REGULAMIN KONKURSU
na wybór brokera ubezpieczeniowego dla LPEC Sp. z o.o.
Regulamin konkursu ofert na wybór brokera ubezpieczeniowego świadczącego usługi ubezpieczeniowe dla Lubelskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Lublinie
w zakresie: ubezpieczenie mienia, oc i komunikacyjne
§1
NAZWA ORAZ ADRES ORGANIZATORA KONKURSU
1. Lubelskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie.
2. Adres: ul. Puławska 28 • 20-822 Lublin.
3. Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy – Krajowy Rejestr Sądowy - Rejestr Przedsiębiorców, Nr KRS 0000050205.
4. NIP: 712-01-50-496.
5. REGON 430980913
6. Kapitał zakładowy 102 225 000,00 PLN.
7. Konto bankowe: PKO Bank Polski S.A. Regionalny Oddział Korporacyjny w Lublinie, ul. Watykańska 7, 20-538 Lublin Nr konta 75 1020 3176 0000 5302 0063 5615.
8. Dokładny adres do korespondencji: - j.w.
9. Faks do korespondencji w sprawie zamówienia: 81-740 60 32 lub 81-741 01 38 czynny w dni robocze w godzinach pracy Organizatora konkursu, tj. pn. – pt. w godzinach od 6:45 do 14:45.
10. Tel. centrala: 81-741 00 72.
11. Strona internetowa Organizatora konkursu: http://www.lpec.pl , e-mail: info@lpec.pl
§2 DEFINICJE
Konkurs – postępowanie prowadzące do wyboru brokera ubezpieczeniowego dla LPEC Sp. z o.o., świadczącego usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 roku o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.) oraz zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2003r.
Nr 124, poz. 1151 z późn. zm.);
Organizator Konkursu – Lubelskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Lublinie, z siedzibą w Lublinie, ul. Puławska 28, 20-822 Lublin;
Oferent – broker biorący udział w konkursie;
Broker – osoba fizyczna albo prawna posiadająca uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich – osoba legitymująca się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych oraz posiadająca wydane przez organ nadzoru zezwolenie na wykonanie działalności brokerskiej i wpisana do Rejestru Brokerów Ubezpieczeniowych;
Zamówienie – należy przez to rozumieć umowę nieodpłatną (zgodnie z przyjęta na rynku usług ubezpieczeniowych praktyką) zawierana między Organizatorem konkursu /Zamawiającym/
a Brokerem, której przedmiotem są usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego świadczone zgodnie z ustawą dnia 22 maja 2003 roku o pośrednictwie ubezpieczeniowym;
Komisja konkursowa – komisja powołana przez Organizatora konkursu – w celu przeprowadzenia konkursu na wybór brokera świadczącego obsługę ubezpieczeniową dla LPEC Sp. z o.o. – działającą zgodnie z Regulaminem konkursu;
Regulamin konkursu – opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami konkursu, wyboru brokera, pracy Komisji konkursowej.
§3
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Do niniejszego Regulaminu nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004r - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r, nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz „Wewnętrzny regulamin udzielania zamówień w ramach działalności sektorowej oraz zamówień nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r – Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2010r, nr 113, poz.
759 z późn. zm.) w zakresie nabywania na rzecz LPEC Sp. z o.o. dostaw, usług i robót budowlanych.” Przedmiotowy Konkurs prowadzony jest poza regulacją ww przepisów, w oparciu jednak o ogólnie obowiązujące normy prawne w tym na podstawie: ustawy o działalności ubezpieczeniowej z dnia 22 maja 2003 roku (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz. 1151 z późn. zm.) oraz ustawy o pośrednictwie ubezpieczeniowym z dnia 22 maja 2003 roku (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz.
1154 z późn. zm.)
2. Konkurs ma charakter otwarty.
3. Ogłoszenie o konkursie podaje się do publicznej wiadomości, za pośrednictwem strony internetowej Organizatora konkursu pod adresem: www.lpec.pl (zakładka: „Przetargi – Zamówienia inne”) oraz na tablicy ogłoszeń (siedziba Organizatora, główny hol) - co najmniej 10 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert.
