WYKORZYSTANIE NARZĘDZI INFORMATYCZNYCH W PODNOSZENIU SKUTECZNOŚCI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

(1)

Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach ISSN 2083-8611 Nr 273 · 2016

Beata Kowalewska

Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach Wydział Finansów i Ubezpieczeń

Katedra Finansów Przedsiębiorstw i Ubezpieczeń Gospodarczych beata.kowalewska@edu.uekat.pl

WYKORZYSTANIE NARZĘDZI INFORMATYCZNYCH W PODNOSZENIU SKUTECZNOŚCI ZAMÓWIEŃ

PUBLICZNYCH

Streszczenie: Wykorzystywanie narzędzi informatycznych przy czynnościach związa- nych z planowaniem i ogólnym zarządzaniem zamówieniami publicznymi podnosi sku- teczność zamówień publicznych. Mogą być one realizowane skutecznie pod warunkiem, że proces przeprowadzania zamówień w danej jednostce będzie zaplanowany optymal- nie dla jej potrzeb, pracownicy będą posiadali odpowiednie kompetencje i uprawnienia adekwatne do zakresu realizowanych przez nich zadań, a przy ich realizacji będą korzy- stali z systemów informatycznych dostosowanych do potrzeb jednostki. Urzędy centralne powinny rozważyć wypracowanie wspólnych procedur udzielania zamówień i narzę- dzi informatycznych dla podległych jednostek, które realizują te same zadania.

Słowa kluczowe: zamówienia publiczne, wydatki publiczne, efektywność, skuteczność, narzędzia informatyczne.

Wprowadzenie

Celem niniejszego artykułu jest pokazanie wpływu zastosowania narzędzi informatycznych na zwiększenie skuteczności zamówień publicznych. Przepro- wadzone dotychczas badania naukowe dotyczą głównie instrumentów elektronicznych wskazanych ustawowo jako obligatoryjne do stosowania przez zama- wiających przy przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W niewielkim stopniu zbadany jest natomiast problem wykorzystywania narzędzi informatycznych wspierających pracowników komórek ds.

zamówień publicznych przy czynnościach związanych z planowaniem i ogól-

(2)

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w podnoszeniu skuteczności… 159

nym zarządzaniem zamówieniami publicznymi oraz wpływ tych narzędzi na skuteczność przeprowadzania postępowań.

Podczas badań nad problematyką wykorzystania narzędzi informatycznych w podnoszeniu skuteczności zamówień publicznych przeprowadzono analizę li- teratury naukowej oraz wspólnotowych i krajowych dokumentów strategicznych dotyczących elektronicznych zamówień publicznych. Do zilustrowania prak- tycznych działań wykorzystywania narzędzi informatycznych w procesie zamó- wień publicznych skorzystano z obserwacji uczestniczącej, studium przypadku oraz wywiadów bezpośrednich.

1. Efektywność i skuteczność zamówień publicznych na tle wspólnotowych i krajowych regulacji dotyczących e-zamówień

Wykorzystywanie narzędzi elektronicznych w zamówieniach publicznych powinno sprzyjać efektywnemu wydatkowaniu środków publicznych. Efektyw- ność jest ściśle powiązana ze skutecznością, a obie te kategorie decydują o sprawności. Zdaniem Kieżuna „podstawowymi postaciami (walorami) sprawnego działania zapobiegającego zjawisku chaotyczności i nieuporządkowania (…) są: skuteczność, korzystność i ekonomiczność” [Kieżun, 1998, s. 18]. Sku- teczność (effectiveness) wg Lisieckiej „zakłada osiąganie założonych celów – dostarczenie usług w odpowiednim czasie, w określonej ilości i o określonym poziomie jakości przy wykorzystaniu minimalnej ilości zasobów [Lisiecka i Pa- paj (red.), 2012, s. 18]. Z kolei efektywność (efficiency) odnosi się do stopnia osiągnięcia założonych celów przy minimalnych kosztach lub maksymalizacji stopnia osiągnięcia celu przy założonych kosztach [Lubińska, 2009, s. 57]. Ko- cowski twierdzi, że w efektywnym wydatkowaniu środków publicznych „idzie o to by posiadane środki publiczne zapewniły maksymalną i optymalną realiza- cję zadania publicznego” [Kocowski, 2012, s. 23-24]. Zdaniem Nowickiego

