Zarządzenie Nr 641/21 Burmistrza Parczewa z dnia 28 czerwca 2021 r.
w sprawie wprowadzenia Procedury samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Parczewie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz
składania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) oraz art. 31 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadzam Procedurę samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Parczewie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz składania
zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Koordynowanie czynności związanych z przeprowadzaniem samooceny powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 3
Traci moc zarządzenie Nr 222/12 Burmistrza Parczewa z dnia 2 lipca 2012 r.
w sprawie wprowadzenia Procedury samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Parczewie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz składania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
§ 4
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 5
Pierwszej samooceny kontroli zarządczej i złożenia zapewnienia według ustalonych wzorów należy dokonać za rok 2021.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Parczewa
Załącznik
do zarządzenia Nr 641/21 Burmistrza Parczewa
z dnia 28 czerwca 2021 r.
Procedura samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Parczewie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz składania zapewnienia
o stanie kontroli zarządczej
§ 1
Wdrożenie systemu monitorowania i dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz składania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej ma na celu:
1) dostarczenie Burmistrzowi Parczewa informacji odnośnie adekwatności, legalności, skuteczności, efektywności realizacji zadań przez daną jednostkę Gminy Parczew;
2) wywiązywanie się Burmistrza Parczewa z zadań związanych z nadzorem w ramach II poziomu kontroli zarządczej;
3) zapewnienie działania zgodnie ze standardami kontroli zarządczej;
4) usprawnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Parczewie i jednostkach organizacyjnych Gminy Parczew.
§ 2
1. System kontroli zarządczej podlega samoocenie, której dokonują Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, dyrektorzy jednostek
organizacyjnych Gminy oraz kierownicy referatów.
2. Do przeprowadzenia samooceny mogą być zobowiązani także wszyscy pracownicy Urzędu.
3. Sekretarz Gminy uprawniony jest do poszerzenia kręgu osób biorących udział w samoocenie z wykorzystaniem Kwestionariusza samooceny oraz ograniczenia zakresu tematycznego Kwestionariusza samooceny dla wybranych osób lub grupy osób z uwagi na specyfikę realizowanych przez nie celów i zadań.
4. Działania podejmowane przez Sekretarza Gminy, o których mowa w ust. 3 nie wymagają zmiany niniejszej Procedury.
§ 3
Samooceny dokonuje się za okres roku kalendarzowego.
§ 4
1. Przeprowadzenie samooceny dokumentowane jest poprzez wypełnienie Kwestionariusza samooceny.
2. Kwestionariusze samooceny za okres roku kalendarzowego przedkłada się Burmistrzowi, za pośrednictwem Sekretarza Gminy w formie papierowej lub elektronicznej w terminie do 15 stycznia roku następnego.
§ 5
Sekretarz Gminy organizuje samoocenę służąc podstawową wiedzą z zakresu kontroli zarządczej, celu samooceny i sposobu jej przeprowadzenia.
§ 6
1. Wyniki samooceny powinny być opracowane w formie pisemnej.
2. Informacja dotycząca przeprowadzonej samooceny powinna zawierać co najmniej następujące elementy:
1) cel przeprowadzanej samooceny;
2) zakres samooceny (przedmiotowy i podmiotowy);
3) wyniki samooceny, w tym:
4) ogólną ocenę stanu kontroli zarządczej (jeżeli na podstawie zebranych danych taką ocenę można wypracować),
5) zidentyfikowane ryzyka, słabości kontroli zarządczej (jeżeli takie zostały zidentyfikowane).
3. Wypełnione kwestionariusze samooceny załączone są do informacji o wynikach samooceny.
§ 7
Sekretarz Gminy zarządza przeprowadzenie dodatkowych badań, jeżeli po przeprowadzonej analizie Kwestionariuszy samooceny zachodzi konieczność poznania przyczyn wskazania przez uczestników samooceny ryzyk lub słabości kontroli zarządczej oraz dla ustalenia działań naprawczych.
§ 8
1. Sekretarz Gminy przekazuje informację o wynikach samooceny Burmistrzowi i Audytorowi wewnętrznemu – Usługodawcy, w terminie do 15 marca roku następnego.
2. Wyniki samooceny w Urzędzie podlegają omówieniu na spotkaniu z kierownikami referatów.
§ 9
1. Dyrektorzy/kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Parczew po pełnej analizie wyników monitorowania realizacji celów i zadań, samoocenie oraz przeprowadzonych audytach i kontrolach składają Burmistrzowi, za
pośrednictwem Sekretarza Gminy, zapewnienie w formie pisemnej o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni do dnia 15 stycznia roku następnego.
2. Burmistrz na podstawie wyników:
1) monitoringu realizacji celów i zadań;
2) samooceny efektywności systemu kontroli zarządczej;
3) monitorowania poziomu ryzyka;
4) przeprowadzonych audytów oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
5) zapewnienia stanie kontroli zarządczej dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Parczew
składa zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w terminie do dnia końca marca roku następnego.
3. Wzór zapewnienia, o którym mowa w ust. 1 i 2 stanowi załącznik do niniejszej Procedury.
§ 10
Dokumentacja samooceny i składanych informacji o stanie kontroli zarządczej gromadzona i przechowywana jest w Referacie Organizacyjno-Prawnym Urzędu.
Burmistrz Parczewa Paweł Kędracki
Wykaz załączników:
1. Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej
Załącznik
do Procedury samooceny
przyjętej zarządzeniem Nr 641/21 Burmistrza Parczewa
z dnia 28 czerwca 2021 r.
Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej za rok ………
Zgadzam się, iż pełniona przeze mnie funkcja zobowiązuje mnie do podpisania niniejszego zapewnienia.
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
1) zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem,
oświadczam, iż w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych
………...…………..
(nazwa jednostki organizacyjnej Gminy Parczew/nazwa jednostki samorządu terytorialnego)
1. w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
2. w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
1. zastrzeżenia dotyczą:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotna słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki istotny cel lub zadani, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe,
elementu, którego zastrzeżenia dotyczą,
w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań,
2. zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.
3. w ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać kluczowe działania, które zostały podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń – planowane i nieplanowane.
3. nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
1. zastrzeżenia dotyczą:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość funkcjonowaniu jednostki, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej wraz z podaniem , jeżeli to możliwe,
elementu, którego zastrzeżenia dotycz,
w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności
i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.
2. zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.
3. w ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:
……….……..
……….………..
……….…………..
Należy opisać kluczowe działania, które zostały podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń – planowane i nieplanowane.
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacji dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:
1. monitoringu realizacji celów i zadań;
2. samooceny kontroli zarządczej;
3. systemu zarządzania ryzykiem;
4. audytu wewnętrznego;
5. kontroli wewnętrznych;
6. kontroli zewnętrznych;
7. innych źródeł informacji
tj. ………..
………..
………..
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
………
(miejscowość, data)
………
(podpis)
____________________________________________________
* należy podkreślić wybraną ocenę A, B lub C
Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z
zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów:
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności
i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania
i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.
Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
