WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ
PS.VII.0932-4-10 Kraków, 10 stycznia 2011 roku
Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie, ul. Słowackiego 8 w dniach 28-29 września i 4-6 października 2010 roku przez Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie:
- Anna Nawrot – Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie Nr 31-1/10 z 20 września 2010 roku).
- Monika Czyżyńska – Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej (Upoważnienie Nr 31-2/10 z 20 września 2010 roku).
[Dowód: akta kontroli str. 1-2]
Przedmiot i zakres kontroli:
przestrzeganie zapisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.) oraz Rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314) oraz w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315) w zakresie skuteczności i prawidłowości realizacji przez Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie, warunków organizacji szkoleń w okresie od 1.01.2009 roku do 6.10.2010 roku oraz w zakresie ustalenia instytucji szkoleniowych, którym Urząd zlecał przeprowadzenie szkoleń w okresie od 2007 roku do dnia kontroli.
Ilekroć w niniejszym protokole użyto następujących skrótów, oznaczają one:
· ustawa o promocji - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.),
· rozporządzenie w sprawie standardów - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 314),
· rozporządzenie w sprawie warunków - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 47, poz. 315),
· ustawa prawo zamówień - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.),
· ustawa o zmianie ustawy o promocji - ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 Nr 6, poz. 33).
Kontrolą objęto zadania ujęte w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego na 2009 rok – Funkcja 14, Zadanie 14.1 „Wspieranie zatrudnienia i przeciwdziałanie bezrobociu”, 14.1.2 Podzadanie „Nadzór nad publicznymi służbami zatrudnienia”, Działanie 14.1.2.1.”Kontrola realizacji zadań urzędów pracy” oraz w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego na 2010 rok - Zadanie 14.3 „Zapewnienie prawidłowości działania publicznych służb zatrudnienia” w tym zgodności z ustalonymi standardami usług rynku pracy”, 14.3.2 Podzadanie "Zapewnienie zgodności funkcjonowania urzędów z ustalonymi standardami usług na rynku pracy” Działanie 14.3.2.1” Zapewnienie klientom publicznych służb zatrudnienia usług dobrej jakości”.
Kontrolą objęto zagadnienia określone w tezach do kontroli problemowej, opracowanych przez Oddział do Spraw Rynku Pracy oraz Zatrudnienia Socjalnego, Wydziału Polityki Społecznej, Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, tj.:
I. zagadnienia organizacyjne,
II. sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń:
1. Zbadanie sposobu rozpowszechniania informacji o możliwościach i zasadach korzystania ze szkoleń;
2. Analiza procedury diagnozowania potrzeb szkoleniowych rynku pracy;
3. Zbadanie prawidłowości sporządzania planu szkoleń;
4. Zlecanie realizacji szkoleń;
5. Badanie sposobu kierowania osób uprawnionych na szkolenia;
6. Analiza metod monitorowania szkoleń;
7. Badanie realizacji zasad finansowania kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych;
8. Weryfikacja sposobu udzielania pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy;
9. Metody badania skuteczności i efektywności szkoleń;
10. Czy przeprowadzone szkolenie zwiększyły szanse na zatrudnienie osób bezrobotnych?
11. Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego,
12. Mierniki zastosowane do oceny skuteczności i efektywności szkoleń;
13. Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z urzędem pracy.
Ustalenia kontroli:
Ustaleń kontroli dokonano na podstawie analizy przedstawionych danych statystycznych i dokumentów oraz w oparciu o wyjaśnienia w formie ustnej i pisemnej udzielone przez Panią Agnieszkę Woźniak-Biel - Samodzielnego Specjalistę ds. Rozwoju Zawodowego.
I. Zagadnienia organizacyjne
W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie wprowadzony Uchwałą Zarządu Powiatu Chrzanowskiego Nr 94/47/2008 z dnia 23.05.2008 r., zmieniony Uchwałą Nr 209/14/2010 z dnia 18.02.2010 roku [Dowód: akta kontroli str. 7- 48].
Regulamin ten określił zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Urząd działa w granicach administracyjnych powiatu chrzanowskiego obejmując swoim zasięgiem następujące gminy:
Alwernia, Babice, Chrzanów, Libiąż, Trzebinia. Zadania z zakresu organizacji szkoleń realizuje Referat Rynku Pracy, podlegający bezpośrednio Z-cy Dyrektora Urzędu Panu Jerzemu Kasprzykowi, legitymującemu się upoważnieniem Starosty Chrzanowskiego z 4.10.2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 49]
Funkcję Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie pełni Pani Barbara Babijczuk powołana na stanowisko Dyrektora z dniem 1.06.2003 r. Dyrektor Urzędu realizuje zadania samorządu powiatu w zakresie ustawy o promocji na podstawie udzielonego przez Starostę Chrzanowskiego pisemnego upoważnienia z 28.12.2006 r. [Dowód: akta kontroli str. 51]
Zgodnie z art. 30 ustawy o zmianie ustawy o promocji utworzono Centrum Aktywizacji Zawodowej podlegające bezpośrednio Z-cy Dyrektora Urzędu z dniem 18.02.2010 r.