„właściwie prowadzone zamówienia publiczne to zamówienia efektywne ekonomicznie, zapewniające w toku sprawnej, szybkiej i otwartej na innowacje procedury najlepszy stosunek nakładów do efektów uzyskanych zamówień” [No- wicki, 2013, s. 10]. W tym rozumieniu zamówienia publiczne traktowane są jako jeden z elementów zarządzania publicznego¹. Sudoł oraz Kożuch twierdzą, że:

„przedmiotem subdyscypliny zarządzanie publiczne jest badanie procesów za- rządzania pod kątem prawidłowości i źródeł sprawności w organizacjach (za- równo w pojedynczych jednostkach, jak i w zbiorach) nastawionych na realizację

1 Szerzej na temat zarządzania publicznego: [Lissowski, 2009; Kożuch, 2011].

(3)

Beata Kowalewska 160

interesu publicznego, a także wykrywanie tendencji tych zmian, które mogą być z pożytkiem wykorzystywane w przekształcaniu rzeczywistości działania publicznego” [Lachewicz i Nogalski (red.), 2010, s. 392]. Jedną z tych tendencji jest nie- wątpliwie wykorzystywanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w zamó- wieniach publicznych. Jednak Starzyńska, oceniając narzędzia informatyzujące polski system zamówień publicznych, stwierdziła m.in., że: „o ile elektroniczne środki udzielania zamówień publicznych nie są obowiązkowe – stosowane są przez zamawiających w stopniu znikomym” [Nowicki i Sadowy (red.), 2009, s. 214].

Komisja Europejska w Zielonej Księdze w sprawie szerszego stosowania e-zamówień w UE zdefiniowała e-zamówienia jako „stosowanie przez instytucje rządowe oraz inne organizacje sektora publicznego komunikacji elektronicznej i elektronicznego przetwarzania transakcji przy zakupie towarów i usług lub przy zamówieniach na roboty budowlane” [www 1, s. 2]. Zdaniem Komisji w przypadku procedur zamówień publicznych nie chodzi jednak tylko o przej- ście z systemów papierowych na elektroniczne. Korzystanie z e-zamówień może znacząco poprawić efektywność poszczególnych zakupów, ogólną administrację zamówieniami publicznymi oraz funkcjonowanie rynków zamówień rządowych [www 1, s. 2]. Pogląd ten znalazł odzwierciedlenie w Planie Informatyzacji za- mówień publicznych w Polsce przyjętym w grudniu 2012 r. przez Komitet Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji: „Informatyzacja zamówień publicznych ozna- czać będzie kompleksową organizację całego procesu udzielania zamówień publicznych w środowisku teleinformatycznym. Odpowiednio zaprojektowany i skonfigurowany system teleinformatyczny umożliwi zamawiającym komplek- sowe zarządzanie procesem przetargowym na wszystkich etapach postępowania przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych” [www 2, s. 4]. Jednak tak rozumiana informatyzacja zamówień dotyczy tylko samych procedur udzielania zamówień wynikających z ustawy². W przywołanych dokumentach nie uwzględniono konieczności informatyzowania ogólnego zarządzania zamówie- niami publicznymi, czyli całego procesu dokonywania zakupów, zaczynając od planowania, a kończąc na realizacji umowy. Szersze spojrzenie na wykorzystanie narzędzi elektronicznych w zamówieniach publicznych widoczne jest w Białej Księdze zamówień publicznych. Dokument przyjęty przez kierownic- two Ministerstwa Gospodarki 20 stycznia 2015 r. zawiera ocenę ex post ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z rekomendacjami dotyczącymi zmian ma- jących na celu usprawnienie i zwiększenie efektywności systemu zamówień publicznych, które powinny być uwzględnione przy tworzeniu nowych regulacji

