Dokumentowanie wydatków deklarowanych we Wniosku o płatność

Dokumentowanie wydatków deklarowanych

we Wniosku o płatność

Anna Borowska Izabela Glińska Beata Koszewska

Falenty, 06.07.2011r

Podstawowe dokumenty programowe

określające dokumenty załączane do wniosku o płatność

• Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ z dnia 21.06.2011r.

(zwane dalej „Wytycznymi”),

• Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO 2007-2015

„Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ” z 08.10.2010r. (zwane dalej „Zaleceniami”),

Dokumenty dostępne są na stronie internetowej:

http://www.pois.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx

Główne zasady kwalifikowania wydatków

1. Poniesione wydatki nie mogą naruszać zasad polityk wspólnotowych, w tym przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, polityki równych szans oraz muszą być zgodne z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego (§ 4 ust.1, 2 Uod).

2. Zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich wydatków kwalifikowanych ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności.

3. Wydatki kwalifikowane muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub dokumentach. Zatem niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku.

Główne zasady kwalifikowania wydatków

4. Za kwalifikowany może być uznany jedynie wydatek efektywny, tj. zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach. Ciężar udowodnienia, iż wydatek jest efektywny spoczywa na beneficjencie.

W przypadku wydatków ponoszonych na podstawie umów zawartych z zastosowaniem Pzp istnieje domniemanie, iż wymóg efektywności jest

zachowany.

5. Tylko wydatki poniesione na rzecz beneficjenta lub inny podmiot wskazany w Uod mogą być uznane za kwalifikowane. Do podmiotu upoważnionego stosuje

się odpowiednio postanowienia Wytycznych, które odnoszą się do beneficjenta.

Beneficjent zawsze pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu, prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych oraz pozostaje jedynym właściwym podmiotem do kontaktów z IW i otrzymywania dofinansowania.

Główne zasady kwalifikowania wydatków

6. Co do zasady do oceny kwalifikowalności wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie sprawdzeniu podlega jedynie potencjalna kwalifikowalność wydatków.

7. W przypadku, gdy wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków

aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (weryfikacja wniosku

o płatność lub kontrola na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta,

stosuje się wytyczne obowiązujące na dzień dokonania oceny.

Główne zasady kwalifikowania wydatków

Podwójne finansowanie

1. Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) w tym:

zrefundowanie podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT;

refundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów wspólfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności;

zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej (z wyłączeniem dotacji na pokrycie wkładu własnego), a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych;

sytuacja, w której na realizację części projektu beneficjent otrzymuje dotację z innego źródła (wydatki związane z tą częścią projektu należy wskazać jako wydatki niekwalifikowane lub rozliczyć jak zaliczkę na dofinansowanie ze środków POIiŚ);

sytuacja, w której środki na prefinansowanie wkładu wspólnotowego zostały pozyskane w formie kredytu lub pożyczki, które następnie zostały umorzone;

zrefundowanie wydatku poniesionego na środek trwały, który był współfinansowany z publicznych środków krajowych lub wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę jego zakupu przez beneficjenta (wystarczające oświadczenie sprzedawcy)

Główne zasady kwalifikowania wydatków

Podwójne finansowanie

• Beneficjent może otrzymać bezzwrotne środki publiczne na podstawie innej umowy lub umów na finansowanie wkładu własnego Beneficjenta w Projekt stanowiące wkład własny pomniejszony o kwotę, którą beneficjent musi zapewnić ze środków własnych, pod warunkiem że w umowie, na podstawie której zostały przekazane, jest

wskazane, że dotyczą finansowania wkładu własnego Beneficjenta w projekt (§ 6 ust. 8 Uod).

• W przypadku jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek podległych wkład

własny (tj. 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych) musi być finansowany w następujący sposób:

– w wysokości co najmniej 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych ze środków własnych np. nie podlegająca umorzeniu pożyczka z WFOŚiGW,

– w wysokości co najwyżej 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych ze środków pozyskanych z innych źródeł, np. umarzalna pożyczka z WFOŚiGW.