4. Ogłoszenie zwierać będzie co najmniej:
- nazwę i siedzibę Organizatora konkursu (LPEC Sp. z o.o.);
- określenie przedmiotu konkursu;
- podstawę prawną udzielenia konkursu;
- termin i miejsce składania ofert;
- informację o miejscu zamieszczenia Regulaminu konkursu oraz sposobu jego uzyskania;
- osoby upoważnione do kontaktu.
5. Regulamin konkursu dostępny jest na stronie internetowej LPEC Sp. z o.o., pod adresem:
www.lpec.pl – zakładka: „Przetargi – Zamówienia inne”.
6. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji powołanej przez Zarząd Organizatora konkursu w celu przeprowadzenia konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla LPEC Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie.
7. Numer referencyjny postępowania konkursowego nadany przez Organizatora konkursu: TL1-0705- 02/13. Oferenci we wszelkich kontaktach z Organizatorem konkursu powinni powoływać się na ten znak.
§4
PRZEDMIOT I ZAKRES ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ BROKERA
1. Przedmiotem konkursu jest wybór brokera ubezpieczeniowego na obsługę ubezpieczeniową dla Lubelskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o. o. z siedzibą w Lublinie, w tym:
ubezpieczenie mienia, oc i komunikacyjne - zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2003r. Nr 124, poz. 1151 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 22 maja 2003 roku o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz. 1154 z późn.
zm.).
2. Zakres świadczonych usług przez brokera ubezpieczeniowego na rzecz LPEC Sp. z o. o. w Lublinie będzie obejmować w szczególności:
2.1. Identyfikację i analizę ryzyk ubezpieczeniowych;
2.2. Przeprowadzenie oceny aktualnego programu ubezpieczeniowego, audyt ubezpieczeniowy.
2.3. Opracowanie i wdrożenie kompleksowego programu ubezpieczeniowego, dostosowanego do potrzeb i właściwości LPEC Sp. z o. o. uwzględniającego przede wszystkim:
2.3.1. określenie zakresu ryzyk ubezpieczeniowych, które mają być ubezpieczone;
2.3.2. uzgodnienie optymalnego programu ubezpieczeniowego z uwzględnieniem środków finansowych przeznaczonych przez LPEC Sp. z o.o. na ten cel;
2.3.3. propozycję procedur związanych z obsługą programu.
2.4. Pośredniczenie w zawieraniu umów ubezpieczenia, w tym w zakresie mienia, oc i komunikacyjne, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów prawnych określonych w
„Wewnętrznym regulaminie udzielania zamówień w ramach działalności sektorowej oraz zamówień nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r – Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2010r, nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie nabywania na rzecz LPEC Sp. z o.o. dostaw, usług i robót budowlanych.” Ww. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Organizatora konkursu pod adresem: www.lpec.pl – zakładka: Przetargi – Regulaminy, wytyczne.
2.4.1. Do zadań brokera w tym zakresie będzie należało:
- bieżące rozeznanie rynku w zakresie firm ubezpieczeniowych ze szczególnym uwzględnieniem towarzystw ubezpieczeniowych posiadających fundusze prewencyjne;
- opracowanie wstępnej wersji specyfikacji warunków zamówienia, wraz z opisem przedmiotu oraz kryteriami wyboru (zakres ubezpieczenia), co jest niezbędne w procesie
przygotowawczym procedury przetargowej oraz czynny współudział w prowadzonych przez LPEC Sp. z o.o. postępowaniach z zakresu ubezpieczeń;
- opracowanie wyjaśnień treści specyfikacji warunków zamówienia (zakres ubezpieczeń);
- czynny udział w pracach Zespołu oceniającego w trakcie prowadzonych przez LPEC Sp.
z o.o. postępowań przetargowych celem wybrania firmy ubezpieczeniowej;
- przestrzeganie przepisów obowiązujących w LPEC Sp. z o.o., w tym zgodnie z przepisami zawartymi w „Wewnętrznym regulaminie udzielania zamówień w ramach działalności sektorowej oraz zamówień nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r – Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2010r, nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie nabywania na rzecz LPEC Sp. z o.o. dostaw, usług i robót budowlanych.”
