Zapoznanie się z obsługą systemu
Plan:
PLAN: ...1 LITERATURA ...2
IFS wprowadzenie
Literatura
• Jagodziński M.: IFS Applications 2000 – wprowadzenie. Podręcznik akademicki Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Bielsko-Biała, 2002.
• Kanik J., Jagodziński M.: IFS Applications 2000 – Moduł Dystrybucja ćwiczenia. Podręcznik akademicki Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Bielsko-Biała, 2002.
• Kiełtyka L., Jagodziński M., Kucaba R., Pudło M.: Zintegrowany system zarządzania
przedsiębiorstwem IFS Applications. Ćwiczenia z obsługi wybrane moduły. Częstochowa 2003.
1 IFS i IFS Applications
Firma IFS rozwija i wdraża IFS Applications - modularne rozwiązanie informatyczne wspierające zarządzanie przedsiębiorstwami. IFS Applications oferuje ponad 60 komponentów funkcjonalnych, wspierających procesy produkcji, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie relacjami z klientem, procesy finansowe, projektowanie, rozwój produktu, utrzymanie w ruchu urządzeń oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Mając na uwadze łatwość obsługi i wygodę użytkowników, IFS Applications wykorzystuje między innymi technologie portali internetowych, a poszczególne rozwiązania mogą być wdrażane krok po kroku.
IFS należy do światowych liderów wśród dostawców rozwiązań wspierających zarządzanie przedsiębiorstwami. IFS prowadzi sprzedaż w 45 państwach.
W rankingach zachodnich dostawców systemów klasy ERP w Polsce IFS jest w pierwszej trójce. IFS obsługuje na terenie Polski ponad 100 klientów z 4 biur własnych oraz przez partnerów. Wszystkie rozwiązania z rodziny IFS Applications wdrażane w Polsce są spolonizowane i mogą być dostosowane do wymagań poszczególnych klientów.
Więcej informacji: http://www.ifsworld.com/poland i http://www.ifsworld.com/pl/
2 Interfejs użytkownika i ustawienia w systemie IFS Applications.
Ten rozdział jest poświęcony omówieniu i wyjaśnieniu wybranych funkcji, jakie są dostępne w systemie IFS Applications, dzięki którym praca z tym systemem staje się wygodniejsza i szybsza. Interfejs
użytkownika został zbudowany w oparciu o te same zasady użytkowania, co system Windows NT/2000, tak, więc obsługa nie powinna sprawić trudności nawet początkującemu użytkownikowi.
2.1 Struktura menu głównego.
Struktura menu głównego została stworzona w taki sposób, aby maksymalnie uprościć dostęp do opcji i narzędzie potrzebnych w czasie pracy z systemem. Zwykle wszystkie opcje menu głównego
wyświetlone są na pasku menu, niezależnie do miejsca w systemie, w którym akurat pracuje użytkownik.
Wyjątek stanowią okna, które nie posiadają menu „Operacje”.
Menu Plik zawiera następujące funkcje, które mają wpływ na zachowanie się ogólne całej aplikacji.
Rysunek 2-1: Menu Plik
Logowanie – wyświetla okno dialogowe IFS Applications - Logowanie używane do logowania do systemu. Podczas procesu logowania system tworzy połączenie między komputerem użytkownika a bazą danych. Do zalogowania się do systemu IFS Applications potrzebne są trzy parametry: nazwa
użytkownika, hasło do weryfikacji uprawnień i nazwa bazy, z którą ma nastąpić połączenie.
Rysunek 2-2: Okno logowania
Wylogowanie - zamyka wszystkie otwarte okna i odłącza od bazy danych. Trzeba przeprowadzić ponowne logowanie zanim otworzy się jakiekolwiek okno w IFS Applications. Jeżeli wprowadzi się jakieś zmiany, wyświetli się pytanie, czy należy je zapisać do bazy danych.
IFS Nawigator - otwiera IFS Nawigator. IFS Nawigator (Error! Reference source not found.) stanowi serce oprogramowania IFS Applications. Organizuje zawartość aplikacji. Nawigator posiada wiele ekranów ułożonych w foldery. Każdy ekran związany jest z określonym obiektem lub funkcją. IFS Nawigator służy do odszukania oraz otwierania okien poszczególnych folderów systemu. Działa on na zasadzie menu aplikacji, gdzie można znaleźć i otworzyć wszystkie okna (foldery), do których posiada się dostęp.
