ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 02 lipca 2014 r.

Pełen tekst

(1)

Strona 1 z 9 Nr zamówienia: 16/DCPNZ/POKL

ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 02 lipca 2014 r.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

MPJ Mirosław Łęczycki ul. Bursztynowa 26A 11-036 Gietrzwałd REGON 511386053 NIP 7391985729

Adres strony internetowej: www.doskonaleniechlebem.pl

SEKCJA II. WPROWADZENIE

MPJ Mirosław Łęczycki z siedzibą w Naterkach, ul. Bursztynowa 26A, 11-036 Gietrzwałd, - zwany w dalszej treści "Liderem Projektu"

w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Kucharzy Polskich z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 131A, 80-244 Gdańsk, REGON: 192633590, NIP: 5842446816

- zwany w dalszej treści "Partnerem"

w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu III Wysoka jakość systemu oświaty, Działania 3.4 Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia się przez całe życie, Poddziałania 3.4.3 Upowszechnienie uczenia się przez całe życie- projekty konkursowe, prowadzi projekt pod nazwą Doskonalenie ”Chlebem Powszednim” Nauczyciela Zawodu, nr umowy: UDA-POKL.03.04.03-00-073/11-00, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany w dalszej treści "Projekt").

Projekt realizowany od 01 stycznia 2012 r. do 30 listopada 2014 r.

Projekt realizowany jest w ramach umowy podpisanej z Instytucją Pośredniczącą II stopnia (Ośrodkiem Rozwoju Edukacji).

Usługi wynikające z realizowania umowy będącej przedmiotem zapytania ofertowego współfinansowane będą ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

SEKCJA III. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 W niniejszym postępowaniu Zamawiający wyklucza udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub/i kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub/i osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

(2)

Strona 2 z 9

 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub innej spółki osobowej;

 posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zaproszenia do upływu terminu składania ofert.

Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający

przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu.

 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

 W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania drogą elektroniczną.

SEKCJA IV: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Przedmiotem zamówienia jest obsługa księgowa oraz kadrowo-finansowa działań Wnioskodawcy- Lidera Projektu w projekcie pt. Doskonalenie „Chlebem Powszednim” Nauczyciela Zawodu w terminie od 17 lipca 2014 r. do 30 listopada 2014 r.

2. Rodzaj zamówienia: Usługi 3. Opis przedmiotu zamówienia:

3.1. Przedmiotem zamówienia są :

3.1.1. Usługa obsługi księgowej działań Zamawiającego – Lidera Projektu

3.1.2. Usługa obsługi kadrowo-finansowej działań Zamawiającego – Lidera Projektu 3.2. Szczegółowy zakres zamówienia:

3.2.1 Usługa obsługi księgowej działań Zamawiającego – Lidera Projektu swoim zakresem obejmuje:

a) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej operacji gospodarczych w ramach Projektu, zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 i zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie;

b) analiza wydatków Projektu, sporządzenie dekretów na dokumentach księgowych;

c) wprowadzenie dekretów księgowych do księgowego systemu informatycznego wykorzystanego przez Zamawiającego;

d) monitoring poprawności założeń finansowych projektu w tym zgodności z harmonogramem płatności i harmonogramem przepływów finansowych;

e) przestrzeganie realizacji wydatków zgodnie z harmonogramem projektu;

f) bieżącą współpracę ze specjalistką biura projektu i kierowniczką projektu w sprawach księgowych oraz wykonawcą obsługi księgowej działań Partnera Projektu;

g) opis dokumentów księgowych zgodnie z wytycznymi POKL;

h) nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentów księgowych w Projekcie.

(3)

Strona 3 z 9 3.2.2 Usługa obsługi kadrowo-finansowej działań Zamawiającego - Lidera Projektu swoim zakresem obejmuje:

a) prowadzenie spraw kadrowych Projektu, w tym kontroli poprawności rozliczeń z tytułu zobowiązań publiczno-prawnych;

b) przygotowanie zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie realizacji Projektu niezbędnej dokumentacji rozliczeniowej zgodnie z wymaganiami Kierowniczki Projektu;

c) rozliczanie projektu pod względem finansowym;

d) obsługę finansową tj. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych Projektu zarówno wewnętrznych i zewnętrznych;

e) bieżącą współpracę ze specjalistką biura projektu i kierowniczką projektu w sprawach finansowych oraz wykonawcą obsługi księgowej, kadrowo-finansowej działań Partnera Projektu;

f) kontrolę poprawności opisywania i akceptacji dokumentów finansowych Projektu zarówno zewnętrznych i wewnętrznych;

g) końcowe rozliczenie Projektu pod względem finansowym.

3.2.3 Wymagania wspólne dla wszystkich pozycji

Świadczenie powyższych usług musi być realizowane zgodnie z aktualnymi dokumentami Systemu realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, przygotowywanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.