2.5. Nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń oraz analiza rynku ubezpieczeniowego pod kątem poszczególnych produktów ubezpieczeniowych i ich ewentualnego zastosowania.
2.6. Przeprowadzanie w imieniu LPEC Sp. z o.o. w Lublinie procedury zgłaszania szkód, kontrolę procedur szkodowych ubezpieczyciela oraz spraw spornych, a także nadzór nad terminową realizacją wypłaty odszkodowań, na rzecz LPEC Sp. z o.o. w Lublinie, przez ubezpieczyciela.
2.6. Doradztwo w zakresie ubezpieczeń i prawa ubezpieczeniowego w zakresie zawartych umów, w tym ścisła współpraca z osobą upoważnioną do kontaktów ze strony LPEC Sp. z o.o.
2.7. Zapewnienie terminowego obiegu dokumentów zgodnie z ustalonymi procedurami i przepisami prawnymi.
2.8. Sporządzanie kwartalnych sprawozdań o przebiegu ubezpieczenia, wystawionych polisach, aneksach, szkodach.
2.9. Organizowanie szkoleń dla pracowników w zakresie niezbędnym do wykonywania umów ubezpieczenia.
2.10. Określenie zakresu przedmiotowego OC, jaki powinien spełniać wykonawca dla przygotowanych przez LPEC Sp. z o.o. SIWZ np. budowa, remonty, zakupy.
2.11. Doradztwo i czynności opiniodawcze w zakresie postępowań w trybie ustawy Prawa zamówień publicznych lub prowadzonych na podstawie „Wewnętrznego regulaminie udzielania zamówień w ramach działalności sektorowej oraz zamówień nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r – Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2010r, nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w zakresie nabywania na rzecz LPEC Sp. z o.o.
dostaw, usług i robót budowlanych.” – w tym: opiniowanie i weryfikację treści gwarancji wadialnych i należytego wykonania umowy, gwarancji zapłaty zaliczki, gwarancji zapłaty na rzecz podwykonawców, opiniowanie treści polis ubezpieczeniowych przedkładanych przez Wykonawców w związku z zawarciem i realizacją umowy.
2.12. Wyznaczenie przez Brokera co najmniej 1 osoby będącej do indywidualnej dyspozycji LPEC Sp. z o. o. – zapewniającej profesjonalną obsługę czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego w celu zapewnienia optymalnej współpracy z LPEC Sp. z o.o.
2.13. W związku z pkt. 2.12. współpraca z wyznaczonymi pracownikami LPEC Sp. z o.o. w celu sprawnego, terminowego i efektywnego-kosztowo prowadzenia całokształtu spraw dotyczących ubezpieczenia Spółki.
2.14. Zapewnienie obsługi prawnej procesu ubezpieczeniowego i odszkodowawczego LPEC Sp. z o.o.
Przedmiot (pkt.1) i zakres świadczonych usług przez brokera (pkt. 2) będą integralną częścią umowy, którą Organizator konkursu podpisze z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana.
3. Istotne postanowienia umowy:
3.1. Broker będzie świadczył dla LPEC Sp. z o.o. usługi brokerskie w zakresie ubezpieczeń zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz.
1154 z późn. zm.).
3.2. Koszty powyższych czynności Broker pokrywa ze środków własnych.
3.3. Wynagrodzenie Brokera stanowić będzie prowizja brokerska, wypłacana przez ubezpieczyciela wybranego przez LPEC Sp. z o.o.
3.4. Broker w przypadku powstania szkody w majątku LPEC Sp. z o.o. w Lublinie, wynikającej z winy Brokera lub w przypadku nienależytego wywiązywania się z warunków umowy, poniesie odpowiedzialność cywilną z tytułu wykonywanego zawodu.
3.5. Składki ubezpieczeniowe będą przekazywane bezpośrednio przez LPEC Sp. z o.o. na rachunek bankowy ubezpieczyciela.
3.6. Umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony od dnia podpisania umowy, z możliwością jej rozwiązania bez podania przyczyny, z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia.
3.7. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
3.8. Ewentualne spory powstałe w wyniku realizacji umowy strony poddadzą rozstrzygnięciu właściwym rzeczowo sądom powszechnym w Lublinie.
