Przewodnik Klienta
Opieka medyczna dla fi rm
luxmed.pl
22 33 22 888
Witamy Państwa w Grupie LUX MED
Cieszymy się, że wybrali Państwo dla siebie i swojej fi rmy najwyższą jakość opieki medycznej. Jesteśmy do dyspozycji we wszystkich sprawach związanych z obsługą administracyjną umowy Państwa Pracowników oraz ich bliskich. Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami naszych działań dla Państwa.
Spis treści
Zawsze do usług – Opiekun administracyjny ... 2
Wszystko pod ręką – Portal dla Firm ... 2
Opieka dla każdego – Lista uprawnionych ... 3
Karta pełna korzyści – e-Karta Pacjenta ... 4
Pełny profesjonalizm – Medycyna Pracy ... 5
Jakość się liczy – Faktura ... 6
Wygodnie i na czas – e-Faktura ... 7
Zgodnie z prawami rynku – Waloryzacja ... 8
Jeszcze więcej korzyści – Rozszerzenie zakresu umowy ... 8
Otwarci na dialog – Dział Zarządzania Reklamacjami ... 8
Po stronie Klientów – www.luxmed.pl ... 8
2
Zawsze do usług
Opiekun administracyjny
We wszelkich sprawach dotyczących umowy wesprze Państwa nasz pracownik. Opiekun administracyjny:
•
podpowie, jak korzystać z Portalu dla Firm;•
obsłuży rozliczenia i udzieli informacji o wystawionych dokumentach fi nansowych;•
odpowie na wszelkie Państwa pytania.Prosty kontakt
Dane swojego opiekuna administracyjnego znajdą Państwo w Portalu dla Firm.
O wszelkich zmianach będziemy Państwa informować e-mailowo.
Warto rozmawiać
Jeśli potrzebują Państwo spotkać się z nami osobiście lub online, prosimy o kontakt e-mailowy.
Wszystko pod ręką
Portal dla Firm
Korzystanie z naszych usług ułatwi Państwu posiadanie dostępu do specjalnej aplikacji. W Portalu dla Firm można szybko i bezpiecznie:
•
zgłaszać do opieki medycznej pracowników i członków ich rodzin (zarówno pojedyncze osoby, jak i całe grupy),•
wykreślać oraz zmieniać pakiety osób uprawnionych,•
wystawiać Skierowania na badania Medycyny Pracy ( jeżeli są zawarte w umowie),•
sprawdzać i pobierać aktualne informacje o osobach zgłoszonych do opieki,•
dodawać nowych użytkowników i zarządzać ich kontami.Jak zacząć?
Dostęp do Portalu dla Firm otrzyma tzw. użytkownik administrator, czyli osoba określona przez Państwa w umowie lub w deklaracji Wskazanie Użytkownika Administratora. Formularz został dołączony do umowy. Ponadto mogą Państwo poprosić o niego opiekuna administracyjnego. Do administratora prześlemy link aktywacyjny z możliwością ustawienia hasła. Należy wprowadzić je w ciągu 48 godzin, zanim link straci ważność.
Administrator może następnie samodzielnie nadawać uprawnienia pozostałym użytkownikom Portalu.
Służymy pomocą
Mają Państwo pytania techniczne? Nasi specjaliści są stale dostępni pod adresem portaldlafi rm@luxmed.pl.
