Instrukcja
Spis treści:
OD CZEGO ZACZĄĆ?
str. 1 - Krok 1 - Uzupełnij dane
str. 2 - Krok 2 - Zaproś księgową/-ego do dzielenia dokumentów str. 3 - Krok 3 - Wprowadź wydatki
str. 5 - Jak udostępniać faktury księgowej/-emu str. 6 - Krok 4 - Wystaw fakturę
str. 7 - Jak wystawić pierwszą fakturę?
str. 8 - Jak sprawdzić status faktury?
str. 9 - Jak można poprawić lub zmienić dane na fakturze?
str. 9 - Wystawianie faktury proforma
krok po kroku jak korzystać z platformy DokTransfer
Proste narzędzie
do dostarczania faktur księgowym bez wychodzenia z domu
Wejdź w Ustawienia za pomocą ikony w prawym górnym rogu .
W Ustawieniach firmowych w zakładce Firma uzupełnij dane swojej firmy. Następnie przejdź do zakładki Rachunki bankowe i wprowadź numery rachunków. Dane te będą niezbędne w przypadku wystawiania faktur.
Możesz też od razu wprowadzić swoje logo, które będzie się wyświetlać na fakturach. W tym celu wejdź w Ustawienia biznesowe i zakładkę Logo na fakturze.
• wystawianie faktur i dopasowywanie ich do swoich potrzeb
• wprowadzanie kosztów - robienie zdjęć lub wprowadzanie skanów
• wymianę faktur z Twoją księgową/księgowym online, bez wychodzenia z domu
Drogi właścicielu firmy,
Platforma DokTransfer to narzędzie, które umożliwi Ci:
1
OD CZEGO ZACZĄĆ?
Krok 1
Uzupełnij dane
Przy opcji logo wejdź w przycisk Zmień i pobierz plik graficzny ze swojego dysku.
Dozwolone rozszerzenia to: jpg, png.
1
2 Krok 2 Zaproś księgową/-ego do dzielenia dokumentów
2
Jeśli masz księgową/-ego możesz od razu wysłać zaproszenie do dzielenia dokumentów, co wyeliminuje comiesięczne zawożenie faktur oraz dokumentów.
Możesz zaprosić księgową/-ego w dwojaki sposób:
1) z poziomu Ustawienia wybrać Ustawienia księgowe/Moja księgowa
2) wejść w zakładkę Wydatki i wybrać Zaproś księgową
Następnie wprowadzamy dane – nazwę biura, NIP oraz dane kontaktowe księgowej/-ego.
Księgowa/-owy otrzyma zaproszenie e-mailem, a po jego zaakceptowaniu będzie mieć dostęp do faktur kosztowych ale tylko tych, które zostały przez Ciebie zatwierdzone.
Po otrzymaniu maila z zaproszeniem, księgowa/-owy kliknie w przycisk Przyjmij, a następnie po przekierowaniu do systemu, potwierdzi przyjęcie zaproszenia i ustawi hasło logowania.
Jeśli nie wgrałeś żadnego skanu skorzystaj ze ścieżki - Wydatki / Wgraj skan / Zaproś księgową.
Jeśli w Twoim systemie znajdą się pierwsze faktury możesz zacząć je udostępniać.
Jak wprowadzać wydatki?
3 Krok 3 Wprowadź wydatki
3
Z pewnością masz już fakturę kosztową, którą chciałbyś rozliczyć. Koniecznie wprowadź ją do systemu żeby jej nie zgubić lub nie zapomnieć o niej.
Wydatki to moduł do wprowadzania faktur kosztowych i dokumentów oraz ich zdalnego dzielenia z księgową/-ym.
1. Robisz zdjęcia faktur aplikacją mobilną:
Pobierz z Google PLAY aplikację mobilną DokTtransfer (Użytkownicy iPhone'ów mogą obecnie wysyłać zdjęcia faktur na adres mailowy zdefiniowany w Ustawieniach systemu).
