Organizacja pracy biurowej opracowała mgr inż. Agnieszka Ciągło Skrypt z przedmiotu ORGANIZACJA PRACY BIUROWEJ

Skrypt z przedmiotu „ORGANIZACJA PRACY BIUROWEJ”

Informacja w pracy biurowej .

Praca biurowa to ogół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą.

Informacja jest głównym produktem pracy biurowej.

Informacja to system przekazywania powiadomień w celu wywołania reakcji kształtujących procesy działania. Stanowi podstawę podejmowania decyzji kierowniczych w firmach i instytucjach.

Na strukturę informacji składają się:

 treść

 nośnik

 symbole za pomocą których jest ona utrwalona

 sposób przenoszenia.

Aby informacje przetwarzane w pracy biurowej były użyteczne dla kierownictwa w procesie podejmowania decyzji i zarządzania powinny być rzetelne i dokładne, wyczerpujące, zrozumiałe, dostępne, terminowo dostarczone.

Na obieg informacji składają się następujące etapy:

1. zbieranie informacji – odczytanie, utrwalenie, porządkowanie, rejestrowanie, 2. selekcja informacji – wybór informacji na potrzeby konkretnego odbiorcy,

3. segregacja – klasyfikowanie informacji i podział przedmiotowy na podstawie podobieństw na klasy i działy¹,

4. przetwarzanie informacji – uzyskiwanie informacji niezbędnej w procesie decyzyjnym dla zarządzającego ( lub podejmującego decyzję – decydenta) ,

5. przekazywanie informacji , 6. przechowywanie informacji.

Pytania do tematu : 1.Co to jest informacja?

2.Na czym polega proces przetwarzania informacji?

Sekretariat i jego zadania.

1 Kryteria klasyfikacji : podmiotowe(alfabetyczne) , przedmiotowe(rzeczowe) , miejscowe(geograficzne) , czasowe (chronologiczne)

Sekretariat to jedno- lub wieloosobowe stanowisko pracy biurowej, którego celem jest stwarzanie warunków do prawidłowego obiegu informacji.

Funkcje sekretariatu:

a) reprezentacyjna – wizerunek, lokalizacja, wygląd, wyposażenie, zachowanie sekretarki,

b) centrum informacji – korespondencja, przekazywanie informacji, przechowywanie akt,

c) opieka nad szefem – rozumienie poleceń szefa, życzliwość, dystans, działanie w imieniu szefa, szacunek, znajomość mocnych i słabych stron przełożonego . Zadania sekretariatu :

o obsługa szefa w zakresie zadań administracyjno – biurowych,

o pośredniczenie w osobistych i telefonicznych kontaktach z interesantami i pracownikami,

o przyjmowanie, sporządzanie, wysyłanie korespondencji, o przechowywanie akt spraw załatwionych,

o organizacja, obsługa imprez, o udzielanie informacji,

o zarządzanie czasem pracy własnej i szefa,

o organizacja czynności pomocniczych np. poczęstunek.

Zasady pracy w sekretariacie (wybrane) :

a) podziału pracy – rozdzielenie dużych zadań do zrealizowania pracownikom zgodnie z ich zakresem obowiązków,

b) planowania pracy – odpowiednie rozłożenie pracy w czasie,

c) podporządkowania hierarchicznego – każdy pracownik powinien znać swoje miejsce w strukturze organizacyjnej oraz podlegać przełożonemu,

d) doboru pracowników –pracownicy powinni mieć określone kwalifikacje i predyspozycje zgodne ze stanowiskiem pracy.

Pracownik sekretariatu powinien wykonywać drobne zadania asystenckie, aby odciążyć przełożonego od wykonywania drobnych prac :

a) odpowiednio przygotować korespondencję przychodzącą tak aby przełożony czytał te najważniejszą

b) przygotować pisma do podpisu tak aby sama czynność nie była pracochłonna c) organizować rozmowy przełożonego tylko z tymi gośćmi którzy wymagają jego osobistego zaangażowania

d) planować wspólnie z przełożonym terminy dnia następnego i najważniejsze zadania na najbliższe dni, tygodnie.

10 przykazań dla TOP SEKRETARKI

1. Bądź lojalna wobec szefa i firmy.

2. Dbaj o porządek, bo inaczej utoniesz w papierach i pogubisz się w pracy 3. Bądź uprzejma dla interesantów

4. Nie odkładaj pracy na potem.

5. Punktualność jest grzecznością

6. Nie obarczaj winą innych, zwłaszcza szefa.

7. Bądź dyskretna.

8. Zły humor zostaw w domu.

9. Uśmiechaj się, nawet podczas rozmowy telefonicznej 10.Bądź elegancka, a zarazem skromna.

Pytania do tematu :

1.Jakie funkcje w firmie, instytucji pełni sekretariat?

2.Scharakteryzuj dwie wybrane zasady organizacji pracy w sekretariacie.

Organizacja i struktury organizacyjne.

Organizacja to :

1. system składający się z autonomicznych części, którego działania przyczyniają się do powodzenia całości,

2. forma prawna funkcjonowania osób, które wspólnie dążą do realizacji celu,

3. zespół czynności wykonywanych przez personel firmy w celu realizacji zadania zleconego przez przełożonego.

Na organizację składają się : cele i zadania + ludzie(personel) + środki materialne i finansowe.

Organizacja pracy – procesy, metody mające na celu stworzenie warunków do realizacji zadań wynikających z funkcjonowania jednostki organizacyjnej.

Każda jednostka wymaga zorganizowania w postaci komórek organizacyjnych, działów, struktur organizacyjnych.

Komórka organizacyjna – grupa/ zespół stanowisk pracy wyposażony w odpowiednie środki, kierowany przez zwierzchnika, wykonujący określone zadania. Dzielimy je na komórki : podstawowe , pomocnicze oraz funkcjonalno – administracyjne. Między komórkami organizacyjnymi występują więzi organizacyjne : służbowe- hierarchiczne, funkcjonalne, techniczne oraz informacyjne.

Struktura organizacyjna – określa ogół zależności między stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi oraz wskazuje podział władzy i szczeble zarządzania.

Każda organizacja ma inna strukturę organizacyjną.

Najbardziej znane rodzaje struktur organizacyjnych przedstawia tabela1 . Tabela 1. Przegląd podstawowych rodzajów struktur organizacyjnych

Rodzaj

struktury Cechy

charakterystyczne Zastosowanie Zalety Wady

Liniowa Oparta na zasadzie jedności

rozkazodawstwa – pracownik ma jednego przełożonego ; Proste powiązania między

stanowiskami a komórkami

Małe firmy Prosty system nadrzędności i podrzędności, Prosty sposób awansu

zawodowego

Eksponowanie autorytetu formalnego, Centralizacja władzy

Funkcjonalna Pracownik może mieć więcej niż jednego

przełożonego, Specjalizacja pracowników

Średnie

przedsiębiorstwa Elastyczność podejmowania decyzji,

wysoki stopień fachowości personelu

Brak jedności rozkazodawstwa, Konflikty

Rodzaj struktury

Cechy charakterystyczne

Zastosowanie Zalety Wady

Sztabowa Wyodrębnienie komórki

organizacyjnej – sztabu pełniącej funkcje

pomocniczo – doradcze

( specjaliści, biegli, radcy prawni)

Wszystkie

przedsiębiorstwa, które potrzebują doradztwa

Szybkość

podejmowanych decyzji i ich trafność,

Sztab może zażądać uprawnień, Możliwość

konfliktów na linii sztab – inni pracownicy

Macierzowa Pracownicy są podwójnie

podporządkowani – kierownikowi

funkcjonalnemu oraz kierownikowi – koordynatorowi projektu

Auditing, reklama, ubezpieczenia

Decentralizacja władzy,

rozwijanie umiejętności pracowników

Walka o władzę , konflikty między pracownikami

Źródło : opracowanie własne

Bardzo ważnym elementem organizacji ( zwłaszcza w administracji) jest regulamin organizacyjny.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

jest najważniejszym dokumentem w organizacji pracy, ponieważ zawiera strukturę wykonywania organizacji pracy. Jest to dokument wewnętrzny i służy danej organizacji, w której powstał. Wprowadzany jest zarządzeniem, który może być wydany tylko przez szefa danej organizacji (kierownik, dyrektor, prezes). Bez regulaminu organizacyjnego nie ma możliwości zorganizowania stanowisk pracy.