Opieka dla każdego
Lista uprawnionych
Podczas zawierania umowy prosimy Państwa o wskazanie osób uprawnionych do opieki medycznej. W każdej chwili mogą Państwo zaktualizować tę listę, to znaczy:
•
dopisać nowych pracowników i członków ich rodzin,•
wykreślić osoby z listy,•
zmienić pakiety uprawnień.Aktualizację listy uprawnionych można wykonać w Portalu dla Firm na kilka sposobów. W tym celu wystarczy:
•
użyć formularzy dostępnych w Portalu dla Firm,•
przeprowadzić import pliku zgłoszeniowego w Portalu dla Firm.Potrzebne dane
Aby objąć opieką nową osobę, potrzebujemy następujących informacji:
•
imienia i nazwiska,•
numeru PESEL (lub ewentualnie daty urodzenia i płci – w przypadku dzieci do 6. miesiąca życia oraz obcokrajowców),•
adresu zamieszkania,•
oznaczenia i typu pakietu (indywidualnego, rodzinnego lub partnerskiego – zgodnie z umową),•
daty rozpoczęcia opieki.W przypadku członków rodziny prosimy podać dodatkowo:
•
dane pracownika zgłaszającego członka rodziny (imię, nazwisko, numer PESEL),•
informację dotyczącą stosunku prawnego lub pokrewieństwa (dziecko, małżonek lub partner).Jeszcze bliżej
Warto podać nam adres e-mailowy i numer telefonu. Posiadając dane kontaktowe, możemy zapewnić Pacjentom dostęp do wszystkich naszych udogodnień, takich jak SMS powitalny, SMS-y z przypomnieniem terminów wizyt czy ankiety satysfakcji. Istnieje wówczas również możliwość założenia konta w Portalu Pacjenta.
Opieką medyczną możemy objąć także członków rodzin pracowników:
•
małżonków;•
partnerów życiowych*;•
dzieci własne lub przysposobione (zarówno pracowników, jak i ich małżonków lub partnerów życiowych), które nie ukończyły 26 lat i pozostają na utrzymaniu rodzica lub opiekuna prawnego.* Partner życiowy – osoba, która prowadzi z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe, ale nie jest jego małżonkiem, nie jest też z nim spokrewniona ani związana żadnym stosunkiem prawnym (takim jak przysposobienie lub powinowactwo). Partnerami życiowymi nie są więc rodzice, rodzeństwo, dziadkowie itd.
Opieka na dłużej
Dziecko pracownika, które ukończy 26 lat, traci uprawnienia do opieki w ostatnim dniu miesiąca jego urodzin. W tej sprawie napisze do Państwa opiekun administracyjny.
Chcieliby Państwo przedłużyć opiekę? Prosimy o kontakt z opiekunem sprzedażowym.
4
O terminie rozpoczęcia opieki decydują Państwo. Na Portalu dla Firm zgłoszenie dociera w czasie rzeczywistym. W przypadku problemów z działaniem Portalu prosimy o kontakt z opiekunem administracyjnym.
Szczegółowe terminy zgłaszania aktualizacji mogą Państwo sprawdzić w swojej umowie. W wyjątkowych sytuacjach mogą Państwo zgłosić dodatkowe osoby także w innym dniu miesiąca. Jeśli nastąpi to już po wystawieniu przez nas faktury za dany okres rozliczeniowy, zasady rozliczenia ustali z Państwem opiekun administracyjny.
W przypadku płatności abonamentowych stosujemy zasadę pełnego miesiąca. Oznacza to, że opłatę za dany miesiąc naliczamy w jej pełnej wysokości niezależnie od dnia rozpoczęcia świadczenia opieki.
Na wyższy poziom
W dowolnym momencie, począwszy od pierwszego dnia miesiąca mogą Państwo zmienić pakiet pracownika na wyższy na Portalu dla Firm. W takiej sytuacji muszą Państwo zmienić pakiety na wyższe również dla członków jego rodziny (o ile umowa nie stanowi inaczej).
Dobrze poinformowani
Osoby nowo zgłoszone otrzymają od nas SMS-a z potwierdzeniem daty rozpoczęcia korzystania z opieki medycznej. Wiadomość tę wysyłamy już następnego dnia po wprowadzeniu danych do naszego systemu.
Wyrejestrowania pakietu medycznego dokonują Państwo z ostatnim dniem miesiąca. Można to jednak zrobić po okresie karencji uwzględnionej w umowie.