Ewidencja księgowa

• Zgodnie z § 14 Uod beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• W ramach kontroli na miejscu sprawdza się, czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji zawiązanych z realizacją projektu ( Zał. nr 3 do Wytycznych w zakresie kontroli realizacji POIiŚ).

Ewidencja księgowa

• Prowadzoną dla projektu, wyodrębnioną ewidencję księgową należy opisać w polityce rachunkowości.

• Ewidencja kont analitycznych dla projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań

• W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą.

• Utrata dokumentów pomocniczych, pomimo posiadania odpowiedniej faktury i wyciągu bankowego, może być powodem zakwestionowania wydatku.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność

Do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych oraz rozliczenie otrzymanej wcześniej zaliczki:

• Zapłacona faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej;

• Dowód zapłaty;

• Kontrakt/umowa z wykonawcą (o ile nie została dostarczona do IW wcześniej);

• Dokument potwierdzający wykonanie usług/dostaw/robót zgodnie z zapisami umowy z wykonawcą;

• Wyciąg bankowy potwierdzający zwrot odsetek, o których mowa w pkt. 10 wniosku o płatność lub zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki (niezbędny odpowiedni opis w tytule przelewu);

• Inne wymagane dokumenty w zależności od kategorii wydatków.

Dokumenty księgowe

• Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty:

1) fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej oraz

2) potwierdzeniem dokonania płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego lub tzw. historii rachunku lub potwierdzenia dokonania (zrealizowania) przelewu lub dokumentów potwierdzających płatności gotówką.

Dowodem jest również wydrukowany wyciąg bankowy, historia rachunku wygenerowana elektronicznie na podstawie art. 7 ust. Prawo bankowe.

• Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej, należy rozumieć każdy dokument przedstawiony przez beneficjenta w celu potwierdzenia, że zapis księgowy

podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Dokumenty księgowe

• Faktury i dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opisane zgodnie z wymogami przedstawionymi w Załączniku 1a Instrukcja wypełniania załącznika nr 1 i Załączniku nr 5 do Zaleceń.

• Przedłożone dokumenty powinny posiadać wszystkie cechy dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości (m.in. sprawdzone pod względem formalno- rachunkowych, merytorycznym, zadekretowane i zatwierdzone przez upoważnioną osobę).

• Elementy opisu faktury lub równoważnych dowodów księgowych mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do danej faktury. Wyjątkiem jest nr umowy o dofinansowanie i kwoty wydatku kwalifikowanego (jeśli kwota ta jest inna niż wartość netto lub brutto dokumentu – w zależności od kwalifikowalności podatku VAT), które muszą być umieszczone na rewersie dokumentu.

Dokumenty księgowe

• Opis faktury powinien zawierać:

1) Jeżeli to nie wynika z treści dokumentu - krótki opis zamówienia, którego dotyczy wydatek;

dodatkowo, jeśli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument – informacja ze wskazaniem, jaka część wydatku (rodzaj, %) została uznana za kwalifikowaną;

2) Kwotę wydatków kwalifikowanych, z wyszczególnionym VAT;

3) Numer i datę (tylko datę, jeśli brak numeru) zawarcia kontraktu / umowy z wykonawcą;

4) Jeżeli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie / odebranie robót/ usług/

dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia);

5) Numer umowy o dofinansowanie;

6) Numer zadania / kontraktu w ramach którego poniesiono wydatek (jak w Zał. 3 do Uod);

7) Kategorię wydatku zgodnie z listą (patrz instrukcja do wypełniania pkt. 9 wniosku o płatność);

8) W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych.