Regulamin organizacyjny (jedn.samorz.terytorialnego) I Postanowienia ogólne i wstępne.

Regulamin organizacyjny określa:

1. Z asady kierowania urzędem – zawiera proambułę – zasady kierowania urzędem, firmą ; np. urzędem kieruje burmistrz – i są zawarte obowiązki burmistrza:

kierowanie posiedzeniami zarządu, podejmowanie decyzji administracyjnych itp.

2. Z asady i tryb postępowania, opracowywania i wydawania aktów prawnych – kto i na jakiej podstawie, jakie wydaje dokumenty w urzędzie? Kto ma prawo ma prawo wydawać decyzje (dyrektor, wójt, burmistrz, prezydent, starosta), np. dyrektor wydziału działa z upoważnienia burmistrza; zastępca burmistrza … Jakie pieczęcie są stosowane w regulaminie organizacyjnym (powinny być odbite wzory pieczęci,

które obowiązują), dotyczy dokumentów: wewnętrznych, zewnętrznych, archiwalnych; podział na dokumenty w odpowiedniej symbolice( z zasad tych wynika zakres obowiązków dla poszczególnych pracowników).

3. Zasady planowania pracy – jest to określenie treści zadań, które są do wykonania w danej jednostce czasu - są ściśle określone odpowiednimi przepisami.

4. Zasady podpisywania pism i decyzji – kto ma jakie prawa do podpisywania określonych dokumentów. Dokument podpisany przez niewłaściwą osobę traci moc z chwilą stwierdzenia. Decyzję podpisuje szef. Decyzje administracyjne są ważne, są równoznaczne z wyrokiem sądu - od decyzji i wyroku sądu można się dowołać.

Podjęta decyzja musi być przesłana do wszystkich zainteresowanych stron; zawiera:

uzasadnienie, strony, klauzule prawne.

5. Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw obywateli w urzędzie – regulamin organizacyjny musi określać – kto i w jakim zakresie pracuje z petentem. Z regulaminu organizacyjnego wynika ścieżka krytyczna petenta lub ścieżka krytyczna dokumentu (drogę dokumentu).

Regulamin organizacyjny nie jest dokumentem tajnym!!!

6. Organizacje wewnętrzną urzędu – powinna być przejrzysta, klarowna, czytelna (np.

tablice informacyjne). Stanowiska (nazewnictwo) powinny być dla petentów czytelne.

7. Organizację działalności kontrolnej – kontrola:

- zewnętrzna – urząd skarbowy, NIK,

- wewnętrzna – może być powołana specjalna komórka do sprawowania kontroli.

Zadaniem kontroli jest określenie stanu na dany czas (datę), oraz zaproponowanie poprawy (czas i metody poprawy). O tym kto ma prawo do kontroli powinno być określone w regulaminie organizacyjnym; może to być instrukcja kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.

Audyt – wynik kontroli – określenie stanu aktualnego i zaproponowanie co z tego stanu wynika na przyszłość.

II Szczegółowe określenie podstaw prawnych działania urzędu.

Ustawa o samorządzie gminnym, powiatowym, ustawa oświatowa itp. – na podstawie tych ustaw tworzone są statuty.

Statut – jest regulaminem wewnętrznym wydawanym przez organ prowadzący (istnieję tendencja od odchodzenia od wydawania statutów).

III Urząd jako organ wykonawczy.

Szczegółowe rozpisanie regulaminu na poszczególne §, pkt., ppkt., które powinna uwzględniać:

1. Kto kieruje i za pomocą jakich narzędzi pracą urzędu.

2. Strukturę urzędu – działy, wydziały, referaty, samodzielne stanowiska itp., oraz podstawowy zakres ich działania.

3. Obowiązki naczelników, kierowników wydziałów.

4. Określenie w jakim trybie i przez kogo są opracowywane akta prawne  kto z kim ustala w jakim zakresie.

5. Zasady przygotowywania i podpisywania decyzji oraz ich wydawania (do przygotowania decyzji mogą być zobligowane różne wydziały, wówczas potrzebna jest współpraca między wydziałami).

6. Jakie i kogo określają plany pracy – kto je przygotowywuje.

7. Zasady rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, tryb załatwiania, terminy realizacyjne, kto i na podstawie jakich aktów prawnych.

8. Organizacja kontroli wewnętrznej:

- kto ma prawo do sprawowania kontroli, - uprawnienia kontroli,

- dokumenty kontroli,

- wydawanie zaleceń pokontrolnych.

Pytania do tematu :

1.Co to jest regulamin organizacyjny?

2.Scharakteryzuj strukturę sztabowo - liniową.

3 .Porównaj zalety i wady struktury liniowej i funkcjonalnej.

4.Kto i na jakich zasadach wprowadza w organizacji regulamin organizacyjny?

Ergonomiczne warunki pracy biurowej .

Na wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki materialne takie jak oświetlenie, kolorystyka, wentylacja i temperatura, poziom hałasu oraz powierzchnia pomieszczenia.

Ergonomia to nauka zajmująca się przystosowaniem pracy i jej warunków do możliwości i potrzeb człowieka. Jej celem jest zapewnienie jak najbardziej korzystnych warunków, w których praca jest maxymalnie wydajna i minimalnie męcząca.

Podstawowym celem ergonomii jest optymalne kształtowanie całego systemu aktywności człowieka, na który składają się wszystkie jej elementy jak: możliwości człowieka, organizacja i środki używane w pracy (działaniu) oraz produkt, który jest wynikiem tej pracy (działalności).

Ergonomiczna optymalizacja warunków pracy jest potrzebna i stosowana we wszystkich gałęziach przemysłu, handlu, komunikacji, w pracy biurowej, ale nie tylko – często także zasady ergonomii wykorzystuje się np. w gospodarstwie domowym.

Optymalizacja pracy wypływa przede wszystkim z przesłanek humanistycznych. Człowiek jest podmiotem i najważniejszym jej elementem, produkcja i produkt powinny być kształtowane dla człowieka jako środek do osiągania jego celów, przede wszystkim lepszej jakości życia. Taka postawa jest w opozycji do poglądu z okresu wczesnej fazy ery przemysłowej, kiedy człowiek był jedynie niedoskonałym trybikiem procesu produkcji.

Poza przesłankami humanistycznymi powodem centralnego zainteresowania człowiekiem i jego możliwościami w tym układzie był wniosek, do którego doszli obserwatorzy procesu produkcji, który mówił o tym że człowiek mimo dużych zdolności adaptacyjnych pozostaje najbardziej kruchym i nieprzewidzianym elementem systemu pracy. Coraz powszechniejszą była świadomość projektantów i pracodawców, że człowiek będzie w stanie osiągać dużą wydajność pracy pod warunkiem harmonijnego współdziałania z technicznymi środkami pracy oraz materialnym i społecznym środowiskiem. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy praca i środki do jej wykonania są zaprojektowane na miarę psychospołecznych możliwości człowieka, co, jak już wspomniałem, jest celem ergonomii.

