2
Producent:
VULCAN sp. z o. o.
ul. Wołowska 6 51-116 Wrocław tel. 71 375 15 00
e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl www.vulcan.edu.pl
VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian.
Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.
© Copyright by VULCAN 2013 Wszelkie prawa zastrzeżone
3
Spis treści
Wstęp ... 7
Informacje ogólne ... 8
Co to jest Punkt Naboru? ... 8
Kto to jest administrator gimnazjum? ... 8
Co to jest lista preferencji kandydata? ... 9
Co to jest szkoła pierwszego wyboru?... 9
Praca z systemem ... 10
Zgłoszenie się do systemu (logowanie) ... 10
Zakończenie pracy z systemem ... 12
Konstrukcja stron systemu ... 12
Posługiwanie się menu ... 12
Modyfikacja danych konta użytkownika systemu ... 13
Dane podstawowe ... 13
Uprawnienia... 13
Zmiana hasła ... 15
Klucz SOU ... 15
Etapy prac ... 17
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów ... 17
Zasady przekazywania danych ... 18
Szyfrowanie danych ... 18
Wysyłanie danych ... 18
Błędy krytyczne i ostrzeżenia ... 21
Raporty z importu danych ... 21
4
Raport o błędach i ostrzeżeniach ... 24
Dotychczasowe wysyłki... 24
Wprowadzanie poprawek do wysłanych danych ... 25
Modyfikacja zbiorcza danych osobowych uczniów ... 28
Etap II – pobranie informacji o kontach uczniów ... 31
Konta uczniów ... 34
Etap III – weryfikacja zgłoszeń ... 35
Co to jest weryfikacja zgłoszeń i czemu służy? ... 35
Konstrukcja podania ... 35
Weryfikacja zgłoszenia... 36
Weryfikacja za pomocą kodu kreskowego ... 38
Akceptacja zgłoszenia ... 41
Etap IV – przekazywanie danych o ocenach i innych osiągnięciach uczniów ... 49
Zasady przekazywania danych... 49
Szyfrowanie danych ... 50
Wysyłanie danych ... 50
Błędy krytyczne i ostrzeżenia ... 52
Raporty z importu danych ... 52
Wprowadzanie poprawek do wysłanych danych ... 52
Modyfikacja zbiorcza osiągnięć uczniów ... 53
Etap V – Pobieranie list przyjętych, wyniki rekrutacji ... 53
Zapisywanie listy przyjętych do pliku csv ... 54
Eksport danych do programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum ... 55
Lista uczniów ... 56
Statystyki skrócone ... 56
Przeglądanie listy uczniów ... 57
Katalog uczniów ... 60
Informacje na temat kandydata ... 60
Szczegółowe informacje o kandydacie... 63
Wprowadzanie informacji o dokumentach ... 69
Przyjęcie podania ... 70
Przyjęcie kopii świadectwa ... 70
Przyjęcie oryginału świadectwa ... 70
5
Wydawanie (wycofywanie) dokumentów ... 70
Wycofanie podania – anulowanie akceptacji zgłoszenia ... 71
Anulowanie akceptacji osiągnięć ... 72
Zmiana hasła ucznia ... 73
Uprawnienia użytkowników ... 75
Podstawowe zadania administratora gimnazjum ... 77
Zarządzanie kontami innych użytkowników danego gimnazjum ... 77
Dodawanie nowego konta użytkownika gimnazjum ... 77
Nadzorowanie prac gimnazjum w całym procesie rekrutacji ... 81
Zamykanie etapów prac ... 81
Cofanie operacji... 84
Narzędzia dodatkowe ... 86
Dane osobowe ... 86
Informacje, które gimnazjum powinno przekazać swoim uczniom .... 88
Cel wykorzystania systemu ... 88
Lista preferencji ... 89
Wymagane dokumenty ... 90
Terminy ... 90
Pobieranie słowników do programów Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum ... 92
Pobieranie słowników ... 93
Podgląd słowników ... 94
Wprowadzanie i modyfikacja danych kandydata bezpośrednio w systemie ... 95
Wprowadzanie podstawowych danych o uczniu ... 95
Wprowadzanie informacji o preferencjach ucznia ... 98
Wprowadzanie osiągnięć kandydata ... 100
Olimpijczycy... 101
Oceny na świadectwie... 101
Inne zajęcia edukacyjne ... 102
Wyniki egzaminu gimnazjalnego ... 103
Osiągnięcia dodatkowe ... 103
Nabór ... 106
6
Harmonogram ... 106
Komunikaty ... 107
Pomoc ... 110
Podręcznik ... 110
Poczta wewnętrzna ... 111
Sprawdzanie, czy są nowe wiadomości ...111
Kontakt ... 112
Typowe problemy ... 113
Podanie kandydata nie jest zweryfikowane, a nie ma on możliwości zmiany danych ...113
Kandydat nie ma jeszcze zweryfikowanego świadectwa, a nie ma możliwości zmiany ocen i innych osiągnięć ...114
Jeden uczeń kilkukrotnie pojawia się na liście uczniów – konta uczniów zakładane były przez wysłanie danych przez gimnazjum...114
Jeden uczeń kilkukrotnie pojawia się na liście uczniów – uczeń samodzielnie rejestrował się w systemie...114
Wpisane poprawnie w programie Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum dane o rodzicach ucznia nie importują się do systemu ...115
Oceny ucznia są poprawnie wpisane w Sekretariacie Optivum lub Rejestrze uczniów Optivum, a nie importują się do systemu ...115
Kandydat nie może się zalogować...115
Dodatek nr 1 – zasady bezpiecznego użytkowania systemu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne... 116
Co to jest Punkt Naboru?
7
Wstęp
Nabór Szkoły ponadgimnazjalne jest systemem wspomagającym obsługę scentralizowanego procesu naboru. Zapewnia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie wszelkich informacji niezbędnych do sprawnego przepro- wadzenia rekrutacji uczniów do szkół ponadgimnazjalnych.
W centralnej bazie danych gromadzone są dane na temat szkół objętych systemem oraz otwieranych przez nie oddziałów, pełne informacje na te- mat kandydatów: ich dane osobowe, kontaktowe, preferencje w wyborze szkół i oddziałów oraz wszelkie osiągnięcia. Na podstawie wprowadzo- nych zasad rekrutacji system automatycznie wylicza kandydatom punkty, a po zakończeniu gromadzenia i weryfikacji wszystkich danych dokonuje optymalnego przydziału kandydatów do oddziałów, z uwzględnieniem uzyskanych przez nich wyników punktowych oraz ich preferencji.
Rola gimnazjum w tym procesie może być różna. Od biernego obserwato- ra, po aktywnego uczestnika wszystkich etapów, z gromadzeniem i weryfikacją dokumentów kandydatów włącznie.
System zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych in- formacji. Wszyscy użytkownicy systemu posługują się nim przy użyciu in- dywidualnych, imiennych kont, przesyłane dane są szyfrowane, a serwery chronione są specjalnymi systemami zabezpieczeń.
W proces naboru może być zaangażowanych kilka typów podmiotów: kan- dydaci, szkoły ponadgimnazjalne, władze oświatowe, a także gimnazja.
W systemie Nabór Szkoły ponadgimnazjalne każda z tych grup posiada wyodrębnioną część systemu zwaną dalej kanałem systemowym, służącą komunikacji i obsłudze właściwej grupy. Niniejszy podręcznik opisuje sposób posługiwania się wyodrębnioną częścią systemu, przeznaczoną dla gimnazjum.
8
Informacje ogólne
Co to jest Punkt Naboru?
Punktem Naboru jest wyodrębniona organizacyjnie jednostka zajmująca się gromadzeniem i weryfikacją dokumentów oraz obsługą kandydatów do jednej lub więcej szkół objętych systemem.
W sytuacji najprostszej każda szkoła ponadgimnazjalna objęta systemem jest Punktem Naboru obsługującym kandydatów do niej samej. W przy- padku zespołów szkół możemy mieć do czynienia z sytuacją, gdzie jeden Punkt Naboru powołany w zespole szkół obsługuje kandydatów do wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu (np. liceum ogólnokształ- cące, liceum profilowane i zasadnicza szkoła zawodowa).
Uwaga Bez względu na przyjętą organizację naboru (w szczególności miejsca dostarczania i weryfikowania dokumentów) pojęcie Punktu Naboru od- nosi się wyłącznie do szkół ponadgimnazjalnych.
Kto to jest administrator gimnazjum?
Administratorem gimnazjum, z punktu widzenia systemu Nabór Szkoły po- nadgimnazjalne jest jedna wyznaczona osoba spośród wszystkich obsługu- jących system w danym gimnazjum, która posiada dodatkowe obowiązki i uprawnienia w pracy z systemem. Specjalne zadania przeznaczone dla administratorów gimnazjum opisane zostały w części „Podstawowe zada- nia administratora gimnazjum”.
Co to jest lista preferencji kandydata?
9
Co to jest lista preferencji kandydata?
Lista preferencji kandydata jest to lista wszystkich oddziałów, do których chce on kandydować, uszeregowanych od oddziału, na którym zależy mu najbardziej, do oddziału, na którym zależy mu najmniej.
Szeregowanie oddziałów przez kandydata wedle kryterium istotności dla siebie zapobiega zjawisku blokowania miejsc – kandydat, któremu wyniki pozwalałyby zostać przyjętym do kilku oddziałów, zostanie umieszczony w tym z nich, który znajduje się najwyżej na jego liście preferencji.
Kolejność układania oddziałów na liście preferencji przez kandydata jest dowolna – obok siebie mogą znaleźć się oddziały z różnych szkół lub z jednej szkoły, oddziały z różnych szkół mogą się w dowolny sposób przeplatać – nie ma tu żadnych ograniczeń.
Co to jest szkoła pierwszego wyboru?
Szkoła pierwszego wyboru dla kandydata jest to szkoła otwierająca od- dział, który znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji kandydata, czyli ten, na którym kandydatowi najbardziej zależy.
W klasycznym przypadku Punkt Naboru właściwy dla szkoły pierwszego wyboru zajmuje się obsługą danego kandydata – przyjmuje, przechowuje oraz weryfikuje jego dokumenty oraz wykonuje inne czynności związane z obsługą kandydata.
W ramach lokalnych modyfikacji rola szkoły pierwszego wyboru, w szczególności w zakresie gromadzenia dokumentów i obsługi kandyda- tów może ulegać zmianom. Przed przystąpieniem do prac związanych z re- krutacją bezwzględnie należy zapoznać się z obowiązującymi procedu- rami.
10
Praca z systemem
System Nabór Szkoły ponadgimnazjalne obsługiwany jest przez użytkow- ników w całości przez Internet. Do pracy w systemie potrzeba przeglądarki internetowej spełniającej minimalne wymagania oraz aktywnego połącze- nia z Internetem. Adres internetowy stron systemu przeznaczonych dla gimnazjum został przekazany administratorowi Gimnazjum wraz z infor- macjami o jego koncie.
Dla zwiększenia komfortu pracy rekomendujemy przeglądarkę internetową Mozilla Firefox (dostępną pod adresem www.firefox.pl) lub Internet Explorer w wersji co najmniej 8.0 zaktualizowany wszystkimi dostępnymi poprawkami.
Zgłoszenie się do systemu (logowanie)
Wszystkie osoby pracujące w systemie Nabór Szkoły ponadgimnazjalne posługują się nim wykorzystując własne, indywidualne konta. Dokonywa- nie jakichkolwiek operacji możliwe jest dopiero po podaniu przez użyt- kownika poprawnych danych identyfikacyjnych.
Bezpośrednio po wejściu na strony internetowe systemu Nabór Szkoły po- nadgimnazjalne przeznaczone dla gimnazjum pojawia się strona logowania do systemu. Użytkownik proszony jest o podanie identyfikatora oraz hasła do jego konta.
Uwaga Identyfikator przydzielany jest użytkownikowi w trakcie tworzenia konta przez administratora (standardowy identyfikator ma postać imie.nazwisko), użytkownik nie może go zmienić.
Uwaga Hasło generowane jest losowo, a użytkownik powinien je zmienić przy pierwszej sesji pracy z systemem na łatwiejsze do zapamiętania i znane wyłącznie sobie.
Zgłoszenie się do systemu (logowanie)
11 Więcej na temat zmiany hasła w rozdziale „Zmiana hasła”.
Rysunek 1. Zgłoszenie się do systemu.
Uwaga System rozróżnia wielkie i małe litery. W związku z tym należy zwra- cać szczególną uwagę, czy w trakcie wpisywania identyfikatora i hasła nie jest włączony klawisz Caps-Lock.
Po poprawnym wpisaniu identyfikatora oraz hasła należy kliknąć przycisk Zaloguj. System sprawdzi poprawność wpisanych danych i, jeśli są one prawidłowe, załaduje w przeglądarce główną stronę konta użytkownika.
W przypadku podania nieprawidłowych danych, system wyświetli stosow- ną informację. Wtedy należy ponownie podjąć próbę zalogowania.
Zawsze w prawym górnym rogu ekranu system wyświetla informację o aktualnie zalogowanym użytkowniku oraz nazwę gimnazjum, którego użytkownik ten jest członkiem. Dzięki temu szybko można stwierdzić, jaki użytkownik aktualnie pracuje w systemie.
Dodatkowo przy nazwie konta oraz nazwie gimnazjum, w nawiasach kwa- dratowych, znajdują się liczby. Liczba wyświetlona przy nazwie konta oznacza systemowy numer tego konta, liczba przy nazwie gimnazjum jest systemowym numerem gimnazjum.
Uwaga Podanie systemowego numeru konta oraz systemowego numeru gimnazjum będzie konieczne w trakcie kontaktu z pomocą tech- niczną. Numery te służą bowiem do szybkiej i jednoznacznej identyfi- kacji użytkownika, przez co skracany jest czas rozwiązywania ewentu- alnego problemu.
Rysunek 2. Informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku wraz z systemowymi numerami konta oraz gimnazjum.
12
Zakończenie pracy z systemem
Zakończenie pracy z systemem (tzw. wylogowanie się) następuje po wy- braniu z menu po lewej stronie opcji Wyloguj się. System wyloguje użyt- kownika, wyświetla komunikat o wykonanej operacji po czym powraca na stronę logowania.
Uwaga Kończąc pracę z systemem lub oddalając się od komputera, bez- względnie należy się wylogować. W przypadku dłuższej przerwy w pra- cy z systemem użytkownik zostanie wylogowany automatycznie i utraci wszystkie niezapisane dane.
Konstrukcja stron systemu
Wszystkie strony internetowe służące do obsługi systemu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne skonstruowane są według podobnego schematu. Każda strona podzielona jest na dwie kolumny:
kolumna lewa stanowiąca menu systemowe – tu znajdują się odnośniki do wszystkich dostępnych w danym momencie funkcji systemu
szeroka kolumna środkowa, która jest zasadniczym obszarem roboczym systemu. Wszelkie informacje wyświetlane przez system w trakcie pracy pojawiają się w kolumnie środkowej. Tu również znajdują się podpowiedzi i instrukcje kolejnych działań
Ponad kolumnami, na górze strony znajduje się poziomy pasek tytułowy.
Posługiwanie się menu
Sposób posługiwania się menu systemu jest identyczny ze sposobem po- sługiwania się standardowymi stronami internetowymi. Wszelkie opcje systemu dostępne są w postaci odnośników (hiperłączy). Wybór opcji po- lega na jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wyróżnio- nym słowie lub słowach.
Uwaga Przy posługiwaniu się systemem nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki internetowej (Wstecz, Dalej). Wszystkie opcje służące poruszaniu się po systemie znajdują się na jego stro- nach.
Uwaga W przypadku, gdy użytkownik nie może skorzystać z danej opcji, nie jest ona w ogóle udostępniana, bądź jej wybranie powoduje wyświetle- nie komunikatu o niedostępności funkcji. Dostępność poszczególnych
Modyfikacja danych konta użytkownika systemu
13 funkcji jest zależna od uprawnień użytkownika oraz od bieżącego etapu prac.
Modyfikacja danych konta użytkownika systemu
Wszystkie narzędzia potrzebne do modyfikacji danych konta znajdują się w opcji Moje konto w menu po lewej stronie.
Formularz danych konta składa się z trzech sekcji:
moje dane
uprawnienia
zmiana hasła (zawiera opcje sprawdzenia klucza SOU) Dane podstawowe
W sekcji Moje dane znajdują się następujące dane:
numer SyK (numer systemowy)
imię, nazwisko
identyfikator
adres e-mail
telefony kontaktowe
Adres poczty elektronicznej nie może kończyć się kropką i musi zawierać znak @ (pot. małpa).
Numer telefonu stacjonarnego powinien być podany według schematu:
+48.xx.yyyyyyy, gdzie xx to numer kierunkowy miejscowości, zaś yyyyyyy to numer telefonu.
Numer telefonu komórkowego powinien być podany według schematu:
+48.xxxxxxxxx, gdzie xxxxxxxxx to numer telefonu.
Uprawnienia
Uprawnienia służą do udostępnienia użytkownikowi wybranych funkcji systemowych w zależności od powierzonych mu zadań w ramach prac związanych z procesem rekrutacji.
