Zasady przetwarzania danych osobowych

(1)

Zobowiązanie do ochrony danych osobowych

Jako prężnie rozwijająca się spółka, zaangażowana w zapewnienie bezpieczeństwa Naszych Klientów, mamy świadomość, że zaufanie, wiarygodność oraz rzetelne podejście do prowadzonej działalność to Nasz największy atut doceniany przez Klientów, partnerów biznesowych oraz pracowników.

Dlatego jako spółka, ceniąca prawo do prywatności i ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością ustanowiliśmy niniejszą politykę ochrony danych osobowych, która zobowiązuje Nas oraz naszych dyrektorów i pracowników, aby chronić i przetwarzać dane zgodnie z:

 Zasadą zgodności z prawem, bezstronność i jawność

Dane osobowe przetwarzane przez Spółkę będą gromadzone i przetwarzane w sposób zgodny z prawem, bezstronny i jawny, celem ochrony indywidualnych praw podmiotów danych.

 Zasadą ograniczenia wykorzystania danych do określonych celów

Dane osobowe przetwarzane przez Spółkę będą uzyskiwane wyłącznie w wyraźnie określonych oraz uzasadnionych celach oraz nie będą przetwarzane w sposób z nimi niezwiązany.

 Zasadą poprawność/prawdziwość danych

Dane osobowe przetwarzane przez Spółkę będą poprawne i, o ile to konieczne, aktualizowane.

 Zasadą oszczędność/minimalizacja danych

Dane osobowe przetwarzane przez Spółkę będą adekwatne i odpowiednie, a ich zakres ograniczony będzie do niezbędnego minimum. Dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż to konieczne.

 Zasadą respektowania praw podmiotów danych

Spółka respektuje prawa wszystkich podmiotów wskazanych w RODO. Jakie prawa przysługują na mocy przepisów RODO możesz przeczytać tutaj (PDF) oraz jak wnieść żądanie o realizację prawa, przeczytaj tutaj.

 Zasadą informowania podmiotów danych o przetwarzaniu danych osobowych

Spółka zobowiązuje się do wypełniania wobec podmiotów danych obowiązku informacyjnego określonego w art. 12 i 13 RODO w momencie przetwarzania danych osobowych.

 Zasadą bezpiecznego przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przez Spółkę będą przetwarzane w sposób bezpieczny. Stosownie do rodzaju ryzyka, przeciwko nieuprawnionemu przetwarzaniu lub zmianie oraz utracie, zniszczeniu lub nieuprawnionemu ujawnianiu lub udostępnianiu przekazywanych, przechowywanych lub przetwarzanych w inny sposób danych osobowych zostaną podjęte środki techniczne lub organizacyjne.

 Zasadą ochrona danych w fazie projektowania i domyślna ochrona danych

Spółka zobowiązuje się, że domyślnie przetwarzane będą tylko te dane osobowe, których przetwarzanie jest niezbędne dla określonych celów. Zasada ochrony danych w fazie

Zasady przetwarzania danych osobowych

SLY PROTECTION SP. Z O. O.

(2)

projektowania i domyślnej ochrony danych będzie stosowana podczas opracowywania nowych usług.

 Zasadą Odpowiedzialności

Spółka zobowiązuje się, że wszystkie działania dotyczące przetwarzania danych będą przeprowadzane odpowiedzialnie i jest w stanie to wykazać. W sytuacji, gdyby doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, co skutkować będzie negatywnymi konsekwencjami dla osoby dotkniętej naruszeniem, o wystąpieniu takiego zdarzenia poinformujemy w formie:

 sms na podany numer telefonu;

 wiadomości elektronicznej na podany adres e-mail;

 listownie na podany adres zamieszkania;

 lub umieszczając informację na stronie www.sly-protection.com.pl.

Zasada informowania podmiotów danych o przetwarzaniu danych osobowych

Co to jest obowiązek informacyjny ?

Podstawą prawną obowiązku informacyjnego jest art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zw. „Rozporządzeniem” lub „RODO”.

Obowiązek informacyjny względem:

 Naszych obecnych, byłych i potencjalnych Klientów i ich pracowników,

 Naszych Podwykonawców i ich pracowników,

 Wobec kandydatów do pracy,

 Naszych Pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych,

 Naszych Pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę,

 Wobec Nadawców korespondencji elektronicznej.

