SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. PUBLICZNEGO (zwana dalej SIWZ) NA USŁUGĘ. w trybie przetargu nieograniczonego

(1)

Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie - Państwowy Instytut Badawczy

ul. W.K. Roentgena 5, 02-781 Warszawa Znak: PN – 295/20/DW

Warszawa, 31.12.2020 r.

SPECYFIKACJA

ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

PUBLICZNEGO (zwana dalej SIWZ)

NA USŁUGĘ

pakiet nr 1

świadczenia opieki serwisowej systemu kontrolingowego opartego o Prophix i Report Portal

pakiet nr 2

dostawę, usługę wdrożenia i opieki serwisowej dla nowego zintegrowanego systemu obejmującego funkcje kontrolingowe zgodne z nowym Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów u

świadczeniodawców oraz funkcje zarządzania planowaniem i ewidencją czasu pracy oraz portalem pracowniczym wraz z migracją danych z obecnego systemu kontrolingowego oraz automatycznym modułem

zasilania danymi z systemu finansowo – księgowego, systemu kadrowego i systemu medycznego.

w trybie przetargu nieograniczonego

poniżej 214 tys. € (art. 10 ust. 1,art.24aa i art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo Zamówień Publicznych – Dz. U. z 2019 r. poz. 1843)

Zatwierdzam:

Główny Specjalista ds. Operacyjnych

Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie Państwowego Instytutu Badawczego

Katarzyna Han

(2)

I. Nazwa i adres Zamawiającego

1. NARODOWY INSTYTUT ONKOLOGII im. Marii Skłodowskiej – Curie PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY (dalej NIO-PIB w Warszawie).

ul. W.K. Roentgena 5, 02 – 781 Warszawa NIP 525 000 80 57, REGON 000 288 366 NIP – jako podatnika VAT UE: PL 5250008057

2. Postępowanie prowadzi Dział Zamówień Publicznych ul. Wawelska 15 B, 02 – 034 Warszawa

tel. 22/ 57 09 466 fax 22/ 5709 462 strona internetowa: www.pib-nio.pl,

poczta elektroniczna: dorota.wolosiak@pib-nio.pl godziny pracy: 7:30 - 15:05

II. Tryb udzielenia zamówienia

1. Niniejsze postępowanie (nr sprawy PN – 295/20/DW) prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1, art. 24aa oraz art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843) zwanej dalej Pzp oraz w sprawach nieuregulowanych niniejszą ustawą, przepisy ustawy – Kodeks cywilny.

2. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej zamówienia poniżej progów ustalonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

3. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia zostało zakwalifikowane do usług.

III. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest:

w zakresie pakietu nr 1:

świadczenie opieki serwisowej systemu kontrolingowego opartego o Prophix i Report Portal użytkowanego przez Zamawiającego.

w zakresie pakietu nr 2:

dostawa, usługa wdrożenia i opieki serwisowej dla nowego zintegrowanego systemu obejmującego funkcje kontrolingowe zgodne z nowym Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców oraz funkcje zarządzania planowaniem i ewidencją czasu pracy oraz portalem pracowniczym wraz z migracją danych z obecnego systemu kontrolingowego oraz automatycznym modułem zasilania danymi z systemu finansowo – księgowego, systemu kadrowego i systemu medycznego.

Przedmiot zamówienia opisany w pakiecie nr 2 obejmuje wskazany w tabeli niżej zakres prac z podziałem na poszczególne etapy, w tym również przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń personelu Zamawiającego z zarządzania i obsługi wdrożonego systemu.

(3)

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, nr sprawy PN – 295/20/DW

Etap Zakres prac

I Dostawa licencji systemu obejmującego funkcje kontrolingowe zgodne z nowym Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców oraz funkcje zarządzania planowaniem i ewidencją czasu pracy oraz portalem pracowniczym.

Licencja uprawniająca do jednoczesnego korzystania z oprogramowania przez następującą liczbę użytkowników:

Moduł Kontrolingowy: 20 użytkowników równoczesnych Moduł Kadry i Płace: 70 użytkowników równoczesnych

II Migracja danych z lat 2014-2020 z użytkownego przez Zamawiającego systemu kontrolingowego do nowego systemu

III Wdrożenie modułu kontrolingowego w zakresie funkcjonalnym rachunku kosztów i definicji procedur medycznych wraz z migracją danych z systemu opartego o Prophix i ReportPortal użytkownego przez Zamawiającego

IV Wdrożenie modułów w zakresie funkcjonalnym planowania i rozliczania czasu pracy, kart pracy, urlopów i strefy pracownika wraz z integracją z systemem ERP oraz wraz z migracją danych od początku roku 2021 z systemu HRM Simple

V Wdrożenie modułu kontrolingowego w zakresie funkcjonalnym wyceny świadczeń, monitorowania kosztów leczenia pacjentów, efektywności działalności leczniczej, wskaźników i budżetów wraz z integracją z systemem medycznym CLININET użytkownym przez Zamawiającego

VI Wdrożenie modułów w zakresie funkcjonalnym świadczeń ZFŚS, planu zatrudnienia i wynagrodzeń, wskaźników HR, delegacji, opisów stanowisk, ankiet, ocen pracowników oraz modułu szkoleń pracowników

VII Świadczenie opieki serwisowej i powdrożeniowej systemu wdrożonego w etapach III- VI

2. Szczegółowy opis usługi będącej przedmiotem zamówienia w zakresie pakietu nr 1 stanowi załącznik nr 2.1 do SIWZ.

Szczegółowy opis usługi będącej przedmiotem zamówienia w zakresie pakietu nr 2 stanowi załącznik nr 2.2 do SIWZ.

3. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować usługę na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym odpowiednio załącznik nr 8.1/8.2 do SIWZ i szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

4. Wspólny słownik zamówień (CPV)

48.00.00.00-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

72.00.00.00-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia.

5. Oferty równoważne.

Ilekroć w niniejszej treści SIWZ, w zakresie dotyczącym opisu przedmiotu zamówienia, jest mowa o znaku towarowym, patencie lub pochodzeniu, źródle lub szczególnym procesie charakteryzującym konkretny produkt przyjmuje się, że wskazaniu takiemu towarzyszy wyraz ,,lub równoważne”.

(4)

Ilekroć w niniejszej treści SIWZ, w zakresie zadań, w których w opisie przedmiotu zamówienia użyto zapisów odnoszących się do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji i systemów referencji, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne. Przez ofertę równoważną należy rozumieć taką ofertę, która przedstawia opis przedmiotu zamówienia o takich samych parametrach funkcjonalno-użytkowych, jakie zostały określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, lecz oznaczony innym znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem.

Ofertą równoważną są produkty lub rozwiązania, które odpowiadają pod względem jakości i funkcjonalności produktom lub rozwiązaniom wskazanym przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Na Wykonawcy składającym ofertę równoważną spoczywa obowiązek udowodnienia równoważności oferowanych produktów.

6. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na poszczególne pakiety (zadania) przedmiotu zamówienia.

7. Zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę (przez cały okres obowiązywania umowy) min. 1 osoby wykonującej czynności w zakresie realizacji zamówienia, opisanych w przedmiocie zamówienia, w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu oświadczenie o spełnieniu ww. obowiązku.

Wymóg opisany powyżej dotyczy przedmiotu zamówienia opisanego w pakiecie nr 2.

IV. Informacja o zamówieniach, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6

Zamawiający nie przewiduje zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 6 ustawy Pzp.

V. Oferty wariantowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

VI. Terminy wykonania zamówienia

1. Terminy wykonania przedmiotu zamówienia;

Pakiet nr 1 – przez okres 1 (jednego) miesiąca od daty zawarcia umowy;

Pakiet nr 2 – wdrożenie systemu tj. wykonanie etapów I-VI zakończone podpisaniem końcowym protokołem odbioru systemu, w terminie do 9 miesięcy od daty zawarcia umowy. Świadczenie opieki serwisowej i powdrożeniowej w terminie kolejnych 12 miesięcy liczonych od dnia podpisania końcowego protokołu odbioru systemu.

Terminy wykonania prac w poszczególnych etapach, określa harmonogram prac jak niżej w tabeli:

(5)

Etap Zakres prac Termin zakończenia

etapu I Dostawa licencji systemu obejmującego funkcje

kontrolingowe zgodne z nowym Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów u

świadczeniodawców oraz funkcje zarządzania planowaniem i ewidencją czasu pracy oraz portalem pracowniczym.

Licencja uprawniająca do jednoczesnego korzystania z oprogramowania przez następującą liczbę użytkowników:

Moduł Kontrolingowy: 20 użytkowników równoczesnych Moduł Kadry i Płace: 70 użytkowników równoczesnych

Do 1 miesiąca od daty podpisania umowy

II Migracja danych z lat 2014-2020 z użytkownego przez Zamawiającego systemu kontrolingowego do nowego systemu

Do 1 miesiąca od daty podpisania umowy III Wdrożenie modułu kontrolingowego w zakresie funkcjonalnym

rachunku kosztów i definicji procedur medycznych wraz z migracją danych z systemu opartego o Prophix i Report Portal użytkownego przez Zamawiającego

Do 3 miesięcy od daty podpisania umowy

IV Wdrożenie modułów w zakresie funkcjonalnym planowania i rozliczania czasu pracy, kart pracy, urlopów i strefy

pracownika wraz z integracją z systemem ERP oraz wraz z migracją danych od początku roku 2021 z systemu HRM Simple

Do 2 miesięcy od daty podpisania umowy

V Wdrożenie modułu kontrolingowego w zakresie

funkcjonalnym wyceny świadczeń, monitorowania kosztów leczenia pacjentów, efektywności działalności leczniczej, wskaźników i budżetów wraz z integracją z systemem medycznym CLININET użytkownym przez Zamawiającego

Do 6 miesięcy od daty wdrożenia etapu III

VI Wdrożenie modułów w zakresie funkcjonalnym świadczeń ZFŚS, planu zatrudnienia i wynagrodzeń, wskaźników HR, delegacji, opisów stanowisk, ankiet, ocen pracowników oraz modułu szkoleń pracowników

