Ogólna ocena stanu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu w 2020 r.
W celu realizacji ustawowego obowiązku zapewnienia funkcjonowania mechanizmów adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz zachowania „Standardów
kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych”, zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w Starostwie Powiatowym w Olkuszu
ustalone zostały zasady prowadzenia oraz procedury kontroli zarządczej. Powyższe kwestie uregulowane zostały Zarządzeniem Nr 38/2015 z dnia 22.07.2015 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu i jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego oraz zasad jej koordynacji oraz Zarządzeniem nr 79/2015 z dnia 22.10.2015 wprowadzającym zmiany do tego zarządzenia. Mechanizmy
kontroli zarządczej obowiązują w Starostwie Powiatowym w Olkuszu, a nadto każdy kierownik jednostki organizacyjnej Powiatu zobowiązany został do ustanowienia w formie pisemnej, wdrożenia i stałego monitorowania koniecznych mechanizmów kontroli zarządczej wyznaczających ramy i tryb postępowania zgodnie ze specyfiką jednostki.
I. Środowisko wewnętrzne
Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej 1. Przestrzeganie wartości etycznych
Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające
powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.
Stan faktyczny: Zasady etyczne dla pracowników samorządowych określają przepisy odrębne, w szczególności ustawa o pracownikach samorządowych. W Starostwie
Powiatowym w Olkuszu zasady etyczne dla pracowników określa dodatkowo Zarządzenie nr 65/2010 Starosty Olkuskiego z dnia 21.10.2010 r. w sprawie: wprowadzenia Kodeksu
Etyki pracowników Starostwa Powiatowego w Olkuszu. Kodeks określa zasady, reguły postępowania, wartości etyczno - moralne i zawodowe, jakimi powinien się kierować każdy urzędnik samorządowy w codziennej pracy. Określa postawy dotyczące dbałości o rozwój własnych kompetencji oraz zasady bezstronności i neutralności politycznej w wykonywaniu zadań i obowiązków. Natomiast każdy kierownik jednostki organizacyjnej Powiatu
zobowiązany został do ustanowienia w formie pisemnej, wdrożenia i stałego monitorowania koniecznych mechanizmów kontroli zarządczej uwzględniając specyfikę danej jednostki.
W przeprowadzonej wśród Dyrektorów Wydziałów w grudniu 2020 r. ankiecie samooceny
kontroli zarządczej za 2020 r. wszyscy uczestnicy odpowiedzieli twierdząco, na pytanie:
czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania. Ponadto w dniach 26.02 – 28.02.2020 r. Radni Rady Powiatu w Olkuszu, Dyrektorzy Wydziałów oraz Kierownicy Powiatowych jednostek Organizacyjnych uczestniczyli w szkoleniu wyjazdowym w trakcie którego omówiona została tematyka Etyki w pracy samorządowej.
2. Kompetencje zawodowe
Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali władzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające systematycznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania.
Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.
Stan faktyczny: W Starostwie Powiatowym w Olkuszu zatrudniane były wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności i doświadczenie. Nabory na stanowiska
urzędnicze zostały przeprowadzone w oparciu o przepisy ustawy o pracownikach samorządowych i wewnętrzne Zarządzenie Nr 34/2009 Starosty Olkuskiego z dnia 24.07.2009 r. w sprawie wprowadzenia: Procedury naboru pracowników na stanowiska urzędnicze w Starostwie Powiatowym w Olkuszu oraz kierowników powiatowych jednostek
organizacyjnych. Proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich, informacje o rozpoczęciu rekrutacji publikowane są na stronie Biuletynu Informacji Publicznej
Starostwa Powiatowego w Olkuszu oraz wywieszane są w siedzibie jednostki.