(3)

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Klientów, byłych Klientów i/lub potencjalnych Klientów

przez Sly Protection Sp. z o. o.

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Klientów, byłych Klientów i/lub potencjalnych Klientów jest Sly Protection Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla Nas niezwykle ważna. Dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych w osobie Pana Przemysława Chąciak z którym Macie Państwo prawo się kontaktować w temacie ochrony danych osobowych drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: iod@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa Kogo dane dotyczą

Podstawowe cele przetwarzania

podjęcie działań

zmierzających do zawarcia umowy sprzedaży (I)

imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres punktu odbioru, dane kontaktowe (numer telefonu / adres

e-mail), dane handlowe podjęcie działań

przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)

Potencjalny klient - osoba fizyczna

nazwa podmiotu, dane rejestrowe, adres punktu odbioru, dane osoby reprezentującej podmiot (imię i nazwisko, stanowisko), dane kontaktowe (numer

telefonu / adres

e-mail), dane handlowe

Potencjalny klient – osoba prawna oraz osoba reprezentująca

Klienta

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży (II)

imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres punktu odbioru, numer PESEL, numer NIP, numer klienta, numer telefonu, dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane nieruchomości, dane komunikacyjne

wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)

Klient – osoba fizyczna

nazwa podmiotu, dane rejestrowe, adres punktu dostawy, dane osoby reprezentującej podmiot uprawnionej do zawarcia umowy (imię i nazwisko, stanowisko), dane osoby wskazanej do kontaktu w związku z wykonaniem przedmiotu umowy (imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail), dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane nieruchomości, dane komunikacyjne

Klient – osoba prawna oraz osoba reprezentująca Klienta

i osoba wskazana do kontaktu w związku z wykonaniem umowy

Inne cele przetwarzania danych osobowych przesyłanie drogą

elektroniczną dokumentów rozliczeniowych

(e-faktura)

adres e-mail

zgoda

(art. 6 ust. 1 lit. a) Klient

prowadzenie czynności wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych

prawnie uzasadniony interes

Klient

(4)

administracyjnych

umów oraz przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów obsługi, optymalizacji działań handlowych, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów

Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f)

prowadzenie dokumentacji sprzedaży

wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c)

ordynacja podatkowa przeciwdziałanie praniu brudnych

pieniędzy i finansowaniu

terroryzmu ustawa o rachunkowości

Klienta

badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości

i zadowolenia z usług lub produktów

dane klienta takie jak: imię i nazwisko / nazwa podmiotu, dane kontaktowe do osoby reprezentującej Klienta (numer telefonu i adres e-mail), uzyskana ocena

Klient lub osoba go reprezentująca

prowadzenie marketingu produktów lub usług własnych w okresie trwania umowy sprzedaży

nazwa Klienta, numer klienta adres korespondencyjny a w sytuacji wyrażenia osobnej zgody na przesyłanie treści w postaci elektronicznej: numer telefonu lub adres e-mail

konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania

dowodów mogących

stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

dane wskazane w pkt. II w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych?

Cel przetwarzania Obowiązek czy dobrowolność

podjęcie działań przed zawarciem umowy

podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie zawarcia umowy sprzedaży

niepodanie wskazanych danych może skutkować brakiem możliwości przedstawienia dedykowanej oferty handlowej

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży

podanie danych jest obowiązkowe do zawarcia umowy i jej wykonania

niepodanie wskazanych danych skutkować będzie brakiem możliwości podpisania umowy sprzedaży

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Cel przetwarzania Czas przetwarzania

(5)

3 lata - gdy z przyczyn niezależnych nie doszło do zawarcia umowy sprzedaży, a w sytuacji jej zawarcia, przez okres obowiązywania umowy i 5 lat od roku następnego

po roku zakończenia obowiązywania umowy

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów rozliczeniowych (e-faktura)

do wycofania udzielonej zgody lub do zakończenia celu przetwarzania nie dłużej niż 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy lub wycofania zgody do

celów dowodowych

prowadzenie czynności administracyjnych 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

prowadzenie dokumentacji sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości i zadowolenia z usług lub produktów