Dowody zapłaty

Dowód zapłaty stanowi:

1) Wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty, lub 2) Historia rachunku bankowego, lub

3) Potwierdzenie dokonania/zrealizowania przelewu (w tytule przelewu na rzecz wykonawców należy podać nr umowy albo nr faktury i kurs przeliczeniowy, gdy płatność w walucie innej niż PLN; w przypadku braku tych informacji na przelewie, dokumentem uzupełniającym może być polecenie przelewu przyjęte przez bank do realizacji), lub

4) W przypadku płatności gotówkowych:

1) faktura lub równoważny dokument z oznaczeniem, iż zapłacono gotówką, lub

2) dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) – zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków oraz datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym. Gdy nie jest możliwe, aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW , i

5) W przypadku deklarowania wydatków sfinansowanych z przekazanej zaliczki – potwierdzenie dokonania przelewu:

1) stanowiącego zasilenie rachunku zaliczkowego,

2) dokonania przelewu z rachunku zaliczkowego na rachunek środków własnych (z dokumentu powinna jasno wynikać przyczyna przelewu),

gdy sytuacja taka będzie miała miejsce.

Dowody zapłaty

Dowody zapłaty sporządzone w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Są to dowody opatrzone formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu.

Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Prawo Bankowe. Nie wymaga podpisu ani stempla” lub podobną lub zawierające informację wskazującą na wygenerowanie dowodu z sytemu elektronicznego.

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Szczególne przypadki:

1) W przypadku, gdy beneficjent ponosi wydatki na rzecz innego podmiotu niż podmiot wskazany w umowie zawartej z beneficjentem – należy przedstawić dokumenty wyjaśniające taką sytuację w kontekście zasad przedstawionych w pkt. 5.7 Wytycznych (np. dokumenty potwierdzające dokonanie cesji, tytuł wykonawczy itp).

2) W przypadku zadeklarowania płatności zaliczkowych na rzecz wykonawcy Mogą być uznane za kwalifikowane, jeśli zostały wypłacone zgodnie z:

– zapisami umowy z wykonawcą oraz

– art.. 151 a ustawy Pzp (gdy ma zastosowanie).

Zasada „dotycząca konieczności przedstawienia przez Beneficjenta dokumentu stwierdzającego ustanowienie przez wykonawcę zabezpieczenia zaliczki wraz z kopią wniosku tego wykonawcy o udzielenie danej zaliczki” (patrz Zalecenia…) powinna być stosowana tylko tam (wymóg IZ), gdzie kwestia zabezpieczenia zaliczki wypłaconej na rzecz wykonawcy wynika z powyższej zasady kwalifikowalności.

Wszelkie konsekwencje oraz ryzyko z tytułu wypłaty środków zaliczkowych wykonawcy bez ustanowienia zabezpieczenia ponosi Beneficjent.

o płatność

Roboty budowlane:

1) Dokument potwierdzający zakres wykonanych prac (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z kontraktem oraz zakresem rzeczowym określonym w Uod), tj.:

– zgodnie z prawem budowlanym: protokół odbioru częściowego, protokół odbioru końcowego, lub

– zgodnie z warunkami kontraktowymi FIDIC: przejściowe świadectwo płatności (PŚP), świadectwo przejęcia, ew. świadectwo wykonania.

2) W przypadku płatności kwot zatrzymanych - dokumenty poświadczające, że kwoty zatrzymane zostały zwolnione zgodnie z umową.

3) W przypadku robót dodatkowych - dokumenty określające charakter, zakres oraz wycenę tych robót, ich uzasadnienie dla realizacji projektu, jak również sposób zlecenia.

o płatność

Roboty budowlane - cd:

4) W przypadku prowadzenia robót w pasie drogowym – dokument

potwierdzający, że odtworzenie nawierzchni przeprowadzono zgodnie z warunkami przywrócenia pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności

określonymi w odpowiednim zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego.

5) W przypadku realizacji sieci wodociągowej lub kanalizacji sanitarnej –

dokument potwierdzający zgodność ze szczegółowymi zasadami określonymi w odpowiedniej wersji Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ.

6) Do wniosku o płatność końcową:

• dokumenty potwierdzające, że wytworzony majątek jest własnością beneficjenta (lub innych podmiotów zgodnie z opisem struktury majątku wytworzonego),

• ostateczne decyzje ws pozwolenia na użytkowanie i/lub zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy wraz z oświadczeniem beneficjenta o braku zgłoszenia przez organ sprzeciwu w drodze decyzji.