Prowadzone nabory na wolne stanowiska urzędnicze w roku 2020 były zgodne z zasadami określonymi w w/w ustawie i zarządzeniu starosty i zapewniały wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
Rozwój kompetencji zawodowych odbywał się w minionym roku poprzez szkolenia
pracowników realizowane przede wszystkim w formie on-line z uwagi na panujący od marca okres epidemii. Przed tym okresem niektórzy z pracowników uczestniczyli w indywidualnych szkoleniach wyjazdowych, natomiast w dniach 26.02 – 28.02.2020 r. radni Rady Powiatu w Olkuszu, Dyrektorzy Wydziałów Starostwa oraz Kierownicy Powiatowych jednostek
Organizacyjnych uczestniczyli w szkoleniu dot. praw i obowiązków radnych oraz etyki w pracy samorządowej. W trakcie przeprowadzania ankiety samooceny wśród kadry kierowniczej zdecydowana większość odpowiedziała twierdząco na pytanie czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania.
W Starostwie Powiatowym w Olkuszu funkcjonuje proces dokonywania okresowej oceny
pracowników. Kwestie te uregulowane zostały Zarządzeniem Starosty Olkuskiego Nr 58 z dnia 08.12.2009 r. w sprawie Regulaminu przeprowadzania okresowej oceny
pracowników samorządowych.
3. Struktura organizacyjna
Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań.
Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek
organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.
Stan faktyczny: Strukturę organizacyjną określał do końca października 2020 r. Regulamin Organizacyjny Starostwa stanowiący załącznik do uchwały Nr 238/28//V/2015 Zarządu Powiatu w Olkuszu z dnia 22.07.2015r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Olkuszu, natomiast od listopada 2020 r. strukturę organizacyjną określa Regulamin Organizacyjny wprowadzony uchwałą Zarządu Powiatu nr 521/47/VI/2020 z dnia 28.10.2020 r.
Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości i charakteru jej działalności. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności najwyższego kierownictwa oraz poszczególnych
komórek organizacyjnych został określony w jasny, przejrzysty i spójny sposób.
Każdy pracownik ma dostęp do aktualnego regulaminu organizacyjnego jednostki zawierającego zakres obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych. Uszczegółowienie Regulaminu stanowią zakresy czynności poszczególnych pracowników, które dostępne są w aktach osobowych pracowników i na bieżąco aktualizowane.
4. Delegowanie uprawnień
Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom
zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.
Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.
Pracownicy Starostwa Powiatowego w Olkuszu posiadają zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawnienia. Ponadto Starosta pisemnie upoważnił imiennie określonych pracowników do wykonywania określonych czynności np. do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych lub zatwierdzania niektórych dokumentów. Zakres udzielonych
uprawnień lub obowiązków jest odpowiedni do zakresu ponoszonej odpowiedzialności.
W Starostwie Powiatowym w Olkuszu prowadzi się rejestr wszystkich upoważnień i pełnomocnictw zarówno dla pracowników Starostwa jaki i dla kierowników jednostek
organizacyjnych powiatu. W trakcie przeprowadzania ankiety samooceny wśród kadry kierowniczej zdecydowana większość (12 na 13) odpowiedziała twierdząco na pytanie czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze są
delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej.
Zgodnie z treścią Zarządzenia Starosty Olkuskiego nr 69/2015 z dnia 18.09.2015 w sprawie zasad opracowywania i przekazywania do realizacji zarządzeń, pisemnych poleceń
służbowych i upoważnień Starosty Olkuskiego, rejestr wydawanych przez Starostę upoważnień prowadzony jest w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego.
II. Cele i zarządzanie ryzykiem
Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być
udokumentowany. Cele i zadania należy określić jasno i w co najmniej rocznej perspektywie.
Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników.
W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane.
Zaleca się przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności.
Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.
1. Misja
2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 3. Identyfikacja ryzyka
4. Analiza ryzyka 5. Reakcja na ryzyko
Stan faktyczny: Określono misję Powiatu Olkuskiego oraz misję jednostek organizacyjnych Powiatu w następującym brzmieniu:
Misja Powiatu: „Zapewnienie zrównoważonego rozwoju społecznego i gospodarczego mieszkańcom Powiatu poprzez świadczenie wysokiej jakości usług publicznych oraz efektywną realizację projektów i zadań”.
Misja Starostwa Powiatowego : „ Przyjazny i sprawny urząd”.