3 lata – po tym okresie dane osobowe z ankiety zostają zanonimizowane

do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych we wskazanym celu lub do zakończenia celu ich przetwarzania, nie dłużej niż 5 lat od roku następnego po roku zakończenia

obowiązywania umowy konieczność ustalenia, dochodzenia lub

obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

przez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

 odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Sly Protection Sp. z o. o. wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,

 odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

 dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

 wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

 ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych osobowych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Cel przetwarzania Przysługujące prawa

 prawo dostępu do danych

 prawo do sprostowania danych

 prawo do ograniczenia przetwarzania

 prawo do przenoszenia danych

 prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

(6)

przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów rozliczeniowych (e-faktura)

 prawo do wycofania zgody

 prawo do usunięcia danych (prawo do zapomnienia)

 prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych prowadzenie czynności administracyjnych

badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości i zadowolenia z usług lub produktów

konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

 prawo do sprzeciwu

 prawo do usunięcia danych w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj .

Jak mogę zrealizować określone prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

 w formie pisemnej na adres: Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa;

 drogą e-mailową na adres: : izabela@sly-protection.pl

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl .

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Niektóre dane w związku z świadczeniem usług mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (np. e- faktura czy usługa przypomnień). Dane te jednak nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na osobę, której dane dotyczą.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Możemy jednak w uzasadnionych przypadkach np. w celu potwierdzenia danych lub zweryfikowania złożonych oświadczeń pozyskać dane z:

 Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

 Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

(7)

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych partnerów i ich pracowników przez Sly Protection Sp. z o.

o.

Administratorem przetwarzanych danych osobowych partnerów i ich pracowników jest Sly Protection Sp. z o. o.

z siedzibą w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Podstawowe cele przetwarzania podjęcie działań

zmierzających do

zawarcia umowy

sprzedaży (I)

nazwa podmiotu, dane rejestrowe, dane osoby reprezentującej podmiot (imię i nazwisko, stanowisko), dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail), dane handlowe

(art. 6 ust. 1 lit. b)

partner oraz osoba reprezentująca partnera

zawarcie i wykonanie umowy dostawy usług lub produktów (II)

nazwa podmiotu, dane rejestrowe, dane osoby reprezentującej podmiot uprawnionej do zawarcia umowy (imię i nazwisko, stanowisko), dane osoby wskazanej do kontaktu w związku z wykonaniem przedmiotu umowy (imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail), dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane komunikacyjne

zawarcie umowy(art. 6 ust. 1 lit. b) oraz wykonanie umowy(art. 6 ust. 1 lit.

f)

partner oraz osoba reprezentująca Klienta

uprawniona do podpisania umowy i osoba wskazana do kontaktu w związku z wykonaniem umowy Inne cele przetwarzania danych osobowych

prowadzenie czynności administracyjnych

wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych umów oraz przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów, optymalizacji działalności, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów, prowadzenia komunikacji

prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Partner

prowadzenie

dokumentacji zakupów

wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) ordynacja podatkowa

Partner

(8)

przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy

i finansowaniu terroryzmu

ustawa o rachunkowości konieczność ustalenia,

dochodzenia lub

obrony przed

roszczeniami oraz konieczność

zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi

roszczeniami

podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie zawarcia umowy

niepodanie wskazanych danych może skutkować brakiem możliwości rozpatrzenia oferty handlowej

podanie danych jest obowiązkowe do zawarcia umowy i jej wykonania

niepodanie wskazanych danych skutkować będzie brakiem możliwości podpisania umowy

3 lata - gdy z przyczyn niezależnych nie doszło do zawarcia umowy, a w sytuacji jej zawarcia, przez okres obowiązywania umowy i 5 lat od roku następnego po roku

zakończenia obowiązywania umowy

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

prowadzenie czynności administracyjnych 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

prowadzenie dokumentacji sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy

(9)

 dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych,

 wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych,

prowadzenie czynności administracyjnych

 prawo do sprzeciwu

 prawo do usunięcia danych w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych

(10)

Nie, obecnie nie przetwarzamy danych w sposób zautomatyzowany, a dane osobowe nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na Panią/Pana.