Sekcja poświęcona uprawnieniom ma charakter wyłącznie informacyjny.
Użytkownik nie posiada możliwości zmiany swoich uprawnień. Może jej dokonać inny użytkownik gimnazjum, posiadający co najmniej te same uprawnienia (podrozdział „Modyfikacja i usuwanie konta” w rozdziale
„Zarządzanie kontami innych użytkowników danego gimnazjum”).
14
System Nabór Szkoły ponadgimnazjalne przewiduje dla użytkowników gimnazjum następujące uprawnienia:
Weryfikacja zgłoszeń – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać weryfikacji (akceptować, odrzucać i poprawiać) zgłoszenia uczniów pochodzących z jego gimnazjum (szczególny model wdrożeniowy)
Dostęp do katalogu kandydatów – użytkownik posiadający to uprawnienie ma dostęp do danych zgromadzonych na temat uczniów pochodzących z danego gimnazjum. Uprawnienie to daje możliwość przeglądania zarówno informacji na temat kandydatury, jak i danych osobowych oraz osiągnięć. Daje ono również użytkownikowi możliwość dokonywania zmiany hasła uczniom pochodzącym z danego gimnazjum
Zamykanie etapów prac – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać zamknięcia kolejnych etapów prac w danym gimnazjum
Uwaga Dla zapewnienia spójności prac, nie zaleca się przydzielania uprawnie- nia do zamykania etapów zbyt dużej liczbie kont.
Edycja katalogu kont – użytkownik posiadający to uprawnienie może dodawać, usuwać oraz modyfikować (w tym zmieniać hasła) dane użytkowników danego gimnazjum
Uwaga Użytkownik posiadający uprawnienie dostępu do katalogu kont może zmieniać hasła innym użytkownikom, przy czym tylko tym, którzy mają mniej uprawnień niż on sam.
Cofanie operacji – użytkownik posiadający to uprawnienie może dokonywać operacji: „Anulowanie akceptacji zgłoszenia”,
„Anulowanie odrzucenia zgłoszenia” (szczególny model wdrożeniowy – gdy gimnazja dokonują weryfikacji zgłoszeń) i „Usunięcie blokady zgłoszenia”
Uwaga Uprawnienia szczególne (dostęp do katalogu kont oraz prawo do cofa- nia operacji) powinny być przydzielane roztropnie, jak najmniejszej licz- bie osób.
Dostęp do statystyk – użytkownik posiadający to uprawnienie może przeglądać szczegółowe statystyki rekrutacji dotyczące uczniów pochodzących z danego gimnazjum.
Przesyłanie danych – użytkownik posiadający to uprawnienie może przesyłać do systemu i pobierać z niego pliki zawierające dane
Modyfikacja danych konta użytkownika systemu
15 uczniów w formacie ZOU, umożliwiające import danych w programach obsługujących ten format (np.: Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum).
Zmiana hasła
Każdy użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła. Można tego do- konać w sekcji Zmiana hasła.
W stosownych polach należy podać dotychczasowe hasło oraz dwukrotnie wprowadzić nowe. Aby zapisać wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zmień hasło.
Rysunek 3. Zmiana hasła.
Uwaga Hasło powinno składać się co najmniej z 5 znaków.
System wyświetli zapytanie o potwierdzenie chęci zmiany hasła. Zawiera ono ostrzeżenie, że po zmianie hasła zmianie ulegnie również klucz.
Uwaga Po zakończeniu procesu zmiany hasła należy sprawdzić nowy klucz.
Aby kontynuować proces zmiany hasła, należy kliknąć przycisk OK.
Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie, system wyświetli informację, że hasło zostało zmienione.
Klucz SOU
Klucz SOU służy do szyfrowania danych podczas ich wymiany między systemem Nabór Szkoły ponadgimnazjalne a programami Sekretariat Optivum oraz Rejestr uczniów Optivum.
Pliki danych importowanych do systemu i eksportowanych z systemu po- wstają w wyniku zaszyfrowania kluczem szyfrującym danego użytkowni- ka. W trakcie ich eksportu z programów lokalnych i importu do programów lokalnych konieczne będzie rozkodowanie plików. Opcja rozkodowania
16
importowanych danych jest integralną funkcją wyżej wymienionych pro- gramów.
Uwaga Pliki pobrane z systemu przez danego użytkownika mogą być popraw- nie rozkodowane w programach Sekretariat Optivum i Rejestr uczniów Optivum wyłącznie kluczem szyfrującym tego samego użytkowni- ka. Próba wykorzystania przy imporcie zaszyfrowanych plików innego klucza spowoduje niemożność ich rozkodowania, przez co nie będą one mogły być odczytane.
Klucz służący szyfrowaniu danych jest to ciąg 8 znaków generowany au- tomatycznie w momencie tworzenia konta i dostarczany użytkownikowi wraz z identyfikatorem i hasłem. Możliwe jest również sprawdzenie aktu- alnej postaci klucza.
Aby tego dokonać, należy z menu po lewej stronie wybrać opcję Moje kon- to. W dolnej części wyświetlonego formularza znajduje się sekcja zatytu- łowana Zmiana hasła. W polu Aktualne hasło należy wpisać swoje bieżące hasło, a następnie kliknąć przycisk Sprawdź, znajdujący się obok pola Aktu- alny klucz.
Rysunek 4. Sprawdzanie aktualnej postaci klucza szyfrującego.
Jeżeli hasło zostało wprowadzone poprawnie, w polu Aktualny klucz wy- świetlona zostanie aktualna postać klucza.
Rysunek 5. Wyświetlanie aktualnej postaci klucza szyfrującego.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
17
Etapy prac
Proces scentralizowanego naboru prowadzony z wykorzystaniem systemu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne podzielony został na kilka etapów. Każ- demu etapowi przypisano określone czynności, do których zobowiązani są poszczególni uczestnicy przedsięwzięcia.
System zbiera i przechowuje informacje na temat aktualnego stanu realiza- cji poszczególnych etapów przez wszystkich uczestników, dzięki czemu istnieje możliwość koordynacji działań i sprawnego przebiegu naboru. Po- nadto system dostosowuje udostępnianie określonych funkcji do aktualne- go stanu realizacji etapów.
Uwaga Zamykanie kolejnych etapów prac jest bardzo ważnym elementem funkcjonowania systemu. Niezamknięcie w przewidzianym terminie da- nego etapu przez choćby jedno gimnazjum może spowodować zatrzy- manie dalszych prac we wszystkich szkołach objętych systemem!
Uwaga W ramach lokalnych modyfikacji rola gimnazjum, w szczególności w zakresie dostarczania danych, gromadzenia dokumentów i obsługi kandydatów może ulegać zmianom. W niniejszym podręczniku opisane zostały wszystkie etapy, które mogą być realizowane przez gimnazjum.
W związku z tym, przed przystąpieniem do prac związanych z rekruta- cją, bezwzględnie należy zapoznać się z obowiązującymi procedu- rami i rolą gimnazjum w procesie naboru.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
Pierwszym etapem, który może być realizowany przez gimnazjum jest przekazanie do systemu danych osobowych i teleadresowych uczniów. Da- ne te powinny zostać zgromadzone lokalnie, z wykorzystaniem programu Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum, zaszyfrowane (również przy użyciu jednego z tych programów), a następnie przesłane do systemu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne.
18
Zasady przekazywania danych
Dane uczniów przekazywane są do systemu Nabór Szkoły ponadgimna- zjalne zgromadzone w plikach. Z technicznego punktu widzenia, plik prze- syłany do systemu może zawierać dane dowolnej liczby uczniów – mogą to być dane tylko jednego ucznia, jak i wszystkich klas trzecich.
Uwaga Na różne pliki można dzielić dane różnych uczniów. Niedopuszczalne jest natomiast dzielenie między różne pliki danych jednego ucznia. In- formacje dotyczące danego kandydata muszą w całości być zgroma- dzone w jednym pliku.
Z praktycznego punktu widzenia zalecane jest, by zgromadzone dane prze- kazywać w postaci jednego pliku zbiorczego, ewentualnie kilku plików zawierających dane uczniów kolejnych oddziałów. Ułatwia to bowiem gimnazjum utrzymanie aktualności i jednolitości zgromadzonych danych.
Szyfrowanie danych
Do wymiany danych z systemem Nabór Szkoły ponadgimnazjlane służy format ZOU (zakodowany opis ucznia). Pliki ZOU powstają w wyniku za- szyfrowania danych eksportowanych z programu Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum kluczem szyfrującym danego użytkownika. Opcja szyfrowania eksportowanych danych jest integralną funkcją wyżej wymie- nionych programów.
