Załącznik do Uchwały Nr 968/11 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 1 lipca 2011 r.
ZASADY DOTYCZĄCE PRZEPROWADZANIA KONTROLI W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO
WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO NA LATA 2007-2013
Łódź, 1 lipca 2011
Wykaz skrótów
IZ RPO WŁ Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata 2007 - 2013
IP II Instytucja Pośrednicząca II stopnia
DKiS Departament Kontroli i Skarg Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi
Beneficjent Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na postawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu
KM RPO WŁ Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny
Województwa Łódzkiego na lata 2007 - 2013
RPO WŁ Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013
COP Centrum Obsługi Przedsiębiorcy
DRPO Departament ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu
Marszałkowskiego w Łodzi
Umowa o dofinansowanie projektu Dokument podpisany przez IZ RPO WŁ/IP II i Beneficjenta, określający zasady przekazywania środków finansowych oraz prawa i obowiązki stron.
Ustawa o finansach publicznych Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.
z 2009 r., Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.)
Ustawa Prawo zamówień publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. , Nr 113, poz. 759 z późn. zm..)
RPRD PT RPO WŁ Roczny Plan Realizacji Działań w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013
IK RPO Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne
IA Instytucja Audytowa
UZP Urząd Zamówień Publicznych
IPOC Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji
KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny SIMIK 2007-2013
PROW 07-13 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013
PO RYBY Program Operacyjny „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013”
Dzień roboczy Dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni uznanych za ustawowo wolne od pracy (wg ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy – Dz. U. z 1951 r. Nr 4 poz. 28 z późn.
zm.)
DPR Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego w
Łodzi
2007-2013
ARiMR Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Zasady Zasady dotyczące przeprowadzania kontroli w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013
ZWŁ Zarząd Województwa Łódzkiego
SPIS TREŚCI
SPIS TREŚCI ... 4
WPROWADZENIE ... 6
PODSTAWA OPRACOWANIA ZASAD ... 6
CZĘŚĆ I – KONTROLE PRZEPROWADZANE W ODNIESIENIU DO PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH OSI PRIORYTETOWYCH I-VI RPO WŁ ... 7
1. RODZAJE KONTROLI. ... 7
2. KONTROLA SYSTEMOWA. ... 7
2.1 Obszary kontroli systemowej. ... 7
2.2 Przeprowadzenie kontroli systemowej planowej na miejscu (w siedzibie IP II). ... 8
3. KONTROLA PROJEKTU. ... 9
3.1 Zakres przeprowadzanej kontroli. ... 9
3.2 Przeprowadzenie planowej kontroli projektu. ... 9
3.3 Przeprowadzenie doraźnej kontroli projektu. ... 9
3.4 Kontrola stosowania przez Beneficjentów przepisów dotyczących zamówień publicznych... 10
3.5 Kontrola na zakończenie realizacji projektu. ... 10
4. UPOWAŻNIENIE DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI. ... 10
4.1 Uprawnienia Zespołu kontrolnego. ... 11
5. INFORMACJA POKONTROLNA. ... 11
6. ZALECENIA POKONTROLNE. ... 12
7. WERYFIKACJA WYDATKÓW. ... 12
7.1 Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność. ... 13
7.2 Częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków... 14
8. KONTROLA KRZYŻOWA. ... 15
8.1 Kontrola krzyżowa programu ... 15
8.2 Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13 ... 15
9. WYNIK KONTROLI. ... 15
10. ROCZNY PLAN KONTROLI. ... 16
11. STANDARDY KONTROLI PRZEPROWADZANEJ W RAMACH RPO WŁ. ... 16
11.1 Wstęp. ... 16
11.2 Cel opracowania standardów kontroli. ... 16
11.3 Przygotowanie kontroli. ... 17
11.3.1 Program kontroli. ... 17
11.4 Kryteria kontroli. ... 17
11.5 Standardy pracy. ... 17
11.6 Prowadzenie czynności dowodowych w kontroli... 18
11.7 Standardy sprawozdawcze kontroli... 18
11.8 Standardy polityki kadrowej. ... 19
CZĘŚĆ II – KONTROLE PRZEPROWADZANE W ODNIESIENIU DO PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH VII OSI PRIORYTETOWEJ RPO WŁ ... 20
1. RODZAJE KONTROLI. ... 20
2. PRZEDMIOT KONTROLI. ... 20
4.2 Materiały dowodowe. ... 21
4.3 Dokumentowanie kontroli. ... 21
4.4 Informacja pokontrolna... 22
5. ZALECENIA POKONTROLNE. ... 22
6. EWIDENCJA KONTROLI I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. ... 23
7. STANDARDY KONTROLI... 23
Wprowadzenie
Zasady dotyczące przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 zwane dalej „Zasadami” określają najważniejsze procesy kontrolne oraz podstawowe obowiązki IZ RPO WŁ/ IP II oraz Departamentu Kontroli i Skarg w zakresie ich realizacji.
Zasady dzielą się na dwie części:
1. pierwsza część – reguluje kwestie związane z przeprowadzaniem przez IZ RPO WŁ/IP II kontroli w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach osi priorytetowych I – VI Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 oraz z przeprowadzaniem przez IZ RPO WŁ kontroli systemowej,
2. druga część – reguluje kwestie związane z przeprowadzaniem kontroli przez Departament Kontroli i Skarg w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach osi priorytetowej VII Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszych Zasadach mają zastosowanie Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym.
Podstawa opracowania Zasad
Niniejsze Zasady opracowane zostały na podstawie następujących dokumentów:
1. Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE. L. 210 z 2006 r., str. 25-78 w brzmieniu nadanym późn. zmian./sprost.) zwanego dalej „Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006”, 2. Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady
wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE. L. 371 z 2006 r., str.1-169 w brzmieniu nadanym poźn. zmian./sprost.) zwanego dalej „Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006;
3. Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (j.t.. Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz.
712 z późn, zm.), zwanej dalej „Ustawą”;
4. Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym.