Dokumenty załączane do wniosku o płatność

Kontrakty na usługi

Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie wykonanych usług (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z zakresem rzeczowym określonym w Uod oraz kontraktem).

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Kontrakty na dostawy

1. Dokumenty potwierdzające zakres faktycznie dostarczonych dóbr (w stopniu szczegółowości umożliwiającym weryfikację zgodności wykonanych prac z zakresem rzeczowym określonym w Uod oraz kontraktem).

2. Wydatek na nabycie środków trwałych będzie kwalifikowany pod warunkiem, że będą one włączone do rejestru środków trwałych.

3. Przy zakupie sprzętu używanego:

– oświadczenie sprzedawcy, stwierdzające pochodzenie tego sprzętu i potwierdzające, że nie był on finansowany z publicznych środków krajowych lub współfinansowanych w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu,

– wycena rzeczoznawcy - cena sprzętu używanego nie może przekroczyć jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu, – wykazać, że sprzęt posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia

odpowiednie normy (np. oświadczenie beneficjenta).

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

4. Do wniosku o płatność końcową:

– dokumenty potwierdzające, że dostarczone dobra są własnością beneficjenta (lub innych podmiotów zgodnie z opisem struktury majątku wytworzonego).

Szczególny przypadek:

Koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych (samochodów, komputerów, mebli, drukarek, itp.) wykorzystywanych na rzecz projektu tylko w okresie realizacji projektu, mogą być kwalifikowane :

• jeżeli są niezbędne do realizacji projektu (należy wykazać),

• jeżeli zostały bezpośrednio wskazane w Uod,

• w wysokości odpowiadającej amortyzacji w okresie, w którym były wykorzystane dla realizacji projektu (należy wykazać),

• gdy dotyczą zarządzania projektu – na zasadach wskazanych dla tej kategorii wydatków kwalifikowanych (m.in. wykorzystanie przez pracowników beneficjenta zaangażowanych do przygotowania lub realizacji projektu np. oświadczenie ws stopnia wykorzystania na cele projektu).

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Amortyzacja

1) Dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów, potwierdzone przez upoważnione osoby.

2) Oświadczenie (rozwiązanie stosowane przez NFOŚiGW), iż odpisy amortyzacyjne ujęte we wniosku:

Dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i jest bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania,

Zakup środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej (nie dotyczy sytuacji, w której dotacja została przyznana na pokrycie wkładu własnego w ramach wkładu publicznego), w ciągu 7 lat poprzedzających datę przekazania środka trwałego na potrzeby projektu,

Odnoszą się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu,

Wartość odpisów została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości i sposób jej naliczania został opisany w polityce rachunkowości,

Zaangażowanie środka trwałego w realizację projektu wynosi 100 % (jeśli mniejsze – kwalifikowana jest odpowiednia część odpisu amortyzacyjnego).

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Zbiorcze zestawienie nr…….data………….

Nazwa dokumentu amortyzacji za ^Wartość miesiąc

Okres

amortyzacji Zaangażowanie w realizację

projektu

Wartość kosztów kwalifikowanych

w PLN

Data księgowania/

nr księgowy

Nota księgowa –

naliczenie amortyzacji **

dotyczącej ……..(podać nazwę środka trwałego) zgodnie z załączonym dokumentem OT)

** Przy naliczaniu amortyzacji beneficjent sporządza nw. oświadczenie:

……….

( miejscowość i data) Projekt nr………nazwa projektu………..

Dotyczy wniosku o płatność nr...z dnia ...

Nazwa i adres beneficjenta ………..

OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI ODPISÓW AMORTYZACYJNYCH

Oświadczam, iż odpisy amortyzacyjne ujęte w ww. wniosku o płatność:

1) dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i jest bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania,

2) zakup ww. środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby projektu,

3) odnoszą się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu,

4) wartość odpisów została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości i sposób jej naliczenia został opisany w polityce rachunkowości,

5) zaangażowanie środka trwałego w realizacje projektu wynosi …….. %.

