Z A P R O S Z E N I E

Strona 1

Urząd Miasta

Bolesławiec

Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej

(znak sprawy)

Wykonawcy zainteresowani udziałem w Zamówieniu

Z A P R O S Z E N I E

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Zamawiający – Prezydent Miasta Bolesławiec, zwraca się z zapytaniem ofertowym o cenę dostawy/usługi/robót budowlanych:

Wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych dla potrzeb Projektu nr CE973, pasażerskie połączenia TEN-T z regionami przygranicznymi/TRANS-BORDERS.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych na potrzeby Projektu nr CE973, pasażerskie połączenia TEN-T z regionami przygranicznymi/TRANS-BORDERS i obejmuje: wydruk i dostawa: plakatów, roll-up’ów, notesów, długopisów, pendrive, toreb i smyczy.

Szczegółowy opis dostaw zawiera załącznik nr 1 do niniejszego wniosku – Opis przedmiotu zamówienia.

Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

Kod: 22462000-6

Pełna nazwa: Materiały reklamowe.

2. Wymagany termin realizacji zamówienia: do 6 tygodni od dnia podpisania umowy.

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

BRAK.

4. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

BRAK.

5. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny propozycji cenowych (ofert):

CENA 100%

6. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej:

W cenę propozycji należy wliczyć:

1. wartość usługi/dostawy/roboty budowlanej w oparciu o przedmiot zamówienia.

2. obowiązujący podatek od towarów i usług VAT.

Cena podana przez zleceniobiorcę za wykonanie przedmiotu zamówienia jest obowiązująca obie strony zawartej umowy i nie będzie podlegała waloryzacji. Zamawiający wybierze propozycję odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego kryterium i o niższej cenie.

Cenę oferty należy podać w formie ryczałtu.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 459, z późniejszymi zmianami) ten rodzaj wynagrodzenia określa w art. 632 następująco:

FORMULARZ FF--77..44//0011 Nr wydania: 6/2014-04-16 Strona 1 z 3

Strona 2

§ 1. Jeżeli strony umówiły się o wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac.

§ 2. Jeżeli jednak wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą, sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę.

W związku z powyższym, cena oferty musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia wynikające wprost z przedmiotu zamówienia, jak również w nim nie ujęte, wynikających z jego niezgodności ze stanem faktycznym, a bez których nie można wykonać zamówienia.

Będą to między innymi następujące koszty: podatku VAT i innych czynności niezbędnych do wykonania przedmiotu zamówienia.

7. Opis sposobu przygotowania ofert:

Oferta ma być sporządzona w języku polskim i pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert w postaci elektronicznej.

Na opakowaniu oferty należy zamieścić następującą informację:

„Oferta na wykonanie materiałów promocyjnych w projekcie TRANS - BORDERS – ZI” NIE OTWIERAĆ

oraz dodatkowo dokładny adres i miejsce złożenia oferty, tj. Biuro Obsługi Interesanta - Urząd Miasta Bolesławiec, Rynek 41, 59-700 Bolesławiec.

W przypadku braku w/w danych zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia.

8. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej:

Oferty należy składać w bezpiecznej kopercie w siedzibie zamawiającego w Biurze Obsługi Interesanta Urzędu – stanowisko nr 1, Rynek 41 (parter ratusza), w terminie do dnia 20 listopada 2017 r do godz.

12:00.

Otwarcie ofert nie będzie miało charakteru publicznego.

9. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach:

1. Wykonawca zobowiązuje się używać odpowiednich logotypów dla każdego materiału. Logotypy zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej jedynie do wykorzystania w związku z przedmiotem niniejszej umowy.

2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie za dostarczone materiały promocyjne, w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT w formie przelewu na rachunek Wykonawcy podany na fakturze VAT.

3. Odbiór przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu odbioru, podpisanego przez każdą ze stron, zawierającego co najmniej: nazwę przedmiotu umowy, ilość, datę i miejsce przekazania.

Protokół odbioru zostanie sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

10. Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest:

W prowadzonym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą drogą elektroniczną. W przypadku, gdyby wykonawca nie posiadał poczty elektronicznej musi to zgłosić zamawiającemu. W takiej sytuacji porozumiewanie będzie następowało za pomocą faksu.

Strona, która otrzymuje dokumenty lub informacje pocztą elektroniczną, lub wyjątkowo faksem, zobowiązana jest bez wezwania strony przekazującej dokument lub informację do niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania.

