1
REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ NA DOSTAWY, USŁUGI I ROBOTY BUDOWLANE O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI
KWOTY 30 000 EURO NETTO W STAROSTWIE POWIATOWYM W JAWORZE
§ 1
1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie będzie mowa o:
1) zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienie , którego przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
2) dostawie, usłudze , robocie budowlanej - należy przez to rozumieć dostawę, usługę, robotę budowlana zgodnie z art.2 ustawy Pzp.
3) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Starostę Jaworskiego, 4) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin,
5) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych;
6) pracowniku odpowiedzialnym za realizację danego zamówienia – należy rozumieć Naczelnika Wydziału, właściwego ze względu na przedmiot zamówienia.
§ 2
1. Podstawę udzielania zamówień i dokonywania określonego rodzaju wydatków
stanowi plan finansowy Zamawiającego, na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalenia wartości zamówienia.
2. Przy określaniu wymagań Zamawiającego należy brać pod uwagę, że wydatkowanie środków publicznych musi odbywać się w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
§ 3
1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 30 000 euro mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem, z pominięciem rygorów określonych w przepisach ustawy w tym szczególnie poszczególnych trybów wymienionych w ustawie.
2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o Finansach publicznych.
2
§ 4
1. W celu określenia procedur udzielania zamówień przyjmuje się następujący układ ramowy:
1) zamówienia o wartości poniżej 2 200 euro netto,
2) zamówienia o wartości od 2 201 euro netto do 4 500 euro netto, 3) zamówienia o wartości od 4 501 euro netto do 30 000 euro netto.
2. Procedury określonej w niniejszym regulaminie nie stosuje się w przypadku zamówień, o których mowa w ust.1 pkt. 1.
§ 5
1. Procedura udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro rozpoczyna się od złożenia wniosku o udzielenie zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia.
2. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia, każdorazowo występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia do kierownika zamawiającego, zgodnie z wzorem
określonym w załączniku nr 1 do regulaminu.
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, musi zawierać:
1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
2) wartość przedmiotu zamówienia oszacowanej na podstawie cen rynkowych,
3) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych PLN na równowartość wyrażoną w euro w oparciu o kurs określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów
4) osobę, która dokonała ustalenia wartości zamówienia
4. W przypadku zamówień na roboty budowlane podstawę oszacowania wartości zamówienia stanowi aktualny kosztorys inwestorski lub szacunkowa wycena robót dokonana np. po konsultacji z kosztorysantem.
5. Kierownik zamawiającego podejmuje decyzję o wyrażeniu / nie wyrażeniu / zgody na realizację danego zamówienia.
6. W przypadku nie wyrażenia zgody przez kierownika zamawiającego następuje zaniechanie realizacji zamówienia.
7. Po akceptacji przez kierownika zamawiającego przyjęcia do realizacji danego zamówienia pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przystępuje do czynności udzielenia zamówienia zgodnie z procedurą określoną w § 6 niniejszego regulaminu.
§ 6
1. Pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia zobowiązany jest do dopilnowania odpowiednio wcześniejszego terminu zgłoszenia zamówienia, tak aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Obowiązkiem pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne oraz przejrzyste przygotowanie i przeprowadzenie procedury.
3. Zamawiający:
3
1) dla zamówień o wartości określonej w § 4 ust. 1 pkt 2 przeprowadza rozeznanie cenowe z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż trzy. Po zaakceptowaniu wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 2 przez Kierownika Zamawiającego, pracownik odpowiedzialny przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu wyłonienie wykonawcy spełniającego wymagania Zamawiającego opisane w przedmiotowym wniosku, tj.: zwraca się telefonicznie, e-mailowo, faxem lub osobiście do wykonawców o dostarczenie lub przesłanie ofert, informacji handlowych lub faktur proforma.
2) dla zamówień o wartości określonej w § 4 ust.1 pkt 3 przeprowadza pisemnie, faxem, e-mailem, bądź przez umieszczenie na stronie BIP zaproszenia do składania ofert takiej liczbywykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, co najmniej trzech. Wraz z zaproszeniem do składania ofert przekazywany jest : formularz ofertowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
4.W przypadku równoczesnego rozesłania zaproszeń do wybranych Wykonawców i umieszczenia na stronach BIP zaproszenia do składani ofert, przy wpłynięciu ofert od Wykonawców innych niż Wykonawcy, do których rozesłano zaproszenia indywidualne, rozpatrywane są wszystkie oferty.
5. Do postępowań o których mowa w § 6 ust.3 pkt 2 powołuje się komisję. W skład komisji wchodzi co namniej 3 osoby.
§ 7
1. Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
2. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań opisanych we wniosku o udzielenie zamówienia.
3. Zamawiający dla zamówień, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 2 udziela zamówienia poprzez podpisanie umowy z wybranym Wykonawcą.