Jednym z ważniejszych narzędzi ergonomii w pracy projektowej czy kontrolnej są, dyrektywy i normy. Zaczęły powstawać w latach 70-tych, jako wyraz procesów integracji w Europie, co stworzyło zapotrzebowanie na tworzenie wspólnych podstaw dla ujednoliconego projektowania. Podstawowymi międzynarodowymi regulacjami prawnymi w tym zakresie, są dyrektywy Unii Europejskiej. Wszystkie państwa członkowskie wprowadziły te dyrektyw do własnego ustawodawstwa.

Dotychczas opracowano 6 tomów zawierających minimalne wymagania bezpieczeństwa pracy i ergonomii w zakresie:

- zarządzania zdrowiem i bezpieczeństwem, - ręcznego dźwigania ciężarów,

- pracy z monitorami ekranowymi, - użycia ochron osobistych,

- użycia maszyn i urządzeń, - projektowania stanowiska pracy.

Normy z dziedziny ergonomii przygotowywane są przez specjalistów tak, aby łączyły interdyscyplinarną wiedzę w sposób możliwy do wykorzystania dla użytkowników nie związanych z daną dziedziną, ułatwiając jej zastosowanie w praktyce. Obejmują one:

- dane związane z cechami człowieka (dane antropometryczne, biomechaniczne, fizjologiczne itp.),

- dane związane ze współdziałaniem człowieka ze środkami pracy: narzędziami, maszynami, procesami produkcyjnymi, systemami produkcji,

- dotyczące działania czynników fizycznych środowiska na człowieka (środowiska termicznego, akustycznego, świetlnego),

- projektowania środków ochron osobistych,

- projektowania urządzeń technicznych, stanowisk pracy, czynności roboczych,

- dotyczące ergonomicznych procedur badawczych i obróbki danych ergonomicznych.

Wśród norm są cykle obejmujące zagadnienia kompleksowo, często w kilkunastu częściach, np. warunków pracy z monitorami, bezpieczeństwa maszyn, projektowania ochron osobistych itp.

Obecnie coraz wyraźniej widoczny jest kierunek rozwoju ergonomii na przyszłe lata - będzie nim optymalizacja procesów i środków technologicznych służących wymianie informacji i komunikacji, systemów inteligentnych oraz optymalizacja warunków dla pracy umysłowej, czyli przede wszystkim pracy siedzącej, która jak się okazało, jest bardzo degradująca dla organizmu człowieka i która przyczynia się do powstawania szeregu nowych chorób zawodowych.

Optymalizacja warunków pracy to nie tylko dobre projektowanie, ale także nieustanne korygowanie i uwzględnianie zmian zachodzących w organizacji, czy wyposażeniu stanowiska. Powinien być to proces ustawicznej analizy i oceny warunków pracy, dokonywanej w oparciu o kryteria systemowe. Tylko wówczas, kiedy ten proces ma charakter ciągły, będzie można stworzyć ergonomiczne miejsce pracy.

Wszystkie trzy elementy występujące w układzie człowiek - środki pracy - środowisko są ważne dla prawidłowego kształtowania warunków pracy, ze względu na wzajemne oddziaływanie. Kluczowym zagadnieniem jest jednak wiedza o człowieku.

Podstawa, tworzenia zasad kształtowania optymalnych warunków pracy jest znajomość możliwości psychofizycznych człowieka. Ważna jest zwłaszcza znajomość ograniczeń tych możliwości. Gdy praca przekracza możliwości adaptacji, pojawia się zmęczenie umysłowe i fizyczne, rozwijają się dolegliwości i choroby zawodowe. Traci na tym wydajność pracy. I kiedy nie jest to zjawisko dotyczące jednej osoby, oznacza to nie mniej ni więcej, że dane miejsce pracy zostało źle zaprojektowane i wymaga natychmiastowej reorganizacji.

Konieczna jest znajomość cech człowieka istotnych dla wykonywania pracy - wydolności fizycznej, umysłowej, cech psychicznych oraz obciążenia fizycznego (dynamicznego i statycznego) i psychicznego wynikającego z danej pracy.

Zakres prac w działaniach ergonomicznych na tych wszystkich polach aktywności człowieka obejmuje zawsze relacje miedzy aktywnością, człowieka, środkami służącymi do uprawiania tej aktywności a środowiskiem. Rolą ergonomii jako nauki jest tworzenie wiedzy kompleksowej oraz opracowywanie metod i narzędzi integrujących te dziedziny.

Jeśli chodzi o zakres działań stosowanych, to wyróżnia się dwa kierunki ergonomii:

- ergonomie koncepcyjną, projektową, - ergonomię korekcyjną.

Ergonomia koncepcyjna zajmuje się optymalizacją układu człowiek - technika - środowisko na etapie projektowania. Projekty te dotyczą przede wszystkim środków i środowiska pracy, natomiast możliwości psychofizyczne człowieka są tu punktem odniesienia. Bazą do ergonomicznego projektowania są wyniki badań podstawowych i stosowanych oraz metody: diagnoza i modelowanie.

Ergonomia korekcyjna jest realizowana w miejscu pracy. Zajmuje się analiza, istniejących warunków na stanowiskach pracy, oceną pod katem zgodności tych warunków z wymaganiami jakie dyktują psychofizyczne, antropologiczne, biomechaniczne cechy człowieka oraz wymaganiami społecznymi i organizacyjnymi cechami pracy, następnie opracowaniem projektu optymalizacji.

Długi okres pracy (wielogodzinny, kilkumiesięczny, kilkuletni) z komputerem wraz z niekorzystnymi czynnikami może powodować dolegliwości zdrowotne. Pojawienie się dolegliwości zdrowotnych zależy przede wszystkim od czynników będących potencjalnymi zagrożeniami, czasu pracy z komputerem, indywidualnych cech użytkownika (w tym jego osobistej podatności).

Dolegliwości zdrowotne, które mogą wystąpić przy długotrwałej pracy przy komputerze mogą wystąpić m. in. w postaci:

- bólu (głowy, pleców, karku, rąk, nadgarstków itd.), - zapalenia ścięgien, stawów, itd.

- obrzęku, opuchlizny palców, dłoni, stawów,

- zniekształcenia kości, m.in. „nadgarstka informatyka”

- mrowienia, drętwienia (ramion, nóg, itd.), - osłabienia koordynacji ruchów,

- zmęczenia (wywołanego głównie brakiem odpowiednich przerw),

- osłabienia mięśni (wśród programistów obserwuje się np. zaniki mięśni nóg), - pieczenia oczu, rozmazywanie się obrazu (jako skutek niewłaściwych monitorów), - rozdrażnienia.

Wyniki badań przeprowadzone wśród 75 respondentów pracujących na stanowiskach pracy z komputerem wykazały, że około tylko u 17% badanych nie stwierdzono żadnych dolegliwości związanych z pracą za biurkiem. Natomiast u 83% respondentów stwierdzono występowanie szeregu dolegliwości zdrowotnych. Ponad 35 respondentów (około 50%

badanych) stwierdziło dolegliwości dotyczące bólu: szyi, pleców; dolegliwości oczu, niewygoda siedzenie. Ponadto 27% przyznało, że cierpi na bóle głowy i nadmierne obciążenia psychiczne.²

Ogólnie można powiedzieć, że dolegliwości te spowodowane są głównie przez:

- niepoprawne ustawienie stanowiska komputerowego i jego wyposażenia (krzesło, stół, monitor, klawiatura, itd.) – które wymusza przyjęcie przez użytkownika niekorzystnej sylwetki podczas pracy, nadmierne obciążenie określonej grupy mięśni i układu szkieletowego (kostnego);

2 Dolegliwości zdrowotne projektantów pracujących na stanowiskach pracy wyposażonych w komputery, Zeszyty Naukowe Politechniki Poznańskiej, 2001 nr 33, s. 73-77.

