Jak zawsze koniec roku to czas na porządki w programie, magazynie i całej działalności.
O czym warto pamiętać, jak przygotować się do pracy w roku 2010?
I. CZYNNOŚCI PODSTAWOWE
1. Archiwizacja danych - najlepiej na nośniku zewnętrznym (CD-ROM, Pen-Drive) i powstałą kopię zapasową trzymać gdzieś poza lecznicą. W przypadku nagrywarek
nie posiadających
nagrywania DVD kopię można wykonać bezpośrednio z programu na płytę CD.
Jeśli jednak nagrywarka jest bardziej zaawansowana, to standardowa procedura nagrywania na płytę nie powiedzie się - trzeba użyć programu nagrywającego typu Nero, EasyCD itd.
2. Pobrać i zainstalować najbardziej aktualną wersję Kliniki XP. Najnowsza dostępna wersja na dziś to 3.8.19.28. Numer wersji można odczytać w lewym górnym rogu okna programu.
3. Uzupełnić zaległe wydruki - warto wydrukować książkę leczenia zwierząt domowych, listę zaszczepionych psów, raport leków psychotropowych. Rozporządzenie z 17 października 2008 r. nakazuje drukowanie Dokumentacji obrotu detalicznego - być może to jest dobry moment na wykonanie wydruku całej dokumentacji. W praktyce konieczność posiadania papierowej
dokumentacji zwykle nie jest egzekwowana, jeśli można na bieżąco wydrukować karty obrotu detalicznego bezpośrednio z programu. Uwaga: Jeśli zostanie przeprowadzona procedura zamknięcia roku, to dokumentację obrotu za rok 2008 będzie można wydrukować tylko na podstawie bazy archiwalnej.
II. STANY MAGAZYNOWE
1. Raport stanu magazynu na dzień 31/12/2009
Postępowanie odnośnie magazynu zależy od tego, czy stany magazynowe w programie są raczej zgodne, czy zdecydowanie odbiegają od stanów rzeczywistych. Na początek warto uruchomić najprostszą funkcję porządkującą obraz magazynu: opcja: Magazyn -> Operacje ->
"Odśwież stan na podstawie dostaw".
1. Jeśli stany magazynowe tylko nieznacznie odbiegają od rzeczywistych, wystarczy poprzez dokument wydania (np. Rozchód wewnętrzny lub Likwidację) zdjąć ilości nadmiarowe, a braki uzupełnić poprzez np. dokument Bilans otwarcia. Aby utworzyć takie dokumenty, wystarczy wejść do opcji Dokumenty -> Nowy dokument - i tu wskazać odpowiedni typ dokumentu.
Mając uporządkowane stany, można wydrukować raport z inwentaryzacji, wchodząc do opcji:
Magazyn -> przycisk Drukuj -> Raport magazynu w cenach rzeczywistych. W opcjach wydruku zaznaczamy "
Jako inwentaryzacja
". Raport zawiera stan magazynu oraz inne dane potrzebne do rozliczenia końcowego. Po wydrukowaniu raportu można go przekazać do biura rachunkowego. Uwaga: w przypadku
jakichkolwiek wydań z magazynu powyżej dopuszczalnego stanu Raport stanu magazynu na dzień
nie da prawdziwego obrazu stanu magazynu (pomijane będą transakcje niedopuszczalne i stan będzie zawyżony) - dlatego bardziej wiarygodny jest raport magazynu w cenach rzeczywistych.
2. Zdjęcie ze stanu leków przeterminowanych
Możliwość ta jest dostępna w wersjach profesjonalnej i sieciowej. W systemie dostępny jest raport leków przeterminowanych (Centrum wydruków -> Magazyn i obrót lekami -> Raport dat ważności dostaw). Można też automatycznie zdjąć wszystkie przeterminowane leki z
magazynu. Oto krótka instrukcja, jak to zrobić:
W oknie Nawigatora klikamy na "Inny dokument" -> Likwidacja -> przechodzimy Dalej. Pojawi się teraz lista pozycji do wyboru. Klikamy tu na "Anuluj". W oknie Kreatora jesteśmy teraz nza zakładce Pozycje/ Klikamy na przycisk "Operacje" -> Zdejmij pozycje przeterminowane. System spyta teraz o graniczną datę ważności. Można tu wskazać inny dzień, ale domyślnie
podpowiadana jest data bieżąca. Po akceptacji daty system utworzy teraz pozycje na podstawie dostaw, których ważność już minęła.