Przed upływem tego terminu mogą Państwo wykreślić daną osobę tylko wtedy, gdy:
•
rozwiązali z nią Państwo umowę o pracę,•
osoba uprawniona zmarła,•
członek rodziny uzyskał pakiet medyczny u swojego pracodawcy.Wykreślenie pracownika z listy uprawnionych do opieki medycznej wiąże się z wykreśleniem wszystkich członków jego rodziny.
Karta pełna korzyści
e-Karta Pacjenta
Osoby uprawnione do opieki medycznej otrzymują od nas specjalną elektroniczną kartę identyfi kacyjną. Imienną Kartę Pacjenta udostępniamy w Portalu Pacjenta.
Dzięki korzystaniu z Karty Pacjenta Państwa pracownicy zyskują:
•
po wprowadzeniu ich uprawnień w naszym systemie – natychmiastowy dostęp do karty;•
w przypadku utraty karty lub zniszczenia karty tradycyjnej – możliwość pobrania (nawet kilkakrotnego) duplikatów bez składania wniosku, a potem czekania na wydanie nowego dokumentu;•
w przypadku zmiany nazwiska lub zakresu świadczeń – automatyczną aktualizację Karty Pacjenta po zmianie danych w naszym systemie.Jak wygląda e-Karta?
Osoby, które logują się do Portalu Pacjenta poprzez naszą stronę internetową, otrzymują kartę w postaci pliku PDF z możliwością jej wydrukowania.
Portal Pacjenta
Jak uzyskać dostęp do Portalu Pacjenta? O tym piszemy na naszej stronie internetowej w sekcji
„Niezbędnik dla Pacjentów”.
Aby skorzystać z opieki medycznej w naszych placówkach własnych oraz partnerskich, wystarczy dokument tożsamości ze zdjęciem.
Pełny profesjonalizm
Medycyna Pracy
Wszyscy kandydaci do pracy skierowani przez pracodawcę podlegają badaniom wstępnym. O ile umowa zawiera te świadczenia, rozliczamy je następująco:
•
za pracowników zgłoszonych do pakietu ze świadczeniami Medycyny Pracy przed upływem karencji (standardowo:trzy miesiące) nie naliczamy opłaty dodatkowej,
•
za pracowników zgłoszonych do pakietu bez świadczenia Medycyny Pracy po upływie karencji naliczamy opłatę zgodną z cennikiem placówki z 10-procentowym rabatem,•
za pracowników niezgłoszonych do pakietów po upływie karencji naliczamy opłatę zgodną z cennikiem placówki z 10-procentowym rabatem.Jak naliczamy karencję?
Miesiąc wykonania badań to miesiąc zerowy, niewliczany do okresu karencji.
Długość karencji – liczba pełnych miesięcy, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania badań.
MIESIĄC 0
niewliczany do okresu karencji
WYKONANIE BADAŃ OKRES NALICZANIA KARENCJI
MIESIĄC I MIESIĄC II MIESIĄC III
START FAKTURA
Pracownicy zgłoszeni do pakietów z Medycyną Pracy podlegają badaniom okresowym i kontrolnym. Pozostałe osoby (np. pracownicy niezgłoszeni do opieki, członkowie rodzin uwzględnieni w pakietach rodzinnych, osoby powracające po urlopach wychowawczych) mogą otrzymać takie świadczenia:
•
po zgłoszeniu na listę osób uprawnionych i opłaceniu wynagrodzenia za pakiet (pełny miesiąc),Wykreślenie z listy jest możliwe dopiero po upływnie okresu wskazanego w umowie (standardowo po 12 miesiącach).
•
na podstawie jednorazowego zlecenia – za wykonane świadczenia naliczamy opłatę zgodną z cennikiem placówki z 10-procentowym rabatem.Zlecenie jednorazowe jest możliwe do realizacji jedynie w przypadku umów zawierających Medycynę Pracy.
Dobre wzory
Badania Medycyny Pracy wykonujemy na podstawie skierowań wystawionych przez pracodawcę zgodnych z naszym wzorem.