Zarządzeniem nr 6/2009 z 27.02.2009 r. wprowadzono Regulamin udzielania zamówień publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie oraz Regulamin Pracy
Komisji Przetargowej, zmieniony Zarządzeniem nr 21/2009 z 31.07.2009 r. Aktualnie obowiązujący jest Regulamin udzielania zamówień publicznych oraz Regulamin Pracy Komisji Przetargowej, wprowadzony Zarządzeniem nr 5/2010 z 1.02.2010 r. Dokumenty powyższe regulują przede wszystkim zasady dokonywania zamówień oraz kwestie oceny i wyboru ofert.
Urząd wprowadził Regulamin szkoleń dla osób bezrobotnych, poszukujących pracy, niepełnosprawnych i innych uprawnionych osób zarejestrowanych w PUP w Chrzanowie Zarządzeniem nr 23/2009 z 30.07.2009 r., zmieniony Uchwałą nr 1/II/2010 Powiatowej Rady Zatrudnienia w Chrzanowie z 5.02.2010 r. Regulamin określa m.in. prawa i obowiązki osób bezrobotnych lub poszukujących pracy skierowanych lub starających się uzyskać skierowanie na szkolenie.
Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie wg stanu na dzień 31.12.2009 roku, obsługiwał:
5343 ogółem bezrobotnych, w tym:
924 osoby bezrobotne z prawem do zasiłku, 4419 osób bezrobotnych bez prawa do zasiłku.
Stopa bezrobocia wynosiła 11,9%.
Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie wg stanu na dzień 30.06.2010 roku, obsługiwał:
5084 ogółem bezrobotnych, w tym:
854 osób bezrobotnych z prawem do zasiłku, 4230 osób bez prawa do zasiłku.
Stopa bezrobocia wynosiła 11,4%.
II. Sposób organizacji usługi szkoleń w oparciu o standard szkoleń.
1) Informowanie o możliwościach i zasadach korzystania z usług szkoleniowych.
Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie spełnia wymogi określone w pkt 1 części V rozporządzenia w sprawie standardów oraz § 27 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków.
Ponadto, Urząd zamieszcza pisemne informacje o szkoleniach w prasie lokalnej, w formie ulotek na terenie urzędu oraz instytucji współpracujących tj. Ośrodki Pomocy Społecznej, OHP, Sołeckie Kluby Aktywizacji Zawodowej, a także podczas targów pracy i konferencji tematycznych. [Dowód: akta kontroli str. 112]
2) Diagnozowanie zapotrzebowania na zawody i specjalności na lokalnym rynku pracy oraz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia.
Podczas badania sposobu diagnozowania potrzeb rynku pracy w zakresie szkoleń, stwierdzono, że urząd przygotował opracowania analityczne na rok 2009 i 2010 dotyczące zawodów i specjalności najbardziej poszukiwanych na lokalnym rynku pracy oraz wykaz potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia, zgodnie z § 28 i 29 rozporządzenia w sprawie warunków.
W celu zebrania informacji o potrzebach szkoleniowych osób uprawnionych Urząd przeprowadza w oparciu o przygotowany formularz ankiety, badanie potrzeb szkoleniowych wśród osób bezrobotnych. [Dowód: akta kontroli str. 113-117]
Ponadto, Urząd przygotował Plan dodatkowych działań doradców zawodowych na rok 2009 i 2010. Dokumenty te dotyczą propozycji przeprowadzenia dodatkowych warsztatów, spotkań i innych działań (np. rozszerzenie obszaru współpracy Urzędu z innymi instytucjami) skierowanych do osób bezrobotnych. [Dowód: akta kontroli str. 164-175]
3) Postępowanie przy sporządzaniu i upowszechnianiu planu szkoleń.
Zgodnie z pkt 3 części V rozporządzenia w sprawie standardów, urząd przygotował projekt planu szkoleń przewidzianych do realizacji przez Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie na 2009 i 2010 rok.
Uchwałą Nr 2/II/2010 Powiatowej Rady Zatrudnienia w Chrzanowie z dnia 5.02.2010 r. zostały pozytywnie zaopiniowane kierunki szkoleń grupowych dla bezrobotnych i poszukujących pracy zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie na 2010 rok.
