MAŁOPOLSKI URZ D WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE
WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI
WN-III.431.19.2012 Kraków, dnia 8.05.2013
Pani
Bo ena Urbaniec
Powiatowy Lekarz Weterynarii w Brzesku
ul. Piastowska 2 32-800 Brzesko
WYST PIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pó n. zm.) oraz zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewod Małopolskiego „Planem kontroli zewn trznych Małopolskiego Urz du Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r.” w dniach od 25 do 27 lipca 2012 r. Pani Anna Plichta - inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urz du Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadziła kontrol w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Brzesku, której przedmiotem była realizacja bud etu jednostki, ze szczególnym uwzgl dnieniem realizacji wydatków bud etowych oraz realizacja dochodów bud etowych i ich odprowadzanie na rachunek bud etu Pa stwa.
Kontrol obj to nast puj ce zadania:
1) Planowanie i realizacja wydatków.
2) Realizacja dochodów bud etu pa stwa zwi zanych z wykonywaniem zada zleconych z zakresu administracji rz dowej.
3) Kontrola zarz dcza.
Kontrol obj to okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r.
Realizacj zada we wskazanym wy ej zakresie ocenia si pozytywnie z uchybieniem.
SPRAWY ORGANIZACYJNE I KONTROLA ZARZ DCZA
Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Brzesku (PIW) jest jednostk bud etow , dysponentem rodków bud etowych trzeciego stopnia finansowan z działu 010 – Rolnictwo i łowiectwo, rozdziałów:
− 01022 - Zwalczanie chorób zaka nych zwierz t oraz badania monitoringowe pozostało ci chemicznych i biologicznych w tkankach zwierz t i produktach pochodzenia zwierz cego,
− 01034 - Powiatowe Inspektoraty Weterynarii.
PIW funkcjonuje na podstawie Statutu nadanego przez Głównego Lekarza Weterynarii Zarz dzeniem Nr 57/2010 z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie nadania statutu Powiatowemu
Inspektoratowi Weterynarii w Brzesku oraz Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku z dnia 20 czerwca 2011 r. ustalonego przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku w uzgodnieniu z Małopolskim Wojewódzkim Lekarzem Weterynarii.
Wg § 6 ust. 3 i 4 ww. Regulaminu, okre laj cego szczegółowy zakres działalno ci PIW, w jego skład wchodz nast puj ce komórki organizacyjne: Zespół do spraw zdrowia i ochrony zwierz t, Zespół do spraw finansowo-ksi gowych i administracyjnych, Samodzielne stanowisko do spraw obsługi prawnej, Pracownie Badania Mi sa na Obecno Wło ni, podległe bezpo rednio Powiatowemu Lekarzowi oraz Zespół do spraw bezpiecze stwa ywno ci, pasz oraz ubocznych produktów zwierz cych, podległy Zast pcy Powiatowego Lekarza, który ponadto posiada pełnomocnictwo do podpisywania i zatwierdzania do zapłaty rachunków podczas nieobecno ci Powiatowego Lekarza po wcze niejszym telefonicznym uzgodnieniu.
Obowi zki i odpowiedzialno w zakresie prowadzenia rachunkowo ci jednostki, wykonywania dyspozycji rodkami pieni nymi, dokonywania wst pnej kontroli: zgodno ci operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletno ci i rzetelno ci dokumentów dotycz cych operacji gospodarczych i finansowych powierzone zostały Pani Annie Grys - Głównej ksi gowej, spełniaj cej wymogi wynikaj ce z art. 54 ust. 2 pkt 5 lit. a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pó n.
zm.), a w szczególno ci dotycz ce sta u pracy i wykształcenia. W czasie nieobecno ci Głównej ksi gowej zast pstwo sprawuje p. Beata Wiatr – starszy referent w PIW.