Aktualne formularze znajdą na naszej stronie internetowej w sekcji „Niezbędnik dla Firm”.
6 Umawianie badań
Po otrzymaniu skierowania na badania Medycyny Pracy Państwa pracownik powinien umówić z nami terminy. Może to zrobić na kilka sposobów:
•
poprzez Infolinię Medycyny Pracy dostępną pod numerem (22) 33 81 666 od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 19.00,Podczas rozmowy prosimy koniecznie mieć przy sobie skierowanie na badania. Operator Medycyny Pracy poprosi o informacje znajdujące się w tym dokumencie.
•
poprzez formularz kontaktowy dostępny na naszej stronie internetowej w sekcji „Kontakt”,W formularzu należy obowiązkowo załączyć skan skierowania https://www.luxmed.pl/dla- pacjentow/kontakt/umawianie-badan-medycyny- pracy.html.
•
poprzez Portal Pacjenta, na stronie https://rezerwacja.luxmed.pl.Mogą Państwo również umówić pracowników na badania grupowo:
•
poprzez formularz dostępny na Infolinii Medycyny Pracy, który prosimy uzupełnić danymi Państwa pracowników (z podaniem narażeń) i odesłać na adres medycynapracy.cubmp@luxmed.pl; zwrotnie poinformujemy Państwa o umówionych terminach badań.Niezależnie od formy zapisu w dniu badań pracownik powinien mieć przy sobie oryginał skierowania wystawionego przez pracodawcę, z wyjątkiem skierowań wystawionych w formie elektronicznej ( jeśli umowa gwarantuje dostęp do modułu e-skierowań w Portalu dla Firm).
Podwójna korzyść
Umawianie badań online nie tylko jest wygodne, lecz także umożliwia zaoszczędzenie sporej ilości czasu.
W miejscu pracy
Czy chcieliby Państwo zaprosić naszego lekarza do komisji BHP w Państwa fi rmie? Jesteśmy do dyspozycji! Prosimy zgłosić nam taki zamiar przynajmniej dwa tygodnie wcześniej, co pozwoli nam na zorganizowanie pracy w placówce podczas nieobecności lekarza.
Jakość się liczy
Faktura
Faktury abonamentowe wystawiamy przeważnie co miesiąc na początku miesiąca kalendarzowego, w którym będziemy świadczyć usługi. Okres fakturowania jest jednak zależny od zapisu w umowie.
Faktury za usługi świadczone zgodnie z cennikiem określonym w umowie (FFS) wystawiamy do 10 dni po zakończeniu miesiąca, w którym wykonaliśmy te usługi.
Wynagrodzenie obliczamy następująco:
Rodzaj rozliczenia Sposób rozliczenia
Rozliczenia abonamentowe Liczba pakietów x cena pakietu
Rozliczenia FFS (za wykonane usługi) Liczba usług x cena wykonanych usług
Rozliczenia badań wstępnych osób niezgłoszonych
Liczba usług (wykonanych na rzecz kandydatów do pracy poddanych badaniom wstępnym, którzy nie zostali zgłoszeni w ciągu 3 miesięcy od daty wykonania badań) x cena usług
Jeśli umowa rozpoczyna się w innym terminie niż pierwszy dzień miesiąca, wynagrodzenie na pierwszej fakturze naliczamy według wzoru:
cena pakietu liczba dni w miesiącu
x liczba dni opieki w miesiącu
Standardowo do jednej umowy wystawiamy fakturę abonamentową. Obejmuje ona:
•
świadczenia zdrowotne Medycyny Pracy,•
dodatkowe świadczenia zdrowotne.Informacje na fakturze przedstawiamy w postaci: liczba pakietów x cena.
Za swoje usługi możemy również wystawić fakturę FFS.
Obejmuje ona jedną pozycję oraz kwotę zbiorczą należną za wszystkie zrealizowane usługi. Do faktury dołączamy specyfi kację wykonanych usług zawierającą nazwy, ceny i liczbę poszczególnych usług lub dane pracowników, którzy wykonali usługi.