- nieodpowiednia organizacja stanowiska pracy i techniki pracy;

- przyjęcie niepoprawnej sylwetki podczas pracy - która wymusza na organizmie dodatkowy wysiłek, nadmierne obciążenie określonej grupy mięśni i układu szkieletowego (kostnego);

- powtarzanie tych samych czynności: np. wprowadzanie informacji do bazy danych, fakturowanie. Operacje tego typu charakteryzują się cyklicznym powtarzaniem tych samych czynności

- nie korzystanie z mikroprzerw i ćwiczeń relaksacyjnych, które umożliwiają regenerację zmęczonych partii ciała.

Na podstawie tych spostrzeżeń można jasno stwierdzić: komputerowe miejsce pracy wymaga projektowania ergonomicznego. Właściwie ustawienie komputera, monitora i klawiatury, a także odpowiedniego, wyprofilowanego krzesła umożliwi mniej obciążającą fizycznie i psychicznie pracę z komputerem. Minimalne wymagania, które powinno prawidłowo spełniać stanowisko do pracy z komputerem to:

- unikanie instalowania wielu komputerów w jednym pomieszczeniu dla ograniczenia hałasu

- ekran powinien znajdować się w odległości 1.5-2 przekątnych od oczu

- na jednej osi należy umieścić monitor i przedmiot najczęściej obserwowany (np. tekst nad którym się pracuje)

- przenoszenie wzroku z jednego obiektu stanowiska na drugi nie powinno wymagać ruchów głowy

- odległość pomiędzy stanowiskami nie powinna być mniejsza niż 1.5 metra - najmniejsza odległość pomiędzy dwoma monitorami to 0.5 metra

- wilgotność powietrza w miejscu pracy z komputerem powinna wynosić powyżej 30%

- sztuczne oświetlenie nie może być skierowane bezpośrednio na ekran.³

Znajomość tych podstawowych wytycznych sprawia, że coraz częściej mamy przy komputerowych stanowiskach pracy mamy do czynienia z ergonomią koncepcyjną, czyli stosowaniem zasad ergonomii już na etapie planowania stanowiska pracy.

Warunki materialne pracy – charakterystyka :

3 Z. W. Jóźwiak, Stanowiska pracy z monitorami ekranowymi - wymagania ergonomiczne, Łódź 2001, s. 34.

1. Oświetlenie – stanowi najważniejszy czynnik ze względu na największe obciążenie kanału wzrokowego, najzdrowsze dla oka jest naturalne – uzupełniane sztucznym;

2. Kolorystyka – preferowane są barwy jasne o tonacji zimnej, łatwe w utrzymaniu w czystości, dające poczucie estetyki, niekontrastowe;

3. Wentylacja – powinna zapewniać wymianę zużytego powietrza na świeże w ilości 20 m³ na jedną osobę w ciągu godziny,

4. Temperatura – dla pokoi biurowych 18 ⁰C – 20⁰C,

dla sal konferencyjnych(korytarzy) 16⁰C – 18⁰C, archiwum 10⁰C – 12⁰C;

5. Hałas – to każdy niepożądany dźwięk szkodliwy dla człowieka, długotrwale działający powyżej 80 dB jest szkodliwy,

6. Powierzchnia pomieszczenia – powinna wynosić średnio ok.4 m² na jednego pracownika biurowego⁴.

W pracy biurowej istotne są również instrukcje i przepisy BHP dotyczące środków technicznych.

Instrukcje obsługi stanowią kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzeń technicznych. Urządzenia te nie lubią : wilgoci, wody, wysokiej lub niskiej temperatury, zszywek, spinaczy, kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji, ciężkich przedmiotów na obudowach, innych urządzeń emitujących pole magnetyczne, wyłączania w trakcie pracy.

Istnieje wymóg, aby w pobliżu każdego urządzenia technicznego była umieszczona instrukcja BHP podpisana przez kierownika.

Pytania do tematu :

1.Czym zajmuje się ergonomia?

2.Wskaż różnice między ergonomia korekcyjną a koncepcyjną.

3.Jakie objawy towarzysza zmęczeniu w pracy na stanowisku wyposażonym w komputer?

4. Opisz warunki materialne pracy.

4 Ale w salach konferencyjnych – 0,5m² / os, w pomieszczeniach kierowników i dyrektorów nawet 20m² / os.

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje.

Dokument biurowy – każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

Akta spraw - zbiór wszelkich dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.

Dokumenty biurowe dzielimy na :

o Otrzymane, wysłane, wewnętrzne ( wg nadawcy i adresata) o Zwykłe, pilne, terminowe ( wg pilności sprawy)

o Jawne, poufne, tajne ( wg zapewnienia tajemnicy)

o Korespondencję biurową i dokumenty księgowe ( wg charakteru dokumentu) o Informacyjne i przekonywujące ( wg treści pisma).

Systemy kancelaryjne.

W każdej instytucji obieg dokumentacji powinien być odpowiednio uregulowany tzn.

oparty na pewnych zasadach postępowania.

Instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów wewnętrznych określający zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu typowych , powtarzających się czynności biurowych oraz sposób postępowania z aktami, a w szczególności :

- Zasady obiegu pism

- Czynności w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji - Tryb doręczania pism ( wewnątrz organizacji)

- Tryb rejestrowania i znakowania pism - Formy załatwiania spraw

- Uprawnienia do podpisu

- Zasady kontroli spraw załatwionych.

Ustalony instrukcja sposób wykonywania czynności biurowych nazywamy systemem kancelaryjnym.

Dwa najczęściej stosowane to :

• System dziennikowy – do rejestracji pism wykorzystuje się dziennik( dwa dzienniki) , w którym dokonuje się rejestrowania pism przychodzących ( lewa strona) i wysłanych (prawa strona) ,

• System bezdziennikowy – do rejestracji pisma dochodzi na stanowisku pracy pracownika odpowiedzialnego za załatwienie sprawy – rejestruje się więc sprawy ( w spisie spraw).

Przykład strony lewej do ewidencji korespondencji przychodzącej w systemie dziennikowym :

Nr kolejny Data otrzymania korespondencji Nr korespondencji

Od kogo

Treść

Załączniki i podpis referenta

1

2

3

Pytania do tematu :

1.Co to jest instrukcja kancelaryjna?

2.Omów różnicę między systemem dziennikowym a bezdziennikowym..

Rzeczowy wykaz akt.

Rzeczowy wykaz akt – system klasyfikacji akt wszystkich spraw powstających w firmie lub do niej wpływających. Stanowi on część instrukcji kancelaryjnej. Zbudowany jest w formie tabeli - zawiera symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategorię archiwalna dokumentu.

Symbole klasyfikacyjne w rzeczowym wykazie akt zbudowane są wg dziesiętnego systemu - wykorzystuje się cyfry od 0 do 9.

Hasła klasyfikacyjne odpowiadają tematyce zagadnień i spraw występujących w organizacji. Sprawy klasyfikowane są wielostopniowo, zaczyna się od zagadnien najbardziej ogólnych do coraz bardziej szczegółowych.

Konstrukcja rzeczowego wykazu akt : 1. podział I stopnia

0 – zarządzanie 1 – kadry

2- środki rzeczowe

3 – finanse …… 9 – rachunkowość

2. podział II stopnia ( każdą klasę zasadniczą można podzielić na 10 klas szczegółowych) np.1 - kadry

10 – ogólne zasady pracy i płac 11 – zatrudnianie

12 – BHP

…

3. podział III stopnia ( każdą klasę II stopnia można podzielić na 10 kolejnych klas) np.