Uwaga Pliki zaszyfrowane kluczem danego użytkownika mogą być wysłane do systemu wyłącznie przez tego samego użytkownika. Wysyłka plików zaszyfrowanych innym kluczem spowoduje niemożność ich odkodowa- nia, przez co system nie będzie w stanie ich odczytać.
Klucz służący szyfrowaniu danych jest to ciąg 8 znaków. Generowany jest on automatycznie w momencie tworzenia konta i dostarczany użytkownikowi wraz z identyfikatorem i hasłem. Możliwe jest również sprawdzenie aktualnej wartości klucza (Patrz podrozdział „Klucz SOU”
w rozdziale „Modyfikacja danych konta użytkownika systemu”).
Wysyłanie danych
Uwaga W zależności od wybranego modelu prowadzenia rekrutacji, zakres da- nych gromadzonych i przesyłanych przez gimnazja może być różny.
Przed przystąpieniem do wysyłki należy bezwzględnie zapoznać się z obowiązującymi uregulowaniami, w szczególności z minimalnym za- kresem danych, które powinny być przekazane przez gimnazjum do systemu.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
19 Po zgromadzeniu wszystkich wymaganych danych i zaszyfrowaniu sto- sownym kluczem można przystąpić do ich wysyłki.
Uwaga Przed przystąpieniem do wysyłki należy upewnić się, że wysyłane dane zostały zaszyfrowane kluczem tego samego użytkownika, który będzie dokonywał ich wysłania.
Wszystkie narzędzia potrzebne do przesłania danych do systemu znajdują się w menu po lewej stronie w opcji Wyślij dane.
Aby dokonać wysyłki danych, należy przy użyciu przycisku Przeglądaj od- naleźć zapisany na dysku plik w formacie ZOU i wskazać go. Jego nazwa pojawi się w polu znajdującym się po lewej stronie przycisku Przeglądaj.
Następnie należy kliknąć przycisk Wyślij.
Rysunek 6. Wysyłanie pliku.
System rozpocznie przyjmowanie i przetwarzanie wysyłanych danych.
Wyświetlony zostanie komunikat o bieżąco prowadzonej operacji oraz pasek postępu prac.
Rysunek 7. Przyjmowanie i przetwarzanie danych.
Uwaga W trakcie przetwarzania wysłanego pliku strona informująca o postępie prac będzie się automatycznie odświeżać (przeładowywać). Do czasu zakończenia operacji i wyświetlenia komunikatu o zakończeniu importu nie należy podejmować żadnych innych działań w systemie.
20
Po zakończeniu importu system wyświetli komunikat o wykonaniu opera- cji, ogólne podsumowanie importu oraz umożliwi pobranie raportów szczegółowych.
Rysunek 8. Podsumowanie wysyłki.
Uwaga Bezwzględnie należy zapoznać się z ogólnym raportem o wysyłce, wy- świetlanym po zakończeniu importu. Szczególną uwagę należy zwrócić na znalezione błędy krytyczne i zgłoszone ostrzeżenia.
Dane niezbędne do przekazania do systemu na etapie przekazywania da- nych osobowych uczniów:
Imię
Nazwisko
Nr PESEL
Gimnazjum (nazwa, miejscowość, rok ukończenia)
Data urodzenia
Miejsce urodzenia
Informacje uprawniające do pierwszeństwa przyjęcia do oddziałów w przypadku równej liczbie punktów tj. informacja o sieroctwie, przebywaniu w placówce opiekuńczo-wychowawczej i problemy zdrowotne ograniczające możliwość wyboru kierunku kształcenia ze względu na stan zdrowia.
Uwaga W przypadku spełniania, jednej z powyższych opcji dotyczącej pierw- szeństwa przyjęcia do oddziałów, kandydat zobowiązany jest dostar- czyć stosowne zaświadczenie.
Dane osobowe, które kandydat może uzupełnić po imporcie gimnazjum:
Nr telefon
Adres e-mail
Adres
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
21
Imię matki i ojca wraz z numerami telefonów kontaktowych
Informacje o posiadania orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego Uwaga W przypadku zaznaczenia opcji posiadania przez ucznia orzeczenia
o potrzebie kształcenia specjalnego, należy podać nr owego orzecze- nia.
Błędy krytyczne i ostrzeżenia
W trakcie przyjmowania danych system analizuje je pod kątem kompletno- ści i poprawności (np. zgodności ze słownikami). Jeżeli napotkane zostaną jakieś problemy, system ocenia je z punktu widzenia możliwości wpisania tych danych do centralnej bazy. Wśród napotykanych problemów rozróż- niane są błędy krytyczne i ostrzeżenia.
Błąd krytyczny występuje w sytuacji, gdy importowane dane są wadliwe w stopniu uniemożliwiającym ich przejęcie (np. brak numeru PESEL ucznia) lub ich przetwarzanie w systemie jest niemożliwe (np. brak daty urodzenia).
W pierwszym przypadku system nie utworzy konta uczniowi, którego dane są wadliwe. W drugim przypadku konto zostanie utworzone, ale dane ucznia są niekompletne w stopniu uniemożliwiającym dalszą rekrutację.
Uwaga Należy bezwzględnie uzupełnić brakujące dane.
Ostrzeżenie zgłaszane jest przez system w sytuacji, gdy określone dane wysyłane do systemu są merytorycznie poprawne, jednak ich występowa- nie w takiej formie bądź konfiguracji, choć możliwe, jest mało prawdopo- dobne (np. ocena z religii jako przedmiotu obowiązkowego).
Uwaga Zgłoszone ostrzeżenie nie blokuje importu danych kandydata. Służy ono jedynie zwróceniu szczególnej uwagi na określone dane.
Raporty z importu danych
Jak zostało wspomniane wcześniej, po zakończeniu importowania danych, system przygotowuje i wyświetla raporty z przebiegu wysyłki. Pierwszym z nich jest ogólne podsumowanie wysyłki przedstawione przy pomocy sta- tystyk (Rysunek 8). Podsumowanie to jest prezentowane bezpośrednio po zakończeniu przekazywania pliku i zawiera następujące informacje:
liczba znalezionych uczniów – jest to liczba uczniów, których dane znajdowały się w wysyłanym pliku
22
liczba uczniów bez błędów i ostrzeżeń – jest to liczba uczniów, których dane zostały zaimportowane do systemu są poprawne i kompletne
liczba uczniów z wykrytymi ostrzeżeniami – jest to liczba uczniów, których dane zostały zaimportowane do systemu, ale ich forma bądź konfiguracja jest mało prawdopodobna
liczba uczniów z wykrytymi błędami – jest to liczba uczniów, których dane nie zostały zaimportowane do systemu lub dane te są niekompletne w stopniu uniemożliwiającym kontynuowanie rekrutacji
Poniżej ogólnego podsumowania wysyłki znajdują się dwa przyciski, przy pomocy których użytkownik może zapoznać się ze szczegółowym, pełnym raportem z bieżącej wysyłki oraz z raportem o błędach i ostrzeżeniach.
Pełny raport o wysyłce
Aby przejrzeć pełny raport o wysyłce, należy kliknąć przycisk Zobacz pełny raport o wysyłce, znajdujący się poniżej podsumowania wysyłki (Rysunek 8) lub w stosownym wierszu tabeli dotychczasowych wysyłek (Rysunek 6). Po wybraniu tej opcji raport wyświetlony zostanie w no- wym oknie przeglądarki.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
23 Rysunek 9. Fragment pełnego raportu o wysyłce.
Pełny raport o wysyłce zawiera szczegółowe informacje o statusie przetwa- rzania wszystkich danych znajdujących się w wysyłanym pliku. Dla uła- twienia przeglądania raportu część informacji wyróżniana jest za pomocą kolorów. Znaczenie kolorów jest następujące:
kolorem zielonym oznaczono pozycje zaimportowane w pełni poprawnie
kolorem niebieskim oznaczono pozycje, w których system zgłosił ostrzeżenie
kolorem czerwonym oznaczono pozycje, w których system napotkał błędy krytyczne
kolorem czarnym oznaczono pozycje dotyczące aktualizowanego konta, w którym nie wykryto zmian
24
Wyświetlony pełny raport o wysyłce można zapisać bądź wydrukować.
Aby zapisać lub wydrukować raport, należy skorzystać z menu przeglądar- ki internetowej, wybierając odpowiednio Plik/Zapisz jako lub Plik/Drukuj.
Raport o błędach i ostrzeżeniach
Aby przejrzeć raport o błędach i ostrzeżeniach, należy kliknąć odnośnik Zobacz raport o błędach i ostrzeżeniach, znajdujący się poniżej statystyk wysyłki lub w stosownym wierszu tabeli dotychczasowych wysyłek. Po wybraniu tej opcji raport wyświetlony zostanie w nowym okienku prze- glądarki.