W PIW zatrudnionych jest na podstawie umowy o prac 9 pracowników (w tym:
Powiatowy Lekarz, Zast pca Powiatowego Lekarza i Główna Ksi gowa) na nast puj cych stanowiskach: starszy referent (1 osoba), inspektor weterynaryjny (1 osoba), kontroler weterynaryjny (4 osoby). Pracownicy merytoryczni realizuj zadania wynikaj ce z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz. U. z 2010 r. Nr 112, poz. 744 z pó n. zm.), a szczegółowo okre lone w zakresach czynno ci, dotycz ce ochrony zdrowia zwierz t, zwalczania chorób zaka nych zwierz t oraz ochrony zwierz t a tak e sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem: zasad identyfikacji i rejestracji zwierz t, wymaga weterynaryjnych w gospodarstwach utrzymuj cych zwierz ta gospodarskie, przepisów o ochronie zwierz t a tak e wprowadzaniem ich na rynek. W ramach wykonywanych w tym zakresie czynno ci przysługuje im prawo wst pu do nadzorowanych zakładów i gospodarstw, przegl dania ksi g i innych dokumentów a tak e bezpłatnego pobierania próbek z surowców, półproduktów i wyrobów gotowych oraz rodków pomocniczych u ywanych do ich produkcji. W zwi zku z powy szym współpracuj z organizacjami i instytucjami w zakresie nadzoru sanitarnego i weterynaryjnego w celu ochrony ludzi i zwierz t.
W 2011 r. decyzjami administracyjnymi wydanymi na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 ww.
ustawy 22 osoby nieb d ce pracownikami Inspekcji wyznaczone zostały do wykonywania okre lonych w tej e ustawie zada oraz niektórych czynno ci pomocniczych. Z osobami tymi zawarte zostały stosowne umowy na czas okre lony, w których sprecyzowany został sposób, zakres i miejsce wykonywania powierzonych czynno ci, zakres uprawnie i odpowiedzialno ci, zasady pobierania i przekazywania opłat a tak e wysoko wynagrodzenia za wykonywanie czynno ci oraz termin płatno ci. Czynno ci, b d ce przedmiotem umowy wyznaczone osoby wykonywały na podstawie imiennego upowa nienia
Zarz dzeniem Nr 1/11 Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku z dnia 31.01.2011 r.
ustalone zostały zasady rachunkowo ci dla Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku. Zał cznikami do ww. Zarz dzenia s : ogólne zasady prowadzenia ksi g rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego, zakładowy plan kont dysponenta trzeciego stopnia, opis zbioru danych systemu finansowo- ksi gowego, zasady wła ciwego stosowania programu i ochrony danych, instrukcja kontroli i obiegu dokumentów. Wykonanie ww. Zarz dzenia powierzone zostało głównemu ksi gowemu PIW.
Ksi gi rachunkowe jednostki obejmuj : dziennik, konta syntetyczne (ksi ga główna), konta analityczne (ksi ga pomocnicza), zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Jednostka zarz dzana jest przy u yciu zintegrowanego systemu informatycznego CDN OPTIMA (tryb pracy programu: Microsoft SQL Server 2005).
Funkcje systemu podzielone s na moduły, ka dy z nich obsługuje ró ne obszary funkcjonowania jednostki (Kasa/Bank, Ksi ga Handlowa, rodki trwałe, Płace i Kadry, Faktury, Handel, Analizy, Serwis). Z zasadami rachunkowo ci zapoznani zostali pracownicy PIW.
Zarz dzeniem Nr 1/KZ/2010 Powiatowego Lekarza Weterynarii w Brzesku z dnia 2 czerwca 2010 r. wprowadzony został System Kontroli Zarz dczej w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Brzesku. Powołanemu Zespołowi ds. kontroli zarz dczej, przewodniczy Pani Anna Grys – Główna Ksi gowa. Posiedzenia ww. Zespołu dokumentowane s w formie sprawozda .