Dla Twojej wygody masz 3 sposoby przesyłania elektronicznych dokumentów.
Zaloguj się na platformie DokTransfer.
Wejdź do zakładki Wydatki i wybierz opcję “Połącz aplikację mobilną” - zeskanuj QR kod (musi w całości zmieścić się w ramce na ekranie telefonu) i aplikacja będzie gotowa do pracy.
4
2. Faktury otrzymane e-mailem możesz po prostu przesłać do Wydatki
Na platformie DokTransfer wejdź do Wydatki, a następnie wybierz opcję Wyślij fakturę na maila lub wchodząc od razu w link Skonfiguruj e-mail do przesyłania faktur PDF zdefiniuj adres e’mail
(xxxxxx@skany.doktransfer.pl).
Następnie zrób zdjęcie faktury przy pomocy aplikacji mobilnej DokTransfer. Wystarczy kliknąć na przycisk Dodaj wydatek, a następnie Zapisz zrobione zdjęcie. Aplikacja wyświetla komunikat Dokument dodany.
Po wejściu do zakładki Wydatki w systemie on-line zobaczysz wgrane zdjęcie w dokumentach
Do zatwierdzenia. W ten sposób robisz zdjęcia wszystkich faktur kosztowych i innych dokumentów do zaksięgowania - najlepiej na bieżąco, żeby ich nie zgubić.
System dla bezpieczeństwa doda do nazwy 6 cyfr w celu zabezpieczenia przed otrzymywaniem fałszywych faktur lub wiadomości.
Tak zdefiniowany adres e-mail możesz skopiować do swojego programu poczty elektronicznej oraz przesyłać faktury i dokumenty mailem.
Po każdym przesłaniu dokumentu otrzymasz zwrotne potwierdzenie.
5
3. Możesz też wgrać pliki pdf bezpośrednio do zakładki Wydatki.
W tym celu wejdź do zakładki Wydatki i kliknij Wgraj skany w prawym górnym rogu.
Wybierz pliki do wgrania - pojedynczo lub zbiorczo i od razu je widzisz w zakładce Do zatwierdzenia.
Jeśli dany załącznik lub plik pdf został już raz przesłany lub uprzednio wgrany system odrzuci duplikat i przeniesie go do zakładki Odrzucone.
Dzięki temu nie masz zdublowanych dokumentów w systemie i w swoim archiwum.
Na koniec zatwierdź skany, to dla Twojego bezpieczeństwa. Wybierz kursorem dokument i Akceptuj jako fakturę. Taką czynność wykonaj dla wszystkich faktur, wyciągów
bankowych i dokumentów, które chcesz udostępnić księgowej /-emu.
Księgowy /-owa w celu pobrania dokumentów powinna wejść w Dokumenty / Podsumowanie / Zobacz i przejść do Faktury sprzedaży lub Faktury kosztowe i skany. Następnie wejść w Pobierz wszystkie niepobrane. Dokument zapisuje się na dysku komputera. Status pobranego dokumentu zmieni się na Pobrany.
Jeśli księgowa/y pobierze dany dokument - Ty otrzymasz potwierdzenie pobrania dokumentu e-mailem, a w zakładce Wydatki zobaczysz zmieniony status oznaczony zieloną ikoną. Dzięki temu masz pewność, które dokumenty zostały pobrane, a które nadal czekają na pobranie.
Ważne! Ty decydujesz, które dokumenty udostępniasz księgowej/-emu. Będą dostępne tylko te zatwierdzone przez Ciebie. Nie będą natomiast dostępne dokumenty zatwierdzone jako Inne i zarchiwizowane w zakładce Inne. Tam możesz przechowywać poufne umowy, akty notarialne i inne ważne dokumenty handlowe lub osobiste.
Jak udostępniać faktury księgowej/-emu?