Rysunek 10. Raport o błędach i ostrzeżeniach.
Raport o błędach i ostrzeżeniach zawiera informacje o wszystkich błędach wykrytych w przesyłanych danych oraz o wszystkich ostrzeżeniach zgło- szonych przez system w trakcie ich importu.
Przy każdej pozycji raportu prezentowane są dane pozwalające jedno- znacznie zidentyfikować ucznia, dla którego pojawiły się błędy bądź ostrzeżenia oraz wyświetlana jest szczegółowa informacja, czego one do- tyczą.
W pierwszej kolejności prezentowane są wszystkie wykryte błędy, po nich wyświetlane są ostrzeżenia. Zasady kolorowania określonych danych są analogiczne, jak w przypadku pełnego raportu z wysyłki.
Wyświetlony raport o błędach i ostrzeżeniach można zapisać bądź wydru- kować. Aby zapisać lub wydrukować raport, należy skorzystać z menu przeglądarki internetowej, wybierając odpowiednio Plik/Zapisz jako lub Plik/Drukuj.
Dotychczasowe wysyłki
System przechowuje informacje o wszystkich wykonanych wysyłkach da- nych. Lista dotychczasowych wysyłek wyświetlana jest w sekcji Dotychcza- sowe wysyłki dostępnej poniżej formularza wskazywania pliku do wysłania.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
25 Rysunek 11. Lista dotychczasowych wysyłek.
Lista dotychczasowych wysyłek zawiera informację o dacie i godzinie przesłania danych oraz umożliwia przejrzenie bądź pobranie raportów: peł- nego raportu o wysyłce oraz raportu o błędach i ostrzeżeniach zgłoszonych w trakcie tej wysyłki. Dotychczasowe wysyłki prezentowane są użytkow- nikowi uszeregowane według daty i czasu wysyłki, od najnowszej do naj- starszej.
Aby wyświetlić wybrany raport z danej wysyłki, należy w odpowiednim wierszu tabeli kliknąć przycisk Pełny raport o wysyłce lub Raport o błędach i ostrzeżeniach. W przypadku wysyłek historycznych zasady tworzenia ra- portów oraz posługiwania się nimi są identyczne jak dla wysyłek bieżących i opisane zostały w części podręcznika dotyczącej raportów o wysyłce.
Wprowadzanie poprawek do wysłanych danych
Jeżeli dane wysłane do systemu przez gimnazjum zawierają błędy lub bra- ki, należy je poprawić. Dane w systemie Nabór Szkoły ponadgimnazjalne można poprawić na dwa sposoby:
bezpośrednio w systemie, korzystając z opcji Modyfikacja zbiorcza – opcja opisana w podrozdziale „Modyfikacja zbiorcza danych osobowych uczniów”
uzupełnić w programie lokalnym (Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum), a następnie przesłać do systemu plik z kompletem danych
Uwaga Ponownie przesyłany plik musi zawierać komplet danych, czyli za- równo poprawne dane przesłane wcześniej, jak i te poprawione bądź uzupełnione.
Uwaga System zaktualizuje dane w centralnej bazie danych do stanu zgodne- go z ostatnią wysyłką (czyli nie tylko uzupełni dane, których wcześniej nie było, ale również zmodyfikuje te przesłane wcześniej do wartości
26
znajdujących się w ostatnio przesyłanym pliku). Dlatego niezwykle ważnym elementem jest utrzymanie spójności danych gromadzonych lokalnie w gimnazjum.
Uwaga Na etapie wysyłania danych osobowych możliwe jest poprawianie da- nych wyłącznie tych kandydatów, którzy nie mają jeszcze zaakcepto- wanego podania. Należy pamiętać, że zaakceptowanie podania blo- kuje możliwość dokonywania zmian w danych osobowych i teleadresowych ucznia.
W przypadku wykrycia błędów i konieczności wprowadzenia poprawek do danych osobowych lub teleadresowych kandydata, którego podanie zostało już zweryfikowane, należy najpierw dokonać anulowania akceptacji poda- nia, a dopiero później stosować opisaną w niniejszym fragmencie podręcz- nika procedurę poprawiania danych.
Procedura ta odnosi się do wszystkich danych uczniów z wyjątkiem nume- ru PESEL. Numer PESEL jest bowiem specyficzną daną, dla której wystę- puje odrębna procedura wprowadzania poprawek.
Wprowadzanie poprawek do numeru PESEL
Jeżeli w numerze PESEL ucznia wykryto błąd, należy go poprawić w sys- temie.
Narzędzia służące do poprawienia błędu w numerze PESEL znajdują się w opcji Lista uczniów w menu po lewej stronie.
Po jej wybraniu należy kliknąć na nazwisku ucznia, którego numer PESEL wprowadzony jest błędnie. System wyświetli ekran z danymi osobowymi ucznia, pod którymi znajduje się grupa przycisków. Należy kliknąć przy- cisk Modyfikuj zgłoszenie.
Rysunek 12. Modyfikacja zgłoszenia – zmiana numeru PESEL.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
27 System wyświetli ekran Modyfikacja danych ucznia. Należy wprowadzić zmiany w numerze PESEL, a następnie kliknąć przycisk Zapisz.
Rysunek 13. Modyfikacja danych ucznia – zmiana numeru PESEL.
Następnie należy dokonać zmiany numeru PESEL w programie lokalnym (Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum).
Uwaga Niezwykle ważne jest, by numer PESEL został poprawiony zarówno w ewidencji lokalnej w gimnazjum, jak i w centralnej bazie danych.
Rozbieżność danych spowoduje bowiem, iż system nie będzie rozpo- znawał konta ucznia, a więc uzupełnianie jego danych (w szczególno-
28
ści ocen, wyników egzaminu i innych osiągnięć) w kolejnych etapach procesu rekrutacji nie będzie możliwe.
Modyfikacja zbiorcza danych osobowych uczniów
Opcja menu Modyfikacja zbiorcza stanowi nowe narzędzie do wprowadzania oraz modyfikacji danych osobowych uczniów gimnazjów.
Panel narzędzia podzielony jest na trzy sekcje:
Kryteria wyświetlania
Lista uczniów
Dodawanie nowego ucznia
Rysunek 14. Opcja Modyfikacja zbiorcza.
Etap I – przekazywanie danych osobowych uczniów
29 Kryteria wyświetlania
W sekcji Kryteria wyświetlania udostępniony został filtr wyszukiwania uczniów pojedynczo oraz po oddziałach.
Jeśli chcemy wyświetlić uczniów przyporządkowanych do konkretnego oddziału należy wybrać z listy symbol oddziału. System automatycznie wyświetli listę z danymi uczniów.
Jeśli chcemy wyświetlić uczniów nieprzyporządkowanych do żadnego z oddziałów należy na liście wskazać opcję brak wskazanego oddziału.
Poniżej filtru oddziałów znajduje się filtr wyszukiwania pojedynczego ucznia. Szukanie odbywa się według:
identyfikatora systemowego (numeru zgłoszenia)
numeru PESEL
nazwiska ucznia Lista uczniów
W tej części wyświetlane są dane uczniów wskazanych w sekcji Kryteria Wyświetlania.
Uwaga Dostępność danych w formularzach do modyfikacji pokrywa się z do- stępnością opcji Modyfikuj zgłoszenie w formularzu danych wybrane- go ucznia (zależy od stanu etapów), a także zależy od stanu weryfikacji podań kandydatów. Jeśli dane ucznia zostały zaakceptowane wówczas formularz nie będzie udostępniony w trybie edycji.
30
Rysunek 15. Przykładowa lista uczniów – Modyfikacja zbiorcza.
We wszystkich formularzach z danymi osobowymi modyfikacje każdego pola są automatycznie zapisywane po opuszczeniu tego pola (po przejściu do następnego).
Poprawne zapisanie danych w polu jest sygnalizowane zieloną ramką pola.
Czerwona ramka oznacza niezapisanie danych w polu. Niebieska ramka oznacza trwanie zapisywania (najczęściej niedostrzegalna, mogąca się po- jawić przy wolno działających łączach).
Uwaga Pola oznaczone gwiazdkami są polami obowiązkowymi.
Rysunek 16. Zapisywanie danych – Modyfikacja zbiorcza.
Etap II – pobranie informacji o kontach uczniów
31 Dodawanie nowego ucznia
Sekcja ta służy do wprowadzenia danych nowego ucznia.
Uwaga Dostępność sekcji Dodawanie nowego ucznia pokrywa się z dostęp- nością opcji Dodaj nowego ucznia w menu Uczniowie.
Aby dodać nowego ucznia do systemu należy wypełnić formularz pamięta- jąc o wprowadzeniu informacji o szczególnych uprawnieniach kandydata (tj.: np. problemy zdrowotne), następnie kliknąć przycisk Dodaj.