Plany szkoleń zawierają wymagane informacje zgodnie z § 30 pkt 2 oraz zostały upowszechnione zgodnie z § 30 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie warunków i pkt 3 części V rozporządzenia w sprawie standardów.
W okresie roku kalendarzowego specjaliści ds. rozwoju zawodowego wnioskują, o wprowadzenie do realizacji dodatkowych szkoleń oraz np. zmian dotyczących ilości uczestników szkoleń w celu dostosowania Planu szkoleń do aktualnej sytuacji na rynku pracy.
4) Wybór oraz zlecanie przeprowadzenia szkoleń instytucjom szkoleniowym.
Urząd dokonuje wyboru instytucji szkoleniowych zgodnie z ustawą prawo zamówień oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie w przypadku zamówień przekraczających kwotę 14.000 euro. W 2009 roku podstawowym trybem stosowanym w celu wyboru instytucji szkoleniowych był tryb zamówienia z wolnej ręki, natomiast w 2010 roku tryb przetargu nieograniczonego.
W przypadku zamówień nie przekraczających kwoty 14.000 euro wybór odbywa się zgodnie z Regulaminem PUP w Chrzanowie.
W przypadku realizacji szkoleń indywidualnych zamawiający dokonuje analizy rynku poprzez zebranie wstępnych ofert od wykonawców realizujących dany zakres szkoleń.
Dopuszcza się możliwość telefonicznego zebrania ofert oraz skorzystania z ofert znajdujących się na stronach internetowych.
W przypadku zamówień, których kwota przekracza 2.500 zł, zapytania kieruje się do co najmniej trzech wykonawców, chyba, że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców lub sytuacja wymaga pilnej realizacji zamówienia.
„(…)Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów, które zamawiający uzna za istotne w danym przedmiocie zamówienia(…)”. [Dowód: akta kontroli str. 178-180]
„(...) W przypadku szkoleń indywidualnych z zakresu prawa jazdy wybór instytucji szkoleniowych jest przeprowadzany raz do roku. Początkiem roku rozsyłane są pisma do ośrodków z terenu powiatu chrzanowskiego posiadających wpis do WUP z prośbą o złożenie oferty. Realizacja poszczególnych kategorii prawa jazdy jest zlecana instytucji, która zaproponuje najniższą cenę. W sytuacji gdy kilka instytucji zaproponuje identyczną cenę, wtedy wyboru dokonuje wnioskodawca składając stosowne oświadczenie.”
W przypadku szkoleń grupowych realizowanych w 2009 roku na podstawie ofert wstępnych złożonych przez instytucje szkoleniowe ustalano wartość zamówienia, a następnie oceniano oferty wg następujących kryteriów w systemie punktowym 0-1:
~ program szkolenia,
~ kwalifikacje kadry dydaktycznej,
~ wyposażenie, posiadany sprzęt, bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
~ nadzór wewnętrzny,
~ certyfikaty jakości usług,
~ sposób sprawdzania efektów szkolenia,
~ rodzaj dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia,
~ koszt szkolenia,
~ zaangażowanie instytucji w pozyskiwanie miejsc pracy dla uczestników szkoleń,
~ miejsce przeprowadzenia szkolenia,
~ doświadczenie w organizacji szkoleń.
Za spełnienie kryterium instytucja szkoleniowa otrzymywała jeden punkt, natomiast w przypadku kryterium „koszt szkolenia” punkt otrzymywała tylko jedna instytucja, która zaproponowała najniższą cenę. [Dowód: akta kontroli str. 178-180]
Zaproszenie do złożenia oferty w trybie zamówienia z wolnej ręki kierowano do instytucji, która uzyskała największą ilość punktów.
W 2010 roku urząd stosuje tryb przetargu nieograniczonego do realizacji szkoleń grupowych zgodnie z ustawą prawo zamówień. W pierwszym etapie członkowie Komisji Przetargowej dokonują oceny w zakresie wymagań formalnych i kompletności oferty.
W drugim etapie w celu wyłonienia wykonawcy oferty oceniane są według następujących kryteriów: cena oferty, kwalifikacje i umiejętności kadry dydaktycznej oraz certyfikat jakości usług. Zamawiający przypisuje odpowiednim kryteriom wagi procentowe. Członkowie Komisji Przetargowej dokonują oceny ofert w zakresie ww. kryteriów przez zastosowanie skali punktowej na kartach indywidualnej oceny, następnie dokonywane jest podsumowanie punktacji i porównanie wszystkich złożonych ofert w celu wyboru Wykonawcy.
Umowy szkoleniowe zawierane przez starostę z wybraną instytucją szkoleniową zawierają wszystkie elementy zgodnie z § 32 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków, tj.: nazwa i zakres szkolenia, miejsce i termin realizacji, liczbę uczestników, koszt szkolenia i koszt osobogodziny, prowadzenie przez instytucję szkoleniową dokumentacji przebiegu szkolenia. Do umów dołączono wymagane załączniki zgodnie z treścią § 32 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie warunków.