2 Szerzej na temat narzędzi elektronicznych w Prawie zamówień publicznych: [Dzierżanowski i Stachowiak, 2011].

(4)

w dziedzinie zamówień publicznych³. W Białej Księdze… zauważono, że: „obecnie obowiązujące przepisy z zakresu zamówień publicznych koncentrują się w obszarze samej procedury, obejmując jej przygotowanie i przeprowadzenie. Jednakże system zamówień publicznych powinien obejmować szersze spojrzenie na udzielanie za- mówień, uwzględniając etap planowania zamówień oraz zarządzania umową. Istot- ne jest, aby proces planowania, udzielania i realizowania zakupu był procesem cią- głym. Również osoby występując po stronie zamawiającego zaangażowane w proces udzielania zamówień powinny być zaangażowane również na etapie za- rządzania umową oraz planowania zakupów” [www 3, s. 21].

2. Praktyczne wykorzystanie narzędzi informatycznych

w procesie zamówień na przykładzie Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach

Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach wchodzi w skład zespolonej administracji rządowej w województwie śląskim. Zapewnia obsługę realizacji zadań z zakresu ochrony zdrowia zwierząt oraz bezpieczeństwa produktów pochodzenia zwierzęcego w celu zapewnienia ochrony zdrowia. Jako państwo- wa jednostka budżetowa zobligowany jest do stosowania przepisów wynikają- cych z ustawy Prawo zamówień publicznych. Działania usprawniające związane z wykorzystaniem narzędzi informatycznych w procesie zakupowym rozpoczęły się w 2004 r. Urząd posiadał odpowiednie regulacje wewnętrzne⁴, które zapew- niały przeprowadzanie zakupów w sposób zgodny z prawem i celowy. Planowa- nie odbywało się na poziomie komórek organizacyjnych urzędu. Na podstawie zapotrzebowań poszczególnych komórek tworzony był zbiorczy rzeczowy plan wydatków. Jednakże zaczęły się pojawiać problemy związane ze sprawnością procesu zakupów dokonywanych na potrzeby Zakładu Higieny Weterynaryjnej – komórki organizacyjnej prowadzącej badania laboratoryjne. Ze względu na ilość

3 Implementacja nowych dyrektyww zakresie zamówień publicznych. Dyrektywy zostały opu- blikowane 28 marca 2014 r. i weszły w życie z upływem 20 dni od dnia ich publikacji w Dzien- niku Urzędowym Unii Europejskiej, tj. 17 kwietnia 2014 r. Państwa członkowskie mają dwa la- ta na implementację nowych rozwiązań do krajowych porządków prawnych.

4 1. Zarządzenie Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii nr 57/04 w sprawie wprowadze- nia w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii: 1) Procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych; 2) Procedury przyjmowania i wydawania towarów z magazynu; 3) Re- gulaminu pracy Komisji Przetargowej.

2. Zarządzenie Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii nr 67/04 w sprawie procedury tworzenia planu finansowego i rzeczowego w zakresie wydatków w Wojewódzkim Inspektora- cie Weterynarii w Katowicach.

(5)

1

i p c s w P t w s w d d ł p r z r A o

R Ź

162

i ró prow czas sam wys Prac tego weg szcz web ds.

dow ły d pub rów zam rodz Agr oraz

Rys Źród

2

óżno wad soc mo w

szac cow o ce go

zeg bow

zam wan

do b blicz w/us mów

zaju rego z wy

s. 1.

dło: A

orod dze chło wpr cow wnic elu

stw góln wej mów nie b

bazy znyc ług wien u i w owa

ybr

Do Aplik

dno enie onne

row wan

cy ap worz ne p

prz wie baz y p ch p . Zg nia n wed anie rani

odaw kacja

ość e po

e. Z wadz nia w

odp lika zon prac zez eń p

y z prze przy god na d dług e da

a od

wan a „Za

aso ostę Zap zen war pow acje no a cow

pra pub zam ez p

ypo dnie dost g te anyc dpo

nie n amów

orty ępow potr nie

rtoś wied

e ty apli wnie acow

licz mawi prac orzą e z p

taw ego ch w owie

now wien

yme wan rzeb

dan ści z dzia ypu ikac e lab wni zny iany cow ądko

przy wy lu

kry w gr edn

wego nia”.