Do 6 miesięcy od daty wdrożenia etapu IV

VII Świadczenie opieki serwisowej i powdrożeniowej systemu wdrożonego w etapach III-VI

12 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu wdrożenia systemu

VII. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału

w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1b ustawy dotyczące:

 kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów

Zamawiający nie opisuje i nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

 sytuacji ekonomicznej lub finansowej

Zamawiający nie opisuje i nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

(6)

 zdolności technicznej lub zawodowej

1.1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, w przypadku, gdy Wykonawca : w zakresie pakietu nr 1

a. wykaże, że w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 (jedną) usługę rodzajowo odpowiadającą usłudze wchodzącej w zakres przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem oprogramowania narzędziowego wykorzystywanego przez Zamawiającego tj. PROHIX Software oraz Report Portal.

Za usługę rodzajowo odpowiadającą usłudze wchodzącej w zakres przedmiotu zamówienia Zamawiający uzna każdą usługę, która polegała na świadczeniu usług serwisowych dla systemu kontrolingowego wykorzystującego oprogramowanie PROPHIX Software oraz Report Portal w okresie co najmniej 6 miesięcy, a wartość zamówienia wynosiła nie mniej niż 4 000,00 PLN brutto,

w zakresie pakietu nr 2

b. wykaże, że w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej zamówienie na:

- jedną usługę polegającej na wdrożeniu systemu obejmującego funkcjonalność kontrolingu tj. minimum rachunek kosztów i przychodów, wycenę procedur medycznych i świadczeń medycznych, rachunek kosztów leczenia pacjentów, analizę wskaźnikową wraz ze świadczeniem opieki serwisowej wdrożonego systemu;

- jedną usługę polegającej na wdrożeniu systemu obejmującego funkcjonalność kontrolingu w zakresie: portalu pracowniczego, planowania i ewidencji czasu pracy, urlopów, ocen okresowych, szkoleń, ankiet, wraz ze świadczeniem opieki serwisowej wdrożonego systemu,

o łącznej wartości zamówień nie mniejszej niż 400 000,00 zł brutto.

Zamawiający dopuszcza wykazanie realizacji ww. usług w ramach jednego zamówienia.

c. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował minimum 1 (jedną) osobą posiadającą wymienione kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie pakietu nr 1, tj.: konsultantem posiadającym:

1) minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w serwisowaniu systemów kontrolingowych podmiotu leczniczego, z wykorzystaniem oprogramowania narzędziowego PROPHIX Software oraz oprogramowania narzędziowego Report Portal lub z wykorzystaniem oprogramowania o rozwiązaniach równoważnych, który uczestniczył w wykonaniu co najmniej 2 usług serwisowych spełniających ww.

wymagania realizowanych przez okres minimum 12 miesięcy.

Przez rozwiązania równoważne Zamawiający rozumie rozwiązania w zakresie oprogramowania, które odpowiadają pod względem jakości i funkcjonalności produktom lub rozwiązaniom wskazanym wyżej przez Zamawiającego,

(7)

2) minimum 5-letnie doświadczenie w serwisowaniu systemów kontrolingowych podmiotu leczniczego wykorzystujących dane z systemu klasy ERP, który uczestniczył w wykonaniu co najmniej 2 usług serwisowych spełniających ww.

wymagania realizowanych przez okres minimum 12 miesięcy;

d. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobą/osobami wskazanymi w wykazie osób, posiadającymi wymienione niżej kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie pakietu nr 2, tj.:

1) każda z wykazanych osób posiada minimum 5-letnie doświadczenie w projektowaniu, budowie, wdrażaniu oraz rozwoju i serwisowaniu systemów kontrolingowych;

2) min. 1 jedna osoba posiada minimum 5-letnie doświadczenie w projektowaniu, budowie i wdrażaniu aplikacji z wykorzystaniem oprogramowania narzędziowego PROPHIX Software lub z wykorzystaniem oprogramowania o rozwiązaniach równoważnych;

3) min. 1 osoba posiada minimum 5-letnie doświadczenie w projektowaniu, budowie i wdrażaniu portali BI z wykorzystaniem oprogramowania narzędziowego Report Portal lub z wykorzystaniem oprogramowania o rozwiązaniach równoważnych;

4) min. 1 osoba posiada minimum 5-letnie doświadczenie w projektowaniu, budowie i wdrażaniu procesów ETL wykorzystujących dane z systemu SIMPLE.ERP lub z systemu o rozwiązaniach równoważnych;

Przez rozwiązania równoważne Zamawiający rozumie rozwiązania w zakresie oprogramowania, które odpowiadają pod względem jakości i funkcjonalności produktom lub rozwiązaniom wskazanym wyżej przez Zamawiającego;

poparte osobistym udziałem w minimum 2 projektach/ usługach obejmujących ww.

wymagania (wymagany opis doświadczenia w wykazie osób w sposób umożliwiający weryfikację spełnienia warunku udziału w postępowaniu) – dotyczy pkt 1) – 4);

5) min. 1 osoba posiada wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu usług rozwojowych i serwisowych poświadczone certyfikatem ITIL® V3 Intermediate Qualification:

Operational Support and Analysis lub certyfikatem równoważnym wydanym przez właściwą, niezależną akredytowaną jednostkę certyfikującą

Poprzez certyfikat równoważny Zamawiający rozumie certyfikat analogiczny do wskazanego powyżej, w szczególności pod względem dziedziny merytorycznej wynikającej z roli, której dotyczy certyfikat, potwierdzony egzaminem (dotyczy tylko tych ról, których przykładowe certyfikaty muszą być potwierdzone egzaminem), wydanym przez właściwą, niezależną akredytowaną jednostkę certyfikującą.