13 – BHP 130 – przepisy BHP 131- środki ochronne

132 – szkolenia pracowników

… Przykładowy znak teczki

OR – I – 1012/1/02

OR – symbol wydziału (zgodna z instrukcją lub statutem);

I – samodzielne czy wydzielone stanowisko pracy;

1012 – symbol liczbowej grupy klasyfikacyjnej;

1 – numer kolejnej sprawy;

02 – rok kalendarzowy.

Wyróżniamy dwa rodzaje wykazów akt :

- jednolity ( zakładowy) – opracowany dla wszystkich komórek organizacyjnych zakładu pracy;

- strukturalny ( wydziałowy) – występujący w dużych zakładach , gdzie każda komórka organizacyjna ustala dla siebie dowolne hasła i symbole.

Wykaz taki ustala kierownik jednostki na podstawie obowiązujących przepisów.

Pytania do tematu :

1.Co to jest rzeczowy wykaz akt?

2.Jaki system zapewnia poprawna budowę rzeczowego wykazu akt?

3.Omów budowę i zastosowanie strukturalnego wykazu akt

Organizacja obiegu dokumentacji.

Obieg pisma to droga pisma od momentu wpłynięcia do firmy do momentu załatwienia sprawy. Dzieli się go na fazy :

• faza I – przyjmowanie pism ( sprawdzenie korespondencji, potwierdzenie przyjęcia – pieczęć wpływu, odnotowanie w dzienniku kancelaryjnym);

• faza II – rozdział i załatwienie pisma ( rozdział w sekretariacie, dekretacja⁵ przez kierownika, załatwienie sprawy – napisanie odpowiedzi, aprobata przez przełożonego, przygotowanie pisma do wysłania) ;

• faza III – wysłanie korespondencji ( sprawdzenie poprawności formalnej pisma, zaadresowanie koperty, umieszczenie pisma, odnotowanie w dzienniku kancelaryjnym, frankowanie⁶, przygotowanie do ekspedycji).

Aby obieg pisma był racjonalny należy:

5 Naniesienie przez kierownika adnotacji o terminie, sposobie załatwienia sprawy wynikającej z korespondencji,

6 Zastąpienie znaczka pieczęcią zryczałtowanej opłaty pocztowej

→ ograniczyć do minimum liczbę stanowisk pracy przez które przechodzi korespondencja,

→ stosować środki techniczne,

→ dobrać pracowników o wysokich kwalifikacjach na poszczególnych stanowiskach pracy.

Pytania do tematu :

1.Co to jest obieg dokumentacji?

2.Jakie fazy obejmuje obieg dokumentacji?.

3.Jakie działania zapewniają racjonalny obieg dokumentacji?

Archiwum zakładowe.

Przechowywanie dokumentów biurowych – przechowywanie nośników treści dokumentacji biurowej.

Każdy jej rodzaj ma określony czas przechowywania. Akta bieżące pracownik biurowy przechowuje w komórce organizacyjnej ( skoroszyt, segregator, kartoteka). Akta spraw załatwionych obejmują sprawy ostatecznie załatwione i zamknięte ( akta archiwalne).

Akta archiwalne dzielimy na dwie kategorie:

→ Kategoria A – akta historyczne , trwałego przechowywania, wieczyste ( mogą zostać przekazane do archiwum państwowego);

→ Kategoria B – akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy( Bn – okresowe przechowywanie – n – liczba lat / BE – wymagają ekspertyzy / Bc – manipulacyjne).

Lokal archiwum zakładowego powinien składać się z pokoju biurowego oraz oddzielnego magazynu lub tylko magazynu ( w małych firmach - szafa pancerna).

Zadania archiwum zakładowego :

♣ Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami i przygotowanie ich do przekazania do arch.zakład.,

♣ Przyjmowanie akt na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego,

♣ Udostępnianie akt do celów służbowych,

♣ Porządkowanie, oznaczanie, przechowywanie i konserwacja akt;

♣ Przekazywanie akt kat.A do archiwum państwowego,

♣ Współpraca z archiwum państwowym,

♣ Inicjowanie i uczestniczenie w brakowaniu⁷ akt.

Wzór spisu zdawczo – odbiorczego przekazania akt do archiwum zakładowego :

...

Nazwa jednostki

i komórki organizacyjnej

Spis zdawczo - odbiorczy akt nr ...

Lp Znak

teczki Tytuł teczki Daty skrajne od...do....

Kat.

akt Liczba teczek

Miejsce przechowywan

ia akt

Data zniszczenia lub przekazania do arch.państwowego

7 Wydzielenie akt, których termin przechowywania minął i przygotowanie ich do przekazania na makulaturę.

1 2 3 4 5 6 7 8

Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta

organizacyjnej

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko

... ... ...

Pytania do tematu :

1.Co to jest archiwum zakładowe?

2.Jakie akta zaliczamy do kategorii B?

3.W jaki sposób przekazuje się akt do archiwum?

Zasady sporządzania korespondencji.

Zgodnie z Polską Normą pisma sporządza się na formularzach⁸ i blankietach korespondencyjnych.

W praktyce stosuje się następujące blankiety korespondencyjne :

1. BU- blankiety uproszczone ( BU1 – pionowy, A4 / BU2 – pionowy, A5);

2. BZ – blankiety zwykłe ( BZ1 – pionowy, A4 / BZ 2 – pionowy , A5);

3. BR – blankiet reklamowy ( BR1 – pionowy A4 / BR 2 – pionowy , A5).

Cechą charakterystyczną BR i BZ jest pole znaków powoławczych( miejsce przeznaczone na nadruki stałe):

Wasze pismo Znak Nasz znak Data

z dnia

8 Najprostsze, niezbędne i najczęściej używane druki w pracy biurowej.

oraz umieszczanie przed treścią pisma słowa „Sprawa : zaproszenie ”(przykład).

Układ graficzny pism jest ujednolicony, szczególnie dla pism wysyłanych na zewnątrz.

Treść pisma można sporządzić wg jednego dwóch układów graficznych :

1. układ blokowy – odstępy wierszowe -1/ części pisma oddzielone interlinią⁹ / wszystkie wiersze – od linii lewego marginesu;

2. układ a linea – odstępy wierszowe -1,5 / nowe treści zaczynamy od akapitu¹⁰. Podczas redagowania treści pisma należy przestrzegać zasady co do elementów treści :

1. wprowadzenie – wstęp,

2. przedstawienie zagadnienia – część główna pisma, 3. uzasadnienie – część główna pisma,

4. wnioski lub zakończenie – część końcowa pisma.

Cechy stylu urzędowego:

• stosowanie zwrotów grzecznościowych;

• przewaga zdań pojedynczych;

• pismo powinno dotyczyć jednej sprawy;

• pismo powinno być kompletne;

• w piśmie należy akcentować ważne kwestie;

• pismo powinno być przejrzyste,

• pismo powinno być przekonujące dla odbiorcy.

Pytania do tematu :

1.Co to jest blankiet korespondencyjny?

2.Czym charakteryzuje się układ a linea?

3.Określ elementy treści pisma

Korespondencja w sprawach osobowych. Akta osobowe.

Korespondencja zaliczana do pism w sprawach osobowych prowadzona jest w trzech fazach ( faza I – przyjmowanie do pracy, faza II - zatrudnianie pracownika, faza III - rozwiązanie stosunku pracy ). Umowa o pracę to zgodne oświadczenie woli pracownika i pracodawcy , w której pracownik zobowiązuje się do świadczenia na rzecz pracodawcy

9 Podwójny odstęp.

10 Wcięcie w tekście od 2 do 5 wolnych znaków.

określonego rodzaju pracy, w określonym miejscu czasie, a pracodawca do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem.

