Komisja Przetargowa
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.
03-728 Warszawa ul. Targowa 25
DZK/2511-12/4-764/2020/2021 w przetargu nr 764/DZK/2020 (wszyscy)
ODPOWIEDZI NA PYTANIA (4)
Do postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pod numerem sprawy 764/DZK/2020:
W imieniu Komisji Przetargowej udzielam odpowiedzi na pyt., które wpłynęły do ww. przetargu nieograniczonego:
Lp. PYTANIA i ODPOWIEDZI
1. Proszę o doprecyzowanie „Grafika dynamiczna wyświetlana na fasadzie budynku”. Wyświetlanie gobo, projekcja filmu, jak duży obszar elewacji miałby być oświetlony?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje wyświetlenia grafiki o wymiarze 3x3 m w dwóch miejscach budynku (więcej informacji w odpowiedzi nr 10 poniżej).
2. Strefy z założenia są przeznaczone dla osób 18+ , a co z dziećmi? Lato to czas rodzinnych wakacji, czy Totalizator Sportowy dopuszcza wpuszczanie osób niepełnoletnich do strefy kibica? Jeżeli tak- czy mamy przewidzieć atrakcje dla dzieci?
Odpowiedź:
Dopuszczamy obecność osób niepełnoletnich w strefach kibica (w towarzystwie dorosłych), ale nie kierujemy do tej grupy żadnej komunikacji ani aktywności. Proszę nie planować żadnych atrakcji dla tej grupy wiekowej. Wstęp na wydarzenia realne (strefy kibica) może odbywać się poprzez wcześniejszą rejestrację na platformie Internetowej lub instalację i rejestrację dedykowanej aplikacji projektu na telefonie. Możliwa będzie także rejestracja przed strefą kibica, dzięki którym będzie możliwość wejścia do strefy z „ulicy”. Zatem z definicji są to osoby 18+. Dzieci w towarzystwie dorosłych będą akceptowane.
3. Nie chcąc powielać form prosimy o informację na temat rozwiązań zastosowanych w latach poprzednich w zakresie:
- mechaniki eventowej promocji loteriady
- mechanizmów promocyjnych zakupu produktów lotto - otwartymi eventami/strefami kibica
Odpowiedź:
Nie organizowaliśmy wcześniej takich wydarzeń jak strefy kibica, tym bardziej w kontekście Loteriady. Mechanizmy promocyjne sprzedaży produktów Lotto nie odbiegają od standardów promocji innych produktów na rynku
4. Co oznacza w Państwa rozumieniu 200m2- czy jest to przestrzeń całości planowanej Strefy Kibica czy może jest to przestrzeń dostępna dla gości?
Odpowiedź:
Jest to przestrzeń całości planowanej strefy.
5. Czy Totalizator Sportowy dopuszcza lub oczekuje w Strefie Kibica transmisji z imprez sportowych?
Jeśli tak to jakich?
Odpowiedź:
Dopuszczamy taka możliwość o ile nie będzie to związane z zakupem licencji public viewing od nadawców. Nie oczekujemy takich transmisji jako element oferty.
6. W związku z Państwa odpowiedziami na pytania (3 pyt.22) chcemy się upewnić czy do zadania drugiego oprócz kosztorysu wymagane jest złożenie jakichkolwiek innych dokumentów/ materiałów traktujących o szczegółach/wizji/kreacji tego wydarzenia, np.: oferta opisowa, szczegółowe menu cateringowe, opis scenografii, kreacji (zdjęcia/wizualizacje).
Odpowiedź:
Zadanie ma charakter kosztowy. Zleceniodawca zgodnie z SIWZ nie wymaga złożenia do tego zadania szczegółowych opisów czy koncepcji.
7. Nie chcąc powielać pomysłów prosimy o doprecyzowanie czy imprezy wieczorowe/bankietowe Totalizatora Sportowego miały motywy przewodnie? Jeżeli tak to jakie? Jakie pojawiały się atrakcje?
Odpowiedź:
Ostatnia tego typu impreza miała miejsce 5 lat temu. Zadanie ma charakter kosztowy. Nie oczekujemy od Państwa szczegółowych opisów czy koncepcji.
8. Celem dokładnego określenia kosztów prosimy o doprecyzowanie Państwa założeń w kwestii transportu gości z hoteli (dotyczy Gali 65-lecia) tj. pożądanej formy transportu:
1. wielkość busów/autobusów
2. ilość miejsc z których ma nastąpić odbiór uczestników
3. Czy transport ma nastąpić w jednym momencie czy transport ma zapewnić gościom swobodny dostęp przez cały czas trwania imprezy?