UWAGA: Funkcja ta działa prawidłowo tylko wtedy, gdy w komputerze zainstalowany jest najnowszy serwer - Firebird 2.1. Jeśli jest starsza wersja, pojawi się komunikat błędu. W takim przypadku należy pobrać i zainstalować nowszy serwer w miejsce dotychczasowego. Plik wraz z instrukcją można pobrać z działu Do pobrania -> Narzędzia dodatkowe -> Sql Firebird ->
Firebird 2.1.
W przypadku wersji podstawowej można również zdjąć leki przeterminowane, trzeba je jednak wskazywać ręcznie:
W oknie Nawigatora klikamy na "Inny dokument" -> Likwidacja -> przechodzimy Dalej. Pojawi się teraz lista pozycji do wyboru. Po kolei wybieramy więc pozycje przeterminowane i
zdjemujemy je ze stanu.
3. Rozwiązanie całościowe - Inwentaryzacja.
Jeśli zależy nam na uporządkowaniu magazynu, to lepszym rozwiązaniem będzie
przeprowadzenie inwentaryzacji. W tym celu wchodzimy do menu: Apteka -> Inwentaryzacja.
Tu uruchamiamy nową Inwentaryzację. Jeśli nie zrobiliśmy kopii danych, warto teraz to
wykonać. W przeciwnym razie rozpoczynamy właściwą inwentaryzację. W przypadku większej placówki warto wydrukować sobie arkusz spisu z natury, aby na nim zapisać stany
magazynowe chodząc po pomieszczeniach lecznicy.
Następnie wprowadzamy poszczególne stany magazynowe, jeśli ich ilość nie jest zgodna z ilością w kartotece.
Po wprowadzeniu stanów klikamy na przycisk "Zakończ spis z natury". Uwaga: spisu z natury nie da się zakończyć, dopóki nie przejrzymy wszystkich pozycji. Aby zaakceptować danę pozycję, trzeba podać jej ilość lub kliknąc na przycisk "Akceptuj i przejdź dalej". Można też po prostu porzytrzymać klawisz F8, aż wszystkie pozycje zmienią kolor z czerwonego na zielony.
Po weryfikacji/uporządkowaniu stanów klikamy na "Rozliczenie". W wyniku rozliczenia zostaną utworzone dwa dokumenty - INWENT- i INWENT+, korygujące stany magazynowe
odpowiednio w dół i w górę.
4. Uporządkowanie starych transakcji magazynowych
We wcześniejszych latach system nie kontrolował jeszcze dokładnie przychodów i rozchodów z poszczególnych dostaw i pozwalał (na prośby użytkowników) na tworzenie stanów ujemnych.
Skutkiem tego w historii transakcji mogło pojawić się wiele pozycji, które po dokładnym przejrzeniu każdej dostawy wykazują niezgodności: istnieją wydania nie związane z żadną konkretną dostawą. Jeśli raz uporządkuje się historię transakcji, to dalej system powinien zachowywać się stabilnie. Ze względu na równoległą pracę w sieci mogą pojawiać się niewielkie rozbieżności pomiędzy ilością sumaryczną a sumą stanów dostaw, ale to można korygować np. raz dziennie wchodząc w: Magazyn -> Operacje -> "Odśwież stan na podstawie dostaw". Z czasem i to nie będzie potrzebne. Jak skorygować niezgodności z poprzednich
lat?
1. Podstawowe ustawienie dla poprawnej pracy magazynu to zablokowanie tworzenia stanów ujemnych. W większości lecznic jest to już ustawione prawidłowo, jednak warto sprawdzić to ustawienie: wchodzimy w menu Administrator -> Opcje -> Zakładka Finanse i magazyn -> Pole Dozwolone powstawanie ujemnych stanów magazynowych powinno być
wyłączone
. W przeciwnym wypadku raporty stanów magazynowych nie będą się zgadzać.
2. Proszę wykonać archiwizację danych.
3. Proszę wejść do: Administrator -> Zadania Administratora -> zakładka Dostawy ->
przycisk 1a: Usuń wszystkie dostawy. System przeliczy teraz od nowa wszystkie transakcje na podstawie dokumentów magazynowych i ustali stan poszczególnych dostaw. Uwaga:
przetwarzanie to może potrwać od kilku minut do 2-3 godzin w zależności od wielkości bazy danych.