Za datę powzięcia wiadomości uważa się dzień, w którym strony postępowania otrzymały informację za pomocą poczty elektronicznej lub faksu.

Do porozumiewania się z wykonawcami upoważnione są następujące osoby: Robert Rzepnicki - Wydział Zamówień Publicznych i Inwestycji Miejskich Urzędu Miasta Bolesławiec, Plac

Piłsudskiego 1, pokój nr 501, e-mail: r.rzepnicki@um.boleslawiec.pl

11. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego:

W terminie do 7 dni roboczych od daty powiadomienia o wyborze propozycji cenowej / oferty, wybrany Wykonawca jest zobowiązany podpisać Umowę w komórce merytorycznej Zamawiającego, tj. w Wydziale Zamówień Publicznych i Inwestycji Miejskich w Urzędzie Miasta Bolesławiec.

Zamawiający nie udzieli zamówienia takiemu Wykonawcy, z którym rozwiązano albo wypowiedziano Umowę w sprawie zamówienia albo odstąpiono od Umowy, zamówienia, z powodu okoliczności, za które

FORMULARZ FF--77..44//0011 Nr wydania: 6/2014-04-16 Strona 2 z 3

Strona 3 Wykonawca ponosił odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenia Umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia.

12. Pozostałe informacje:

1. Zamawiający dopuszcza/ nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

2. Zamawiający zastrzega */ nie zastrzega w formularzu propozycji cenowej/oferty, że część lub całość przedmiotu zamówienia może*/nie może być powierzona Podwykonawcom. Zamawiający żąda jednakże wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy Podwykonawcom. W przypadku wygrania postepowania Wykonawca zobowiązany będzie do zawarcia ewentualnych umów z Podwykonawcami, zgodnie z postanowieniami art. 647¹ ustawy Kodeks Cywilny.

3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na tablicy informacyjnej Miasta Bolesławiec oraz na stronie internetowej: http://www.um.boleslawiec.bip-gov.pl/

4. Zaleca się, aby Wykonawcy pozyskali we własnym zakresie, na własny koszt i na własną odpowiedzialność oraz ryzyko wszelkie informacje, które mogą być niezbędne dla przygotowania propozycji cenowej / oferty oraz przy zawieraniu Umowy.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

6. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

7. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów informacji.

9. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, co do których wskutek sprawdzenia wiarygodności oferty poweźmie informację o zawarciu w złożonej ofercie danych niezgodnych z prawdą.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.

11. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone.

12. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 §1 k.c.

13. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.

14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia.

13. Załączniki:

1. Opis przedmiotu zamowienia.

2. Wzór druku dla „Propozycji cenowej.

Z up. Prezydenta Miasta Bolesławiec Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych

i Inwestycji Miejskich /-/ Andrzej Kuriata

………

(data, pieczęć i podpis Prezydenta Miasta lub upełnomocnionej osoby)

* niepotrzebne skreślić

FORMULARZ FF--77..44//0011 Nr wydania: 6/2014-04-16 Strona 3 z 3

Strona 4 Nazwa firmy (wykonawcy): ... ... , dnia ...

Adres wykonawcy: ...

NIP/PESEL: ...

...

numer telefonu i faksu wykonawcy wraz z numerem kierunkowym

...

adres strony www i adres e-mail wykonawcy

...

nr konta bankowego

Prezydent Miasta Bolesławiec Rynek 41

59-700 Bolesławiec PROPOZYCJA CENOWA

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na:

Wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych dla potrzeb Projektu nr CE973, pasażerskie połączenia TEN-T z regionami przygranicznymi/TRANS-BORDERS

(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych)

1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości:

L.p. Artykuł Cena jednostkowa

netto 1 szt. Zamawiana ilość szt. Cena całościowa (kol. 3 x 4 x VAT)

1 2 3 4 5

1 BANER TYPU ROLL - UP 2

2 PLAKATY 10

3 NOTES A5 300

4 DŁUGOPIS 500

5 PENDRIVE 100

6 TORBA BAWEŁNIANA 400

7 SMYCZ 200

2. Termin wykonania zamówienia – zgodne z zapisami przedstawionymi w zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej.

3. Oświadczam, że zawarte w „zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej” warunki akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na ww. warunkach.

4. Zobowiązuję się, że w przypadku wygrania postępowania i realizacji zamówienia przy udziale Podwykonawców, Umowy z Podwykonawcami zostaną zawarte zgodnie z postanowieniami art. 647¹ ustawy Kodeks Cywilny.

