1 Ewidencja
1. Uruchomienie moduu ewidencji 2. Okno ewidencji
2.1 Pobranie danych z bazy 2.2 Aktywny kierowca 2.3 System pracy 2.4 Etat
2.5 Okres rozliczeniowy i dzie wolny 2.6 Zmiana zakresu danych 2.7 Siatka rozliczeniowa
2.7.1 Doba pracownicza 2.7.2 Rozliczenie 2.7.3 Praca 2.7.4 Przestój 2.7.5 Inne 2.7.6 Nadliczbowe
2.7.6.1 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda PIP 2.7.6.2 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda MPIPS 2.7.7 Dyury
2.8 Odbiór nadgodzin i dyurów 3. Podsumowanie
3.1 Zakadka Podsumowanie 3.2 Zakadka Szczegóy
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego 5. Szczegóy rozliczenia
6. Ewidencja zbiorcza
1. Uruchomienie moduu ewidencji
Uruchomienie moduu ewidencji jest moliwe poprzez:
1. Poprzez przycisk "Ewidencja czasu pracy" lub wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Ewidencja czasu pracy kierowcy"
2. Okno ewidencji
Gówne okno moduu ewidencji mona podzieli na trzy czci:
1. Górna - zawiera informacje o kierowcy i sposobie jego rozliczania, a take przyciski suce do pobierania danych, zmiany ustawie (Opcje) i sporzdzania raportów;
2. rodkowa - czyli siatka, na któr nanoszone zostaj dane po pobraniu ich z bazy i dokonaniu rozliczenia, zwana dalej siatk rozliczeniow ;
3. Dolna - zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejnoci, jak równie przyciski do zapisu/odczytu sporzdzonej wczeniej ewidencji. Znajduje si tu take przycisk sucy do wywietlenia podsumowania.
2.1 Pobranie danych z bazy
Pobranie danych z bazy jest moliwe dziki przyciskowi "Pobierz dane". Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wczeniej informacji o czynnociach wybranego kierowcy (wprowadzonych rcznie bd z tarczek lub plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawie w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych:
2.2 Aktywny kierowca
Wybór aktywnego kierowcy jest moliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na licie s widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie s oznaczeni jako nieaktywni. Obok kadego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywnoci w bazie danych.
2.3 System pracy
W programie Tachospeed moliwe jest rozliczanie kierowców w nastpujcych systemach pracy:
W przypadku systemu równowanego moliwe jest okrelenie maksymalnego wymiaru pracy od 9 do 12 godzin w zalenoci od rodzaju wykonywanego przewozu. Ustawienie maksymalnego wymiaru dla systemu równowanego moliwe jest w "Opcjach" ewidencji.
2.4 Etat
Mona równie wybra opcj dotyczc etatu, w którym dany kierowca zosta zatrudniony. Dostpne jest take procentowe pomniejszenie etatu.
Jeeli zosta wybrany niepeny etat moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych, wynikajcych z podpisanej umowy o prac.
2.5 Okres rozliczeniowy i dzie wolny
W module ewidencyjnym programu Tachospeed moliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego midzy 1 tygodniem a 12 miesicami. Jako dzie wolny od pracy mona okreli wszystkie dni tygodnia oprócz niedzieli.
Najczciej spotykanym dniem wolnym od pracy jest sobota, jednake w kadym tygodniu moliwe jest okrelenie innego wolnego dnia od pracy. Program moe elastycznie ustala wolny dzie od pracy. Funkcjonalno t mona wczy w oknie "Opcje" ewidencji w zakadce "Podstawowe - Po pobraniu danych - Zamieniaj dni wolne z prac na dni robocze bez pracy ".
Aby wprowadzone zmiany dotyczce systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostay zapisane naley uy przycisku "Zapisz Uwaga:
zmiany". W celu przypomnienia o tym uytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebiesk ramk.
2.6 Zmiana zakresu danych
Zmiana zakresu danych jest moliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawie okresu rozliczeniowego.
