Nazwisko” wartości pól „Imię” i
„Nazwisko” oddzielone spacją.
Podwyżka: [Cena] * 1,1 Wyświetla w polu Podwyżka iloczyn pola Cena i 1,1.
Netto: [Ilość] * [Cena Jednostkowa] * 1,22
Wyświetla w polu Netto iloczyn wartości pól Ilość i Cena Jednostkowa
Brutto: [Ilość] * [Cena Jednostkowa] * 1,22
Wyświetla w polu Netto iloczyn wartości pól Ilość i Cena Jednostkowa, i 1,22.
VAT: [Brutto] – [Netto] Wyświetla w polu VAT różnicę wartości pól Brutto i Netto Date( ) – 30 Wykorzystuje funkcję Date do wyświetlania daty o 30 dni
wcześniejszej od bieżącej.
Razem: [Rata I]+Rata II]
+ [Rata III]
Wyświetla w polu Razem sumę wartości z wymienionych pól
Konstruktor wyrażeń ułatwia tworzenie wyrażeń. Po ustawienia kursora w miejscu tworzenia wyrażenia uruchamiamy kreator. Otwiera się okno z widocznymi tabelami, kwerendami i funkcjami wbudowanymi Accessa. Wskazanie pola i wciśnięcie przycisku Wklej (może być podwójne kliknięcie) przenosi pole, funkcję lub operator do tworzonego wyrażenia. Tworzenie kończymy naciskając przycisk Ok. Access sam dodaje nazwę pola Wyr1, Wyr2 itd. Można ją zmienić na inną. Nazwa pola musi być zakończona dwukrop- kiem.
5.1.4. Kwerenda parametryczna
Kwerenda parametryczna pozwala na podanie kryterium według, którego dokonywany jest wybór w momencie uruchomienia kwerendy. Jest to przydatne w sytuacji, gdy zapy- tanie jest wielokrotnie ponawiane dla różnych wartości. Na przykład: Pytamy o wpłaty dokonane przez konkretną osobę (nazwisko). Tworząc kwerendę parametryczną w wier- szu Kryteria wpisać w nawiasach kwadratowych tekst komunikatu. Wpisany tekst jest parametrem. Komunikat ten jest wyświetlany po uruchomieniu kwerendy. Tekst musi różnić się od nazwy pola, ale może tę nazwę zawierać. Po uruchomieniu kwerendy, należy w oknie dialogowym wprowadzić wartość parametru.
5.2. Kwerendy funkcjonalne
Tworząc kwerendę Access domyślnie tworzy kwerendę wybierającą. Program pozwala na:
– Tworzenie nowej tabeli z polami i rekordami określonymi przez użytkownika.
– Aktualizację rekordów (usunięcie danych lub zmiana ich wartości).
– Łączenie danych z różnych tabel.
5.2.1. Kwerenda tworząca tabelę
Tworzy nową tabelę z wybranych lub ze wszystkich pól i rekordów znajdujących się w jednej lub kilku tabelach. Ten typ kwerend stosujemy w następujących sytu- acjach:
– Przy tworzeniu tabeli, które mają być eksportowane do innych plików baz danych pro- gramu Access.
– Przy tworzeniu tabeli zawierającej cześć pól i rekordów, które stanowić będą zbiór wydzielonych informacji. Przykład: Z tabeli Lista uczniów wybieramy członków koła historycznego. Tabela ta po utworzeniu nie będzie powiązana z tabelą Lista uczniów.
– Tworzenie kopii zapasowej tabeli.
– Tworzenie tabeli archiwalnej, zawierającej nieaktualne rekordy.
Kwerendę tworzącą tabelę tworzymy z kwerendy wybierającej przekształcając ją w Widoku projektu. Korzystamy z menu i naciskamy opcję Kwerendy, a w pojawia- jącym się oknie dialogowym wprowadzamy jej nazwę.
Aby powstała nowa tabela należy uruchomić kwerendę przyciskiem z ikonką wy- krzyknika (Uruchom). Każde ponowne uruchomienie kwerendy tworzy nową tabelę o podanej nazwie usuwając poprzednią. Uruchamianiu kwerend funkcjonalnych towa- rzyszy zawsze ostrzeżenie o możliwości utraty danych.
5.2.2. Kwerenda aktualizująca
Dokonuje zmian w wybranej grupie rekordów w istniejącej tabeli. Z tego powodu najlepiej czynności te wykonywać na kopiach tabel
5.2.3. Kwerenda dołączająca
Dodaje grupę rekordów z jednej tabeli na końcu innej. Umożliwia również dołą- czanie rekordów w przypadku, gdy część pól jednej tabeli nie ma swoich odpowiedni- ków w drugiej. W tej sytuacji kwerenda uwzględni tylko dane w dopasowanych po- lach. Pozostałe zignoruje.