5. Następujące części niniejszego zamówienia powierzę Podwykonawcom:

L.p. Zakres prac Wartość prac

Uwaga: Wypełniają tylko Wykonawcy, którzy powierzą wykonanie części zamówienia Podwykonawcom.

6. Oświadczamy, że posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

7. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszelkie informacje, konieczne do przygotowania niniejszej oferty i wykonania zadania oraz, że wyceniliśmy wszelkie niezbędne prace do prawidłowego wykonania zamówienia.

8. Załącznikami do propozycji są: dokumenty i załączniki wymienione w ust. 4 zaproszenia.

……….

(data, podpis i pieczątka wykonawcy/dostawcy) Urząd Miasta

Bolesławiec

Propozycja cenowa

FORMULARZ FF--77..44//0022 Nr wydania: 6/2014-04-16 Strona 1 z 1

Strona 5 Załącznik nr 1– Opis przedmiotu zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)

1. Znakowanie wszystkich materiałach promocyjnych zawierać będzie zestawienie znaków graficznych (logotypów): Unii Europejskiej, Programu Współpracy Interreg Europa Centralna 2014-2020 oraz Miasta Bolesławiec, zgodne z Obowiązkami Informacyjnymi Beneficjenta, stanowiącym załącznik do niniejszego zaproszenia, oraz zamieszczonymi na stronie:

http://www.interreg-central.eu/Content.Node/implement/InterregCE-Project- BrandManual.pdf

2. Ilekroć w opisie obowiązków informacyjnych wymienione jest słowo „ACRONYM”, to w tym miejscu winien się znaleźć zapis „TRANS-BORDERS”.

3. Wszystkie materiały muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane bez ograniczeń na Zamawiającego.

4. O ile nie wskazano inaczej, znakowanie materiałów promocyjnych ma być wykonane techniką właściwą dla danego rodzaju materiału, gwarantującą trwałość i odporność na ścieranie oraz warunki atmosferyczne.

5. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania w formie elektronicznej wszelkich elementów graficznych niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy najpóźniej w terminie 3 dni od podpisania umowy.

6. Każdy materiał promocyjny musi być zaakceptowany przez Zamawiającego.

7. Wykonawca każdorazowo przedstawi Zamawiającemu: próbkę (wzór) materiału promocyjnego zgodną z założeniami SOPZ, a następnie min. 2 szt. próbek z wykonanym nadrukiem/ oznakowaniem do akceptu Zamawiającego.

8. Jedna z próbek pozostanie w siedzibie Zamawiającego jako wzór do weryfikacji materiałów promocyjnych, drugą zaś Wykonawca odbierze na swój koszt jako wzór do realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość powtórnego wyboru próbki (wzoru zgodnego z zapisami SOPZ) w przypadku, gdy proponowane przez Wykonawcę wzory materiałów promocyjnych nie spełnią oczekiwań Zamawiającego. Zamawiający informuje, iż nie zwraca Wykonawcy próbek (wzorów) materiałów promocyjnych.

9. Pakowanie powinno być wykonane przez Wykonawcę w taki sposób, aby maksymalnie zabezpieczyć materiały promocyjne przed ich ewentualnym zniszczeniem. Wykonawca powinien zastosować pakowanie adekwatne do transportowanego materiału promocyjnego oraz użytego środka transportu np. osobne opakowanie, przegródki, wypełniacze itp. towar, który zostanie dostarczony z wadami będzie zwrócony Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania.

10. Wykonawca musi zapewnić dostarczenie i rozładunek materiałów promocyjnych w siedzibie Zamawiającego we wskazanym miejscu.

11. w przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe prawidłowe – wolne od wad.

12. Oznakowanie materiałów promocyjnych (nadruk, grawerowanie itp. – techniki oznakowania) musi być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane oraz musi być czytelne i trwałe;

13. Wytyczne odnośnie logotypów oraz informacji zamieszczonych na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Nowe zapisy nie wpłyną na zmianę warunków zamówienia oraz na poziom oferowanych cen.

14. Zamawiający zaznacza, iż wymagania/parametry zawarte w SOPZ są minimalne.

15. Termin wykonania zamówienia - Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji prac objętych zamówieniem w terminie 6 tygodni od dnia zawarcia umowy.

16. Wycena obejmuje przygotowanie projektów, opracowanie graficzne, wykonanie i dostawę do siedziby Zamawiającego poniższych materiałów promocyjnych.