2.7 Siatka rozliczeniowa
W siatce rozliczeniowej mona znale szczegóowe czasowe informacje o aktywnociach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczce dób
pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, iloci czasu pracy, dyurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczce dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecnoci.
Przy wyszej rozdzielczoci ekranu moe pojawi si wiksza liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wywietli wszystkie kolumny, naley wej do "Opcje - Wygld i raport", a nastpnie zaznaczy "Wszystkie kolumny widoczne". W celu uatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyczenie tej opcji.
2.7.1 Doba pracownicza
W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje si kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzie wolny od pracy – najczciej bdzie to sobota. Jeli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzie witeczny lub niedziela.
W kolumnie "Doba pracownicza / rodzaj" znajduje si oznaczenie rodzaju doby pracowniczej. W tej kolumnie moliwe s oznaczenia:
– dzie wolny od pracy – niedziela
– dzie witeczny
– niedziela, w któr przypada wito – dzie roboczy
– odbiór niedzieli – czyli dzie, w którym udzielono rekompensaty za prac w okresie niedzielno-witecznym
Moliwa jest rczna zamiana dnia wolnego od pracy, poprzez przecignicie zielonego prostokta z liter "W" na inny dzie roboczy.
W kolumnie "Doba pracownicza / plan" znajduje si zaplanowany wymiar (norma) czasu pracy w danej dobie pracowniczej. W zalenoci od wybranego systemu czasu pracy, pojawia si zaplanowany wymiar pracy. Program Tachospeed dostosowuje wymiar czasu pracy do faktycznego czasu pracy w danej dobie.
W przypadku dób witecznych i dni wolnych pojawia si norma 0/8, co oznacza, e zaplanowano 0 godzin, jednake nadgodziny dobowe liczone s od 8-ej godziny. Reszta godzin, tzn. midzy 0 a 8, bdzie rozliczana jako nadgodziny redniotygodniowe.
W kolumnie "Doba pracownicza / start" ukazany jest start pracy w danej dobie. Start pracy wyznaczany jest przez program po dziennym okresie odpoczynku. Jednake nie zawsze start doby pracowniczej pokrywa si ze startem dziennego okresu prowadzenia.
Aktywnoci pracownika, a cilej mówic praca i dyury, s prezentowane i wyliczane Poszczególne dni w ewidencji czasu pracy to nie doby kalendarzowe.
w przedziaach dób pracowniczych.
Doba pracownicza – kolejne 24 godziny od rozpoczcia pracy.
Przykadowo, jeli kierowca rozpoczyna prac w poniedziaek o godzinie 07:18, to doba pracownicza we wtorek trwa do 07:18 nastpnego dnia. Wszystkie aktywnoci pomidzy 07:18 a 07:18 nastpnego dnia s rozliczane w dobie pracowniczej poniedziakowej.
Doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna si o 05:00. Jednake poprzednia doba rozpoczyna si o godzinie 07:18 i jej rozliczenie koczy si o 07:18 we wtorek.
Z tego wzgldu czas midzy 05:00 a 07:18 we wtorek nie jest rozliczany w dobie wtorkowej. Czas midzy 05:00 a 07:18 jest zaliczony do doby
poniedziakowej, a w dobie wtorkowej okres midzy 05:00 a 07:18 nie jest ewidencjonowany, aby unikn podwójnego rozliczenia tych samych godzin pracy i dyuru. Szczegóy tego rozliczenia mona podejrze na raporcie "Szczegóy rozliczenia":
Ze wzgldu na moment rozpoczcia poprzedniej doby, moliwa jest równie taka sytuacja, e wszystkie aktywnoci z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki s zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu bdzie zarejestrowany brak danych.
Przykadowo kierowca rozpoczyna prac w poniedziaek o godzinie 20:00. Nastpnego dnia rozpoczyna prac o 12:00 i koczy j jeszcze przed godzin 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna si o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w rod. Jeli w tym okresie nie ma adnych aktywnoci, to doba wtorkowa bdzie dniem wolnym.