Możemy jednak w uzasadnionych przypadkach np. w celu potwierdzenia danych lub zweryfikowania złożonych oświadczeń pozyskać dane z:

 Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

 Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych kandydata do pracy przez Sly Protection Sp. z o. o.

Administratorem przetwarzanych danych osobowych kandydatów do pracy jest Sly Protection Sp. z o. o. z siedzibą

w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych ?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa

Przeprowadzenie procesu rekrutacji na dane stanowisko pracy

imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg zatrudnienia

Ustawa kodeks pracy (art. 6 ust. 1 lit. c) inne dane osobowe niż wskazane powyżej,

a które dobrowolnie zostały dostarczone w przesłanym CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach

Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a)

Sprawdzenie szczególnych kwalifikacji pożądanych na danym stanowisku pracy wymienionych w ogłoszeniu o pracę

dane osobowe inne niż wynikające z Ustawy kodeks pracy, a wskazane w ogłoszeniu jako wymagane na danym stanowisku pracy

Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f)

Wykorzystanie danych osobowych do

przyszłych celów rekrutacyjnych dane osobowe wymienione powyżej Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a)

(11)

Dane osobowe możemy również przetwarzać w celu dochodzenia roszczeń wynikających z nawiązanych relacji lub w celu zachowania dowodowości wypełnienia obowiązków spoczywających na Administratorze, które mogą stanowić dowód w obronie przed wniesionym roszczeniem na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Dane osobowe możemy również przetwarzać w kontekście nawiązanych relacji wynikających z zawarcia z danym kandydatem umowy.

Cel przetwarzania Rodzaj danych Obowiązek czy dobrowolność

Obowiązek wynikający z przepisów prawa – niepodanie wskazanych danych

skutkować będzie odrzuceniem kandydatury inne dane osobowe niż wskazane powyżej,

a które dobrowolnie zostały dostarczone w przesłanym CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach

Dobrowolność, niepodanie tych danych osobowych nie wpływa na ocenę

kandydata

Dobrowolne, lecz niezbędne ze względu na specyficzne wymagania Pracodawcy

pożądane od pracownika na danym stanowisku pracy – niepodanie wskazanych

danych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa

przez okres 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji

inne dane osobowe niż wskazane powyżej, a które dobrowolnie zostały dostarczone w przesłanym CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach

przez okres 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji lub do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

przez okres 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji

Wykorzystania danych osobowych do

przyszłych celów rekrutacyjnych dane osobowe wymienione powyżej

w sytuacji, gdy wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych do innych procesów

rekrutacyjnych, dane te przetwarzamy do czasu wycofania udzielonej zgody, nie

dłużej niż do zakończenia celu ich przetwarzania

Stanowiące dowód w postępowaniu dane osobowe wymienione powyżej

w sytuacji, gdy dane osobowe stanowią dowód w trwającym postepowaniu, dane te

przetwarzamy do czasu zakończenia postepowania

Przetwarzanie w związku z zatrudnieniem dane osobowe wymienione powyżej

w sytuacji zatrudnienia danego kandydata zmieni się cel przetwarzania tych danych osobowych wynikający z zatrudnienia

pracownika, a dane te będą przez Nas przetwarzane przez okres zatrudnienia oraz

do 10 lat po jego ustaniu

(12)

 prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych

 prawo do wycofania zgody, w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody

 prawo do sprzeciwu, a w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu prawo do usunięcia danych (prawo do zapomnienia)

Wykorzystania danych osobowych do przyszłych celów rekrutacyjnych

 prawo do wycofania zgody

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje

(13)

znajdziesz na www.uodo.gov.pl .

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy

cywilno-prawnej

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Pracowników na podstawie umowy cywilno-prawnej jest Sly Protection Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pllub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są̨ w związku z nawiązaniem stosunku pracy (umowa), wykonaniem przez pracodawcę obowiązków określonych w przepisach prawa (prawo) lub jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

 zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”;

 wypłata wynagrodzeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b) „Rozporządzenia”;

 obrony przed roszczeniami w związku, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

 udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) „Rozporządzenia”;

 udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) „Rozporządzenia”.