17. Zakres zamówienia obejmuje:

Strona 6 1. BANER TYPU ROLL-UP

 wymiary grafiki: 120 x 200 cm;

 opis: konstrukcja aluminiowa, stabilna, szeroka kaseta z systemem rolującym, z 2 lub 4 nóżkami do regulacji ustawienia kasety na podłodze, maszt/maszty składane;

 opracowanie graficzne – uwzględniające logotypy, zdjęcia/grafiki oraz tekst w pełnej gamie kolorystycznej;

 Wykonawca jest zobowiązany do opracowania graficznego banerów, zgodnie z koncepcją i materiałami dostarczonymi przez Zamawiającego.

 Wykonawca przedstawi dwa projekty graficzne do akceptacji przez Zamawiającego;

 nadruk obejmuje logotypy, tekst w języku polskim i angielskim: jednostronny, pełen kolor, grafika inkjetowa, rozdzielczość min. 720 dpi z laminatem antyrefleksyjnym;

 wyposażenie: torba transportowa w czarnym kolorze uszyta ze wzmocnionego płótna lub ortalionu z miękkim wkładem, jako dodatkowe zabezpieczenie przed uszkodzeniami, z naszytą na wierzchu kieszenią, w której umieszczone będzie zdjęcie banera;

 zdjęcie banera do umieszczenia w kieszeni torby transportowej;

 waga banera: 2 - 6 kg;

 co najmniej dwuletnia gwarancja;

 ilość: 2 szt.

2. PLAKATY

 format plakatu: A1 (594×841);

 druk: CMYK 4+0, lakier offsetowy;

 papier: kreda błysk, 165-185 g/m²;

 grafika: dostarczona przez Zamawiającego w pliku PDF (format do druku) - 1 projekt graficzny;

 ilość: 10 szt.

3. NOTES A5

 pionowy notes w twardej oprawie,

 otwierany do góry,

 zamykany elastyczną taśmą równolegle do krótszego boku,

 wyposażony w uchwyt na długopis w kolorze taśmy;

 kolor oprawy: 150 szt. grafit lub czarny, 150 szt. czerwony;

 kolor taśmy: do oprawy w kolorze grafitu lub czerni - fioletowy, do oprawy w kolorze czerwonym - biały;

 kolor nadruku: biały;

 wewnątrz oprawy: notes 50 kartek gładkich;

 materiał notesu: biały papier offset, nie mniej niż 70 g/m2;

 ilość: 300 szt., pakowane po 25 szt. w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

4. DŁUGOPIS

 materiał: aluminium z elementami metalu;

 opis: długopis aluminiowy z automatycznym przyciskiem, przycisk, końcówka i klips wykonane z metalu;

 kształt: okrągły;

 technika znakowania: grawer laserowy dwustronny (dwa pola), wyłącznie na korpusie, wykonany w sposób trwały i widoczny;

Strona 7

 kolor wkładu: niebieski;

 wymiary: długość nie mniej niż 13,5 cm, wymiary długopisu umożliwiające wykonanie nadruku zgodnie z wytycznymi.

 kolorystyka 250 szt. – srebrny, 250 szt. – czerwony,

 kolor nadruku: na długopisie srebrnym naniesione logo w kolorze czerwonym, na długopisie czerwonym naniesione logo w kolorze białym;

 ilość: 500 szt., pakowane po 50 szt. w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

5. PENDRIVE

 pamięć przenośna USB w metalowej obudowie ze skórzanym paskiem zamykanym na magnes.

 pasek w kolorze białym, z białym przeszyciem ;

 kolor obudowy – srebrny;

 pojemność: 16 GB;

 kompatybilne z Windows / MAC OS /Linux;

 zgodny ze specyfikacja USB 2.0 i 3.1;

 wymiary ok.: 2.7 cm x 6.5 cm x 1.26 cm;

 ilość: 100 szt., pakowane osobno w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

6. TORBA BAWEŁNIANA

 torba bawełniana z nadrukiem jednostronnym;

 tkanina: surówka bawełniana min. 140 g/m²;

 rozmiar torby: min. 38x42 cm;

 długość uszu 750 mm x 25 mm;

 torba płaska;

 nadruk: 4+0;

 rozmiar nadruku: min. 20x15 cm;

 nakład: 400 szt.

Strona 8 7. SMYCZE

 materiał satyna;

 dwustronny nadruk metodą sublimacji;

 smycz powinna być długości 900 (+/- 5) mm oraz szerokości 20 (+/- 2) mm;

 smycz musi być zakończona metalowym karabińczykiem, zaczepem do telefonu komórkowego oraz szybkozłączką;

 ilość: 200 szt.