2.7.2 Rozliczenie
W kolumnie "Rozliczenie / start" oraz "Rozliczenie / stop" wystpuje okres, który jest brany pod uwag przy sumowaniu czasu pracy, dyurów i godzin nadliczbowych w danej dobie pracowniczej. W przypadku, gdy start doby pracowniczej i start rozliczenia jest róny, oznacza to, e mamy do czynienia z naoeniem si dób pracowniczych – inaczej mówic kierowca dwukrotnie rozpoczyna prac w danej dobie 24-godzinnej. Nie jest to wykroczeniem w przypadku, gdy zachowane s odpowiednie odpoczynki dobowe.
W przypadku naoenia si dwóch dób koniec rozliczenia jest równo 24 godziny po starcie doby pracowniczej.
2.7.3 Praca
W kolumnie "Praca / suma" zsumowany jest realny czas pracy kierowcy zliczony z poszczególnych aktywnoci tachografu.
Czas pracy jest zliczany wedug ustawie filtra w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Modu ewidencji - Zaawansowane - rozliczenie - Polska".
Do czasu pracy kierowcy zaliczane s okresy jazdy, pracy innej oraz wedug ustawie filtra okresy postoju trwajce od 0:01 do 0:14. Ustawienia dotyczce zaliczania poszczególnych postojów do pracy s moliwe do zmiany.
Pozostay czas, tzn. poza por nocn, zarejestrowany jest w kolumnie "Praca / w tym / dzie" i okrela prac w porze dziennej.
W kolumnie "Praca / w tym / noc" jest przedstawiona suma pracy w okresie nocnym.
Por nocn mona okreli w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Podstawowe".
W kolumnie "Praca / w tym / +" zarejestrowany jest czas pracy rcznie dodany w programie. Jest to czas pracy, który nie wynika bezporednio z aktywnoci z tachografu.
Czas pracy na warsztacie, na magazynie lub czas pracy innej, nie wynikajcy z zapisów z tachografu, mona doda rcznie. W tym celu zalecamy skorzysta z trybu dziennego na widoku kalendarza.
2.7.4 Przestój
W kolumnie oznaczonej liter "P" obliczany jest czas przestoju zwany równie postojowym. Czas przestoju wystpuje w dobach, w których realny czas pracy jest mniejszy, ni zaplanowany wymiar czasu pracy.
Czas przestoju obliczany jest jako rónica midzy wymiarem czasu pracy, a realnym czasem pracy.
Warto przestoju jest jednak pomniejszana o ilo czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, dyury lub prac w niedziele i wita.
2.7.5 Inne
Do czasu pracy zaliczane s 15-minutowe przerwy przysugujce w dobie, w której kierowca pracuje wicej ni 6 godzin. Okresy przerw niadaniowych s wyrónione w kolumnie "Inne / p".
Czas przerw niadaniowych jest ju wliczony do sumy czasu pracy wykazanej w kolumnie "Praca / suma".
W przypadku pracowników zatrudnionych na niepeny etat moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych.
Przykadowo, jeli kierowca zatrudniony jest na ½ etatu, wtedy moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych na poziomie 4, 5, 6, 7 oraz 8 godzin. Jeli granic godzin nadliczbowych okreli si na poziomie 6 godzin, to w przypadku pracy w danym dniu, wynoszcym 10 godzin, praca powyej 4 do 6 godzin jest zaliczana do pracy ponadwymiarowej w kolumnie "Inne / pw". W podanym przykadzie kierowcy naley wyliczy 4 godziny nadliczbowe, tj. powyej granicy 6 godzin.
W kolumnie "Inne/ n" zliczany jest czas pracy w okresie niedzielno-witecznym.
Zgodnie z przepisami niedziela liczona jest pomidzy 6:00 w niedziel a 6:00 w poniedziaek. W ten sam sposób identyfikowana jest praca w dniu witecznym.
Moliwa jest zmiana tego zakresu w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Podstawowe - Pocztek doby niedzielno-witecznej".
