Strona 1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2132/2021 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 08 stycznia 2021 roku
REGULAMIN
udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 1
Regulamin niniejszy określa zasady udzielania przez Urząd Miejski w Radomiu zamówień, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju w skali całego Urzędu nie przekracza kwoty 130 000 złotych oraz zamówień, których przedmiotem jest zakup czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych, a także zasady prowadzenia postępowania oraz sporządzania dokumentacji niezbędnej do jego udzielenia.
§ 2 Regulamin opracowany został na podstawie:
1. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U.
z 2019, poz. 2019 z późn. zm.)
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019, poz.
869 z późn. zm.).
§ 3 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1. organizatorach postępowania – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne, o których mowa w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Radomiu;
2. OPZ - należy przez to rozumieć Opis Przedmiotu Zamówienia, tj.: dokument określający jednoznacznie i szczegółowo specyfikację techniczną przedmiotu zamówienia i jego charakterystykę;
3. udzieleniu zamówienia – należy przez to rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego;
4. wykonawcy - należy przez to rozumieć podmiot, który oferuje na rynku dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożył ofertę lub zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego;
5. zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy dostaw lub usług nie zaliczanych do projektów i robót budowlanych, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju w skali całego Urzędu nie przekracza kwoty 130 000 złotych, a także umowy, bez względu na ich wartość, dotyczące zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych;
Strona 2
§ 4
Przy udzieleniu zamówienia organizatorzy postępowania winni faktycznie mieć zagwarantowane środki przeznaczone na sfinansowanie zamówienia.
§ 5
1. Określenia przedmiotu zamówienia oraz ustalenia wartości zamówienia dokonuje organizator postępowania z należytą starannością, w sposób obiektywny i bezstronny z zachowaniem przejrzystości dokonywanych czynności.
2. Niedopuszczalne jest zaniżanie wartości zamówienia lub wybieranie sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Niedopuszczalne jest, w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, dzielenie zamówienia.
4. W przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Łącznym szacowaniem wartości dostaw obejmuje się nie tylko takie same dostawy, ale także dostawy podobne, które należy rozumieć jako dostawy o identycznym lub podobnym przeznaczeniu.
5. Wartość zamówienia (tj. całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością) oblicza się zgodnie z zasadami postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych tj.
zgodnie z art. 29, art. 30, art. 31, art. 33 oraz art. 35 ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższy termin odnosi się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
7. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, polegające na analizie i badaniu rynku, mogą być w szczególności:
1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców drogą pisemną lub elektroniczną i odpowiedzi na nie,
2) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
3) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia,
4) wszelkie inne dowody pozwalające w bezsprzeczny sposób uznać, że dana wartość zamówienia jest wartością rynkową i aktualną.
§ 6
1. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga wcześniejszego złożenia do Biura Zamówień Publicznych wniosku o wszczęcie postępowania wg załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 2131/2021 Prezydenta Miasta
Strona 3
Radomia z dnia 8 stycznia 2021 r. w sprawie rejestracji w Biurze Zamówień Publicznych planowanych wydatków oraz wniosków o wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub o udzielenie informacji o możliwości udzielenia zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Procedury niniejszego regulaminu w zakresie wyboru wykonawcy (§7 i §8) nie mają zastosowania do:
1) udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych oraz zakupu materiałów eksploatacyjnych do samochodów, jeżeli ich wartość każdorazowo nie przekracza kwoty 5 000 złotych,
2) udzielania zamówień, których wartość w skali wydatków całego Urzędu nie przekracza kwoty 15 000 złotych,
3) udzielania zamówień na usługi społeczne, o których mowa w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE, których wartość wyliczona dla wydatków tego samego rodzaju nie przekracza kwoty 130 000 złotych,
4) udzielania zamówień dotyczących zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych.
3. Zamówienia, bez względu na ich wartość winny być dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
1) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
§ 7
1. W przypadku udzielania zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, organizator postępowania zobowiązany jest do przekazania zaproszenia do złożenia ofert cenowych do co najmniej trzech wykonawców, w drodze zapytania ofertowego, opisującego przedmiot zamówienia oraz warunki umowy, kierowanego w formie pisemnej lub elektronicznej z podaniem terminu składania ofert. Organizator postępowania może również zamieścić zaproszenie do złożenia ofert cenowych na stronie internetowej Zamawiającego (BIP) i w tym przypadku nie ma konieczności przekazywania zaproszenia do złożenia ofert cenowych do co najmniej trzech wykonawców w formie pisemnej lub elektronicznej.