CZĘŚĆ I – KONTROLE PRZEPROWADZANE W ODNIESIENIU DO PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH OSI PRIORYTETOWYCH I-VI RPO WŁ
1. Rodzaje kontroli.
W ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 wyróżnia się następujące rodzaje kontroli:
- kontrola planowa - jest to kontrola przeprowadzana w oparciu o roczny plan kontroli opracowywany przez IZ RPO WŁ oraz IP II,
- kontrola doraźna – jest to kontrola, która:
- w odniesieniu do kontroli systemowej - nie jest ujęta w rocznym planie kontroli, a potrzeba jej przeprowadzenia wynika z podejrzenia wystąpienia istotnych uchybień w pracy IP II,
- w odniesieniu do kontroli projektu i weryfikacji wydatków – nie jest ujęta w rocznym planie kontroli, a potrzeba jej przeprowadzenia wynika z przesłanek dających podstawy do podejrzenia popełnienia przez Beneficjenta poważnych nieprawidłowości,
W/w kontrole mogą mieć charakter
- kontroli systemowej - kontrola, której celem jest uzyskanie pewności, iż wszystkie delegowane IP II zadania są realizowane w odpowiedni sposób, a system zarządzania i kontroli RPO WŁ funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z prawem,
- kontroli projektu na miejscu - kontrola przeprowadzana na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta, której celem jest potwierdzenie że współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi,
- weryfikacji wydatków - kontrola, której celem jest sprawdzenie dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktyczności poniesienia wydatków oraz ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
- kontroli krzyżowych - ze względu na cele kontroli krzyżowej przeprowadzanej przez IZ RPO WŁ/IPII wyróżniamy:
- kontrolę krzyżową programu – której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WŁ,
- kontrolę krzyżową horyzontalną – której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WŁ i PROW oraz RPO WŁ i PO RYBY w perspektywie finansowej 2007-2013.
2. Kontrola systemowa.
Kontrola systemowa dotyczy weryfikacji przez IZ RPO WŁ zadań realizowanych przez IP II na mocy Porozumienia w sprawie powierzenia zadań związanych z realizacją Osi Priorytetowej III „Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013, zawartego w dniu 9 kwietnia 2008 r. oraz Aneksów do Porozumienia.
IZ RPO WŁ w ramach kontroli systemowej nadzoruje także czy IP II w ramach osi priorytetowej III kontroluje wykonywanie przez Beneficjentów obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie projektu.
2.1 Obszary kontroli systemowej.
Kontrola systemowa przeprowadzana jest w szczególności w następujących obszarach:
- zgodności wybieranych projektów z kryteriami wyboru projektów zatwierdzonymi przez KM RPO WŁ,
- istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenia danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny,
- istnienia ścieżki audytu zgodnej z art. 15 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006,
- istnienia procedur zapewniających, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, a proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie,
- przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji zgodnych z art. 69 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1828/2006;
- informowania o nieprawidłowościach, - windykacji należności,
- przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów.
IZ RPO WŁ może skontrolować wszystkie obszary podczas jednej kontroli systemowej lub w rozbiciu na kilka kontroli systemowych. W przypadku gdy przeprowadzana jest kontrola systemowa tylko wybranych obszarów wybierane są w pierwszej kolejności te obszary, co do których istnieje wątpliwość poprawności ich realizacji.
2.2 Przeprowadzenie kontroli systemowej planowej na miejscu (w siedzibie IP II).
Zgodnie z Rocznym planem kontroli IZ RPO WŁ zobligowana jest do przeprowadzenia kontroli systemowej.
W tym celu powołuje Zespół kontrolny i zawiadamia IP II oraz IPOC o zamiarze przeprowadzenia kontroli.
Kontrola przeprowadzana jest na postawie przygotowanego przez IZ RPO WŁ programu kontroli systemowej.
Okres w którym przeprowadzana jest kontrola wynika z upoważnienia do przeprowadzenia kontroli systemowej.
Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, która przesyłana jest do IP II celem podpisania. Po otrzymaniu od IP II podpisanej informacji pokontrolnej Zespół kontrolny sporządza zalecenia pokontrolne, które przekazuje IP II. W przypadku zgłoszenia przez IP II zastrzeżeń do informacji pokontrolnej IZ RPO WŁ może je uwzględnić dokonując odpowiedniej korekty informacji pokontrolnej, lub stwierdzić iż zastrzeżenia są bezzasadne i ponownie przesłać informację pokontrolną IP II celem jej podpisania. Jeżeli IP II w dalszym ciągu zgłasza zastrzeżenia do informacji pokontrolnej IZ RPO WŁ może podjąć decyzję o podjęciu dodatkowych czynności kontrolnych. W tym celu IZ RPO WŁ ponownie powołuje Zespół kontrolny, zawiadamia IP II o zamiarze przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych oraz przeprowadza kontrolę na podstawie programu kontroli systemowej. Po przeprowadzeniu dodatkowych czynności kontrolnych Zespół kontrolny sporządza informację pokontrolną oraz zalecenia pokontrolne, które następnie przekazuje IP II.
W przypadku gdy IP II zgłosi zastrzeżenia do informacji pokontrolnej po terminie, IZ RPO WŁ odmówi rozpatrzenia zastrzeżeń z uwagi na przekroczenie terminu do ich zgłoszenia. Informację o odmowie rozpatrzenia zastrzeżeń wraz z informacją pokontrolną przekazuje do IP II, a następnie sporządza zalecenia pokontrolne.
Podpisana przez IP II informacja pokontrolna oraz zalecenia pokontrolne przekazywane są do wiadomości IA oraz IPOC. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub istotnych błędów w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, informacja pokontrolna oraz zalecenia pokontrolne przekazywane są także do wiadomości IK RPO. IP II w terminie wskazanym w zaleceniach pokontrolnych informuje IZ RPO WŁ o ich wykonaniu.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości sposób postępowania określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 oraz Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013.
3. Kontrola projektu.
3.1 Zakres przeprowadzanej kontroli.
Przeprowadzenie kontroli obejmuje:
- sprawdzenie projektu pod kątem zgodności jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego,
- sprawdzenie projektu pod kątem zgodności jego realizacji z zasadami polityk wspólnotowych, w tym w szczególności, w zakresie: równości szans, zrównoważonego rozwoju środowiskowego, konkurencji oraz społeczeństwa informacyjnego,
- sprawdzenie kwalifikowalności wydatków, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,
- sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczej wniosku Beneficjenta o płatność,
- sprawdzenie stanu realizacji projektu i jego zgodności z harmonogramem oraz postępem rzeczowo - finansowym.