2.7.6 Nadliczbowe
W przypadku przekroczenia 8 godzin dziennie lub w przypadku przekroczenia przeduonego wymiaru czasu pracy w systemie równowanym, mamy do czynienia z prac w godzinach nadliczbowych. Za prac wykonan w godzinach nadliczbowych naley si podstawowe wynagrodzenie plus dodatek w wysokoci:
1) 100% wynagrodzenia – za prac w godzinach nadliczbowych przypadajcych w nocy, w niedziele i wita niebdce dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowizujcym go rozkadem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za prac w niedziel lub w wito, zgodnie z obowizujcym go rozkadem czasu pracy.
2) 50% wynagrodzenia – za prac w godzinach nadliczbowych przypadajcych w kadym innym dniu, ni okrelony w pkt. 1.
Godziny nadliczbowe z dodatkiem 50% przedstawione s w kolumnie "Nadliczbowe / N50", a z dodatkiem 100% w kolumnie "Nadliczbowe / N100".
Dodatek w wysokoci 100% wynagrodzenia przysuguje take za kad godzin pracy nadliczbowej z tytuu przekroczenia przecitnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjtym okresie rozliczeniowym, chyba e przekroczenie tej normy nastpio w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysuguje prawo do dodatku w wysokoci okrelonej powyej.
Godziny nadliczbowe redniookresowe s obliczane na kocu okresu rozliczeniowego i s prezentowane w "Podsumowaniu" ewidencji.
2.7.6.1 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda PIP
Godziny nadliczbowe redniookresowe wynikaj z tytuu przekroczenia przecitnej tygodniowej normy czasu pracy, tj. rednio 40 godzin w przyjtym okresie rozliczeniowym.
NADGODZINY REDNIOOKRESOWE = czas pracy z przestojem (przed odbiorem) minus norma (skorygowana), minus godziny nadliczbowe dobowe (przed odbiorem)
2.7.6.2 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda MPIPS
NADGODZINY REDNIOOKRESOWE = ilo tygodni * rednia pracy na tydzie minus norma (skorygowana)
2.7.7 Dyury
W przypadku kierowców nieodzownym elementem rozliczenia czasu pracy jest naliczanie dyurów. Wynikaj one z zapisów "Ustawy o czasie pracy kierowców". W przypadku wystpienia dyuru naley si jedynie dodatek w wysokoci:
50% stawki godzinowej – w przypadku dyuru wynikajcego z dodatkowej przerwy 15-minutowej po 6 godzinach pracy oraz 30-minutowej po 9 godzinach pracy.
50% stawki godzinowej – w przypadku gotowoci drugiego kierowcy z zaogi kilkuosobowej, który siedzi na siedzeniu pasaera.
100% stawki godzinowej – w przypadku przerw w prowadzeniu wynikajcych z wymogów stawianych kierowcom w Rozporzdzeniu 561/2006 lub AETR.
Dyur 50% wyliczany jest w kolumnie "Dyury / D50", dyur 100% jest prezentowanyw kolumnie "Dyury / D100".
W kolumnie "Inne / dd" pokazywane s przerwy dyurowe 50% w przypadku przekroczenia 6 oraz 9 godzin pracy w danej dobie pracowniczej.
2.8 Odbiór nadgodzin i dyurów
Opcje dotyczce odbioru nadgodzin i dyurów s widoczne poniej siatki rozliczeniowej.
Program Tachospeed wyposaony jest w moliwo automatycznej rekompensaty czasem wolnym przepracowanych godzin nadliczbowych, dyurów oraz pracy w niedziele i wita. Aby uaktywni to narzdzie, naley zaznaczy opcj "Automatyczny odbiór", która znajduje si pod siatk rozliczeniow.
Odbiór godzin nadliczbowych moe nastpi w proporcji 1 do 1-nego lub 1 do 1½. Aby program dokonywa odbioru w proporcji 1 do 1½, tzn. 3 godziny wolnego za 2 godziny nadliczbowe, to naley zaznaczy ponisz opcj:
Nie mona zrekompensowa przepracowanych godzin nadliczbowych w proporcji 1 do 1-nego bez pisemnego wniosku pracownika. Te wnioski s generowane przez program Tachospeed i s doczane kadorazowo do ewidencji.