3.3 Oczekiwania Zamawiającego wobec Wykonawcy:

a) sprawna i terminowa realizacja zamówienia oraz współpraca z Zamawiającym,

b) pozostawanie w stałym kontakcie z Zamawiającym (wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych, spotkania odpowiednio do potrzeb, kontakt telefoniczny i e-mail),

c) informowanie o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji zamówienia.

4. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie 5. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

6. Czas trwania zamówienia: data rozpoczęcia 17 lipca 2014 r., data zakończenia 30 listopada 2014 r.

7. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

74121100-4 Usługi księgowe.

SEKCJA V: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

1. Opis warunków udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełnią następujące warunki:

a) zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym dokumencie;

b) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

(4)

Strona 4 z 9 c) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami

zdolnymi do wykonania zamówienia;

d) posiadają doświadczenie w pracy obsługi księgowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego;

e) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

2. Kryterium oceny ofert:

Kryterium oceny ofert stanowi sumę punktów za wysokość wynagrodzenia (ceny brutto) za realizację w/w usług (KRYTERIUM I) oraz doświadczenie Wykonawcy usługi w zakresie obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (KRYTERIUM II).

3. Sposób oceny ofert:

a) Sprawdzenie czy oferta spełnia przynajmniej minimalne wymagania przedstawione w sekcji V dokumentu. Oferty spełniające wymagania zostaną poddane dalszej ocenie. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone.

b) Zamawiający dokona oceny prawidłowych ofert na podstawie poniżej przedstawionej wagi kryteriów:

 Cena ofertowa – 80 %

 Doświadczenie – 20 %

c) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt):

d) Punkty dla KRYTERIUM I zostaną przyznane wg poniższego wzoru

PKI = (CN / CR) x 80 gdzie:

PK1 – ilość punktów przy proponowanej cenie, CN – cena oferty najkorzystniejszej czyli najniższej, CR – cena oferty rozpatrywanej,

80 – waga kryterium oceny

 Oferta musi zawierać cenę ostateczną brutto

 Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.

e) Punkty dla KRYTERIUM II zostaną przyznane wg poniższego wzoru:

PKII = (CR / CN) x 20

(5)

Strona 5 z 9 PK1I – ilość punktów za doświadczenie

CN – ilość punktów oferty najkorzystniejszej, CR – ilość punktów oferty rozpatrywanej, 20 – waga kryterium oceny

 Skala przyznawania punktów za doświadczenie:

 5 punktów – obsługa księgowa, finansowo-kadrowa 1 projektu współfinansowanego z EFS

 10 punktów – obsługa księgowa obsługa księgowa, finansowo-kadrowa 2 - 5 projektów współfinansowanych z EFS

 15 punktów – obsługa księgowa, obsługa księgowa, finansowo-kadrowa powyżej 5 projektów współfinansowanych z EFS

f) Ilości punktów za poszczególne kryteria, zostanie zsumowana i będzie stanowić końcową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę.

g) Sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty

4. Inne istotne warunki zamówienia:

a) Do realizacji zamówienia zostanie wybrany wykonawca, który zaoferuje najlepszą ofertę pod kątem kryterium oceny zawartym w punkcie 2 niniejszej sekcji, nie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta nie będzie podlegać odrzuceniu.

b) W przypadku gdy Zamawiający dojdzie do przekonania, że cena zaoferowana przez oferenta może nosić znamiona ceny rażąco niskiej, zwróci się pisemnie do oferenta o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Jeżeli te wyjaśnienia nie będą oparte o obiektywne czynniki, będą lakoniczne i ogólnikowe, Zamawiający ma prawo taką ofertę odrzucić.

c) Oferent będzie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty zawartego w punkcie 7 niniejszej sekcji zapytania ofertowego.

d) Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie podpisana umowa pomiędzy nim a Zamawiającym, we wskazanym przez Zmawiającego terminie. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy obejmują:

 Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane w miesięcznym cyklu rozliczeniowym przez cały okres realizacji zamówienia na podstawie poprawnie wystawionych przez Oferenta faktur VAT, do których zostanie dołączona specyfikacja,

 Płatności będą regulowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury wystawionej przez oferenta,

 Oferent zobowiąże się do umożliwienia organom kontrolującym realizację Projektu, wglądu do dokumentów Oferenta związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych,

 Płatność zostanie dokonana w złotych polskich,

(6)

Strona 6 z 9

 Płatność będzie dokonana po otrzymaniu przez Zamawiającego środków pieniężnych na pokrycie kosztów wykonania umowy od ich dysponenta w ramach Projektu.

