Istotny element aktywnej komunikacji z kandydatami
CYKL
KOMUNIKACJI
Z KANDYDATEM
SPIS TREŚCI KOMUNIKACJA AKTYWNA
3 6
10 13
17 24
Czym jest cykl komunikacji z kandydatem?
Podziękowanie za przesłanie CV
Preselekcja, czyli analiza CV
Zakończenie rekrutacji
Zaproszenie do nowego projektu
Spotkania
rekrutacyjne
Czym jest cykl komunikacji z kandydatem?
Rozdział 1
Podstawowa komunikacja z kandydatem w procesie rekrutacyjnym wpisuje się w pewien naturalny i konsekwentnie powtarzany cykl. Cykl ten został przedstawiony poniżej i szczegółowo omówiony w kolejnych rozdziałach.
Podziękowanie za przesłanie
CV
Preselekcja, czyli analiza CV
Spotkania rekrutacyjne Zakończenie
rekrutacji Zaproszenie do
nowego projektu
CYKL KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM
73%
kandydatów nigdy nie otrzymuje odpowiedzi dlaczego nie zostali przyjęci do pracy i nad czym powinni popracować, by móc w przyszłości aplikować na dane stanowisko.
Wyniki badań wskazują, że:
Źródło: Badanie „Specjaliści na rynku pracy” przeprowadzone w dniach 24.09-4.10.2013, N=3021.
Podziękowanie za przesłanie CV
Rozdział 2
Źródło: Badanie „Candidate Experience” przeprowadzone w dniach 24.09-14.10.2013, N=554.
45% pracodawców zawsze potwierdza kandydatom otrzymanie aplikacji.
pracodawców stosuje klauzulę, że 4/10
odpowiada wyłącznie na wybrane zgłoszenia kandydatów.
Wyniki badań wskazują, że:
Prawidłowo sformułowane podziękowanie za przesłanie aplikacji powinno:
zostać wysyłane od razu po otrzymaniu CV kandydata,
zawierać w treści informację o dalszych etapach,
zawierać informację o szacowanym czasie trwania rekrutacji,
zawierać dane kontaktowe osoby prowadzącej dany projekt.
Momentowi wysłania CV w odpowiedzi na ofertę pracy prawie zawsze towarzyszy uczucie niepewności. Kandydat obawia się, czy jego dokumenty dotarły do osoby prowadzącej rekrutację. Jeśli takiej pewności nie ma, a zależy mu na podjęciu pracy, zapewne będzie próbował skontaktować się z działem HR.
Aby zaoszczędzić czas potrzebny na poinformowanie każdego kandydata o otrzymaniu jego aplikacji można zastosować automatyczne potwierdzenie otrzymania CV.
Dziękujemy za aplikację na stanowisko {Nazwa stanowiska}. Pani/Pana CV w najbliższym czasie zostanie poddane analizie. Jeśli jej wynik będzie pozytywny, w ciągu dwóch tygodni zaprosimy Panią/Pana na spotkanie.
W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z osobą prowadzącą rekrutację: Jan Kowalski, Specjalista ds. Rekrutacji, adres@mailowy.pl, tel.: {numer telefonu}.
Przykładowa odpowiedź:
Preselekcja, czyli analiza CV
Rozdział 3
Z perspektywy kandydata okres ten dłuży się w nieskończoność. Dlatego warto go poinformować, że jego CV znajduje się właśnie na etapie analizy, a gdy będziemy zainteresowani odbyciem z nim rozmowy, powrócimy z zaproszeniem na spotkanie w ciągu dwóch tygodni.
W praktyce ten element komunikacji bardzo często jest pomijany. Należy jednocześnie pamiętać, że powiadomienie o procesie analizy CV w żaden sposób nie zwalnia rekrutera z późniejszego obowiązku poinformowania kandydatów, którzy w tym etapie zostaną odrzuceni.
Proces preselekcji aplikacji na podstawie analizy CV to, w przypadku tradycyjnych metod rekrutacji, najdłuższy etap. Jest to spowodowane koniecznością przejrzenia przez rekrutera każdej otrzymanej aplikacji.
Pragniemy poinformować, że Pani/Pana aplikacja jest obecnie analizowana przez dział HR. Jeśli rezultat procesu analizy będzie pozytywny, w ciągu dwóch tygodni zaprosimy Panią/Pana na spotkanie.
W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z osobą prowadzącą rekrutację: Jan Kowalski, Specjalista ds. Rekrutacji, adres@mailowy.pl, tel.: {numer telefonu}.
