„„Komunikacja w zespole Komunikacja w zespole projektowym” projektowym”

„ „ Komunikacja w zespole Komunikacja w zespole projektowym”

projektowym”

przygotowali:

przygotowali: Krzysztof Pawlina Krzysztof Pawlina Kamil Potaś

Kamil Potaś

Czym jest komunikacja w Czym jest komunikacja w

IT ? IT ?

Dobra komunikacja jest podstawą Dobra komunikacja jest podstawą dobrego funkcjonowania każdego i dobrego funkcjonowania każdego i

wszystkich.

wszystkich.

Jak się komunikować ? Jak się komunikować ?

Wybór formy komunikacji powinien być świadomy, Wybór formy komunikacji powinien być świadomy,

powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

powinien zapewniać skuteczność i efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację Komunikacja międzyludzka dzieli się na komunikację

werbalną i niewerbalną.

werbalną i niewerbalną.



Werbalna: Werbalna: spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje. spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje.



Niewerbalna: Niewerbalna: listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny. listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.

Gesty!

Gesty!

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.

Definicja komunikacji dla Definicja komunikacji dla

informatyka

informatyka

Kiedy dojdzie do aktu komunikacji ? Kiedy dojdzie do aktu komunikacji ?

informacja zostanie przekazana w języku informacja zostanie przekazana w języku

zrozumiałym dla obu komunikujących się stron, zrozumiałym dla obu komunikujących się stron,

zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji, zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,

przekaz pozostanie czysty od zniekształceń przekaz pozostanie czysty od zniekształceń

przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum), przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),

przekaz spotka się z odbiorem, przekaz spotka się z odbiorem,

informacja w założeniu będzie przeznaczona dla informacja w założeniu będzie przeznaczona dla

danego odbiorcy.

danego odbiorcy.

Zespół projektowy Zespół projektowy

Organizacja zespołu Organizacja zespołu

projektowego wskazuje na projektowego wskazuje na

dojrzałość organizacji i jej dojrzałość organizacji i jej

podejście do tego zagadnienia.

podejście do tego zagadnienia.

Struktury budowy zespołów Struktury budowy zespołów

projektowych:

projektowych:

Struktura sieciowa, Struktura sieciowa,

Struktura gwiaździsta, Struktura gwiaździsta,

Struktura izomorficzna, Struktura izomorficzna,

Struktura specjalizacyjna, Struktura specjalizacyjna, Struktura nieegoistyczna.

Struktura nieegoistyczna.

Struktura sieciowa Struktura sieciowa

Demokratyczna, dość równy udział członków w Demokratyczna, dość równy udział członków w

podejmowaniu decyzji podejmowaniu decyzji

rola lidera może być przechodnia rola lidera może być przechodnia

w przypadku odejścia lidera – łatwa w przypadku odejścia lidera – łatwa

rekonstrukcja zespołu rekonstrukcja zespołu

komunikacja „każdy z każdym”

komunikacja „każdy z każdym”

liczba członków 8-12

liczba członków 8-12

Struktura sieciowa

Struktura sieciowa ^{(c.d.) (c.d.)}

lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół, pełni lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół, pełni

też funkcje administracyjne też funkcje administracyjne

brak podziału ze względu na odległość służbową brak podziału ze względu na odległość służbową nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych

członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac

często przeradza się w zespół o bardziej często przeradza się w zespół o bardziej

scentralizowanej strukturze (np. typu scentralizowanej strukturze (np. typu

gwiaździstego)

gwiaździstego)