Uwaga Pola oznaczone gwiazdkami są polami obowiązkowymi, których wypeł- nienie jest konieczne do założenia kandydatowi konta.
Rysunek 17. Dodawanie nowego ucznia – Modyfikacja zbiorcza.
Po dodaniu ucznia za pomocą zakładki Modyfikacja Zbiorcza, zostanie mu automatycznie przypisane hasło.
Rysunek 18.Wygenerowane hasło kandydata – Modyfikacja Zbiorcza.
Etap II – pobranie informacji o kontach uczniów
Jeżeli przesyłane przez gimnazjum dane ucznia są poprawne i kompletne, wówczas w trakcie przejęcia ich przez system kandydatowi przydzielane jest indywidualne konto. Za jego pomocą będzie on mógł pracować z sys- temem.
Dla każdego konta system przydziela identyfikator (login) oraz generuje losowe hasło. Po przekazaniu kompletu danych o swoich uczniach gimna-
32
zjum zobowiązane jest do pobrania listy kont i przekazania informacji o nich swoim uczniom.
Wszystkie narzędzia potrzebne do pobrania informacji o kontach uczniów znajdują się w opcji Lista kont w menu po lewej stronie.
Po jej wybraniu system wyświetli listę wszystkich uczniów gimnazjum, których dane zostały poprawnie przesłane do systemu. Aby pobrać infor- macje o kontach uczniów, należy kliknąć przycisk Lista kont i haseł znajdu- jący się u góry formularza.
Rysunek 19. Lista uczniów gimnazjum.
Następnie należy zdecydować, czy plik z listą kont i haseł ma być zapisany na dysku, czy tylko otwarty.
Etap II – pobranie informacji o kontach uczniów
33 Rysunek 20. Pobieranie pliku zawierającego listę kont i haseł.
Po otwarciu pliku system wyświetli w nowym oknie przeglądarki interne- towej listę kont i haseł wszystkich uczniów gimnazjum.
Rysunek 21. Lista identyfikatorów i haseł uczniów gimnazjum.
34
Wygenerowana przez system lista kont i haseł ma charakter tabelaryczny.
W pierwszej kolumnie znajdują się nazwisko i imiona uczniów, druga ko- lumna to identyfikator (login) jego konta w systemie, trzecia zaś to hasło przydzielone do tego konta.
Uwaga Jeżeli wśród danych o uczniu gimnazjum przekazało również informa- cję o oddziale, do którego on uczęszcza, wówczas lista kont i haseł po- grupowana jest oddziałami. Uczniowie, dla których nie podano oddziału umieszczeni są na początku listy. W ramach oddziału uczniowie wy- świetlani są w kolejności alfabetycznej.
Zadaniem gimnazjum jest wydrukowanie niniejszej listy, pocięcie jej na paski i przekazanie każdemu uczniowi klasy trzeciej paska zawierającego informacje o jego indywidualnym koncie w systemie.
Aby wydrukować listę kont i haseł, należy w menu przeglądarki wybrać opcję Plik/Drukuj.
Uwaga Przekazując uczniom informacje o ich kontach należy zwrócić uwagę na podobieństwo na wydruku małej litery l („el”) z cyfrą 1 (jeden) oraz wielkiej litery O z cyfrą 0 („zero”). W przypadku, gdyby otrzymane hasło nie działało, należy upewnić się, że wszystkie znaki wpisywane są po- prawnie.
Konta uczniów
Podobnie jak pozostałe kategorie użytkowników (Punkty Naboru, gimna- zja, organy prowadzące, kuratorium), również kandydaci mają dostęp do systemu za pomocą wyodrębnionego dla nich kanału systemowego.
Tak samo jak pozostali użytkownicy, kandydaci w pracy z systemem po- sługują się własnymi, indywidualnie przydzielonymi kontami. Jak zostało wspomniane wcześniej, konta kandydatom pochodzącym z gimnazjów uczestniczących w pracach systemu, przydzielane są automatycznie na podstawie danych przekazanych przez macierzyste gimnazjum kandydata.
Identyfikator (login) kandydata składa się z 11 znaków – 6 liter i 5 cyfr.
Spośród sześciu liter pierwsze trzy to pierwsze trzy litery jego imienia, zaś kolejne trzy, to pierwsze trzy litery jego nazwiska. System rozróżnia wiel- kie i małe litery; do tworzenia identyfikatorów używane są wyłącznie małe litery. Pięć cyfr, jest to numer ewidencyjny kandydata w systemie. Z punk- tu widzenia szkoły (zarówno ponadgimnazjalnej, jak i gimnazjum) numer ewidencyjny jest niezwykle przydatny do szybkiej identyfikacji bądź wy- szukiwania kandydata.
Hasło do konta kandydata musi składać się co najmniej z 5 znaków. Ge- nerowane losowo hasło przydzielane w momencie tworzenia konta składa
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
35 się z 6 znaków. Powinno ono być zmienione przez kandydata w trakcie pierwszej sesji pracy z systemem na łatwiejsze do zapamiętania.
Uwaga W haśle rozróżniane są wielkie i małe litery.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
Uwaga W tradycyjnym modelu wdrożeniowym weryfikacji zgłoszeń dokonuje szkoła pierwszego wyboru, czyli szkoła ponadgimnazjalna, która otwie- ra oddział znajdujący się na pierwszym miejscu listy preferencji kandy- data. Gimnazja dokonują weryfikacji zgłoszeń tylko w przypadku szczególnych ustawień modelu wdrożeniowego.
Co to jest weryfikacja zgłoszeń i czemu służy?
Weryfikacja zgłoszeń jest to sprawdzenie otrzymanego od kandydata do- kumentu papierowego (na tym etapie podania) pod względem formalnym oraz porównanie zawartości tego dokumentu z danymi znajdującymi się w centralnej bazie danych systemu, a następnie na tej podstawie jego zaak- ceptowanie bądź odrzucenie.
Weryfikacji dokonuje się celem uwierzytelnienia danych przechowywa- nych w centralnej bazie danych. Od chwili zaakceptowania zgłoszenia za- blokowana zostaje możliwość dokonywania zmian w zgłoszeniu, dzięki czemu wprowadzone dane są wiarygodne i mogą służyć w dalszej części procesu rekrutacji.
Konstrukcja podania
Standardowe podanie generowane przez system zawiera następujące dane:
kod kreskowy podania
numer identyfikacyjny kandydata (numer ewidencyjny)
identyfikator (login) konta kandydata
data wygenerowania podania
lista preferencji
dane osobowe
adres
dane o rodzicach wraz z kontaktem do nich (opcjonalne)
informacje dodatkowe o kandydacie (np. o indywidualnym toku nauki)
oświadczenie
36
miejsce na podpisy kandydata oraz jego prawnego opiekuna
Rysunek 22. Przykładowe podanie kandydata o przyjęcie do klasy pierwszej z kodem kreskowym
Poza drukiem podania system generuje również druk potwierdzenia przyję- cia podania przez szkołę. Na druku tym szkoła przyjmująca od kandydata podanie potwierdza, że podanie to zostało złożone.
Uwaga Na wspomnianym powyżej potwierdzeniu szkoła stwierdza jedynie, że kandydat dostarczył podanie. Nie jest to tożsame ze stwierdzeniem, że podanie zostało pozytywnie rozpatrzone przez szkołę.
Weryfikacja zgłoszenia
Przed przystąpieniem do weryfikacji zgłoszenia w systemie należy doko- nać sprawdzenia dostarczonego podania pod względem formalnym.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
37 Sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym polega w szczególności na:
sprawdzeniu formy dokumentu – czy dokument jest wydrukiem pochodzącym z systemu
sprawdzeniu kompletności dokumentu – czy zawiera wszystkie strony
sprawdzeniu, czy jest on podpisany przez wymagane osoby – na podaniu powinien widnieć podpis kandydata oraz jego opiekuna prawnego
sprawdzeniu, czy dokument nie zawiera ręcznych poprawek bądź innych niejasności mogących być podstawą do kwestionowania jego wiarygodności
sprawdzeniu, czy do dokumentu dołączone zostały wszystkie wskazane na nim załączniki
System Nabór Szkoły ponadgimanzjalne umożliwia weryfikację zgłoszenia za pomocą:
kodu kreskowego
numeru zgłoszenia
numeru PESEL
nazwiska kandydata
Rysunek 23. Weryfikacja zgłoszeń.
38
Weryfikacja za pomocą kodu kreskowego
Na podstawie danych zgromadzonych na podaniu system wylicza kod kon- trolny i drukuje go w postaci kodu kreskowego. Kod kreskowy można sczytać z podania za pomocą czytnika lub przepisać bezpośrednio z poda- nia w pole Kod kreskowy.