……… ………

MAO Główny księgowy/Skarbnik***

(podpis i pieczątka) (podpis i pieczątka)

Inne dokumenty załączane do wniosku

o płatność

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Wynagrodzenia (rozwiązanie stosowane przez NFOŚiGW)

Do wniosku o płatność załączane jest zestawienie Rozliczenie środków finansowych

związanych z zatrudnieniem sporządzane na podstawie listy płac, z którego wynika wartość wydatków kwalifikowanych z tego tytułu (zalecane przedłożenie także w formacie Excel);

Rozliczenie obejmuje także oświadczenie beneficjenta, że:

– zaangażowanie wymienionych pracowników wynika z opisu stanowisk lub kart czasu pracy, – wynagrodzenie wymienionych pracowników podano zgodnie z obowiązującym regulaminem

wynagrodzeń,

– wynagrodzenia zadeklarowane we wniosku o płatność jako kwalifikowalne dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizacją projektu, którego dotyczy wniosek o płatność.

2. Wyciągi bankowe dokumentujące poniesienie wydatku realizowanego na rzecz:

• pracownika JRP

• ZUS

• Urzędu Skarbowego

Jeżeli beneficjent potrąca z wynagrodzenia pracownika JRP kwoty na poczet np.:

ubezpieczenia dodatkowego lub pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, należy dołączyć również wyciągi dokumentujące dokonanie wpłat na konto ubezpieczyciela lub zasilające konto PKZP.

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Wynagrodzenia – cd (rozwiązanie stosowane przez NFOŚiGW)

3. Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń (wzór w Załączniku 1a Instrukcja wypełniania załącznika nr 1).

Dokumenty do celów kontroli na miejscu:

1. Opisy stanowisk lub zakresy obowiązków z określeniem proporcji, w jakiej pracownik uczestniczy w realizacji projektu;

2. Ewidencja spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych;

3. Dostępne dokumenty, czy też opracowania uzasadniające wysokość wynagrodzenia

pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania np. w odniesieniu do warunków rynkowych.

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Wynagrodzenia – cd (rozwiązanie stosowane przez NFOŚiGW)

Następujące składniki wynagrodzenia nie mogą być uznane za wydatek kwalifikowany:

1. Ekwiwalent urlopowy,

2. Zasiłki i inne świadczenia finansowe ze środków ZUS ( np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy oraz wyrównawczy),

3. Zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny i zasiłek rodzinny), 4. Zasiłek chorobowy,

5. Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, świadczenia finansowane z ZFŚS ( np. wczasy „pod gruszą”, bony żywnościowe, dopłaty do stołówki, itp.),

6. Odprawy emerytalno-rentowe, 7. Nagrody jubileuszowe,

8. Składki na PFRON.

Nr zestawienia: Data:

Okres Rok: Kwartał: Miesiąc kwartału:

Nazwa beneficjenta Numer Umowy o dofinansowanie

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12=5+6+7+8+9+1

0+11 13 14 15=12+13+14 16=15*4

1 - zł - zł - zł

2 - zł - zł - zł

3 - zł - zł - zł

4 - zł - zł - zł

5 - zł - zł - zł

6 - zł - zł - zł

7 - zł - zł - zł

8 - zł - zł - zł

9 - zł - zł - zł

Suma: - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł - zł

Podatek dochodowy Ub. zdrowotne Składki na ub.

społeczne (pracownik)

Inne potrącenia *

17 18 19 20 21 22 23 24=12-20-21-22-

23

1 - zł

2 - zł

3 - zł

4 - zł

5 - zł

6 - zł

7 - zł

8 - zł

9 - zł

- zł

- zł - zł - zł - zł

*Inne - wymienić

……….. ………..

zweryfikowano pod względem form-rach zweryfikowano pod względem merytorycznym

(imię i nazwisko, data, podpis) (imię i nazwisko, data, podpis)

Oświadczamy, że:

1) wynagrodzenie ww. pracowników, składki ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od tych wynagrodzeń zostały terminowo zapłacone.

2) zaangażowanie ww. pracowników wynika z opisu stanowisk lub kart czasu pracy.

3) wynagrodzenie ww. pracowników podano zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagrodzeń.