5.2.4. Kwerenda usuwająca
Usuwa grupę rekordów z jednej lub kilku tabel. Użycie kwerendy usuwającej po- woduje usunięcie całych rekordów (nie wybranych pól). Przed uruchomieniem kwe- rendy wskazane jest obejrzenie rekordów, które kwerenda usunie (upewnienie się, czy warunki sformułowane są właściwie). Na pasku narzędzi klikamy przycisk Widok arkusza danych. Aby powrócić do widoku Projekt kwerendy, należy ponownie kliknąć przycisk Widok projekt. Uruchomienie kwerendy bezpowrotnie usunie re- kordy z tabeli.
6. Raporty
Raporty służą do przygotowania danych do analizy i wydruku. W raporcie możemy przedstawić wybrane pola w dowolnej kolejności, posortować i pogrupować rekordy, doko- nać obliczeń, zmienić format danych, dodać tytuły, nagłówki i komentarze.
Aby utworzyć raport wybieramy na liście obiektów opcję Raporty, a następnie Projektuj z możliwością wyboru jednej z dwóch opcji: Utwórz raport z widoku projektu lub Utwórz raport za pomocą kreatora. Innym sposobem jest wybranie opcji Nowy i wybranie jednej z możliwości zaoferowanej przez menu dialogowe.
Autoraport kolumnowy i tabelaryczny Wybór ogranicza się do określenia źródła da- nych. Jest to najszybsza metoda , ale bez możliwości wpływu na etapie tworzenia na wygląd raportu.
Kreator wykresów Dokonując wyborów w oknach dialogowych kreatora uzyskujemy wykres. Często, aby wykres dopasować do potrzeb należy go w widoku projektu zmoderni- zować.
Kreator etykiet pozwala na przygotowanie do wydruku etykiety adresowe na podstawie danych z tabeli lub zapytania.
Kreator raportów Poprzez wybór w kolejnych oknach dialogowych uzyskujemy w pro- sty sposób raport. Mamy jednak ograniczony wpływ na ostateczny wygląd raportu.
Największe możliwości daje utworzenie raportu w widoku projektu. Po wyborze opcji Utwórz raport w widoku projektu Access przełączy się na widok projektu raportu nie- związanego z żadnym obiektem bazy. Wskazujemy selektor raportu. Klikamy właściwości, a w polu Źródło rekordów wybieramy istniejący obiekt.
Jeżeli wybranym obiektem jest kwerenda to przycisk z trzema kropkami przeniesie nas w widok projektu. Możliwa jest wówczas modyfikacja i podgląd kwerendy.
Jeżeli jako źródło danych wskażemy tabelę, to przycisk z trzema kropkami umożliwi utworzenie nowej kwerendy.
Wciśnięcie przycisku z trzema kropkami bez wskazania źródła danych uruchamia kon- struktora kwerend umożliwiającego utworzenie kwerendy dla wybranej tabeli lub utworzone- go wcześniej zapytania.
Po wybraniu lub utworzeniu kwerendy i zamknięciu siatki projektu dostęp na jest lista pól ze wszystkimi polami kwerendy lub tabeli.
Aby raport korzystał z kilku tabel, należy zbudować go na podstawie kwerendy. W kolej- nym kroku wybieramy pola do grupowania i sortowania. Grupowanie, podobnie jak w kwe- rendzie umożliwi dokonanie obliczeń (suma, średnia, ilość, itp.). Aby wyświetlić okno dialo- gowe Sortowanie i grupowanie, należy nacisnąć na pasku narzędzi odpowiedni przycisk.
Pole w pierwszym wierszu określa pierwszy (najwyższy0 poziom sortowania i grupowa- nia. Wiersz drugi określa drugi poziom sortowania i grupowania itd. Dla każdego grupowa- nego pola można określić własności:
Nagłówek grupy Wstawia lub usuwa nagłówek grupy dla pola lub wyrażenia.
Stopka grupy Jw. – tylko dla stopki.
Grupuj według Określa sposób grupowania wartości. Dostępne opcje zależą od typu da- nych pola, według którego następuje grupowanie.
Przedział grupowania Określa dowolny przedział, który jest prawidłowy dla wartości pola lub wyrażenia.
Trzymaj razem Określa czy cała grupa ma być drukowana na jednej stronie, czy tylko jej część.
Rekordy w raporcie można grupować według wartości tekstowych (np. według pierw- szych liter). Gdy grupowane są rekordy według pola, w którym przechowywane są wartości tekstowe. Właściwość Grupuj według należy ustawić na zakresy wymienione w tabeli.
Ustawienie
„Grupuj według”
Grupowanie rekordów
Każda wartość Zawierających tę samą wartość w polu lub wyrażeniu.
Pierwsze znaki Zawierające n takich samych pierwszych znaków w polu lub wyrażeniu Najbardziej skomplikowaną czynnością przy projektowaniu raportów jest właściwe roz- mieszczenie formantów (szczególnie pól tekstowych), określenie formatu i wpisanie wyrażeń obliczających. Czynności te wykonuje się tak samo, jak przy tworzeniu formularza. Istotne znaczenie ma (sekcja), w której umieszczany jest formant.