Pracownik, zgodnie z art. 100 K.p., jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a w szczególności:

• przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,

• przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,

• przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,

• dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

• przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,

• przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Pracownik obowiązany jest przestrzegać ustalonego w zakładzie porządku

przewidzianego w regulaminie pracy oraz obowiązującego go czasu pracy. Podstawowe obowiązki pracownika w tym zakresie wynikają z przepisów regulaminu pracy. W

konsekwencji pracownicy powinni szczegółowo zapoznawać się z treścią regulaminu. Nie leży w interesie pracownika formalne podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z tym regulaminem, gdyż z jego treści wynikają określone obowiązki, których naruszenie może stanowić przedmiot zarzutu pod adresem pracownika.

W razie formalnego zapoznania się z regulaminem pracy i pisemnego potwierdzenia tego faktu, pracownik nie może skutecznie tłumaczyć się nieznajomością treści regulaminu.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy:

1. akta osobowe zakłada się i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika, 2. dokumentację grupuje się w trzech częściach :A, B, C;

3. dokumenty należy układać w porządku chronologicznym i numerować;

4. w aktach przechowuje się kopie lub odpisy dokumentów po stwierdzeniu zgodności z oryginałem.

Oto przykłady ewidencji kadrowej prowadzonej w różnych rodzajach przedsiębiorstw :

A ) Wzór książki ewidencji zatrudnienia. ( małe firmy)

Lp Imię i nazwisko

Adres zamieszkania

Data Rozpocz

ęcia pracy

Zakończe nia pracy

Adnotacje o przerwach w zatrudnieniu

Uwagi Podpis

B). Wzór rejestru pracowników przyjętych.

Lp. Imię i

nazwisko Data zatrudnienia Forma rozwiązania stosunku pracy w poprzednim zakładzie

Uwagi Podpis

Wzór rejestru pracowników zwolnionych.

Lp. Imię i

nazwisko Data rozwiązania

umowy Forma rozwiązania

umowy Uwagi Podpis

Przykładowe dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych – tabela 2 Tabela 2. Akta osobowe- przykłady dokumentów.

Część A

Ubieganie się o pracę

Część B

Nawiązanie stosunku pracy i przebieg

zatrudnienia

Część C

Rozwiązanie stosunku pracy

List motywacyjny, CV Umowa o pracę Pismo o wypowiedzeniu lub

rozwiązaniu umowy o pracę Kwestionariusz osobowy, zdjęcia Świadectwo ukończenia kursu

BHP

Kopia świadectwa pracy

Świadectwa, dyplomy, świadectwa pracy

Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji

Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy

Źródło : opracowanie własne

Przykład podstawowych dokumentów aplikacyjnych :

Życiorys – zawiera informacje o kandydacie, wykształceniu, zainteresowaniach.

Wszystkie dane przedstawia w przedziałach czasowych .

List motywacyjny – napisany odręcznie lub komputerowo zawiera informacje odpowiadające wymogom stanowiska.Kandydat przedstawia swoje kwalifikacje umiejętności, sugeruje pracodawcy korzyści wynikające z zatrudnienia kandydata.

CURRICULUM VITAE Imię i nazwisko : Adres :

Telefon : Data urodzenia:

1.Wykształcenie :

(data od...do ...) (rodzaj szkoły, kursu, itp.)

2. Doświadczenie praktyczne ( gdzie pracowaliśmy i na jakim stanowisku)

3.Dodatkowe kwalifikacje : ( języki obce, obsługa komputera, prawo jazdy, itp.)

4.Zainteresowania :

A także przykład umowy o pracę :

...

(Miejsce i data )

...

(Pieczęć Pracodawcy)

UMOWA O PRACĘ

Na podstawie art. 29 § 1 Kodeksu Pracy w dniu roku zostaje zawarta umowa o pracę pomiędzy: Pracodawcą:

……….z siedzibą w……….., ul. ………, zarejestrowaną w ………....

pod numerem ………., z zarządem w składzie:………, z kapitałem zakładowym/akcyjnym w wysokości………, NIP………,

reprezentowaną przez:

1. ………., a

Panem/ią

……….,

zam. w ………..

legitymującym/cą się dowodem osobistym (seria i numer dowodu osobistego) ………

Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas ………

Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1) rodzaj umówionej pracy:

………..

2) miejsce wykonywania pracy:

……….

3) wymiar czasu pracy

………..

4) wynagrodzenie – określone w sposób i na zasadach przewidzianych w (przepisy o wynagrodzeniu, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) ………., składać się będzie z

następujących pozycji:

- stawka płacy zasadniczej:

………. (słownie: ……….) - grupa i stawka dodatku funkcyjnego – specjalnego:

……… (słownie: ……….)

- premie i dodatki na zasadach i warunkach określonych w ………

5) inne warunki zatrudnienia

………

Dzień rozpoczęcia pracy: ………

Załączniki:

Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności

Oświadczam, iż egzemplarz niniejszej umowy otrzymałem(am) i po zapoznaniu się z jej treścią

zaproponowane mi warunki pracy i wynagrodzenia przyjmuję. Równocześnie przyjmuję do wiadomości treść obowiązującego u Pracodawcy regulaminu pracy i oświadczam, że zobowiązuję się do przestrzegania porządku i dyscypliny pracy.

... ...

(data i podpis pracownika (podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

Pytania do tematu :

1. W jaki sposób pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika?

2.Scharakteryzuj rejestry pracowników.

3.Co to jest umowa o pracę?

Pisma w sprawach administracyjnych administracyjno – organizacyjnych.

URZĄD ADMINISTRACYJNY – (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym, oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne) Urzędem administracyjnym jest:Urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod innymi nazwami np. biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).

Od organu administracyjnego urząd ODRÓZNIA SIĘ tym, że nie posiada własnych kompetencji, lecz wykonuje kompetencje „cudze” nie należące do organu

administracyjnego.

Szczegółowe przygotowanie dokumentacji określające informacje, strukturę i zasady funkcjonowania, regulaminy, instrukcje, plany krótko i długoterminowe pracy,

sprawozdawczość, zasady finansowania, zatrudniania i wynagradzania pracowników DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY URZĘDÓW :

Ustawy – jako dokumenty wyższego rzędu.

Zarządzenia – wydawane przez ministrów, archiwizowane są wszystkie.

Statuty – wydaje je organ założycielski, nadaje konkretne prawa i obowiązki(w administracji nie trzeba wydawać statutu – są określone w ustawach).

Plany pracy krótko i długoterminowe – … Regulaminy pracy – oparte na kodeksie pracy.

Polecenia –

• pisemne

• ustne – (polecenie ustne potwierdzone dwustronnie jest ważne).

AKTY ADMINISTRACYJNE – jest to dowód działania organu lub osoby w jego imieniu:

- Decyzje – obejmuje całą merytoryczną część dotyczącą danego problemu.

Wydawana jest na podstawie przepisów. Musi być dodatkowe uzasadnienie tej decyzji. O zamiarze podjęcia decyzji osoba zainteresowana musi być powiadomiona.

- Zezwolenia – różnica między decyzja a zezwoleniem; zezwolenie – wydawane jest też na podstawie przepisów, ALE jest to jednorazowa czynność.

- Koncesje – jest upoważnieniem dla zainteresowanego; np. koncesja na sprzedaż alkoholu.

- Ugody – musi zawierać podstawy prawne. Może być: krótko i długofalowa, pisemna, ustna.

- Związki komunalne – (związki gmin) – powoływane są do realizacji pewnego celu np. wodociągi, drogi, szkoły, przedszkola. Mają własną (oddzielną) dokumentację.

- rozkaz – - nakaz –

}

Np. zakaz palenia papierosów w urzędzie  musi być oznaczone i udokumentowane.