Zamawiający dopuszcza wykazanie jednej, dwóch lub trzech osób pod warunkiem, że osoba/osoby wyznaczone spełniają wszystkie wskazane wyżej warunki w zakresie kwalifikacji i doświadczenia.

(8)

2. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest do:

2.1. złożenia wraz z ofertą Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - według wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ, jako wstępne oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający, przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia, niżej wymienionych dokumentów o ile ten nie wskazał w OŚWIADCZENIU miejsca pobrania lub wykorzystania dokumentu/-ów złożonego do innego postępowania prowadzonego przez Zamawiającego.

2.2. Wykonawca na Wezwanie Zamawiającego złoży:

Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 5 lat (Pakiet 1)/ (Pakiet 2) przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;

w przypadku świadczeń nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie, które powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Wykaz usług zgodnie z opisem w pkt. 1.1 a-b, zgodnie z zakresem składanej oferty, wg wzoru w załączniku nr 6 do SIWZ.

Wykaz osób - skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrole jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

Wykaz osób zgodnie z opisem w pkt. 1.1 c-d, zgodnie z zakresem składanej oferty, wg wzoru w załączniku nr 7 do SIWZ.

VIII. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia oraz w celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego

1. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą;

 Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 5 pkt. 1 ustawy Pzp - według wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ.

(9)

2. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych dokumentów, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia, jeżeli Wykonawca nie wskazał w oświadczeniu miejsca pobrania lub wykorzystania dokumentu złożonego do innego postępowania prowadzonego przez Zamawiającego;

 Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp;

W przypadku wskazania przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym dostępności oświadczeń lub dokumentów, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych, wskazane przez Wykonawcę oświadczenia lub dokumenty (w przypadku dokumentów wystawionych w języku innym niż język polski Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy przedstawienia ich tłumaczenia).

W przypadku wskazania przez Wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, które znajdują się w posiadaniu Zamawiającego, w szczególności oświadczeń lub dokumentów przechowywanych przez Zamawiającego zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy, Zamawiający w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt. 3 ustawy (brak podstaw wykluczenia), skorzysta z posiadanych oświadczeń lub dokumentów, o ile są one aktualne.

3. Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Pzp, tj. podania nazw firm i adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie, zobowiązany jest przekazać zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp (załącznik nr 5 do SIWZ).

Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą, który złożył ofertę w tym postępowaniu nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

4. Ponadto Wykonawca powinien złożyć wraz z ofertą:

1) Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do SIWZ;

2) Upoważnienie do podpisania oferty i dokumentów przetargowych, a także składania ewentualnych wyjaśnień, jeżeli osobą podpisującą nie jest osoba upoważniona na podstawie wypisu z krajowego rejestru sądowego lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej (wymagane jest złożenie upoważnienia w oryginale lub kopii uwierzytelnionej przez notariusza);

XI. Podmioty składające wspólna ofertę - art. 23 ustawy Pzp.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W tym przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców.

2. Dokument pełnomocnictwa musi być załączony do oferty i zawierać w szczególności wskazania:

- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy;

-Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;

-ustanowionego Pełnomocnika oraz zakres jego umocowania, obejmujący przede wszystkim:

1) reprezentowanie konsorcjum w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

(10)

2) zaciąganie w imieniu konsorcjum zobowiązań, 3) złożenie oferty wspólnie,

4) prowadzenie korespondencji i podejmowanie zobowiązań związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne.

W przypadku podmiotów występujących wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) należy załączyć do oferty oświadczenia (zał. nr 3 i zał. nr 4 do SIWZ ), pozostałe wymagania (zapisy) w Rozdz. VIII SIWZ stosuje się odpowiednio.

XII. Podwykonawcy

Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia podwykonawcom różnych części zamówienia w zależności od woli Wykonawcy.

W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy lub podwykonawcom, składa wraz z ofertą informację o zakresie czynności lub części zamówienia, które będą wykonywane przez podwykonawcę lub podwykonawców wraz z podaniem nazw firm podwykonawców.

XIII. Zasady składania dokumentów i oświadczeń

1. Oświadczenia, dotyczące Wykonawcy oraz dotyczące podwykonawców, składane są w oryginale.

2. Dokumenty, o których mowa w SIWZ, inne niż oświadczenia, o których mowa w ust. 1, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

3. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

4. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie pisemnej.

XIV. Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia:

a) pkt. 2-4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzając odpowiednio, że: - nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).

Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, ze wskazaniem osoby lub osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem

(11)

samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby.