entu nia bow nych

zam alni

Ex cję bor ików ych.

ych wnik owa

yjęt ub u yter

rupy nieg

o zam u wy

o wani

h i mów i za xcel de rato w d Na h to ków ał k tą w usłu rium

y to o tr

mów Be

yko ud ia b

od wien a pr l i W edyk orium

dzia ajba war w lab każd

w In ugi j m w owa rybu

wien eata

orzy ziel były dpow

nia rzep Wor kow m. A ału

ardz rów bora dy w nsp jest wydz arów u pr

nia Ko

ysty lnie y sk wie

by prow

rd.

wan Ap info ziej w i u

ator wpis ekto

łąc ziel w sł rzep

owal

ywa e za

kła edni yło d

wad W ną t lika orm j cz usłu rium sany orac czna lone łuży prow

lew

aneg amó dan ie p dłu dza cel two acja maty zaso ug.

m. N y ar cie a wa e zo yło wad

wska

go ówi ne w pog

got anie lu p orze a zo yczn och

To Nas rtyk zas arto osta do dzen

a

do ieni w f

rup trwa e za

przy eniu osta neg hłon war stęp kuł sadą ość ały p

szac nia p

bad ia p form pow

ałym amó

yśp u z ała z go w nnym

ry i pnie do ą po

dos pos cow pos

dań pub mie wani m i ówie piesz zapo zbu wg

m e i us e pr odp odst staw szcz wan stęp

ń lab blic

pa ie a i mo

eń zan otrz udow

pro etap sług raco pow

taw w lu zegó nia w

ow bor zne apie asor ozo wy nia p

zebo wan ojek pem gi w own wied wą u ub u ólne wart ania

ator ego erow

rtym olny ykor pro owa na w ktu p m pr wpro nik

dnie usta usług

e gr tośc a.

ryjn by wej men ym

rzys oces

ań w t pra rac owa ds.

ej gr aleni g te rupy ci z

nyc yło , ta ntu pro styw su z

prz ech acow

by adz zam rup ia w ego

y to amó

ch p bar ak w

w oces

wal zaku zez hnol wni yło

ane mów py to

wart sam owa

ówi prze

rdz wię cel sem li d

upo po log ików

zbu e by wie owa

tośc meg arów

ieni e- zo ęc lu m.

do o- o- ii w u- y- eń

a- ci go w.

ia

(6)

n i n p k z k w p ś d w t z n c n z

R Ź

naz iloś nia.

prze kon złoż kier w p pop ści z dok wsz tecz zbio ne cow nie zam

Rys Źród

Pr wa ść i . D edm ntro

żon row prog praw

z pl kony

zyst zneg orcz rap wnik

ko mów

s. 2.

dło: A W

rzy tow jed Doda miot li c ne p wnik gram wno

lane ywa tkic

go zyc porty

ków opio wien

Sza Aplik

Wyko

tw war dno atko tu z celo prze ka mie ości em ania ch t

zat ch ra

y w w ds

owa nia.

acow kacja

orzy

orz ru, ostk owo zam owo

ez p lab e, na

i za fin a z ych twie apo w fo

s. z ane

wan a „Za

ystan

zeni odb ka m o u mów ości pos

ora astę akw nans zaku h et erdz ortó form zam

by

nie w amów

nie n

iu z bior miar umo wien zam zcz atori ępni walif sow upó tapó

zen ów s mie mów yło

war wien

narz

zam rca, ry. A ożli nia.

mów zegó

ium ie a fiko wym ów

ów nia z

służ ele wień

do

rtośc nia”.

rzędz

mów , źr Ap wio

W wie ólny m p

anal owa m In pod pra złoż żący ektr ń pu o e

ci za dzi in

wien ródł lika ono

apl enia ych pod lizo ania nspe dejm acow żon ych roni ublic

edy

amó nfor

nia k ło f acja o w lika a i z h ki w owa a do ekto mow wni nych h do

iczn czn ytor

ówi rma

kon fina a au wpis

acji zgo iero

zgl ane o od orat

wał ik d h z o us nej nych

a t

enia atycz

niec anso

utom ani

uw dno own

ęde prz dpo tu. O ł ki ds.