Misja poszczególnych jednostek organizacyjnych:
1) Jednostki oświatowe
„Zapewnienie uczniom szkół ponadgimnazjalnych wysokiej jakości usług pedagogicznych celem przygotowania ich do dalszego kształcenia lub wykonywania zawodu.”
2) Jednostki oświatowe – Szkoła Specjalna
„Świadczenie wysokiej jakości usług dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, umożliwiających uczniom niepełnosprawnym intelektualnie sprawne funkcjonowanie w środowisku”.
3) Jednostki oświatowe – Zespół Placówek Oświatowych
„Zapewnienie zakwaterowania i opieki dla młodzieży kształcącej się poza miejscem stałego zamieszkania”.
4) Jednostki oświatowe – Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna
„Udzielanie wsparcia psychologiczno – pedagogicznego w celu zapewnienia dzieciom i młodzieży wszechstronnego rozwoju”.
5) Jednostki pomocy społecznej:
a) SPOW w Olkuszu : „ Zapewnienie całodobowej opieki i wsparcia dzieciom i młodzieży pozbawionej właściwej opieki rodzicielskiej”.
b) PCPR w Olkuszu: „ Udzielanie wszechstronnego wsparcia osobom i rodzinom w kryzysie”.
c) DPS w Olkuszu: „Zapewnienie całodobowej opieki i wsparcia osobom przewlekle chorym poprzez świadczenie usług bytowych, opiekuńczych i wspomagających”.
6) PUP w Olkuszu: „ Promocja zatrudnienia, łagodzenie skutków bezrobocia oraz aktywizacja zawodowa osób bezrobotnych i poszukujących pracy.”
7) Zarząd Drogowy: „Umożliwienie użytkownikom dróg bezpiecznego poruszania się po drogach powiatowych”
Stan faktyczny: Zgodnie z Zarządzeniem Starosty Olkuskiego nr 38/2015 z dn. 22.07.2015 w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu i jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego oraz zasad jej koordynacji oraz
zarządzeniem nr 79/2015 z dnia 22.10.2015 zmieniającym w/w zarządzenie, do dnia 30.11.2019 zostały określone cele i zadania na rok 2020 wraz z miernikami oraz rejestr ryzyk. W dniu 20.12.2019 Starosta Olkuski zaakceptował przedłożone cele i zadania na rok
2020. Wszystkie zidentyfikowane w 2020 roku ryzyka w Starostwie Powiatowym w Olkuszu zostały poddane analizie. Miała ona na celu oszacowanie istotności ryzyka poprzez określenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz oddziaływania, jakie będzie miało ewentualne wystąpienie danego ryzyka. Dyrektorzy zobligowani zostali, aby informacje o celach i zadaniach dla których zidentyfikowane ryzyko zostało określone na poziomie (15-25 – „działanie”) lub (5-12 – „przeniesienie” ) zostały przesłane audytorowi wewnętrznemu, w celu uwzględnienia ich przy sporządzaniu planu audytu na rok 2020.
Informacja i komunikacja
Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.
1. Informacja bieżąca
2. Komunikacja wewnętrzna 3. Komunikacja zewnętrzna
Stan faktyczny: W Starostwie Powiatowym w Olkuszu informacje związane bezpośrednio z realizacją zadań są przekazywane kierownikom od kierownictwa wyższego stopnia, a
następnie pracownikom. W zakresie komunikacji wewnętrznej w Starostwie zapewniono odpowiednie procesy komunikacyjne:
sieć komputerowa,
poczta elektroniczna,
sieć telefoniczna,
przepływ dokumentów,
prowadzenie indywidualnych rozmów z pracownikami,
organizowanie narad i szkoleń stosownie do potrzeb,
zamieszczanie informacji na wewnętrznej tablicy informacyjnej.
Komunikacja wewnętrzna odbywa się także poprzez funkcjonujący elektroniczny system obiegu dokumentów.
