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Étude des modèles de texte sur l ’exemple de la note de service

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STU DIA RO M A N IC A PO SN A N IEN SIA UAM Vol. 28 Poznań 2001

IW ONA M AŁEK Académie Pédagogique à Cracovie

ÉTU D E DES M O D ELES D E T E X T E SU R L ’E X E M PL E D E LA N O T E DE SER V IC E

A b s t r a c t . Matek Iwona, Etude des m odeles de texte sur l ’exemple de la note de service [The French Memo - an Analysis of Text Models]. Studia Rom anica Posnaniensia, Adam M ickiewicz U niversity Press, Poznań, vol. XXVIII: 2001, pp. 67-82, ISBN 83-232-1144-2, ISSN 0137-2475.

The memo, a kind o f com pany’s internal correspondence, is a very interesting m aterial for investigation due to its highly form alised character. The linguistic analysis based on text m odels is aim ed at arriving at the French standard o f the memo. The first part o f the article discusses basic aspects o f text models. Next, a structural and form ulative model o f the French m em o is presented. This m odel then undergoes a thorough linguistic analysis which is to show the interrelations betw een the participants o f the com m u­ nication act. Finally, the article concentrates on those elem ents o f verbal com m unication which decide about proper understanding and, consequently, about the effectiveness o f a given text.

1. IN T R O D U C T IO N

Dans notre travail nous nous pencherons de plus près sur l ’analyse des structures préform ées dans les productions écrites. Etant donné que ce type de structures appa­ r a i fréquem m ent dans les textes hautem ent standardises et conventionnalisés, nous étudierons cette problém atique sur l’exem ple du courrier professionnel, à savoir les notes de service.

N otre intérèt portera sur 1'étude des textes rédigés en langue franęaise, ce qui nous perm ettra de relever les structures préferentielles em ployees dans ce type de produc­ tion écrite.

Par consequent, nous espérons determ iner les m odeles de texte appliques dans les notes de service constituant notre corpus d ’analyse.

Notre com m unication sera organisée en trois parties. D ans la prem ière partie, nous discuterons les principes théoriques et m éthodologiques d ’analyse linguistique des productions discursives. La partie suivante sera consacrée à la presentation des struc­ tures préform ées, leurs sources, classem ent ainsi que fonctionnem ent au niveau de texte. Dans la troisièm e partie nous procéderons à l’étude em pirique du corpus de notes de service em ployees dans la com m unication interne de l’entreprise.

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2. A N C R A G E T H É O R IQ U E ET M É T H O D O L O G IQ U E D ’A N A LY SE DU DISCO U RS

N ous reprenons ici la definition des types de discours présentée par M. D rescher dans son article du 1998; «(...) types de discours - schem as conventionnels qui gui- dent la production et la reception d ’une activité langagière com plexe et qui - à l’in- térieur d ’une com m unauté linguistique donnée - peuvent ètre soum is à des variations historiques, regionales, etc. (...)».

La definition citée ci-dessus souligne l ’im portance de schém atisation ainsi que le caractère conventionnel de toute activité langagière d ’une com m unauté linguistique. D ans son texte, l ’auteur postule d ’attribuer plus d ’attention à l ’étude em pirique des «traits de surface», des propriétés structuro-form ulatives des types de discours q u ’à leurs caractéristiques situationnelles et form ulatives. C ela signifie que pour connaìtre rriieux la fonction com m unicative des types de discours, dans les recherches il faut attirer plus d ’attention à l ’exam en des schem as de structuration et de form ulation. Le caractère variable de ces schem as, différents et spécifiques pour chaqué langue, est particulièrem ent visible sur l ’exem ple des productions écrites qui doivent répondre aux exigeances de com m unication fortem ent standardisée. D ans des cas pareils, les textes se caractérisent par une im portante conventionnalité et reproduisent des m o­ deles de texte, m odeles qui com portent des elem ents préfabriqués.

Fortem ent standardises, iis sont construits à la base d ’un schèm a stable, invariable alors previsible. On peut en conclure que chaqué com posant textuel dispose d ’une sèrie de form ulations préfabriquées, appelées aussi des routines langagières. Elies sont étudiées sous deux angles:

- discursif, ayant pour objet les types de discours,

- phraséologique, renvoyant aux analyses pragm atique et textuel le.

D ans son article D rescher plaide pour les recherches phraséologiques qui em bras- seraient l ’aspect pragm atique et textuel.

C ette idée a déjè été élaborée par Stein [1995] qui a distingue au sein de la phra- séologie, les routines linguistiques concernant «les unites lexicalisées complexes» - soit les formulations préfabriquées, et les routines conceptuelles determinant «la nature et l’ordre séquentiel des com posants textuels» - soit le procède de concevoir le texte. Texte sché- matique résulte alors de l’application des dites routines aussi bien au niveau de conception q u ’à celui de formulation. D ans des cas extremes, lorsque les routines appliquées sont fortem ent conventionnalisées, le texte prend la forme du formulaire.

3. B R È V E PR E SE N T A T IO N D ES STR U C TU R ES PR ÉFO R M ÉES

L a question de l ’em ploi et du fonctionnem ent des structures préfabriquées dans différents types de discours a aussi été largem ent exam inee par E. G ülich/U . Krafft [1997: 241-276]. En term e general, eux aussi, iis postulent de situer les recherches sur les préfabriqués dans le cadre phraséologique.