5) Kierowanie na szkolenia osób uprawnionych.
Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie opracował Regulamin szkoleń dla osób bezrobotnych, poszukujących pracy, niepełnosprawnych i innych uprawnionych osób zarejestrowanych w PUP w Chrzanowie. Plan szkoleń na dany rok zawiera informację o wymaganiach wstępnych dla uczestników poszczególnych szkoleń.
Uczestnicy szkoleń potwierdzili podpisem (brak daty) informację o prawach i obowiązkach związanych z uczestnictwem oraz skutkach odmowy udziału w szkoleniu.
Informacja o skierowaniu na szkolenie oraz termin jego realizacji odnotowywane są w karcie rejestracyjnej. Starosta kierował osoby uprawnione na szkolenia zgodnie z procedurą zawartą w § 34 i 35 rozporządzenia w sprawie warunków oraz zgodnie z pkt 5 i 6 części V rozporządzenia w sprawie standardów.
W ramach kontroli szkoleń grupowych wybrano następujące akta:
Szkolenie „Kelner - barman” zrealizowane w ramach projektu „Nowe perspektywy”
współfinansowanego z EFS w ramach PO KL w terminie 10.05.2010 r. – 14.06.2010 r.
Zlecenie realizacji szkolenia nastąpiło w trybie przetargu nieograniczonego nr PUP-CAZ/RP.554-1,2,3,4,5/2010. Ogłoszenie o szkoleniu zamieszczono w BIP oraz BZP dnia 1.04.2010 r. Przedmiotem zamówienia było przeprowadzenie 5 szkoleń grupowych w tym szkolenie, którego dokumentację objęto analizą.
W odpowiedzi na ogłoszenie wpłynęły 4 oferty, w tym 2 wykonawców wykluczono w związku z niespełnieniem warunków określonych w art. 22 ust.1 ustawy prawo zamówień, tj.: dokumentów potwierdzających przeprowadzenie z należytą starannością, co najmniej jednego szkolenia grupowego w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - o tematyce tożsamej z przedmiotem zamówienia dla poszczególnych części zamówienia (załącznik nr 5 do SIWZ).
Szkolenie przeprowadzono na podstawie Umowy Nr 2/SG/EFS/2010 z dnia 29.04.2010 roku, zawartej z instytucją szkoleniową na realizację szkolenia dla 15 osób na kwotę 16.665,00 zł. Koszt osobogodziny wyniósł 7,41 zł.
W SIWZ uwzględniono 3 kryteria poddawane ocenie punktowej przypisując im wartość procentową: cena oferty brutto – 60%, kwalifikacje i umiejętności kadry dydaktycznej – 20%, certyfikat jakości usług – 20%. Ponadto, zastosowano kryteria odpowiadające treści § 31 pkt 1 ppk 1, 3, 4, 6, 7 bez dokonania oceny punktowej, bądź opisowej. Ocena warunków zawartych w SIWZ odbywa się poprzez stwierdzenie „spełnia”
lub „nie spełnia”.
Analiza wykazała brak:
• odrębnego dokumentu zatwierdzonego przez Starostę ustalającego kryteria zgodnie z § 31 rozporządzenia w sprawie warunków poprzedzającego SIWZ;
• zapisu i stosowania ppkt 9 § 31 rozporządzenia w sprawie warunków.
Na szkolenie skierowano 15 osób bezrobotnych o numerach ewidencyjnych:
20100119-005 (decyzja z 28.06.2010 r. o utracie prawa do stypendium od 1.06.2010 r.
w związku z rezygnacją ze szkolenia z powodu choroby), 20100317-001, 20100312-004, 19910701-000, 19940101-002, 19970613-007, 20060713-004, 20091013-012, 19960412-008, 20090717-002, 19961212-007, 20090120-005, 20020318-007, 20040427-006, 20001110-005.
Spośród 15 osób rozpoczynających szkolenie 14 uczestników ukończyło szkolenie z wynikiem pozytywnym i uzyskało zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w formie certyfikatów. Wizytację szkolenia przeprowadzono 2.06.2010 r.
W okresie do 3 m-cy po ukończeniu szkolenia zatrudnienie podjęły 3 osoby.
Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 93 %, efektywność 21%.
W okresie od 15.06.2010 r. do 15.09.2010 roku urząd dysponował 2 ofertami pracy w zawodzie kelnera, w tym w jednej z ofert zamieszczono warunek stażu pracy przez okres min. 1 roku. [Dowód: akta kontroli str. 189-250]
Szkolenie „Technolog robót wykończeniowych: Malarz-Tapeciarz” zrealizowane w ramach projektu „Nowe perspektywy” współfinansowanego z EFS w ramach PO KL w terminie 20.07.2009 r. - 4.09. 2009 r.