3.2 Przeprowadzenie planowej kontroli projektu.
Kontrola projektu na miejscu (w siedzibie Beneficjenta) przeprowadzana jest na podstawie Rocznego planu kontroli w oparciu o przygotowany program kontroli. Celem przeprowadzenia kontroli IZ RPO WŁ/IP II powołuje Zespół kontrolny, z odpowiednim wyprzedzeniem zawiadamia Beneficjenta o planowanej kontroli.
Okres w którym przeprowadzana jest kontrola wynika z upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Po zakończeniu kontroli Zespół kontrolny sporządza i przedstawia Beneficjentowi informację pokontrolną celem podpisania. Podpisaną informację pokontrolną Beneficjent przekazuje Zespołowi kontrolnemu, który następnie sporządza zalecenia pokontrolne i przekazuje je Beneficjentowi. O wykonaniu zaleceń pokontrolnych Beneficjent informuje IZ RPO WŁ/IP II. W uzasadnionych przypadkach Beneficjent może wystąpić do IZ RPO WŁ/IP II z prośbą o przesunięcie terminu wykonania zaleceń pokontrolnych. W takiej sytuacji IZ RPO WŁ/IP II analizuje zasadność prośby Beneficjenta i wyznacza nowy termin wykonania zaleceń pokontrolnych lub odmawia jego wyznaczenia. Beneficjent może zgłosić zastrzeżenia do informacji pokontrolnej. W takim przypadku po przeanalizowaniu zastrzeżeń Zespół kontrolny może przedstawić Beneficjentowi uzupełnioną lub zmienioną informację pokontrolną albo poinformować Beneficjenta o odmowie ich uwzględnienia, przesyłając informację pokontrolną do podpisania. W przypadku ponownej odmowy podpisania informacji pokontrolnej przez Beneficjenta IZ RPO WŁ/IP II zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie jej podpisania przez Beneficjenta i przekazuje mu zalecenia pokontrolne. W przypadku zgłoszenia przez Beneficjenta zastrzeżeń do informacji pokontrolnej po terminie IZ RPO WŁ/IP II odmawia rozpatrzenia zastrzeżeń ze względu na uchybienie terminu do ich wniesienia.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości sposób postępowania określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 oraz Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013.
3.3 Przeprowadzenie doraźnej kontroli projektu.
W przypadku otrzymania pisemnej informacji dotyczącej w szczególności:
- podejrzenia wystąpienia uchybień lub nieprawidłowości w procesie realizacji projektu,
- nieotrzymania przez IZ RPO WŁ/IP II oświadczenia Beneficjenta o przestrzeganiu zasady trwałości projektu,
- otrzymania przez IZ RPO WŁ/IP II oświadczenia Beneficjenta o nieprzestrzeganiu zasady trwałości projektu,
- otrzymania przez IZ RPO WŁ/IP II oświadczenia Beneficjenta o częściowym przestrzeganiu zasady trwałości projektu,
IZ RPO WŁ/IP II podejmuje decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej. Kontrolę doraźną projektu przeprowadza Zespół kontrolny powołany przez IZ RPO WŁ/IP II postępując analogicznie jak w przypadku planowej kontroli projektu na miejscu.
W przypadku gdy w wyniku planowanej lub doraźnej kontroli projektu pojawiają się uzasadnione przesłanki prowadzące do rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu z Beneficjentem, IZ RPO WŁ/IP II jest zobowiązana wypowiedzieć w/w umowę i wstrzymać dokonywanie płatności na rzecz Beneficjenta.
3.4 Kontrola stosowania przez Beneficjentów przepisów dotyczących zamówień publicznych.
Kontrola stosowania przez Beneficjentów przepisów dotyczących zamówień publicznych dotyczy Beneficjentów, którzy wskazani są w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, a więc zobowiązani są do stosowania przepisów w/w ustawy przy realizacji robót budowlanych, dostaw i usług. Prawidłowe stosowanie przez Beneficjentów przepisów dotyczących zamówień publicznych stanowi jeden z warunków rozliczenia realizowanego projektu.
Kontrola prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzana jest podczas kontroli projektu. Weryfikuje ona prawidłowość stosowania przez Beneficjenta przepisów dotyczących zamówień publicznych i ma na celu wyeliminowanie uchybień w tym zakresie.
Kontrola przeprowadzana u Beneficjenta i wynikające z niej ustalenia mogą stanowić podstawę wystąpienia do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli.
3.5 Kontrola na zakończenie realizacji projektu.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu jest kontrolą planową, obligatoryjnie przeprowadzaną po złożeniu przez Beneficjenta wniosku Beneficjenta o płatność końcową, a przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Kontrola ta polega na sprawdzeniu kompletności i zgodności z przepisami otrzymanej dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu podlega rejestracji w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13).
4. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
W przypadku wszystkich rodzajów kontroli, do ich przeprowadzenia zostaje powołany Zespół kontrolny, który działa na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Upoważnienie powinno zawierać w szczególności:
- oznaczenie instytucji kontrolującej, - datę i miejsce wystawienia upoważnienia, - podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,
- imię i nazwisko osób wchodzących w skład Zespołu kontrolnego, ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika Zespołu kontrolnego,
- nazwę i adres jednostki kontrolowanej/Beneficjenta, - zakres kontroli,
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jest okazywane jednostce kontrolowanej/Beneficjentowi przed przystąpieniem do czynności kontrolnych. Przed rozpoczęciem kontroli członkowie Zespołu kontrolnego zobowiązani są do podpisania:
- w przypadku IZ RPO WŁ - Oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania kontrolnego, - w przypadku IP II - Deklaracji bezstronności i poufności.
4.1 Uprawnienia Zespołu kontrolnego.
Osoby wchodzące w skład Zespołu kontrolnego uprawnione są w granicach przyznanego upoważnienia w szczególności do:
- swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej/Beneficjenta, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
- wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej/Beneficjenta, tworzenia dokumentacji fotograficznych zgodnie z przepisami i postanowieniami o ochronie informacji niejawnej i ochronie danych osobowych,
- żądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów, - żądania od pracowników jednostki kontrolowanej/Beneficjenta ustnych oraz pisemnych wyjaśnień, - zabezpieczania materiałów dowodowych,
- sprawdzania przebiegu określonych czynności, - przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.