Kontrola zarz dcza obejmuje procedury wewn trzne: finansowe oraz organizacyjne (organizacyjne, merytoryczne, kadrowo-płacowe). Procedury finansowe wynikaj bezpo rednio z przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowo ci oraz wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych. Natomiast procedury organizacyjne, reguluj ce prac PIW to m.in.: Regulamin organizacyjny (okre laj cy struktur , i podział kompetencji), zakresy czynno ci pracowników, instrukcja kancelaryjna i archiwizacyjna, kodeks etyki, instrukcja BHP, instrukcja bezpiecze stwa po arowego, ocena ryzyka zawodowego, regulamin przeprowadzania okresowej oceny pracowników, polityka bezpiecze stwa systemów informatycznych słu cych do przetwarzania danych osobowych, jednolity rzeczowy wykaz akt, Regulamin Zakładowego Funduszu wiadcze Socjalnych, opisy stanowisk. Kontrola sprawowana jest poprzez kontrol wst pn , bie ca i nast pn .
Opracowany w kontrolowanej jednostce Plan działalno ci na 2011 r. uwzgl dnia cele wynikaj ce z bud etu Pa stwa w układzie zadaniowym oraz mierniki okre laj ce stopie ich realizacji, a tak e podzadania słu ce do osi gni cia celu.
Strategia zarz dzania ryzykiem obejmuje: Rejestr zidentyfikowanych ryzyk na 2011 r., dot. wszystkich pracowników, listy celów i zada z okre leniem ryzyka i jego istotno ci dot.
wszystkich pracowników oraz oddzielnie dot. stanowiska głównego ksi gowego.
Opracowany został tak e Arkusz weryfikacji mechanizmów kontroli dla PIW.
Ponadto kontrolowana jednostka posiada wprowadzone zarz dzeniami wewn trznymi dokumenty takie jak: Kodeks etyki pracowników PIW, Zasady odpowiedzialno ci za powierzone mienie jednostki, Zasady zapewniaj ce bezstronno i obiektywizm działania w PIW, Zasady planowania szkole w PIW.
Zgodnie z opracowanym Planem szkole w 2011 r. pracownicy PIW uczestniczyli w szkoleniach w słu bie cywilnej: powszechnych i specjalistycznych. Szkolenia powszechne dotyczyły m.in.: kontroli zarz dczej, rachunkowo ci bud etowej i zadaniowej Inspekcji Weterynaryjnej – podsumowanie roczne, bud etu zadaniowego dla pracowników merytorycznych Inspekcji Weterynaryjnej, KPA przed organami Inspekcji Weterynaryjnej.
W PIW obowi zuje Instrukcja dokonywania samooceny w zwi zku, z czym wszyscy pracownicy w grudniu 2011 r. wypełnili Ankiety do samooceny kontroli zarz dczej.
O wiadczenie o stanie kontroli zarz dczej w roku 2011 zło one zostało w dniu 31.12.2011 r.
Siedziba PIW znajduje si w budynku b d cym własno ci Starostwa Powiatowego w Brzesku, który u ycza kontrolowanej jednostce nieodpłatnie 5 pokoi o ł cznej powierzchni 95 m2. Koszty utrzymania nieruchomo ci w 2011 r. wynosiły 11.037,95 zł i obejmowały w szczególno ci: opłaty za energi elektryczn , gaz, wod , nieczysto ci stałe, przegl dy roczne, rodki czysto ci i sprz tanie.
REALIZACJA DOCHODÓW I WYDATKÓW BUD ETOWYCH
Plan finansowy na 2011 r. dla Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Brzesku dla działu 010 Rolnictwo i łowiectwo został zatwierdzony przez Powiatowego Lekarza Weterynarii i Głównego Ksi gowego w dniu 10 lutego 2011 r. i przedstawiał si nast puj co:
- plan dochodów ( rozdział 01034) 30.000 zł, (rozdział 01093) 481.000 zł, - plan wydatków (rozdział 01034) 535.000 zł.
W ci gu roku dokonano zwi kszenia planowanych wydatków na podstawie:
- Decyzji Ministra Finansów Nr FS/4135/7/KD/R/FS/59/2011 z dnia 3.02.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 125//11 z dnia 20.04.2011 r.,
- Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 188// 11 z dnia 30.05.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 233//11 z dnia 20.06.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 291//11 z dnia 28.07.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 289//11 z dnia 28.07.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 353//11 z dnia 31.08.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 428//11 z dnia 5.10.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 468//11 z dnia 20.10.2011 r., - Zarz dzenia Wojewody Małopolskiego Nr 544/11 z dnia 15.11.2011 r.,
- Zarz dzenia Małopolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii Nr 34/2011 z dnia 20.12.2011 r.
oraz zmniejszenia planowanych wydatków na podstawie:
- Zarz dzenia Małopolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii Nr 23/2011 z dnia 16.09.2011 r.