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Elude des modeles de texte sur l 'exempte de la noie de service 69

Les auteurs rem arquent que parmi plusieurs types de form ules figées et de locu­ tions idiom atiques em ployees dans la com m unication quotidienne, il y a un groupe im portant d ’expressions toutes faites qui échappe au classem ent traditionnel des lo ­ cutions. Leurs travaux antérieurs ont perm is d ’élaborer une conception assez large de ces expressions-là q u ’ils nom m ent les préfa b riq u és: «(...) si le dom aine du préfa- briqué n ’est pas lim ite aux locutions idiom atiques (au sens étroit du term e), il faut s ’interroger sur ses differentes form es: form ules de politesse, routines discursives, clichés, toutes sortes de rituels etc., m ais aussi sur certains types de discours et sur les structures discursives spécifiques à ces types (...)». D ’après eux, toute expression phraséologique fait partie des structures préform ées, 1’utilisation desquelles releve d ’un acte de production discursive.

Au cours de l ’article, les auteurs présentent une analyse approfondie des préfor- més, à savoir: - leur typologie et description - les sources et dom aines de validité ainsi que - l ’em ploi et fonctions.

Vu les besoins de ce travail, nous rapellerons brièvem ent les deux prem iers clas- sements.

3.1. TY PO LO GIE DES STRUCTURES PRÉFORM ÉES

Du point de vue de leurs elem ents constitutifs, on distingue trois types de struc­ tures préform ées:

(1) des sequences d ’au moins deux mots: ex. les locutions, les proverbes, etc., (2) des couples énoncé-situation: ex. les form ules de politesse,

(3) des m odeles de textes: ex. recette de cuisine, résum é d ’article linguistique. D ans notre com m unication, nous nous pencherons sur le troisièm e de ces types de structures préform ées - les m odeles de texte.

3.2. DESCRIPTIO N DES STRUCTURES PRÉFORM ÉES

Les auteurs procèdent à la description des structures préform ées soit du point de vue du texte, alors du produit, soit du point de vue de l ’action, alors du p rocessus de la production. Le résultat de l ’analyse du produit constituent, d ’une part l ’inventaire de certaines structures préform ées analogues ou com parables avec celles em ployees dans difftérentes langues, d ’autre part les rem arques perm ettant de caractériser la fre­ quence d ’em ploi des dites structures.

Jusqu’à l ’époque actuelle, l ’étude du processus de la production discursive n ’a pas jo u it d ’un grand intérèt auprès des chercheurs. Parm i les exceptions il faut com pter les travaux de K eseling [1993], ceux des auteurs eux-m ém es ou un récent article de U. K rafft/U. D ausendschon-G ay, pubié dans «Langages» du ju in ’99 [nu­ m ero 134], dans lequel les auteurs décrivent Faction de m ise en m ots dans les redac­ tions conversationnelles.

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3.3. SOURCES DES STRUCTURES PRÉFORM ÉES

E. G iilich/U. K rafft [1997: 241-276] distinguent deux sources principales de struc­ tures préform ées:

(1) toute production discursive antérieure, aussi bien du locuteur lui-m ém e que celle des autres locuteurs,

(2) le savoir partagé d ’un groupe, qui engendre dans sa com plexité les structures préform ées.

Pour cette typologie il est im portant de souligner que la notion de groupe de lo­ cuteurs est établie d ’après deux critères quantitatif et qualitatif.

Le critère quantitatif m et en relief la fonction sociale des structures préform ées «(...) le parler stereotype fonctionne aparem m ent com m e un rituel où se m anifeste et se realise la cohesion du groupe. Ce n ’est q u ’après la fin du rituel q u ’on pourra obtenir des explications, ou plus précisém ent, ètre initié au savoir partagé - si toutefois le groupe ne préfère pas se servir du parler stereotype pour m arquer la distance et ex- clure l ’intrus (...)».

Le critère qualitatif est fonde sur la qualité du groupe constitué autour des textes ou de leur production « (...) c ’est à travers de tels groupes (constitués de profession- nels et appellés les groupes fo n ctio n n els) que des structures peuvent passer des textes individels ou des langues de spécialité dans le savoir partagé d 'u n e com m unauté lin­ guistique (...)».

D ans cette brève presentation nous avons esquissé la notion des structures pré­ form ées, quelques unes de leurs typologies ainsi que les principes théoriques et mé- thodologiques d 'a n a ly se linguistique des m odeles de texte.

4. A N A L Y S E DES D O C U M E N T S D E LA C O M M U N IC A TIO N IN TERN E N otre étude sera construite de trois parties ayant pour but principal la reconnais­ sance des structures préform ées dans les écrits professionnels.

La prem ière partie s ’occupera de la reconstitution du m odéle structurel des textes. N ous essayerons de retrouver les routines conceptuelles, prim ordiales dans le pro­ cessus de redaction, telles que les com posants textuels ainsi que leur statut séquentiel, c ’est-à-dire l ’ordre des elem ents constitutifs.

La deuxièm e partie sera consacrée à ¡’analyse des routines linguistiques appli- quées dans les docum ents. Nous focaliserons notre attention sur les form es linguis­ tiques préférentielles en prénant en consideration les form ules préfabriquées utilisées lors de la production du discours.

L a derniére partie portera sur l ’analyse sém antico-discursive des m odeles de textes afín d ’expliquer les phénom énes linguistiques y appliqués.

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Etude des modeles de texte sur l ’exemple de la note de service 71

4.1. AN ALYSE DE LA NO TE D E SERVICE FRANQAISE

Vu les besoins de notre étude, nous avons analyse le corpus de 8 notes, toutes proposées com m e modèles de notes de service par les auteurs des m anuels franęais. A, titre d ’exem ple nous avons decide d 'in clu re dans le texte 4 des dites notes qui, dans la suite, nous serviront du point de répère dans la partie analytique.