Zlecenie realizacji szkolenia nastąpiło w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki. W wyniku ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego wpłynęły 4 oferty. Przedmiotem zamówienia było przeprowadzenie 4 szkoleń grupowych w tym szkolenie, którego dokumentację objęto analizą.
Szkolenie przeprowadzono na podstawie Umowy Nr 10/SG/EFS/2009 z 30.06.2009r., zawartej z instytucją szkoleniową na realizację szkolenia dla 10 osób na kwotę 13 400,00 zł.
Koszt osobogodziny wyniósł 6,70 zł.
Na szkolenie skierowano (zgodnie z § 34 rozporządzenia o warunkach) 10 osób bezrobotnych o numerach kart ewidencyjnych: 19991228-007, 19940627-014, 20070404-001, 20090104- 011, 20090521-006, 20061016-003, 20050929-004, 20080221-06, 20090610-002, 19951025- 002. W aktach wszystkich skierowanych osób znajdowały się Indywidualne Plany Działania.
Wszyscy uczestnicy szkolenia zaliczyli egzamin końcowy z wynikiem pozytywnym.
W okresie do 3 m-cy po ukończeniu szkolenia zatrudnienie podjęły 4 osoby.
Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100 %, efektywność 40%.
[Dowód: akta kontroli str. 251-322]
W ramach kontroli szkoleń indywidualnych wybrano następujące akta:
Szkolenie indywidualne – „Florystyka z obsługą kasy fiskalnej oraz elementami prowadzenia własnej firmy”, zrealizowane w terminie 17.05.2010 r. – 8.06.2010 r.
Wniosek o skierowanie na szkolenie został złożony 23.04.2010 r. w związku z zamiarem rozpoczęcia prowadzenia przez bezrobotną działalności gospodarczej.
Przedmiotem przeprowadzonych drogą telefoniczną negocjacji w dniu 10.05.2010 r.
było ustalenie warunków przyszłej umowy. W celu wyboru instytucji szkoleniowej skontaktowano się z 4 podmiotami, w tym dwie instytucje spełniały warunek realizacji szkolenia indywidualnego (pozostali wykonawcy organizowali wyłącznie szkolenia grupowe). „(...)Biorąc pod uwagę racjonalność gospodarowania środkami finansowymi wybrano instytucję proponującą najniższy koszt szkolenia oraz najniższą cenę kursogodziny (...)”. Ustalenia zawarte w notatce służbowej dotyczą: ogólnego kosztu szkolenia, ceny kursogodziny, liczby godzin, czasu i miejsca realizacji szkolenia.
[Dowód: akta kontroli str. 327]
Szkolenie zrealizowano na podstawie Umowy Nr 71/SI/2010 z dnia 14.05.2010 r., dla 1 osoby bezrobotnej o nr ewidencyjnym 20020626-009, na kwotę 2.600 zł. Koszt osobogodziny wyniósł 24,30 zł.
Bezrobotna po ukończeniu szkolenia rozpoczęła prowadzenie własnej działalności gospodarczej z dniem 19.06.2010 r.
Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100 %, efektywność 100%.
Szkolenie indywidualne – Grafika komputerowa – obsługa programu PHOTOSHOP i CorelDraw, zrealizowane w terminie od 6.04.2009 roku do 5.05.2009 roku.
Przedmiotem przeprowadzonych negocjacji w dniu 16.03.2009 r. było ustalenie warunków przyszłej umowy. W celu wyboru instytucji szkoleniowej skontaktowano się z trzema instytucjami szkoleniowymi prowadzącymi zajęcia z ww. tematyki. Dwie instytucje wyraziły gotowość przeszkolenia jednej osoby w dogodnym terminie. Ustalenia zawarte w notatce służbowej dotyczą: ogólnego kosztu szkolenia, ceny kursogodziny, liczby godzin, miejsca realizacji szkolenia. Dokonano wyboru instytucji, która zaproponowała niższą cenę.
Wniosek o skierowanie na szkolenie został złożony przez poszukującego pracy 19.06.2008 r. w związku z zamiarem podjęcia pracy.
Szkolenie zrealizowano na podstawie Umowy Nr 390/SI/2009 z dnia 3.04.09 r. dla 1 osoby poszukującej pracy o nr ewidencyjnym 20071115-001, na kwotę 1.600 zł. Koszt osobogodziny wyniósł 20,25 zł.
Poszukujący pracy wyrejestrowany 1.09.2010 roku z powodu uzyskania prawa do renty decyzją ZUS z 15.01.2010 roku.