IFS wprowadzenie
Rysunek 2-3: IFS Nawigator
Zamknij – zamyka otwarty, aktualnie aktywny ekran w oknie aplikacji. Funkcja ta nie służy do zamykania całego systemu IFS Applications.
Zapisz – zapisuje wszystkie zmiany dokonane na ekranie. Za pomocą tej opcji potwierdza się również usuwanie obiektów. Zapisywanie aktywuje się po dokonaniu rzeczywistych zmian na ekranie. W przypadku pominięcia tej opcji przed zamknięciem ekranu, system poprosi o zapisanie zmian podczas zamykania ekranu.
Właściwości – otwiera okno dialogowe Właściwości dla aplikacji, gdzie można zmienić wygląd i działanie aplikacji, w ramach ustalonych granic. Zapewnia to łatwą drogę do modyfikacji warunków pracy w IFS Applications, tak, aby spełniały konkretne potrzeby danego użytkownika. Wszystkie zmiany, które zostaną wprowadzone do właściwości, są zapisywane przy wychodzeniu z aplikacji i zastosowane przy następnym logowaniu.
IFS/Serwis informacyjny – zawiera opcje menu służące do zamawiania raportów, przeglądania harmonogramów ich wykonania, przeglądania archiwum gotowych raportów oraz zarządzania grupami dystrybucyjnymi.
Serwis komunikacyjny – jest to menu zawierające opcje służące do przesyłania wiadomości i wyświetlania informacji o wiadomościach, które napłynęły. Korzystając z okna Serwisu
komunikacyjnego można przejrzeć otrzymane wiadomości oraz ustawić właściwości Serwisu komunikacyjnego.
Opcje – zawiera okno dialogowe Opcje, gdzie można zmienić wygląd i działanie aplikacji, w ramach ustalonych granic, np. czy pasek stanu ma być wyświetlany, jaki język będzie używany itd. Jest sześć kategorii opcji aplikacji, każda przedstawiona w formie oddzielnej zakładki. Aby przejrzeć lub zmienić właściwości dla danej kategorii, należy wybrać odpowiednią zakładkę.
Zakładka „Ogólnie” zawiera właściwości, które mają wpływ na zachowanie aplikacji oraz interfejsu użytkownika. Jest także możliwość zmiany hasła logowania użytkownika IFS Applications. W wyświetlonym oknie zaznaczając wybrane pole dokonujemy modyfikacji interfejsu użytkownika.
Rysunek 2-4: Kategoria właściwości Ogólnie
Zakładka „Udogodnienie” zawiera właściwości pomagające w codziennej pracy z aplikacją.
IFS wprowadzenie
Rysunek 2-5: Kategoria Udogodnienia
Zaznaczając w tej zakładce pole „Oznacz pole obowiązkowe” oraz wybierając w polu „Tylko do odczytu” jeden z dostępnych kolorów, który będzie różny od standardowo używanego w systemie, w bardzo dużym stopniu ułatwimy sobie pracę. Zaznaczenie pola „Oznacz pole obowiązkowe” spowoduje, iż w system będzie sam wskazywał nam, które pola muszą zostać wypełnione do prawidłowego działania aplikacji. Natomiast wybierający np. kolor czerwony w polu „Tylko do odczytu” będziemy mieli
wyświetlane na czerwono dane, których nie można modyfikować, ponieważ są one tylko do odczytu. W zakładce tej mamy możliwość określić format waluty i daty jaki będzie obowiązywał w systemie.
W zakładce „Język” wybieramy język, w jakim będzie używany w aplikacji.
Rysunek 2-6: Kategoria Język
W polu „Wybrany język’ wyświetlany jest aktualnie używany język. Aby go zmienić należy w polu
„Dostępne języki” wybrać odpowiedni i wybrać polecenie „Zastosuj”. W przypadku gdy w polu
‘Dostępne języki” nie jest wyświetlany język, którego chcemy używać należy go zainstalować w następujący sposób:
• Wybrać funkcję „Dodaj”.
• Wybrać słownik języka, który zamierza się zainstalować. W przypadku problemu, gdzie znaleźć słowniki, należy zapytać administratora systemu.
