Koszty, wydatki, wpływy i nakłady

Koszty, wydatki, wpływy i nakłady

Nadeszła kolej by wyjaśnić następne pojęcia związane z rachunkowością i rachunkiem kosztów. Jest to kolejny niezbędny krok na drodze do zrozumienia interesującego nas tematu. Pojęciami, z którymi przyjdzie nam teraz się zmierzyć są: koszty, wydatki, przychody, wpływy i nakłady.

Pamiętamy wyjaśnienia dla różnic księgowaniu metoda kasową i memoriałową. Generalnie zagadnienie to w praktyce jest jeszcze nico bardziej skomplikowane, gdyż w niektórych przyjętych metodach musimy pamiętać o przypisaniu kosztów do konkretnych przychodów. Oznacza to, ze sam koszt powstaje dopiero dokładanie w momencie powstania przychodu z nim związanego i dzięki istnieniu związku przyczynowo skutkowego pomiędzy kosztem i celem jego poniesienia. Aby to zrozumieć wyjaśnijmy wiec sobie przytoczone wcześniej pojęcia.

Koszt to wyrażone w pieniądzu zużycie do osiągniecia przychodów określonych zasobów. Polega na zmniejszeniu aktywów lub zwiększeniu zobowiązań i rezerw, do którego nie przyczyniło się wycofanie kapitału przez właścicieli. Ukazuje więc zużycie zasobów (materiałów, surowców, kapitału, wartości niematerialnych i prawnych czy innych) wyrażone w jednostkach pieniężnych. Zużycie to może być przy tym uznane za koszt tylko wtedy, gdy pozwala przedsiębiorstwu osiągnąć określony cel i tylko w momencie (okresie rozliczeniowym z punktu widzenia rachunkowości),w którym ten cel osiągnięto.

Wydatki, w odróżnieniu od kosztów, pojawiają się w momencie przepływów gotówkowych – czyli w momencie zapłaty. Nie każdy wydatek jest też kosztem – np. spłata raty kredytu wiąże się z przepływem, ale kosztem nie jest.

Różnica pomiędzy nakładem a zarówno kosztem jak i wydatkiem jest taka, że nie musi on (choć może) być wyrażony w jednostkach Pieniężnach. Nakładem będzie np. praca (roboczogodziny), materiały (sztuki, kg…), energia (kWh), środki trwałe (m², h). nakład powstaje w momencie wykorzystania zasobów.

Przychody i wpływy. Przychody oznaczają powiększenie należności (np. z tytułu wystawienia faktury odbiorcy) lub powiększenie stano środków pieniężnych jeśli moment zapłaty jest tożsamy z wystawieniem takiego dokumentu. Oznacza to więc, że powstają w momencie uzyskania należności, co czasem związane jest czasowo z przepływem środków pieniężnych, ale ten wymóg nie jest konieczny byśmy mówili o przychodach. Wpływy natomiast (podobnie jak wydatki) są związane z przepływami pieniężnymi. I podobnie jak w przypadku wydatków, tak i tu nie każdy wpływ jest powiązany z przychodem, np. zaciągniecie pożyczki wiąże się z wpływem, ale nie z dochodem.

Przykład:

Firma dokonała następujących operacji:

05.02.2020 – pożyczka na zakup materiałów 10.02.2020 – zakup materiałów

12.02.2020 – pobranie materiałów na produkcję

19.02.2020 – wydanie wyrobów do magazynu wyrobów gotowych 20.02.2020 – sprzedaż wyrobów gotowych

24.02.2020 – zapłata za materiały

25.02.2020 – zapłata za udzielony kredyt (koszty manipulacyjne i odsetki) 27.02.2020 – zapłata za wyroby gotowe

28.02.2020 – sporządzenie listy płac 29.02.2020 – spłata kredytu

29.02020 – wypłata dla pracowników

W tym wypadku do kosztów zaliczymy pod podanymi datami:

12.02.2020 – pobranie materiałów na produkcję 28.02.2020 – sporządzenie listy płac

Do wydatków zaliczymy:

24.02.2020 – zapłata za materiały

25.02.2020 – zapłata za udzielony kredyt (koszty manipulacyjne i odsetki) 29.02.2020 – spłata kredytu

29.02020 – wypłata dla pracowników

Do przychodów zaliczymy:

20.02.2020 – sprzedaż wyrobów gotowych

Do wpływów zaliczymy:

05.02.2020 – pożyczka na zakup materiałów 27.02.2020 – zapłata za wyroby gotowe

Przypomnijmy: koszt powstaje w momencie uzyskania przychodów związanych ze zużyciem konkretnego zasobu. Jeśli kupiliśmy materiały do produkcji i połowę użyjemy zaraz po zakupie, a drugą połowę wydamy z magazynu w dwa tygodnie później, to mimo że materiały te zostały zakupione i sprowadzone do firmy w tym samym czasie, to połowa kosztów związanych z tym wydatkiem powstanie zaraz po sprowadzeniu tych materiałów, a druga połowa a w dwa tygodnie później (oczywiście przykład dotyczy pełnej księgowości gdzie mamy możliwość uchwycenia momentu wydania towarów z magazynu). Co jednak z uwzględnieniem momentu wykorzystywanego do obliczeń? Jak wcześniej zaznaczyliśmy – nie musi być to sam moment powstania kosztów w ujęciu księgowym. Po drugie tak rozumiany koszt dotyczyłby jedynie zjawisk już zaszłych. My w praktyce nie tylko potrzebujemy danych dotyczących tego jaki koszt został poniesiony, ale także tego jakiego się spodziewamy. Stąd, wychodząc ponad rachunkowość sprawozdawczą sprowadzającą się do przeszłości, musimy wyjść do próby określenia zjawisk przyszłych. W rachunku kosztów wyróżnimy wiec dwa jego rodzaje:

- rachunek kosztów systematyczny,

- i rachunek kosztów problemowo-decyzyjny.

Pierwszy z nich: systematyczny rachunek kosztów, wynika z ewidencji zdarzeń. Właściwe tu są zasady stanowiące wymóg dla rachunkowości finansowej: kompletności, ciągłości, podwójnego księgowania.

Ukazuje on wszystkie koszty poniesione przez organizację, a więc w ujęciu historycznym. Przy czym ewidencja odbywa się w trzech układach:

- rodzajowym, - według nośników,

- i według miejsc powstawania.

Zgodnie z układem rodzajowym (narzuconym przez regulacje prawne będącym przy tym jedynym układem ewidencyjnym, który jest obligatoryjny dla wszystkich jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe) wyróżnimy:

− amortyzacja,

− zużycie materiałów i energii,

− usługi obce,

− wynagrodzenia,

− ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

− podatki i opłaty,

− pozostałe koszty.

Amortyzacja to odpisy dotyczące zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Zużycie materiałów i energii to wielkość wykorzystanych materiałów, surowców, półfabrykatów obcych, paliwa, części zapasowych i mediów: energii elektrycznej, gazu, wody.

Usługi obce to koszty robót i usług wykonanych na rzecz przedsiębiorstwa przez inne podmioty.

Wynagrodzenia to wszystkiego rodzaju wynagrodzenia pracowników za pracę wypłacane w pieniądzu i przekazywane w naturze.

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia to koszty obejmujące składki na ubezpieczenia społeczne, odpisy na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz inne świadczenia,

Podatki i opłaty to koszty dotyczące podatków i opłat mających charakter kosztowy, a nie tych, które nam naliczono za osiągnięty zysk (dochodowy) czy sprzedaż (VAT, akcyza), np. podatek od nieruchomości, podatek od środków transportowych, opłaty lokalne, skarbowe, sądowe i notarialne, podatek od gruntów, opłaty na rzecz ochrony środowiska.

Pozostałe koszty rodzajowe, czyli te, które nie zostały nieujęte w innych pozycjach np.: koszty podróży służbowych, koszty reprezentacji i reklamy, ubezpieczenia rzeczowe.

Oczywiście tak w tym wypadku, jak w przypadku innych kont kosztowych pamiętamy, że pełnią funkcję syntetyczną do ustalanych przez nas dla nich kont analitycznych budowanych zgodnie z zapotrzebowaniem naszej organizacji.

Zgodnie z podziałem według nośników (obiektów) kosztów musimy w pierwszej kolejności określić nasze nośniki kosztów. Mogą nimi być nasze produkty:

- wyroby, usługi, realizowane projekty (budowa stadionu dla miasta), - realizowane projekty wewnętrzne,

- odbiorcy (zbiorczo bądź indywidualnie, w ujęciu wielkościowym, wartościowym, geograficznym, czy kupowanych produktów),

- czynnościowym –w tym procesowym,

- organizacyjnym (dział zaopatrzenia, zbytu itp., albo oddział I, II.. czy filia).

Ponadto podział ten wymusza podział na koszty bezpośrednie i pośrednie (czyli takie, które da się przypisać do obiektu i takie, których się nie da. W praktyce najczęściej interesuje nas możliwość oceny kosztów produkcji związanych z oferowanymi wyrobami. Część z nich jest przypisywana

zaś jest przypisywana pośrednio. Dla pozycji, których nie możemy przypisać bezpośrednio do produktów tworzone są na ogół różnego rodzaju klucze podziału, które to umożliwiają. Gdy mamy koszty przypisane do produktu mówimy o rachunku kosztów zmiennych, gdy, zgodnie z przyjętym kluczem, poszerzymy je o koszty pośrednie, otrzymamy rachunek kosztów pełnych.

Do kosztów pośrednich zaliczmy pozycje:

- koszty wydziałowe (np. zużycie materiałów pomocniczych – tu mogą wystąpić: papier ścierny, czyściwo o ile ich zużycie nie jest przypisane do produkowanej jednostki wyrobu, wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia pracowników pośrednio produkcyjnych, administracji wydziałów, koszty paliwa i energii, np. transportu wewnętrznego, amortyzacji środków trwałych wydziałów działalności podstawowej, naprawy i utrzymanie środków trwałych),

- koszty ogólnego zarządu (ogólne koszty zarządzania i administracji, delegacje),

- koszty sprzedaży (koszty związane z reklamom, utrzymaniem magazynów wyrobów gotowych, opakowań, transportem do klienta, załadunkiem i rozładunkiem wyrobów gotowych, koszty pracowników sprzedaży, marketingu),

- koszty zakupu (koszty jak wyżej, ale w gestii zaopatrzenia a nie sprzedaży).

Zauważmy, że wydzielone one są dzięki kolejnemu podziałowi: według miejsc powstawania. Przy czym koszty bezpośrednie i koszty wydziałowe zaliczylibyśmy tu do kosztów działalności podstawowej, a podział pozostałych może być identyczny jak zaproponowany wcześniej – czyli wyróżnimy np.

- koszty działalności podstawowej - koszty działalności pomocniczej, - koszty ogólnego zarządu, - koszty sprzedaży,

- koszty zakupu.

Przypomnijmy więc, w rachunku kosztów wyróżniamy dwa jego rodzaje:

- rachunek kosztów systematyczny,

- i rachunek kosztów problemowo-decyzyjny.

Omówiony systematyczny rachunek kosztów dotyczy przeszłości, jest analizą ex post, teraz czas omówić drugi z nich – ten dotyczący zdarzeń przyszłych – ex ante (przypomnijmy sobie koło Deminga i konieczność robienia analiz ex post i ex ante). O ile celem rachunku systematycznego jest sprawozdawczość i ewentualnie kontrola (możliwość porównania założeń kosztowych z ich realizacją,

choć często w stopniu ograniczonym ze względu na różne ujęcia kosztów), to celem sporządzania problemowo-decyzyjnych rachunków kosztów jest możliwość podejmowania decyzji w zakresie działań możliwości ich uruchamiania bądź nie (w zależności od wynikającej z wyliczeń efektywności), kontrola i ustalanie norm. Obliczenia tego typu nie podlegają żadnym regulacjom prawnym, a ich rodzaje i zakres jest dowolnie dostosowany do potrzeb konkretnej firmy, stąd są zazwyczaj prowadzone poza tradycyjnym systemem sprawozdawczym rachunkowości. Inni są także ich odbiorcy. Nie są to, jak w przypadku systemu sprawozdawczego, głównie instytucje zewnętrzne, a odbiorcy wewnętrzni. Dostarczane im informacje, w zależności od potrzeb i dostosowanego do nich układu czy też poziomu agregacji danych dostarczają informacji służących zarówno zadaniom operacyjnym, taktycznym jak i strategicznym.

Rachunek kosztów przyszłych, jak zauważyliśmy, powstaje w celu generowania informacji niezbędnych do ustalenia wielkości właściwych do zarządzania przedsiębiorstwem. Z jednej strony może się więc opierać na podziałach wynikających z rachunkowości ewidencyjnej, z drugiej strony, na jego potrzeby dzielimy koszty wykorzystując inne kategorie podziału. Najgęściej stosownym kryterium jest to związane z ich zależnością od wielkości produkcji. I tu wyróżnimy:

- koszty stałe, - i koszty zmienne.