apo stala by h pr teks

a znyc

czne owa mat e d wzgl ości nikó em zez owie

Ost iero zam otrz

ania yły

rzy stow

ch w

e by ania tycz dod

lędn i z p ów

ce głó edn tate own mów zebo

a w rów

spo weg

w po

yło a, s znie datk

nion plan pra low ówn nieg czn nik wień owa warto

wni orzą go

odno

pod zac e pr kow

ne z nem acow wośc

nego go ź ną d urz ń p ań, ośc eż ądz

jak osze

dan cunk

rzel wych zos m fi wni ci o ks źród decy zęd publ co ci za wy zani ko

eniu

nie n kow licz h w tały inan i by zak sięg dła yzję du.

licz um amó ykor iu S czę

u sk

nas wa zała wym

y po nsow yło kupó

gow fina ę do

Do znyc moż

ówi rzys SIW ęść

kutec

stęp cen a wa mag

oszc wym

an ów weg

aso otyc opie ch d żliw

ieni styw WZ – op

czno

pują na n

arto gań

cze m – naliz i o p owa cząc ero

dok wiło ia. W wan

– z pisu

ości

ącyc nett ość od egól – za zow zat pod ania ącą z

po kony

ge Wy ne p

apo u p i…

ch d to i zam dnoś

lne amó wane twie wz a i z zasa o pr yw ener gen prz otrz prze

dan bru mów śnie

sto ówi e p erdz zglę zgod

adn rzej ał o row nero zez zebo edm

16

nych utto wie e d

pni ieni prze zan ędem

dno nośc jści osta wani owa pra owa miot 3

h:

o, e- do

ie ie ez ne

m o-

ci iu a- ie a- a- a- tu

(7)

1

g g w f w o z a n t k t d w

R Ź

w t c a m s 164

god gest w I funk w c odn z fa agre nież trze kup trze dzie wan

Rys Źród

wdr tech cow apli mia stęp 4

Pr dnym

tiam Insp

kcję celu noto aktu ego ż uł ebow pow ebow

em nia b

s. 3.

dło: A

Po raża hnic wnik ikac ast w pują

roce m n mi

pek ę ko u do owa ur z owan łatw wan wany wań do był

Re Aplik

odc anie czn ków cji b w s ące

es u narz zgł ktora

opi osto ania zak nie wiła nia w y. Z ń pr pla y w

aliz kacja

czas e ap e zw w in

będ stan prz

udz zędz łasz acie ow osow a w kupu

da sza w p Z cz rzez anow wyk

zacja a „Za

s w plik wią nny dzie nie

zycz ziela

ziem zany

e to wani

wan apl u p anyc acow prog zase z w wan orz

a za amów

yw kacj ązan ych

e się dos zyn

ania m, ym o d

a z nia lika po d

ch p wan gram em wszy

nia ysty

amó wien

iad i ni ne z

kom ę w strz ny te

a za do mi p dost am

do acji dos pod nie mie apl ystk bu ywa

ówie nia”.

dów ie b z tw mór wiąz

ec ego

akup któ prze taw ów akt sto taw d wz wa e do lika kie udże

ane

eń

pr było worz

rek zało kor o op

pów óreg ez wy p

ień tual opni wie

zglę artoś odan acja

kom etu, e jak

aco o pr zen k org

o ty rzyś poru

Be

w w go d pra pow

z p lnyc ia r

tow ęde ści no f a za mór a z ko z

own roce niem

gan ylko ści u:

eata

wcią dod acow wtar

pop ch p reali war em

zam funk aczę

rki zbio załą

nicy esem m sa niza o ze z u

Ko

ąż b daw wni rzaj prze pot izac ru.

fak mów

kcję ęła b org orcz ączn

y ds m ła ame acyj e zw użyt

owal

był wano

ików jące edni

trze cji z

Ta ktyc wien

ę po być gani ze r niki

s. z atw ej a jnyc więk tkow

lew

dos o no w.

e s ich eb. W

zam fun znie nia.