Note »T 3 Not© n* 2 S o c ié té H A IT I * R A M * 8 erv lo e d e la d irectio n H o t * da s e r v i c e a* 108 Bordeaux, le 24 novembre 10.. O b j e t > D éjeunor du p o rao n n a l

À p a n ir chi 3 Janvier, une cantine fonotlonnera e n tre l a hm irea et 14 hsu res. Los tic k e ts e e ro n t déUvTéa à l a calane.

D u u lijia ta lre a : enaocuble d u p e ra u u n e l

D i f f u s i o n p a r afflc h d ^ e

Hypermorché Caueprlx Service *maH«ur : fersonnai Detiinotares :

Mnie et MM Ins cheh de dspartemenf

Vos r*f. Nosréf. P l/FG

DoU 8 o v il 19.. O b jct : Congés annuali

Jé vous prie da bien vouło*r ina foira connoüra pom ia 20 ovrd au plus tvd Iti vchjx du personnel de votre riAportemonr.

La 0 » l ¿u paoonn»!

Entreprise INOXI Service de la sécurité

Parts, le 15 septembre 19..

O bjol : Manipulation de RJ rfacier D es tin a ta lres. C h e fs d'atelier

O w n e rs d e s ateliers

U n ouvner do l'atelier n* 9 s'esl W cssd récemmertf en a x p a rr t du iti d'ac*er. U est r3ppflió que pour lauto manipulation de IH o‘ acier, le port de lunettes de protection est oW igaloire L es c h e 's d'atelier doivwrt taire respecter scruputeuttemeiit cette prescription.

La p résenle note sera a flc h é e d ans tous le s ateLers. tu e se ra àgalernanl diffuaée aux d W s d'atelier qui devront la retuumer signee au service de la sécurité.

L e C fa t de la sécurtW \ Bandì MA1LLAHD (. LUCAS Le Clittf d u p e n so iu ie l Góvh MAN GIN Établissenients Kondor

Emetter : Service du personnel Paris,

Destina taires : Chefs le l erjanvier 19.. des service administratifs

NO TE DE SERVICE N° 35 Obiel : Aplication des nouveaux

horaires de travail

Par la note de service n° 28 du 25 novembre 19.., je vous ai fait part des nouveaux horaires de travail à appliquer à partir du Ier décembre.

J’attire votre attention sur le fait que ces horaires ne sont pas respectes par un grand nombre d’employés des service administratifs.

En consequence, je vous prie instamment de bien vouloir faire respecter ces horaires par vos employés.

Je compte sur votre vigilance.

Le C hef du Personnel H. Dupont

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4.1.1. A N A LY SE STRU C TU R EL LE DE LA NO TE D E SER V IC E FR A N ęA IS E

D ans la m ajeure partie des docum ents exam ines, à l ’exception de la note n° 2 qui est un form ulaire, l ’organisation typographique suit les principes de disposition de toute lettre com m erciale et adm inistrative.

A insi, on peut diviser l ’espace blanc de la feuille en deux zones principales, cha- cune rem plissant une autre fonction:

ZO N E 1 que nous appellerons - ZO N E D E R EFER EN C ES GENÉRALES: habituellem ent, les inform ations y m ises se réfèrent à l ’organisation ad­ m inistrative de l ’entreprise. Toutes les notes suivent à peu près le-m èm e schèm a de disposition, alors on com m ence par le còte gauche, en haut, et on descend systém atiquem ent. Il est difficile de préciser l ’endroit exact de la m ise en place des elem ents constitutifs, on y laisse une certaine «li­ berté» au rédacteur. Par contrę, ce qui possède son im portance, ce sont les precisions indispensables pour un efficace fonctionnem ent de 1’adm i­ nistration. II s ’en suit que le ròle de la prem ière zone est d ’inform er le locuteur sur le service ém etteur, le service destinataire, l ’objet de la note, son num ero répértorié dans la docum entation ainsi que sur le lieu et la date d ’envoi.

ZO N E 2 appellée Z O N E D E M ESSA G E:

consacrée au m essage, cette zone com porte les inform ations à transm ettre ainsi que la signature du responsable de service ém etteur. M algré le ca­ ractère concis du m essage, la zone est toujours bien organisée en para- graphes. Souvent, les renseignem ents d ’im portance capitale pour le m es­ sage sont distingues en caractère gras ou d ’une autre m anière (paragraphe sp écialem en t séparé) afín d ’attirer im m édiatem ent l ’attention des per- sonnes intéressées.

On peut eri conclure q u ’au niveau d ’organisation structurelle, les notes de service franęaises suivent un schèm a bien claire et précis.

P areillem ent à l ’exam en des com posants structurels, l ’analyse de l ’ordre séquen- tiel m et en evidence le caractère m oins «officiel» de ce type docum ents, néanm oins le schèm a y applique suit dans ses principes celui recom m andé pour les écrits admi- nistratifs. T outefois, en dépit des alternances relevées entre les textes, l ’ordre séquen- tiel que nous proposons reflète la tendance generale:

[en-tète]-[lieu et date d ’envoi]-[service ém etteur]-[service destinataire]-facultatif:[ré- férences]-[objet]-facuitatif:[n° de no te]-[m essage]-[signature].

