• Nie Znaleziono Wyników

Ę Ą Ż ć Ę Ż Ł ź

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Ę Ą Ż ć Ę Ż Ł ź"

Copied!
5
0
0

Pełen tekst

(1)

s6. O9 ,1\

/sf O.Ł

ZACHoDNIoPoMoRSKI URZĄD woJEwoDZKI

w Szczecinie

Wydział Spraw obywatelskich i Cudzoziemców so.l.LJ.5l 1 1/12108

Egz. Nr I

PRoToKoŁ

kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Złocieńcu, ul. Stary Rynek 3.

' Kontrolę przeprowadzili: Lech Jakóbowski - kierownik oddziału oraz Krzysztof Sienkiewicz _ starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, skierowani przez Dyrektora Wydziału Spraw obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, posiadający upowa:Źnienie nr 251200,7. Fakt jej przeprowadzenia wpisano w książce kontroli pod nr 9/2007.

Kontrolę rozpoazęto i zakończono w dniu 12.1f.2007 t. Zostały nią objęte zagadnienia zwięane z rca|izac1ąw 2006 r. i w 2007 r. ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ze zgodnością bazy ewidencji ludności z rejestrem wyborców w l. 2006 _ 2007 r.

Urzędem Miejskim od 2002 r. kieruje Burmistrz, Pan Waldemar Włodarczyk.

Wyjaśnień udzielały: Celestyna Łlczak _ podinspektor oraz Małgorzata Ktzak - podinspektor.

U s t a l e n i a

Biuro dowodów osobistych oraz biuro ewidencji ludności znajdują się na parterze budynku. Interesanci przyjmowani są za |adą i nie mają bezpośredniego dostępu do dokumentów Akta spraw oraz dokumenty przechowywane są w szafach zamykanych na klucz. Dowody osobiste, formularze, kopeńy dowodowe, KoM-y oraz pieczęcie są przechowywane w znajdującej się obok, dodatkowo zabezpieczonej kancelarii tajnej. lnteresanci przyjmowani są za ladą i nie mają oni dostępu do dokumentów. W budynku jest zamonto.wana instalacja alarmowa. W oknach znajdują się kraty, drzwi wejściowe są obite blachą.

Na pokreślenie zasługuje dobra organizacja sposobu plzyjmowania interesantów.

I. Dowody osobiste

System wydawania dowodów osobistych obsługują dwie osoby, posiadające imieirne katy chipowe. Jak oświadczyła Pani Krzak, osoby nieuprawnione nie mają dostępu do informatycznego systemu wydawania dowodów osobistych, oraz, ie w czasie jej urlopu system jest obsługiwany przez pracownika posiadającego kartę chipową.

Wedfug udzielającej wyjaśnień, sprzęt komputerowy uŻyv/any w systemie dowodów osobistych zavtiera wyłącznie oryginalne oprogramowanie i nie jest używany do realizacji zadan niezwięanych z dowodami osobistymi.

Podczas kontroli kopert dowodowych stwierdzono, że wnioski o wydanie dowodu dla osoby matoletniej poniżej 18 roku życia są przyjmowane w obecności

,E/

(2)

rodzica lub opiekuna, zgodnie z obowią7ującymi przepisami. Sprawdzono formularze C: 0901319, 6277987, 6369197, 6369224, 7503179, 7503184, oraz D: 0021386, 0326753'0326887' 2903164 Nawnioskach są zami eszczone zgody rodziców.

osoby ubiegające się o wydanie dowodu osobistego zgłaszająsię osobiście, otrzymują stosowny druk. Stwierdzono właściwe potwierdzanie w miejscowym USC zgodności danych zawartych we wniosku. Sprawdzono pisownię nazwisk dwu członowych, formularze D 2842963' 2845046, 28145182, 287f415 2903018.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Opłaty za wydanie dowodu osobistego są przyjmowane w kasie Urzędu.

Koperty dowodowe zawierają załączone do wniosków właściwie wypełnione oryginały dowodów uiszczenia opłaty. Stwierdzono siedem przypadków zgodnego z pĘepisami zwolnienia z opłaty za wydanie dowodu osobistego. W związku z pobieraniem zasiłku stałego _ formularze C: 2529448,2903655, 3174048' 7 503278:

oraz w zwięku Z pobytem w Domu Pomocy Społecznej _ formularze D: 2903120 i2903655. W kopertach dowodowych znajdują się stosowne zaświadczenia.

Do dnia kontroli' na konto Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, przekazano w 2007r. kwotę 105.706'50 zł z t7Ąułu opłat za wydanie dowodów osobistych. w f007 t. Urząd otrzymał z Centrum Personalizacji Dokumentów 40 94 dowody osobiste' przekazał 4504 wnioski do rea|izacji.