odg ć w izac rapo i do

am wym aplik

ch.

ksz wan

wska

skon owe

Zd ię

lat Wp mów

nkc e d . Pr gląd wyko

cyjn orty o rze

ów m. Pr

kacj Ob zeni

nia a

nalo e fu decy okr , z prow wien cjon doko

rzy w du c

orzy ne I y ge eczo

ień rzy cji, a

baw em

apl ony unk ydo reso

mo wad nia naln onan

wpr cen, ysty Insp ene owe

pu y czy

ale wiali m ob lika

y, a kcjo

wan owo ożliw dzon

pop ność

nyc row w j ywa pekt row ego

ublic ym

o p i si bow acji

apl nal na o, w

woś no prz ć u ch w wadz jak ana

tora wan o pla

czn m nie prze ię o wiąz . Z

lika noś wi wpr ścią rów ez w mo wyd

zan ich do atu.

ne w anu

nych e ch ełam oni, zków

iden acja ści z ięks row ą ic wnie

wpi ożliw

datk niu n dan sk St wg ź u wy

h p hod man że w, n nty

a sta zgo szoś wadz h e eż m isan wiła ków now ny a kład

tała źród yda

odk dziło nie

uż nie yfiko

ała odn ść zon edyt moż nie a z w, ja

weg arty dani

się dła atkó

kreś o o opo żytk

by owa

się ie z dos no w

tow żliw

dan zaró

ak r go z

ykuł a z ę na

fin ów.

ślal spr oru kow yli n ano

wy z su staw wię wani woś nyc ówn rów zapo ł by zapo arzę naso

i, ż raw pra wani nato o na y- u- w ęc

ia ść ch no w-

o- ył o- ę- o-

że wy a- ie o- a-

(8)

– niska świadomość pracowników dotycząca prawidłowego planowania potrzeb w odniesieniu do realizowanych zadań,

– nierozliczanie pracowników z realizacji zaplanowanych zakupów,

– strach pracowników przed użytkowaniem nowych narzędzi informatycznych, jak również samych komputerów (należy podkreślić, że wdrażanie programu rozpo- częto ponad 10 lat temu, w czasach innej rzeczywistości komunikacyjnej).

Pracownicy komórek organizacyjnych w trakcie wywiadów potwierdzili, że korzyści z użytkowania programu zaczęli dostrzegać dopiero po dłuższym czasie, kiedy obsługa nie sprawiała problemu, a dane dostępne w aplikacji zaczęły być wykorzystywane w bieżącej pracy.

3. Wnioski z badań

Na podstawie przeprowadzonych badań stwierdzono, że wdrożenie w Wo- jewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Katowicach aplikacji „Zamówienia”

zwiększyło skuteczność przeprowadzania zamówień publicznych. Korzystanie z aplikacji w znaczący sposób skróciło proces planowania, szacowania wartości zamówienia oraz tworzenia dokumentacji przetargowych. Aplikacja z biegiem czasu stała się narzędziem do całościowego zarządzania procesem zamówień publicznych. Wykorzystanie narzędzi informatycznych do stworzenia spójnego procesu zamówień publicznych było możliwe nie tylko dzięki odpowiednim za- sobom infrastruktury i dostępności nowoczesnych technologii, ale głównie dzię- ki świadomości kierownictwa urzędu i pracowników oraz procesowemu podej- ściu do procesu zakupowego. Spostrzeżenia te pokrywają się z wnioskami z badań prowadzonych podczas projektu systemowego „Poprawa jakości zarzą- dzania w administracji rządowej – Akademia Zarządzania Publicznego II etap”

w zakresie poprawy jakości funkcjonowania i efektywności zamówień publicznych. Autorzy raportu stwierdzili, że kluczowe dla wdrożenia efektywnego planowania zamówień jest [www 4, s. 50]:

– zaangażowanie kierownictwa urzędu i wspieranie opracowanych zmian, – zaangażowanie pracowników ds. zamówień publicznych, w szczególności

w zakresie zarządzania zmianą, komunikowania opracowanych rozwiązań oraz przeszkolenia pracowników merytorycznych,

– zaangażowanie pracowników pozostałych komórek (pracowników, którzy przygotowują wkład do planu zamówień publicznych) – poprzez udział w szkoleniach z nowych procedur oraz narzędzi wspierających.