4) wynagrodzenia zadeklarowane we wniosku o płatność jako kwalifikowalne dotyczą wyłącznie pracy związanej z przygotowaniem lub realizają projektu, którego dotyczy wniosek o płatność.

Do zestawienia dołączono kopie wyciągów bankowych potwierdzających zapłatę wynagrodzenia (przelew na ROR, składka ubezpieczenia, KZP i inne), składek ZUS i podatku dochodowego dotyczących osób wymienionych w zestawieniu.

……….. ………..

Główny Księgowy MAO

(imię i nazwisko, data, podpis) (imię i nazwisko, data, podpis)

F.pracy (od składników kwalifikowalnych)

Kwota kwalifikowana wynagrodzenia Całkowite koszty wynagrodzenia (składniki kwalifikowalne) ponoszone przez pracodawcę

Wynagrodzenie do wypłaty (przelew na ROR)

Nagrody, premie Wynagrodzenie

brutto (składniki kwalifikowalne)

Składki na ubezp.społeczne

(od składnikow kwalifikowalnych) Dodatek funkcyjny Dodatek stażowyWynagrodzenie za

czas choroby L.P. Imię i nazwisko Stanowisko

pracy Wynagrodzenie

zasadnicze

Wynagrodzenie za nadgodziny

Stanowisko pracy

Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem

Całkowite koszty na wynagrodzenia Inne składniki

kwalifikowalne*

L.P.

Zaangażowanie pracownika w realizcję

projektu (poziom kwalifikowal. w %)

Potrącenia Imię i nazwisko

Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

• Koszty ogólne:

Warunki uznania za kwalifikowane:

 Kalkulacja opłat czynszowych powinna być należycie udokumentowana i okresowo weryfikowana,

 Kalkulacja tych koszów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu, lub

 Należycie uzasadniona, rzetelna i bezstronna metodologia, zgodnie z którą koszty te zostaną wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu.

Koszty amortyzacji siedziby beneficjenta lub wydatki poniesione na podatek od nieruchomości – siedziby beneficjenta nie będą uznane za kwalifikowane

• Koszty związane z wykorzystaniem informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie

Koszty związane z ww. systemami mogą być deklarowane w wysokości odpisów amortyzacyjnych (dokumenty jak dla amortyzacji) w okresie realizacji projektu.

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu, takie jak :

• Niezbędne ekspertyzy, porady prawne, doradztwo finansowe lub techniczne,

• Usługi obce niezbędne do realizacji projektu,

• Audyty związane z realizacją projektu (jeśli jest wymagany przepisami prawa bądź wymaganiami IZ, IP lub IW),

• Prowadzenie rachunkowości,

• Remont lub adaptacja powierzchni biurowej,

• Archiwizacja związaną z projektem,

• Otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego,

• Zakup materiałów,

• Usługi telekomunikacyjne, Niezbędne dokumenty:

– umowę zlecenie, umowę o dzieło o ile dotyczy, faktury, wyciągi bankowe

• Szkolenia (info o wymogu rozeznania rynku przy szkoleniach grupowych powyżej 5 pracowników Beneficjenta)

• Niezbędne dokumenty

– delegacje, certyfikaty ( zaświadczenie o ukończeniu szkolenia), wyciągi bankowe Dla potrzeb kontroli należy posiadać dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku

• Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników wskazane jest przedstawiać w formie zbiorczego zestawienia

Dokumenty załączane do wniosku o płatność

Zbiorcze zestawienie nr…….data………….

Nazwa

dokumentu Imię i nazwisko (Stanowis

ko)

Kwota

w PLN Data Zaangażowanie w realizację

projektu

Wartość

wydatków kwalifikowanych w PLN

Data księgowania/

nr księgowy

1. Delegacje służbowe 2. Inne

(wymienić) Razem

Data i podpisy z pieczęcią imienną oraz firmową:

………

………..