• W dialogu, który się ukaże po wybraniu słownika, należy wpisać kod języka np. Polski.
• Wybrać funkcję „OK.”.
W zakładce „Zmienna globalna” określa, się które umiejscowienie ma być domyślne dla użytkownika.
Opis w jaki sposób ustawiamy zmienną globalną jest przedstawiony w dalszej części pracy w podrozdziale „Ustawianie zmiennej globalnej”.
W zakładce „Kanały wyjściowe” definiuje się połączenia, za pomocą których można transferować dane z IFS Applications do innych aplikacji w ramach sytemu Windows np. do programów Office lub innych programów służących do analizowania. Poniższa procedura służy do konfigurowania kanałów
wyjściowych:
• W polu „Edycja ustawień dla kanału” wybrać jeden z dostępnych kanałów jest ich sześć.
• Sprawdzić, czy nie zostało zaznaczone pole „Nie używaj tego kanału”; powinno nie być zaznaczone.
• Wprowadzić nazwę kanału, np. "Transfer to Word" i wybrać ikonę. Ikona pojawi się na przycisku w pasku narzędzi dla kanału wyjściowego.
• Określić typ pliku do wygenerowania, np. "Odseparowane średnikami" i określić nie domyślne rozwinięcie dla danego pliku, np. "DOC". Nie powinno się wprowadzać kropek.
• Wybrać jedną z możliwości: rozpoczynanie domyślnej aplikacji (zdefiniowanej w typie pliku Windows dla wybranego rozwinięcia) lub przeglądanie aplikacji wybranej przez użytkownika.
• Zatwierdzić funkcją OK. Pojawi się nowy przycisk na pasku narzędzi dopowiadający Kanałowi wyjściowemu.
IFS wprowadzenie
Rysunek 2-7: Kanały wyjściowe
W zakładce „Profil” każdy użytkownik może ustawić własny zestaw właściwości systemu w pewnych granicach. Właściwości te będą ustawiane przy każdym logowaniu się do systemu bez względu na jakich komputerze to zrobi.
Wyjście zamyka IFS Applications. Jeżeli do tej pory nie zostały zapisane zmiany, wyświetli się pytanie, czy należy je zapisać.
Menu Edycja zawiera opcje menu, które mają wpływ na aktualne pole. Ich działanie jest typowe dla wszystkich programów w środowisku Windows. Jedyną różnicę stanowi pozycja „Edytor”, która otwiera okno dialogowe IFS Aplikacje – Edytor, gdzie edytuje się pola tekstowe. Wykorzystywany jest on głównie przy edycji dłuższych tekstów, niemieszczących się w zdefiniowanych dla nich polach.
Menu Operacje, nie będące dostępne we wszystkich oknach, zawiera wszystkie operacje, które mogą być przeprowadzone na aktywnym ekranie.
Menu Komendy zawiera opcje używane do kontroli aktywnego ekranu lub obiektu. Istnieje także możliwość przywołania tych komend przyciskami dostępnymi na pasku narzędzi lub odpowiednimi kombinacjami klawiszy.
Rysunek 2-8: Menu Komendy
Wszystkie rekordy wyświetla wszystkie rekordy danych zapisane w bazie danych dla obiektu związanego z aktywnym oknem.
Zapytanie otwiera okno dialogowe „Zapytanie”. Korzysta się z niego po to by znaleźć konkretny zapis lub uzyskać dane o wybranych obiektach. Okno „Zapytania” posiada dwie zakładki dla standardowego i zawansowanego zadawania pytań. Zawansowane zadawanie pytań jest przeznaczone dla
użytkowników, którzy potrafią zadawać pytania w języku SQL. Dla mniej zaawansowanych użytkowników przeznaczona jest zakładka zapytania „Standardowe”. Poniżej opiszę w jaki sposób wprowadzać pytania w tej zakładce.
IFS wprowadzenie
wypełniana automatycznie. W kolumnie „Wartość” wprowadzamy kryterium według jakiego ma zostać przeprowadzone wyszukiwanie dla danego obiektu. W tabeli poniżej zostały przedstawione specjalne symbole do zadawania bardziej szczegółowych kryteriów wyszukiwania, wraz z przykładami ich zastosowania. W kolumnie „Sortowanie” ustalmy czy wyzyskane dane mają zostać posortowane w kolejności rosnącej czy malejącej.