Zadaniem kontrolujących jest ustalenie stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W sytuacji nieuzasadnionej odmowy udostępnienia kontrolującym dowodów należy fakt ten odnotować w informacji pokontrolnej.
5. Informacja pokontrolna.
Po zakończeniu kontroli Zespół kontrolny sporządza informację pokontrolną, która przekazywana jest jednostce kontrolowanej/Beneficjentowi do podpisania.
Informacja pokontrolna powinna zawierać w szczególności następujące elementy:
- podstawę prawną przeprowadzania kontroli, - nazwę jednostki kontrolującej,
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład Zespołu kontrolnego, ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika Zespołu kontrolnego,
- termin kontroli,
- nazwę jednostki kontrolowanej/Beneficjenta, - adres jednostki kontrolowanej/Beneficjenta,
- osoby składające wyjaśnienia lub udzielające informacji w imieniu jednostki kontrolowanej/Beneficjenta, - podstawowe dane dotyczące kontrolowanego projektu,
- opis kontrolowanych procesów
- ustalenia kontroli (Zespół kontrolny powinien zawrzeć w Informacji pokontrolnej rzetelny opis zastanego stanu faktycznego w jednostce kontrolowanej/u Beneficjenta)
- uwagi lub zastrzeżenia jednostki kontrolowanej/Beneficjenta do ustaleń kontroli,
- odniesienie Zespołu kontrolnego do uwag jednostki kontrolowanej/Beneficjenta wniesionych do ustaleń kontroli
- datę sporządzenia informacji pokontrolnej.
6. Zalecenia pokontrolne.
W przypadku stwierdzenia w wyniku przeprowadzonej kontroli uchybień lub nieprawidłowości IZ RPO WŁ/IP II wydaje zalecenia pokontrolne zawierające uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości.
Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
- podstawę prawną sformułowania zaleceń,
- odniesienie do kontroli, w wyniku której zostały sformułowane,
- uwagi i zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości,
- termin wykonania zaleceń pokontrolnych.
Jednostka kontrolowana/Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych do ich wdrożenia oraz do pisemnego poinformowania IZ RPO WŁ/IP II o sposobie wykorzystania uwag oraz wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. W przypadku gdy jednostka kontrolowana/Beneficjent z ważnych powodów nie jest w stanie we wskazanym terminie wykonać zaleceń pokontrolnych, IZ RPO WŁ/IP II może podjąć decyzję o wyznaczeniu nowego terminu wykonania zaleceń pokontrolnych lub o odmowie jego wyznaczenia.
Zespół kontrolny, który wydał zalecenia pokontrolne jest zobowiązany do weryfikacji, czy zalecenia te zostały wdrożone.
Weryfikacja ta może być dokonana w dwojaki sposób:
- poprzez weryfikację odpowiednich dokumentów przekazanych do siedziby IZ RPO WŁ/IP II przez jednostkę kontrolowaną/Beneficjenta,
- poprzez kontrolę sprawdzającą projektu na miejscu.
Decyzję dotyczącą trybu weryfikacji zaleceń pokontrolnych podejmuje IZ RPO WŁ/IP II.
7. Weryfikacja wydatków.
Na podstawie art. 60 lit. b rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, IZ RPO WŁ/IP II przeprowadza weryfikację sprawdzającą w szczególności czy:
- wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów, poświadczonymi przez Beneficjenta za zgodność z oryginałem, potwierdzającymi poniesione wydatki lub wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, został przekazany do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków Beneficjenta o płatność,
- dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z umową o dofinansowanie projektu,
- zadeklarowane przez Beneficjentów wydatki zostały rzeczywiście poniesione oraz zapłacone, - wnioski Beneficjenta o płatność są prawidłowe,
- wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami krajowymi i wspólnotowymi, w tym dotyczącymi w szczególności: konkurencji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego oraz zakazu podwójnego finansowania wydatków.
Zgodnie z przepisami art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ww. weryfikacje wydatków
Podstawę weryfikacji wydatków stanowią dokumenty potwierdzające poniesione wydatki:
- faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty;
- inne dokumenty, określone przez IZ RPO WŁ/IP II poświadczające poniesione wydatki, jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej.
IZ RPO WŁ przechowuje, w okresie o którym mowa w art. 90 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, informacje i dokumenty dotyczące wszystkich przeprowadzonych weryfikacji i kontroli, tj. informacji i dokumentów dotyczących zakresu, terminu oraz wyników weryfikacji i kontroli, a także środków podjętych w wyniku wykrycia nieprawidłowości.
7.1 Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność.
Weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność obejmuje wszystkie wnioski i przeprowadzana jest w siedzibie IZ RPO WŁ/IP II. Celem weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność jest uznanie i sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków w ramach projektu, zgodności z celami programu oraz zgodności z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego.
Całkowity termin weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ RPO WŁ wynosi do 20 dni roboczych od momentu przekazania wniosku Beneficjenta o płatność do IZ RPO WŁ. W przypadku IP II całkowity termin weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność wynosi 33 dni roboczych, w tym terminie uwzględnione jest 7 dni roboczych na sporządzenie zbiorczego wniosku o płatność przekazywanego do IZ RPO WŁ.
W sytuacji, gdy wniosek Beneficjenta o płatność zawiera błędy formalne, merytoryczne lub rachunkowe termin weryfikacji ulega wydłużeniu z uwagi na konieczność złożenia przez Beneficjenta korekty oraz ponowną weryfikację uzupełnionego/ poprawionego wniosku. Weryfikacja wniosku o płatność ulega zawieszeniu w przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy o dofinansowanie lub przeprowadzenia kontroli doraźnej projektu
Wniosek Beneficjenta o płatność wraz z wymaganymi załącznikami służy uznaniu i potwierdzeniu kwalifikowalności wydatków. Weryfikacja obejmuje sprawdzenie wniosku Beneficjenta o płatność oraz dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków, przedkładanej w ramach wniosku Beneficjenta o płatność.
Załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność weryfikowanego przez IZ RPO WŁ obejmują:
- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków/kosztów kwalifikowalnych, wraz z dowodami zapłaty,
- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, np.
protokoły odbioru,
- zaświadczenie, o statusie Beneficjenta jako podatnika VAT, wydane przez Urząd Skarbowy nie później niż trzy miesiące przed złożeniem wniosku Beneficjenta o płatność (ważność zaświadczenia od momentu jego wydania wynosi 3 miesiące),
- kartę wzorów podpisów wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu,
- kalkulacje kosztów ogólnych (np. opłaty za czynsz, wynajem lokalu, media, telefon, itp.) wykorzystywanych na potrzeby realizacji projektu wraz z opisem metodologii jaką zastosowano do ich wyliczenia,
- upoważnienie dla osoby potwierdzającej za zgodność z oryginałem, jeśli jest inna niż osoba podpisująca wniosek Beneficjenta o płatność,
- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z wykonawcami, - inne dokumenty potwierdzające prawidłową realizację projektu.
Załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność weryfikowanego przez IP II obejmują w szczególności:
- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków/kosztów kwalifikowalnych, wraz z dowodami zapłaty,
- poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione kopie dokumentów potwierdzające poniesione przez Beneficjenta koszty/wydatki, opisane w sposób identyfikujący poniesienie wydatku w ramach danego działania RPO WŁ,
- oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT / zaświadczenie o statusie podatnika VAT, - oświadczenie o braku podwójnego finansowania,
- oświadczenie sprzedawcy używanego środka trwałego,
- oświadczenie o cenie zakupionego używanego środka trwałego,
- oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie.
Weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność składa się z następujących podstawowych etapów:
- wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów przekazywany jest do właściwych komórek odpowiedzialnych za weryfikację wniosków Beneficjenta o płatność w IZ RPO WŁ/IP II.
- IZ RPO WŁ w terminie 20 dni roboczych/IP II w terminie 26 dni roboczych przeprowadza weryfikację wniosku Beneficjenta o płatność oraz dokumentów załączanych do wniosku Beneficjenta o płatność.
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność obejmuje: weryfikację formalną, merytoryczną i rachunkową dokonywaną przez pracowników IZ RPO WŁ/IP II z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.
Weryfikacja ta obejmuje w szczególności sprawdzenie czy wniosek został złożony na prawidłowym formularzu oraz sprawdzenie: kompletności złożonych dokumentów, zasadności poniesionego wydatku w ramach projektu, zgodności poniesionego wydatku z prawem unijnym i polskim oraz prawidłowości opisania dokumentu. Weryfikacja prowadzona jest na podstawie Listy sprawdzającej wniosku Beneficjenta o płatność.
- dane na temat wniosku Beneficjenta o płatność oraz wynik jego weryfikacji rejestrowane są w KSI (SIMIK 07-13).
- IZ RPO WŁ/IP II przekazuje Beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność.
Po pozytywnej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność, następuje refundacja wydatków poniesionych przez Beneficjenta lub wypłacenie kolejnej transzy zaliczki lub rozliczenie wydatków państwowych jednostek budżetowych.
Informacja o wynikach weryfikacji jest archiwizowana przez IZ RPO WŁ/IP II.
7.2 Częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków.
Beneficjent zobowiązany jest załączyć do wniosku Beneficjenta o płatność poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty. Jednakże w szczególnie uzasadnionych przypadkach IZ RPO WŁ może zwolnić Beneficjenta z tego obowiązku. W takiej sytuacji Beneficjent do wniosku Beneficjenta o płatność w celu potwierdzenia poniesionych wydatków/kosztów załącza zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty wraz z oświadczeniem o prawdziwości tego zestawienia. Zestawienie to może mieć formę zestawienia faktur (innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej) bądź wyciągu dokumentacji księgowej Beneficjenta dokumentującego operacje dokonane w związku z realizowanym projektem i objęte złożonym wnioskiem Beneficjenta o płatność.
Możliwość załączenia przez Beneficjenta zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty musi wynikać z postanowień umowy o dofinansowanie projektu.
dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych wydatków/kosztów.
W przypadku stosowania częściowej weryfikacji dokumentów poświadczających poniesienie wydatków, IZ RPO WŁ/IPII zobowiązana jest do przechowywania w formie pisemnej dokumentacji zawierającej opis i uzasadnienie stosowanej metody doboru próby dokumentów do kontroli, identyfikującej transakcje wybrane do celów weryfikacji.
8. Kontrola krzyżowa.
Kontrole krzyżowe mają na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania.
Wyróżnia się dwa rodzaje kontroli krzyżowej:
- kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WŁ,
- kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WŁ i PROW oraz RPO WŁ i PO RYBY w perspektywie finansowej 2007-2013.
Kontrole krzyżowe prowadzone są na podstawie dokumentów finansowo-księgowych, z wykorzystaniem danych zamieszczonych w KSI (SIMIK 07-13) na etapie weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność..
8.1 Kontrola krzyżowa programu
Identyfikacja Beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach programu dokonywana jest w oparciu o Numer Identyfikacji Podatkowej zaś identyfikacja wystąpienia podwójnego finansowania dokonywana jest w oparciu o listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność. Jeżeli wynikiem analizy w/w listy sprawdzającej jest podejrzenie podwójnego finansowania, IZ RPO WŁ/IP II wszczyna procedurę kontroli doraźnej u Beneficjenta. W przypadku wykrycia podwójnego finansowania w trakcie kontroli krzyżowej programu, IZ RPO WŁ /IP II informuje o tym IPOC.
8.2 Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13
Dla zapewnienia właściwego przebiegu kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW 07-13 w trakcie kontroli na miejscu sprawdzane są opisy dokonywane przez Beneficjentów na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) pod kątem ewentualnych adnotacji instytucji wdrążającej PROW 07-13. Kontrola krzyżowa wydatków rozliczanych w ramach RPO WŁ i PROW 07-13 prowadzona jest z wykorzystaniem danych udostępnionych poprzez zapewnienie przez ARiMR dostępu do elektronicznego systemu gromadzenia danych OFSA PROW oraz poprzez przekazywanie danych nierejestrowanych w OFSA PROW. W przypadku wykrycia podwójnego finansowania IZ RPO WŁ/IP II informuje o dokonanych ustaleniach właściwą instytucję/agencję płatniczą PROW 07-13 oraz IPOC.