Odpowiedź:
1. Autobusy powinny być dopasowane do wielkości grupy.
2. Na potrzebę wyceny proszę przyjąć do 3 miejsc, każde oddalone do 15 km od miejsca spotkania.
3. Oczekujemy, że nasi goście będą mieli swobodny dostęp do transportu przez cały czas trwania imprezy.
9. Jaki system rejestracji gości powinien zostać ujęty w ofercie? (dotyczy Gali 65-lecia) Np. recepcja z obsługą hostess weryfikujących uczestników na podstawie zaproszeń/listy uczestników; rejestracja online z możliwością pobrania QR-kodu (podstawa do wejścia na imprezę). Dodatkowo czy my, jako agencja, odpowiadamy za proces całej rejestracji od początku czy tylko za samo wejście na imprezę?
Odpowiedź:Agencja zweryfikuje gości na podstawie papierowych zaproszeń i listy gości (awaryjnie, przy braku zaproszenia papierowego) otrzymanych od Zamawiającego. Agencja odpowiada za samo wejście na imprezę.
10. Co jest rozumiane pod pojęciem “grafika dynamiczna wyświetlana na fasadzie budynku”? Prosimy o uszczegółowienie zadań agencji (przygotowanie grafiki, urządzenia do jej wyświetlenia) oraz pożądanej przez Państwa formie wyświetlania (typ urządzenia, wielkość, która fasada)
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje wyświetlenia grafiki o wymiarze 3x3 m w dwóch miejscach budynku za pomocą projektora gobo. Zadaniem agencji jest przygotowanie grafiki, zapewnienie odpowiedniego urządzenia do jej wyświetlenia. Proszę o wyświetlenie na fasadzie widocznej dla gości wchodzących na teren imprezy.
11. Jakie są kryteria oceny oferty dotyczące zadania 2 (czyli Gali 65-lecia)?
Odpowiedź:
Kryteria oceny zawiera pkt. 18 SIWZ.
12. Czy otrzymamy plany miejsca eventowego gali 65lecia TS? Plan całości z wyszczególnieniem:
trybuny II, miejsca chill, VIP roomu, parkietu tanecznego, przylegającego parku?
1a. Jakich działań eventowych od wykonawcy, Zamawiający oczekuje na miejscu opisanym jako
„trybuna II”?
1b. Jakich działań eventowych od wykonawcy, Zamawiający oczekuje na miejscu opisanym jako
„przylegający park”?
Odpowiedź: Załączymy na stronie przetargu plan trybuny II i plan terenu. Miejsce na strefę chill widoczne jest na mapie terenu jako teren zielony przyległy do trybuny II.
1a. Odpowiedź: To miejsce dedykowane części oficjalnej, cateringowi. To miejsce, gdzie można organizować spotkanie niezależnie od warunków pogodowych.
1b. Odpowiedź: To miejsce dedykowane dla strefy chill.
13. Czy mamy przygotować koncepcję całości oprawy graficznej Gali?
Odpowiedź:
Zadanie ma charakter kosztowy. Nie oczekujemy od Państwa szczegółowych opisów czy koncepcji.
Proszę przedstawić niezbędne minimum informacji, tak by było jasne z czego wynikają koszty.
14. Co znaczy określenie „ścianka środkowa zasłony”? Prosimy o podanie specyfikacji tej ścianki Odpowiedź: Chodzi o zasłonięcie jednego z przejść przegrodą o wymiarach 6m x 3 m
15. Czy koncert odbywa się w na zewnątrz, czy w środku budynku?
Odpowiedź: Koncert może się odbyć w obydwu miejscach. Zależy od koncepcji agencji.
16. Czy możemy zaproponować dodatkowe elementy scenografii Gali? Czy mamy kosztorysować tylko te, które ujęte są w briefie?
Odpowiedź:
Proszę kosztorysować tylko te ujęte w briefie. Zadanie ma charakter kosztowy. Nie oczekujemy od Państwa szczegółowych opisów czy koncepcji.
17. Jak rozumieć pojęcie „logistyka wejścia”? Proszę o szczegółowe opisanie, co zamawiający pod tym rozumie.
Odpowiedź:
Chodzi o zorganizowanie wejścia i wyjścia gości w sposób, który zapewni swobodny, komfortowy i bezpieczny przepływ i nie będzie generować zatorów.
18. Jaki rodzaj opaski dla gości oczekuje zamawiający? Czy specyfikacja opasek jest z góry narzucona?
Jeśli tak, prosimy o podanie tej specyfikacji.
Odpowiedź:
Dowolne trwałe opaski.
19. Jak zamawiający zamierza „wykorzystywać wizerunek artystów prowadzących” zgodnie z polami eksploatacji dopuszczanymi przez prawo? Proszę o podanie wszystkich pól eksploatacji wizerunku wraz z czasem ich obowiązywania.
Odpowiedź:
Zamawiający chce wykorzystać wizerunek artystów do potrzeb komunikacji wewnętrznej przez okres 3 lat.
