ZARZĄDZENIE NR 703/289/21
BURMISTRZA MIASTA MIŃSK MAZOWIECKI z dnia 8 listopada 2021 r.
w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Mińsk Mazowiecki
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2021r., poz. 305 ze zm.) oraz na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz.
U. z 2021 r. poz. 1372) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Mińsk Mazowiecki, zwanym dalej „Miastem”.
2. Kontrola zarządcza w Mieście funkcjonuje zgodnie ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawartymi w Komunikacie
Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz ze Szczegółowymi wytycznymi dla jednostek sektora finansów publicznych w zakresie planowania oraz zarządzania ryzykiem, zawartymi w Komunikacie Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania
i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF poz. 56),
3. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania wspierającym działalność jednostek organizacyjnych Miasta, w tym Urzędu Miasta, zwanych dalej
"Jednostkami" w skutecznym i efektywnym osiąganiu celów.
4. Kontrola zarządcza w Mieście funkcjonuje na dwóch poziomach:
1) I poziom – kontrola zarządcza prowadzona w jednostkach organizacyjnych Miasta, za funkcjonowanie której odpowiadają kierownicy tych jednostek. W Urzędzie Miasta Mińsk Mazowiecki zwanym dalej „Urzędem", za
funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiada Burmistrz Miasta. Realizowana jest przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz
samodzielne stanowiska w ramach kompetencji wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
2) II poziom - kontrola zarządcza na poziomie Miasta Mińsk Mazowiecki, za funkcjonowanie której odpowiada Burmistrz Miasta.
§ 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
Podpisany przez:
Marcin Jakubowski; Miasto Mińsk Mazowiecki dnia 8 listopada 2021 r.
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
§ 3. Koordynatorem kontroli zarządczej w Mieście jest Sekretarz Miasta, który zapewnia prawidłową realizację zadań w zakresie kontroli zarządczej w Mieście.
§ 4. 1. Kierownicy Jednostek ponoszą odpowiedzialność za funkcjonowanie sprawnego systemu kontroli zarządczej w zakresie posiadanych kompetencji oraz realizowanych zadań, w szczególności za:
1) osiąganie przyjętych celów i realizację zadań w sposób skuteczny, efektywny, oszczędny i terminowy,
2) nadzór nad realizacją celów i zadań, w tym w zakresie zgodności działania z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi,
3) ochronę zasobów rzeczowych i informacyjnych oraz za sporządzanie sprawozdań rzetelnie i terminowo,
4) zapobieganie i ograniczanie powstawaniu błędów i nieprawidłowości, 5) doskonalenie funkcjonowania kontroli zarządczej w Jednostce.
2. Kierownicy Jednostek zobowiązani są do:
1) określania w co najmniej rocznej perspektywie celów i zadań służących ich osiąganiu oraz wyznaczania mierników szacujących stopień realizacji zadań, 2) monitorowania realizacji celów i zadań,
3) wdrożenia i dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem, 4) przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej,
5) składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. Informację o stanie kontroli zarządczej należy złożyć do Burmistrza Miasta do 31 stycznia każdego roku, następującego po roku którego informacja dotyczy.
3. Wszyscy pracownicy Jednostek biorą udział w funkcjonowaniu
adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych im obowiązków, uprawnień i
odpowiedzialności.
4. Pracownicy Jednostki zobowiązani są do przekazywania swoim przełożonym informacji oraz uwag, które mogą mieć wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie:
1) wykrytych nieprawidłowości i nadużyć,
2) skarg do nich zgłaszanych,
3) innych zdarzeń odbiegających od planowanej działalności.
§ 5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz samodzielne stanowiska zobowiązani są do:
1) określania w rocznej perspektywie celów i zadań służących ich osiąganiu oraz wyznaczania mierników szacujących stopień realizacji zadań, w terminie do 15 grudnia każdego roku poprzedzającego rok którego one dotyczą,
2) monitorowania realizacji celów i zadań,
3) składania sprawozdania z realizacji celów i zadań do 31 stycznia każdego roku, następującego po roku którego sprawozdanie dotyczy.
4) zarządzania ryzykiem poprzez:
a) identyfikację ryzyk mogących zagrozić osiągnięciu poszczególnych celów, b) analizę zidentyfikowanych ryzyk,
c) zastosowanie odpowiednich mechanizmów kontroli w zakresie swoich kompetencji lub zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu, konieczności wdrożenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych,
d) monitoring ryzyk,
e) zapewnienie wszystkim pracownikom komórki możliwości udziału w procesie zarządzania ryzykiem. Proces dokumentuje się w terminie do 15 grudnia każdego roku, poprzedzającego rok którego dotyczy,
5) przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej. Samoocenę za rok poprzedni przeprowadza się do 25 stycznia każdego roku.
6) składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni składa się do 31 stycznia każdego roku, następującego po roku którego informacja dotyczy.
2. Realizacja zadań określonych w ust. 1 odbywa się przy wykorzystaniu systemu Lex Kontrola Zarządcza.
§ 6. 1. Przy określaniu celów przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz samodzielne stanowiska należy brać pod uwagę przede wszystkim cele priorytetowe.
2. Do każdego określonego celu należy przypisać zadanie lub zadania służące ich realizacji wraz z miernikiem stopnia realizacji dla każdego zadania.
§ 7. Zarządzanie ryzykiem przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz samodzielne stanowiska realizuje się w oparciu o zasady określone w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 8. 1. Samoocenę kontroli zarządczej przez kierowników komórek
organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz samodzielne stanowiska przeprowadza się przy zachowaniu zasad rzetelności i bezstronności dokonywanych ocen, poprzez odniesienie się do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej.
2. Podstawą udokumentowania samooceny jest udzielenie odpowiedzi na pytania sformułowane w kwestionariuszu w systemie Lex Kontrola Zarządcza, dotyczące oceny wypełniania standardów kontroli zarządczej w Urzędzie.
3. Na podstawie otrzymanych wyników samooceny kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, zespoły oraz samodzielne stanowiska przeprowadzają analizę kontroli zarządczej, która może wskazywać, że funkcjonuje ona w sposób:
1) nie dający zapewnienia,
2) dający zapewnienie z zastrzeżeniami,
3) dający zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
4. Analiza samooceny opiera się na weryfikacji odpowiedzi twierdzących udzielonych przez wypełniających kwestionariusz, o którym mowa w ust. 2, według przyjętej trzystopniowej skali:
1) liczba twierdzących odpowiedzi od 0 do 50% - kontrola zarządcza nie daje należytego zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Wyraźne nieprzestrzeganie standardów kontroli zarządczej, wskazujące na występowanie nieprawidłowości. Wymaga bezzwłocznej reakcji – wdrożenia działań korygujących,
2) liczba twierdzących odpowiedzi od 51% do 75% - kontrola zarządcza daje z zastrzeżeniami zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z
prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dostateczne i dobre
przestrzeganie standardów kontroli zarządczej, występowanie nielicznych zastrzeżeń. Wymaga działań korygujących,
3) liczba twierdzących odpowiedzi od 75% do 100% - kontrola zarządcza daje zapewnienie należytego funkcjonowania. Bardzo dobre wypełnianie
standardów kontroli zarządczej, minimalny poziom, mało istotnych uchybień dotyczących skuteczności kontroli zarządczej. Wdrażanie dalszych usprawnień zależy od decyzji kierownictwa Urzędu.
5. Zidentyfikowane słabości stwierdzone w samoocenie funkcjonowania kontroli zarządczej, wraz z opisem proponowanych działań zwiększających skuteczność, efektywność i adekwatność funkcjonowania kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej należy wskazać w oświadczeniu o stanie kontroli
§ 9. 1. Sekretarz Miasta sporządza raport oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta.
2. Podstawą oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie są informacje pozyskane z systemu Lex Kontrola Zarządcza.
3. Ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Jednostkach opiera się na informacjach ujętych w oświadczeniach o stanie kontroli zarządczej.
4. Raport o którym mowa w ust. 1 przekazuje się Burmistrzowi Miasta do 20 lutego każdego roku, następującego po roku którego dotyczy.
§ 10. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek
organizacyjnych Urzędu, zespołom, samodzielnym stanowiskom i kierownikom jednostek organizacyjnych Miasta.
§ 11. Traci moc zarządzenie Nr 82/23/19 Burmistrza Miasta Mińsk Mazowiecki z dnia 14 marca 2019 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Mińsk Mazowiecki.
§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Miasta
Marcin Jakubowski
Nazwa jednostki
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
I. Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej,
skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w………..
……….
(nazwa komórki jednostki organizacyjnej Miasta)
- oświadczam, że kontrola zarządcza wynikająca z przydzielonych mi uprawnień i obowiązków, jest wdrożona zgodnie ze standardami kontroli zarządczej oraz, że funkcjonuje w sposób1):
……….
realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
II. Samoocena ogółem ………..…..%, w poszczególnych standardach przedstawia się następująco:
1. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE ……….%
Zidentyfikowane Słabości: ………...
2. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM ………%
Zidentyfikowane Słabości: ………...
3. MECHANIZMY KONTROLI …………..%
Zidentyfikowane Słabości: ………...