4.1.2. A N A LY SE FO R M U L A T IL E D E LA NO TE D E SE RV ICE FR A N ęA IS E

[en-tè te]: à I'exception des notes de service rédigées sur le papier à en-tète, on y distingue, en règie generale, l ’en-tète sim plifiée, com portant la denom ination de l’entreprise ainsi que les precisions sur le service ém etteur;

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Étude des modeles de texte sur l ’exemple de la noie de service 73

[lieu et date d ’envoi ]: renseignem ents toujours m arqués obligatoirem ent dans les do­ cum ents adm inistratifs;

[service ém etteur]: on y signale uniquem ent le service, sans personnaliser le rédacteur du texte;

[service d e stin a ta le ]: le degré de precision des destinataires varie suivant le caractère du m essage à transm ettre. A insi, la form ule d ’appel est personnalisée uniquem ent dans les situations où le d e s tin a ta le est en m ém e tem ps la personne directem ent concernée par la note. Tel est le cas d ’une des notes exam inee dans le corpus - convocation à la reunion - où la personne concernée et le destinataire c ’est le mème directeur com m ercial, M. X avier Viton.

Le cas contraire présentent d ’autres notes de service. Bien q u ’elles soulèvent le mème problème, elles sont adressées différemment, alors au public different, suivant le caractère du message. La note à caractère informatif est destinée à l ’ensemble du personnel, tandis que celle à caractère instructif est réservée aux chefs des services administratifs. En règie generale, on indique les destinataires par mentionner leur fonction, p. ex.: Min. et MM. les chefs du départeinent, Chefs des services adm inis­ tratifs, Chefs d ’atelier, etc., et au fur et à mesure du besoin on personnalise les des­ tinataires: Cht. Dyon, M. Xavier Viton Directeur Commercial, M. Barthe, etc.; facultatif: [references]: assez rarem ent précisées, elles figurent plutót su rie s im prim es

spéciaux - les form ulaires;

[objet]: concretise le sujet de la note, le plus souvent prend la form e de la phrase nom inale; son but principal est d ’etre concis, precis et attirer im m édiatem ent 1’at­ tention du destinataire;

facultatif: [n° de note]: il donne le num ero successif de la note dans l ’inventaire de l ’ensem ble de la docum entation de l’entreprise, à part cela inform e de quel type de docum ents des relations internes avons-nous affaire;

[message]: à ce niveau on peut observer une triple relation entre la longueur du texte, le caractère du m essage transm is et le style em ploye. R appellons que les notes de service se caractérisent par leur brièveté, precision et concision. A insi, les notes- -inform ations sont courtes, dans la m ajorité des cas elles com portent un seul para- graphe, écrites à la form e im personnelle. L eur tem ps préféré c ’est le futur sim ple. Les notes-dem andes (p. ex. note n° 2) et les notes-instructions (p. ex. note n° 35) rédigées à la form e personnelle -je, suivent dans leur redaction le principe «une idée par paragraphe». Le tem ps y em ploye c ’est le present de l ’indicatif. Finale- ment, les notes-ordres (p. ex. note n° 3) rédigées sur le ton autoritaire, m ais non- -agressif, se caractérisent par une extrém e sim plicité de style. D ans le but de ren- forcer l ’effet produit sur le locuteur, elles sont rédigées à la form e im personnelle et com portent des expressions de type «il est rappellé que...». La notion de « l’effet produit» nous renvoie à la théorie des actes de langage. L ’auteur de la note en la rédigeant accom plit sim ultaném ent une action. Le verbe «rappeller» possède, dans ce contexte, une forte valeur restrictive: «X rappelle q. eh. qui n ’avait pas été execute, en plus X est relation hiérarchique de superiorità par rapport à Y».

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La force illocutoire de cette expression est m ise en relief par le caractère de la note ainsi que le verbe em ploye. La form e im prersonnelle «il est...» souligne en­ core les relations hiérarchiques entre les acteurs de la situation de com m unication. D 'h ab itu d e, dans les notes de service les form ules de politesse ne figurent pas. C ependant, dans l'u n e des notes nous pouvons la lire. C ’est pourquoi il est à re- m arquer que dans ce cas concret, son em ploi est dü au caractère «solennel» du m essage (une récente nom ination du nouveau directeur).

[signature]: on y m et la fonction et le nom du responsable dactylographies ainsi que sa signature personnelle.

N ous appellerons toutes les rem arques concernant le niveau conceptuel et linguis­ tique le m odéle fra n ę a is de la note de service.

Après avoir pris connaissance du m odéle présente ci-dessus, il faut rem arquer que les notes de service franęaises représentent un type bien distinct de production écrite. Elles se caractérisent par un schèm a de construction assez précis aussi bien au niveau structurel que form ulatif, ce qui perm et de décrire les routines conceptuelles et lin- guistiques guidant leur production.

D ans leur structure, elles rappellent le courrier adm inistratif classique. M oins «ri­ gides» que celui-ci, adm ettant par exem ple les form es sim plifiées, elles suivent néan- m oins leurs principes de com position. Il en va de m èm e pour l ’ordre séquentiel.

Q uant au niveau de form ulation, lui aussi se conform e aux regles genérales de la redaction des lettres adm inistratives. C ependant, on peut m ettre en relief quelques differences qui rendent la note de service un type de texte bien distinct. Ce sont la sim plicité et brièveté du m essage.

Les phrases sont courtes, claires, com préhensibles à tout lecteur. Il n ’y a pas de figures rhétoriques ni de m oyens stylistiques recherchés. L eur but est de transm ettre le m essage le plus clairem ent possible. C ela ne signifie pas q u ’il n ’y a pas de nuances dans le ton. Il varie en fonction de caractère du m essage. L ’ordre est exprim e sur le ton sec, autoritaire, m ais toujours poli. L ’inform ation est «neutre», avec de petites nuances de ton qui reste en rapport avec le sujet m entionné.

Le point com m un de toutes les notes c ’est le fait de souligner les relations hié­ rarchiques au sein de l ’entreprise. C et effet est obtenu gràce à l ’application des verbes perform atifs ayant leur force illocutoire.

