Al. Jerozolimskie 180, Warszawa, tel , fax XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru

Al. Jerozolimskie 180, 02-486 Warszawa, www.sygnity.pl, tel. + 48 22 290 88 00, fax. + 48 22 290 88 01 XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NR KRS 0000008162,

wysokość kapitału zakładowego: 11 886 242 PLN w całości wpłacony.

NIP 586-000-52-93, REGON 190407926, info@sygnity.pl

CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW stanowi moduł integrujący się z aplikacją SyriuszStd dostępny w postaci dodatkowej zakładki na oknie głównym po wprowadzeniu klucza licencyjnego produktu.

MODUŁ POSIADA:

EWIDENCJĘ AKT:

• klientów,

• kontrahentów, • pracobiorców;

OBSŁUGĘ WYPOŻYCZEŃ:

• wnioski o wypożyczenie,

• teczki wypożyczone;

OBSŁUGĘ ARCHIWUM:

• spisy zdawczo-odbiorcze,

• miejsca przechowywania akt.

YFROWEE RCHIWUM OKKUUMMENTTÓÓW

YFROWEE RCHIWUM OKKUUMMENTTÓÓW

EWIDENCJA AKT - ZAKŁADANIE TECZEK W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY:

• Dokonując parametryzacji procesu generacji teczek,

• Selekcjonując osoby, organizacje lub pracobiorców na liście, w celu zawężenia grupy osób podlegających procesowi generacji teczek.

W SPOSÓB RĘCZNY:

• Dodając teczkę dla osoby lub organizacji poprzez określenie podstawowych parametrów oraz wskazując osobę lub organizację, której dana teczka ma dotyczyć.

WYSZUKIWANIE TECZEK ORAZ DOKUMENTÓW

Z POZIOMU CYFROWEGO ARCHIWUM MAMY MOŻLIWOŚĆ WYSZUKANIA:

• Po danych identyfikacyjnych teczek, danych przechowywania oraz użytkowania,

• Po danych identyfikacyjnych dokumentów oraz okresach użytkowania.

YFROWE RCHIWUM OKKUUMMENTTÓÓWW

SKANOWANIE DOKUMENTÓW

MIEJSCE SKANOWANIA I ZAŁĄCZANIA DOKUMENTÓW:

• Skanowanie dokumentów odbywa się w ramach teczki,

• Zeskanowane dokumenty są dodawane jako załączniki do utworzonego dokumentu teczki.

USTAWIENIA SKANOWANIA DOKUMENTÓW:

• Parametry skanowania dokumentów są definiowane przez użytkownika,

• Ustawienia zostają zapisane jako domyślne, co ułatwia powtórne działania w przyszłości,

• Zakres opcji skanowania zależy od urządzenia jakim dysponujemy,

• Skanowanie odbywa się do plików PDF, JPG oraz TIF.

YFROWE R

RC

YFROWE R

RC

SKANOWANIE I DODAWANIE PLIKÓW ZAŁĄCZNIKÓW DO WYBRANEGO DOKUMENTU:

• Zeskanowane dokumenty dostępne są w podglądzie skanowania,

• Dodanie dokumentu jako załącznika przenosi plik z podglądu skanowania do załączników, które będą zapisane w bazie danych w ramach dokumentu teczki.

YFROWE R

RC

SKANOWANIE I DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW DO RÓŻNYCH DOKUMENTÓW:

Dokumenty skanowane w ramach danej teczki mogą być rozdzielone na wiele różnych doku- mentów.

YFROWE R

RC

DEFINIOWANIE SŁOWNIKÓW

UŻYTKOWNIK MA MOŻLIWOŚĆ ZDEFINIOWANA LUB POSZERZENIA:

• Słownika rodzajów dokumentów archiwalnych,

• Słownika miejsca przechowywania akt.

YFROWE R

RC

WNIOSKOWANIE I WYPOŻYCZANIE TECZEK WYPOŻYCZANIE I UDOSTĘPNIANIE AKT:

• Wypożyczeniu podlegają papierowe zbiory akt,

• W ramach jednego wniosku można udostępnić kilka akt różnych osób,

• Proces wypożyczenia akt wymaga weryfikacji osoby przekazującej i odbierającej.

YFROWE R

RC

ZWROT WYPOŻYCZONYCH AKT:

• Na liście wypożyczonych i udostępnionych akt można dokonać zwrotu konkretnych akt,

• Można dokonać zwrotu części akt w ramach danego wniosku,

• Proces zdania akt wymaga weryfikacji osoby przekazującej i odbierającej.

YFROWE R

RC

WYKAZ WNIOSKÓW WYPOŻYCZONYCH TECZEK:

Z poziomu Cyfrowego Archiwum można wygenerować raport stanu wniosków dla wypożyczonych teczek.

TWORZENIE SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Dla teczek z poziomu Cyfrowego Archiwum można dokonać spisu zdawczo-odbiorczego akt.

YFROWE R

RC

Dla wykonanego spisu zdawczo-odbiorczego można dokonać wydruku spisu akt.

Al. Jerozolimskie 180, 02-486 Warszawa, www.sygnity.pl, tel. + 48 22 290 88 00, fax. + 48 22 290 88 01 XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NR KRS 0000008162,

wysokość kapitału zakładowego: 11 886 242 PLN w całości wpłacony.

NIP 586-000-52-93, REGON 190407926, info@sygnity.pl

YFFRROOWE RCHIIWWUUM OKUMENTÓW

uslugi-psz@sygnity.pl

Kontakt: