Gdańsk, 3 marca 2014 r.
DES-P.052.7.13.2012 EOD: 5014/03/2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
Departament Edukacji i Sportu
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego
ZAPRASZA
do złożenia oferty na usługę:
wynajmu sali wraz z cateringiem na spotkanie upowszechniające Pomorski Program Edukacji Morskiej
w ramach projektu „Pomorskie – dobry kurs na edukację. Kształtowanie kompetencji kluczowych uczniów w regionie poprzez edukację morską” realizowanego w ramach Działania 9.1.2 Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013
W kwietniu 2012 roku Departament Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego rozpoczął realizację projektu „Pomorskie – dobry kurs na edukację. Kształtowanie kompetencji kluczowych uczniów w regionie poprzez edukację morską”. Działania systemowe w ramach projektu pozwolą wpłynąć zarówno na rozwój kompetencji kluczowych uczniów, budowanie poprzez edukację morską tożsamości regionalnej, jak i na zmniejszenie barier w rozwoju uczniów związanych z ich statusem i miejscem zamieszkania.
Więcej informacji o projekcie można znaleźć na stronie www.edukacjamorska.pomorskie.eu
Postępowanie nie podlega przepisom Prawa zamówień publicznych (art. 4 pkt. 8 Ustawy z dn. 29.04.2008r.) ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej 14 000 euro.
Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych przez Zamawiającego
I. Przedmiot zapytania ofertowego
1. Wynajem sali konferencyjnej dnia 16 czerwca 2014r. dla 250 osób o powierzchni nie mniejszej niż 240 m2 i wysokości nie mniejszej 5,2 m
2. Wynajem Sali konferencyjne dnia 16 czerwca 2014 mieszczącej 100 osób o powierzchni nie mniejszej niż 160 m2 i wysokości nie mniejszej 5,2 m
3. catering
II. Zakres przedmiotu zapytania ofertowego
1. Obiekt
wystawienniczo-kongresowy
musi być zlokalizowany w mieście Gdańsk odległości nie większej niż 5 km od Dworca PKP Gdańsk Główny.lub 500 m od najbliższego przystanku tramwajowego Jednodniowa konferencja odbędzie się 16 czerwca 2014r. w godzinach 11:00- 15:002. Wykonawca zapewni 2 klimatyzowane salę konferencyjne mieszczącą wraz z wyposażeniem oraz obsługą:
a. ekran b. projektor
c. nagłośnienie, w tym co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe d. laptop
3. Wykonawca udostępni Zamawiającemu hall, w którym zostaną zaprezentowane na sztalugach prace uczniów.
4. Wykonawca zapewni jedną przerwę kawowo-kanapkową, serwując:
a. napoje:
− kawę – nie mniej niż 100 ml na osobę
− herbatę – nie mniej niż 100 ml na osobę
− wodę – nie mniej niż 250 ml na osobę
− soki – nie mniej niż 100 ml na osobę
b. wybór ciast/ciasteczek m.in. cztery rodzaje – nie mniej niż 3 sztuki na osobę c. wybór kanapek – nie mniej niż 3 sztuki na osobę
5. Wykonawca zapewnia zastawę stołową (sztućce i talerze, filiżanki, itp.) oraz obsługę podczas przerwy kawowej, przy czym:
− do napojów gorących należy zapewnić filiżanki ceramiczne (porcelana, fajans itp.),
− do napojów zimnych należy zapewnić szklanki,
− łyżeczki i widelczyki do ciast winny być metalowe.
6. Niezależnie od przerwy kawowej Wykonawca zapewni jednodaniowy obiad wraz z napojem dla 60 osób w restauracji.
7. Miejsca przeznaczone do spożywania posiłków muszą znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja.
8. Wykonawca udostępni szatnię bądź inne pomieszczenie do przechowywania odzieży wierzchniej oraz zapewni obsługę tego pomieszczenia. Korzystanie z szatni musi być bezpłatne dla uczestników konferencji.
9. Wykonawca zapewni uczestnikom nieodpłatne miejsca parkingowe m.in. na 350 samochodów i 1 autokar.
10. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji nieodpłatny dostęp do sanitariatów na terenie obiektu, w którym odbędzie się konferencja.
III. W ramach złożonej oferty Wykonawca wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie.
tj. zorganizował co najmniej trzy konferencje/wydarzenia skierowane do min. 300 osób, w tym:
− Zorganizował co najmniej jedną imprezę o tematyce sportowej oraz co najmniej jedną imprezę o tematyce morskiej
Zamawiający żąda referencji na potwierdzenie realizacji usług.
Wykonawca musi załączyć do oferty załączniki nr 1 Wzór formularza ofertowego. Zamawiający dokona oceny wykazania spełnienia powyższego warunku na podstawie złożonego przez Wykonawcę, wymaganego oświadczenia na zasadzie: spełnia – nie spełnia.
IV. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium najkorzystniejszej ceny.
Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert.
V. Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert.
VI. Przygotowanie oferty
Oferta musi zawierać:
1. Imię i nazwisko Wykonawcy oraz nazwę, jeśli Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą pod określoną nazwą;
Adres lub siedzibę Wykonawcy, adres poczty elektronicznej, numer telefonu oraz numer NIP;
2. Cenę oferty przedstawionej jako cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Jeśli Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem VAT, cena brutto zawiera podatek VAT, który Wykonawca jest zobowiązany obliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich;
3. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi.
4. Wykonanie usługi nastąpi 16 czerwca 2014r.
5. Rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi niezwłocznie po podpisaniu umowy.
6. Ofertę cenową wraz z załącznikami nr 1 i nr 2 do oferty należy przesłać na adres e-mail a.grzedzinska@pomorskie.eu do 7 marca r. do godz. 11:00 (decyduje data i godzina złożenia dokumentacji w siedzibie departamentu lub data i godzina wysłania e-maila),osobą uprawnioną do kontaktu jest pani Anna Grzędzińska, tel. 58 32 68 419,e-mail: a.grzedzinska@pomorskie.eu
VII. Pozostałe informacje:
1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, bez prawa do odszkodowania po stronie Wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia.
Z poważaniem,
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Wzór formularza ofertowego ...
(pieczęć Wykonawcy )
O F E R T A
wynajmu sali wraz z cateringiem na jednodniową konferencję regionalną
w ramach projektu „Pomorskie – dobry kurs na edukację. Kształtowanie kompetencji kluczowych uczniów w regionie poprzez edukację morską” realizowanego w ramach Działania 9.1.2 Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013
Działając w imieniu:
...
nazwa Wykonawcy
...
adres
...
REGON, NIP
...
telefon, faks, e-mail
...
Nazwisko, telefon, e-mail osoby upoważnionej do kontaktów w sprawie oferty
……….
miejsce konferencji (nazwa obiektu, adres)
Oferuję/oferujemy wykonanie całego przedmiotu zamówienia za cenę ... złotych brutto (słownie: ... złotych brutto), w tym podatek.
... ………
miejscowość, data podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
...
(pieczęć Wykonawcy)
Wykaz usług
L.p. Przedmiot usługi Wartość brutto usługi (PLN)
Nazwa i adres odbiorcy usługi
Data wykonania usługi
(od …..do ……) 1.
2.
3.
4.
Uwaga: Do wykazu należy załączyć dokumenty potwierdzające, że wskazane powyżej usługi zostały wykonane bez zastrzeżeń.
... ...
miejscowość i data podpis osoby/osób uprawnionej
do reprezentowania Wykonawcy