W zakresie komunikacji zewnętrznej w Starostwie funkcjonują kanały komunikacji z klientem, dostawcami, wykonawcami, usługodawcami i innymi podmiotami, które mogą
mieć wpływ na poprawę jakości działalności jednostki. Wypracowano szereg skutecznych form komunikacji z Klientem. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć:
1) strona internetowa Starostwa; www.sp.olkusz.pl 2) Biuletyn Informacji Publicznej,
3) sieć elektroniczna (adres e-mail), 4) sieć telefoniczna,
5) materiały promocyjne: foldery, ulotki itp., 6) tablice ogłoszeniowe w budynkach Starostwa, 7) forma pisemna (wnioski, podania, odwołania),
8) kontakt bezpośredni (z pracownikiem odpowiedzialnym za konkretne zadanie).
W związku z ogłoszonym na terenie kraju stanem epidemii Starosta komunikował się z mieszkańcami za pomocą komunikatów zamieszczanych na stronie internetowej Starostwa w zakładce koronawirus. Zamieszczane tam informacje dla mieszkańców powiatu dotyczyły w szczególności:
- Sytuacji epidemiologicznej w powiecie olkuskim;
- wprowadzanych zasad i ograniczeń oraz zaleceń dla mieszkańców;
- pomocy w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej;
- Wytycznych dla urzędów i instytucji państwowych;
- Mapy zachorowań na terenie kraju.
W celu zapobiegania i przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa wywołującego chorobę COVID-19 ograniczono w Starostwie Powiatowym w Olkuszu bezpośrednią obsługę petentów. Większość spraw, które nie wymagają bezpośredniej wizyty w urzędzie,
załatwiana jest poprzez kontakt telefoniczny, drogą mailową lub za pośrednictwem platform elektronicznych. Numery telefonów do poszczególnych Wydziałów oraz dostęp do platform są opublikowane na stronie internetowej www.sp.olkusz.pl. Komunikacja zewnętrzna odbywa się w szczególności poprzez zintegrowaną z elektronicznym obiegiem dokumentów skrzynkę e-PUAP (elektroniczną platformę usług administracji publicznej). Starostwo oraz jednostki organizacyjne Powiatu współpracują również z lokalną prasą przekazując w ten sposób bieżącą informację mieszkańcom Powiatu.
IV Mechanizmy kontroli
1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne dokumenty określające zakres obowiązków, upoważnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią
dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
Dokumentacja systemu kontroli zarządczej czyli ogółu działań podejmowanych dla
zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy jest prowadzona w formie pisemnej i obejmuje procedury, instrukcje, wytyczne,
zakresy obowiązków, a także inne dokumenty związane z systemem kontroli. Dokumentacja ta była i jest dostępna dla wszystkich pracowników. W szczególności w zakresie
funkcjonowania systemu kontroli zarządczej istotne znaczenie ma Zarządzenie Starosty Olkuskiego nr 38/2015 r. z dnia 22.07.2015 . w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu i jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego oraz zasad jej koordynacji. Natomiast w związku z wydaniem Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu
wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015 r., poz. 1480), pojawiła się konieczność zmiany niektórych postanowień Zarządzenia nr 38/2015, dlatego w dniu 22.10.2015 Starosta Olkuski wydał w tym zakresie Zarządzenie nr 79/2015. Zarówno pierwsze, jak i drugie Zarządzenie jest dostępne na stronie internetowej www.sp.olkusz.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Olkuszu.
2. Nadzór
Należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
Przełożeni w jasny sposób komunikują podległym pracownikom zakres ich obowiązków i odpowiedzialności a nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań.
Przełożeni zapewniają, że na bieżąco monitorują stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań. Odbywa się to poprzez akceptacje wyników pracy w kluczowych
punktach, zatwierdzanie projektów, dokumentów.
3. Ciągłość działalności
Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych wykorzystując, między innymi, wyniki analizy ryzyka.
W zakresie swojej działalności poszczególne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Olkuszu podejmowały działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki w szczególności poprzez np. ubezpieczenie majątku, analizowanie zawartych umów i
wnioskowanie o zawarcie nowych, ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki, ochronę dostępu do informacji, zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W Starostwie zostały ustalone również zastępstwa pracowników a urlopy pracownicze są odpowiednio planowane. Plany urlopów na 2020 r. zostały złożone przez odpowiednich dyrektorów i po zatwierdzeniu przez Kierownika Jednostki przekazane do Referatu Kadr i Szkoleń.