Struktura sieciowa

Struktura sieciowa ^{(c.d.) (c.d.)}

Struktura gwiaździsta Struktura gwiaździsta

centralna pozycja lidera centralna pozycja lidera

lider pośredniczy w przekazywaniu wszystkich lider pośredniczy w przekazywaniu wszystkich

informacji informacji

wyłącznie on zna całość projektu – jego odejście wyłącznie on zna całość projektu – jego odejście

to ogromne niebezpieczeństwo to ogromne niebezpieczeństwo

lider przydziela wszystkim prace i kontroluje ich, lider przydziela wszystkim prace i kontroluje ich,

każdego osobiście

każdego osobiście

Struktura gwiaździsta

Struktura gwiaździsta ^{(c.d.) (c.d.)}

scentralizowana władza scentralizowana władza

może być to zespół z niedoświadczonymi ludźmi może być to zespół z niedoświadczonymi ludźmi

( lider pomaga niedoświadczonym) ( lider pomaga niedoświadczonym)

pracownicy o różnym poziomie zaawansowania pracownicy o różnym poziomie zaawansowania

problemem jest nieobecność kierownika- np.

problemem jest nieobecność kierownika- np.

jego urlop, choroba

jego urlop, choroba

Struktura gwiaździsta

Struktura gwiaździsta ^{(c.d.) (c.d.)}

Struktura izomorficzna Struktura izomorficzna

oddaje strukturę projektu oddaje strukturę projektu

opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami

zespołu zespołu

prosta budowa prosta budowa

jednoznacznie określona odpowiedzialność jednoznacznie określona odpowiedzialność

praca równolegle praca równolegle

zastosowanie w projektach złożonych, wieloczęściowych

zastosowanie w projektach złożonych, wieloczęściowych

Struktura izomorficzna

Struktura izomorficzna ^{(c.d.) (c.d.)}

Struktura specjalizacyjna Struktura specjalizacyjna

odpowiedzialny za całość najbardziej odpowiedzialny za całość najbardziej

doświadczony członek doświadczony członek

zadania dla osób wg ich specjalizacji zadania dla osób wg ich specjalizacji

istotne rozwijanie własnych predyspozycji istotne rozwijanie własnych predyspozycji

wymaga samodzielności

wymaga samodzielności

Struktura specjalizacyjna

Struktura specjalizacyjna ^{(c.d.) (c.d.)}

Struktura nieegoistyczna Struktura nieegoistyczna

podstawą pracy są zadania i ich znaczenie podstawą pracy są zadania i ich znaczenie

praca członków podporządkowana realizacji zadań praca członków podporządkowana realizacji zadań zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i czasie) zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i czasie) cel cel

sukces lub niepowodzenie to zasługa całego zespołu sukces lub niepowodzenie to zasługa całego zespołu

wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie

wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie

Struktura nieegoistyczna

Struktura nieegoistyczna ^{(c.d.) (c.d.)}

Zarządzanie komunikacją Zarządzanie komunikacją

Planowanie komunikacji Planowanie komunikacji

Dystrybucja informacji Dystrybucja informacji

Raporty

Raporty

Planowanie komunikacji Planowanie komunikacji

Wymagania komunikacyjne (suma Wymagania komunikacyjne (suma

wymagań informacyjnych uczestników wymagań informacyjnych uczestników

projektu) : projektu) :

- powiązania odpowiedzialności - powiązania odpowiedzialności projektu i

projektu i uczestników, uczestników,

- dziedziny i działy włączone w projekt, - dziedziny i działy włączone w projekt,

informacje

informacje o ilości i rozmieszczeniu o ilości i rozmieszczeniu uczestników,

uczestników,

- dodatkowe potrzeby informacyjne - dodatkowe potrzeby informacyjne (np.

(np. kontakty z kontakty z mediami). mediami).

Planowanie komunikacji Planowanie komunikacji

Technologia komunikacji (metody i techniki Technologia komunikacji (metody i techniki

używane do transferu informacji) : używane do transferu informacji) :

- natychmiastowość dostarczenia

- natychmiastowość dostarczenia informacji informacji (jak szybko powinny być

(jak szybko powinny być dostarczane), dostarczane), - dostępność technologii, przewidywane

- dostępność technologii, przewidywane zasoby ludzkie (czy są zdolni do

zasoby ludzkie (czy są zdolni do obsługi obsługi systemu),

systemu),

- czas trwania projektu.