Przykładowa odpowiedź:
Informacja o trwającym procesie analizy CV
Spotkania rekrutacyjne
Rozdział 4
Komunikacja z kandydatem na etapie spotkań jest kluczowa dla finalnego wrażenia, jakie wyniesie on z całego procesu rekrutacyjnego. Warto zadbać szczególnie o to, by wiadomości były wysyłane bez zbędnej zwłoki i zawierały informacje, które są dla kandydata interesujące i zarazem istotne.
Na etapie spotkań rekrutacyjnych możemy wyróżnić dwa komunikaty:
Potwierdzenie szczegółów spotkania.
Informacja zwrotna po spotkaniu.
Potwierdzenie szczegółów spotkania
Wiadomość z potwierdzeniem szczegółów spotkania najlepiej wysłać tuż po rozmowie telefonicznej z kandydatem. Może ona zostać wysłana za pośrednictwem programu pocztowego przy użyciu wcześniej przygotowanego szablonu. Należy jednak pamiętać, by prawidłowo wpisać dane zmienne, takie jak np. data i miejsce spotkania. W systemie rekrutacyjnym data i miejsce spotkania wstawiają się do szablonu automatycznie.
Informacja zwrotna po spotkaniu
Nie jest istotne, czy informacja jest pozytywna, czy negatywna. Jeśli poznaliśmy kandydata osobiście, odpowiedzi zawsze należy udzielić telefonicznie. Stanowi to oznakę szacunku w stosunku do kandydata.
Niezwykle istotna dla poprawnej komunikacji z kandydatami jest postawa samego rekrutera.
Wbrew pozorom kandydaci zwracają szczególną uwagę na sposób, w jaki rekruter przedstawia firmę i dane stanowisko. Ocenie podlega jego znajomość branży oraz poziom profesjonalizmu. Rekruter staje się po trosze sprzedawcą i jego zadaniem jest odpowiednie zareklamowanie kandydatowi swojej oferty.
W kontakcie z kandydatem nadchodzi także taki moment, w którym rekruter może pozwolić sobie na mniej formalne zachowanie. Chcąc wyczuć ten moment trzeba kierować się takimi czynnikami, jak wiek kandydata, poziom stanowiska czy branża, w której pracuje.
Zakończenie rekrutacji
Rozdział 5
Kończąc rekrutację musimy zmierzyć się z dwoma typami komunikatów. Pierwszy dotyczy kandydatów odrzuconych po analizie CV, drugi kandydatów odrzuconych po rozmowie rekrutacyjnej.
Przy okazji wysyłania informacji do kandydatów odrzuconych po analizie CV mamy do czynienia z liczbą od kilkunastu do kilkudziesięciu czy nawet kilkuset osób.
W tym wypadku nieodzowne staje się odpowiednie narzędzie rekrutacyjne ułatwiające korespondencję seryjną.
Gdy mamy już możliwość wysłania maila zbiorczego, powinno się w nim znaleźć podziękowanie za udział w procesie oraz formułka mówiąca o przyczynie odrzucenia kandydata.
Możemy zawrzeć również informację o tym, że CV kandydata pozostanie w bazie na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych – pod warunkiem, że kandydat uprzednio wyraził na to zgodę.
Jeśli kandydat był na spotkaniu, należy poinformować go o wyniku tego spotkania telefonicznie – żadna inna forma nie będzie adekwatna do poziomu zaangażowania kandydata w rekrutację.
Przekazując informację o negatywnym wyniku spotkania należy zawsze podkreślić jakiś atut kandydata, np.
wysokie kwalifikacje w określonych obszarach, bogate doświadczenie w branży bądź świetną znajomość języka obcego.
Po takim wstępie przechodzimy jednak do poinformowania kandydata o negatywnej decyzji w sprawie jego zatrudnienia. W tym miejscu pojawia się najwięcej obaw rekruterów co do argumentów, jakich mogą użyć, by uzasadnić swoją decyzję.
tego kandydata. Taki przekaz nie powinien pozostawiać kandydatowi pola do ewentualnej polemiki, a jednocześnie powinien wskazywać elementy, nad którymi powinien popracować.
Najlepszym rozwiązaniem w tym wypadku jest zwyczajne poinformowanie kandydata o tym, że zdecydowaliśmy się na inną osobę oraz wymienienie obszarów, w których wybrana osoba wypadła lepiej od
77%
kandydatów uważa, że pracodawcy powinni komunikować się z kandydatem,
by ten wiedział jaki jest jego status w procesie rekrutacji.
Wyniki badań wskazują, że:
Źródło: Badanie „Specjaliści na rynku pracy” przeprowadzone w dniach 24.09-4.10.2013, N=3021.
Dziękujemy za aplikację na stanowisko {Nazwa stanowiska}.
