Załącznik nr 1 I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Dostęp do systemu elektronicznego od 15.02.2021r. do 30.09.2021r.
2. Rekrutacja odbywać się będzie zgodnie z ustawą Prawo oświatowe oraz uchwałą Rady Miasta Chorzów. Usługa musi spełniać wymagania tych aktów prawnych.
3. Aplikacja internetowa funkcjonująca przy użyciu wyłącznie przeglądarki internetowej– bez jakichkolwiek dodatków.
4. Proces rekrutacji prowadzonej z wykorzystaniem oprogramowania będzie przebiegał zgodnie z harmonogramem – Załącznik do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia.
5. Zakres funkcjonalności realizowanych przez system określać będzie dołączony do niego podręcznik- instrukcja.
6. Symulacja/przeliczanie punktów/ przydział do oddziałów.
7. Wykonawca zapewnia:
a) potwierdzanie, przez rodziców, woli przyjęcia do przedszkola drogą elektroniczną, poprzez konto użytkownika
b) udostępnienie internetowego systemu wspierającego przebieg procesu rekrutacji, również w przypadku rekrutacji uzupełniającej,
c) wsparcie merytoryczne dla pracowników JST i pracowników JO, z obsługi programu w trakcie procesu rekrutacji
d) przeprowadzenie szkoleń dla pracowników JST i pracowników JO, z obsługi programu według harmonogramu. Szkolenie jedno lub dwu dniowe, w określonych grupach w terminie od 15.02.2021r. do 17.02.2021r. – dla ok. 60 osób,
e) terminowość realizacji wszystkich zadań ujętych w harmonogramie,
f) utrzymanie w trakcie wykorzystania systemu infrastruktury serwerowej obsługującej oprogramowanie,
g) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem systemu,
h) pomoc dla użytkowników systemu, podjęcie działań z rozwiązaniem problemu w ciągu 1 godziny od zgłoszenia telefonicznego lub e-mailowego w godzinach pracy Urzędu Miasta Chorzów.
i) dostęp do systemu za pomocą połączeń szyfrowanych,
j) uwierzytelnienie użytkowników bezpiecznym kanałem komunikacji, k) dostosowanie infrastruktury do sprawnej obsługi,
l) tworzenie kopi zapasowych danych zgromadzonych w wyniku realizacji naboru elektronicznego do dnia zakończenia umowy,
m) elastyczność w dopasowaniu systemu do lokalnych preferencji, n) możliwość raportowania danych na każdym etapie trwania rekrutacji
o) świadczenie, w okresie ostatnich 3 lat, co najmniej 2 usług przeprowadzenia elektronicznej rekrutacji do przedszkoli i oddziałów przedszkolnych prowadzonych w szkołach podstawowych dla minimum 10 przedszkoli/oddziałów przedszkolnych prowadzonych w szkołach podstawowych w danej gminie.
II. PRZY WYBORZE OFERTY ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ NASTĘPUJĄCYMI KRYTERIAMI:
a) cena za realizację zadania – 80% - waga punktowa 80 pkt.
b) potwierdzanie, przez rodziców, woli przyjęcia do przedszkola, do którego zostało zakwalifikowane, drogą elektroniczną poprzez konto użytkownika – 10%- waga punktowa 10 pkt.
c) wsparcie dla użytkowników na etapie symulacji/przeliczania punktów/przydział do oddziałów w cenie oferty- 5%- waga punktowa 5 pkt.
d) dostępność systemu dla użytkowników na urządzeniach mobilnych typu smartfon, tablet, bez dodatkowych aplikacji, z możliwością operowania na stronie internetowej w cenie oferty 5%- waga punktowa 5 pkt.
II. SPOSÓB OCENY OFERT:
KRYTERIUM 1- cena
Największą liczbę punktów – 80 pkt otrzyma oferta z najniższą ceną. Każdy z Wykonawców który złoży ofertę, otrzyma ilość punków wyliczoną wg następującego wzoru:
C min
--- x W pk Cn
Gdzie:
C min- najniższa wśród zaproponowanych cen Cn- cena badanej oferty
W pk – waga punktowa kryteria (80 pkt)
KRYTERIUM 2- potwierdzanie, przez rodziców, woli przyjęcia do przedszkola drogą elektroniczną, poprzez konto użytkownika
Największą liczbę punktów – 10 pkt. otrzyma oferta spełniająca ten warunek.
KRYTERIUM 3- wsparcie dla użytkowników na etapie symulacji/przeliczania punktów/przydziału do oddziałów w cenie oferty
Największą liczbę punktów – 5 pkt otrzyma oferta spełniająca ten warunek.