D ans ce qui précède nous n ’avons fait que signaler les problèm es, sans donner l ’explication aux phénom ènes y m entionnés. Le point suivant tachera de les éclaircir.

4.2. A N A LY SE SÉM ANTICO-DISCURS1VE DU M O DÉLE FRANQAIS DE LA NOTE DE SERVICE

L ’objet de cette partie analytique est d ’évoquer brièvem ent la notion de la com m u­ nication sous différents points d ’attaque tels que l ’ém etteur, le récepteur, le m essage, l ’inform ation ou le sens. N ous étudierons aussi les relations entre ces principaux ac­ teurs de l ’acte de com m unication afin de découvrir quels facteurs véhiculent la bonne com prehension du m essage et de cette m anière assurent son efficacité.

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Étude des modeles de texte sur l ’exemple de la note de servire 75

4.2.1. L ’A C TE SÉM1QUE C 0M M U N 1C A T IF

Dans Texte et im age dans les com m unications aux m asses T. T om aszkiew icz pos­ tule de revoir les relations entre les principaux elem ents de l ’acte de com m unication. A l ’encontre de l’analyse traditionnelle, qui attribuait le plus d ’im portance à l ’é- m etteur en tant q u ’auteur du m essage, l ’auteur propose d ’accorder le role preponde­ rant dans l ’acte de com m unication au récepteur. C ’est lui qui devient la cible des finalités de la com m unication, c ’est lui qui est censé de recevoir, déchiffrer et com prendre le m essage transm is.

Parmi les principaux facteurs qui véhiculent la reception et, en consequence, par­ ticipent à la bonne com prehension du m essage, la place prim ordiale est occupée par l’intention de l ’ém etteur. Le dit facteur est m is en relief par le fait que très souvent il est im possible de definir, de la m anière objective, l ’intention de l’ém etteur envers le récepteur. N éanm oins, d ’autre part il existe beaucoup de m essages produits dans des buts bien determ ines, faciles à déchiffrer, tels que: inform er, ordonner, faire faire, ou autres.

Il s ’en suit que la relation: - l ’intention de l ’ém etteur / la com prehension par le récepteur - serait basique pour tout acte de com m unication. A insi, la com m unication qui met en evidence l’intention de l ’ém etteur est appellee l ’cicte sém ique com m uni­ cat i f

L ’exem ple des notes de service illustre bien le caractère direct entre l’intention de l ’ém etteur et la com prehension. C onform ém ent à ce que nous avons rem arqué plus haut, nous considérons la note n° 1 com m e inform ation, la note n° 2 est une dem ande, tandis que les notes n° 3 et 35 sont, respectivem ent, un ordre et une in­ struction. Dans ces exem ples nous n ’avons eu aucun problèm e à déchiffrer l ’intention de l ’ém etteur, elle était evidente.

Il est toutefois à rappeller que la com prehension se realise aussi à travers les autres com posants de l ’acte de com m unication tels que la signification (potentielle et ac- tualisée), I ’inform ation, le m essage et le sens.

Précédem m ent, nous avons précise le caractère de la note n° 1 com m e in fo rm a­ tion. Nous croyons que ce qui décide du caractère inform atif de la dite note, et en consequence perm et d ’établir un rapport d ’équivalence entre l ’intention de l ’ém etteur et la com prehension, c ’est la relation entre la signification actualisée au niveau de l’expression et la charge inform ationnelle: la signification actualisée est égale à la charge inform ationnelle. L ’actualisation se fait à deux niveaux différents, dans deux contextes différents - social et phrastique.

Le contexte social est bien défini, c ’est une situation hiérarchique où le supérieur a l ’intention de transm ettre une inform ation à ses subalternes.

Au niveau de la phrase, nous trouvons des expressions ainsi que des form es gram ­ maticales qui suggerent 1’ignorance du récepteur envers l'o b jet de la note (n o u scito n s les exem ples tires de tout corpus étudié):

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(1) L ’em ploi de certaines expressions linguistiques qui soulignent ia fraícheur de la nouvelle:

...nous vous prions de trouver ci-joint une nouvelle grille de prix de vente des lots actualisés...

...ce nouvel horaire...

...á p a rtir du 3 ja n v ie r ... (la note porte la date d ’envoi du 24 novem bre)

...à com pter du I er décem bre... (la date d ’envoi étant le 25 novem bre)

...le vendredi, 18 ju in 1999 ... (la date d ’envoi étant le 4 juin)

(2) L ’em ploi du futur sim ple suggère que la récepteur ne connaissait pas aupara- vant cette inform ation, cela constitue pour lui une nouveauté:

...une cantine fo n ctio n n era / les tickets seront délivrés ...

...lors des rendez-vous q u ’il ne m anquera pas de vous dem ander ... ...l’horaire de travail du personnel sera le suivant ...

...une reunion se liendra à ce sujet ...

(3) L ’ém etteur exprim e explicitem ent son intention en m entionnant «pour infor­ m ation».

Plus haut, nous avons constaté que l ’efficacité de l ’acte de com m unication depend d ’une relation réussie entre l’ém etteur qui a son intention de transm ettre le m essage et le récepteur qui doit com prendre celui-ci. Il en découle que, dans le cas des notes à caractère inform atif, l’intention de l ’ém etteur [celle d ’inform er] est égale à la si­ gnification du m essage transm is [texte de la note] ainsi q u ’à l ’inform ation [élém ent nouveau], portée, elle aussi, par le m essage.

L ’analyse de trois autres types de notes nous perm ettra de vérifer la nature des relations entre les com posants de la com m unication afín de découvrir lequel de ces elem ents realise l ’intention de l ’ém etteur et, de cette m aniere, véhicule la com pre­ hension.