3.9. Organizator konkursu zastrzega sobie prawo ostatecznego sformułowania treści umowy. Do treści mogą zostać wprowadzone tylko i wyłącznie takie postanowienia, które nie będą powodować sprzeczności umowy z warunkami i postanowieniami określonymi w niniejszym Regulaminie oraz z obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
3.10. W sprawach nie uregulowanych umową oraz spornych mają zastosowanie obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz. 1151 z późn. zm.) i ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.).
§5
MINIMALNE WARUNKI STAWIANE OFERENTOM DOPUSZCZAJACE DO UDZIAŁU W KONKURSIE
1. W konkursie mogą brać udział osoby prawne wykonujące działalność brokerską w rozumieniu ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2003r. Nr 124, poz.
1154 z późn. zm.), które spełniają następujące wymagania:
1.1. posiadają ważne zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej i są wpisane do rejestru brokerów ubezpieczeniowych,
1.2. prowadzą działalność na polskim rynku pośrednictwa ubezpieczeniowego nieprzerwanie od co najmniej 10 lat,
1.3. posiadają siedzibę, filię, oddział, przedstawicielstwo na terenie RP, w którym świadczą usługi co najmniej:
a) 5 osób legitymujących się ważną licencją brokera ubezpieczeniowego,
b) pozostałe osoby tj. pracownicy administracyjni, radcy prawni itp. zatrudnione na podstawie umowy o pracę i /lub stosunku cywilnoprawnego,
1.4. posiadają ważną polisę odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej z sumą ubezpieczenia co najmniej 10 mln EUR oraz posiadają polisę ubezpieczenia obowiązkowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz.U. z 2005r. Nr 122, poz. 1028).
1.5. złożą oświadczenie, iż Organizator Konkursu będzie zwolniony od zapłaty wynagrodzenia za usługi brokerskie, a jedynym wynagrodzeniem będzie prowizja brokerska, wypłacana przez ubezpieczyciela wybranego przez organizatora konkursu (LPEC Sp. z o.o.).
1.6. złożą oświadczenie o zachowaniu poufności,
1.7. nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub i społeczne,
1.8. złożą oświadczenia dotyczące:
a) nie wykonywania czynności agencyjnych przez brokera ani osoby działające w jego imieniu lub z nim związane,
b) braku stosunków umownych pomiędzy brokerem lub osobami działającymi w jego imieniu a zakładem ubezpieczeń,
2. nie dopuszcza się składania ofert konsorcjalnych.
§6
DOKUMENTY, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY
1. Uzupełniony Formularz ofertowy – wg wzoru w załączniku nr 1 do Regulaminu konkursu.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).
2. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających odpowiednio, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
3. Rachunek wyników za 2011r.
4. Zezwolenie właściwego organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej wraz ze wskazaniem nr wpisu do rejestru brokerów ubezpieczeniowych,
5. Oświadczenie o prowadzeniu działalności brokerskiej nieprzerwanie od 10 lat.
6. Kopię polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością brokerską wraz ze wskazaną sumą ubezpieczenia,
7. Oświadczenie o ilości zatrudnionych przez Oferenta osób, w tym:
1. osób legitymujących się ważną licencją brokera ubezpieczeniowego, 2. osób legitymujących się ważną licencją brokera reasekuracyjnego,
3. pozostałych zatrudnionych osób tj. pracowników administracyjnych, radców prawnych itp.
8. Oświadczenie, że Organizator Konkursu będzie zwolniony od zapłaty wynagrodzenia za usługi brokera.
9. Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji uzyskiwanych od Organizatora Konkursu.
10. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w obsłudze brokerskiej,
11. Oświadczenie o bezszkodowym przebiegu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej w ostatnich trzech okresach ubezpieczeniowych,
12. Oświadczenie dotyczące:
1. nie wykonywania czynności agencyjnych przez Oferenta ani osoby działające w jego imieniu lub z nim powiązane,
2. braku stałych stosunków umownych pomiędzy Oferentem lub osób działających w jego imieniu a ubezpieczycielem,
3. wysokości sumy składek z umów ubezpieczenia majątkowego oraz życiowego zawartych za pośrednictwem Oferenta w roku 2011 lub ostatnim roku obrachunkowym (składka Dział I oraz II Ubezpieczeń)
13. Propozycję obsługi ubezpieczeniowej Organizatora Konkursu, zawierającą w szczególności koncepcje:
1. programu ubezpieczenia (nie więcej niż 12 stron),
2. współpracy w zakresie przygotowania programu oraz jego wdrożenia (nie więcej niż 3 strony) - zgodnie z §9 ust. 3 pkt. 9) niniejszego Regulaminu.
14. Wstępny projekt umowy o świadczenie usług brokerskich, przy bezwzględnym uwzględnieniu warunków niniejszego Konkursu (§4. Przedmiot i zakres usług świadczonych przez Brokera), który stanowi integralną część oferty.
§7
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT
Uznaje się, iż złożenie oferty oznacza, że Oferent zapoznał się z wszelkimi odpowiednimi ustawami i innymi przepisami prawnymi obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a szczególnie wskazanymi w niniejszym Regulaminie, które mogą w jakikolwiek sposób wpłynąć na, lub dotyczyć działań i czynności objętych ofertą i wynikającą z niej umową.
1. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Konkursu. Organizator konkursu nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
2. Oferent w Konkursie składa tylko jedną ofertę – w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Regulaminie. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych ani wariantowych.
3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy.
Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osoby uprawnione.
4. Oferta, załączniki i wszystkie oświadczenia winny być podpisane przez Oferenta lub osobę uprawnioną do jego reprezentacji. Uprawnienie osoby uprawnionej do reprezentowania Oferenta musi wynikać z odpowiedniego dokumentu złożonego wraz z ofertą. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika, do oferty powinien być załączony oryginał pełnomocnictwa lub notarialnie poświadczona kopia, o ile pełnomocnictwo takie nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty.
5. Wszystkie dokumenty należy załączyć w oryginale lub w kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną.
6. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
6.1. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę zawiadamiając o tym pisemnie Zamawiającego przed terminem składania ofert. Zmiany lub wycofanie złożonej oferty są skuteczne tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed upływem terminu składania ofert.
6.2. Zmiany, poprawki lub modyfikacje złożonej oferty muszą być złożone w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisane koperty/paczki zawierające zmiany należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "ZMIANA". W przypadku złożenia kilku „ZMIAN”
kopertę/paczkę każdej „ZMIANY” należy dodatkowo opatrzyć napisem „zmiana nr ...”.
6.3. Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie pisemnego powiadomienia podpisanego przez umocowanego na piśmie przedstawiciela Oferenta. Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty. Odpowiednio opisaną kopertę/paczkę zawierającą powiadomienie należy dodatkowo opatrzyć dopiskiem "WYCOFANIE".
7. Jeżeli Oferent chce skorzystać z prawa do utajnienia w ofercie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., nr 153 poz. 1503 z późn. zm.), powinien je odpowiednio oznaczyć oraz zabezpieczyć przed ujawnianiem innym wykonawcom, (np. zastrzec w ofercie zakaz ich ujawniania lub umieścić te informacje w oddzielnej, wewnętrznej kopercie, oznaczonej klauzulą „TAJNE” wraz z uzasadnieniem, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ww.
ustawy, tj. tych informacji (wiadomości), które spełniają łącznie następujące warunki:
1) - mają charakter techniczny, technologiczny, dotyczą organizacji przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą,
2) - nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej,
3) - podjęto w stosunku do nich niezbędne działania w celu zachowania poufności.
Oferent nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy.
8. Wszystkie załączniki w formie kopii dokumentów winny być czytelne i potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osoby uprawnione do podpisania oferty.
9. Oferta powinna być umieszczona w trwale zamkniętej kopercie zaadresowanej do Organizatora konkursu z napisem:
OFERTA – Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego;
Nr sprawy: TL1-0705-02/13
Nie otwierać przed terminem otwarcia ofert, tj. 21.01.2013r. godz.10.30
10. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
§8
MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferty należy składać w siedzibie LPEC Sp. z o.o., ul. Puławska 28, 20-822 Lublin, w kancelarii ogólnej - pokój nr 1, do dnia 21.01.2013r. do godz. 10:00.