Beneficjent/Pełnomocnik Beneficjenta główny księgowy/skarbnik miasta

Zbiorcze zestawienie dla wydatków pozostałych

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Główne przypadki wydatków objętych tą kategorią – wymagane co najmniej dokumenty:

 Przy zakupie nieruchomości – operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę (lub odpowiednie strony zawierające oznaczenie działki, jej wartość oraz położenie) oraz akt notarialny;

 Przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego - operat szacunkowy (jw.) oraz decyzja określająca wysokość opłat za użytkowanie wieczyste;

 Przy przyjęciu nieruchomości za odszkodowaniem - operat szacunkowy (jw.), akt notarialny oraz dokument będący podstawą do wypłaty odszkodowania;

 Dla przypadków z pkt 1-3 – wykazanie, w jakiej części nieruchomość jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu (wydatek poniesiony na część nie wykorzystaną bezpośrednio do realizacji projektu zostanie uznany za niekwalifikowany).

Warunki kwalifikowania wydatków:

 Zadeklarowane wydatki kwalifikowane nie mogą przekroczyć 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu;

 Nabycie nieruchomości niezabudowanej lub zabudowanej, nabycie prawa użytkowania wieczystego zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i wskazane w umowie o dofinansowanie;

Nabycie nieruchomości

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Nabycie nieruchomości – cd

Nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości (np. użytkowanie, służebności gruntowe, najem, dzierżawa, oddanie nieruchomości w trwały zarząd)

• Wymagane dokumenty na wniosek IW:

 Dokumenty potwierdzające, że suma płatności dokonanych w okresie realizacji projektu nie przekracza rynkowej wartości nieruchomości ( np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający obiektywną ocenę spełnienia tego warunku),

 Dokumenty potwierdzające, że wydatek zadeklarowany jako kwalifikowany nie przekracza wartości rynkowej danego prawa, za okres którego dotyczy ( np. operat szacunkowy lub inny dokument umożliwiający

obiektywną ocenę spełnienia tego warunku);

• Warunki kwalifikowania wydatku

 Nabycie określonego tytułu prawnego do nieruchomości zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i wskazane w umowie o dofinansowanie;

 Wydatki są zgodne z postanowieniami umowy lub decyzji stanowiącej podstawę nabycia określonego tytułu prawnego;

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Nabycie nieruchomości – cd

• Wydatki związane z nabyciem nieruchomości :

 Związane ze sporządzeniem dokumentacji geodezyjno - karotgraficznej,

 Wynagrodzenie rzeczoznawcy,

 Opłaty notarialne,

 Związane z uzyskaniem prawa dostępu do terenu budowy,

 Związane z odszkodowaniami za utracone zbiory i naprawą szkód;

 Związane z opłatami lub odszkodowaniami za czasowe zajęcie części nieruchomości;

Mogą być kwalifikowane i wymagają załączenia dokumentów:

 Dowody księgowe,

 Umowy.

• Warunki kwalifikowania wydatku

 Wykazanie, że są niezbędne do realizacji projektu

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Wkład niepieniężny

• Wkład niepieniężny w postaci nieodpłatnej pracy wolontariuszy

1. Porozumienie pomiędzy wolontariuszem, a korzystającym (określające zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń wolontariuszy) oraz karty prac wykonywanych przez poszczególnych wolontariuszy potwierdzone przez pracodawcę.

2. Karta pracy wolontariusza powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

1. imię i nazwisko wolontariusza 2. datę świadczenia pracy 3. wymiar godzinowy

4. szacunkową wartość realizowanych zadań

5. zakres realizowanych zadań oraz uzasadnienia ich związku z projektem jak również uzasadnienia obliczenia ich wartości

6. podpis wolontariusza i pracodawcy

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Wkład niepieniężny - cd

• nieruchomości

 operat szacunkowy potwierdzający, iż wartość wkładu niepieniężnego nie przekracza wartości rynkowejl

 akt notarialny w przypadku wniesienia nieruchomości lub dokument potwierdzający dysponowanie prawem użytkowania wieczystego w przypadku wniesienia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości.