Tabela 2-1: Wykaz symboli do zadawania pytań.
Symbol Warunek Wzór
= Równe
!= Nie równe Wprowadź !=Warszawa jako atrybut Miasto po to by uzyskać wszystkich klientów zamieszkałych poza Warszawą
% Dowolna wartość Zero lub więcej znaków bez ograniczeń.
Wprowadź Nowy% jako atrybut Miasto po to by uzyskać wszystkich klientów zamieszkałych w miastach zaczynających się od Nowy (Nowy York, Nowy Orlean)
! Bez wartości Wprowadź ! jako atrybut Miasto po to by uzyskać wszystkich klientów, których miejsce zamieszkania nie było sprecyzowane.
_ Dowolny znak Odpowiednik pojedynczej litery. Wprowadź _e% jako atrybut Miasto po to by uzyskać wszystkich klientów zamieszkałych w mieście mającym w nazwie drugą literę e.
> Większe niż Wprowadź >100 jako atrybut Id klienta po to by uzy- skać wszystkich klientów z numerem większym niż 100.
< Mniejsze niż Wprowadź <100 jako atrybut Id klienta po to by uzy- skać wszystkich klientów z numerem mniejszym niż 100.
>= Większe lub równe Wprowadź >100 jako atrybut Id klienta po to by uzy- skać wszystkich klientów z numerem większym niż 100.
<= Mniejsze lub równe Wprowadź <100 jako atrybut Id klienta po to by uzy- skać wszystkich klientów z numerem mniejszym niż 100.
; Lub Wprowadź Nowy York; Warszawa jako atrybut Miasto po to by uzyskać wszystkich klientów zamiesz- kałych w Nowym Yorku lub Warszawie.
+ Zaznaczone Wprowadź + w polu Ważne i wyszukać wszystkich klientów, dla których zostało zaznaczone pole wyboru Ważne.
- Nie zaznaczone Wprowadzić + w polu Ważne i wyszukać wszystkich klientów, dla których nie zaznaczono pola wyboru Ważne.
.. Pomiędzy. Aby uzyskać wartości 6, 7, 8, 9 można wprowadzić wa- runek 5..10. Należy pamiętać, że wartości krańcowe nie są uwzględniane.
SYSDATE Data systemowa Aktualna data systemowa. Można użyć znaków + i – razem z SYSDATE po to by określić dzień wcześniejszy lub późniejszy niż aktualna data.
Należy zwrócić uwagę, że SYSDATE obejmuje aktualny czas (zarówno godziny, minuty jak i sekundy), w związku z czym nie będzie żadnego obiektu z atrybutem równym
SYSDATE.
Przykład: W polu Data rejestracji można użyć SYSDATE
- 4 jako atrybutu po to by uzyskać wszystkie zlecenia zarejestrowane w ciągu ostatnich czterech dni.
Czyść ta komenda czyści wszystkie pola w aktywnym oknie..
Zapisz zapisuje wszystkie zmiany dokonane na ekranie. Za pomocą tej opcji potwierdza się również usuwanie obiektów. Zapisywanie aktywuje się po dokonaniu rzeczywistych zmian na ekranie. W przypadku pominięcia tej opcji przed zamknięciem ekranu, system poprosi o zapisanie zmian podczas zamykania ekranu.
Odśwież odświeża wartości na ekranie za pomocą bieżących danych. Funkcja jest pomocna przy przeglądaniu ostatniej wersji danych, np. zaktualizowanych przez innego użytkownika.
Nowy ta funkcja umożliwia wprowadzenie nowego obiektu. W polach o zdefiniowanych wartościach domyślnych pokazują się te wartości.
Kopiuj tworzy kopię wybranego obiektu.
Usuń usuwa wybrane rekordy. Potwierdzenia usunięcia dokonuje się funkcją „Zapisz”. Jeżeli usunięcie nie zostanie potwierdzone, procedura nie będzie przeprowadzona.
Lista wartości wyświetla listę dopuszczalnych wartości dla aktualnego pola. Lista wartości jest funkcją pomagającą wprowadzać wartości dopuszczalne dla danego pola. Na przykład, kiedy wpisuje się
zamówienie, wówczas należy podać numer klienta. W takim przypadku, można skorzystać z listy wartości dla pola numeru klienta, aby otrzymać listę wszystkich klientów dostępnych w systemie.