W przypadku wątpliwości, co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę, mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiedniego kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.

XVI. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką.

2. Ceny oferty mają być podane w PLN netto i brutto oraz wpisane do formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej SIWZ.

3. Ofertę podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz.

4. Upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile upoważnienie nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty.

5. Wszystkie zapisane strony oferty, w tym załączniki oraz wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, powinny być własnoręcznie podpisane i datowane przez osoby podpisujące ofertę.

6. Wszystkie zapisane strony oferty oraz załączniki powinny być kolejno ponumerowane, a informacja o liczbie stron zamieszczona w ofercie.

7. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą SIWZ oświadczenia, dokumenty.

8. Dokumenty załączone do oferty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do podpisania oferty z dopiskiem „za zgodność z oryginałem”.

9. W przypadku stwierdzenia, iż złożone przez Wykonawcę kserokopie dokumentów są nieczytelne lub budzą wątpliwości, co do ich prawdziwości, a Zamawiający nie może sprawdzić ich prawdziwości w inny sposób, Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy przedstawienia oryginałów lub notarialnie potwierdzonych kopii dokumentów.

10. Dokumenty składane w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

11. Oferta powinna zawierać spis treści.

12. Dokumenty zastrzeżone. Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzeże, że nie mogą być one udostępniane. Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy złożyć w sposób wyraźnie określający wolę ich utajnienia. W przeciwnym razie Zamawiający przyjmie, iż wszystkie informacje podane w ofercie można ujawniać zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy PZP. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy PZP.

TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA – nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności – art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

W przypadku, gdy Wykonawca chce zastrzec informacje zawarte w ofercie, powinien:

(12)

a) Załączyć szczegółowe uzasadnienie wykazujące, iż zastrzeżone w ofercie informacje spełniają łącznie trzy warunki:

─ Mają charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub inni posiadający wartość gospodarczą,

─ Nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej,

─ Podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

b) Dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa załączyć do oferty w sposób umożliwiający utajnienie tej części oferty np. złoży utajnione informacje w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem „Tajemnica przedsiębiorstwa”, lub spiąć (zszyć) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty z jednoczesnym załączeniem do oferty oświadczenia o treści

„ Informacje zawarte na stronach od nr... do nr... stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i jako takie nie mogą być udostępniane innym uczestnikom niniejszego postępowania”.

13. Oferta powinna być złożona w zamkniętej kopercie, oznaczonej:

Oferta przetargowa na:

Świadczenie opieki serwisowej systemu kontrolingowego opartego o Prophix i Report Portal (pakiet nr 1) Dostawę, usługę wdrożenia i opieki serwisowej dla nowego zintegrowanego systemu obejmującego

funkcje kontrolingowe zgodne z nowym Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców oraz funkcje zarządzania planowaniem i ewidencją czasu pracy

oraz portalem pracowniczym wraz z migracją danych z obecnego systemu kontrolingowego oraz automatycznym modułem zasilania danymi z systemu finansowo – księgowego, systemu kadrowego i

systemu medycznego (pakiet nr 2) dla NIO-PIB w Warszawie Nr sprawy: PN – 295/20/DW Nie otwierać przed 14.01.2021r. godz. 10:30

Koperta, w której znajduje się oferta musi zawierać nazwę i adres Zamawiającego oraz dane Wykonawcy, tj. nazwę, adres, numer telefonu i faksu. Obowiązkiem Wykonawcy jest złożenie oferty w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert (nieprzejrzysta, zamknięta koperta).

14. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę, pod warunkiem, że Wykonawca złoży powiadomienie na takich zasadach, jak złożenie oferty z dopiskiem ZMIANA.

15. Koperty oznakowane dopiskiem ZMIANA zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności dokonania zmian, zostaną dołączone do oferty.

16. Złożenie oświadczenia o wycofaniu oferty powinno nastąpić w formie pisemnej. Po złożeniu wniosku o WYCOFANIE oferty zostanie ona zwrócona osobie upoważnionej do odbioru oferty.

17. Zamawiający niezwłocznie zawiadamia Wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę.

18. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu Zamawiający udostępni po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty Zamawiający udostępnia od chwili ich otwarcia.

(13)

19. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3a ustawy Pzp, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu.

XVII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Zasady i formy przekazywania oświadczeń, wniosków i innych dokumentów:

1) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu lub drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.

3) Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

4) W przypadku, gdy przesłane za pomocą faksu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne dokumenty w niniejszym postępowaniu będą nieczytelne, Zamawiający może się zwrócić o ponowne ich przesłanie za pomocą innego z wymienionych w SIWZ sposobów.

2. Wyjaśnienia treści SIWZ:

1) Wykonawcy mogą zwrócić się pisemnie do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji – pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu do składania ofert, tj. do dnia 07.01.2021r.

2) Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynie po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1), lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpoznania.

3) Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 2).

4) Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania do SIWZ – niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

5) Jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, informując o tym Wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej.

3. Modyfikacja treści SIWZ:

1) W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść SIWZ.

2) Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, przekazane zostaną wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieszczone zostaną na stronie internetowej określonej w rozdziale I niniejszej SIWZ.

4. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami:

Pracownikiem uprawnionymi do bezpośredniego porozumiewania się z Wykonawcami w kwestiach formalno – prawnych jest pracownik Działu Zamówień Publicznych -

Dorota Wołosiak, tel. 22/57 09 466, faks 22/57 09 462

5. Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej Zamawiającego, jeżeli Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną:

(14)

Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą poczty elektronicznej (e-mail):

dorota.wolosiak@pib-nio.pl

Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz dokumenty, o których mowa w art. 38 Pzp, czyli treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, modyfikacje SIWZ, informacje o przedłużeniu terminu składania ofert, kopie odwołań dotyczących treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień SIWZ Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej pod adresem www.pib-nio.pl w dziale/zakładce

"ZAMÓWIENIA PUBLICZNE".

XVIII. Wymagania dotyczące wadium

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

XIX. Termin związania ofertą

1. Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni.

2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania oferta, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

XX. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Oferty w zamkniętych kopertach oznaczonych jak podano w Rozdz. XVI pkt. 13

należy złożyć w Dziale Zamówień Publicznych Zamawiającego przy ul. Wawelskiej 15 B, 02-034 Warszawa, w pokoju nr 013 do godz. 10:00 do dnia 14.01.2021 r.

Doręczenie oferty do innego miejsca niż wskazanego powyżej nie jest równoznaczne ze złożeniem oferty w sposób skuteczny.

Koperta, w której znajduje się oferta musi zawierać nazwę i adres Zamawiającego oraz dane Wykonawcy, tj. nazwę, adres, numer telefonu i faksu.

2. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT NASTĄPI W DNIU 14.01.2021 ROKU O GODZ. 10:30 W SALI KONFERENCYJNEJ NR 008 W DZIALE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ZAMAWIAJĄCEGO PRZY UL.

WAWELSKIEJ 15 B W WARSZAWIE.

3. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:

1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

2) firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;

3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

XXI. Opis sposobu obliczenia ceny

(15)

1. Pod pojęciem ceny Zamawiający rozumie cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915).

2. Wszystkie wartości określone w formularzu ofertowym muszą być liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Cenę należy wyliczyć w sposób następujący:

Cena jedn. netto x ilość = wartość netto

Wartość netto + wartość podatku VAT = wartość brutto

4. Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT niezgodnej z obowiązującymi przepisami spowoduje odrzucenie oferty.

XXII. Informacja dotycząca walut obcych

1. Zamawiający nie dopuszcza rozliczenia związanego z wykonaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego w walutach obcych.

2. Rozliczenie między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich.

XXIII. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem, znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Przy wyborze oferty w zakresie pakietu nr 1 oraz pakietu nr 2, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Cena – 100 %

Cena w ofercie przetargowej ma obejmować zastosowane rabaty i upusty finansowe; powinna być podana, jako wartość netto i brutto.

W kryterium „cena” zostanie zastosowany następujący wzór:

Wartość brutto oferty najniższej

Cena = --- x 100 % Wartość brutto oferty badanej

2. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę, która uzyska największą liczbę punktów ww.

kryterium oraz będzie spełniała warunki zawarte w SIWZ.

3. Zamawiający w niniejszym postępowaniu będzie stosował procedurę z art. 24 aa ustawy Pzp.

XXIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty, o:

1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo adres zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz

(16)

nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację;

2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne;

4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

2. Przed podpisaniem umowy Wykonawca będzie zobowiązany przedstawić dokumenty, które będą potwierdzać, że ujawnione w Wykazie osób osoby, posiadają wymagane kwalifikacje zawodowe, tj. należy przedstawić dokumenty potwierdzające posiadanie certyfikaty, potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

3. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie określonym w art. 94 ustawy Pzp.

4. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

XXV. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy

1. W zakresie pakietu nr 2, Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie - w formach określonych w art.

148 ust. 1 Pzp.

2. Dokument w formie gwarancji bankowej /ubezpieczeniowej lub poręczeniach powinien zawierać klauzulę o gwarantowaniu wypłaty należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Zamawiającego.

XXVI. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego z uwzględnieniem treści ofert stanowią odpowiednio załączniki nr 8.1/8.2 do SIWZ.

XXVII. Środki ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Wykonawcy, którego interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego, określonych w Ustawie zasad udzielania zamówień, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane przez Ustawę Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. w Dziale VI, art. 179 - 198 (Dz. U. z 2019 r. poz.1843)

(17)

XXVIII. Umowa ramowa

Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

XXIX. Aukcja elektroniczna

W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

XXX. Dynamiczny system zakupów

Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów.

XXXI. Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej

I. Zasady składania dokumentów i oświadczeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1. Zamawiającym dopuszcza w przedmiotowym postępowaniu komunikację między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, oświadczeń oraz dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

2. Dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126 ze zm.) składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem.

3. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, którego każdego z nich dotyczą.

4. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, o której mowa w pkt. 1, następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

II. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1. Składanie ofert

Wykonawca celem złożenia oferty rejestruje się na platformie pod adresem:

https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa/logowanie, klikając przycisk „Załóż konto.