8.3 Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13
Dla zapewnienia właściwego przebiegu kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PO RYBY w trakcie kontroli projektów na miejscu sprawdzane jest występowanie na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) adnotacji instytucji wdrażających PO RYBY potwierdzającej fakt przedłożenia faktur do refundacji w ramach programu. Kontrola wydatków w ramach RPO WŁ i PO RYBY prowadzona jest z wykorzystaniem danych udostępnianych poprzez zapewnienie przez ARiMR dostępów do aplikacji RYBY 2007-13, będącej elektronicznym systemem gromadzenia danych o beneficjentach programu.
W przypadku wykrycia podwójnego dofinansowania IZ RPO WŁ/IP II informuje o dokonanych ustaleniach właściwą instytucję PO RYBY/agencję płatniczą PO RYBY oraz IPOC.
9. Wynik kontroli.
W przypadku stwierdzenia naruszeń w stosowaniu prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, mogą zostać wymierzone korekty finansowe.
Jeżeli w wyniku przeprowadzonych kontroli zostanie stwierdzone, iż zachodzą przesłanki rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu zostaje wstrzymana płatność na realizację projektu.
Jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli zostanie stwierdzone, iż zachodzą przesłanki określone w art. 207 ustawy o finansach publicznych zostaje wydana i doręczona Beneficjentowi decyzja o zwrocie otrzymanych środków.
Jeżeli w wyniku przeprowadzonych kontroli zajdzie podejrzenie popełnienia przestępstwa, lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez Beneficjenta zostaje sporządzone zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, które następnie zostaje przekazane do Biura Prawnego IZ RPO WŁ celem zweryfikowania ich zasadności. Jeśli podejrzenia te okażą się zasadne w/w zawiadomienia zostają przekazane właściwym organom (Policja, Prokuratura, Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych).
10. Roczny plan kontroli.
Kontrole w ramach RPO WŁ przeprowadzane są w oparciu o Roczny plan kontroli przygotowany na okres roku kalendarzowego przez IZ RPO WŁ. Roczny plan kontroli w zakresie III osi priorytetowej przygotowywany przez IP II i przekazywany do zatwierdzenia IZ RPO WŁ, jest częścią Rocznego planu kontroli IZ RPO WŁ.
Minimalny zakres informacji oraz strukturę Rocznego planu kontroli określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym.
IZ RPO WŁ oraz IP II raz na półrocze przygotowują informację o przeprowadzonych kontrolach projektów celem przekazywania do wiadomości IPOC.
Roczny plan kontroli opiniowany jest przez Komitet ds. Kontroli i Audytu Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności 2007-2013, a następnie przekazywany do akceptacji IK RPO WŁ.
Zaakceptowany przez IK RPO Roczny plan kontroli przekazywany jest do wiadomości IPOC.
W przypadku aktualizacji przez IZ RPO WŁ zaakceptowanego Rocznego planu kontroli, IK RPO ocenia zakres wprowadzonych zmian pod względem ich ilości, jakości oraz wpływu na liczbę kontroli do przeprowadzenia. Po dokonanej ocenie IK RPO może skierować aktualizację Rocznego planu kontroli przed akceptacją do zaopiniowania przez Komitet ds. Kontroli i Audytu Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności 2007-2013 (w przypadku zmian zwiększających poziom ryzyka niewykrycia błędów lub nieprawidłowości) lub zająć stanowisko wobec aktualizacji Rocznego planu kontroli (w przypadku zmian mniej istotnych).
11. Standardy kontroli przeprowadzanej w ramach RPO WŁ.
11.1 Wstęp.
Standardy kontroli określają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli przeprowadzanej w ramach RPO WŁ.
Standardy kontroli zostały opracowane w oparciu o obowiązujące:
- Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, - Standardy kontroli Najwyższej Izby Kontroli,
- Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Niniejsze standardy nie stanowią prawa powszechnie obowiązującego, należy traktować je jedynie jako wskazówki do tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli w ramach RPO WŁ.
11.2 Cel opracowania standardów kontroli.
- zapewnienie realizacji funkcji kontrolnej poprzez stworzenie jednolitej płaszczyzny odniesienia dla planowania, przeprowadzania kontroli oraz oceny jej wyników,
- określenie podstawowych zasad właściwej praktyki przeprowadzania kontroli, - zapewnienie odpowiedniego poziomu profesjonalizmu przeprowadzanych kontroli,
- zapewnienie wysokiej jakości przeprowadzanych kontroli poprzez ocenę jej skuteczności i efektywności, - określenie podstaw oceny podejmowanych działań kontrolnych,
- promowanie ciągłego usprawniania działań kontrolnych.
11.3 Przygotowanie kontroli.
Etap przygotowania kontroli w ramach RPO WŁ powinien obejmować:
- opracowanie programu kontroli - w przypadku kontroli planowych, - opracowanie zakresu kontroli – w przypadku kontroli doraźnej, - dobór osób kontrolujących i powołanie Zespołu kontrolnego,
- przeprowadzenie narady (zebrania) przedkontrolnej i przydzielenie zadań członkom Zespołu kontrolnego.
Kontrolę należy przeprowadzić w sposób zapewniający jej wydajność, skuteczność oraz uzyskanie wysokiej jakości pracy kontrolujących.
11.3.1 Program kontroli.
Podstawę przeprowadzenia kontroli w przypadku kontroli planowej stanowi program kontroli. Powinien on zawierać dane o stopniu szczegółowości niezbędnym do prawidłowego i skutecznego przeprowadzenia kontroli.
Opracowując program kontroli należy w szczególności:
- przeprowadzić analizę przedkontrolną obejmującą zagadnienia gospodarcze, finansowe, organizacyjno- administracyjne , stan prawny obszaru objętego kontrolą oraz obszary ryzyka,
- określić zakres kontroli,
- określić metodykę kontroli odnoszącą się do celów i zakresu ustalonego dla danej kontroli oraz istotnych obszarów ryzyka w uwzględnieniem w szczególności takich zagadnień jak ryzyko kontroli, dobór próby do kontroli.