2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone Oferentowi. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Organizatora konkursu, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
3. Zainteresowani Oferenci mogą wziąć udział w otwarciu ofert przez Komisję konkursową, które odbędzie się w dniu 21.01.2013r. o godz. 10:30 w siedzibie LPEC Sp. z o.o., ul. Puławska 28, 20-822 Lublin, w Sali konferencyjnej - parter.
§9
KRYTERIA WYBORU OFERTY NJAKORZYSTNIEJSZEJ:
1. Wyboru oferty dokona Komisja powołana przez Organizatora konkursu.
2. Każdy Oferent może maksymalnie otrzymać 100 punktów.
3. Wybór oferty najkorzystniejszej dokonany zostanie przy zastosowaniu poniższych kryteriów:
1) wysokość sumy gwarancyjnej polisy ubezpieczenia OC a) 10 mln. euro - 2 pkt.
b) 11- 15 mln. euro – 4 pkt.
c) 15 mln. euro i więcej - 6 pkt.
2) wysokość składki plasowanej z umów ubezpieczenia zawartych za pośrednictwem brokera w roku 2011 lub ostatnim roku obrachunkowym (składka Dział I oraz II Ubezpieczeń)
a) do 150 mln zł - 2 pkt.
b) 150 do 250 mln zł - 4 pkt.
c) 250 mln zł i więcej - 6 pkt.
3) liczba osób zatrudnionych a) do 20 osób - 2 pkt.
b) 20 do 40 osób - 4 pkt.
c) 41 i więcej osób - 6 pkt.
4) liczba brokerów posiadających zezwolenie na prowadzenie działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń
a) do 5 brokerów - 2 pkt.
b) 6 - 10 brokerów - 4 pkt.
c) 11 brokerów i więcej – 6 pkt.
5) liczba brokerów posiadających zezwolenie na prowadzenie działalności brokerskiej w zakresie reasekuracji
a) 1 broker - 4 pkt.
b) 2 i więcej brokerów - 8 pkt.
6) liczba obsługiwanych aktualnie klientów a) do 100 klientów - 2 pkt.
b) 101 - 500 klientów - 4 pkt.
c) 501 klientów i więcej - 6 pkt.
7) liczba lat prowadzonej działalności a) do 10 lat - 2 pkt.
b) 10 - 15 lat - 4 pkt.
c) 15 lat i więcej - 6 pkt.
8) lokalizacja siedziby oferenta najbliżej zlokalizowanej siedziby, oddziału Organizatora konkursu w odległości
a) 200 km i więcej - 2 pkt.
b) 100 - 200 km - 4 pkt.
c) do 50 km - 6 pkt.
9) Zawartość merytoryczna oferty - Koncepcja obsługi ubezpieczeniowej (od 0 - 50 pkt.), w tym:
Koncepcja programu ubezpieczeniowego w na okres od 01.01.2013r. – 30.04.2014r. w tym korzyści wynikające z proponowanych klauzul i zapisów szczególnych, propozycje rozwiązań w zakresie racjonalizacji składki ubezpieczeniowej;
Koncepcja współpracy w zakresie bieżącej obsługi ubezpieczeniowej w tym: propozycje rozwiązań w zakresie uproszczenia procesu obsługi ubezpieczeń, możliwości uzyskania lepszego pokrycia ubezpieczeniowego oraz przedstawienie odpowiedniej procedury i zespołu delegowanego do obsługi;
Kompleksowa obsługa procesu likwidacji szkód (w tym posiadanie komórki organizacyjnej zajmującej się likwidacją szkód, organizacja procesu pod względem kadrowym i technicznym, zapewnienie obsługi prawnej, zapewnienie bezpośredniego telefonicznego i elektronicznego kontaktu z likwidatorem szkód, zabezpieczenie terminowej wypłaty odszkodowań, dotychczasowe doświadczenia związane z procesem);
Przedstawienie możliwości Oferenta w zakresie doradztwa z zakresu ubezpieczeń oraz organizacja przynajmniej raz w roku dla pracowników Organizatora konkursu w ich siedzibie bezpłatnego szkolenia z zakresu aktualnego programu ubezpieczeniowego i procedur likwidacji szkód.