4. Ochrona zasobów
Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby.
Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.
Dostęp pracowników do siedziby, obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany. Pomieszczenia o istotnym znaczeniu takie jak: serwerownia, kancelaria tajna czy archiwum zakładowe, są odpowiednio chronione, a dostęp do nich mają tylko uprawnieni pracownicy. Budynki Starostwa wyposażone są w systemy alarmowo – antywłamaniowe. Konserwacja systemów alarmowo - antywłamaniowych przeprowadzana jest przez specjalistów wykonujących usługi na podstawie umów konserwacyjnych.
Ponadto pracownicy obsługi upoważnieni zostali stosownym Zarządzeniem Starosty
Olkuskiego do załączania i wyłączania systemu alarmowego oraz przechowywania kluczy od pomieszczeń.
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych:
a) rzetelne i pełne udokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,
c) podział kluczowych obowiązków,
d) Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
W Starostwie Powiatowym w Olkuszu funkcjonują odpowiednie mechanizmy kontroli, które zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje zatwierdzane przez Kierownika jednostki lub upoważnionych pracowników działających w zakresie posiadanego upoważnienia. Zatwierdzaniu podlegają wszystkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszystkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem. Czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane przez osoby do tego upoważnione.
6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Należy określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.
Do mechanizmów kontroli systemów informatycznych w Starostwie Powiatowym w Olkuszu należą:
1) obowiązek zabezpieczania hasłem komputerów i szczególnie istotnych plików, sporządzanie kopii zapasowych,
2) dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko upoważnionym pracownikom (bazy danych, dane księgowe).
Powyższe zasady zostały ustalone w Zarządzeniu Nr 71/2018 Starosty Olkuskiego z dnia
20.12.2018r. w sprawie: wdrożenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Olkuszu. Załącznikiem do w/w zarządzenia jest m.in. Instrukcja
ochrony danych osobowych, która reguluje w/w kwestie.
Starosta Olkuski wyznaczył również Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
V. Monitorowanie i ocena
System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 2. Samoocena
3. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika powinny być w szczególności wyniki : monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i
kontroli. Zaleca się corocznie potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.
Stan faktyczny:
Ad. 1 Skuteczność systemów kontroli jest monitorowana i oceniana przez:
1) kierownictwo na bieżąco, 2) audyty wewnętrzne, 3) kontrolę zewnętrzną.
Kontrola zarządcza podlega ciągłemu doskonaleniu przez kierownictwo, które bada wpływające skargi mogące wskazywać na potencjalne niedoskonałości. Kierownictwo poddaje również analizie uwagi kierowane przez organy nadzorujące, audytora
wewnętrznego oraz inspektorów kontroli przeprowadzających kontrole zewnętrzne, ponieważ takie uwagi mogą znacząco wpływać na usprawnienie systemu kontroli zarządczej.
Ad. 2 Zagadnienie dotyczące samooceny reguluje Zarządzenie nr 38/2015 r. z dnia
22.07.2015 . w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Olkuszu i jednostkach organizacyjnych Powiatu Olkuskiego oraz zasad jej koordynacji. Samoocena w Starostwie Powiatowym w Olkuszu przeprowadzona została w miesiącu grudniu 2020 r. i jest odpowiednio udokumentowana. Samoocenę przeprowadzono w formie kwestionariuszy – ankiet skierowanych do kierowników komórek organizacyjnych.
Ad. 3 Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za 2020 rok złożyli wszyscy kierownicy powiatowych jednostek organizacyjnych.
Bazując na przeprowadzonej ocenie oraz zebranych dokumentach i oświadczeniach należy stwierdzić, że w wystarczającym stopniu funkcjonowała w 2020 r. adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza .
Olkusz, 08.01.2021 r. S T A R O S T A
Bogumił Sobczyk