Rysunek 24. Weryfikacja zgłoszeń – kod kreskowy.
Aby zweryfikować podanie przy pomocy czytnika należy kursor myszki ustawić w polu Kod kreskowy, następnie sczytać kod kreskowy czytnikiem.
Jeśli czytnik został skonfigurowany tak, aby po sczytaniu kodu automatycznie wcisnąć klawisz Enter, system automatycznie wywaoła przycisk Weryfikuj i wyświetli zgłoszenie kandydata. Jeśli nie został odpowiednio skonfigurowany, to po sczytaniu kodu kreskowego należy kliknąć przycisk Weryfikuj.
Uwaga Wyświetlenie zgłoszenia do weryfikacji powoduje zablokowanie kan- dydatowi możliwości modyfikacji danych. W związku z tym nie należy pozostawiać wyświetlonego zgłoszenia bez podejmowania operacji na nim.
Jeśli kod kontrolny z podania jest zgodny z kodem zapisanym w systemie, wówczas system na zgłoszeniu kandydata wyświetli informację.
Rysunek 25. Komunikat potwierdzający poprawność kodu kreskowego.
Jeśli kod kontrolny z podania nie będzie zgodny z kodem zapisanym w systemie, wówczas system na zgłoszeniu kandydata wyświetli infor- mację.
Rysunek 26. Komunikat informujący o niepoprawności kodu kreskowego.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
39 Uwaga W sytuacji, gdy kod kontrolny z podania nie jest zgodny z kodem zapi-
sanym w systemie należy dokonać ręcznej weryfikacji podania.
Weryfikacja polega na porównaniu zawartości dokumentu z danymi wy- świetlanymi na ekranie.
Uwaga W trakcie weryfikacji należy zwrócić szczególną uwagę na listę prefe- rencji. Jest ona bowiem kluczowym elementem z punktu widzenia kan- dydata, zaś podobne opisy różnych oddziałów mogą zwiększać praw- dopodobieństwo popełnienia błędu.
Weryfikacja pozostałymi kryteriami
Aby wyszukać jednocześnie kilka zgłoszeń, należy wyszukiwane dane wpisać kolejno, oddzielając je przecinkami.
Wybrane zgłoszenia można wyświetlić na dwa sposoby:
pojedynczo (klikając przycisk Wyświetl pojedynczo) – na ekranie od razu pojawia się treść zgłoszenia do weryfikacji
w formie listy (klikając przycisk Wyświetl jako listę) – na ekranie pojawia się lista nazwisk, z której należy wybrać zgłoszenie do weryfikacji
Rysunek 27. Weryfikacja zgłoszeń – wyszukiwanie zgłoszenia.
W przypadku wyświetlenia listy zgłoszeń należy kliknąć na żądane nazwi- sko kandydata.
40
Rysunek 28. Wyświetlanie zgłoszeń w postaci listy.
System wyświetli zgłoszenie kandydata.
Uwaga Wyświetlenie zgłoszenia do weryfikacji powoduje zablokowanie kandy- datowi możliwości modyfikacji danych. W związku z tym nie należy po- zostawiać wyświetlonego zgłoszenia bez podejmowania operacji na nim.
Weryfikacja polega na porównaniu zawartości dokumentu z danymi wy- świetlanymi na ekranie.
Uwaga W trakcie weryfikacji należy zwrócić szczególną uwagę na listę prefe- rencji. Jest ona bowiem kluczowym elementem z punktu widzenia kan- dydata, zaś podobne opisy różnych oddziałów mogą zwiększać praw- dopodobieństwo popełnienia błędu.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
41 Rysunek 29. Weryfikowanie zgłoszenia.
Akceptacja zgłoszenia
Jeżeli dane zawarte na dokumencie w całości zgadzają się z danymi wy- świetlanymi na ekranie, podanie kandydata należy zaakceptować. Akcepta- cji podania można dokonać na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest dwukrotne sczytanie z podania kodu kreskowego, co oznacza akceptację danego zgłoszenia oraz potwierdzenie chęci akceptacji.
42
Rysunek 30. Akceptacja zgłoszenia za pomocą kodu.
Akceptacji zgłoszenia można dokonać również ręcznie klikając bezpośred- nio w systemie przycisk Zaakceptuj. System poprosi o potwierdzenie chęci zaakceptowania zgłoszenia.
Aby potwierdzić chęć akceptacji zgłoszenia, należy kliknąć przycisk OK.
Aby zaniechać akceptowania zgłoszenia, należy kliknąć przycisk Anuluj.
Uwaga W przypadku akceptowania podania podawanie powodu jego akcepta- cji jest opcjonalne.
Skutki zaakceptowania zgłoszenia są następujące:
dane zaakceptowane przez szkołę zostają uznane w systemie za wiarygodne, kandydat może brać udział w dalszej części procesu rekrutacji
kandydat na swoich stronach systemu otrzymuje informację, że jego zgłoszenie zostało przyjęte i zaakceptowane przez szkołę
kandydat traci możliwość modyfikacji danych zawartych w podaniu, w szczególności listy preferencji
zgłoszenie kandydata nie jest już dostępne w Weryfikacji zgłoszeń
na listach chętnych do oddziałów kandydat oznaczany jest jako osoba, której zgłoszenie zostało zaakceptowane
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
43 Poprawianie zgłoszenia
Jeżeli wykryto niezgodność danych prezentowanych na ekranie z dokumentami, osoba weryfikująca zgłoszenie w gimnazjum może po- prawić formularz zgłoszenia kandydata.
Uwaga Użytkownik gimnazjum powinien poprawić zgłoszenie kandydata tylko w sytuacji, gdy kandydat nie może tego dokonać.
Aby zmodyfikować wpisane dane, należy kliknąć przycisk Popraw znajdu- jący się w dolnej części tej sekcji formularza weryfikacji zgłoszenia.
System wyświetli zapytanie o chęć wprowadzania poprawek do formularza zgłoszenia kandydata, którą należy potwierdzić klikając przycisk OK.
Następnie pojawi się formularz zgłoszenia kandydata, składający się z dwóch kroków, w formie umożliwiającej modyfikowanie wprowadzo- nych danych. W pierwszym kroku możliwa jest modyfikacja danych oso- bowych kandydata. W drugim kroku, do którego przechodzi się po kliknię- ciu przycisku Dalej, możliwa jest modyfikacja preferowanych przez kandydata języków obcych, szkół i oddziałów.
Modyfikacja zgłoszenia – dane kandydata
Szczególną uwagę w tym kroku należy zwrócić na opcje związane z pierw- szeństwem przyjęcia w przypadku równej liczby punktów. Niepoprawne zaznaczenie tych opcji niesie ze sobą konsekwencje w dalszej części proce- su rekrutacji.
Uwaga W przypadku uczniów posiadających potrzebę kształcenia specjalnego należy zaznaczyć odpowiednią opcję oraz wpisać w formularz numer dokumentu orzekającego.
Aby zapisać wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz. Klik- nięcie przycisku Dalej spowoduje wyświetlenie następnego kroku modyfi- kacji zgłoszenia.
Modyfikacja zgłoszenia – preferencje kandydata
Modyfikacja preferencji kandydata składa się z czterech sekcji:
Preferowane języki obce
Preferowane szkoły
Preferowane oddziały
Opcje
44
Preferowane języki obce
Modyfikacja preferowanych języków obcych obejmuje trzy opcje:
przesuwanie preferencji na liście – jeżeli kolejność języków na liście preferencji jest nieprawidłowa, należy je uporządkować przesuwając w górę lub w dół za pomocą przycisków
usuwanie preferencji z listy – jeżeli na liście preferencji znajduje się niepożądany język, należy go usunąć za pomocą przycisku
dodawanie preferencji do listy – jeżeli na liście preferencji brakuje pożądanego języka, należy wybrać jego nazwę oraz poziom nauczania z rozwijanych list i kliknąć przycisk Dodaj
Rysunek 31. Modyfikacja zgłoszenia – preferowane języki obce.