- Postanowienie – jest aktem administracyjnym – rygorystycznym w realizacji.

Tworzymy dokumentację. Organ administracyjny ma prawo go wydawać.

- Porozumienie – jest wynikiem pewnej formy negocjacji.

Korespondencja z organami władzy i administracji publicznej oraz między nimi obejmuje pisma administracyjne :

1. rozpoczynające sprawę, 2. wyjaśniające sprawę, 3. zamykające sprawę.

Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu.

Postępowanie wszczyna z reguły podanie strony skierowane do jedn.administracji publicznej. Załatwienie sprawy polega na wydaniu przez właściwy organ administracji decyzji rozstrzygającej sprawę w całości lub części. Elementy decyzji :

• oznaczenie organu administracji, który decyzję wydał,

• oznaczenie strony, której decyzja dotyczy,

• powołanie podstawy prawnej przez wskazanie przepisu,

• rozstrzygnięcie istoty sprawy ,

• faktyczne i prawne uzasadnienie,

• pouczenie o możliwości odwołania od wydanej decyzji,

• podpis osoby uprawnionej do wydania decyzji ( imię, nazwisko, stanowisko służbowe),

• data wydania decyzji.

Od decyzji zapadłej przed organem I instancji przysługuje prawo odwołania w terminie 14 dni do organu bezpośrednio wyższego w stosunku do organu, który decyzję wydał.

Odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu I instancji.

Organ ten przesyła odwołanie wraz z całą dokumentacją do organu drugiej instancji.

Organ II instancji wydaje decyzję odwoławczą.

W miarę rozszerzania się zadań i uprawnień firm i instytucji znaczenia nabiera umiejętność sporządzania aktów ogólnych. Zaliczamy do nich :

⇒ zarządzenia – regulują sprawy wynikające z aktów rzędu wyższego,

⇒ okólniki – regulują specyficzne sprawy w określonych jednostkach organizacyjnych,

⇒ instrukcje – zawierają wskazówki, wytyczne, zalecenia co do wykonania określonych zadań,

⇒ regulaminy – określają zasady postępowania, działania, współpracy.

Schemat budowy aktu ogólnego :

1. tytuł ( określenie rodzaju aktu, numeru, wydawcy / data aktu / przedmiot aktu);

2. treść ( podstawa prawna / przepisy ogólne / przepisy szczegółowe / przepisy przejściowe / przepisy końcowe);

3. podpis ( stanowisko służbowe / imię i nazwisko wydającego).

Pytania do tematu :

1.Jaka dokumentacja określa zasady organizacji pracy w urzędach?

2.Co to jest decyzja?

3.W jaki sposób wydawane są akty administracyjne? Podaj 2 przykłady

Organizowanie zebrań. Protokoły.

W firmie bardzo ważnym elementem komunikowania się są narady i różnego rodzaju zebrania, podczas których są przekazywane informacje i podejmowane decyzje dotyczące działalności przedsiębiorstwa.

Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się:

• zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców,

• zebrania wewnętrzne:

o otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników,

o przy zamkniętych drzwiach - uczestnikami mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu

Celem zebrania może być m.in.:

• przekazywanie informacji,

• kontrola bieżących prac,

• rozwiązywanie problemów,

• podejmowanie decyzji i uchwał,

• wymiana poglądów i doświadczeń.

Zebrania mogą mieć różny charakter i różną rangę. Inaczej będzie zorganizowane spotkanie dwóch kierowników, którzy ustalają termin przekazania sprawozdania, a inaczej spotkanie np. zarządu spółki z radą nadzorczą. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania. Typowe zebrania to;

• Odprawa - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach zwoływana jest systematycznie co tydzień, np. w każdy poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.

• Narada - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu.

• Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać nawet kilka godzin.

• Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np.

nowych technik i metod stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

• Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub różnych branż (lub jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w produkcji leków.

Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymagają wcześniejszego

bardzo szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień, jak i zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

• Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgowego planowania, jak konferencja.

• Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

Niektóre zebrania mają bardzo sformalizowany charakter, określony przez przyjęty regulamin i stosowne przepisy. Na przykład posiedzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisemnie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu - prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. przygotowanie takiego zebrania wymaga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą.

Organizuje się też zebrania, które nie wymagają takiej skomplikowanej procedury, jak posiedzenia zarządu. Np. odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygodniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odnośnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swych terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane. Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Prace związane z przygotowaniem sympozjum lub konferencji

Opracowanie założeń zebrania Prace poprzedzające termin zebrania

• ustalenie tematyki i celu zebrania

• ustalenie listy firm i osób, które powinny wziąć udział

• ustalenie projektu porządku zebrań

• sporządzenie listy osób, które mogą przygotować materiały i wystąpienia

• przygotowanie listy

kandydatów, którzy mogą pełnić rolę przewodniczącego zebrania

• wstępne ustalenie miejsca, terminu i czasu trwania (liczba

dni) sympozjum lub

konferencji

• przygotowanie ramowych zasad obsługi i zaopatrzenia

• przygotowanie szacunkowego preliminarza kosztów i określenie źródeł ich pozyskania, jeśli takie mają uzasadnienie (wynajem sali, zakwaterowanie,

zaopatrzenie, przygotowanie materiałów dla uczestników itp.)

• potwierdzenie miejsca i terminu

• opracowanie szczegółowego programu (np. kto prowadzi spotkanie, kto ma wykłady, gdzie są zakwaterowani uczestnicy, gdzie spożywają posiłki); taki program jest opracowany po ustaleniu tematyki i osób prezentujących wybrane tematy

• ustalenie wstępnej listy osób zaproszonych

• przygotowanie materiałów, np.

streszczenia wystąpień

• wysłanie zaproszeń i

przyjmowanie pism z

potwierdzeniem uczestnictwa, na podstawie których sporządza się ostateczną listę uczestników i zamawia zakwaterowanie oraz wyżywienie (jeśli istnieje taka potrzeba)

• w niektórych wypadkach wskazane jest zamówienie biletów do np.: kina , teatru, muzeum

Obowiązki przewodniczącego zebrania Obowiązki przewodniczącego zebrania

podczas zebrania po zebraniu

• otworzyć zebranie i – w razie potrzeby – przedstawić osoby nieznane lub zachęcić wszystkich zebranych do przedstawienia się

• przedstawić porządek obrad i zapytać obecnych, czy go akceptują

• przedstawić osoby, które będą zabierały głos (jeśli taka lista istnieje)

• pobudzać uczestników do dyskusji

• czuwać, aby zebranie się nie przeciągało

• podać propozycje rozwiązań (w wyjątkowych sytuacjach)

• przestrzegać regulaminu i zapobiegać konfliktom

• zamknąć zebranie i pożegnać uczestników

• przesłać (jeśli tego wymaga

regulamin) osobom

udzielającym wyjaśnień oraz uczestniczącym w dyskusji ich

wypowiedzi w celu

autoryzowania

• dopilnować, aby został sporządzony protokół z zebrania (jeśli wymaga tego regulamin) i wysłany zainteresowanym osobom

• dopilnować rozliczenia finansowego

• opracować wnioski dotyczące organizacji przyszłych zebrań (na podstawie zdobytego doświadczenia)

• wydać polecenia dotyczące realizacji uchwał zebrania

• czuwać nad realizacją uchwał

Zaproszenia na zebranie są rozsyłane wraz z materiałami dwa tygodnie przed terminem zebrania; jeżeli jest to kilkudniowa konferencja, to zawiadomienia należy wysłać wcześnie.