N ous avons caractérisé la noté n° 2 com m e dem ande. C ela veut dire que nous déchiffrons com m e telle l ’intention de l’ém etteur. Pour le faire, l’idée de dem ander quelque chose doit ètre exprim ée soit par la signification soit par 1’inform ation. Nous croyons que, pareillem ent au cas precedent, le caractère de la note est exprim é par la signification actualisée par le contexte-social et phrastique.

A cet endroit il est im portant de rem arquer que cette fois-ci, le contexte social représente la relation horizontale entre les locuteurs du m èm e statut dans l’entreprise. N ous reviendrons à ce problèm e dans l ’analyse de la note n° 35 - l ’instruction.

Au niveau de la phrase, nous retrouvons les expressions dont le but est d ’exprim er la dem ande:

(1) L ’em ploi des expressions du type: prier, bien vouloir, les voeux, com portent l ’idée de dem ander.

(2) L ’em ploi de la l e personne du singulier m et en relief la nature m oins hiérar- chisée de la note, les relations plus personnalisées entre les interlocuteurs. D ans ce contexte concret, cela renforce la difference entre la dem ande et l ’ordre.

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Étude des modeles de texte sur l 'exemple de la note de service 77

Dans cet exem ple l ’intention de l ’ém etteur [dem ander de faire quelque chose] n ’est pas égale à l ’inform ation transm ise [le c h ef du personnel ne sait pas quels sont les voeux de ses em ployes concernant les congés annuels]. Par contre, la signification actualisée par le contexte reflète l ’intention de l ’ém etteur. O n peut en conclure que la relation: - intention - inform ation - signification - est decisive pour le caractère du message. Cet exem ple, com m e celui de la note inform ative, nous pousse à penser que l ’intention de l’ém etteur se realise à travers la signification actualisée.

De sa part l ’inform ation, cet élém ent nouveau; est plus restreinte et incluse dans la signification. Il s ’en suit que la signification et l'inform ation n 'o n t pas de m èm e statut dans l ’acte de com m unication. Ce bouleversem ent d ’équilibre entre les deux com posants peut ètre la source de l ’asym étrie im portante, observée entre l ’intention de l ’ém etteur et la com prehension.

A cet égard, il serait instruetif d ’analyser la note suivante, n° 3, qui est un ordre. L ’intention de l ’ém etteur est très nette: faire exercer l’application des regles de sécurité par les ouvriers des ateliers. C oncentrons-nous sur deux elem ents ju g és es- sentiels pour la com prehension: la signification et l ’inform ation.

La signification est actualisée, cette fois aussi, par le contexte social et phrastique. Q uant au contexte social, il est à noter q u ’il reflète les relations fortem ent hiérarchi- sées une triple descendance, entre le service-ém etteur (le service de sécurité), les chefs d ’ateliers et les ouvriers des ateliers.

Une telle mise en relief de différents statuts des interlocuteurs rend evident le caractère officiel voire form el du m essage. A ussi le contexte phrastique reflète le caractère im pératif de la note. L ’effet de l ’ordre est obtenu grace aux constructions suivantes:

(1) D éjà le lexique utilise prouve ce caractère:

«(...) Il est rappelé que pour toute m anipulation du fil d ’acier, le port de lunettes de protection est obligatoire. Les chefs d ’atelier doivent fa ir e respecter scrupu-leusem ent cette prescription (...)».

(2) L ’em ploi des constructions syntaxiques ayant pour but d ’attirer l ’attention du récepteur sur le m ode im pératif du message:

(i) il est rappelé - nous avons expliqué plus haut l ’im portance de la form e im ­ personnelle et du verbe «rappeller» em ployes dans ce contexte

(ii) la nom inalisation: ...«le p o rt (...) est obligatoire»

(iii) l ’em ploi du verbe modal devoir qui exprim e l ’idée d ’etre oblige de faire q. eh. (+ le caractère im pératif)

(iv) l’emploi de la voix passive (de nouveau, l ’effet est renforcé par le futur simple): «( ...) La présente note sera affichée, ( ...) elle sera égalem ent diffusée (...)». (v) l ’em ploi de la construction fa ir e fa ir e dans : fa ir e respecter, qui, explicitem ent, renvoie à l ’idée d ’ordonner q. eh. à q. un.

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veauté varié en fonction du savoir préalable du récepteur. A cet égard, nous tenons à souligner que, de sa part, la notion du savoir partagé encadre non seulem ent les derniers événem ents, m ais aussi, dans ce cas, la connaissance des com petences pro- fessionnelles. A insi, la prem ière proposition annonce une nouveauté uniquem ent à ceux qui ne savaient pas q u ’un accident de travail avait eu lieu (alors, il faut exclure de ce groupe le ch e f et les ouvriers de l ’atelier n° 9). D e plus, pour les ouvriers, la nouveauté c ’est que les chefs d ’ateliers vont faire respecter scrupuleusem ent les re­ gles de sécurité obligatoires pour ce type d ’activité. Soulignons que l’obligation de porter les lunettes de protection n ’est pas une nouveauté parce que, explicitem ent, elle est rappellée dans la note.

Par contre, les chefs d ’ateliers y retrouvent encore une inform ation nouvelle - ils devront signer la note et la faire retourner au service de sécurité.

N ous pouvons en déduire que dans ce cas bien precis, la signification est la-mè- m e pour tout récepteur, tandis que l ’inform ation varie en fonction du savoir partagé du groupe.

L ’étude de la note n° 3 nous perm et de croire que la relation entre la signification et l ’inform ation constitue le facteur de prem ière im portance dans le processus de com prehension.

P our aboutir à une conclusion genérale en la m atière, nous devons encore analyser la dernière note n° 35, une instruction.