KRYTERIUM 4 - dostępność systemu dla użytkowników na urządzeniach mobilnych typu smartfon, tablet, bez dodatkowych aplikacji, z możliwością operowania na stronie internetowej w cenie oferty Największą liczbę punktów – 5 pkt otrzyma oferta spełniająca ten warunek.
Załącznik do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia HARMONOGRAM WDROŻENIOWY NABORU DO PRZEDSZKOLI- 2021 r.
lp. Nazwa etapu w systemie Data rozpoczęcia
Data zakończenia
Etap w systemie/
odpowiedzialność za zamknięcie
etapu
1 Przygotowanie wdrożenia firma
2 Szkolenie użytkowników-
placówki i organ prowadzący 15.02.2021
3 Wprowadzanie do systemu oferty placówek
15.02.2021 godz. 8:00
17.02.2021
godz. 15:00 placówki
4 Weryfikacja oferty przez organ 15.02.2021 godz. 8:00
17.02.2021
godz. 15:00 organ prowadzący
5 Wprowadzanie do systemu danych dzieci kontynuujących
18.02.2021 godz. 8:00
26.02.2021
godz. 15:00 placówki
6 Publikacja oferty 18.02.2021 godz.
8:00
12.03.2021 godz.
15:00
7
Otwarcie strony dla rodziców/rejestracja kandydatów
01.03.2021, godz. 8:00 firma
8
Zakończenie etapu
wprowadzania wniosków przez rodziców- zamknięcie w systemie etapu wprowadzania wniosków na stronie dla rodziców
12.03.2021 godz. 15:00 firma
9
Rejestracja i weryfikacja wniosków w systemie przez placówki
01.03.2021 godz. 8:00
26.03.2021 godz. 15:00 placówki
10 Szeregowanie list chętnych 29.03.2021 godz. 7:00
29.03.2021
godz. 8:00 placówki
11 Symulacja
przydziału/Przeliczanie punktów
29.03.2021 godz. 8:00
30.03.2021
godz. 12:00 organ prowadzący
12 Pobieranie listy kandydatów zakwalifikowanych
30.03.2021 godz. 13:00
30.03.2021 godz. 15:00 placówki
13
Publikacja list
zakwalifikowanych/Zdalne potwierdzanie przez rodziców woli przyjęcia w placówce zakwalifikowania
31.03.2021 godz. 8:00
15.04.2021 godz. 15:00 firma
14 Pobieranie listy kandydatów przyjętych do placówki
16.04.2021 godz. 8:00
16.04.2021
godz. 9:00 placówki
15
Publikacja listy kandydatów przyjętych - otwarcie strony dla rodziców
16.04.2021 godz. 9:00
firma
1
Rekrutacja uzupełniająca- Weryfikacja oferty (placówki, organ)
26.05.2021 godz. 8:00
28.05.2021
godz. 15:00 placówki, organ
2
Rekrutacja uzupełniająca- Rejestracja kandydatów przystępujących do naboru - otwarcie systemu dla rodziców
31.05.2021 godz. 8:00
07.06.2021 godz. 15:00 firma
3
Rekrutacja uzupełniająca- Rejestracja i weryfikacja wniosków w systemie przez placówki
31.05.2021 godz. 8:00
14.06.2021
godz. 15:00 placówki
4 Rekrutacja uzupełniająca- Szeregowanie listy chętnych
15.06.2021 godz. 8:00
15.06.2021
godz. 12:00 placówki
5
Rekrutacja uzupełniająca- Symulacja
przydziału/Przeliczanie punktów
15.06.2021 godz. 12:00
16.06.2021
godz. 12:00 organ prowadzący
6
Rekrutacja uzupełniająca- Pobieranie listy kandydatów zakwalifikowanych
16.06.2021 godz. 12:00
17.06.2021
godz. 9:00 placówki
7
Rekrutacja uzupełniająca- Publikacja listy kandydatów zakwalifikowanych- otwarcie strony dla rodziców
17.06.2021 godz. 9:00 firma
8
Rekrutacja uzupełniająca- Zdalne potwierdzenie przez rodziców woli przyjęcia w placówce zakwalifikowania
17.06.2021 godz. 9:00
24.06.2021 godz. 15:00
9
Rekrutacja uzupełniająca- Pobieranie listy kandydatów przyjętych do placówki
25.06.2021 godz. 7:00
25.06.2021
godz. 9:00 placówki
11
Rekrutacja uzupełniająca- Publikacja listy kandydatów przyjętych - otwarcie strony dla rodziców
25.06.2021 godz. 9:00 firma
12 Aktualizacja danych 31.08.2021 godz. 8:00
31.08.2021 godz. 15:00