4. Proszę utworzyć Bilans otwarcia np. na 1/01/2004 rok (Nawigator -> Inny dokument ->
Bilans Otwarcia). Proszę zapamiętać jego numer (np. BO 3/01/2004). Proszę nie wprowadzać do niego żadnych pozycji i zapisać jako pusty dokument.
5. Proszę wejść do: Administrator -> Zadania Administratora -> zakładka Dostawy ->
przycisk "Uzupełnij bilans otwarcia o niewydane pozycje" -> Tu proszę wcisnąć przycisk Uruchom korygowanie
-> teraz proszę wskazać wprowadzony wcześniej bilans otwarcia (w kryteriach proszę przestawić rok na 2004).
6. Teraz pozostaje przeprowadzenie inwentaryzacji, bo na pewno po wszystkich przeliczeniach stan magazynowy nie będzie się zgadzał (będzie zawyżony o pozycje, które trafiły do bilansu otwarcia)
Od tej pory stany magazynowe powinny się zachowywać stabilnie, a raporty stanu dawać zgodne wartości, być może poza - rzadkimi - różnicami wymienionymi wyżej.
II. ZAMKNIĘCIE ROKU
Procedurę zamknięcia roku warto wykonywać dopiero wtedy, gdy nie chcemy już wracać często do dokumentów z poprzedniego roku (zostały w większości zapłacone, nie będzie potrzeby korygowania dokumentów itd.) Nie ma konieczności uruchamiania zamknięcia roku 1-go czy 2-go stycznia. Wydaje się, że dobrym momentem będzie koniec stycznia lub jeszcze później.
Wykonanie procedury zamknięcia roku jest potrzebne w przypadku lecznic, w których
wprowadzono dużą ilość dokumentów magazynowych i znacznie wpływa to na szybkość pracy programu. Zalecane jest też w przypadku, gdy w magazynie występowały duże niezgodności, wynikłe z istnienia dawnych transakcji (np. z 2006 roku) lub powstałe w wyniku dopuszczenia do postawania stanów ujemnych.
Zamknięcie roku powoduje utworzenie bazy archiwalnej, w której będą się znajdować dokumenty z zamykanego roku (i ewentualnie wcześniejsze, jeśli dotychczas rok nie był zamykany). W bieżącej bazie dokumenty magazynowe zostaną usunięte, a w kartotece
klientów zapamiętane zostanie zadłużenie lub nadpłata w polu Stan początkowy. W przypadku uregulowania płatności przez klienta wystarczy wejść do jego finansów, kliknąc na "Dodaj" i wybrać z menu "Inna wpłata". Dostawy z poprzednich lat, które nie zostały wyczerpane, zostaną ujęte w Bilancie otwarcia na dzień 1/01/2010.
Po wykonaniu zamknięcia roku, podczas uruchamiania programu będziemy mieli do wyboru, oprócz nazwy użytkownika i hasła, aktualną bazę danych lub bazę archiwalną z dokumentami z poprzedniego roku. W przypadku wersji sieciowej odwołanie do bazy archiwalnej pojawi się tylko na stanowisku, na którym było wykonywane zamknięcie roku.
UWAGA: Podczas zamykania roku wpłaty klientów z poprzednich lat zostaną usunięte do bazy archiwalnej, a sumaryczne saldo (np. zadłużenie klienta) zostanie zachowane w bazie jako Stan początkowy). Może to spowodować pewne rozbieżności w rozliczeniach z klientami. Jeśli
chcemy wyzerować rozliczenie z danym klientem, to wystarczy po zamknięciu roku wejść do opcji Klienci -> ustawić się na wybranym kliencie -> przycisk "Finanse" -> i tu kliknąć na przycisk edycji obok pola "Saldo początkowe".
III. ROZPOCZĘCIE PRACY W NOWYM ROKU 1. Numeracja szczepień
Jeśli w parametrach pracy numerowanie szczepień ustawione jest na "Najmniejszy możliwy numer", to nie trzeba ustawiać żadnych parametrów odnośnie szczepień.Przed rozpoczęciem pracy w nowym roku warto ustawić na 1 numer ostatniego szczepienia przeciw wściekliźnie. W tym celu wchodzimy do menu: Administrator -> Opcje -> zakładka Szczepienia -> Numer ostatniego szczepienia p/wściekliźnie. Wpisujemy tutaj 1.
Numeracja dokumentów magazynowych ustalana jest na podstawie daty, dlatego rozpocznie się w styczniu automatycznie od 1 - Nie trzeba tu nić ustawiać.