(14)

Przetwarzanie danych oparte jest na:

 wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) „Rozporządzenia”;

 podstawie umowy i wewnętrznych regulaminów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”, np.:

Umowa o pracę,

 obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie

z art. 6 ust. 1 lit. c) „Rozporządzenia”, np.:

 Ustawy kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.;

 Ustawa z dnia 26 lipca 1996 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń́ społecznych;

 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych wynika z zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c) lub jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz konieczne do zawarcia i realizacji umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić́ zawarcia umowy.

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np.

wysyłanie informacji na wskazany adres e-mail, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również̇ pamiętać́, że w każdym momencie mają Państwo prawo do cofnięcia udzielonej zgody.

Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność́ z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są̨ przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują̨ przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨

trzecią.

Przykładowe okresy przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

 retencyjne (korespondencja) – 12 miesięcy;

 dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym ze współpracy – 10 lat;

 dane przetwarzane na podstawie ustawy o rachunkowości w zakresie rozrachunków z pracownikami – 6

 lat,dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą̨ – do wycofania zgody lub 12 miesięcy od ustania celu ich przetwarzania.

(15)

Spółka gwarantuje, że dokłada wszelkich starań, aby Państwa dane przetwarzane były tylko w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z wszelkimi przepisami.

Jednak jeśli uznacie Państwo, że naruszyliśmy powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych to każda osoba fizyczna, której dane są przetwarzane ma:

 prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych;

 prawo do sprostowania;

 prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);

 prawo do ograniczenia przetwarzania;

 prawo do przenoszenia danych;

 prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych;

 prawo wycofania zgody;

 prawo do skargi.

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych możesz uzyskać pisząc na adres: izabela@sly-protection.pl.

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie.

 drogą e-mailową na adres: : izabela@sly-protection.pl.

(16)

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Pracowników jest Sly Protection Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są̨ w związku z nawiązaniem stosunku pracy (umowa), wykonaniem przez pracodawcę obowiązków określonych w przepisach prawa (prawo) lub jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

 zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”;

 prowadzenia dokumentów kadrowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) „Rozporządzenia”;

 rozliczeń z innymi instytucjami, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) „Rozporządzenia”;

 wypłaty wynagrodzeń́, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b) „Rozporządzenia”;

 obrony przed roszczeniami, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

(17)

 udzielenia odpowiedzi na pisma, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) „Rozporządzenia”.

Przetwarzanie danych oparte jest na:

 wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a) „Rozporządzenia”;

 podstawie umowy i wewnętrznych regulaminów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”, np.:

Umowa o pracę,

 obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie

z art. 6 ust. 1 lit. c) „Rozporządzenia”, np.:

 Ustawa z dnia 26 czerwiec 1974 r. kodeks pracy;

 Ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia;

 Ustawa z dnia 26 lipca 1996 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń́ społecznych;

 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej;

 Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń́ lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych wynika z zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c) lub jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz konieczne do zawarcia i realizacji umowy. W sytuacji niepodania wskazanych danych osobowych możemy odmówić́ zawarcia umowy.

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np.

wysyłanie informacji na wskazany adres e-mail, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również̇ pamiętać́, że w każdym momencie mają Państwo prawo do cofnięcia udzielonej zgody.

Cofniecie zgody nie wpływa na zgodność́ z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są̨ przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują̨ przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę̨

trzecią.

Przykładowe okresy przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

 retencyjne (korespondencja) – 12 miesięcy,

 dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa w zakresie wynikającym z prowadzenia akt pracowniczych – 50 lat (do umów zawartych do 31 grudnia 2018 r.) / 10 lat (do umów zawartych po 1 stycznia 2019 r),

 dane przetwarzane na podstawie ustawy o rachunkowości w zakresie rozrachunków z pracownikami – 10 lat,

 dane przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, osoby, której dane dotyczą̨ – do wycofania zgody lub 12 miesięcy od ustania celu ich przetwarzania.

(18)

Spółka gwarantuje, że dokłada wszelkich starań, aby Państwa dane przetwarzane były tylko w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z wszelkimi przepisami.