11.4 Kryteria kontroli.
Kontrole w ramach RPO WŁ przeprowadzane są w szczególności zgodnie z następującymi zasadami:
- legalności - określa zgodność czynności kontrolnych z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, aktami stanowienia prawa o charakterze wewnętrznym, umowami, decyzjami wydanymi w sprawach indywidualnych oraz innymi rozstrzygnięciami podjętymi przez uprawnione podmioty,
- celowości - określa odpowiedniość zastosowanych dla danego rodzaju kontroli metod i środków w kontekście jej skuteczności i osiągnięcia założonych celów,
- rzetelności - określa czy obowiązki w zakresie kontroli zostały wypełnione sumiennie, z należytą starannością, z przestrzeganiem wewnętrznych zasad i reguł funkcjonujących w jednostce kontrolującej, oraz czy udokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych nastąpiło we właściwej formie, w wymaganych terminach i zgodnie z rzeczywistością.
11.5 Standardy pracy.
Członkowie Zespołów kontrolnych przeprowadzający kontrolę w ramach RPO WŁ powinni:
- posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje do przeprowadzania danego rodzaju kontroli, - wykazać się należytą starannością i obiektywizmem na wszystkich etapach postępowania kontrolnego, - przeprowadzać kontrole terminowo z zachowaniem najwyższego profesjonalizmu,
- prezentować i dokumentować ustalenia kontroli w sposób rzetelny, kierując się osobistą i zawodową uczciwością,
- zapoznać się z celem, zakresem i metodyką kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą w stopniu wystarczającym do efektywnego przeprowadzenia kontroli,
- przeprowadzać kontrole z zachowaniem bezstronności tj. powstrzymać się od czynności, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność albo byłyby sprzeczne z wykonywanymi obowiązkami i zadaniami,
- zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane podczas wykonywania obowiązków służbowych, - przestrzegać zasad poufności i prawidłowego przechowywania dokumentacji dotyczącej kontroli.
11.6 Prowadzenie czynności dowodowych w kontroli.
Wszelkie ustalenia, oceny, uwagi oraz wnioski z kontroli opierają się na zebranych podczas postępowania kontrolnego dowodach.
Dowody kontroli powinny być:
- rzetelne – bezstronne, wiarygodne oraz właściwe i wystarczające pod względem ilościowym i jakościowym do uzyskania wyników kontroli,
- stosowne – odnoszące się do wyraźnie określonych celów kontroli,
- racjonalne – oszczędne na tyle aby koszt ich zebrania był odpowiednio proporcjonalny do wyników jakie zamierzano osiągnąć.
W trakcie przeprowadzanej kontroli należy dokonać oceny wiarygodności zebranego materiału dowodowego z uwzględnieniem jego źródła i rodzaju. W sytuacji gdy zachodzi sprzeczność pomiędzy dowodami, za bardziej wiarygodne należy uznać dowody pisemne lub rzeczowe uzyskane bezpośrednio przez kontrolujących.
W przypadku gdy dowody pochodzące z różnych źródeł dowodowych dotyczące wyjaśnienia istotnej kwestii są sprzeczne, należy dążyć do wyjaśnienia tych sprzeczności poprzez uzyskanie dalszych dowodów.
Dokumentacja zebrana w aktach kontroli powinna być na tyle szczegółowa i kompletna aby gwarantowała zrozumienie ustaleń kontrolnych przez osoby nie uczestniczące w kontroli. Materiały dowodowe zebrane podczas kontroli należy odpowiednio zabezpieczyć.
11.7 Standardy sprawozdawcze kontroli.
Po przeprowadzeniu kontroli Zespół kontrolny sporządza informację pokontrolną oraz zalecenia pokontrolne.
Informacja pokontrolna powinna być w szczególności:
- obiektywna – wyważona, wolna od zniekształceń,
- jasna – logiczna, wolna od nieścisłości, łatwa do zrozumienia, - zwięzła – zawierająca informacje służące realizacji celu kontroli, - terminowa – przedstawiona w odpowiednim czasie bez zbędnej zwłoki,
- oparta na odpowiednich dowodach kontroli – oparta na dowodach wystarczających do sformułowania właściwych wniosków odnoszących się do kontrolowanych zagadnień,
11.8 Standardy polityki kadrowej.
- należy prowadzić odpowiednią politykę kadrową tj. zatrudniać osoby o wysokich kwalifikacjach niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych w zakresie kontroli,
- należy zatrudniać pracowników w drodze otwartego i przejrzystego procesu rekrutacyjnego, prowadzonego zgodnie z obowiązującymi zasadami i kryteriami,
- należy rozwijać umiejętności zawodowe kontrolujących poprzez regularne organizowanie szkoleń, w celu zapewnienia wysokiej jakości ich pracy.
CZĘŚĆ II – KONTROLE PRZEPROWADZANE W ODNIESIENIU DO PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH VII OSI PRIORYTETOWEJ RPO WŁ
1. Rodzaje kontroli.
Kontrole realizacji wydatków w ramach RPRD PT RPO WŁ przeprowadza DKiS. Ustala się następujące rodzaje kontroli:
- planowe – obejmujące swym zakresem wybrane zagadnienia oraz terminy określone rocznym planem kontroli realizacji wydatków w ramach RPRD PT RPO WŁ.
- doraźne – wynikające z bieżących potrzeb, wykonywane na polecenie Marszałka Województwa Łódzkiego poza przyjętym planem kontroli;
Kontrole planowe przeprowadzane są na podstawie Rocznego planu kontroli, którego projekt sporządzany jest przez DKiS. Roczny plan kontroli przekazywany jest do DRPO celem zatwierdzenia i stanowi część Rocznego planu kontroli IZ RPO WŁ.
2. Przedmiot kontroli.
Przedmiotem kontroli mogą być wybrane zagadnienia w zakresie:
- wykonania projektu w konfrontacji z określonymi zasadami jego realizacji, - przestrzegania procedur określonych ustawą Prawo zamówień publicznych,
- prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu, księgowania wydatków poniesionych w ramach projektu, w tym kontrola kwalifikowalności wydatków, ewidencja wydatków na kontach księgowych oraz badanie dokumentów finansowo - księgowych w zakresie spełniania wymogów ustawy o rachunkowości,
- terminowości realizacji zobowiązań finansowych, - sprawozdawczości i monitorowania projektu,
- przechowywania i archiwizacji dokumentacji przez beneficjenta realizującego projekt, w tym sposobu zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, pracowników odpowiedzialnych za przechowywanie dokumentacji dotyczącej realizacji projektu,
- przestrzegania zasady trwałości projektu,
- przestrzegania zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych.