IV. CZYNNOŚCI PORZĄDKUJĄCE PRACĘ Z BAZĄ DANYCH
Przełom roku to dla wielu osób dobry czas na uporządkowanie zasobów komputera i w ogóle
sposobu pracy.
1. Serwer Firebird 2.1. Jeśli jeszcze pracujecie Państwo na serwerze Firebird 2.0, 1.5.3 lub starszym, warto wymienić go na nowszą i bardziej stabilną wersję 2.1. (2.1.1 lub 2.1.3) Opis jak to zrobić oraz sam plik instalacyjny znajdziecie Państwo na stronie ww
w.klinikaxp.pl
-> Dział "Do pobrania" -> Narzędzia dodatkowe ->
Firebird
. Uwaga: Klinika XP działa poprawnie z serwerem Firebird 2.1. od wersji 3.8.10 (maj 2008).
Użycie serwera 2.1 do pracy na wcześniejszych wersjach Kliniki XP może wywoływać komunikaty błędów w niektórych raportach, dokumentacji obrotu detalicznego i przy generowaniu listy zaszczepionych psów.
2. Oczyszczenie bazy danych. Jednym ze sposobów przyspieszenia pracy z programem jest oczyszczenie bazy danych. Dzięki temu baza zmniejszy się o 5-50% i będzie działać szybciej, zwłaszcza w przypadku dużych baz danych. Przed oczyszczeniem nalezy wykonać kopię bazy danych. Aby oczyścić bazę, wystarczy wejść do menu: Admninistrator -> Zadania
Administratora -> przycisk "Oczyść bazę danych". W przypadku wersji sieciowych operację tę nalezy wykonać na serwerze, a pozostałe komputery nie mogą mieć uruchomionej Kliniki XP.
Przed oczyszczeniem bazy danych koniecznie proszę wykonać kopię zapasową. Jeśli baza zawiera nieprawidłowe wartości dla indeksów podstawowych, baza nie zostanie odtworzona w całości i konieczne będą dodatkowe czynności naprawcze lub powrót do wersji sprzed
oczyszczenia. Prawidłowe oczyszczenie bazy danych poznać można po tym, że ostatni
komunikat podawany przez serwer przy odtwarzaniu brzmi: " Fini shing, closing and going home
".
3. Usunięcie starych kopii zapasowych. Jeśli w opcjach archiwizacji danych zaznaczone było umieszczanie daty lub/i godziny w nazwie kopii, to przy każdorazowej archiwizacji powstawał nowy plik, np. kopia z 31 października: bk20071031.cab, kopia z 1 grudnia: bk20091201.cab itd.
Każda kopia zawiera całkowitą bazę danych, dlatego większość wcześniejszych kopii nie jest do niczego potrzebna (przyda się, jeśli chcemy wrócić np. do sytuacji sprzed wielu dni). W związku z tym warto usunąć stare kopie danych. Znajdują się one zwykle w katalogu C:Program FilesBRIKlinikaXPBackup. Warto usunąć starsze pliki, pozostawiając tylko np. ostatnie dwie archiwizacje.
4. Duża ilość aktualizacji w "Dodaj/Usuń programy"
Jeśli zainstalowano wiele aktualizacji Kliniki XP, to w Panelu Sterowania -> opcja Dodaj/Usuń programy będzie wyświetlać długą listę kolejnych wersji. Odinstalowanie którejkolwiek z nich spowoduje usunięcie kluczowych plików programu. Łatwym sposobem pozbycia się tej długiej listy jest natomiast wejście w Klinice XP do menu: Administrator -> Zadania Administratora ->
Zakładka: Operacje -> przycisk: "Oczyść rejestr z aktualizacji". Po wykonaniu tej czynności okno Dodaj/Usuń programy będzie wyglądać dużo bardziej przejrzyście.
5. Ustawienie automatycznego wykonywania kopii zapasowych
Warto ustawić w programie automatyczne wykonywanie podręcznych kopii zapasowych. W przypadku awarii zasilania lub innych problemów sprzętowych można dzięki temu łatwo
przywrócić sprawność systemu nie tracąc wielu danych. Wchodząc w menu Administrator ->
Opcje -> zakładka Ochrona danych można zaznaczyć opcję "Na tym komputerze wykonywać automatyczne kopie w trakcie pracy programu" i kliknąć na Ok w celu zapamiętania ustawień.
Uwaga: W przypadku wersji sieciowych wykonywanie kopii należy włączyć tylko na serwerze.
W razie pytań prosimy o kontakt.