2. Dopuszcza się możliwość udzielenia zamówienia w przypadku, gdy wpłynęła tylko 1 oferta cenowa.
3. Dopuszcza się możliwość negocjacji oferowanych cen. W przypadku uzyskania identycznych najkorzystniejszych ofert, wykonawcy zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych lub zaproszeni do dodatkowych negocjacji.
W przypadku negocjacji organizator postępowania obowiązany jest sporządzić notatkę wg załącznika nr 2.
4. Kryterium wyboru oferty, w zależności od rodzaju zamówienia, stanowi cena lub koszt albo cena lub koszt oraz kryteria jakościowe, w szczególności: jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników; aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art.
Strona 4
94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia; aspekty innowacyjne;
organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia; serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.
5. W przypadku zastosowania więcej niż jednego kryterium oceny ofert – ceny lub kosztu, ocena każdej oferty winna zostać dokonana na podstawie tego samego wzoru uwzględniającego ustalone wagi każdego z kryteriów oceny.
6. Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który po uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego w zakresie przedmiotu zamówienia zaoferował najniższą cenę lub koszt, lub którego oferta jest najkorzystniejsza po uwzględnieniu wszystkich wskazanych kryteriów.
7. Czynności, o których mowa powyżej w pkt 1, 2 i 4 należy udokumentować sporządzając „Zestawienie ofert cenowych” wg załącznika nr 1.
§ 8
1. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w niniejszym regulaminie, wymaga sporządzenia umowy lub zlecenia/zapotrzebowania w formie pisemnej w oparciu o „Zestawienie ofert cenowych” (załącznik nr 1) i notatkę z negocjacji (załącznik nr 2), o ile takie będą prowadzone.
2. Umowy/zlecenia:
a) nie mogą wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia, b) mogą być zawierane wyłącznie na czas oznaczony,
c) winny być zawierane z uwzględnieniem odpowiednich przepisów Kodeksu cywilnego.
§ 9
Dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą Prezydenta Miasta Radomia od zasad określonych w §7 i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (np. w przypadku krótkiego terminu realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze, w przypadku gdy zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca). W tym celu organizator postępowania składa do Prezydenta Miasta Radomia pisemny wniosek, zawierający uzasadnienia dla odstąpienia od zasad wyboru wykonawcy w trybie, o którym mowa w § 7.
§ 10
1. Dyrektor/Kierownik jednostki wszczynającej postępowanie zobowiązany jest do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia, umową o jego wykonanie oraz złożonymi i nie podlegającymi zwrotowi ofertami, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący nienaruszalność ich treści przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów.
2. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
Strona 5
§ 11
W sprawach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się następujące przepisy:
1. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U.
z 2019, poz. 2019 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. 2019, poz.
869 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. 2019r. poz. 1440 z późn. zm.).
4. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U. 2020r. poz. 1740).
5. Wytyczne Prezydenta Miasta Radomia w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki oraz instrukcji archiwalnej.
6. Wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków w programie operacyjnym Unii Europejskiej, w ramach którego planowanie jest przedstawienie wydatku jako kwalifikowanego.
§ 12 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA (-) Radosław Witkowski
Strona 6
Załącznik nr 1.
Zestawienie ofert cenowych
Zaproszenie do złożenia ofert zostało zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego / Zaproszenie do złożenia ofert przekazano do:
1) ……….
2) ………..
3) ………..
Do dnia ... wpłynęły następujące oferty:
L.p. Nazwa wykonawcy Zaoferowana cena lub koszt Inne oceniane kryteria wraz z ustaloną wagą każdego z kryteriów
Wybrano ofertę najtańszą/najkorzystniejszą z innych powodów niż najniższa cena lub koszt
Powody wyboru oferty innej niż oferta z najniższą ceną lub kosztem:
………
………
………
………
………
………
………
………
____________________________________________
Podpis Dyrektora/Kierownika organizatora postępowania
Niepotrzebne skreślić
Strona 7
Załącznik nr 2.
Notatka z negocjacji z dnia...
Spisana w
Wydziale/Biurze...prze z
Przedstawiciele
Zamawiającego...
Przedstawiciele
Wykonawcy...
1. Opis przedmiotu
zamówienia...
………
2. W sprawie realizacji zamówienia zwrócono się do firmy (nazwa, adres) ...
...
3. Ustalenia będące przedmiotem negocjacji:
a. Cena lub koszt:
- zaproponowana przez Wykonawcę -
...
- ustalona po negocjacjach -
...
b. Dodatkowe kryteria:
...
...
...
Na tym notatkę zakończono.
Podpisy przedstawicieli Zamawiającego Podpisy osób uprawnionych do występowania w imieniu Wykonawcy