Z powyższych danych wynika, że skuteczność szkolenia wynosi 100 %, efektywność 0%.
[Dowód: akta kontroli str. 330-339]
W przypadku analizowanych szkoleń indywidualnych analiza wykazała brak:
• odrębnego dokumentu określającego ustalone kryteria wyboru instytucji szkoleniowej zgodnie z § 31 rozporządzenia w sprawie warunków;
• stosowania wszystkich kryteriów określonych w § 31 ww. rozporządzenia.
6) Monitorowanie przebiegu szkoleń.
Urząd monitoruje przebieg szkoleń grupowych zgodnie z § 36 rozporządzenia w sprawie warunków oraz pkt 7 części V rozporządzenia w sprawie standardów.
W przypadku szkoleń indywidualnych przeprowadzane przez urząd wizytacje nie obejmują wszystkich realizowanych szkoleń. [Dowód: akta kontroli str. 344]
Analiza wykazała brak:
• przeprowadzenia wizytacji w przypadku szkoleń na wniosek osoby, o której mowa w art. 40 ust. 3 ustawy o promocji, co jest niezgodne z § 36 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków.
7) Finansowanie kosztów egzaminów, uzyskania licencji lub studiów podyplomowych.
Informację o możliwościach i zasadach dofinansowania studiów podyplomowych z Funduszu Pracy zamieszczono na stronie internetowej urzędu zgodnie z § 39 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków oraz ppkt 8.1 części V rozporządzenia w sprawie standardów.
W ramach kontroli pobrano następujące akta: „Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami” oraz „Auditing energetyczny w budownictwie na potrzeby termomodernizacji oraz certyfikacji energetycznej budynków” (II semestr). Wnioski o dofinansowanie kosztów studiów podyplomowych złożyły osoby bezrobotne o nr ewidencyjnych 20090428-004, 20090116-006 w dniach 21.01.2010 r. i 19.01.2009 r.
wraz z wymaganą dokumentacją tj. deklaracją pracodawcy, zaświadczeniem uczelni potwierdzającej kierunek podjętych studiów podyplomowych oraz wysokością opłaty zgodnie z § 39 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków.
W obu analizowanych przypadkach, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, urząd wystosował pismo informujące wnioskujących o sposobie rozpatrzenia wniosku, kwocie dofinansowania i terminie podpisania umowy o sfinansowanie studiów.
W aktach umieszczono oświadczenia organizatora studiów potwierdzające kontynuację studiów oraz świadectwo ukończenia studiów.
Umowy na sfinansowanie 100% kosztów studiów podyplomowych w wysokości 2.950 zł i 2.250 zł zawarte z wnioskującymi (umowa nr 1/SP/B/2010 z 9.02.2010 r.
z terminem realizacji od 12.02.2010 r. do 4.07.2010 r. oraz umowa nr 1/SP/B/2009 z 22.04.2009 r. z terminem realizacji w okresie od 25.04.2009 r. do 30.09.2009 r.) odpowiadają wymogom § 39 pkt 3 rozporządzenia w sprawie warunków.
Zgodnie z pkt 8.6 rozporządzenia w sprawie standardów umowy na sfinansowanie kosztów studiów podyplomowych zostały przekazane do komórki organizacyjnej odpowiadającej za prowadzenie finansów i księgowości (sporządzono notatki).
Akta zawierają dyspozycje i potwierdzenia przelewu środków finansowych zgodnie z zawartymi umowami.
Ponadto zgodnie z art. 42a ust. 5 ustawy o promocji urząd przyznał bezrobotnym stypendium w wysokości 20 % zasiłku, o którym mowa w art. 72 ust. 1 pkt 1.
Urząd udokumentował obowiązki wynikające z realizacji pkt 8.7 części V rozporządzenia w sprawie standardów oraz § 39 pkt 5 rozporządzenia w sprawie warunków, tj. przyjęcie od bezrobotnych dokumentu potwierdzającego kontynuację studiów podyplomowych. W karcie rejestracyjnej adnotacja o podjęciu zatrudnienia od 8.03.2010 r., w aktach umowa o pracę. W przypadku drugiej osoby do akt dołączono zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z 24.02.2010 r. (rozpoczęcie działalności od 1.03.2010 r.), wyłączony z ewidencji z 13.10.2009 r. z powodu nie stawienia się w wyznaczonym terminie.
Informację o możliwościach i zasadach finansowania z Funduszu Pracy kosztów egzaminów umożliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń określonych uprawnień zawodowych lub tytułów zawodowych oraz kosztów uzyskania licencji niezbędnych do wykonywania danego zawodu zamieszczono na stronie internetowej urzędu zgodnie z § 37 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków.
