1 Oświadczenie o ochronie prywatności1
Informacje o ochronie Państwa danych osobowych Wizyta w Radzie – 176R02
1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych w Sekretariacie Generalnym Rady (dalej „Sekretariacie”)?
Sekretariat Generalny Rady Kierownik Działu Promocji
Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji i Informacji visits@consilium.europa.eu
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Sekretariacie
Inspektor ochrony danych
data.protection@consilium.europa.eu
1 Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.
3. Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?
– Wycieczki grupowe oraz wirtualne sesje informacyjne:
Zbieramy następujące dane osobowe: imię, nazwisko, obywatelstwo, datę urodzenia oraz płeć. Kierownik grupy podaje też swój numer telefonu i adres e-mail.
– Wizyty indywidualne:
Zbieramy następujące dane osobowe: imię, nazwisko, państwo zamieszkania, obywatelstwo, datę urodzenia, adres e-mail.
Ponadto każda osoba planująca wizytę w Radzie może podać informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
4. W jakich celach przetwarzamy Państwa dane osobowe?
– Wycieczki grupowe:
Dane osobowe zbieramy do celów zarządzania wizytami, do celów organizacyjnych oraz po to, aby umożliwić odwiedzającym dostęp do budynków Rady.
Dane takie jak skład grupy pozwalają też działowi przetwarzającemu i prelegentowi odpowiednio zaadaptować program wycieczki.
Ponadto kierownik grupy może podać informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
Po wycieczce dział przetwarzający może wysłać kierownikowi grupy formularz oceny wycieczki, by poznać opinie uczestników. Zawarte tam dane są anonimizowane i służą do optymalizacji oferty skierowanej do grup.
3 – Wirtualne sesje informacyjne:
Dane osobowe zbieramy do celów zarządzania wizytami i do celów organizacyjnych.
Dane takie jak skład grupy pozwalają też działowi przetwarzającemu i prelegentowi odpowiednio zaadaptować program sesji.
Ponadto kierownik grupy może podać informacje dodatkowe, by ułatwić przebieg sesji informacyjnej.
Po wirtualnej sesji informacyjnej dział przetwarzający może wysłać kierownikowi grupy formularz oceny sesji, by poznać opinie uczestników. Zawarte tam dane są anonimizowane i służą do optymalizacji oferty skierowanej do grup.
Rada nie jest zaangażowania w zbieranie, przetwarzanie ani przechowywanie danych osobowych, które uczestnicy wirtualnych sesji informacyjnych muszą podać, by się
zalogować do wirtualnej platformy konferencyjnej stanowiącej środowisko wirtualnej sesji informacyjnej.
– Wizyty indywidualne:
Dane osobowe zbieramy, aby umożliwić odwiedzającym odbiór identyfikatorów dających dostęp do centrum dla zwiedzających i do niektórych części budynków Rady.
Dokonując elektronicznej rezerwacji, osoba planująca wizytę w Radzie może podać
informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
Dane takie jak przedział wiekowy, zawód i obywatelstwo są anonimizowane i służą do celów statystycznych oraz do lepszego dostosowywania oferty centrum dla zwiedzających do profilu gości.
5. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Sekretariatowi. „Interes publiczny” obejmuje operacje przetwarzania niezbędne do zarządzania instytucjami europejskimi i do ich funkcjonowania.
6. Jeżeli podstawą prawną jest zgoda, mogą ją Państwo wycofać.
Nie dotyczy.
7. Jeżeli podstawą prawną jest umowa, czy są Państwo zobowiązani podać nam dane osobowe i jakie są skutki niezastosowania się do tego obowiązku?
Nie dotyczy.
8. Jeżeli danych do tych celów nie otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa, jak je uzyskaliśmy?
– Wycieczki grupowe oraz wirtualne sesje informacyjne:
W przypadku wycieczek grupowych i wirtualnych sesji informacyjnych dane otrzymujemy od kierownika grupy.
– Wizyty indywidualne:
Gdy wnioskodawca rejestruje kilkoro odwiedzających, ich dane otrzymujemy od rejestrującego wnioskodawcy.
9. Kto będzie miał dostęp do Państwa danych osobowych?
Dane są przekazywane pracownikom Rady, którzy czuwają nad programem i treścią wizyty, oraz działowi, który przygotowuje identyfikatory dające dostęp do budynków Rady.
10. Czy Państwa dane osobowe zostaną przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej? Jeśli tak, czy istnieją zabezpieczenia i jakie?
Nie.
11. Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?
Dane osobowe odwiedzających przechowujemy przez 3 miesiące od daty wizyty. Po tym terminie dane zostają zanonimizowane. Do celów statystycznych i do celów kształtowania oferty dla odwiedzających zachowane zostają tylko takie dane jak obywatelstwo, wiek i zawód.
Dane osobowe kierownika grupy (imię, nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail) przechowujemy przez 5 lat, aby zapewnić ciągłość i jakość kontaktu, na wypadek gdyby kierownik powracał z innymi grupami.
5 12. Czy przetwarzanie Państwa danych osobowych to także zautomatyzowane
podejmowanie decyzji, w tym profilowanie?
Jakie ma to dla Państwa konsekwencje?
Nie dotyczy.
13. Jakie prawa Państwu przysługują2 i w jaki sposób mogą Państwo z nich skorzystać?
Mają Państwo prawo zażądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia.
W pewnych przypadkach może Państwu przysługiwać prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych lub do wystąpienia o ograniczenie ich przetwarzania.
Mogą Państwo skorzystać z tych praw, wysyłając e-mail do administratora Państwa danych osobowych (por. pkt 1) z kopią do inspektora ochrony danych (por. pkt 2).
Do e-maila prosimy dołączyć kopię dowodu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu) w celu potwierdzenia tożsamości. Dowód tożsamości powinien zawierać następujące dane: numer identyfikacyjny, nazwę państwa wydającego, okres ważności, Państwa imię i nazwisko, adres i datę urodzenia. Wszelkie inne dane widniejące w kopii dowodu tożsamości (np. zdjęcie czy pozostałe informacje personalizacyjne) mogą
Państwo zaczernić.
(Nie dotyczy pracowników Sekretariatu.)
14. Mają Państwo prawo wnieść skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych pod adresem: edps@edps.europa.eu.
Sugerujemy jednak, by wcześniej dochodzili Państwo swoich praw, kontaktując się z administratorem Państwa danych osobowych w Sekretariacie (por. pkt 1) lub z inspektorem ochrony danych (por. pkt 2).
2 Artykuły 17–22 rozporządzenia (UE) nr 2018/1725.