Wykonawca rejestrując się akceptuje warunki korzystania z Platformy e-Usług SmartPZP (dalej: "Platforma"), określone w Regulaminie podczas rejestracji oraz uznaje go za wiążący.

Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Podgląd i pobieranie dokumentacji postępowania nie wymaga logowania:

https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa

(18)

Dokumentacja postępowania dodatkowo dostępna na stronie internetowej: www.pib-nio.pl w zakładce "zamówienia publiczne"

WAŻNE! Do rejestracji - założenia konta, wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem

Szczegółowe informacje dot. sposobu wykonania tych czynności znajdują się w „Instrukcja obsługi Portalu e-Usług SmartPZP”, dostępnej na stronie Platformy pod https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa/elearning

Pomoc techniczna dla Wykonawców: w godzinach roboczych 8-17 technicznej infolinii telefonicznej dostępnej pod numerem telefonu 22 123 77 97 lub e-mail:

zgloszenia@portalpzp.pl

Ofertę w oryginale (na wzorze formularza oferty zał. nr 1 do SIWZ) należy złożyć, jako osobny plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wykonawca może przekazać dokumenty elektroniczne w formacie poddającym dane kompresji (np. zip).

Dokumenty stanowiące ofertę oraz inne oświadczenia własne Wykonawcy należy złożyć w oryginale opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie plików o rozszerzeniu pdf.

W przypadku innych dokumentów, których oryginały istnieją tylko w formie pisemnej, Wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię takiego dokumentu (np. skan lub zdjęcie), podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym - co jest równoznaczne z poświadczeniem przez Wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2017 r.

poz.1320).

a) Jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.

b) W przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

Ważne! Każdy załączany plik zawierający dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa musi być uprzednio podpisany podpisami kwalifikowanymi przez upoważnione osoby reprezentujące odpowiednio wykonawcę, współkonsorcjanta, podmiot trzeci użyczający zasoby lub podwykonawców.

(19)

Ważne!: W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAdES, XAdES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) wykonawca dołącza do platformy SmartPZP uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny):

1) dokumenty w formacie „pdf” należy podpisywać tylko formatem PAdES;

2) zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES.

2. Wycofanie, zmiana oferty

Przed terminem składania ofert wykonawca ma możliwość wycofania bądź zmiany oferty (poprzez jej wycofanie oraz złożenie nowej oferty – z uwagi na zaszyfrowaną ofertę brak możliwość edycji złożonej oferty). Wykonawca loguje się na stronę https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa/logowanie, wyszukuje dane postępowanie a następnie po przejściu do zakładki „Oferta”, wycofuje ją przy pomocy przycisku „Wycofaj ofertę”. Szczegółowe informacje dot. Sposobu wykonania tych czynności znajdują się w

„Instrukcji obsługi Portalu e-Usług SmartPZP”, dostępnej na stronie Platformy pod adresem:

https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa/elearning

3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty

Pełnomocnictwo do podpisania ofert składane jest w oryginale opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, gdy do reprezentowania Wykonawcy wymagana jest reprezentacja łączna (więcej niż jedna osoba), do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo/a podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym łącznie przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji.

Wykonawca może złożyć kopię pełnomocnictwa, ale wtedy wymagane jest pozyskanie notarialnego uwierzytelnienia odpisu pełnomocnictwa opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.

4. Komunikacja między Wykonawcami a Zamawiającym (przed otwarciem ofert), w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, pytania do SIWZ, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy, w zakładce „Pytania i odpowiedzi” lub za pomocą poczty elektronicznej na adres: dorota.wolosiak@pib-nio.pl Zamawiający zwraca się z prośbą o przesyłanie pytań drogą elektroniczną w wersji edytowalnej na adres: dorota.wolosiak@pib-nio.pl.

Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji, przyjmuje się datę zapisania na serwerach. Aktualna data i godzina, zsynchronizowane z Głównym Urzędem Miar, wyświetlane są w prawym górnym rogu Platformy.

5. Wymagania techniczne w przypadku składania dokumentów w tym oferty przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:

a) Dokumenty wymagane przez Zamawiającego opisane w SIWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu, winny być załączone w formie plików w formacie odpowiednio .xml, .pdf, .doc, .docx, .xls lub .xlsx.

(20)

b) Wymagania sprzętowe dla wykonawcy: przeglądarka internetowa Internet Explorer 11 lub Firefox ver. 46 i późniejsze lub Chrome ver. 45 i późniejsze lub Opera ver. 37 i późniejsze, oprogramowanie Java ver. 1.8. oraz oprogramowanie Szafir.

6. Kompatybilność Platformy

Zamawiający informuje, że Platforma Portal SmartPZP jest kompatybilna ze wszystkimi podpisami elektronicznymi. Do przesłania dokumentów niezbędne jest posiadanie certyfikatu kwalifikowanego w celu podpisania czynności złożenia oferty. Szczegółowe informacje o sposobie pozyskania usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz warunkach jej użycia można znaleźć na stronach internetowych kwalifikowanych dostawców usług zaufania, których lista znajduje się pod adresem internetowym: http://www.nccert.pl/kontakt.htm.

7. Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej Zamawiającego:

Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz dokumenty, o których mowa w art. 38 ustawy Pzp, czyli treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, modyfikacje SIWZ, informacje o przedłużeniu terminu składania ofert, kopie odwołań dotyczących treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień SIWZ Zamawiający zamieszcza na stronie Portalu https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa w zakładce „Dokumentacja postępowania” oraz stronie internetowej pod adresem www.pib-nio.pl, w dziale/zakładce "ZAMÓWIENIA PUBLICZNE".

III. Opis sposobu przygotowania oferty w przypadku złożenia oferty przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1. Oferta powinna być napisana w języku polskim i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem.

2. Ceny oferty mają być podane w PLN netto i brutto oraz wpisane do „formularza ofertowego”

stanowiącego załącznik nr 1 niniejszej SIWZ i dołączone do oferty.

3. Ofertę podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz.

4. Upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile upoważnienie nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty.

5. Wszystkie zapisane strony oferty oraz załączniki powinny być kolejno ponumerowane, a informacja o liczbie stron zamieszczona w ofercie.

6. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą SIWZ oświadczenia, dokumenty.

7. Dokumenty przesłane wraz z ofertą powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do podpisania oferty. W przypadku przekazywania przez Wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu podpisanie jej przez Wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez Wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.

8. W przypadku stwierdzenia, iż złożone przez Wykonawcę kserokopie dokumentów są nieczytelne lub budzą wątpliwości, co do ich prawdziwości, a Zamawiający nie może sprawdzić ich prawdziwości w inny sposób, Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy przedstawienia oryginałów lub notarialnie potwierdzonych kopii dokumentów.

9. Dokumenty składane w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.

(21)

10. Oferta powinna zawierać spis treści.

11. Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert zastrzeże, że nie mogą być one udostępniane. Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy złożyć w sposób wyraźnie określający wolę ich utajnienia. W przeciwnym razie Zamawiający przyjmie, iż wszystkie informacje podane w ofercie można ujawniać zgodnie z art. 96 ust. 3 ustawy Pzp. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp.

Wysyłając ofertę za pomocą Portalu, Wykonawca ma możliwość zaznaczenia checkboxów, dotyczących jawności oraz danych osobowych. Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

Przez "tajemnicę przedsiębiorstwa" rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

12. W przypadku, gdy Wykonawca chce zastrzec informacje zawarte w ofercie, powinien załączyć szczegółowe uzasadnienie wykazujące, iż zastrzeżone w ofercie informacje spełniają łącznie trzy warunki:

- mają charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub inni posiadający wartość gospodarczą,

- nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej,

- podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

13. Ofertę podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym wraz ze wszystkim wymaganymi załącznikami należy złożyć za pomocą Portalu.

14. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę, za pomocą funkcji Portalu w zakładce "ZMIANA".

15. Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu Zamawiający udostępni po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty Zamawiający udostępnia od chwili ich otwarcia.

16. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu.

IV. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert złożonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1. Wykonawca celem złożenia oferty za pomocą środków komunikacji elektronicznej rejestruje się na platformie pod adresem: https://portal.smartpzp.pl/coi.warszawa/logowanie i wysyła Ofertę za pomocą zakładki "Wyślij Ofertę".

2. Ofertę podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, należy złożyć za pomocą Portalu do godz. 10:00 do dnia 14.01.2021 r.

3. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT NASTĄPI w dniu 14.01.2021 r. o godz. 10:30 w sali konferencyjnej Działu Zamówień Publicznych Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii

(22)

Skłodowskiej-Curie – Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 15 B.

XXXII. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej - Curie - Państwowy Instytut Badawczy ul. W.K. Roentgena 5, 02-781 Warszawa;

2. kontakt do Inspektora Ochrony Danych w NIO-PIB w Warszawie, adres email: iod@pib-nio.pl;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b/c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego numer PN-295/20/DW, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;

4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), dalej „ustawa Pzp”

oraz inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji praw i obowiązków Zamawiającego wynikających bądź powstałych w związku z realizacją zawartej umowy;

6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8. posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ; - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania

danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9. nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit.

b/c RODO.

(23)

XXXIII. Załączniki

1) Formularz ofertowy– Załączniki nr 1 do SIWZ

2) Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 2.1 do SIWZ – pakiet nr 1 3) Opis przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 2.2 do SIWZ – pakiet nr 2

4) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 3 do SIWZ.

5) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i ust.5 pkt. 1 – Załącznik nr 4 do SIWZ.

6) Oświadczenie grupa kapitałowa- Załącznik nr 5 do SIWZ.

7) Wykaz usług (wzór) - Załącznik nr 6 do SIWZ 8) Wykaz osób (wzór) - Załącznik nr 7 do SIWZ

9) Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy – wzór Umowy– Załącznik nr 8.1 do SIWZ – pakiet nr 1

10) Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy – wzór Umowy– Załącznik nr 8.2 do SIWZ – pakiet nr 2

11) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – Załącznik nr 9 do SIWZ – pakiet nr 2