4. INFORMACJA I KOMUNIKACJA …………..%
Zidentyfikowane Słabości: ………...
5. MONITOROWANIE I OCENA …………..%
Zidentyfikowane Słabości: …...………...
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 703/289/21 Burmistrza Miasta Mińsk Mazowiecki
z dnia 8 listopada 2021 r.
III. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu wyeliminowania
występujących słabości i poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej…………
………
………
………...
(należy, w szczególności opisać działania w odniesieniu do wymienionych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji)
………..…
(data i podpis)
Zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta Mińsk Mazowiecki
§ 1. Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie Miasta Mińsk Mazowiecki jest procesem ciągłym, w który zaangażowani są wszyscy pracownicy.
§ 2. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta jest w szczególności:
1) ograniczenie możliwości niepowodzenia w realizacji celów, zadań, przedsięwzięć i projektów;
2) usprawnienie efektywności zarządzania;
3) lepsze wykorzystanie zasobów finansowych i ludzkich;
4) zapobieganie stratom finansowym;
5) wdrażanie mechanizmów kontrolnych proporcjonalnie do istotności zidentyfikowanych ryzyk;
6) rozpoznanie obszarów niedostatecznie lub nadmiernie kontrolowanych.
§ 3. 1. Identyfikacja ryzyka polega na wskazaniu zdarzeń mogących negatywnie wpłynąć na osiągnięcie określonych celów i zadań.
2. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie pod kątem prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz możliwego wpływu na osiągnięcie założonych celów i zadań.
3. Dla określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przyjmuje się następującą skalę:
1) 1 - małe (0-25%), 2) 2 - średnie (25-50%), 3) 3 - duże (50-75%),
4) 4 – bardzo duże (75-100%).
4. Dla określenia wpływu ryzyka przyjmuje się następującą skalę:
1) 1 - niski,
2) 2 - umiarkowany, 3) 3 - wysoki,
4) 4 - bardzo wysoki.
§ 4. 1. W oparciu o dokonaną ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu ryzyka ustala się punktową ocenę zidentyfikowanego ryzyka – poziomu istotności
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 703/289/21 Burmistrza Miasta Mińsk Mazowiecki
z dnia 8 listopada 2021 r.
(wartości) ryzyka. Punktowa ocena ryzyka wyrażona jest iloczynem tych wartości i przedstawiona jako macierz ryzyka.
2. Określa się trzy poziomy istotności (wartości) ryzyka:
1) ryzyko niskie - punktacja w przedziale 1 - 3 ( kolor zielony na macierzy ryzyka) - ryzyko akceptowalne, które należy monitorować,
2) ryzyko umiarkowane - punktacja w przedziale 4 - 8 ( kolor żółty na macierzy ryzyka) – ryzyko może wywierać znaczący wpływ na realizację celów i zadań, wymaga podjęcia działań zaradczych, wprowadzenia lub zmodyfikowania mechanizmów. Decyzję o reakcji na ryzyko podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub samodzielne stanowisko,
3) ryzyko wysokie - punktacja w przedziale 9 - 16 ( kolor czerwony na macierzy ryzyka - stanowi poważne zagrożenie dla realizacji celów i zadań. Wymaga natychmiastowej reakcji poprzez wprowadzenie dodatkowych, silnych mechanizmów kontrolnych. Propozycje takich działań wymagają akceptacji Burmistrza Miasta.
3. Ustala się następujące rodzaje reakcji na ryzyko:
1) przeciwdziałanie – podejmowanie działań zmierzających do zminimalizowania ryzyka,
2) przeniesienie - transfer ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia,
Macierz ryzyka
Wpływ Bardzo
wysoki 4 4 8 12 16
Wysoki 3 3 6 9 12
Umiarkowany 2 2 4 6 8
Niski 1 1 2 3 4 Prawdopodobieństwo
1 2 3 4
Małe Średnie Duże Bardzo duże
3) przesunięcie w czasie (wycofanie się) - zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko,
4) tolerowanie – np. w przypadku, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści.
4. Po wprowadzeniu działań zmierzających do zminimalizowania wpływu oraz prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, ustala się poziom ryzyka
rezydualnego. Przy ustalaniu poziomu ryzyka rezydualnego stosuje się zapisy ust. 1 i 2.
§ 5. Przynajmniej raz w roku należy dokonać przeglądu ryzyk w celu wykazania, czy:
1) ryzyko nadal występuje, 2) pojawiło się nowe ryzyko,
3) istotność (wartość) ryzyka uległa zmianie, 4) wdrożone mechanizmy kontrolne są skuteczne.