Zakres tematyczny kontroli zatwierdza Dyrektor DKiS lub jego Zastępca.
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Kontrola przeprowadzana jest na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Dyrektora DKiS lub jego Zastępcę, w którym określono:
- organ upoważniony do kontroli,
- datę i miejsce wystawienia upoważnienia, - podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli, - nazwę i adres jednostki kontrolowanej,
- termin przeprowadzenia kontroli,
- badany okres,
- podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z informacją o zajmowanym stanowisku i funkcji.
Upoważnienie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach.
4. Tryb przeprowadzania kontroli.
O terminie rozpoczęcia planowanej kontroli, Dyrektor DKiS lub jego Zastępca powiadamia Dyrektora DPR przynajmniej 5 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem kontroli. Zawiadomienie o przeprowadzeniu kontroli zawiera przede wszystkim nazwę podmiotu kontrolowanego, zakres kontroli, okres objęty kontrolą oraz czas jej przeprowadzenia. Kontrolujący przystępują do wykonywania czynności kontrolnych po okazaniu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu legitymacji służbowej lub dowodu osobistego. Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, w siedzibie:
- jednostki kontrolowanej,
- DKiS - gdy kontrolowany nie zapewnia odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli. W tej sytuacji kontrolowany zobowiązany jest do dostarczenia wymaganych dokumentów do siedziby DKiS,
4.1 Uprawnienia Zespołu kontrolnego.
Osoby wchodzące w skład Zespołu kontrolnego uprawnione są w granicach przyznanego upoważnienia do:
- swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
- wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z tematem przeprowadzanej kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,
- pobierania oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych,
- przeprowadzania oględzin: obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności,
- żądania od kierownika i pracowników jednostki kontrolowanej udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń,
- korzystania z pomocy biegłych i specjalistów.
4.2 Materiały dowodowe.
Materiałami dowodowymi zebranymi w toku postępowania kontrolnego są w szczególności:
- pisemne wyjaśnienia złożone przez kierownika kontrolowanej jednostki lub pracowników,
- pisemne oświadczenia kierownika kontrolowanej jednostki, pracowników i osób związanych ze sprawą, a nie będących pracownikami kontrolowanej jednostki,
- rzeczy zabezpieczone, - protokóły z oględzin, - opinie rzeczoznawców,
- dokumenty zgromadzone w formie odpisów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.
4.3 Dokumentowanie kontroli.
Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, włączając do nich materiały dowodowe, o których mowa w pkt 4.2 i numerując kolejno strony akt. Na początku każdego tomu akt
zamieszcza się wykaz materiałów zawartych w danym tomie, wymieniając ich nazwy i wskazując odpowiednie strony akt.
Dokonując czynności kontrolnych, jako materiałem pomocniczym kontrolujący posługują się listami sprawdzającymi, które podlegają włączeniu do akt kontroli.
4.4 Informacja pokontrolna.
Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontrolujący opisują w informacji pokontrolnej w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.
Informacja pokontrolna powinna zawierać:
- oznaczenie jednostki kontrolowanej z adresem,
- imiona i nazwiska osób składających wyjaśnienia i udzielających informacji w imieniu jednostki kontrolowanej;
- imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób wchodzących w skład Zespołu kontrolnego wraz ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika Zespołu kontrolnego,
- numer i datę upoważnienia do kontroli,
- datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych z wymienieniem dni przerw w kontroli, - określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
- opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawartych w aktach kontroli,
- informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu prawach:
- przed podpisaniem informacji pokontrolnej – zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej umotywowanych zastrzeżeń wobec ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej,
- odmowy podpisania informacji pokontrolnej z jednoczesnym obowiązkiem bezzwłocznego złożenia pisemnych wyjaśnień co do przyczyny odmowy,
- złożenia w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania informacji pokontrolnej pisemnych wyjaśnień o przyczynach i okolicznościach powstania nieprawidłowości przedstawionych w informacji pokontrolnej,
- adnotację w zakresie odmowy podpisania informacji lub wniesienia zastrzeżeń lub złożenia dodatkowych wyjaśnień,
- omówienie dokonanych w informacji poprawek, skreśleń, uzupełnień,
- zapis o pozostawieniu jednego egzemplarza informacji kierownikowi kontrolowanej jednostki ze wskazaniem daty,
- adnotację o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli prowadzonej przez jednostkę kontrolowaną, - podpisy członków Zespołu kontrolnego i kierownika kontrolowanej jednostki oraz miejsce i datę podpisania
informacji,
- parafy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki na końcu tekstu każdej strony informacji.
Kierownik kontrolowanej jednostki na wniosek członków Zespołu kontrolnego organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia sposobów zmierzających do usprawnienia badanej działalności.
5. Zalecenia pokontrolne.
Zalecenia pokontrolne zawierają wskazanie uchybień i nieprawidłowości wynikających z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także zalecenia w sprawie ich usunięcia oraz zapobiegania ich powstawaniu w przyszłych okresach. Kierownik kontrolowanej jednostki/ jednostek w terminie określonym w zaleceniach pokontrolnych udziela pisemnej informacji o wykonaniu zaleceń i wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania. Informacja o wdrożeniu zaleceń podlega analizie w celu sprawdzenia stopnia realizacji wydanych zaleceń. Kierownik kontrolowanej jednostki/ jednostek, któremu przekazano zalecenia pokontrolne może w terminie 7 dni roboczych od dnia ich otrzymania złożyć w komórce kontrolującej pisemnie umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ustaleń.
6. Ewidencja kontroli i sprawozdawczość.
DKiS prowadzi ewidencję kontroli i sporządza sprawozdanie z realizacji rocznego planu kontroli projektów własnych Pomocy Technicznej RPO WŁ oraz kontroli doraźnych. Sprawozdanie jest przekazywane do DRPO.
7. Standardy kontroli.
Kontrola w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach VII osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 będzie przeprowadzana zgodnie ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