Każde zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• kto zaprasza - w czyim imieniu wysłane jest zaproszenie, np.: prezes dyrektor, zarząd, komitet organizacyjny, stowarzyszenie, firma,

• kogo się zaprasza - podajemy imię nazwisko i tytuł służbowy osoby zapraszanej lub nazwę firmy, do której się zwracamy z prośbą o wzięcie udziału (firma wtedy deleguje kompetentna osobę),

• rodzaj zebrania - np. konferencja, sympozjum,

• temat zebrania - np. sympozjum na temat..., Konferencja Nauczycieli Informatyki, temat: Komputery w kształceniu zawodowym,

• program - szczegółowo podana tematyka lub porządek,

• czas i miejsce - gdzie odbywa się spotkanie, o której godzinie się rozpoczyna, o której się kończy, w jaki sposób można dojechać do miejsca spotkania.

Przed samym zebraniem należy sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i urządzeń, przygotować szatnię itp.

Lista obecności sporządzana jest przez sekretarkę (lub osobę obsługującą konferencję) przed spotkaniem i wykładana do podpisania przez wszystkich uczestników tuż przed rozpoczęciem obrad. Najkorzystniej sporządzić ją hierarchicznie lub alfabetycznie.

Podczas organizowania zebrań (tych wewnętrznych w firmie) do podstawowych zadań sekretarki należą:

1. Przygotowanie sali - dopilnowanie ustawienia tzw. mównicy (jeśli jest potrzebna) i stolika protokolanta (tak by miał jak najlepsza słyszalność), odpowiednie przygotowanie stołu prezydialnego (niewysokie kwiaty, karafka z wodą), przygotowanie stołów oraz miejsc siedzących (powinno być ich więcej niż spodziewanych gości), stoły można ustawić w kształcie:

• koła - podczas zebrań, w których bierze udział stosunkowo mała liczba uczestników i obradom podlegają kwestie sporne (zaletą jest dobry odbiór, bo w każdym miejscu jest jednakowa słyszalność);

• litery T - zebrania o charakterze oficjalnym z udziałem niewielkiej liczby uczestników;

• litery U - zebranie oficjalne w licznym zespole;

• dwóch liter L - podczas prezentacji wśród licznie zebranych.

2. Opracowanie i wysłanie zawiadomień wraz z materiałami niezbędnymi dla uczestników.

3. Przygotowanie sprzętu np.: rzutnika, ekranu do projekcji filmu, sprzętu video, tablicy, nagłośnienia.

4. Przygotowanie materiałów informacyjnych np. sprawozdań, katalogów.

5. Nadzór nad praca szatni i bufetu.

6. Sprawdzenie toalety i przygotowanie miejsca dla palących.

7. Współpraca z przewodniczącym zebrania na wszystkich etapach.

Konferencja prasowa - jest organizowana, gdy przedsiębiorstwo ma do zakomunikowania ważną wiadomość. Zaprasza się wtedy przedstawicieli prasy i innych środków masowego przekazu. Organizatorzy konferencji prasowej powinni:

1. Wysłać zaproszenia przedstawicielom prasy, radia i telewizji w tym samym terminie, z odpowiednim wyprzedzeniem.

2. Podać dokładną datę, czas, miejsce i temat konferencji.

3. Jako czas należy przyjąć godziny między 8 a 15, a czas trwania przewidzieć na maksymalnie godzinę.

4. Jako miejsce należy wyznaczyć krajowe lub międzynarodowe centrum prasowe lub inny powszechnie znany lokal.

5. Postawić wizytówki przed osobami, które zabiorą głos.

6. Uwzględnić w programie: wprowadzenie, właściwy komunikat, czas na zadawanie pytań.

7. Zapewnić możliwość nagrywania konferencji przez ekipy radiowe i telewizyjne, a także ułatwić działania fotografom prasowym.

8. Sporządzić listę obecności podczas trwania konferencji, co ułatwia zorientowanie się, kto brał w niej udział.

9. Przygotować teczkę prasową z ogólnymi informacjami na temat firmy - organizatora konferencji i treść wygłaszanego komunikatu.

10.Zadbać o poczęstunek (kawa, herbata, kanapki), a także o możliwość rozdania drobnych upominków (gadżetów) reklamujących firmę.

Zadania te wykonuje przeważnie pracownik zajmujący się promowaniem firmy lub dział public relations - w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.

Protokół to specyficzne sprawozdanie, które sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg zdarzeń, wykonane czynności lub stwierdzone fakty. Każdy protokół rozpoczyna się od podania jego nazwy, miejsca i daty sporządzenia. Formuła zakończenia musi się znaleźć w każdym protokole : „Na tym protokół zakończono i podpisano”.

Rodzaje protokołów:

• zdawczo – odbiorczy – sporządzany przy przekazywaniu rzeczy, wartości;

• kontroli – sporządzany po kontroli, rewizji, inspekcji;

• zdarzeń - stwierdzający fakty, zdarzenia, okoliczności;

• zebrania – sporządzany w trakcie zebrania w celu odtworzenia jego przebiegu.

Schemat budowy protokołu :

& część wstępna – tytuł i wstęp,

& część zasadnicza – przebieg zdarzenia , okoliczności towarzyszące, podjęte wnioski, uchwały,

& część końcowa – formuła o zakończeniu , podpisy – przewodniczący i protokolant.

Pytania do tematu : 1.Co to jest zebranie?

2.Kiedy sporządzamy protokoły?

3.Jakie zadania realizuje sekretariat w zakresie przygotowania zebrania?

4.Co to jest i kiedy organizuje się konferencje prasową?

Zarządzanie czasem pracy.

Właściwe wykorzystanie czasu pracy w administracji jest bardzo ważne, bo straconych godzin nie da się w żaden sposób odzyskać. Można w zarządzaniu¹¹ czasem pracy wykorzystać następujące metody :

1. Eisenhowera – ustalić zdania do realizacji wg kryterium ważności i pilności;

2. Pareto – należy przy 20 procentach zaangażowanego czasu osiągnąć 80 procent efektów w pracy,

3. Parkinsona – praca wypełnia cały czas na nią przeznaczony ( należy więc ten czas ograniczać),

4. ABC – podziału zadań na kategorie ( A- b.ważne, B – ważne, ale można zlecić je do wykonania innym, C – mniej ważne, mogą je zrobić inni).

Pracownicy, którzy efektywnie gospodarują czasem pracy, osiągają wyraźne korzyści :

& Lepiej osiągają cele zawodowe i osobiste,

& Oszczędzają czas na rzeczywiste zadania i cele ,

& Maja rozeznanie we wszystkich projektach, zadaniach, działaniach,

& Zyskują więcej wolnego czasu,

& Unikają stresu.

11 Zarządzanie obejmuje : planowanie, organizowanie, motywowanie , kierowanie , kontrolowanie

Przy planowaniu dnia pracy należy posługiwać się kalendarzami i terminarzami.

Kultura organizacyjna firmy.

Kultura organizacyjna firmy to organizacja formalna ( układ stosunków oficjalnych wynikających ze struktury organizacyjnej ) i nieformalna ( siatka osobistych i społecznych stosunków między pracownikami), które są indywidualną cechą każdej organizacji.

Na kulturę organizacyjna składają się :

1. system wartości, normy zachowań i postawy pracowników ; 2. stosunki międzyludzkie w organizacji;

3. estetyka wnętrza;

4. zwyczaje i tradycje.

Uwaga : powstawanie struktur nieformalnych może zagrażać prawidłowej realizacji procesu pracy.

Pytania do tematu :

1.Co to jest kultura organizacyjna firmy / instytucji?

2.Scharakteryzuj jedną metodę zarządzania czasem pracy.

Etyka pracownika administracji.

Normy : a) prawne - formułowane są przez organy władzy, maja charakter nakazów i zakazów, określają odpowiedzialność ludzi za ich nieprzestrzeganie ( sankcje),