(9)

Starzyńska, badając opinie respondentów ankiety elektronicznej zamawia- jącego na temat powodów niekorzystania przez ich jednostki z oprogramowania wspierającego udzielanie zamówień publicznych,stwierdziła: „Generalnie, po- pularność oprogramowania wśród respondentów badania należy uznać za nie- wystarczającą. Wśród powodów niekorzystania w ogóle z oprogramowania wspierającego udzielanie zamówień publicznych wymieniano przede wszystkim zbyt małą wielkość jednostki zatrudniającej. Bardziej szczegółowa analiza tego obszaru informatyzacji zamówień publicznych dowodzi, że niezależnie od skali zaangażowania w zamówienia publiczne, jednostki zamawiające jako istotną ba- rierę wskazywały na wysoką cenę oprogramowania, wysoki stopień ich skom- plikowania i w ogóle brak wiedzy na ten temat” [Nowicki i Sadowy (red.), 2009, s. 207]. Respondenci wskazywali również jako powód niekorzystania z oprogramowania: „Znane oprogramowanie nie spełnia naszych wymagań”. W przypadku badanej jednostki nie stwierdzono barier finansowych związanych z za- kupem oprogramowania i późniejszą jego obsługą. Nie odnotowano również większych problemów z dostosowywaniem programu do potrzeb pracowników – informatycy pracujący w urzędzie znają specyfikę jego działalności, więc ła- twiej im zrozumieć zagadnienie wymagające poprawki w programie, niż pra- cownikowi zewnętrznej firmy informatycznej. Do tego oczywiście dochodzą kwestie finansowe – pracownicy mogli zgłaszać każdą propozycję usprawnienia programu, nie martwiąc się o koszty takiej modyfikacji, jak to może mieć miej- sce w przypadku korzystania z oprogramowania dostawcy zewnętrznego.

Badanie będące przedmiotem niniejszego opracowania było prowadzone metodą studium przypadku, tak więc wyniki są mało reprezentatywne. Metoda ta jest również obarczona takimi ograniczeniami jak subiektywność osądu i intu- icyjność. Dalsze prace na szerszej próbie badawczej powinny dostarczyć wiedzy na temat wykorzystywania narzędzi informatycznych wspierających pracowni- ków komórek ds. zamówień publicznych przy czynnościach związanych z planowaniem i ogólnym zarządzaniem zamówieniami publicznymi oraz wpływu tych narzędzi na skuteczność przeprowadzania postępowań.

Podsumowanie

Korzystanie z systemów informatycznych automatyzujących pracę administracji publicznej w czasach społeczeństwa informacyjnego wydaje się normą, a nie innowacją. Nie muszą to być systemy skomplikowane, ale z pewnością powinny być dostosowane do potrzeb użytkowników. Urzędy centralne powinny rozważyć wypracowanie wspólnych procedur udzielania zamówień i narzędzi

(10)

informatycznych dla podległych jednostek, które realizują przecież te same zadania. Wspólne procedury powinny bazować na wypracowanych i sprawdzo- nych już rozwiązaniach, które funkcjonują w urzędach. Najkorzystniejszym ekonomicznie rozwiązaniem wydaje się korzystanie z systemów informatycznych tworzonych przez pracowników administracji⁵.

Literatura

Dzierżanowski W., Stachowiak M. (2011), Elektroniczne zamówienia publiczne w Pol- sce – ekspertyza, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa.

Kieżun W. (1997), Sprawne zarzadzanie organizacją. Zarys teorii i praktyki, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa.

Kocowski T. (2012), Zorganizowanie uczestników procesu zamówień publicznych a efektywność wykorzystania środków publicznych [w:] E. Adamowicz, J. Sadowy (red.), Zamówienia publiczne jako instrument sprawnego wykorzystania środków unijnych, Urząd Zamówień Publicznych, Gdańsk-Warszawa.

Kożuch B. (2011), Skuteczne współdziałanie organizacji publicznych i pozarządowych, Instytut Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków.