20. Zespół coverowy: w kosztorysie jest ujęta jego cena. Czy wykonawca może zaproponować zespół w kwocie niższej niż ujęta w kosztorysie?
Odpowiedź:
Nie, cena nie może być niższa. Proszę ją pozostawić na poziomie wskazanym w briefie.
21. Jaka jest waga Gali 65lecia w całości punktacji zadania opisanego w SIWZ?
Odpowiedź:
Zasady oceny zawiera pkt. 18 SIWZ a konkretnie 18.2.1 oraz 18.2.2
22. Ambasadorzy TS: czy zamawiający dopuszcza uczestnictwo fizyczne Ambasadorów w poszczególnych Strefach Kibica? Jeżeli tak, to w jakim charakterze?
Odpowiedź:
Dopuszczamy uczestnictwo fizyczne Ambasadorów w Strefach Kibica w charakterze celebrytów z którymi uczestnicy będą mogli się spotkać porozmawiać i zrobić np. selfie. Taka aktywność jest oczywiście przedmiotem akceptacji jej formy i czasu ze strony Ambasadorów.
23. Strefy Kibica: do czego służyć ma ”podwieszany ekran” w każdej ze stref? Czy będą tam transmitowane wydarzenia sportowe, których sponsorem jest zamawiają cy? (igrzyska w Tokio na przykład?).
Odpowiedź:
Dopuszczamy możliwość transmisji lub retransmisji wydarzeń sportowych o ile nie będzie to związane z zakupem licencji public viewing od nadawców. Nie oczekujemy takich transmisji jako element oferty. Podwieszany ekran ma służyć do emisji treści własnych TS (np. spotów lub relacji z kamery przy jakiejś aktywności w Strefie)
24. Czy w Strefach Kibica można zaproponować aktywności przeznaczone dla dzieci i młodzieży?
Odpowiedź: w treści punktu 2 powyżej
25 Jako rekomendowaną lokalizację Wykonawca ma za zadanie podać nazwę miasta, czy dokładnie określone miejsce w wybranym mieście (typu: stadion, rynek…)?
Odpowiedź:
Należy podać konkretne miejsce w konkretnej lokalizacji, typu stadion lub rynek i wymienić jego nazwę.
26 Czy strefa kibica przedstawiona przez Wykonawcę jest jednym, uniwersalnym projektem dla wszystkich lokalizacji?
Odpowiedź:
Zakładamy że strefy kibica będą jednostkami odtwarzalnymi w kolejnych lokalizacjach a zatem w pewnym sensie mobilnymi.
27 Czy Gala 65lecia ma się odbyć w trybunie środkowej czy w honorowej?
Odpowiedź: W trybunie środkowej.
28 Czy TS ma jakieś wyłączności np. na dostawców, taxi, hotele itp?
Odpowiedź. Nie ma wyłączności.
29 Czy TS ma wyłączność jakieś firmy cateringowej na dzień dzisiejszy oraz dzień wydarzenia?
Odpowiedź: Nie ma wyłączności.
30 Czy możemy uzyskać zdjęcia Państwa ambasadorów? W szczególności Roberta Lewandowskiego w celu przygotowania koncepcji graficznej.
Odpowiedź:
Prosimy na potrzeby oferty posługiwać się zdjęciami dostępnymi w Internecie, te które będą mogły być finalnie użyte do realizacji wydarzenia podlegają akceptacji naszych Ambasadorów.
31 Nasza agencja zmieniła formę prawną spółki z jawnej na z o. o. – 10 letnie doświadczenie i portfolio posiadamy jako spółka jawna.
Czy możemy występować w przetargu i późniejszych umowach jako z o. o. czy jawna?
Odpowiedź:
Oczywiście jesteście Państwo zobowiązani do przedstawienia formy prawnej działalności zgodnie z dokumentami rejestrowymi, jeżeli jako Sp. z o.o., w wymaganym okresie nie mają Państwo doświadczenia wg. wymagań SIWZ to proszę przedstawić doświadczenie spółki sprzed przekształcenia formy prawnej. Niemniej jednak, aby umożliwić Komisji weryfikację doświadczenia proszę załączyć dokumenty formalne jasno potwierdzające fakt przekształcenia spółki jawnej w spółki z o.o.
Czy do stref w czasie Road Tour będą mogły wchodzić dzieci pod opieką dorosłych? Czy powinniśmy założyć także mini animacje dla nich?
Odpowiedź: pkt 2 powyżej.
32 Czy atrakcje zaproponowane w Strefie Kibica mają uwzględniać także udział rodziców z dziećmi, tym samym atrakcje dopasowane do tej grupy wiekowej, czy tylko atrakcje dla grupy 18+?
Odpowiedź: pkt 2 powyżej.