- czas trwania projektu.

Ograniczenia Ograniczenia

Założenia

Założenia

Planowanie komunikacji Planowanie komunikacji

Plan zarządzania komunikacją, zawiera : Plan zarządzania komunikacją, zawiera :

- zestaw i strukturę metod, które będą używane - zestaw i strukturę metod, które będą używane

do zdobywania i przechowywania informacji;

do zdobywania i przechowywania informacji;

strukturę systemu dystrybucji, strukturę systemu dystrybucji,

- opis strony formalnej dystrybucji (metody, - opis strony formalnej dystrybucji (metody,

format, zawartość, itp.) format, zawartość, itp.)

- terminarz pokazujący kiedy informacje będą - terminarz pokazujący kiedy informacje będą

potrzebne potrzebne

- metody otrzymywania informacji pomiędzy - metody otrzymywania informacji pomiędzy

zaplanowanymi spotkaniami zaplanowanymi spotkaniami

- metody aktualizacji informacji.

- metody aktualizacji informacji.

Dystrybucja informacji Dystrybucja informacji

Wyniki pracy Wyniki pracy

Plan zarządzania komunikacją Plan zarządzania komunikacją

System zdobywania informacji - informacja System zdobywania informacji - informacja

może być dzielona pomiędzy członków zespołu może być dzielona pomiędzy członków zespołu

z wykorzystaniem szeregu metod od z wykorzystaniem szeregu metod od

manualnych po elektroniczne manualnych po elektroniczne

System dystrybucji informacji - dystrybucja może System dystrybucji informacji - dystrybucja może

się odbywać przez spotkania, kopie się odbywać przez spotkania, kopie

dokumentów, dostęp do sieci i baz danych, fax,

dokumentów, dostęp do sieci i baz danych, fax,

Raporty Raporty

Plany raportowania powinny Plany raportowania powinny

uwzględniać:

uwzględniać:

- odbiorcę raportu - odbiorcę raportu

- okres raportowania - okres raportowania

- zawartość raportu - zawartość raportu

- sposób dystrybucji raportu

- sposób dystrybucji raportu

Raporty Raporty

Raporty podobnie jak inne plany projektu Raporty podobnie jak inne plany projektu

powinny byc realizowane w trakcie wykonywania powinny byc realizowane w trakcie wykonywania

kolejnych zadań kolejnych zadań

Raporty zawierają informacje o postępie prac Raporty zawierają informacje o postępie prac

projektowych (o zakończeniu zadań lub stopniu projektowych (o zakończeniu zadań lub stopniu

ich zaawansowania) ich zaawansowania)

Podstawowym odbiorcą jest kierownik grupy.

Podstawowym odbiorcą jest kierownik grupy.

Kierownik projektu przedstawia raporty Kierownik projektu przedstawia raporty

(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi

(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi

Raporty Raporty

Po co?

Po co?

Analiza odchyleń - porównywanie wyników Analiza odchyleń - porównywanie wyników

projektu z planowanymi lub oczekiwanymi projektu z planowanymi lub oczekiwanymi

wynikami.

wynikami.

Analiza trendu Analiza trendu

Analiza korzyści - jest to wszechstronne Analiza korzyści - jest to wszechstronne

narzędzie badawcze, gdyż bierze pod uwagę narzędzie badawcze, gdyż bierze pod uwagę

zakres, koszty oraz terminarz. Dla każdego zakres, koszty oraz terminarz. Dla każdego działania brane są pod uwagę trzy wartości:

działania brane są pod uwagę trzy wartości:

budżet, aktualny koszt (wykonana praca) oraz budżet, aktualny koszt (wykonana praca) oraz

korzyść (wartość procentowa porównania

korzyść (wartość procentowa porównania

Raporty Raporty

Narzędzia i techniki dystrybucji informacji Narzędzia i techniki dystrybucji informacji

Raporty wykonania - zestawienie Raporty wykonania - zestawienie

informacji i wyników analiz. Często informacji i wyników analiz. Często

stanowi wejścia do procesów kontrolnych.

stanowi wejścia do procesów kontrolnych.

Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz

wskazują na taką konieczność

wskazują na taką konieczność

Administracja Administracja

Dokumentacja pomiarów wykonania - Dokumentacja pomiarów wykonania -

całą dokumentacja stworzona dla całą dokumentacja stworzona dla

zapisania i analizy wykonania zapisania i analizy wykonania

projektu, włącznie z dokumentami projektu, włącznie z dokumentami

planistycznymi

planistycznymi

Administracja Administracja

Dokumentacja produktu projektu - dokumenty Dokumentacja produktu projektu - dokumenty

stworzone dla opisu produktu (plany, stworzone dla opisu produktu (plany,

specyfikacje, dokumentacja techniczna, rysunku, specyfikacje, dokumentacja techniczna, rysunku,

pliki, itp.) pliki, itp.)

Inne zapisy projektu Inne zapisy projektu

Akceptacja formalna - dokumentacja, którą Akceptacja formalna - dokumentacja, którą

akceptuje klient lub sponsor produktu powinna akceptuje klient lub sponsor produktu powinna

zostać przygotowana i rozpowszechniona zostać przygotowana i rozpowszechniona

Zdobyta wiedza.

Zdobyta wiedza.

Dokumentacja Dokumentacja

Dokumentacja projektu

Dokumentacja projektu stanowi jeden z stanowi jeden z elementów komunikacji w procesie

elementów komunikacji w procesie projektowania.

projektowania.

Organizacja zebrań Organizacja zebrań

Większość przeglądów rewizji oraz Większość przeglądów rewizji oraz innych form komunikacji w projekcie innych form komunikacji w projekcie

jest realizowana na zebraniach

jest realizowana na zebraniach . .

Charakter zebrań Charakter zebrań

Zebrania mogą mieć charakter:

Zebrania mogą mieć charakter:

- informacyjny - informacyjny

- roboczy (rozdział zadań do realizacji) - roboczy (rozdział zadań do realizacji) - uzgodnień realizacyjnych - uzgodnień realizacyjnych

- narad roboczych organizowanych w - narad roboczych organizowanych w celu

celu rozwiązania rozwiązania jakiegoś problemu.

jakiegoś problemu.

Organizacja zebrań Organizacja zebrań

Aby spotkania były zwięzłe i efektywne Aby spotkania były zwięzłe i efektywne

należy przygotowywać je kierując się należy przygotowywać je kierując się

kolejnymi fazami:

kolejnymi fazami:

- przygotowanie zebrania - przygotowanie zebrania

- zwołanie zebrania - zwołanie zebrania

- organizacja zebrania - organizacja zebrania

- przeprowadzenie zebrania - przeprowadzenie zebrania

- zamknięcie zebrania i wnioski

- zamknięcie zebrania i wnioski

Podsumowanie Podsumowanie

Dobra komunikacja jest podstawą dobrego Dobra komunikacja jest podstawą dobrego funkcjonowania każdego i wszystkich.

funkcjonowania każdego i wszystkich.

Umożliwia przepływ informacji, ułatwia Umożliwia przepływ informacji, ułatwia porozumienie i minimalizuje konflikty, porozumienie i minimalizuje konflikty, zwłaszcza te, które wynikają z zwłaszcza te, które wynikają z nieporozumień. Sprawna komunikacja jest nieporozumień. Sprawna komunikacja jest niezbędna przy realizacji projektów IT, gdzie niezbędna przy realizacji projektów IT, gdzie w ramach projektu współpracują ze sobą:

w ramach projektu współpracują ze sobą:

managerowie, architekci, projektanci, managerowie, architekci, projektanci,

programiści, testerzy.

programiści, testerzy.

Koniec Koniec

Dziękujemy za Dziękujemy za

uwagę.

uwagę.