• ekspertyzy (dokumentacja techniczna)

 w przypadku aportu : faktura, akt notarialny

Ogólnym warunkiem niezbędnym dla uznania wkładu niepieniężnego za wydatek kwalifikowany jest bezpośrednie wskazanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji wkładu niepieniężnego we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie

Inne dokumenty załączane do wniosku o płatność

Dokumentowanie pozostałych wydatków pozakontraktowych, m.in.:

• opłaty - dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta;

• opłaty za usunięcie drzew i krzewów oraz zajęcie pasa drogowego - dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta (pod warunkiem, że opłata nie została poniesiona na rzecz beneficjenta);

• raty leasingowe - dokumenty potwierdzające wysokość raty leasingowej oraz odpowiedni wyciąg bankowy.

Zalecenia do prawidłowego przygotowania wniosku o płatność

• Oryginalne opisy faktur powinny być dołączone do oryginałów faktur znajdujących się u beneficjenta, do NF powinny zostać dostarczone kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.

• Zaleca się nie łączyć płatności dotyczących kilku faktur.

• Sugestia, aby numerować poszczególne dokumenty, w kolejności jak są one ujęte w zestawieniu tab. 9 wniosku.

• Skopiowane dokumenty powinny być czytelne, widoczne wszystkie niezbędne informacje.

• W zestawieniu tabeli 9, zgodnie z wytycznymi umieszczone są tylko dokumenty, które dotyczą wydatków kwalifikowanych, w całości lub w części.

Zalecenia do prawidłowego przygotowania wniosku o płatność

• Poświadczanie dokumentów:

– wystarczające jest, aby klauzula „za zgodność z oryginałem” była na każdej stronie kserokopii dokumentu wraz z czytelnym podpisem (imię i nazwisko) lub parafą z imienną pieczątką osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem.

– w przypadku, kiedy w ramach jednego dokumentu występuje duża ilość załączników dopuszczalne jest, aby ponumerować każdą stronę załącznika, a na pierwszej stronie

dokumentu umieścić klauzulę „za zgodność z oryginałem od str… do str…” wraz z czytelnym podpisem (imię i nazwisko) lub parafą z imienną pieczątką osób

uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem.

Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność

• Wniosek nie został parafowany na każdej stronie.

Dowody zapłaty:

• do dokumentów wskazanych w zestawieniu (pkt. 9 wniosku) nie dołączono

wyciągów bankowych lub na załączonych dokumentach brak oznaczenia właściciela rachunku, z którego dokonano zapłaty,

• w tytule przelewu podano błędną datę wystawienia faktury,

• w tytule przelewu podano niepełny lub błędny nr faktury,

• płatność dla innego wykonawcy niż wystawca faktury.

Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej:

• w przypadku, gdy kwota wydatków kwalifikowanych jest mniejsza niż kwota faktury- na odwrocie faktury nie wskazano kwoty kwalifikowanej,

• na odwrocie faktury brak nr umowy o dofinansowanie,

sporządzaniu wniosku o płatność c.d.

• na fakturze niewidoczne numery księgowe, brak oznaczenie m-ca ujęcia wydatku w księgach rachunkowych lub brak podpisu osoby dekretującej,

• w opisie do faktury nie podano dokumentu potwierdzającego odbiór prac,

• nieczytelny podpis osoby zatwierdzającej wydatek przy braku pieczęci imiennej,

• faktura nie zapłacona w całości, należy przesłać brakujący dowód zapłaty.

Zestawienie tabela nr 9:

• wskazano kategorię wydatku „zarządzanie projektem”, natomiast w opisie faktury podano, że wydatek dotyczy kategorii „przygotowanie projektu”,

• wpisano błędną datę wystawienia faktury,

• nie podano nr aktu notarialnego,

• dla płatności częściowych nie wpisano wszystkich dat płatności lub nie podano dat granicznych.

Dziękuję za uwagę

Anna Borowska Specjalista tel. (+4822) 4590 411 fax (+4822) 4590 150 e-mail: a.borowska@nfosigw.gov.pl Izabela Glińska Główny Specjalista tel. (+4822) 4590 267 fax (+4822) 4590 888 e-mail: i.glinska@nfosigw.gov.pl Beata Koszewska Doradca tel. (+4822) 4590 179 fax (+4822) 4590 150 e-mail: b.koszewska@nfosigw.gov.pl