Rysunek 2-10: Lista wartości
Zoom otwiera okno edytowania obiektu związanego z danym polem. Dla przykładu, po zastosowaniu tej opcji na polu „Id klienta”, pojawi się ekran Klient, pozwalający na edycję zarejestrowanych klientów.
IFS wprowadzenie
Menu Okno zawiera elementy używane do uporządkowania ekranów w IFS Applications oraz do aktywacji dowolnego otwartego ekranu.
Menu Pomoc zawiera opcje wywołujące pomoc IFS Applications oraz wyświetlające informacje o IFS Applications.
Rysunek 2-11: Menu Pomoc
Zawartość Otwiera główny spis treści pomocy dla IFS Applications.
Wyszukaj otwiera okno dialogowe, gdzie istnieje możliwość wyszukiwania haseł w pliku pomocy dla IFS Applications.
Jak używać pomocy daje instrukcje, jak korzystać z funkcji „Pomoc”.
IFS w internecie jeśli użytkownik ma dostęp do internetu, ta komenda kieruje go na stronę IFS Industrial & Financial Systems.
Informacje o … otwiera okno dialogowe „Informacje…”. Tutaj otwiera się okno dialogowe informacji systemu , które przedstawia informacje o komputerze użytkownika i oprogramowaniu IFS Applications.
Oprócz wymienionych wyżej funkcji zawsze można nacisnąć klawisz „F1”, aby otworzyć pomoc dla IFS Applications. Powoduje to natychmiastowe otwarcie z funkcji Pomoc tematu odpowiedniego dla
operacji, która w danej chwili jest wykonywana.
2.2 Pasek narzędzi.
Pasek narzędzi stworzony jest po to, aby ułatwić i przyspieszyć dostęp do najczęściej używanych poleceń. Pasek narzędzi jest wyświetlony bezpośrednio pod paskiem „Menu główne”.
Rysunek 2-12: Pasek narzędzi
Pasek narzędzi zawsze wygląda tak samo dla wszystkich folderów systemu IFS Applications. Pasek narzędzi składa się z szeregu ikon. Każdej ikonie przyporządkowana jest jedna funkcji, która uruchamia się poprzez wybraniu myszą odpowiedniej ikony i „kliknięciu” lewym przyciskiem myszy. Poniżej są przedstawione wszystkie ikony z paska narzędzi wraz z nazwami funkcji do nich przypisanymi.
Tabela 2-2: Opis ikon na pasku narzędzi
Ikon
a Nazwa funkcji
Wszystkie rekordy Zapytanie
Czyść Zapisz Drukuj
Zachowaj do pliku Nowy
Duplikat Usuń Wytnij Kopiuj Wklej Cofnij
Lista dopuszczalnych wartości Obiekty połączone
IFS wprowadzenie
2.3 Klawisze skrótów w systemie IFS Applications
Po zapoznaniu się już z oprogramowaniem IFS Applications, może ułatwić sobie pracę poprzez korzystanie z komend dla klawiatury. Poniższa tabelka przedstawia listę komend, które są wspólne dla wszystkich modułów IFS Applications.
Tabela 2-3: Opis klawiszy skrótów
Klawisz skrótu Wywoływana komenda F1 Pomoc
F2 Wszystkie rekordy
SHIFT + F5 Odśwież
F3 Zapytanie F4 Czyść
F5 Nowy
F6 Kopiuj F7 Usuń
F8 Lista wartości F9 Obiekty połączone
SHIFT + F9 Zoom
CTRL + F9 Historia
F11 Przejdź do następnego bloku
SHIFT + F11 Menu podręczne F12 lub CTRL + S Zapisz
CTRL + F4 Zamknij
CTRL + X Wytnij
CTRL + C Kopiuj
CTRL + V Wklej
CTRL + Z Anuluj
SHIFT +F8 Edytor
CTRL +N Przesuń IFS Nawigator na wierzch
CTRL +UP Poprzedni obiekt
CTRL +DOWN Następny obiekt
TAB Uaktywnienie następnego pola
CTRL +M Wyślij komunikat