Stwierdzono, Że zd1ęcia załączone do wniosków o wydanie dowodu osobistego' są zgodne z obowiązującymi przepisami. odbiór dowodów osobistych jest ptzez wnioskodawców właściwie potwierdzany na części B formularza. W przypadku utraty części B formularza przyjmowane jest stosowne oświadczente.

Stwierdzono zgodność ewidencj i rvydanych i utraconych dowodów osobistych. Wyrywkowo sprawdzono zgodnośó daty odbioru dowodu osobistego (AIK 753070) z datą*prowadzoną do systemu Soo. Koperty dowodowe są układane według serii i numerów wydawanych dowodów osobisĘch. Ptzejtzano wy'rywkowo ok. 70 kopert dowodowych. Wymieniane dowody osobiste są właściwie anulowane.

w 2007 r' w Urzędzie nie zaistniał przypadek utraty formularza' Uszkodzonych zostało 13 formularzy ze względu na błędne dane na wniosku błąd przy wydruku oraz niewłaściwy podpis wnioskodawcy. Formularze są ujęte w stosownym rejestrze. Dane do Centrum Personalizacji Dokumentów są przekazywane drogą radiową. Podczas kontroli stwierdzono, Że system działa właściwie. Wyprodukowane dowody osobiste z Komendy Powiatowej Policji raz na tydzień odbiera upoważniony pracownik Urzędu.

II. Ewidencja ludności

Wyjaśnień udzielała Pani Celestyna Łuczak . podinspektor.

1) Rejestry mieszkańców

. Ewidencja ludności prowadzona jest w systemie informatycznym w formie następuj ących zbiorów:

1. byli czasowi mieszkańcy, 2. byli mieszkańcy,

3. czasowi mieszkańcy, 4. stali mieszkańcy,

5. zbiór przejściowy, obejmujący osoby wymeldowane, które nie dopełniły obowiązku zameldowania się.

-. --ź.\,.

b-

(3)

Komputerowy system ewidencji ludności nosi nazwę ',Selwin'' v. 1 .00.16.00.28 i został on opracowany przez ttrmę Aram. System posiada zaświadczenie Departamentu Rejestrów Państwowych z dnia 14 kwietnia 2003r.

stwierdzające prawidłowość realizowania przez system funkcj i w zakresię ustalon}irn dla Lokalnych Banków Danych ewidencji ludności. Powyższe zaświadczenie nie określa daty waŻności systemu'

Dostęp do komputera chroniony jest hasłem.

W dalszym ciągu prowadzi się aktualizację danych osobowych na KoM-ach. Wszystkie zmiany na KoM-ach wprowadzane są na bieŻąco.

W formie ksiązki prowadzone są następujące rejestry:

- zaświadczeń,

- osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy,

. cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy'

Rejestr cudzoziemców zameldowanych na okęs czasu powyżej 3 miesięcy prowadzony jest w systemie informatycznym. W wyniku kontroli stwierdzono, Że od stycżnia 2006r. do dnia kontroli dokonano 17 wpisów w rejestrze cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Rejestr cudzoziemców prowadzony j est prawidłowo.

2) Zameldowania i wymeldowania

W 2006r. na pob1t stały zostało zameldowanych 67 osób i odnotowano 146 faktów urodzenia. W 2006r' zostały wymeldowane 483 osoby i odnotowano 135 zgonów. W roku 2007, do dnia kontroli, zameldowanych został,o ,75 osób i odnotowano 170 faktów urodzenia. W tym okesie wymeldowanych zostało 535 osób i 146 osób zmarło.

Na koniec grudnia 2006r. na terenie Miasta i Gminy Złocieniec zameldowanych było na pobyt stały 15928 osób. obecnie zameldowanych jest l5820 osób.

Skontrolowano kilkadziesiąt formularzy zgłoszenia pobytu stałego i czasowego trwającego ponad 3 miesiące za okres 2006 - 2007 pod kątem właściwego ich wypełniania. Stwierdzono, że zarówno formularze zgłoszenia pobytu stałego jak i czasowego przyjmowane są w sposób prawidłowy.

3) Przemeldowanią . od 2006r. do daty kontroli w obrębie Miasta i Gminy dokonano 750 przemeldowań'

4) Postępowania administracyjne

od 2006r. w Urzędzie Miasta i Gminy w Złocięńcu \łszczęto 77 postępowań administracyjnych' Do dnia kontroli zakończono 63 postępowania.

Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowań administracyjnych wykazała, iż. decyzje wydane w 16 sprawach w 2007r. nie zostały w sposób wyrztźny oznaczone jako podpisane przez osobę działającą z upoważnienia organu gminy.

Z akt spraw nie wynikało również upoważnienie Zastępcy Burmistrza do podpisywania decyzji administracyjnych w imieniu organu gminy

. Stwierdzono uchybienie polegające na tym, że w przypadku wniosku Prokuratora postępowanie wszczynane jest na jego wniosek nie zaś z urzędl i w większości splaw postępowanie dowodowe zostało przeprowadzone z naruszeniem art. 77 s 1 kpa, Zagadnienie omówiono z pracownikiem

(4)

6) Ąscyplina meldunkowa - Kontrolę ptzestrzegania dyscypliny meldunkowej przeprowadza Policja na zlecenie Urzędu.