4 Krok 4 Wystaw fakturę
6
Wystawianie faktury warto rozpocząć od wprowadzenia kontrahenta. W tym celu wybierz zakładkę
Kontrahenci po wejściu w Fakturowanie. Następnie wybierz link Dodaj kontrahenta. Dane kontrahenta zostaną pobrane automatycznie po wprowadzeniu numeru NIP.
Możesz też dodać logo na fakturze, które pomoże Ci w budowaniu wizerunku Twojej firmy.
Wystarczy wejść w Ustawienia, a następnie w Ustawieniach biznesowych wybrać opcję Logo na fakturze.
Po kliknięciu w opcję Zmień możesz pobrać logo ze swojego dysku.
Możesz też dopasować kolor faktury wybierając odpowiedni z palety kolorów.
7
Jak wystawić pierwszą fakturę?
1. W celu wystawienia pierwszej faktury wejdź w zakładkę Fakturowanie / Faktury, a następnie kliknij w napis Wystaw fakturę.
3. Zapoznaj się z dostępnymi pozycjami. Jeśli rozliczasz się na KPiR wybierz szablon Faktura sprzedaży lub Faktura bez VAT. Jeśli rozliczasz się na ryczałcie wybierz Sprzedaż – ryczałt lub Sprzedaż – ryczałt – bez VAT.
5. Po wpisaniu danych możesz ją zatwierdzić poprzez przycisk Wystaw lub zachować w kopiach roboczych.
4. Uzupełnij wszystkie dane – datę wystawienia, datę sprzedaży a w Pozycji wpisz kategorię, ilość oraz kwotę. System automatycznie podpowie numer kolejnej faktury w zdefiniowanej sekwencji.
Jeśli chciałbyś zdefiniować własną numerację możesz to zrobić w Ustawienia / Sekwencje.
2. Wyszukiwarka ułatwi znalezienie właściwego szablonu faktury.
8
Jak sprawdzić status faktury?
6. Po wystawieniu możesz pobrać fakturę lub wysłać ją e-mailem. W tym celu kliknij na fakturę, a następnie wybierz przycisk Pobierz PDF lub Wyślij e-mailem.
Po wejściu w zakładkę zobaczysz listę wystawionych faktur sprzedażowych. Ikona w pierwszej kolumnie przy fakturze pokazuje jej status - pomarańczowy - faktura została wystawiona, ale nie zatwierdzona, zielony oznacza, że została zatwierdzona, ale nie rozliczona z płatnościami, a niebieski oznacza fakturę, która została skorygowana, czyli wystawiono do niej korektę.
9
Jak można poprawić lub zmienić dane na fakturze?
Wystawianie faktury proforma
W celu zmiany danych na wystawionej fakturze należy ją odksięgować najeżdżając na dokument i klikając w przycisk Cofnij zatwierdzenie.
Dokument zmieni status na Wprowadzony, a po najechaniu na dokument udostępniona zostanie opcja Edytuj.
W podobny sposób możesz również wystawić kopię dokumentu, duplikat, korektę, ustawić fakturę jako cykliczną czy pobrać PDF.
W kolejnej zakładce w Fakturowanie / Faktury proforma znajdziesz opcję wystawienia faktury Proforma. Po przejściu do tej zakładki wyświetli Ci się lista faktur proforma. Filtr daty pomoże w ograniczeniu przeszukiwanej listy faktur.
10
Gdy zaznaczysz fakturę proforma, w opcjach zaawansowanych możesz wykasować proformę, pobrać w formie pdf lub wysłać e-mailem.
A jak wystawić proformę? Wystarczy kliknąć w przycisk Wystaw proformę.
Wybranie właściwego rodzaju faktury poprzez wyszukiwarkę lub gotowe szablony przyspieszy jej wystawienie i zagwarantuje, że na fakturze znają się wszystkie elementy wymagane przepisami i obowiązkowe dla danego typu dokumentu.
Zdefiniowane wcześniej faktury cykliczne czy duplikaty znajdziesz w zakładce Faktury cykliczne oraz Duplikaty.