– Ocena merytoryczna - na podstawie oceny przez Komisję konkursową (Ilość możliwych do otrzymania pkt. wynosi: 50 pkt, najmniej 0 pkt)
§10
ZASADY PRACY KOMISJI KONKURSOWEJ
1. Prowadzone postępowanie jest jawne jednak Komisja konkursowa będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych, z wyjątkiem otwarcia ofert.
2. Otwarcie ofert jest jawne.
3. W toku badania złożonych ofert Komisja konkursowa może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty.
4. Organizator konkursu zastrzega sobie możliwość wezwania Ofertenta/ów do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń / dokumentów, o których mowa w Regulaminie konkursu w wyznaczonym przez siebie terminie.
5. Z posiedzeń Komisji konkursowej będą sporządzane każdorazowo protokoły, które będą stanowiły załączniki do Protokołu prowadzonego konkursu.
6. Komisji konkursowej przysługuje prawo dodatkowych negocjacji z oferentami, których oferty uzyskały taką samą liczbę punktów.
7. Komisja konkursowa odrzuca ofertę w szczególności:
a) nie podpisaną przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta;
b) sporządzoną w języku innym niż polski;
c) złożoną po upływie wyznaczonego terminu;
d) w odniesieniu do którego wszczęto postępowanie upadłościowe lub którego upadłość ogłoszono;
e) nie spełniającą warunków wymaganych w Regulaminie konkursu.
8. Wybór oferty dokonanej przez Komisję konkursową ostatecznie zatwierdza Organizator konkursu.
§11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator Konkursu podejmie współpracę z Oferentem, który uzyska w konkursie największą ilość punktów.
2. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do:
a) dokonania zmiany warunków konkursu, jednak nie później niż przed upływem terminu składania ofert, z możliwością jednoczesnego przedłużenia terminu,
b) unieważnienia lub odstąpienia od konkursu bez podania przyczyny, w każdym terminie jednak nie po rozstrzygnięciu konkursu i po zawiadomieniu o tym Oferenta, który uzyskał najwyższą ilość punktów.
3. Organizator Konkursu jednocześnie informuje, że:
a) nie będzie udzielał Oferentom szczegółowych, innych niż ogólnie dostępnych informacji na stronie internetowej Organizatora konkursu pod adresem: www.lpec.pl, związanych z funkcjonowaniem i działalnością Organizatora,
b) oferta nie spełniająca warunków wymaganych w Regulaminie konkursu zostanie odrzucona, c) z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują Oferentom żadne roszczenia,
d) dokumenty przedłożone w ramach niniejszego Konkursu nie podlegają zwrotowi.
4. O wyborze najkorzystniejszej oferty Organizator konkursu niezwłocznie zawiadomi, w formie mailowej oraz pisemnej, wszystkich Oferentów biorących udział w Konkursie wskazując nazwę oraz adres Oferenta, którego ofertę wybrano.
5. O wyniku konkursu Oferenci zostaną powiadomieni mailowo oraz pisemnie przed upływem terminu związania ofertą.
6. Informacja o wyniku postępowania, przesłana do Oferenta, którego oferta zostanie wybrana, zawierać będzie określenie miejsca i terminu zawarcia przedmiotowej umowy.
7. Konkurs jest ważny choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca wymagania zawarte w Regulaminie.
§12
INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE:
Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Oferentami są:
1) W części dotyczącej zagadnień formalno-prawnych:
Iwona Stasiak – specjalista ds. zamówień, tel. 81 4520412; e-mail: iwona.stasiak@lpec.pl 2) W części dotyczącej przedmiotu zamówienia:
Ewa Barańska – specjalista ds. ekonomicznych, tel. 81 4520338; e-mail: ewa.baranska@lpec.pl.
Załączniki do niniejszego Regulaminu:
Załącznik Nr 1 - Formularz ofertowy (wzór)
ORGANIZATOR KONKURSU Zarząd LPEC Sp. z o.o.
Lublin, dn. 09.01.2013r.