L ’ém etteur, ch ef du personnel, a l ’intention d ’inciter les récepteurs, chefs des ser­ vices adm inistratifs, à m ieux veiller à l ’application de nouveaux horaires de travail par les personnel. Il est à noter que, en ce qui concerne les relations professionnelles, la com m unication ne suit pas le sens vertical m ais horizontal. C ela entrarne d ’im por­ tantes consequences pour la construction de la signification et 1’inform ation.

Ainsi, la signification est actualisée dans le contexte social perm ettant la com m u­ nication entre les locuteurs de statut égal, en théorie, elle pourrait adm ettre la com m u­ nication bilaterale. L a relation horizontale est soulignée par Pem ploi de la l e personne du singulier. U ne telle personnalisation de l ’ém etteur a déjà eu lieu dans le cas de la dem ande. R appellons q u ’elle aussi réflétait la relation horizontale entre les locuteurs.

D e sa part, l ’actualisation de la signification au niveau de la phrase est réalisée par:

(1) L ’em ploi de certaines expressions qui rendent l ’intention de l ’ém etteur expli- cite:

«(...) j ’attire votre attention (...)» «(...) je com pte sur votre vigilence (...)»

(2) L ’em ploi des tem ps verbaux: le passe com pose et le present. Nous explique- rons leur ròle dans ce qui suit.

(3) La troisièm e phrase nous sem ble interessante du point de vue de sa construc­ tion:

«(...) En consequence, je vous p rie instam m ent de bien vouloir fa ir e respecter ces horaires par vos em ployes (...)».

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Etude des modeles de lexte sur I’exemple de la note de service 79

On retrouve ici les constructions utilisées dans les notes precedentes - les de­ m andes prier, bien vouloir, ou dans les ordres fa ir e fa ir e q. eh. Il est alors à constater que cet exem ple constitue un type de production écrite bien distinct des autres et reste tres com plexe dans sa structure. N éanm oins, nous pensons que, m algré certaines am- biguités au niveau d ’inform ation, le décodage ainsi que la com prehension ne de- vraient poser de problèm es. A ussi, nous som m es d ’avis que, c ’est la troisièm e pro­ position qui reflète l’intention de l ’ém etteur. Il découle de cela q u ’elle est porteuse de l’inform ation, et en m èm e tem ps, elle realise l’intention de l’ém etteur.

Une telle constatation exige la réponse à la question concernant le ròle des deux propositions precedentes qui font partie du texte entier.

Ainsi, au niveau de discours, les propositions sem blent répondre au schèm a ar- gum entatif suivant:

«Puisque (1) et que (2) je dem ande alors de faire (3)»

C om m e nous l ’avons déjá rem arqué plus haut, la proposition (3) est le m oyen de transm ettre l ’intention de l ’ém etteur et elle porte l’inform ation. N ous pensons alors que les deux propositions precedentes participent à la construction de relation: cause- -conséquence.

Au niveau sém antique, la construction argum entative est m ise en relief par le connecteur logique «en consequence», explicitem ent renvoyant à la structure argu­ m entative de consequence.

Cela veut dire que dans la proposition (3) la signification est actualisée non seu- lem ent au niveau sém antique mais aussi à celui du discours qui perm et à la p. (3) d ’em prunter la valeur consecutive.

(4) L ’em ploi des tem ps verbaux entrarne ses consequences pour la charge infor­

m ationnelle. Le passe com pose utilise dans la prem ière proposition, exclut le carac­ tère nouveau de l’inform ation.-Il en va de m èm e pour la deuxièm e proposition, rédi- gée au present de l’indicatif.

D ’après nous, cette proposition, qui est une constatation d ’un fait, ne peut pas constituer une nouveauté pour le récepteur. La possibilité que le supérieur ignore le fait de ne pas respecter les directives par ses inférieurs, nous paraTt peu probable. Cet exem ple souligne l ’im portance d ’une part du savoir préconstruit de groupe, et de l ’autre du savoir préalable du récepteur.

Par contre, la troisèm e proposition nous paraìt claire sur ce point, elle n ’entraine aucune am biguité: les chefs des services adm inistratifs doivent veiller à l ’application de nouveaux horaires de travail par les em ployes.

A vant d ’aboutir à la conclusion generale, il faut encore réfléchir sur le phénom ène de l’efficacité du m essage. N ous avons constate que, pour ètre réussie, la com m uni­ cation doit réaliser les objectifs vises tels que faire faire, ordonner ou inform er. U ne question se pose: pourquoi certains com m uniques évitent toute am biguité dans ce dom aine pendant que d ’autres sont fortem ent polysém iques. C ertes, dans ce proces­ sus, c ’est l ’ém etteur qui choisit les m oyens stylistiques et sém antiques (les possibles

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argum entatives q u ’il actualise au niveau de la phrase), néanm oins il est à souligner q u ’ils sont appliqués afin de produire un effet sur le récepteur. En consequence, la réussite de la com m unication depend de la bonne com prehension. Dans ce qui suit nous allons nous pencher d ’un peu plus près sur la nature de ces m oyens.

4.2.2. L ’É C O N O M IE D ISC U R SIV E

La prem ière rem arque portera sur la com plexité de la notion d ’économ ie discu r­ sive qui englobe les notions du coüt, de V efficacité et de la redondance. En d ’autres term es, l ’économ ie discursive depend de la relation entre l ’efficacité, la redondance et le coüt, com pris com m e «dépense d ’énergie nécessaire à la transm ission d ’une unite ou d ’un m essage» [(G allison, C oste 1976:135) dans T om aszkiew icz 1999:187].