§ 8
1. Zasady określone w § 6 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest możliwe, w szczególności z następujących powodów:
a. zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,
b. przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy,
c. zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
d. przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą i artystyczną,
4
e. występują inne przyczyny ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca.
2. W przypadku zaistnienia powodów określonych w ust. 1 , zamawiający sporządza jedynie notatkę służbową ( załącznik nr 6).
3. Każda komórka organizacyjna dokonująca zamówień na podstawie niniejszego Regulaminu obowiązana jest zarejestrować zamówienie w rejestrze wydatków do 30 000 euro, prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich (załącznik nr 7).
4. Rejestr otrzymuje numer z jednolitego rzeczowego wykazu akt 2600.
5. Po zakończeniu postępowania dokumentację należy przekazać do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich , pracownikowi prowadzącemu rejestr, o którym mowa w ust.10
§ 9
1.Do końca danego roku każdy wydział zobowiązany jest złożyć w wydziale OSO plan zamówień na kolejny rok.
2. Na podstawie złożonych planów pracownik odpowiedzialny za prowadzenie zamówień o wartości nie przekraczającej 30 000 euro sporządza plan zamówień na kolejny rok dla Starostwa Powiatowego w Jaworze.
§ 10
Podstawą rozliczenia zamówień o wartości nie przekraczającej wartości 30 000 euro jest faktura
opisana przez pracownika i podpisana pod względem merytorycznym przez naczelnika wydziału, na potrzeby którego dokonano zakupu.
§ 11
Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych określony w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
§ 12
W przypadku środków finansowych pozyskanych z zewnątrz w ramach określonych projektów, postanowienia niniejszego regulaminu nie mają zastosowania, jeżeli wytyczne danego projektu określają sposób wydatkowania tych środków.
§ 13
Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią załączniki:
Załącznik nr 1 Wniosek
Załącznik nr 2 Protokół rozeznanie cenowe Załącznik nr 3 Zaproszenie do składania
5
Załącznik nr 4 Formularz ofertowy
Załącznik nr 5 Protokół z komisyjnego rozeznania ofertowego rynku Załącznik nr 6 Notatka służbowa
Załącznik nr 7 Rejestr udzielanych zamówień
6
Załącznik nr 1 do Regulaminu
Znak sprawy...
WNIOSEK
o wyrażenie zgody na dokonanie zamówienia publicznego
zamówienia o wartości od 2 201 euro netto do 4 500 euro netto *
zamówienia o wartości od 4 501 euro netto do 30 000 euro netto*
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
……….
……….
……….
2. Wartość zamówienia ustalono na kwotę ……….PLN, co stanowi ………..……….EURO – zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów.
3. Osoba/osoby* dokonująca ustalenia wartości zamówienia:
...
4. Osoby odpowiedzialne za realizacją zamówienia:
1) ...
6. Źródło finansowania: dział - ……….……….….., rozdział ……….….
……….………….…..
podpis pracownika odpowiedzialnego za złożenie wniosku
………..
Skarbnik Powiatu
Wyrażam zgodę / Nie wyrażam zgody* na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
………..……….……….
Podpis kierownika zamawiającego
(*)niepotrzebne skreślić
7
Załącznik nr 2 do Regulaminu
………..
(pieczęć zamawiającego)
Znak sprawy...
PROTOKÓŁ ROZEZNANIE CENOWE
1. W celu zamówienia:
……….
……….
przeprowadzono rozpoznanie cenowe
Wartość zamówienia ustalono na kwotę ……….PLN, co stanowi ………..……….EURO – zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów.
Imię i nazwisko osoby, która ustaliła wartość zamówienia ...
2. Dla zamówień o wartości do od 2201 do 4 500 euro netto, w dniu ...r. w wyniku rozeznania rynku poproszono o nadesłanie ……… niżej wymienionych wykonawców.
Oferty stanowią integralną część niniejszej dokumentacji
3. Przedstawiono poniższe
Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Cena Uwagi
1
4. Informacja o spełnieniu przez wykonawcę warunków wymaganych w rozpoznaniu
Cenowym ………
5. Wybrano ofertę nr ………. Firmy ………. jako najkorzystniejszą,
………
podpis pracownika odpowiedzialnego
Zatwierdzam wybór
……….
Data i podpis kierownika zamawiającego
8
Załącznik nr 3 do Regulaminu
………
miejscowość, data ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Nazwa przedmiotu zamówienia:……….
1.Zamawiający:……….., ul. Wrocławska 26; 59-400 Jawor, NIP: 695-135-14-75, REGON: 390681124
zaprasza do złożenia oferty handlowej na :
2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia………
3. Opis sposobu obliczenia ceny: ………..
4. Sposób płatności:………..
5. Termin i miejsce wykonania zamówienia:……….
6. Określenie miejsca, sposobu i terminu składania ofert:
1) Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w Starostwie Powiatowym w Jaworze, ul. Wrocławska 26, 59 – 400 Jawor, w pokoju nr 108, I piętro (Biuro Obsługi Klienta) do dnia ……….
do godziny ……….
2) Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie zostaną zwrócone Wykonawcom niezwłocznie, bez otwierania
3) Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej nieprzejrzystej kopercie (opakowaniu).
Nieprzejrzysta koperta (opakowanie) powinno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy, zaadresowane na Zamawiającego oraz opisane:
Nazwa, adres Wykonawcy
………
ul. Wrocławska 26 59 – 400 Jawor
……….
nazwa zadania
Nie otwierać przed dniem ………..., godz. ……….
9
7. Rodzaje i opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty: ………
8. Osoba/y do kontaktów:………
9. Zamówienie zostanie przeprowadzone w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).
Art. 4 ust 8: „Ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro”.
……….
Podpis Kierownika Zamawiającego
10
Załącznik nr 4 do Regulaminu
………
miejscowość, data
FORMULARZ OFERTOWY
1. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO
………, ul. Wrocławska 26, 59-400 Jawor
2.
Nazwa przedmiotu zamówienia:………
3. Wymagania związane z wykonaniem: Zgodnie z treścią ogłoszenia.
4. Tryb postępowania: ………..
5. Nazwa i adres WYKONAWCY ………
…….……….……….
NIP……….……….… tel. ………..…….….. fax. ……….……...
e-mail……….………….
6. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Lp. Przedmiot Wartość
netto
Podatek VAT
Kwota brutto
1 2 3 4 5 (3+4)
1. zł zł zł
RAZEM zł zł zł
Całkowitą cenę netto za całość zamówienia: ………..……… zł.
słownie netto: ……….……….……… zł.
Całkowitą cenę brutto za całość zamówienia: …………...………….... zł.
słownie brutto: ……….……… zł.
podatek VAT:………. zł.
7. Deklaruję ponadto:
a) warunki płatności:
………
dni od daty dostarczenia do zamawiającego faktury.b) jednocześnie deklaruję, że zdobyliśmy wszelkie informacje, konieczne do przygotowania niniejszej oferty i wykonania zamówienia, oraz że wyceniliśmy wszystkie niezbędne prace do prawidłowego wykonania zamówienia.
c
)………
8. Oświadczam, że:
11
- zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń w razie wybrania naszej oferty, zobowiązujemy się do realizacji zamówienia na warunkach określonych w ogłoszeniu;
- posiadam uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, zgodnie z przedmiotem zamówienia jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
………
Podpis i pieczęć wykonawcy
12
Załącznik nr 5 do Regulaminu
Znak sprawy...
PROTOKÓŁ
Z KOMISYJNEGO ROZEZNANIA OFERTOWEGO RYNKU
Z posiedzenia komisji powołanej do przygotowania i przeprowadzenia rozeznania cenowego rynku na :
……….
……….
1. Wartość zamówienia ustalono na kwotę ……….PLN, co stanowi ………..……….EURO – zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów.
2.Imię i nazwisko osoby, która ustaliła wartość zamówienia ...
3.W dniu ……… Komisja przetargowa w składzie:
1).………
2).………
3).………
4.Dokonała otwarcia ofert złożonych w terminie do………….. do godz,. ……….
Przewodniczący komisji :
1) poinformował komisję, iż w odpowiedzi na zaproszenie do złożenia ofert, w wyznaczonym terminie tj. do ………do godz,. ………….. wpłynęły ………. oferty oznaczone od nr….... do nr ………
3) oferty zostały złożone zgodnie z wymogami zawartymi w zaproszeniu i nie doszło do ich przedwczesnego otwarcia.
5. Zestawienie złożonych ofert
Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Cena Uwagi
1
6. Informacja o spełnieniu przez wykonawcę warunków wymaganych w rozpoznaniu
cenowym………
7. Po dokonaniu oceny ofert Komisja wybrała jako ofertę najkorzystniejszą ofertę nr ………. Firmy
………. . Oferta zawierała najniższą cenę i w przyjętych przez Zamawiającego kryteriach oceny uzyskała łącznie najwyższą liczbę punktów
………
podpis pracownika odpowiedzialnego
……….
Zatwierdzam wybór
13
data i podpis kierownika zamawiającego
Załącznik nr 6 do Regulaminu ...
wnioskodawca/nazwa komórki organizacyjnej
Znak sprawy...
NOTATKA SŁUŻBOWA
Na podstawie § 5 Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro netto w Starostwie Powiatowym w Jaworze, w związku z zaistnieniem okoliczności, o których mowa w § 8 w/w Regulaminu , niemożliwe jest przeprowadzenie postępowania udzielenia zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w tym paragrafie, ponieważ ……….
………
………..
……….………….….. ………..………..
Skarbnik Powiatu podpis pracownika odpowiedzialnego za dokonanie zamówienia
………..……….……….
Akceptacja
Podpis kierownika zamawiającego