Zaznaczenie i wybranie odpowiedniej daty w polu obok Odbiór 1:1,5 pozwala na brak odbioru w dniach od zaznaczonej daty. Odbiór dyurów zawsze jest dokonywany w proporcji 1 do 1-nego.
Moliwe jest równie ustalenie, które dodatki powinny by rekompensowane i w jakiej kolejnoci. Aby ustali priorytet odbioru, wystarczy klikn w przyciski 1, 2, 3, 4, 5 obok poszczególnych dodatków.
W przypadku dokonania przez program automatycznych odbiorów w kolumnie "Do rozliczenia" w poszczególnych pod kolumnach
"N50, N100, D50, D100" oraz "n" znajduj si informacje o iloci dodatków pozostaych po rekompensatach dokonanych przez program.
Do kadej ewidencji generowane s automatycznie wnioski o rekompensat czasem wolnym. Wystarczy w "Opcjach", na zakadce "Wygld i raport", zaznaczy opcje "Wniosek o udzielenie czasu wolnego"... oraz "Informacja o udzielonych wolnych dniach"
W programie Tachospeed moliwe jest manualne udzielanie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny, dyury i prac w okresie niedzielno-witecznym.
Aby dokona rcznego odbioru, naley przecign odpowiednie "prostokty / rekordy" z kolumny "Do rozliczenia" na kolumn "Odbiór / z".
Po dokonaniu rcznych odbiorów moliwe jest wczenie mechanizmu automatycznego odbioru, poprzez wcinicie przycisku "Odbierz".
W takim wypadku rcznie dokonane odbiory zostan zachowane, a wszystkie pozostae zostan przydzielone przez program.
Rekompensujc prac w okresie niedzielno-witecznym, niezalenie od wymiaru pracy w tej dobie, naley si cay dzie wolny. W "Opcjach" ewidencji mona zablokowa odbiór w dobach, które z racji nachodzcych dób pracowniczych maj mniej, ni 24 godziny.
3. Podsumowanie
Aby mie moliwo szybkiego podgldu sumarycznych i rednich wartoci z okresu rozliczeniowego mona uruchomi podsumowanie, wciskajc przycisk
"Podsumowanie".
Ponowne wcinicie tego przycisku spowoduje ponowne schowanie "Podsumowania".
3.1 Zakadka Podsumowanie
W tej zakadce mona zobaczy wyliczone dla danej ewidencji sumaryczne czasy pracy i przestoju. Mona take si zapozna z rozliczeniami dokonanymi przez program.
3.2 Zakadka Szczegóy
Ta zakadka pozwala na szybkie zapoznanie si z norm, dniami roboczymi, dniami wolnymi oraz wskanikami redniotygodniowymi dla danego okresu rozliczeniowego.
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego
Dokument ten jest generowany po wciniciu przycisku "Wydruk ewidencji" w górnej czci okna ewidencji.
Podstawowa wersja tego dokumentu skada si z dwóch stron:
siatki rocznej
podsumowania
Dodatkowo, przy zaznaczeniu w "Opcje/ Wygld i raporty" opcji "Wniosek o udzielenie czasu wolnego…" do raportu zostanie doczony odpowiedni wniosek.
5. Szczegóy rozliczenia
Dokument ten jest generowany po wciniciu przycisku "Szczegóy rozliczenia" w górnej czci okna ewidencji. Pozwala on na wydruk szczegóowych informacji dotyczcych kadego dnia, w którym kierowca mia przypisan aktywno.
6. Ewidencja zbiorcza
Uruchomienie ewidencji zbiorczej w programie Tachospeed jest moliwe poprzez wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Zbiorcza ewidencja czasu pracy".
Pozwala ona na szybkie wygenerowanie raportów ewidencyjnych, zmian informacji o odbiorach/okresie rozliczeniowym/systemie pracy oraz na eksport danych dla wielu kierowców w wybranym okresie rozliczeniowym.
Obsuga tej zakadki jest analogiczna do obsugi okna ewidencji indywidualnej.