R em arquons, que cette relation est directem ent proportionnelle: au fur et à m esure d ’augm enter l ’énergie dépensée à la production et à la perception du m essage, aug­ m ente aussi sa charge inform ationnelle. On le realise grace à l ’application de la re­ dondance sur différents niveaux du texte.

Les notions citées ci-dessus devront ètre analysées par rapport au contexte extra- linguistique ainsi q u ’aux objectifs vises. En fait, dans la m ajorité des cas, le contexte est socialem ent préconstruit, alors facile à généraliser.

C om m e exem ple nous pouvons citer celui de notre étude, où le contexte précons­ truit se situe dans le m ilieu professionnel de l’entreprise. C ela entrarne des conse­ quences au niveau discursif et sém antique: les notes doivent è tre rédigées en franęais standard, elles doivent ètre claires, precises, faciles à com prendre, alors le rédacteur ne peut pas em ployer de tournures courantes, ou am bigúes.

A cet égard, il est nécessaire d ’étudier les notes de service sous l ’angle de l ’éco- nom ie discursive.

C onform ém ent à ce que nous avons rem arqué plus haut, le contexte situationnel étant déjà préconstruit, certaines form ulations et expressions nous sont im posées, voire exigées par les règles de la redaction du courrier adm inistrad!'. D ans la partie précédente nous avons elaboré le m odéle franęais de la note de service. Nous avons souligné que déjà au niveau de sa construction séquentielle, le m odéle est hautem ent standardise.

Il en va de m èm e pour l ’ordre typographique. En d ’autres term es, nous pensons que ces élém ents-là, à cause de leur stricte organisation textuelle, sont redondants dans ce sens q u ’ils font augm enter la charge inform ationnelle du m essage (ancrage dans le contexte professionnel préconstruit) sans faire accroTtre corrélativem ent la quantité d ’inform ations.

En ce qui concerne le niveau sém antico-discursif d ’analyse, nous avons m is en relief aussi la brièveté, la concision des phrases, leur syntaxe sim plifiée, que le choix du vocabulaire standard, facile à com prendre. É galem ent, nous avons constate que les expressions em ployees, p. ex. dans les notes inform atives étaient bien precises

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Etude des modeles de texte sur I ’exemple de la note de servire 81

afin d ’éviter toute am biguità. C ette observation nous perm et de conclure que la construction du m essage à chaqué niveau renforce l’objectif de la note - inform er tout court. Cette conclusion concerne aussi la dem ande et l ’ordre. N ous caractérise- rons ce phénom ène com m e redondance.

Q uant à l’instruction, nous avons m ontré que les propositions aparem m ent «inu­ tiles» du point de vue de l’objectif visé, occupaient une place im portante dans le schèm a argum entati f du m essage.

Nous som m es d ’avis que l ’économ ie discursive résulte d ’accum ulation de phé- nomènes linguistiques à différents niveaux d 'a n aly se dans le but de renforcer l'e ffe t produit sur le récepteur.

5. C O N C L U SIO N

Dans notre analyse nous avons adopté l ’opinion suivant laquelle le ròle prepon­ derant dans l ’acte de com m unication est jo u é par le récepteur, c ’est lui qui doit d e­ coder le m essage, le com prendre et, conform ém ent à l’effet produit sur lui, reagir. Nous croyons que dans le processus de com prehension, l’élém ent cruciai constitue la signification actualisée. L ’intention de l ’ém etteur est de produire l’effet sur le ré­ cepteur et, de cette m anière le faire reagir. A fin de réaliser son objectif, l ’ém etteur transm et un m esssage dans lequel il actualise la signification potentielle. D e plus, le m essage est transm is/peręu dans un contexte préconstruit, facile à généraliser. Le récepteur qui peręoit le m essage decode le texte et actualise, à son tour, la significa­ tion. Dans la m ajorité des cas du courrier adm inistratif le contexte social était à tei point standardise que la com prehension n ’adm ettait pas l’am biguité. N éanm oins, dans la plupart des com m unications p. ex. privées, cette am biguité reste présente et peut provoquer l ’asym étrie entre l'intention et la com prehension.

Nous jugeons im portant de faire encore deux rem arques concernant la présente analyse.

La prem ière portera sur le fait q u ’au cours de cette étude nous n ’avons pas abordé la question du sens dans la com m unication. Or, le sens est une notion très com plexe, dépendant de plusieurs caractéristiques situationnelles et contextuelles precises, d if­ ficiles à généraliser. Son caractère reste individuel, im previsible. E ntrant en interac­ tion avec les facteurs linguistiques et extralinguistiques il nécessite un autre niveau d'analyse que celui de la signification ou de l ’inform ation, se caractérisant par le degré d ’abstraction élevé.

Pour term iner, nous voudrions réfléchir sur la notion-m èm e de la note de service. Il nous paraTt intéressant, q u ’en langue franęaise on attribue le nom de «note de ser­ vice» aux productions écrites qui, com m e nous l ’avons m ontré, varient beaucoup dans leur caractère, à partir de l ’inform ation ju s q u ’à l’ordre. Il s ’en suit une question concernant le critère d ’attribuer au lexem e «note de service» une telle signification. Nous croyons que le dit critère est de nature extralinguistique, il s ’agit du m ode de

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diffusion de m essages internes au sein de l’entreprise. On peut en conclure que la fonction dom inante au niveau de la m acrostructure du texte, c ’est la fonction de m es­ sage en tant q u ’objet m ateriel, écrit, charge de porter une inform ation (au sens large du term e). P a rc o n tre , les m icrostructures sont dom inées par les fonctions subsidiaires qui décident du caractère de la note de service: ordre, instruction, inform ation.

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