Sekcja Przeznaczenie
Nagłówek ra- Tytuł raportu drukowany tylko na pierwszej stronie, czcionka pogrubiona.
portu Jest też miejsce na elementy graficzne (np. logo firmy).
Nagłówek strony
Tekst drukowany jest pod nagłówkiem raportu i na górze każdej następnej strony.
Nagłówek pola – pierwsze pole w oknie Sorto- wanie i Gru- powanie
Nagłówek grupy posortowanych rekordów. W pole można wstawić nazwę lub zawartość pola charakterystyczną dla grupy. Wiersz ten nadaje się do umieszczania treści pola. Zawartość pola będzie pokazywana bez powtó- rzeń. Można też w polach tekstowych umieszczać wyrażenia, które obliczą wartość dla grupy. Np. =Suma([Ilość]*[Cena]*1,22), =Policz([Autor]).
Drukowany raz na początku grupy.
Nagłówek pola – drugie pole w oknie Sorto- wanie
i Grupowanie
Jak wyżej, ale dla pola drugiego w kolejności Sortowanie i Grupowanie.
Szczegóły
Sekcja, w której można wstawić nazwę lub zawartość pola charakterystycz- ną dla pojedynczego rekordu. Można też umieszczać w polach tekstowych wyrażenia, które obliczą wartość dla rekordu np. =([Ilość]*[Cena])*1,22.
Stopka grupy
Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla każdej grupy posorto- wanych rekordów. Obliczenia identyczne jak w nagłówku pola. Drukowane na końcu grupy.
Stopka strony Miejsce na numer strony i datę. Informacje drukowane na końcu każdej strony.
Stopka raportu Miejsce na umieszczenie danych statystycznych dla całego raportu. Infor- macje drukowane tylko na koniec raportu.
7. Drukowanie obiektów baz danych
Access umożliwia drukowanie arkusza danych tabeli, kwerendy, formularza, raportu.
Aby rozpocząć drukowanie wskazujemy obiekt w oknie bazy danych. Z menu wybieramy kolejno Plik → Drukuj. W oknie dialogowym drukowanie można zmienić parametry wydru- ku. Zaznaczenie opcji do pliku pozwala na zapisanie wydruku w pliku z rozszerzeniem prn.
Drukować można tylko wybrane elementy pola, dane, rekordy. W tym celu należy je wcze- śniej zaznaczyć, a w oknie drukowania wybrać opcję Wybrane rekordy.
Bibliografia
1. Apiecionek Z. Bazy danych – tworzenie i wykorzystywanie baz danych do organizowania dużych zasobów danych umożliwiając szybki i łatwy dostęp do nich, KISS 2005.
2. Balter A. Access 2003 PL dla każdego, Helion2004.
3. Kopertowska M., Łuszczyk E. Access 2003 (Element pakietu Microsoft Office 2003. Wer- sja polska), Mikom 2004.
4. Kowalski P.Podstawowe zagadnienia baz danych i procesów przetwarzania, Mikom 2004.
5. Prague C., Irwin M., Reardon J. Access 2003PL. Biblia, Helion 2004.
6. Jankowski B., Regmunt A. Bazy danych. Uczymy się na przykładach, Mikom 2004.
7. Hernandez M.J. Bazy danych dla zwykłych śmiertelników, Mikom2004.
8. Groszek M. ABC Access 2003Pl, Helion 2003.
9. Szeliga M. Access 2003 PL. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2003.
10. Korol J. Programowanie w Access, Mikom 2003.
11. Willett E., Cummings S. ABC Accessa 2002/XP, Helion 2002 12. Graf J. Access 2002/XP. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2002.
13. Forte S., Howe T. Access 2002. Projektowanie baz danych. Księga eksperta, Helion 2002.
14. Forte S. Access 2002. Księga eksperta, Helion 2001.
15. Roman S. Access. Baza danych. Projektowanie I programowanie, Helion 2001.
16. Cassel P., Palmer P. Access 200PL dla każdego, Helion 2000.
17. Norton P. Programowanie Access 2000, Mikom 2000.
18. Ray D. S., Ray E. S. Po prostu Access 2000PL., Helion 2000.
19. Szymacha I., Koperkowska M. Ćwiczenia z Accessa 2000PL, Mikom 2000.
20. Graf J. Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne, Helion 2000.
21. Microsoft Access krok op kroku, Resd Me 2000.
22. Krzymowski B. Access 2000 PL. Pierwsza pomoc, Help 1999.
23. Cassell P., Criag E. Access 97. Baza danych dla każdego, Helion 1999.
24. Nowakowska M., Zając E. Access. Programowanie aplikacji, Mikom 1998.
25. Simpson A., Olson E. Access 97, Helion 1998.
26. Simpson A., Olson E. Access dla Windows 95, Helion 1997.
Opracowano na podstawie publikacji Dariusza Przygodzkiego Bazy danych Moduł 5. Zda- jemy egzamin ECDL. Kompendium wiedzy i umiejętności. Copyright Stowarzyszenie Kompu- ter Sprawy Szkoły KISS 2007.
Do użytku wewnętrznego