Preferowane szkoły
Modyfikacja preferowanych szkół obejmuje dwie opcje:
usuwanie preferencji z listy – jeżeli na liście preferencji znajduje się niepożądana szkoła, należy ją usunąć za pomocą przycisku
Uwaga Usunięcie szkoły z listy preferowanych szkół spowoduje usunięcie wszystkich otwieranych przez tę szkołę oddziałów z listy preferowanych oddziałów.
dodawanie preferencji do listy – jeżeli na liście preferencji brakuje pożądanej szkoły, należy wybrać jej nazwę z rozwijanej listy – żądana szkoła zostanie automatycznie dodana do listy preferowanych szkół Uwaga Kolejność wyboru szkół nie ma znaczenia. Zgodnie z obowiązują-
cym prawem można wybrać maksymalnie 3 szkoły.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
45 Rysunek 32. Modyfikacja zgłoszenia – preferowane szkoły.
Preferowane oddziały
Modyfikacja preferowanych oddziałów obejmuje trzy opcje:
przesuwanie preferencji na liście – jeżeli kolejność oddziałów na liście preferencji jest nieprawidłowa, należy je uporządkować przesuwając w górę lub w dół za pomocą przycisków
usuwanie preferencji z listy – jeżeli na liście preferencji znajduje się niepożądany oddział, należy go usunąć za pomocą przycisku
dodawanie preferencji do listy – jeżeli na liście preferencji brakuje pożądanego oddziału, należy wybrać jego nazwę z rozwijanej listy – żądany oddział zostanie automatycznie dodany do listy preferencji
46
Rysunek 33. Modyfikacja zgłoszenia – preferowane oddziały.
Opcje
W końcowej części formularza modyfikacji znajdują się następujące opcje:
Formularz aplikacyjny w HTML – wybór tej opcji powoduje wyświetlenie formularza aplikacyjnego w formacie HTML
Formularz aplikacyjny w PDF – wybór tej opcji powoduje wyświetlenie formularza aplikacyjnego w formacie PDF
Wstecz – wybór tej opcji powoduje powrót do poprzedniego kroku
Anuluj i Zakończ– wybór tej opcji powoduje powrót do ekranu weryfikacji zgłoszenia
Rysunek 34. Opcje.
Uwaga Jeżeli gimnazjum wprowadzi jakiekolwiek zmiany do formularza osią- gnięć, kandydat, któremu zmiany te wprowadzono, jest informowany o tym fakcie na swoim koncie w systemie.
Etap III – weryfikacja zgłoszeń
47 Uwaga Poprawianie zgłoszenia możliwe jest jedynie do momentu jego zaak-
ceptowania.
Odrzucenie zgłoszenia
Jeżeli występuje rozbieżność między danymi zawartymi w dostarczonym przez kandydata dokumencie a danymi wyświetlanymi na ekranie bądź przyjęto od kandydata dokument niekompletny lub niepoprawny formalnie, należy podanie odrzucić.
Uwaga Istnieje możliwość wprowadzenia drobnej korekty danych kandydata, nieposiadających bezpośredniego związku z przebiegiem rekrutacji, np.: literówek. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk ‘Popraw’
w zgłoszeniu kandydata. Zostanie wyświetlony formularz, w którym można wprowadzić niezbędne zmiany.
Uwaga W przypadku, gdy dane zawierają jakiekolwiek nieścisłości lub błędy, które mogą mieć wpływ na przebieg rekrutacji, należy odrzucić zgło- szenie kandydata. Zostanie on o tym poinformowany po zalogowaniu się do systemu i będzie miał możliwość poprawienia błędów. Użytkow- nik dokonujący weryfikacji zgłoszeń nie powinien poprawiać tego typu błędów, jeśli nie posiada wystarczających informacji do ustalenia po- prawnych danych.
Uwaga Gdy lista preferencji na wydrukowanym zgłoszeniu różni się od listy wyświetlanej w systemie, należy je odrzucić. Dostosowanie listy w sys- temie do dostarczonego przez kandydata wydrukowanego formularza przy użyciu przycisku ‘Popraw’ może prowadzić do nieporozumień i za- blokowania kandydatowi możliwości zmiany decyzji. Należy skontakto- wać się z takim uczniem i wyjaśnić rozbieżności.
Aby odrzucić zgłoszenie, należy w zwięzły i zrozumiały sposób wpisać powód odrzucenia zgłoszenia. Do wpisania powodu odrzucenia służy ob- szar w dolnej części formularza weryfikacji zgłoszenia.
Uwaga Przy odrzucaniu zgłoszenia podanie powodu jest obligatoryjne. System nie pozwoli odrzucić zgłoszenia, dla którego nie podano powodu jego odrzucenia.
Następnie należy kliknąć przycisk Odrzuć. System wyświetli zapytanie o chęć odrzucenia zgłoszenia, którą należy potwierdzić.
Rysunek 35. Przykładowy powód odrzucenia zgłoszenia.
48
W górnej części formularza wyświetlona zostanie informacja o odrzuceniu zgłoszenia.
Rysunek 36. Informacja o odrzuceniu zgłoszenia.
Skutki odrzucenia zgłoszenia są następujące:
dane zgromadzone w systemie nie są uznawane za wiarygodne; do czasu zaakceptowania zgłoszenia kandydat nie może brać udziału w dalszej części procesu rekrutacji
kandydat otrzymuje na swoich stronach systemu informację, że jego zgłoszenie zostało odrzucone i jest proszony o kontakt ze szkołą w celu wyjaśnienia sytuacji
kandydat odzyskuje możliwość modyfikacji danych
zgłoszenie kandydata jest nadal dostępne w opcji Weryfikacja zgłoszeń
na listach chętnych do oddziału kandydat oznaczany jest, jako osoba, której zgłoszenie zostało odrzucone
Pozostawienie zgłoszenia bez zmian
Aby pozostawić zgłoszenie bez zmian po jego wyświetleniu, należy klik- nąć Zakończ.
Uwaga Wyświetlenie zgłoszenia do weryfikacji powoduje zablokowanie kandy- datowi możliwości modyfikacji danych. Jeżeli nie zamierzamy dokony- wać na wybranym zgłoszeniu żadnych operacji, należy bezwzględnie kliknąć przycisk ‘Zakończ’, celem odblokowania zgłoszenia.
Uwaga Jeżeli zgłoszenie zostało zablokowane, użytkownik gimnazjum po- siada możliwość usunięcia tej blokady. Aby tego dokonać, należy wy- brać z menu po lewej stronie opcję ‘Lista kont’, następnie dokonać wy- boru kandydata, którego zgłoszenie ma być odblokowane i w sekcji Opcje wskazać operację „usunięcie blokady zgłoszenia” oraz kliknąć przycisk Wykonaj.
Etap IV – przekazywanie danych o ocenach i innych osiągnięciach uczniów
49 Uwaga Po zweryfikowaniu przez gimnazjum wszystkich dostarczonych do nie-
go zgłoszeń (podań), należy zamknąć etap weryfikacji zgłoszeń. Za- mykanie etapów zostało opisane w części dotyczącej obowiązków ad- ministratora gimnazjum.
Etap IV – przekazywanie danych o ocenach i innych osiągnięciach uczniów
Podobnie, jak dane osobowe i teleadresowe, również oceny, wyniki egza- minu gimnazjalnego oraz inne osiągnięcia uczniów mogą być przekazywa- ne do systemu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne przez gimnazja. Ogólne za- sady i sposób gromadzenia i przekazywania tych danych są analogiczne, jak danych osobowych.
Dane te powinny zostać zgromadzone lokalnie, z wykorzystaniem progra- mu Sekretariat Optivum lub Rejestr uczniów Optivum, zaszyfrowane (rów- nież przy użyciu jednego z tych programów), a następnie przesłane do sys- temu Nabór Szkoły ponadgimnazjalne.
Zasady przekazywania danych
W przypadku przesyłania do systemu danych o ocenach, wynikach egza- minu gimnazjalnego oraz innych osiągnięciach uczniów obowiązują te sa- me zasady, które obowiązywały w trakcie przekazywania danych osobo- wych i teleadresowych.
Dane uczniów przekazywane są do systemu Nabór Szkoły ponadgimna- zjalne zgromadzone w plikach. Z technicznego punktu widzenia, plik prze- syłany do systemu może zawierać dane dowolnej liczby uczniów – mogą to być dane tylko jednego ucznia, jak i wszystkich klas trzecich.
Uwaga Na różne pliki można dzielić dane różnych uczniów. Niedopuszczalne jest natomiast dzielenie między różne pliki danych jednego ucznia. In- formacje dotyczące danego kandydata muszą w całości być zgroma- dzone w jednym pliku.
Z praktycznego punktu widzenia zalecane jest, by zgromadzone dane prze- kazywać w postaci jednego pliku zbiorczego, ewentualnie kilku plików zawierających dane uczniów kolejnych oddziałów. Ułatwia to bowiem gimnazjum utrzymanie aktualności i spójności zgromadzonych danych.
Najlepiej, jeśli plik zawierający zgromadzone wcześniej dane osobowe zo- staje uzupełniony o oceny i osiągnięcia.
Uwaga Na etapie wysyłania osiągnięć system importuje wyłącznie dane o oce- nach, wynikach egzaminu gimnazjalnego i inne osiągnięcia. Nie można