Do kontroli wybrano akta dotyczące Umowy Szkoleniowej Nr 1/L.2010 z 22.01.10 r.
w sprawie sfinansowania kosztów egzaminu dotyczącego wydania licencji Pracownika Ochrony Osób i Mienia II stopnia w kwocie 308,00 zł, dla osoby bezrobotnej o numerze ewidencyjnym akt: 20021001-003. „Decyzję o wydanie licencji pracownika ochrony fizycznej drugiego stopnia” wystawiono 19.01.10 r.
Postępowanie zgodne z warunkami określonymi w § 37 rozporządzenia o warunkach.
8) Udzielanie pożyczki szkoleniowej bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy.
W okresie od stycznia 2009 roku do dnia rozpoczęcia kontroli, tj. 28.09.2010 r. nie wpłynął żaden wniosek o udzielenie pożyczki szkoleniowej.
9) Analiza efektywności i skuteczności szkoleń.
Urząd dokonuje analizy skuteczności i efektywności szkoleń za okres roku kalendarzowego, zgodnie z § 40 rozporządzenia w sprawie warunków.
Z analizy przedstawionych przez Urząd dokumentów za okres 2009 roku uzyskano następujące informacje:
- 915 osób skierowanych na szkolenia grupowe i indywidualne;
- 895 ukończyło szkolenia z wynikiem pozytywnym.
- w okresie 3 miesięcy po ukończeniu szkolenia zostało zatrudnionych 201 osób. Odsetek tych osób ukształtował się na poziomie 23%;
- stopa ponownego zatrudnienia wyniosła 23%;
- koszt ponownego zatrudnienia wyniósł 6.758,96 zł.;
- średni jednostkowy koszt finansowanych kursów wyniósł 1.517,93 zł;
- limit środków na szkolenia - 1.466.103 zł;
- kwota wydatkowanych środków - 1.439.923 zł
Z analizy przedstawionych przez Urząd dokumentów za I półrocze 2010 roku uzyskano następujące informacje:
- 341 osób skierowanych na szkolenia;
- 191 ukończyło szkolenia z wynikiem pozytywnym;
- w okresie 3 miesięcy po ukończeniu szkolenia zostało zatrudnionych 64 osoby. Odsetek tych osób ukształtował się na poziomie 34%;
- stopa ponownego zatrudnienia wyniosła 34% (większość szkoleń na dzień 30.06.2010 roku była w trakcie realizacji);
- limit środków na szkolenia - 1.745.500 zł;
- kwota wydatkowanych środków - 980.985,40 zł.
10) Czy przeprowadzone szkolenie zwiększyły szanse na zatrudnienie osób bezrobotnych ?
Urząd podjął szereg czynności zmierzających do zwiększenia szansy na zatrudnienie osób bezrobotnych poprzez organizację szkoleń czy dofinansowanie kosztów studiów podyplomowych, m.in. plan szkoleń jest systematycznie modyfikowany w celu dostosowania do zmieniającej się sytuacji na rynku pracy. W planach szkoleń ustalonych na 2009 i 2010 rok urząd określił wstępne warunki uczestnictwa osób bezrobotnych, w celu właściwej kwalifikacji na określony rodzaj szkolenia. W 2009 roku, urząd przeszkolił 895 osób. Wśród osób przeszkolonych znajdowały się przede wszystkim osoby będące w szczególnej sytuacji na rynku pracy. Jedna osoba może znajdować się równocześnie w kilku kategoriach osób w szczególnej sytuacji na rynku pracy - jest wykazana kilkakrotnie. Spośród osób, którym PUP dofinansował koszty studiów podyplomowych 7 osób podjęło zatrudnienie, efektywność ukształtowała się na poziomie 70%.Mierzalnym rezultatem szkoleń jest wskaźnik
efektywności podawany wg kierunków szkoleń, który w ostatnich latach kształtuje się na poziomie 30 %. [Dowód: akta kontroli str. 385-386]
11) Ustalenie liczby specjalistów ds. rozwoju zawodowego.
W 2009 roku w PUP w Chrzanowie zatrudnionych było 2 specjalistów ds. rozwoju zawodowego w pełnym wymiarze czasu pracy. Obecnie, tj. od marca br. organizacją szkoleń zajmuje się 3 pracowników – specjalistów ds. rozwoju zawodowego. Urząd spełnia wymóg określony § 42 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków, tj. na dwóch pośredników pracy zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy zatrudnia się co najmniej jednego specjalistę ds. rozwoju zawodowego w co najmniej połowie pełnego wymiaru czasu pracy. [Dowód: akta kontroli str. 387-392]
12) Mierniki zastosowane do oceny skuteczności i efektywności szkoleń.