Stałe, czyli niezależne od wielkości produkcji (a więc ponoszone niezależnie od tego, czy w ogóle cokolwiek produkujemy) i zmienne, zależne od niej, zwiększające się z każdą kolejną wyprodukowaną ilością. Niekiedy wyróżnić może jeszcze koszt półzmienne związane z tym, że są zależne od wielkości zmiany wielkości produkcji, ale ta zmiana zachodzi skokowo, co jest wynikiem ich zmiany nie z powodu jednostkowego zwiększenia produkcji, a jest związane np. ze zwiększenia o całą partię produkcyjną, np. dowóz (razem czy to będzie 1 czy 300 sztuk) materiałów na produkcję wymaga 1 l paliwa bez względu czy chcemy zwiększyć produkcję o 1 czy o 300 sztuk (zakładając udział materiału do produkcji na sztukę wyrobu 1:1). Z wyliczeń optymalizacyjnych wynikać może, że optymalna wielkość produkcji to 250. Szacunek ten jednak może ulec dalszemu udokładnieniu w oparciu o wiedzę, że cześć kosztów i tak poniesiemy, niezależnie od tego czy wyprodukujemy 250 czy 300 sztuk danego wyrobu. Do kosztów zmiennych zaliczmy przede wszystkim materiały do produkcji oraz część innych kosztów, np. energia zużyta przez maszynę produkcyjną. Stąd stosowane są także szacunku elastyczności reagowania danych kosztów na wielkość produkcji, czyli określania jaka ich część w naszym wypadku będzie kosztem stałym, a jaka kosztem zmiennym, np. jaka część kosztów energii jest kosztem stałym (ogrzewanie, oświetlenie),a jaka jest związana z wielkością produkcji.

Innym kryterium to np. podział według działalności, gdzie wyróżnić możemy koszty: działalności operacyjnej, obejmujące koszty na wyprodukowanie wyrobów, koszty działalności inwestycyjnej, ponoszone na środki trwałe, koszty działalności finansowej, związane z operacjami finansowymi, zarządczej, związane z procesami zarządczymi. Lub biorąc pod uwagę inny podział działalności:

zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji i administracji.

Możemy wyróżnić też podział na koszty proste i złożone, gdzie proste wynikać będą z układu kosztów rodzajowych, a w strukturze złożonych będziemy mieli kombinacje wielu kosztów prostych, np.

zużycie energii na oświetlenie, ogrzanie, wentylację, usługi obce – malowanie magazynu, wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenia towaru, budynków, podatki, koszty kapitału...

Możemy też zwarcic uwagę, że na pewne koszty mamy wpływ, a na pewne nie. Generalnie u podstaw tej różnicy leży podział na koszty stałe i zmienne. Na stałe wpływu nie mamy, na zmienne, regulując wielkość produkcji mamy. Pamiętamy też pewnie, że w długim okresie wszystkie koszty są zmienne – gdyż, przynajmniej teoretycznie, na wszystkie mamy wpływ biorąc pod uwagę długa perspektywę czasową. Niemniej jednak z punktu widzenia rachunku kosztów musimy popatrzeć na to zjawisko nieco inaczej. Np. koszty zmienne produkcji to między innymi nasz koszt materiałów. Na koszty te, teoretycznie, mamy wpływ nawet w krótkiej perspektywie czasu. I rzeczywiście mamy wpływ, ale na niektóre tylko z punktu widzenia wielkości produkcji. Inaczej może sprawa wyglądać, gdy np. chcemy zmienić sposób produkcji. Okazać się np. może, że danego materiału do produkcji nie można zmienić, nie można go kupić w innej cenie, nie ma substytutów – oznacza to, że koszt ten jest na dziś, mimo że w nomenklaturze zmienny, niezamienialny z naszego punktu widzenia – z punktu widzenia zmian materiałowych, które chcemy wprowadzić, gdyż nakład w procesie produkcji musi pozostać taki sam.

Być może też, że nie mamy wpływu z powodu pozycji, którą w jednostce organizacyjnej zajmujemy – mamy, jako szef produkcji, wpływ na zagadnienia związane z produkowaniem, ale nie mamy na te związane z marketingiem. Jako mistrz na produkcji mamy wpływ na mniejsza ilość kosztów niż szef produkcji itp.

Dokonując analizy kosztów możemy też zwrócić uwagę na podział na mające dla nas znaczenie i te, które znaczenia nie mają (nazwijmy je np. istotnymi i nieistotnymi dla naszych analiz). Np. na koszty zaopatrzenia wpływ może mieć wielkość serii produkcyjnej, koszty transportu, koszty magazynowania itp., ale nie będą miały wpływu bezpośrednie koszty wytworzenia produktu (choć pośrednio rzutują poprze to, że z nich wynika wielkość optymalnej serii produkcyjnej - w myśl podejścia systemowego należy doszukiwać się powiązań wszystkiego ze wszystkim). Robiąc więc rachunek kosztów możemy brać pod uwagę do porównań tylko koszty reagujące na proponowane zmiany.