Jednak jeśli uznacie Państwo, że naruszyliśmy powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych to każda osoba fizyczna, której dane są przetwarzane ma:

 prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych;

 prawo do sprostowania;

 prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);

 prawo do ograniczenia przetwarzania;

 prawo do przenoszenia danych;

 prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych;

 prawo wycofania zgody;

 prawo do skargi.

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych możesz uzyskać pisząc na adres: izabela@sly-protection.pl.

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie.

(19)

Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Nadawców korespondencji elektronicznej niezwiązanej lub związanej ze

świadczonymi usługami lub zawartymi umowami

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Nadawców korespondencji elektronicznej niezwiązanej lub związanej ze świadczonymi usługami lub zawartymi umowami jest Sly Protection Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa. Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: sly@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla Nas niezwykle ważna. Dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych w osobie Pana Przemysława Chąciak z którym Macie Państwo prawo się kontaktować w temacie ochrony danych osobowych drogą elektroniczną pisząc na e-mail: iod@sly-protection.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres Sly Protection Sp. z o. o. ul. Żurawia 6/12/433 00-503 Warszawa z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Podstawowy cele przetwarzania umożliwienie kontaktu

e-mailowego

z Administratorem oraz

adres e-mail, imię i nazwisko, stanowisko oraz nazwa podmiotu (jeśli dotyczy), numer telefonu (jeśli dotyczy), treść korespondencji

prawnie uzasadniony interes administratora

odbiorców i nadawców korespondencji

(20)

podejmowanie kontaktu z adresatami

w tym także

dokumentowanie ustaleń dokonywanych w formie elektronicznej

w zakresie prowadzenia korespondencji oraz możliwości wykazania

poczynionych ustaleń

elektronicznej

Inne cele przetwarzania danych osobowych, w zależności od stosunku prawnego łączącego Strony

realizacja zawartych umów

wskazane powyżej dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych umów , przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów, optymalizacji działalności, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów, prowadzenia komunikacji

umowa (art. 6 ust. 1 lit. d) gdy

adresat jest stroną umowy lub prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f) gdy adresat jest osobą reprezentującą daną

Stronę umowy

klienci, osoby reprezentujące klientów

oraz ich pracownicy jako osoby wskazane do

kontaktu w związku z realizacją umowy

rozpatrywanie skarg i reklamacji

wskazane w powyżej dane w zakresie koniecznym do rozpatrzenia złożonej skargi/reklamacji

nadawca korespondencji

rozpatrywanie wniosków RODO

wskazane w powyżej dane w zakresie koniecznym do rozpatrzenia złożonego wniosku

nadawca korespondencji

konieczność ustalenia, dochodzenia lub

obrony przed

roszczeniami oraz konieczność

zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi

roszczeniami

podmioty wskazane powyżej

prowadzenie korespondencji

podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w przedmiocie prowadzonej korespondencji

niepodanie wskazanych danych może skutkować brakiem możliwości wymiany korespondencji e-mail

realizacja umowy

podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie realizacji umowy

rozpatrzenie skarg, reklamacji lub wniosków

podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi na skargę, reklamację lub wniosek

(21)

prowadzenie korespondencji do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż przez okres 3 lat – przedawnienie roszczeń

wykonanie umowy sprzedaży 3 lata od zakończenia umowy - przedawnienie roszczeń rozpatrzenie skarg, reklamacji lub

wniosków do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż przez okres 3 lat – przedawnienie roszczeń konieczność ustalenia, dochodzenia lub

obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

prowadzenie korespondencji

 prawo do sprzeciwu na przetwarzanie oparte na prawnie uzasadnionym interesie Administratora

 prawo do usunięcia (wyłącznie w sytuacji wskazanych w art.

17 RODO)

 prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozpatrzenie skarg, reklamacji lub wniosków

 prawo do sprzeciwu na przetwarzanie oparte na prawnie uzasadnionym interesie Administratora

(22)

17 RODO)

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj.

 drogą e-mailową na adres: : izabela@sly-protection.pl.

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na osobę, której dane dotyczą.