Podstawowe mierniki stosowane w analizach opracowywanych przez urząd:
1. Liczba i odsetek osób, które ukończyły szkolenia z wynikiem pozytywnym w stosunku do rozpoczynających szkolenia;
2. Liczba i odsetek osób przeszkolonych w poszczególnych kategoriach wyróżnionych według kryterium wieku, poziomu wykształcenia, czasu pozostawania bez pracy, miejsca zamieszkania i przynależności do grupy szczególnego ryzyka na rynku pracy;
3. Liczba i odsetek osób zatrudnionych w okresie 3 miesięcy po ukończeniu szkoleń;
4. Koszt ponownego zatrudnienia osób przeszkolonych, liczony jako stosunek poniesionych kosztów szkoleń do liczby osób zatrudnionych w okresie 3 miesięcy po ukończeniu szkolenia;
5. Przeciętny czas trwania szkoleń;
6. Przeciętny koszt szkolenia i przeciętny koszt osobogodziny szkolenia;
7. Liczba i odsetek osób, które zdały sfinansowany egzamin lub uzyskały sfinansowaną licencję, ukończyły szkolenie sfinansowane z pożyczki szkoleniowej, ukończyły dofinansowane studia podyplomowe w stosunku do osób, które otrzymały wsparcie w tej formie;
8. Liczba i odsetek osób zatrudnionych w okresie 3 miesięcy po zdaniu sfinansowanego egzaminu, uzyskaniu dofinansowanej licencji, ukończeniu szkolenia sfinansowanego z pożyczki szkoleniowej oraz po ukończeniu dofinansowanych studiów podyplomowych.
Z analizy uzyskanych danych wynika, iż wskaźnik skuteczności szkoleń grupowych i indywidualnych zrealizowanych w 2009 roku wynosi 98%, a w I półroczu 2010 r. 56%
(część szkoleń w trakcie realizacji).
13) Weryfikacja sposobu współpracy instytucji szkoleniowych z urzędem pracy.
Zestawienie instytucji szkolących, którym najczęściej Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie zlecił przeprowadzenie szkoleń w latach 2007 - 2010 przedstawia poniższa tabela:
Nazwa jednostki szkolącej
Siedziba
Liczba szkoleń
przeprowadzonych 2007 - 2010*
Wojewódzki Uniwersytet Robotniczy ul. Polna Chrzanów 87 Wojewódzki Uniwersytet Robotniczy ul. Grunwaldzka Chrzanów 37
Agencja Rozwoju Małopolski Zachodniej Chrzanów 20
Behap-Bud Trzebinia 102
Towarzystwo Oświatowe Ziemi Chrzanowskiej Chrzanów 32
Ośrodek Szkolenia Kierowców Makart Chrzanów 164
Centrum Edukacji Zawodowej CARGO Jaworzno 57
NSZZ Policjantów Kraków 30
Polski Związek Motorowy Trzebinia 38
Agencja Rozwoju Lokalnego Jaworzno 34
MOTO-PAL Trzebinia 47
OSK J. Kuć i M. Kapusta Trzebinia 22
* liczba przeprowadzonych szkoleń grupowych oraz na wniosek osoby (indywidualnych)
Zlecone przez urząd szkolenia zrealizowały przede wszystkim instytucje szkolące zlokalizowane na terenie powiatu chrzanowskiego.
„(...)W przypadku nierzetelnego wywiązania się z umowy (np. negatywne opinie uczestników zamieszczone w ankietach), urząd nie ponawia współpracy z instytucją realizującą dane szkolenie.(...)” W analizowanej dokumentacji nie stwierdzono negatywnych opinii uczestników.
„(...)Współpraca z instytucjami szkoleniowymi przebiegała prawidłowo zarówno w trakcie jak i po jego zakończeniu. Warunki umowy zostały zrealizowane. Dokumentacja była sporządzona zgodnie z wymogami urzędu, co pozwoliło na sprawne rozliczenie szkoleń. (...)”
[Dowód: akta kontroli str. 383-398]
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Pouczenie
1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić przed podpisaniem protokołu kontroli umotywowane zastrzeżenia, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
2. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania protokołu kontroli. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli.
Ustaleń zawartych w protokole dokonano na podstawie informacji i dokumentacji wytworzonej przez Powiatowy Urząd Pracy dla w Chrzanowie.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Dyrektorowi jednostki kontrolowanej.
Kraków, dnia 5.01.2011 roku.
Kontrolowany: Kontrolujący:
Dyrektor Starszy Inspektor
Powiatowego Urzędu Pracy mgr Anna Nawrot
w Chrzanowie
Barbara Babijczuk Starszy Inspektor Wojewódzki
mgr Monika Czyżyńska
Protokół podpisano w Chrzanowie, dnia 20.01.2011 roku.