7) Zmiana naały ulic - W kontrolowanym okresie odnotow ano 1 ptzypadek zmiany nazwy ulicy.

III. Zgodność bazv danvch ewidencii ludności oraf reiestru wvborców.

Rejestr wyborców prowadzi się w Urzędzie w systemie informatycznym.

Spis uprawnionych do wzięcia udziału w wyborach wykonuje Urząd Gminy.

w 2006 r. złożono 13 wniosków o dopisanie do rejestru wyborców.

w 2007 r. _ 10 wniosków. Na ich podstawie właściwie wydano decyzje o wpisaniu do rejestru wyborców. Do decyzji są załączone stosowne powiadomienia uizędów gmin właściwych ze względu na ostatnie miejsce zameldowania wnioskodawcy.

Wydane decyzje w Ęch sprawach, podpisane Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy nie zostały w sposób wyrńny oznaczone jako podpisane przez osobę działającą z upoważnietia organu gminy. Z akt spraw nie wynikało również upoważnienie Zastępcy Burmistrza do podpisywania decyzji administracyjnych w imieniu organu gminy

Ilość kart kolorowych (zielonych i różowych) jest zgodna z kwartalnym meldunkiem dla Krajowego Biura Wyborczego.

Pomimo stwierdzonej niezgodności, sprawy zwią7ane z rejestrem wyborców prowadzone są właściwie.

ry

Protokół kontroli pismem (znak jw.) z dliua 2I stycznia został ptzesłany Burmistrzowi Miasta i Gminy Złocieniec. W dniu 8.02.2008 r' do Wydziafu Spraw obylvatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, pismem nr sG-091,1/9/07 /08 z dnia 4.02'2008 r wpłynęło zastrzeŻenie Burmistrza Miasta i Gminy Złocieniec co do treści protokołu. W piśmie została zawańa informacja o upoważnieniu Pana Piotra Antończaka _ Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Złocieniec do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu organu gminy. Do pisma został' załączony odpis upowaźnienia rrr og.I..1020-20/2002 z dnia09.12.2002 t.

Upowa:Żnienia nie okazano w dniu kontroli pomimo zgłoszenia uwagi podczas kontroli zagadnień oraz omówienia przebiegu kontroli z Burmistrzem Miasta i Gminy Złocieniec.

W związku z powższym pismem Burmisftza Miasta i Gminy Złocieniec, kontiolujący przyjęli wyjaśnienie i w sprawie nie zostanie wystosowane wystą)ienie pokontrolne.

(5)

Kierownikowi kontrolowanej jednostki, po zapozrraniu się z treścią protokołu, przystuguj ą następuj ące uprawnienia :

l' Przed podpisaniem protokofu kontroli kontrolowany może zgłosió zastzeŻe|ia na piśmie co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu;

2' odmowa podpisania protokofu powinna być poprzedzona złoŻentem pisemnych wyjaśnień vzycTyn odmowy i nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzrrriących egzemp|arzach, z których jeden pozostawiono w jednostce konholowanej.

Kierownik

Cytaty

Powiązane dokumenty

O ile w części eksperymentów manipulacje warunkami kodowania, wydobywania lub materiałem uczenia się prowadziĘ do przeciwnych efektów w pamięci bodźca docelowego i

6) Zama:ńĄacy wyklucza ż po§tępoy/ania o udzielenie wykonawcę, który nie złożył wyaśńeń dotyczących powięań, o których mowa w att. zama,ńalący zawiadamia

Id: VQCBN-UBJVT-TELNY-XKSBQ-NAKOW.. Żłobek prowadzi ewidencję wniosków, w oparciu o którą tworzy listę dzieci oczekujących na miejsce w Złobku. Rodzice dzieci

Przemycie wszystkich ścian wodą z detergenlem zkutza i tłustych plam, następnie pokrycie wszystkich ścian w korytarzu wraz ŻE sfupem przy zabudowie recepcji,

''el'eoncin- przeciw wykluczeniu cyfrowemu'' współfinansowanego z budŻetu Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego

1' działka o Powierzchni 0,06 ha stanowiąca pastwiska trwałe, zgodnie ze studium uwarunkowań i kierunków zagosPodarowania gminy Głuchołaz y o.i^".ona jako

Biuro doradczo - szkoleniowe ''APLIKON" Marcin Drewnowski, ul. ,,Szkolenia drogą do lepszej przyszłości'' współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w

Gminny Konlurs Rec)tatorski (s.,liolr ) ( 32 dzieci) Gminny Konkurs Recytatorski J, Szekspira ( sz|irlłr l Gminny Festiwal Piosenki 2dni (ok. 120 dzieci).. Koncert ,,całuję