Po dokładnym przeanalizowaniu Pani/Pana dokumentów niestety nie możemy zaproponować udziału w dalszych etapach rekrutacji.
Z życzeniami sukcesów na drodze dalszej kariery, Zespół HR
{Nazwa Firmy}
Przykładowa odpowiedź:
Odrzucenie po analizie CV
Mimo wysokiej oceny Pani/Pana kwalifikacji zdecydowaliśmy się na osobę z większym doświadczeniem w branży / lepszą znajomością języka itp. > wskazujemy tu konkretną umiejętność.
lub
Na spotkaniu bardzo spodobało nam się Pani proklienckie podejście, niemniej zdecydowaliśmy się zatrudnić osobę z doświadczeniem w naszej branży.
Przykładowa odpowiedź:
Odrzucenie po spotkaniu rekrutacyjnym
Zaproszenie do nowego projektu
Rozdział 6
Może się zdarzyć, że posiadanie własnej bazy umożliwi nam rekrutowanie odpowiednich osób bez potrzeby publikowania nowego ogłoszenia. Należy jednak pamiętać, że wykorzystywanie CV kandydatów do przyszłych rekrutacji wymaga uzyskania ich zgody na wtórne użycie CV. Na uzyskanie zgodny kandydata mamy czas do końca trwania pierwotnej rekrutacji.
Cykl komunikacji kończymy zaproszeniem do nowego projektu.
Wraz z rosnącą liczbą projektów rekrutacyjnych zwiększa się baza CV, co umożliwia jej efektywne przeszukiwanie w kontekście nowych projektów.
Elementy wiadomości zawierającej zaproszenie do udziału w nowym projekcie rekrutacyjnym:
informacja, dlaczego piszemy:
„W związku z tym, że Pani/Pana CV jest w naszej bazie…”,
Aby zmniejszyć ryzyko, że wysyłana do wielu kandydatów wiadomość wpadnie do spamu, warto stosować poniższe wskazówki:
• w temacie nie używamy polskich znaków,
• w treści unikamy newralgicznych słów, takich jak:
oferta, promocja, okazja, kliknij tutaj,
• nie używamy wyłącznie WIELKICH LITER,
• unikamy używania wykrzykników.
2
link do ogłoszenia bądź jego treść,
link do formularza aplikacyjnego.
Pani/Pana CV znajduje się w naszej bazie i właśnie rozpoczynamy rekrutację, którą może być Pani/Pan zainteresowana/-y. Załączam treść ogłoszenia i zapraszam do aplikowania.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla potrzeb zarówno obecnego, jak i przyszłych procesów rekrutacji, prowadzonych przez ... zgodnie z postanowieniami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U.
z 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.).
Przykładowa odpowiedź:
Przykładowa zgoda:
Tak, zastosowanie pełnego cyklu komunikacji w przypadku prowadzenia kilkudziesięciu projektów jednocześnie jest realne. W takim przypadku niezbędne jednak jest wsparcie w postaci odpowiedniego narzędzia rekrutacyjnego, które umożliwia korespondencję seryjną”.
Czy zastosowanie pełnego cyklu komunikacji w przypadku prowadzenia kilkudziesięciu projektów rekrutacyjnych jednocześnie jest wykonalne?
Jak przekazać kandydatowi negatywną odpowiedź od razu po zakończeniu spotkania rekrutacyjnego?
Czasami sytuacja wymaga błyskawicznej informacji zwrotnej po spotkaniu. Sytuacja ‚oko w oko’ jest mniej komfortowa dla rekrutera, niemniej powiedzmy kandydatowi to samo, co byśmy powiedzieli przez telefon. Zawsze podkreślmy atuty kandydata, ale odnieśmy się do konkretnej cechy, która uniemożliwia złożenie mu oferty”.
Rekruterzy pytają:
Żadna ustawa nie zobowiązuje rekruterów do udzielania informacji na temat powodów swoich decyzji i uzasadniania wyboru pracownika. Jest to tylko kwestia kultury i dobrej woli rekrutera”.
Czy rekruter ma obowiązek udzielenia kandydatowi informacji dotyczącej decyzji wyboru innej osoby?
Co należy odpowiedzieć kandydatowi, który na spotkaniu rekrutacyjnym wypadł bardzo źle i w trakcie rozmowy wyszło na jaw, że kandydat nie jest z nami szczery?
Pomimo rozczarowania nadal należy odwoływać się do argumentów czysto merytorycznych. Nie skupiajmy uwagi na nieszczerości kandydata, ale na kwestiach związanych z jego niewystarczającym doświadczeniem bądź niezgodnym z oczekiwanym profilem wykształcenia”.