5. Sposób przygotowania oferty:

a) Ofertę sporządzić należy na załączonym druku „FORMULARZ OFERTOWY” (Załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej. Wraz z formularzem należy dostarczyć wypełnione Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik 2) oraz wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik 3). Ofertę należy dostarczyć do zamawiającego osobiście lub wysłać listownie lub drogą elektroniczną z dopiskiem: „Odpowiedź na Zapytanie ofertowe nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r.”

b) Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.

Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Sylwia Skała, adres email:

doskonaleniechlebem@gmail.com. Informacja zostanie udzielona w terminie 24 h chyba, że pytanie oferenta nie ma w ocenie Zamawiającego wpływu na treść oferty.

6. Miejsce złożenie oferty: Biuro Projektu Doskonalenie „Chlebem Powszednim” Nauczyciela Zawodu ul. Sosnkowskiego 47 , 10-693 Olsztyn, email: doskonaleniechlebem@gmail.com

7. Termin złożenia oferty: do dnia 16.07.2014 r. do godz. 13:00 Oferty otrzymane po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

8. Informacja o wynikach postępowania:

Wykonawcy, którzy złożą oferty w niniejszym postępowaniu zostaną powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. Informacja zostanie przesłana telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną.

Sposób wyboru oferty:

a) W dniu 16 lipca 2014 r. do godziny 13:00 oczekujemy przedstawienia ostatecznych ofert, które należy dostarczyć w formie pisemnej lub/i w formie elektronicznej na adres mailowy.

b) W dniu 16 lipca 2014 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

c) Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 16 lipca 2014 r. do godz.

16:00. Zwycięzca zostanie telefonicznie, pisemnie bądź mailowo poinformowany o wyborze jego oferty.

d) Zamawiający zastrzega sobie także prawo do zmiany powyższych terminów bez uprzedzenia i bez podania przyczyn.

Olsztyn, dn. 02 lipca 2014 r. (-)Marta Szuba - Kierowniczka projektu (-) Sylwia Skała – Specjalistka biura projektu

(7)

Strona 7 z 9 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

..., dnia ...

...

Nazwa, adres, nr telefonu, faksu, email oferenta

FORMULARZ OFERTOWY

Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r. – przedmiot zamówienia - obsługa księgowa działań Zamawiającego oraz obsługa kadrowo-finansowa Zamawiającego w projekcie pt. Doskonalenie „Chlebem Powszednim”

Nauczyciela Zawodu

Element zamówienia

Suma brutto za planowaną usługę:

cena łączna lub cena jednostkowa za miesiąc

(suma z VAT)

Doświadczenie Wykonawcy usługi w zakresie obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego, w tym w szczególności z Programu Operacyjnego

Kapitał Ludzki (ilość rozliczanych projektów) Usługa obsługi księgowej

działań Zamawiającego – Lidera Projektu

Usługa obsługi kadrowo- finansowej działań Zamawiającego – Lidera Projektu

……… ………

Miejsce i data Podpisano

(imię, nazwisko, podpis, pieczątka)*

* Podpis osoby figurującej lub osób figurujących w rejestrach do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy lub we właściwym upoważnieniu

(8)

Strona 8 z 9 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu do zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r.

Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL realizowanego w ramach Projektu: Doskonalenie „Chlebem Powszednim” Nauczyciela Zawodu

1. W imieniu reprezentowanego przeze mnie wykonawcy oświadczam, że:

-wykonawca jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymogami ustawowymi oraz posiada -uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności,

-wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także zatrudnia pracowników zdolnych do wykonania zamówienia.

- jeśli jego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się przed podpisaniem umowy dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań

2. Oświadczam, że jednostkowe ceny podane w formularzu ofertowym zawierają wszystkie koszty związane z realizacją opisanego zamówienia a w szczególności:

a) zapewniają realizację usług według podanej specyfikacji przedstawionej w sekcji IV zapytania ofertowego nr 16/DCPNZ/POKL

b) uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją umowy.

3. Oświadczamy, ze oferowane ceny są cenami stałymi w okresie obowiązywania umowy.

4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się treścią zapytania ofertowego oraz że przyjmujemy bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści.

5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 30 dni od złożenia oferty

6. Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umów w terminie wskazanym przez zamawiającego.

*Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

……… ………

Miejsce i data Podpisano

(imię, nazwisko, podpis, pieczątka)*

(9)

Strona 9 z 9 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym do zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r.

Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL realizowanego w ramach Projektu: Doskonalenie „Chlebem Powszednim” Nauczyciela Zawodu w imieniu reprezentowanego przeze mnie wykonawcy oświadczam, iż nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub innej spółki osobowej;

 posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

*Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

……… ………

Miejsce i data Podpisano

(imię, nazwisko, podpis, pieczątka)*

Obraz

Updating...

Cytaty

Updating...

Powiązane tematy :