Wedle życzenia
Czy życzą Państwo sobie uzyskania faktury w innej postaci (np. w rozbiciu na więcej dokumentów, z inną prezentacją danych lub innymi opisami pozycji)?
Prosimy wówczas o wypełnienie i przekazanie w ręce Państwa opiekuna administracyjnego Protokołu ustaleń do umowy, który jest załącznikiem do umowy. Jest on również dostępny na naszej stronie internetowej oraz w Portalu dla Firm.
Informacje, które nam Państwo przekażą, sprawdzimy pod kątem możliwości realizacji. Jeśli zaproponowany przez Państwa sposób okaże się możliwy do realizacji, zastosujemy go od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po przekazaniu protokołu.
Pełna dyskrecja
Prawo nie pozwala nam na przekazywanie informacji, których posiadanie umożliwia zidentyfi kowanie osób, które skorzystały ze świadczeń zdrowotnych. Na takie ujawnienie powinien się najpierw zgodzić sam Pacjent.
Wygodnie i na czas
e-Faktura
Jeśli rozliczają się Państwo abonamentowo, polecamy korzystanie z faktur elektronicznych. Jest to rozwiązanie:
•
szybkie i wygodne – fakturę wysyłamy od razu po jej wystawieniu;•
niezawodne – faktura dociera do Państwa bez opóźnień;•
bezpieczne – fakturę wysyłamy na wskazany przez Państwa adres e-mailowy, nie ma więc zagrożenia, że trafi ona do niewłaściwej osoby;•
bezpośrednie – nie potrzebują Państwo żadnych dodatkowych haseł ani dodatkowego logowania;•
ekologiczne – ograniczając wydruki papierowe, chronimy środowisko naturalne i oszczędzamy jego zasoby.W przypadku konieczności zmiany adresu e-mail na jaki mają być wysyłane e-Faktury, należy wypełnić formularz dostępny u opiekuna administracyjnego.
Faktura za Medycynę Pracy
Jest zawsze papierowa (FFS MP) i wysyłana drogą korespondencyjną.
8
Zgodnie z prawami rynku
Waloryzacja
Raz w roku dokonujemy indeksacji wynagrodzenia o wskaźnik waloryzacji określony w umowie. Informację o waloryzacji, dacie zmiany ceny oraz nowych cenach pakietów otrzymają Państwo z adresu billing@luxmed.pl lub bezpośrednio od swojego opiekuna administracyjnego. Nastąpi to nie później niż 30 dni przed wejściem w życie nowych warunków.
Adresatem wiadomości jest osoba odpowiedzialna za kontakty z nami (wskazana w umowie). W przypadku braku adresu e-mailowego powiadomienie wyślemy pocztą tradycyjną na adres Państwa fi rmy.
Jeszcze więcej korzyści
Rozszerzenie zakresu umowy
W każdym momencie mogą Państwo rozszerzyć dotychczasowy zakres umowy o dodatkowe pakiety lub inne nasze usługi. Mogą one dotyczyć wszystkich pracowników lub określonej ich grupy.
Możemy także objąć opieką osoby, które do tej pory z niej nie korzystały, np. członków rodzin pracowników lub ich rodziców.
Do usług
Zakres umowy można rozszerzyć za pomocą aneksu sporządzonego na podstawie ustaleń z przedstawicielem naszego Departamentu Sprzedaży.
Jeśli są Państwo zainteresowani, prosimy o kontakt z opiekunem sprzedażowym lub administacyjnym.
Otwarci na dialog
Dział Zarządzania Reklamacjam
Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia prosimy kierować na adres opinie@luxmed.pl
Po stronie Klientów
www.luxmed.pl
– Twoja opieka medycznaNa naszej stronie internetowej, w zakładce „Dla Firm”, znajdą Państwo dodatkowe informacje oraz aktualne wzory formularzy i załączników do umów.