Na podstawie upowa nienia zawartego w Zarz dzeniu nr 39/11 Wojewody Małopolskiego z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie planu dochodów i wydatków bud etu Wojewody Małopolskiego na 2011 rok dokonywano w ci gu roku przeniesie wydatków pomi dzy paragrafami nast puj cymi zarz dzeniami wewn trznymi:
- Nr 1/Z/2011 z dnia 27.04.2011 r.
- Nr 2/Z/2011 z dnia 24.06.2011 r.
- Nr 3/Z/2011 z dnia 16.08.2011 r.
Plan wydatków bud etowych PIW w dziale 010, rozdziale 01034 oraz wykonanie przedstawiały si nast puj co:
- Plan pierwotny 535.000,00 zł - Plan po zmianach na 31.12.2011 r. 1.214.960,00 zł - Wykonanie na 31.12.2011 r. 1.201.921,74 zł
- Niewykorzystane rodki w wysoko ci 13.038,26 zł zostały zwrócone w dniach:
− 29.12.2011 r. - wyci g bankowy nr 119 - kwota 11.249,21 zł
− 30.12.2011 r. - wyci g bankowy nr 120 - kwota 1.789,05 zł
W 2011 roku PIW otrzymał rodki finansowe w wysoko ci 1.284.742,70 zł, w tym:
− w rozdziale 01022 - Zwalczanie chorób zaka nych zwierz t oraz badania monitoringowe pozostało ci chemicznych i biologicznych w tkankach zwierz t i produktach pochodzenia zwierz cego - kwota 69.782,70 zł,
− w rozdziale 01034 - Powiatowe inspektoraty weterynarii - kwota 1.214.960,00 zł.
Stan rodków na rachunku bie cym wydatków na dzie 31.12.2011 r. wykazany w Rb- 23 sprawozdaniu o stanie rodków na rachunkach bankowych pa stwowych jednostek bud etowych za okres od pocz tku roku do dnia 31.12.2011 r. wyniósł 0,00 zł i został potwierdzony przez Narodowy Bank Polski Oddział Okr gowy Kraków w dniu 2 stycznia 2012 r.
Kontrola wykazała, e roczne sprawozdanie Rb-23 jest zgodne z rocznymi sprawozdaniami Rb-27 i Rb-28.
Na 31.12.2011 r. wyst piły zobowi zania niewymagalne na kwot 99.960,94 zł, w tym:
- § 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 27.308,58 zł, - § 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4.896,45 zł, - § 4120 Składki na Fundusz Pracy 669,06 zł, - § 4170 Wynagrodzenia bezosobowe 67.086,85 zł.
REALIZACJA WYDATKÓW BUD ETOWYCH
Wyrywkow kontrol obj to dokumentacj ksi gow wydatków bud etowych poniesionych w okresie od stycznia do grudnia 2011 r. w nast puj cych §§ klasyfikacji bud etowej: 4210, 4300, 4350, 4370, 4550.
W powy szym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowo ci. Obj te kontrol dokumenty ksi gowe były zgodne z ewidencj ksi gow wydatków oraz spełniały wymogi okre lone w ustawie z dnia 29 wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z pó n. zm.). Sprawdzone były pod wzgl dem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione.
REALIZACJA DOCHODÓW BUD ETOWYCH ORAZ TERMINOWO ICH ODPROWADZANIA NA RACHUNEK BUD ETU PA STWA
Plan dochodów bud etowych na rok 2011 w PIW wyniósł 511.000,00 zł, w tym:
− rozdział 01034 – Powiatowe inspektoraty weterynarii, kwota 30.000,00 zł,
− rozdział 01093 – Dochody pa stwowej jednostki bud etowej uzyskane z tytułu przej tych zada , które w 2010 r. były finansowane z rachunku dochodów własnych, kwota 481.000,00 zł.
Zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów bud etowych dochody zostały zrealizowane ogółem w kwocie 766.678,20 zł, w tym:
w rozdziale 01034 kwota 147.380,68 zł - § 0690 - Wpływy z ró nych opłat – obejmuje dochody pochodz ce z opłat pobieranych przez Inspekcj Weterynaryjn za czynno ci okre lone w rozporz dzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie sposobu ustalania i wysoko ci opłat za czynno ci wykonywane przez Inspekcj Weterynaryjn , miejsc pobierania opłat oraz zakresu i sposobu przekazywania informacji Komisji Europejskiej (Dz. U. z 2007 r. Nr 2, poz. 15 z pó n. zm.) - kwota 83.730,89 zł - § 0920 - Pozostałe odsetki - kwota 461,12 zł - § 0970 - Dochody z ró nych opłat - kwota 63.188,67 zł w rozdziale 01093 § 0830 - Wpływy z usług, kwota 619.297,52 zł Szczegółowo skontrolowano wpływy dochodów do PIW w sierpniu 2011 r. Kontrol obj to wyci gi bankowe o numerach: 109 z dnia 4.08.2011 r., 110 z dnia 5.08.2011 r., 112 z dnia 9.08.2011 r., 114 z dnia 11.08.2011 r., 115 z dnia 12.08.2011 r., 116 z dnia 16.08.2011 r., 117 z dnia 17.08.2011 r., 118 z dnia 18.08.2011 r., 119 z dnia 19.08.2011 r., 120 z dnia 22.08.2011 r., 121 z dnia 23.08.2011 r., 122 z dnia 24.08.2011 r., 124 z dnia 26.08.2011r., 125 z dnia 29.08.2011 r., 126 z dnia 31.08.2011 r.
Terminowo przekazywania uzyskanych dochodów na konto Ministerstwa Finansów oceniono na podstawie obj tych kontrol wyci gów bankowych: o numerach: 110 z dnia 5.08.2011 r., 113 z dnia 10.08.2011 r., 114 z dnia 11.08.2011 r., 115 z dnia 12.08.2011 r., 116 z dnia 16.08.2011 r., 119 z dnia 19.08.2011 r., 120 z dnia 22.08.2011 r., 123 z dnia 25.08.2011 r., 126 z dnia 30.08.2011 r., 127 z dnia 31.08.2011 r.
Na podstawie ewidencji dochodów oraz ww. wyci gów bankowych stwierdzono, e uzyskane dochody przekazywane były na rachunek bankowy Ministerstwa Finansów w obowi zuj cych terminach. Natomiast z zestawienia sporz dzonego przez kontrolowan jednostk , które zał czone zostało do akt niniejszej kontroli wynika, e dochody uzyskane w okresie od 11 do 15 maja 2011 r. w kwocie 5.076,25 zł przekazano w dniu 23 maja 2011 r., tj. z 3 dniowym opó nieniem, a za nieterminow wpłat naliczono i odprowadzono odsetki w kwocie 6,00 zł. Jak wynika ze zło onego na t okoliczno wyja nienia opó nienie nast piło z powodu braku dost pu do Internetu.
Kontrola wykazała, e dochody bud etowe uj te w rocznym sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów bud etowych pa stwowych jednostek bud etowych za okres od pocz tku roku do dnia 31 grudnia 2010 r. s zgodne z prowadzon ewidencj ksi gow .
W zwi zku ze stwierdzonym w powy szym zakresie uchybieniem zwracam si do Pani o podj cie stosownych działa maj cych na celu jego wyeliminowanie poprzez przestrzeganie terminów odprowadzania dochodów na centralny rachunek bie cy bud etu pa stwa, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r.
w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania bud etu pa stwa (Dz. U. Nr 245, poz. 1637
Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rz dowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) prosz o przesłanie informacji o sposobie wykonania zalecenia w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wyst pienia.
Dyrektor Wydziału /-/ Sławomir Dyl