Lisiecka K. (2012), Audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza w procesach doskonalenia zarządzania organizacją sektora publicznego [w:] K. Lisiecka, T. Papaj (red.), Zarządzanie w administracji publicznej. Narzędzia, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Katowice.

Lissowski O. (2009), Zarządzanie publiczne i zamówienia publiczne, Wydawnictwo Naukowe CONTACT, Warszawa.

Lubińska T. (2009) (red.), Nowe zarządzanie publiczne – skuteczność i efektywność.

Budżet zadaniowy w Polsce, Difin, Warszawa.

Nowicki P. (2013), Efektywne zamówienia publiczne jako rezultat stosowania nowego podejścia do zamówień publicznych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Warszawa.

Starzyńska W. (2009), Ocena narzędzi informatyzujących zamówienia publiczne w Pol- sce przez podmioty zamawiające na podstawie badań ankietowych [w:] H. Nowic- ki, J. Sadowy (red.), XV-lecie Systemu Zamówień Publicznych w Polsce. Ogólno- polska konferencja naukowa 22-23 czerwca 2009 r., Urząd Zamówień Publicznych, Toruń-Warszawa.

5 Doskonałym przykładem takiego rozwiązania jest jednolity system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) w terenowej administracji rządowej autorstwa Podlaskiego Urzędu Woje- wódzkiego w Białymstoku. System ten został wdrożony w dwunastu innych, poza podlaskim, urzędach wojewódzkich oraz w podległej im administracji zespolonej i urzędach centralnych administracji rządowej. Proces udostępniania odbywa się na zasadach niekomercyjnych, przy wykorzystaniu zasobów ludzkich oraz środków będących w posiadaniu poszczególnych urzę- dów. Więcej na ten temat [www 5].

(11)

Sudoł S., Kożuch B. (2010), Rozszerzyć nauki o zarządzaniu o zarządzanie publiczne ja- ko subdyscyplinę [w:] S. Lachewicz, B. Nogalski (red.), Osiągnięcia i perspektywy nauk o zarzadzaniu, Wolters Kluwer Polska, Warszawa.

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej. Dz.U. 2004, nr 33, poz. 287 z późn. zm.

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dz.U. 2013, poz. 907 z późn. zm.

Zarządzenie Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii nr 57/04 w sprawie wpro- wadzenia w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii: 1) Procedury postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych; 2) Procedury przyjmowania i wydawania towarów z magazynu; 3) Regulaminu pracy Komisji Przetargowej.

Zarządzenie Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii nr 67/04 w sprawie procedury tworzenia planu finansowego i rzeczowego w zakresie wydatków w Woje- wódzkim Inspektoracie Weterynarii w Katowicach.

[www 1] Zielona Księga w sprawie szerszego stosowania e-zamówień w UE, http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2010/e-procurement/green- paper_pl.pdf (dostęp: 6.03.2016).

[www 2] Plan Informatyzacji zamówień publicznych w Polsce, http://www.uzp.gov.pl/

cmsws/page/?D;2386 (dostęp: 2.11.2015).

[www 3] Biała Księga zamówień publicznych. Sprawozdanie z konsultacji z uczestni- kami systemu zamówień publicznych poświęconych ocenie funkcjonowania prawa zamówień publicznych, http://www.mg.gov.pl/files/upload/22644/Biala_ksiega_

20150123.pdf (dostęp: 6.03.2016).

[www 4] Audyt organizacyjny i wdrożenie usprawnień zarządczych. Podsumowanie projektu, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, http://dsc.kprm.gov.pl/azp-ii (do- stęp: 6.03.2016).

[www 5] http://ezd.gov.pl/app/index (dostęp: 6.03.2016).

THE USE OF IT TOOLS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF PUBLIC PROCUREMENT

Summary: Using IT tools with activities related to the planning and overall manage- ment of the procurement process in public administration increases the efficiency of public procurement. Central government offices should consider developing joint procure- ment procedures and IT tools for subordinate offices.

Keywords: public procurement, public expenditure, effectiveness, efficiency, IT tools.