33 Poprzednie edycje road show realizowane były na plażach. W briefie mamy określone „ strefy miejskie”.
Odpowiedź: Nie wykluczamy propozycji atrakcyjnych miejsc w lokalizacjach nadmorskich i wypoczynkowych mimo wszystko z wykluczeniem plaż.
34 Czy lokalizacje powinny się skupiać na przestrzeniach w dużych aglomeracjach miejskich, czy np.
bierzemy pod uwagę miejscowości wypoczynkowe wakacyjne, nadmorskie, górskie?
Odpowiedź:
Nie wykluczamy propozycji atrakcyjnych miejsc w lokalizacjach o które Państwo pytacie.
35 Pytanie dotyczy doświadczenia oraz potencjału technicznego, które posiadać musi Wykonawca. Czy wszystkie eventy o których mowa w punkcie 7.1.3. SIWZ, powinny być zorganizowane dla jednego klienta, czy mogą być zorganizowane dla trzech różnych klientów?
Odpowiedź:
Zgodnie z załącznikiem 4a do SIWZ –
WYKAZ obsługiwanych przez Wykonawcę w okresie ostatnich trzech lat, klientów (klienta), organizując dla nich (niego) eventy z uwzględnieniem, że budżet dla co najmniej 2 (dwóch) eventów wynosił każdorazowo przynajmniej 100 000,00 zł brutto, budżet dla co najmniej 1 (jednego) eventu wynosił minimum 350 000,00 zł brutto, Zamawiający wskazuje, że realizacja usług mogła być wykonana na rzecz jednego bądź różnych kontrahentów.
36 Czy Zamawiający dopuszcza przedstawienie posiadanego doświadczenia w formie video?
Odpowiedź:
Zgodnie z pkt 7.4.3. SIWZ Wykonawca musi uzupełnić wykaz zorganizowanych eventów przez Wykonawcę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4A – spełniających wymogi określone w pkt 7.1.3 wraz z dokumentami potwierdzającymi ich prawidłową realizację przez Wykonawcę (np.
referencje, protokoły odbioru itp.).
W tym przypadku doświadczenie w formie video nie jest potwierdzeniem ZREALIZAOWANEJ usługi na rzecz kontrahenta. Referencje, protokoły odbioru, kopie wpływów na konto wykonawcy za realizację usługi czy inne tego typu dokumenty proszę składać w formie papierowej.
37 W związku z otrzymaną odpowiedzią od menagera Dawida Podsiadło, na pytanie potwierdzające rezerwację oraz wycenę koncertu w dniu planowanej Gali Jubileuszu, zanegował on złożenie rezerwacji oraz wycenę tego koncertu (aktualnie podana przez niego stawka to 200 tysięcy złotych i taką wycenę otrzymały wszystkie Agencje). W przetargu podali Państwo maksymalną stawkę za koncert tego artysty, która jest ponad 2x niższa niż ta uzyskana od managera. Prosimy o informacje:
Jak, w związku z zaistniałą sytuacją, mamy umieścić w kosztorysie kwotę za koncert artysty, która odbiega od założeń zapytania ofertowego i może być podstawą do odrzucenia oferty
Czy mamy złożyć rezerwację na podany przez Państwa termin wydarzenia
Czy dopuszczają Państwo możliwość koncertu innej Gwiazdy Wieczoru, która budżetem wpasowałaby się w podane przez Państwa założenia
Odpowiedź: Oprawa artystyczna nie może przekroczyć n/w kosztów wykazanych w SIWZ:
Gwiazda wieczoru-koncert maksymalnie 92 250,00 zł brutto
Zespół Coverowy maksymalnie 24 600,00 zł brutto
ZAiKS maksymalnie 6 150,00 zł brutto
Prowadzący (2 osoby) maksymalnie 24 600,00 zł brutto
Celem tego zadania jest ćwiczenie kosztowe zakładające takie a nie inne stałe koszty danego obszaru i nie ma potrzeby negocjowania z managementem artysty ceny ani daty występu. Nie wpłynie to na ocenę oferty.
38 Czy Zamawiający dopuszcza wykorzystanie przez oferenta aplikacji napisanej w najnowszej technologii PWA (tzn. progressive web app) ? Aplikacja napisana w tej technologii była już wykorzystywana w Polsce w 2020 roku na kilkuset wydarzeniach i sprawdziła się doskonale, z uwagi na możliwość pracy w systemie IOS, Android jak również Windows, Linux, Mac oraz na urządzeniach typu smarphone, tablet, notebook, PC, server, konsola do gier, smart TV - jednocześnie, również przez tych uczestników, którzy posiadali urządzenia "korporacyjne", na których nie mogliby w ogóle korzystać z aplikacji natywnych na IOS czy Android.
Odpowiedź:
Tak dopuszczamy wszystkie sprawdzone i innowacyjne rozwiązania o ile zmieszczą się w budżecie.
